華潤萬家新舊VSS系統(tǒng)操作方法介紹

1華潤萬家新舊VSS系統(tǒng)的操作方法介紹

對帳員聯(lián)系方式22012年11月01日南區(qū)對帳員通訊錄序號姓名VSS系統(tǒng)郵箱用戶名電話工作范圍1文成華pcharg責(zé)對帳組管理工作2劉志福pcharg責(zé)對帳組管理工作3邱璇娟p0010755-25685235負責(zé)統(tǒng)采供應(yīng)商V0001-V05000、GZ、GH、ZH、開頭編碼及門店備用金的對帳及制單；4張志梅p0030755-25685047負責(zé)統(tǒng)采供應(yīng)商，BC、V08101-V08950之間編碼的對帳及制單；5吳柳p0040755-25684058負責(zé)統(tǒng)采供應(yīng)商、1200000000編碼開頭的制單，承兌匯票、及V08951-V09600的對帳及制單；6江露露p0050755-25684171負責(zé)統(tǒng)采供應(yīng)商V05001-V08100之間編碼的對帳及制單；標(biāo)超老系統(tǒng)的對帳及制單;7肖惠春p0060755-25683175負責(zé)ZL開頭（深圳區(qū)域、惠州區(qū)域、東莞區(qū)域）統(tǒng)采供應(yīng)商BX、CQ、EX、EY、FX、FY、JX、HZ、KX、MC、ML、QX、ZS、WL、RZ、ZC、LS、VA、YC、N、L、BS、及V09600以后的對帳及制單；8王雪峰olep0010755-25685171負責(zé)OLE統(tǒng)采供應(yīng)商編碼的對帳及制單；p002自采郵責(zé)自采供應(yīng)商對帳及制單；自采外部郵箱地址：zhangjinf@9蘇麗萍大超郵箱：p011歡樂頌郵箱：mp0120755-25684042負責(zé)歡樂頌—南新店對帳及制單、V04366、V01522對帳制單；負責(zé)統(tǒng)采供應(yīng)商1-1199999999開頭編碼大超，標(biāo)超的對帳及制單；10深圳區(qū)前臺收票及費用發(fā)票開具cs0010755-25685078前臺收票及費用發(fā)票開具咨詢；31、新結(jié)算系統(tǒng)上線新結(jié)算系統(tǒng)上線時間

華潤萬家目前正在構(gòu)建新的結(jié)算系統(tǒng)（即結(jié)算平臺），將在南區(qū)于2012年12月1日正式上線，并稍后推廣應(yīng)用至全國各區(qū)域、業(yè)態(tài)。新VSS系統(tǒng)部署方案

結(jié)算平臺南區(qū)上線后將配套開發(fā)一個對應(yīng)的新VSS系統(tǒng)，該新VSS系統(tǒng)將暫時掛放在舊VSS系統(tǒng)里面。新舊VSS系統(tǒng)的使用

結(jié)算平臺配套對應(yīng)的VSS系統(tǒng)稱之為新VSS系統(tǒng)；原FAS結(jié)算系統(tǒng)配套對應(yīng)的VSS系統(tǒng)稱之為舊VSS系統(tǒng)。

2012年12月1日之后發(fā)生的業(yè)務(wù)請在新VSS系統(tǒng)進行結(jié)算；2012年11月30日之前發(fā)生的業(yè)務(wù)請在舊VSS系統(tǒng)進行結(jié)算。4562、新舊VSS系統(tǒng)的操作方法對比內(nèi)容舊VSS新VSS備注登錄方式相同相同

系統(tǒng)功能不開放應(yīng)付賬開放應(yīng)付賬對賬操作導(dǎo)入提交勾選提交

發(fā)票錄入相同相同

結(jié)算附件相同相同

付款進度查詢對PN查詢對PN及PV查詢計劃付款日計算方法相同相同

溝通方式相同相同

對賬單頁碼設(shè)置相同相同

其他結(jié)算流程相同相同如開票資料、費用繳現(xiàn)、費用發(fā)票索取、銀行資料修改等7登錄方式系統(tǒng)功能對賬操作發(fā)票錄入結(jié)算附件付款進度查詢結(jié)算單據(jù)查詢計劃付款日計算方法溝通方式十、結(jié)算單頁碼設(shè)置3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－目錄91、結(jié)算主體對賬狀態(tài)查詢2、結(jié)算限額查詢3、對賬申請單4、結(jié)算申請單查詢5、發(fā)票錄入單6、付款申請單查詢7、結(jié)算業(yè)務(wù)單據(jù)查詢8、結(jié)算費用單據(jù)查詢VSS有新功能啦3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－登錄方式1）登錄方式：與舊VSS系統(tǒng)相同2）系統(tǒng)界面及模塊清單如下：10功能特點：新VSS系統(tǒng)實現(xiàn)了系統(tǒng)自動對賬，縮短對賬處理時間，提高對賬效率，給供應(yīng)商帶來更為快捷方便的結(jié)算新變革。所有業(yè)務(wù)單據(jù)及費用單據(jù)對外開放。支持費用發(fā)票開票進度的查詢。新增查詢功能：結(jié)算主體對帳狀態(tài)查詢模塊增加付款單查詢業(yè)務(wù)單據(jù)及費用單據(jù)查詢消息管理：公文接收（增加發(fā)布部門選擇）3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－系統(tǒng)功能結(jié)算主體對賬狀態(tài)查詢：供應(yīng)商可查詢到自身的結(jié)算狀態(tài)是正常或凍結(jié)；如果狀態(tài)為凍結(jié)的，則不能發(fā)起對帳申請。11可正常結(jié)算帳套凍結(jié)3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結(jié)算限額查詢：結(jié)算限額規(guī)則與舊VSS相同。12本月結(jié)算金額本月結(jié)算限額3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬操作步驟一：點擊“發(fā)起對賬申請”，選擇“結(jié)算公司”，點擊“下一步”（只允許勾選的單據(jù)類型：驗收單、聯(lián)營租賃銷售單）13①②注意在下拉框選擇點擊“發(fā)起對賬申請”點擊3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作14③點擊查詢凍結(jié)單據(jù)不在此界面展示可根據(jù)發(fā)生日期選擇顯示勾選單據(jù)的金額操作步驟二：點擊“查詢”后勾選單據(jù)；或按發(fā)生日期查詢后勾選單據(jù)；或?qū)雴螕?jù)后勾選單據(jù)3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作15點擊“對賬提交”，系統(tǒng)會提示本次勾單金額，核對無誤后點擊“確定”，生成LQ開頭單號。操作步驟三：當(dāng)勾選完單據(jù)，點擊“確認”，界面跳到“已勾選單據(jù)”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作16操作步驟四：

生成LQ單點擊“確定”后，對帳申請單將提交到結(jié)算平臺并成功生成PN結(jié)算單號

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作17結(jié)算申請單查詢：此模塊可以“打印對帳明細單”，貨款“已支付”的可申請開“費用發(fā)票”單據(jù)狀態(tài)：新建→制單審核→發(fā)票確認→審批→已支付開票申請狀態(tài)：未申請—已申請—已開票。3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作注意：對于已提交的發(fā)票而準(zhǔn)備結(jié)款的，如果單據(jù)出現(xiàn)異常將返回新建，請留意單據(jù)“審核人”及“備注欄”說明。183、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結(jié)算申請單查詢：如果狀態(tài)為“已開票”，可以點擊PN單號在明細中看到快遞信息。19新增：開票資料對帳單打印需設(shè)置頁碼結(jié)算申請單明細查詢：結(jié)算申請單打印顯示明細如下：“購代銷供應(yīng)商”點擊“明細打印”或“打印本頁”；“租賃聯(lián)營供應(yīng)商”點擊“匯總打印”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作20代銷、聯(lián)營租賃根據(jù)每月限額來提交對帳申請，如果超出限額系統(tǒng)會自動提示不能正常提交業(yè)務(wù)單據(jù)凍結(jié)不在對帳申請模塊顯示，如批量導(dǎo)入時系統(tǒng)會提示業(yè)務(wù)單據(jù)凍結(jié)所提交的對帳金額匹配費用后，如實付金額為負則不能成功對賬結(jié)算主體凍結(jié)均不能正常申請對帳同一結(jié)算主體有新建單據(jù)的情況系統(tǒng)則不能提交下一份對賬申請同一張結(jié)算單實付金額超過500萬時不允許產(chǎn)生LQ單

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬異常控制：213、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結(jié)算方法為月結(jié)30天、月結(jié)45天、月結(jié)60天結(jié)算

每個月統(tǒng)一對帳為一次。結(jié)算方法為月結(jié)15天結(jié)算每月對帳為二次。結(jié)算方式為7天結(jié)算每周對帳為一次。結(jié)算方式為貨到付款每月對帳不能超過3次，貨到7天的周對帳為一次。

在深圳結(jié)算的南區(qū)供應(yīng)商，不同結(jié)算方式的對帳處理如下；221）、當(dāng)結(jié)算主體凍結(jié)，不允許對賬。點擊下一步時，系統(tǒng)則會自動提醒。2）、同一個結(jié)算主體，當(dāng)存在“新建”單據(jù)時不允許再次發(fā)起對賬。點擊下一步，系統(tǒng)提示如圖。3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬異常提示：233）、在對賬主體無結(jié)算數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)提示提示“您在該結(jié)算公司沒有業(yè)務(wù)發(fā)生，無需對賬申請”，并退出。4）、待結(jié)算數(shù)據(jù)-擬退貨-金額凍結(jié)小于零，系統(tǒng)提示“該結(jié)算公司余額不足，暫停對賬！”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作243、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作5)、在對帳申請單模塊，批量導(dǎo)入對帳數(shù)據(jù)后單據(jù)凍結(jié)提示如下：256）、代銷、聯(lián)營租賃勾選的金額超過結(jié)算限額，系統(tǒng)則會提示如下：3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作26若供應(yīng)商發(fā)票錄入錯誤，前臺做“返VSS”處理時，單據(jù)狀態(tài)不變，發(fā)票狀態(tài)為“新建\待提交”可編輯，并注意備注欄信息。滿足2個條件方可進行發(fā)票編輯，缺一不可3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入說明：1)在此模塊進行發(fā)票錄入。但同時滿足“新建\待提交”狀態(tài)和“制單審核”狀態(tài)下方可進行發(fā)票錄入，已確認后的發(fā)票無法再編輯。注意：2)在進行發(fā)票錄入前請先確認是否在“系統(tǒng)管理——供應(yīng)商信息維護”模塊填寫相關(guān)信息，否則無法進行發(fā)票錄入。

發(fā)票錄入完成并提交給對賬員后發(fā)現(xiàn)錄入信息錯誤，所提交的發(fā)票信息對帳員未審核之前，可知會對賬員重新返回發(fā)票編輯狀態(tài)，修改后可再一次提交。

點擊編輯錄入發(fā)票時系統(tǒng)會自動提示；供應(yīng)商銀行資料未在系統(tǒng)錄入，請與對帳員溝通及時維護，否則會影響貨款支付。

按對帳單建議開票金額來開取相應(yīng)的稅額和價稅合計金額，如果有差異的情況下系統(tǒng)會自動提示相關(guān)信息。發(fā)票狀態(tài)說明：新建/待處理-已提交待確認-收票確認-發(fā)票審核-發(fā)票確認-發(fā)票認證27注意發(fā)票種類核對銀行賬戶信息批量導(dǎo)入發(fā)票時，須在EXCEL表格以文本格式編輯請正確錄入發(fā)票信息核查無誤后再點擊“保存”，提交。發(fā)票錄入：

點擊“編輯”進行發(fā)票錄入，發(fā)票錄入方式有2種，逐份錄入和批量導(dǎo)入，錄入完畢后點擊提交；如下圖示3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入283、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結(jié)算附件新VSS系統(tǒng)的結(jié)算附件要求與舊VSS系統(tǒng)的(P48)相同。29付款單查詢：

1）在此模塊查詢PV單各狀態(tài)，了解付款進度，點擊PV開頭的單據(jù)，

可看到各PV單對應(yīng)的PN單號，付款金額等。注意：

PV單據(jù)狀態(tài)多種，可查詢付款確認日期（安排付款中）及支付確認日

單據(jù)狀態(tài)：新建—制單審核—已審定—已付款確認—已支付。

PV是指付款單購銷供應(yīng)商：LQ開頭的單據(jù)PN開頭的對賬單PV開頭的付款單3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢30一個PV單號，可以付一份PN單或多份對帳金額實付金額付款單明細查詢：點擊“PV”開頭付款單據(jù)界面展示如下；3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢31結(jié)算業(yè)務(wù)單據(jù)查詢：所有業(yè)務(wù)單據(jù)完全開放，供應(yīng)商可以在此模塊查詢到如下業(yè)務(wù)單據(jù)，如驗收單、退貨單、促銷折讓單、成本調(diào)整單、批次更正單、供應(yīng)商結(jié)算調(diào)整單、聯(lián)營租賃銷售結(jié)算單、租賃租金結(jié)算單。必須輸入發(fā)生日期查詢3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結(jié)算單據(jù)查詢32結(jié)算費用單據(jù)查詢：可在此模塊查詢未結(jié)算的費用單據(jù)（扣項查詢）

需輸入發(fā)生日期3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結(jié)算單據(jù)查詢333、新VSS系統(tǒng)的操作方法－計劃付款日計算方法新VSS系統(tǒng)的計劃付款日計算方法與舊VSS系統(tǒng)的（P50）相同。34消息管理：在“消息管理—公文接收”模塊，可查詢?nèi)A潤萬家不同部門發(fā)布的信息。

在“消息管理—郵件”模塊，可發(fā)送郵件。

以上的操作方法與舊VSS系統(tǒng)的相同。

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－溝通方式353、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結(jié)算單頁碼設(shè)置新VSS系統(tǒng)的結(jié)算單頁碼設(shè)置與舊VSS系統(tǒng)的對賬單頁碼

設(shè)置（P52-54)相同。36登錄方式系統(tǒng)功能對賬操作發(fā)票錄入結(jié)算附件付款進度查詢計劃付款日計算方法溝通方式對賬單頁碼設(shè)置4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－目錄38網(wǎng)址來源：簽完合同后采購提供網(wǎng)址跟密碼網(wǎng)址：登陸界面：登陸代碼（即供應(yīng)商編碼）+密碼+識別碼初始密碼：123456（供應(yīng)商第一次登陸后須更改密碼）操作系統(tǒng)：Windows2000以上瀏覽器：IE6.0辦公軟件：Excel2002以上通過寬帶接入Internet4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－登錄方式39訂退貨管理：采購下發(fā)訂退貨單業(yè)務(wù)單據(jù)：銷售日報查詢、批次更正單查詢、促銷明細查詢、扣項單查詢等結(jié)算管理1、對帳處理2、發(fā)票錄入3、對帳單查詢4、付款單查詢5、發(fā)票錄入查詢6、結(jié)算限額消息管理：公文接收、郵件收發(fā)系統(tǒng)管理：修改登陸密碼促銷人員考勤證照管理：供應(yīng)商各種證照管理、查詢4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－系統(tǒng)功能40對賬申請模塊只適用于購銷、代銷供應(yīng)商：只有購銷、代銷供應(yīng)商才用對賬申請模塊提交對帳數(shù)據(jù)；如果驗收單號在結(jié)算池不存在或已結(jié)款或凍結(jié)狀態(tài)，VSS會顯示相應(yīng)的提示，并不能提交對帳單；生成單據(jù)前，系統(tǒng)會自動提醒單據(jù)審核日期,供應(yīng)商可審核付款日是否正確；下面介紹購銷、代銷的對帳操作方法：4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（1/4）41第一步：代銷供應(yīng)商月初需在VSS上結(jié)算管理模塊查詢到結(jié)算限額；購銷供應(yīng)商不需要；第二步：供應(yīng)商請在EXCEL表格中按驗收單號、驗收金額，做好對帳單表格；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（2/4）42第三步：將做好的對帳表數(shù)據(jù)，復(fù)制到VSS系統(tǒng)“對帳申請”模塊，提交數(shù)據(jù)時要核對審核日期是否為跨月，盡量將同一月份的單歸集在一起申請結(jié)算，否則會影響計劃付款日，最后確定生成LQ開頭的對帳申請單；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（3/4）43第四步：兩個工作日后，在“付款單查詢”中查詢以PN開頭的對帳明細單；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（4/4）44第五步：審核、確認（對帳金額、開票金額、費用明細、計劃付款日、實付金額、開戶行及銀行帳號等），并打印出完整的對帳單，加蓋公章或財務(wù)章；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯(lián)營、租賃的供應(yīng)商對賬只需要發(fā)郵件申請聯(lián)營、租賃只需要通過ＶＳＳ發(fā)郵件給到對應(yīng)的對賬員,要求對哪個時間段的賬，兩個工作日后到付款單查詢模塊查找PN開頭的對帳明細單；郵件標(biāo)題不能為空，對帳員代碼字母必須小寫；郵件內(nèi)容須寫明申請對帳月份、結(jié)算限額等；租賃個人需提供身份證復(fù)印件及收款銀行帳號并簽字按手印或加蓋私章。下面介紹聯(lián)營、租賃的對帳操作方法：4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯(lián)營、租賃對帳（1/3）46

第一步：月初在VSS系統(tǒng)上結(jié)算管理模塊取得結(jié)算限額；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯(lián)營、租賃對帳（2/3）47第二步：在VSS系統(tǒng)“消息管理”—郵件，向?qū)T申請對哪個時間段的貨款，并注明結(jié)算方式、結(jié)算限額；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯(lián)營、租賃對帳（3/3）48第三步：兩個工作日后，在“付款單查詢”中查詢PN開頭的對帳明細單；（同購代銷一樣操作方法）第四步：審核、確認（對帳金額、開票金額、費用明細、計劃付款日、實付金額、開戶行及銀行帳號等），并打印出完整的對帳單，加蓋公章或財務(wù)章；（同購代銷一樣操作方法）4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬單發(fā)出后就到了萬家內(nèi)部的系統(tǒng)，萬家同事對對賬單進行審核，同時會加入應(yīng)收賬的處理，比如貴司需要給我們的一些費用，比如退貨單的扣除，進場費用，促銷折扣等，我們會在對賬單中一并扣除后按照余額再予支付！財務(wù)處理完后生成了PN開頭的對賬單，一般兩個工作日后會上傳，客戶確認后開出相應(yīng)的發(fā)票并錄入VSS系統(tǒng)后前來結(jié)算，下面介紹發(fā)票錄入的操作。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入發(fā)票錄入（1/2）

50

供應(yīng)商根據(jù)對帳單的“建議開票金額”開出發(fā)票，并在VSS系統(tǒng)“發(fā)票錄入”模塊進行發(fā)票錄入、保存并提交對帳員，且打印出發(fā)票明細單，和發(fā)票、對帳單等附件一起交票結(jié)算，所有單據(jù)需加蓋相應(yīng)的印鑒。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入51發(fā)票錄入（2/2）

只有生成PN單號的申請單，才可以錄入發(fā)票信息；此模塊有手工錄入及批量導(dǎo)入兩種功能；所有供應(yīng)商都需在此模塊錄入發(fā)票信息，同時打印一式兩份的發(fā)票錄入明細單與發(fā)票及其他附件一起交票結(jié)算；收據(jù)的錄入，需通過手工模塊錄入發(fā)票信息，發(fā)票類型為55555，只錄入價額，稅率選“0%”；農(nóng)產(chǎn)品的收購發(fā)票及普通發(fā)票稅率選“14.94%”,稅額按票面金額*13%錄入。每錄入一份發(fā)票都需按下保存鍵，否則，直接提交，系統(tǒng)只會保留一份發(fā)票信息。若發(fā)票錄入提交后，發(fā)現(xiàn)有錯，可發(fā)郵件知會對帳員給予返回修改重新提交，若對帳員已審核無法返回，可手工在發(fā)票錄入明細單上更改正確的發(fā)票信息，并且更改處必須加蓋公章或財務(wù)章。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入發(fā)票錄入后交票結(jié)算需提供附件：對帳單（原件，蓋公章或者財務(wù)專用章）；發(fā)票（加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章），若貨物品名眾多須提供與發(fā)票號對應(yīng)的一式兩份發(fā)票銷貨清單（加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章）；發(fā)票錄入明細單（一式兩份，加蓋公章或財務(wù)專用章）；租賃個人需提供身份證復(fù)印件及收款銀行帳號并簽字按手印或加蓋私章524、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－結(jié)算附件53制單審核：結(jié)算中心已完成對帳工作,系統(tǒng)已產(chǎn)生PN開頭

的付款單號；發(fā)票確認：結(jié)算中心收到供應(yīng)商交來的發(fā)票實物，并在系

統(tǒng)中進行了確認；審批/審定：結(jié)算中心正在對付款單據(jù)進行審批工作；付款確認：結(jié)算中心已完成所有付款單據(jù)的審批手續(xù)，單

據(jù)傳出納組即將付款；網(wǎng)銀已支付：表示款項已經(jīng)從網(wǎng)上銀行支付出去。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢54結(jié)算方式：月結(jié)XX天；貨到XX天；付款方式：周付款供應(yīng)商；天付款供應(yīng)商；A、周付款供應(yīng)商，