旅行社工作人員職場溝通的注意事項,管理學原理論文

旅行社工作人員職場溝通的注意事項,管理學原理論文摘要：旅行社辦公室一般負責整個公司的業(yè)務統(tǒng)籌和行政管理工作，對維持整個旅行社公司的正常運轉起著決定性作用。怎樣有效進行溝通，是旅行社辦公室工作人員的職場生存關鍵，必須熟練把握華而不實的技巧。本文關鍵詞語:旅行社;辦公室;溝通;引言辦公室擔負著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡各方、執(zhí)行決策的任務，是一個單位工作運轉的樞紐和調(diào)度中心[1]。旅行社公司總部或者實力雄厚的旅行社都會設置辦公室。本文圍繞口頭匯報、傳達指示、協(xié)調(diào)其他部門工作三個方面，討論旅行社辦公室工作需要注意的溝通技巧。一.向上級領導口頭匯報工作時的注意事項〔一〕找準機會向領導匯報工作，機會很重要。有的人沒有經(jīng)歷體驗，遇事便急急忙忙地去找領導匯報工作，結果碰一鼻子灰，甚至引起領導的反感[2]。匯報工作之前，要先考慮領導當下的情況。一是領導在不在辦公室？二是領導此時能否正忙于有關事務？三是領導此時心情能否舒暢？領導心情好，匯報工作就會比擬順暢，反之就有可能被領導為難。匯報工作最好是把握領導時間相對充足、情緒相對穩(wěn)定的時候，能夠向領導身邊人物打聽把握?！捕忱迩逅悸穮R報工作就是向領導展示自個工作思路、工作成績的重要契機。清楚明晰的工作思路是領導最為看重的，因而，一定要厘清思路，牢牢把握匯報的中心，主次分明、邏輯清楚明晰、有理有據(jù)、有始有終，把要匯報的內(nèi)容完好準確地說到位。要提早做好功課，厘清哪些工作需要領導知曉、哪些需要領導指示、哪些需要領導決策[3]。〔三〕客觀實際有的人迫切希望得到領導的肯定和賞識，在匯報工作時過度強調(diào)某一方面的成績，或者存心故意夸張某一方面，甚至為掩蓋未完成任務的事實而編造虛假數(shù)據(jù)、虛假信息，企圖蒙混過關，這些小伎倆不可取。領導一般都有著豐富的職場履歷，見多識廣、業(yè)務精湛，往往把握著行業(yè)內(nèi)大量的信息和資源。有時候只看你的談吐表情，領導就能衡量出你匯報內(nèi)容的水分；有時候你講的某一條政策根據(jù)，他可能比你把握的更準確；有時候你經(jīng)辦的一些工作進展，他可能通過其它渠道了解的更清楚[4]。對于職場人而言，誠信是安居樂業(yè)的關鍵。能夠強調(diào)工作中的困難、為了工作付出的努力，但是詳細數(shù)據(jù)等信息切忌造假。〔四〕提早準備匯報經(jīng)過中，難免會碰到一些突發(fā)狀況，尤其是被領導問到一些沒有準備的問題，需要提早做好準備。假如能有效應答領導臨時拋出的問題，往往能極大地提高領導對你的賞識度，進而對今后的職場生涯帶來積極的影響。聰明的人匯報工作時，永遠是提早做功課，帶著想好的建議去，當領導拋出問題時，就能第一時間展示自個的水平，讓領導刮目相看，進而獲得領導的青睞。因而要提早預測領導可能提出的問題并做好準備，隨機應變，準確回應領導質(zhì)疑，消除疑惑，為自個加分、為工作添彩。二.傳達上級領導指示時的注意事項日常工作中，經(jīng)常會收到領導交辦的傳達指示的任務。這關系到領導的指示能否準確到達基層，關系到一項工作能否順利執(zhí)行。工作表現(xiàn)平淡而又不擅長溝通，想和領導建立起良好的關系是不可能的。所以，能準確明白領導的指令、命令也是與領導建立起良好的人際關系、博得領導信任的基本條件。〔一〕確保及時傳達領導的指示必須第一時間傳到達相應部門和相關人員，決不能發(fā)生延誤的情況。辦公室工作繁忙，極有可能由于忙于其他工作而導致疏漏，尤其是旅行社業(yè)務繁忙、千頭萬緒，容易造成非常嚴重的工作失誤。從領導辦公室領到任務出來，或者接完領導，就應該馬上聯(lián)絡相關人員把信息送出去，保證工作任務的及時交接?！捕炒_保信息準確這個原則是傳達領導指示的核心。假如你搞錯領導的意思，發(fā)出了一個錯的指令，接下來的工作局面可想而知。領導與員工之間的大多數(shù)溝通是建立在口頭基礎上的。不管領導多么準確地表示出，多么精心的措辭，員工還是會在一些時候誤解領導的本意?？陬^的指示一定要認真聽，真聽不明白就要主動問，不怕問就怕錯，切忌自個做主，漸漸地了解領導的習慣個性就會好很多。我們要養(yǎng)成隨身攜帶筆和紙的習慣，可以以采用手機錄音的形式，把領導的原意記錄下來，確保準確領會領導的意圖。同時，在傳達信息時切記不要隨意誤解領導意圖，最好是原話傳達。還有一個方式方法，能夠向領導重復一下收到的指示，向領導尋求確認，這樣就能夠確保信息的準確。〔三〕耐心做好解釋一般來講不要以上級或者欽差大臣的身份、語氣跟大家傳達領導下達的任務，以免引起大家的反感和抵觸。在傳達領導指示時，接收指示的部門或個人有時會提出疑問甚至是質(zhì)疑，這就要求我們熟悉該項工作，能夠耐心細致地做好解釋講明[5]。旅行社辦公室工作要求對整個公司業(yè)務都有所了解，都能準確給出回應。在這里需要注意的是，一定不要過分解讀領導的意圖，不要自以為是，講明清楚、消除疑惑就能夠了。接收指示的同志都是明白人，不需要你過分顯示自個的理解能力。〔四〕及時反應情況領導交辦的任務，完成以后一定要記得及時向領導反應。這決不是可有可無的小事。主動匯報工作，領導講不定還能發(fā)覺出你工作中的問題，給予指導和幫助，這樣不但能夠避免執(zhí)行跑偏，還能有效地化解危機。主動反應，一方面展示了你的辦事效率，另一方面可以以把傳達指示時的一些情況及時告知領導，為領導提供決策參考。這一點是很多同志容易忽略的，也是能夠為你加分的關鍵一點。三.與其他部門協(xié)調(diào)溝通時的注意事項在辦公室日常工作中，我們更多的是要協(xié)調(diào)各方面的工作，與各部門進行溝通，確保工作上下的正常運行。在與其他部門同志協(xié)調(diào)溝通時，我們應該注意下面幾個方面?！惨弧城宄巧辉轿晦k公室工作的一項重要責任就是溝通協(xié)調(diào)。領導在布置工作時，不會所有事務都親身布置部署，有些任務會直接交由辦公室出面組織協(xié)調(diào)，這就要求我們清楚自個的定位。固然我們是受領導委派來協(xié)調(diào)工作，但并不是一切事務都可自行做主，否則會產(chǎn)生越位問題。在與其他部門同志協(xié)調(diào)工作時，要原意執(zhí)行領導意圖，不能隨意發(fā)揮、隨意參加個人主觀思想。〔二〕用好方式方法不壓人在開展協(xié)調(diào)工作時，我們的對象是各業(yè)務部門，比方計調(diào)部、人力資源部、營銷部等，都是與辦公室平級的部門，都是公司的核心部門，因而必須注意溝通方式，不能引起不快、挑起矛盾。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應當以平等的姿態(tài)傾聽各方意見和想法。當然，在各部門意見分歧較大的時候，我們能夠借助領導的權威去影響事態(tài)的進展，但絕不是以領導自居，一定要用好方式方法不壓人，不能聽到反對意見就打壓，以免影響團結，對今后協(xié)調(diào)工作帶來阻礙。〔三〕把握原則不復雜協(xié)調(diào)工作的主要原則是化解矛盾、破解梗阻。就要解題一樣，我們應該找到并運用最簡單的方式方法，在最快的時間內(nèi)找出答案:。因而在協(xié)調(diào)工作時，我們一定要把握這個主要原則，履行好協(xié)調(diào)牽頭方的職責，盡快協(xié)調(diào)處理問題，不把簡單的問題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化[6]。辦公室工作的綜合性很強，很多工作都要出面協(xié)調(diào)，只要腦勤、眼勤，及時發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)的問題，主動調(diào)節(jié)，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。〔四〕捉住機會不盲目協(xié)調(diào)工作是一項特別講究藝術性和技巧性的溝通工作。當各部門由于意見不統(tǒng)一導致工作難以開展時，辦公室就需要及時出面理順關系。要弄清楚各部門意見分歧的矛盾點，觀察好各部門的爭論出發(fā)點，在適宜的時候組織各部門出面協(xié)調(diào)處理。要搞好協(xié)調(diào)，機會特別重要，特別勉強地統(tǒng)一認識和行動，反而容易構成誤解或成見。捉住有利機會，就可獲得事半功倍的效果，反之則有可能寸步難行，這個火候一定要把握好。四.結束語把握好以上三個方面的溝通技巧，將會對旅行社辦公室溝通協(xié)調(diào)工作產(chǎn)生事半功倍的效果，同時也將使得其他方面的工作錦上添花、打開新的局面。以下為參考文獻[1]張錦林.淺談企業(yè)辦公室工作存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務,2020.(11):27-28.[2]李鳳英,高永華怎樣做好口頭匯報[J]領導科學,2005,(1):13.[3]曹藝鳴淺析秘書協(xié)調(diào)工作技巧與