業(yè)務(wù)協(xié)同項目管理信息系統(tǒng)及其實現(xiàn)機制

業(yè)務(wù)協(xié)同項目管理信息系統(tǒng)及其實現(xiàn)機制

摘要項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同具有多部門、多組織、多業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同的特征，其信息本質(zhì)是優(yōu)化項目溝通管理。本文全面分析了項目管理工作中的協(xié)同過程和協(xié)同活動，論述了項目管理協(xié)同的信息機制，給出了一個基于即時消息機制實現(xiàn)的項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同模型和系統(tǒng)實現(xiàn)。項目管理協(xié)同歸結(jié)為消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種應(yīng)用模式，論文深入論述了實現(xiàn)項目管理協(xié)同的主要機制，即時消息機制、信息共享機制、任務(wù)監(jiān)控機制和智能代理機制，設(shè)計了即時消息服務(wù)器的核心實現(xiàn)機制，給出了消息交換協(xié)議BNF描述，系統(tǒng)實現(xiàn)了即時消息服務(wù)器。關(guān)鍵詞項目管理；業(yè)務(wù)協(xié)同框架；即時消息機制；管理信息系統(tǒng)企業(yè)業(yè)務(wù)活動的開展多以項目為基本單元進行組織管理和實施運行，在這樣的模式下，企業(yè)項目主管往往會面臨如何優(yōu)化項目溝通管理，以合理調(diào)配資源、分配項目任務(wù)并控制進度和實時跟蹤項目進展，達(dá)到良好的項目進度管理、項目質(zhì)量管理和項目成本管理。這些問題都屬于項目管理的范疇，近年來，隨著項目管理學(xué)科的興起和逐步成熟，其理論和技術(shù)已經(jīng)影響到產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動、經(jīng)營管理等方面，企業(yè)提出了對項目實施過程中的時間、成本、質(zhì)量、人力資源、采購和合同等進行高度協(xié)調(diào)和有效控制的更高要求，項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同信息平臺已廣為企業(yè)所重視，成為企業(yè)實施高效、成功的項目管理所不可缺少的重要工具。項目管理就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應(yīng)用到項目的活動中去。協(xié)同是指涉及到特定的目標(biāo)或成果的兩人或者多人之間正在進行的交互。這個成果可以是一個項目、一個過程，甚至僅僅只是一個行為。項目管理過程一般分為項目立項、項目規(guī)劃、項目實施、項目結(jié)束四個階段。項目管理過程就是項目團隊成員之間進行交互協(xié)同的過程。l項目立項項目立項階段是項目籌備組在前期進行可行性研究報告，經(jīng)多次評審，從初步可行性報告到詳細(xì)可行性報告通過后，形成項目建議書；項目建議書提交相關(guān)部門進行審批，相關(guān)部門可能有多個，且審批有一定順序，所以需多次提交；相交部門對項目建議書進行審批，這期間項目建議書可能進行多次修改；直至各相關(guān)部門審批通過，項目建議書與部門審批文檔一起提交領(lǐng)導(dǎo)審批，如果被否決，則項目立項終止，項目建議書失效；如果被批準(zhǔn)，則進入項目規(guī)劃階段。l項目規(guī)劃在這一階段中，人們首先要為已經(jīng)決策要實施的項目編制各種各樣的計劃方案（針對整個項目的工期計劃、成本計劃、質(zhì)量計劃、資源計劃和集成計劃、成本預(yù)算、計劃應(yīng)急措施等等）。同時，還需要進行必要的項目設(shè)計工作，擬定、編制和修訂一個項目或項目階段的工作目標(biāo)，以全面設(shè)計和界定項目，以及項目各階段所需要開展的工作，提出有關(guān)項目產(chǎn)出物的全面要求和規(guī)定。l項目實施項目實施階段是項目按計劃執(zhí)行，同時進行各種各樣控制過程，以保證項目實施的結(jié)果與項目設(shè)計、計劃的要求和目標(biāo)相一致。執(zhí)行過程包括：組織和協(xié)調(diào)人力資源和其它資源，組織和協(xié)調(diào)各項任務(wù)與工作，激勵項目團隊完成既定的工作計劃，保證項目按計劃進行?？刂七^程包括：制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和測量項目工作的實際情況、分析差異和問題、采取糾偏措施等管理工作和活動，以保障項目目標(biāo)得以實現(xiàn)，防止偏差積累而造成項目失敗。l項目結(jié)束項目結(jié)束階段就是項目的完工與交付階段，要對照項目定義和決策階段提出的項目目標(biāo)和項目計劃與設(shè)計階段所提出的各種項目要求，首先由項目團隊全面檢驗項目的整個工作和項目的產(chǎn)出物，然后由項目團隊向項目的業(yè)主或用戶進行驗收和移交工作，直至項目的業(yè)主或用戶最終接受了項目的整個工作和工作結(jié)果，項目才算最終結(jié)束。項目管理有一個基本固定的流程。項目管理活動是一個由多個項目成員之間的協(xié)同活動。一個項目管理至少存在項目風(fēng)險承擔(dān)者和任務(wù)執(zhí)行者之間的協(xié)同。實際上，還會有多個角色參與活動，例如，項目發(fā)起人、項目審批者、項目風(fēng)險承擔(dān)者、項目管理者、項目審核評估者等。整個項目管理協(xié)同活動過程如圖1所示。圖1項目管理協(xié)同活動過程示意圖項目管理的協(xié)同活動主要有以下幾種：申請審批：項目管理從項目立項階段到項目終止階段有許多環(huán)節(jié)需要申請和審批活動。申請者向?qū)徟咛岢鲆豁椛暾垼瑢徟邔λ暾埖膬?nèi)容進行批復(fù)。如果還需要繼續(xù)審批，則轉(zhuǎn)交相關(guān)審批者審批；如果審批結(jié)束，則將審批結(jié)果反饋到申請者處。任務(wù)分配：項目風(fēng)險承擔(dān)者對項目進行階段性里程碑劃分并將整個項目劃分成一系列子任務(wù)，然后將這些子任務(wù)分派到項目的各個任務(wù)執(zhí)行者手中。任務(wù)執(zhí)行者收到分配的任務(wù)后，對任務(wù)進行確認(rèn)接受，如果認(rèn)為任務(wù)分配不合理，則向任務(wù)分配者提出重新分配或者更改任務(wù)的申請。任務(wù)分配者收到任務(wù)執(zhí)行者的確認(rèn)信息后，對該任務(wù)進行重新分配、確認(rèn)分配等操作。進度跟蹤：在項目實施過程中項目執(zhí)行者可以將任務(wù)執(zhí)行中的問題、需要的資源、結(jié)果等及時向風(fēng)險承擔(dān)者反映；風(fēng)險承擔(dān)者既可以向項目管理者報告項目進展情況，可以針對任務(wù)執(zhí)行者提供的任務(wù)狀態(tài)反映對項目做相應(yīng)的調(diào)整，如更改項目（任務(wù)）執(zhí)行周期、重新分配或調(diào)整任務(wù)等；項目管理者可以分析各種項目進展報告，及時與風(fēng)險承擔(dān)人協(xié)調(diào)解決項目實施過程中可能出現(xiàn)的問題。信息交流：在項目的各個階段都存在許多各種各樣的信息，這些信息在項目成員中的交流或傳送，也是一種協(xié)同活動。最常見的是項目文檔的傳送和各種消息的傳遞。協(xié)同發(fā)布：項目團隊能夠在協(xié)同工作區(qū)中建立并發(fā)布各類項目信息。通過協(xié)同文檔夾，項目成員可以組織那些需要和其它成員共享的項目信息。在協(xié)同工作區(qū)中，項目成員能夠進行簽入、簽出和文檔級控制來確保用戶使用的是“正確”的信息共享版本。會議討論：項目成員通過在線會議進行項目相關(guān)問題、技術(shù)以及經(jīng)驗的交流和討論，實時獲取交換團隊相關(guān)的意見、記錄或評論。協(xié)同是協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過程或能力。協(xié)同項目管理就是協(xié)調(diào)或組織多個個體共同一致完成某一項目的過程。基于協(xié)同的項目管理除了項目管理本身的要素之外，主要在于項目團隊成員的聯(lián)系、溝通和協(xié)同，因此實現(xiàn)項目管理協(xié)同的主要機制有：即時消息機制、信息共享機制、任務(wù)監(jiān)控機制、智能代理機制。l共享與傳輸機制信息共享是項目管理協(xié)同過程中非常有效的分享信息的方式，它能夠以近乎實時的方式向員工提供當(dāng)前的項目信息。共享與傳輸機制一般包括三個部分：身份認(rèn)證、訪問控制和傳輸控制（并發(fā)、同步、異步）。l任務(wù)監(jiān)控機制任務(wù)監(jiān)控就是不斷進行項目進度信息的采集、分析并反饋到項目相關(guān)成員處進行相應(yīng)的處理。項目負(fù)責(zé)人通過對任務(wù)進度調(diào)整、任務(wù)查詢等手段即時了解項目的任務(wù)狀態(tài)和執(zhí)行人的狀態(tài)。l智能代理機制智能代理機制就是指計算機或者計算機程序，在某種調(diào)度安排下，負(fù)責(zé)在無需人直接操作時的信息收集或提供某些服務(wù)，以此來提供有效的業(yè)務(wù)協(xié)同支持，從而協(xié)同完成一個共同的任務(wù)和合作目標(biāo)。l即時消息機制即時消息機制在項目管理協(xié)同各個階段都發(fā)揮著重要作用，是保證項目團隊時實進行交流或溝通的重要機制。在這些交流手段中，一般注重兩個方面：一是交流方式是不是實時反饋的，一是交流的內(nèi)容是否可持久化。基于網(wǎng)絡(luò)的即時消息通訊能較好滿足這兩方面要求，因此可將它作為項目管理協(xié)同過程中重要的交流手段。由于即時消息機制是保證項目團隊進行時實交流或溝通的重要機制，下面針對即時消息機制的傳遞模式、傳輸協(xié)議以及消息處理框架進行詳細(xì)闡述。即時消息傳遞主要有兩種模式：對等模式（PEERTOPEER）和客戶端/服務(wù)器模式（Client/Server）?？蛻舳?服務(wù)器模式的工作原理如下：首先由用戶向服務(wù)器提出消息交換請求，服務(wù)器和客戶端建立雙向傳輸通道?？蛻舳水a(chǎn)生命令并傳送給服務(wù)器，服務(wù)器生成應(yīng)答傳送給客戶端作為響應(yīng)。當(dāng)有即時消息需要傳送給客戶端時，服務(wù)器與客戶端建立一個單向傳輸通道，向客戶端發(fā)送消息通知，客戶端根據(jù)通知進行相應(yīng)的處理。對等模式（PEERTOPEER）的工作原理：消息發(fā)送方向消息接收方發(fā)送會話請求，經(jīng)過雙方協(xié)商，建立雙向傳輸通道，進行消息傳遞。在項目管理協(xié)同管理過程中，為了增加發(fā)送消息的靈活性、安全性、可靠性、即時性，服務(wù)器需要記錄消息發(fā)送記錄，采用基于TCP/IP協(xié)議的客戶端/服務(wù)器的消息傳遞模式來支撐項目管理協(xié)同應(yīng)用，其工作原理如圖2所示：圖2即時消息工作原理一個即時消息系統(tǒng)的實現(xiàn)主要有兩個方面：一是消息交換協(xié)議的設(shè)計；一是消息協(xié)議的實現(xiàn)即消息處理框架，消息交換協(xié)議BNF描述如下：<消息>：：=[：<前綴><空格>]<命令><參數(shù)><前綴>：：=&<服務(wù)器名稱>|<用戶昵稱><命令>：：=<字符>{<字符>}|<數(shù)字><數(shù)字><數(shù)字><參數(shù)>：：=<空格>[′：′<變參><參數(shù)>]<服務(wù)器名稱>：：=<主機名稱><主機名稱>：：=<參看RFC952中定義的所有允許的主機名稱><會議室名稱>：：=<非空字符>{<非空字符>}<用戶昵稱>：：=<非空字符>{<非空字符>}<空格>：：=′′{′′}<變參>：：=<除了NULL以外的任何ASCII字符><字符>：：=′a′…′z′|′A′…′Z′<數(shù)字>：：=′0′…′9′<非空字符>：：=<除了空格、回車、換行、和NULL之外的所有8位字符><回車>：：=<CR><換行>：：=<LF>根據(jù)協(xié)議格式，在系統(tǒng)應(yīng)用中從客戶端發(fā)送消息實例的協(xié)議格式為：SENDMSG#<會議室名稱>|<用戶帳號><消息內(nèi)容>，表示消息是發(fā)給某一個具體的用戶還是發(fā)給一個會議室。如果客戶端接收到一條消息，它有如下的協(xié)議格式：&<會議室名稱>|<用戶昵稱>SENDMSG#<會議室名稱>|<用戶昵稱><消息內(nèi)容>。第一部分表示消息是從哪里發(fā)出的，是用戶發(fā)出的，還是服務(wù)器發(fā)出的消息，第二部分是命令字符串，第三部分表示消息是發(fā)給會議室的還是只發(fā)給某一具體用戶的。消息處理框架主要定義消息服務(wù)器對消息的接收、分析處理和發(fā)送。在實際應(yīng)用中，往往會出現(xiàn)多個用戶同時發(fā)送消息的情況，增加了服務(wù)器處理消息的負(fù)擔(dān)，容易造成消息阻塞。為了提高服務(wù)器的負(fù)載性能，利用多線程技術(shù)將處理消息過程設(shè)計為接收線程池、分析線程池、發(fā)送線程池三個線程緩沖器，避免由于某部分阻塞導(dǎo)致程序掛起的情況。三個緩沖器工作方式如圖3：圖3消息緩沖原理圖協(xié)同項目管理是基于即時消息傳遞和共享項目信息的協(xié)同方式。項目管理協(xié)同主要分消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種模式，它們各自處理過程為：消息協(xié)同模式：用戶向消息服務(wù)器發(fā)送消息，消息服務(wù)器收到消息后進行解析，如果是傳送給其它用戶的信息，則轉(zhuǎn)發(fā)消息；如果是業(yè)務(wù)操作消息，則交由業(yè)務(wù)代理器進行處理，并將處理結(jié)果存儲到信息存儲器。文件協(xié)同模式（即文件共享與傳輸模式）：用戶向消息服務(wù)器發(fā)送文件操作命令，消息服務(wù)器收到消息后對操作命令進行解析，并將結(jié)果交給文件控制器進行處理。如果是傳送文件操作，由消息服務(wù)器向接收用戶發(fā)送接收文件消息，等待用戶接收文件；如果是訪問文件操作，由文件控制器向用戶傳