華潤萬家新舊VSS系統(tǒng)操作方法介紹

1華潤萬家新舊VSS系統(tǒng)的操作方法介紹

對帳員聯系方式22012年11月01日南區(qū)對帳員通訊錄序號姓名VSS系統(tǒng)郵箱用戶名電話工作范圍1文成華pcharg責對帳組管理工作2劉志福pcharg責對帳組管理工作3邱璇娟p0010755-25685235負責統(tǒng)采供應商V0001-V05000、GZ、GH、ZH、開頭編碼及門店備用金的對帳及制單；4張志梅p0030755-25685047負責統(tǒng)采供應商，BC、V08101-V08950之間編碼的對帳及制單；5吳柳p0040755-25684058負責統(tǒng)采供應商、1200000000編碼開頭的制單，承兌匯票、及V08951-V09600的對帳及制單；6江露露p0050755-25684171負責統(tǒng)采供應商V05001-V08100之間編碼的對帳及制單；標超老系統(tǒng)的對帳及制單;7肖惠春p0060755-25683175負責ZL開頭（深圳區(qū)域、惠州區(qū)域、東莞區(qū)域）統(tǒng)采供應商BX、CQ、EX、EY、FX、FY、JX、HZ、KX、MC、ML、QX、ZS、WL、RZ、ZC、LS、VA、YC、N、L、BS、及V09600以后的對帳及制單；8王雪峰olep0010755-25685171負責OLE統(tǒng)采供應商編碼的對帳及制單；p002自采郵責自采供應商對帳及制單；自采外部郵箱地址：zhangjinf@9蘇麗萍大超郵箱：p011歡樂頌郵箱：mp0120755-25684042負責歡樂頌—南新店對帳及制單、V04366、V01522對帳制單；負責統(tǒng)采供應商1-1199999999開頭編碼大超，標超的對帳及制單；10深圳區(qū)前臺收票及費用發(fā)票開具cs0010755-25685078前臺收票及費用發(fā)票開具咨詢；31、新結算系統(tǒng)上線新結算系統(tǒng)上線時間

華潤萬家目前正在構建新的結算系統(tǒng)（即結算平臺），將在南區(qū)于2012年12月1日正式上線，并稍后推廣應用至全國各區(qū)域、業(yè)態(tài)。新VSS系統(tǒng)部署方案

結算平臺南區(qū)上線后將配套開發(fā)一個對應的新VSS系統(tǒng)，該新VSS系統(tǒng)將暫時掛放在舊VSS系統(tǒng)里面。新舊VSS系統(tǒng)的使用

結算平臺配套對應的VSS系統(tǒng)稱之為新VSS系統(tǒng)；原FAS結算系統(tǒng)配套對應的VSS系統(tǒng)稱之為舊VSS系統(tǒng)。

2012年12月1日之后發(fā)生的業(yè)務請在新VSS系統(tǒng)進行結算；2012年11月30日之前發(fā)生的業(yè)務請在舊VSS系統(tǒng)進行結算。4562、新舊VSS系統(tǒng)的操作方法對比內容舊VSS新VSS備注登錄方式相同相同

系統(tǒng)功能不開放應付賬開放應付賬對賬操作導入提交勾選提交

發(fā)票錄入相同相同

結算附件相同相同

付款進度查詢對PN查詢對PN及PV查詢計劃付款日計算方法相同相同

溝通方式相同相同

對賬單頁碼設置相同相同

其他結算流程相同相同如開票資料、費用繳現、費用發(fā)票索取、銀行資料修改等7登錄方式系統(tǒng)功能對賬操作發(fā)票錄入結算附件付款進度查詢結算單據查詢計劃付款日計算方法溝通方式十、結算單頁碼設置3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－目錄91、結算主體對賬狀態(tài)查詢2、結算限額查詢3、對賬申請單4、結算申請單查詢5、發(fā)票錄入單6、付款申請單查詢7、結算業(yè)務單據查詢8、結算費用單據查詢VSS有新功能啦3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－登錄方式1）登錄方式：與舊VSS系統(tǒng)相同2）系統(tǒng)界面及模塊清單如下：10功能特點：新VSS系統(tǒng)實現了系統(tǒng)自動對賬，縮短對賬處理時間，提高對賬效率，給供應商帶來更為快捷方便的結算新變革。所有業(yè)務單據及費用單據對外開放。支持費用發(fā)票開票進度的查詢。新增查詢功能：結算主體對帳狀態(tài)查詢模塊增加付款單查詢業(yè)務單據及費用單據查詢消息管理：公文接收（增加發(fā)布部門選擇）3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－系統(tǒng)功能結算主體對賬狀態(tài)查詢：供應商可查詢到自身的結算狀態(tài)是正?；騼鼋Y；如果狀態(tài)為凍結的，則不能發(fā)起對帳申請。11可正常結算帳套凍結3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結算限額查詢：結算限額規(guī)則與舊VSS相同。12本月結算金額本月結算限額3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬操作步驟一：點擊“發(fā)起對賬申請”，選擇“結算公司”，點擊“下一步”（只允許勾選的單據類型：驗收單、聯營租賃銷售單）13①②注意在下拉框選擇點擊“發(fā)起對賬申請”點擊3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作14③點擊查詢凍結單據不在此界面展示可根據發(fā)生日期選擇顯示勾選單據的金額操作步驟二：點擊“查詢”后勾選單據；或按發(fā)生日期查詢后勾選單據；或導入單據后勾選單據3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作15點擊“對賬提交”，系統(tǒng)會提示本次勾單金額，核對無誤后點擊“確定”，生成LQ開頭單號。操作步驟三：當勾選完單據，點擊“確認”，界面跳到“已勾選單據”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作16操作步驟四：

生成LQ單點擊“確定”后，對帳申請單將提交到結算平臺并成功生成PN結算單號

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作17結算申請單查詢：此模塊可以“打印對帳明細單”，貨款“已支付”的可申請開“費用發(fā)票”單據狀態(tài)：新建→制單審核→發(fā)票確認→審批→已支付開票申請狀態(tài)：未申請—已申請—已開票。3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作注意：對于已提交的發(fā)票而準備結款的，如果單據出現異常將返回新建，請留意單據“審核人”及“備注欄”說明。183、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結算申請單查詢：如果狀態(tài)為“已開票”，可以點擊PN單號在明細中看到快遞信息。19新增：開票資料對帳單打印需設置頁碼結算申請單明細查詢：結算申請單打印顯示明細如下：“購代銷供應商”點擊“明細打印”或“打印本頁”；“租賃聯營供應商”點擊“匯總打印”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作20代銷、聯營租賃根據每月限額來提交對帳申請，如果超出限額系統(tǒng)會自動提示不能正常提交業(yè)務單據凍結不在對帳申請模塊顯示，如批量導入時系統(tǒng)會提示業(yè)務單據凍結所提交的對帳金額匹配費用后，如實付金額為負則不能成功對賬結算主體凍結均不能正常申請對帳同一結算主體有新建單據的情況系統(tǒng)則不能提交下一份對賬申請同一張結算單實付金額超過500萬時不允許產生LQ單

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬異常控制：213、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作結算方法為月結30天、月結45天、月結60天結算

每個月統(tǒng)一對帳為一次。結算方法為月結15天結算每月對帳為二次。結算方式為7天結算每周對帳為一次。結算方式為貨到付款每月對帳不能超過3次，貨到7天的周對帳為一次。

在深圳結算的南區(qū)供應商，不同結算方式的對帳處理如下；221）、當結算主體凍結，不允許對賬。點擊下一步時，系統(tǒng)則會自動提醒。2）、同一個結算主體，當存在“新建”單據時不允許再次發(fā)起對賬。點擊下一步，系統(tǒng)提示如圖。3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬異常提示：233）、在對賬主體無結算數據時，系統(tǒng)提示提示“您在該結算公司沒有業(yè)務發(fā)生，無需對賬申請”，并退出。4）、待結算數據-擬退貨-金額凍結小于零，系統(tǒng)提示“該結算公司余額不足，暫停對賬！”3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作243、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作5)、在對帳申請單模塊，批量導入對帳數據后單據凍結提示如下：256）、代銷、聯營租賃勾選的金額超過結算限額，系統(tǒng)則會提示如下：3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作26若供應商發(fā)票錄入錯誤，前臺做“返VSS”處理時，單據狀態(tài)不變，發(fā)票狀態(tài)為“新建\待提交”可編輯，并注意備注欄信息。滿足2個條件方可進行發(fā)票編輯，缺一不可3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入說明：1)在此模塊進行發(fā)票錄入。但同時滿足“新建\待提交”狀態(tài)和“制單審核”狀態(tài)下方可進行發(fā)票錄入，已確認后的發(fā)票無法再編輯。注意：2)在進行發(fā)票錄入前請先確認是否在“系統(tǒng)管理——供應商信息維護”模塊填寫相關信息，否則無法進行發(fā)票錄入。

發(fā)票錄入完成并提交給對賬員后發(fā)現錄入信息錯誤，所提交的發(fā)票信息對帳員未審核之前，可知會對賬員重新返回發(fā)票編輯狀態(tài)，修改后可再一次提交。

點擊編輯錄入發(fā)票時系統(tǒng)會自動提示；供應商銀行資料未在系統(tǒng)錄入，請與對帳員溝通及時維護，否則會影響貨款支付。

按對帳單建議開票金額來開取相應的稅額和價稅合計金額，如果有差異的情況下系統(tǒng)會自動提示相關信息。發(fā)票狀態(tài)說明：新建/待處理-已提交待確認-收票確認-發(fā)票審核-發(fā)票確認-發(fā)票認證27注意發(fā)票種類核對銀行賬戶信息批量導入發(fā)票時，須在EXCEL表格以文本格式編輯請正確錄入發(fā)票信息核查無誤后再點擊“保存”，提交。發(fā)票錄入：

點擊“編輯”進行發(fā)票錄入，發(fā)票錄入方式有2種，逐份錄入和批量導入，錄入完畢后點擊提交；如下圖示3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入283、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結算附件新VSS系統(tǒng)的結算附件要求與舊VSS系統(tǒng)的(P48)相同。29付款單查詢：

1）在此模塊查詢PV單各狀態(tài)，了解付款進度，點擊PV開頭的單據，

可看到各PV單對應的PN單號，付款金額等。注意：

PV單據狀態(tài)多種，可查詢付款確認日期（安排付款中）及支付確認日

單據狀態(tài)：新建—制單審核—已審定—已付款確認—已支付。

PV是指付款單購銷供應商：LQ開頭的單據PN開頭的對賬單PV開頭的付款單3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢30一個PV單號，可以付一份PN單或多份對帳金額實付金額付款單明細查詢：點擊“PV”開頭付款單據界面展示如下；3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢31結算業(yè)務單據查詢：所有業(yè)務單據完全開放，供應商可以在此模塊查詢到如下業(yè)務單據，如驗收單、退貨單、促銷折讓單、成本調整單、批次更正單、供應商結算調整單、聯營租賃銷售結算單、租賃租金結算單。必須輸入發(fā)生日期查詢3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結算單據查詢32結算費用單據查詢：可在此模塊查詢未結算的費用單據（扣項查詢）

需輸入發(fā)生日期3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結算單據查詢333、新VSS系統(tǒng)的操作方法－計劃付款日計算方法新VSS系統(tǒng)的計劃付款日計算方法與舊VSS系統(tǒng)的（P50）相同。34消息管理：在“消息管理—公文接收”模塊，可查詢華潤萬家不同部門發(fā)布的信息。

在“消息管理—郵件”模塊，可發(fā)送郵件。

以上的操作方法與舊VSS系統(tǒng)的相同。

3、新VSS系統(tǒng)的操作方法－溝通方式353、新VSS系統(tǒng)的操作方法－結算單頁碼設置新VSS系統(tǒng)的結算單頁碼設置與舊VSS系統(tǒng)的對賬單頁碼

設置（P52-54)相同。36登錄方式系統(tǒng)功能對賬操作發(fā)票錄入結算附件付款進度查詢計劃付款日計算方法溝通方式對賬單頁碼設置4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－目錄38網址來源：簽完合同后采購提供網址跟密碼網址：登陸界面：登陸代碼（即供應商編碼）+密碼+識別碼初始密碼：123456（供應商第一次登陸后須更改密碼）操作系統(tǒng)：Windows2000以上瀏覽器：IE6.0辦公軟件：Excel2002以上通過寬帶接入Internet4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－登錄方式39訂退貨管理：采購下發(fā)訂退貨單業(yè)務單據：銷售日報查詢、批次更正單查詢、促銷明細查詢、扣項單查詢等結算管理1、對帳處理2、發(fā)票錄入3、對帳單查詢4、付款單查詢5、發(fā)票錄入查詢6、結算限額消息管理：公文接收、郵件收發(fā)系統(tǒng)管理：修改登陸密碼促銷人員考勤證照管理：供應商各種證照管理、查詢4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－系統(tǒng)功能40對賬申請模塊只適用于購銷、代銷供應商：只有購銷、代銷供應商才用對賬申請模塊提交對帳數據；如果驗收單號在結算池不存在或已結款或凍結狀態(tài)，VSS會顯示相應的提示，并不能提交對帳單；生成單據前，系統(tǒng)會自動提醒單據審核日期,供應商可審核付款日是否正確；下面介紹購銷、代銷的對帳操作方法：4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（1/4）41第一步：代銷供應商月初需在VSS上結算管理模塊查詢到結算限額；購銷供應商不需要；第二步：供應商請在EXCEL表格中按驗收單號、驗收金額，做好對帳單表格；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（2/4）42第三步：將做好的對帳表數據，復制到VSS系統(tǒng)“對帳申請”模塊，提交數據時要核對審核日期是否為跨月，盡量將同一月份的單歸集在一起申請結算，否則會影響計劃付款日，最后確定生成LQ開頭的對帳申請單；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（3/4）43第四步：兩個工作日后，在“付款單查詢”中查詢以PN開頭的對帳明細單；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作購銷、代銷對帳（4/4）44第五步：審核、確認（對帳金額、開票金額、費用明細、計劃付款日、實付金額、開戶行及銀行帳號等），并打印出完整的對帳單，加蓋公章或財務章；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯營、租賃的供應商對賬只需要發(fā)郵件申請聯營、租賃只需要通過ＶＳＳ發(fā)郵件給到對應的對賬員,要求對哪個時間段的賬，兩個工作日后到付款單查詢模塊查找PN開頭的對帳明細單；郵件標題不能為空，對帳員代碼字母必須小寫；郵件內容須寫明申請對帳月份、結算限額等；租賃個人需提供身份證復印件及收款銀行帳號并簽字按手印或加蓋私章。下面介紹聯營、租賃的對帳操作方法：4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯營、租賃對帳（1/3）46

第一步：月初在VSS系統(tǒng)上結算管理模塊取得結算限額；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯營、租賃對帳（2/3）47第二步：在VSS系統(tǒng)“消息管理”—郵件，向對帳員申請對哪個時間段的貨款，并注明結算方式、結算限額；4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作聯營、租賃對帳（3/3）48第三步：兩個工作日后，在“付款單查詢”中查詢PN開頭的對帳明細單；（同購代銷一樣操作方法）第四步：審核、確認（對帳金額、開票金額、費用明細、計劃付款日、實付金額、開戶行及銀行帳號等），并打印出完整的對帳單，加蓋公章或財務章；（同購代銷一樣操作方法）4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－對賬操作對賬單發(fā)出后就到了萬家內部的系統(tǒng)，萬家同事對對賬單進行審核，同時會加入應收賬的處理，比如貴司需要給我們的一些費用，比如退貨單的扣除，進場費用，促銷折扣等，我們會在對賬單中一并扣除后按照余額再予支付！財務處理完后生成了PN開頭的對賬單，一般兩個工作日后會上傳，客戶確認后開出相應的發(fā)票并錄入VSS系統(tǒng)后前來結算，下面介紹發(fā)票錄入的操作。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入發(fā)票錄入（1/2）

50

供應商根據對帳單的“建議開票金額”開出發(fā)票，并在VSS系統(tǒng)“發(fā)票錄入”模塊進行發(fā)票錄入、保存并提交對帳員，且打印出發(fā)票明細單，和發(fā)票、對帳單等附件一起交票結算，所有單據需加蓋相應的印鑒。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入51發(fā)票錄入（2/2）

只有生成PN單號的申請單，才可以錄入發(fā)票信息；此模塊有手工錄入及批量導入兩種功能；所有供應商都需在此模塊錄入發(fā)票信息，同時打印一式兩份的發(fā)票錄入明細單與發(fā)票及其他附件一起交票結算；收據的錄入，需通過手工模塊錄入發(fā)票信息，發(fā)票類型為55555，只錄入價額，稅率選“0%”；農產品的收購發(fā)票及普通發(fā)票稅率選“14.94%”,稅額按票面金額*13%錄入。每錄入一份發(fā)票都需按下保存鍵，否則，直接提交，系統(tǒng)只會保留一份發(fā)票信息。若發(fā)票錄入提交后，發(fā)現有錯，可發(fā)郵件知會對帳員給予返回修改重新提交，若對帳員已審核無法返回，可手工在發(fā)票錄入明細單上更改正確的發(fā)票信息，并且更改處必須加蓋公章或財務章。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－發(fā)票錄入發(fā)票錄入后交票結算需提供附件：對帳單（原件，蓋公章或者財務專用章）；發(fā)票（加蓋發(fā)票專用章或財務專用章），若貨物品名眾多須提供與發(fā)票號對應的一式兩份發(fā)票銷貨清單（加蓋發(fā)票專用章或財務專用章）；發(fā)票錄入明細單（一式兩份，加蓋公章或財務專用章）；租賃個人需提供身份證復印件及收款銀行帳號并簽字按手印或加蓋私章524、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－結算附件53制單審核：結算中心已完成對帳工作,系統(tǒng)已產生PN開頭

的付款單號；發(fā)票確認：結算中心收到供應商交來的發(fā)票實物，并在系

統(tǒng)中進行了確認；審批/審定：結算中心正在對付款單據進行審批工作；付款確認：結算中心已完成所有付款單據的審批手續(xù)，單

據傳出納組即將付款；網銀已支付：表示款項已經從網上銀行支付出去。4、舊VSS系統(tǒng)的操作方法－付款進度查詢54結算方式：月結XX天；貨到XX天；付款方式：周付款供應商；天付款供應商；A、周付款供應商，