公文與文書檔案管理郭曉文

公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文第六章公文基本知識公文的定義公文的特點及作用公文的種類及分類公文的格式及稿本公文的定義公文即公務文書，是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具?！秶尹h政機關公文處理工作條例》公文及檔案公文是檔案的前身和來源。檔案是公文在一定條件下的轉化形態(tài)。辦理完畢有歸檔保存價值經過歸檔整理一、公文的特點法定的權威作者、內容現(xiàn)行的效用特定的體式規(guī)定的程序第二節(jié)、公文的特點及作用第一節(jié)中國古代文書檔案載體的演變甲骨檔案金屬檔案青銅、鐵、金冊石刻檔案勒碑、摩崖石刻簡牘檔案縑帛檔案紙質檔案二、公文的作用1、策令作用2、規(guī)范作用3、計劃作用4、組織作用5、協(xié)調作用6、控制作用7、宣傳作用8、聯(lián)系作用9、憑證作用上述作用是互相聯(lián)系的，一份文件往往具備多方面作用第三節(jié)、公文的種類及分類公文種類：決議、決定、命令（令）公報、公告、通告意見、通知、通報報告、請示、批復議案、函、紀要

《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）二、公文分類按公文體式的規(guī)范程度分規(guī)范性公文（前述15種）非規(guī)范性公文規(guī)章制度、計劃、總結、簡報、合同、書信、表冊、記錄、講話稿（二）按公文的來源及去向分收文、發(fā)文、內部文件（三）按行文關系分上行文、平行文、下行文（四）按公文需要的經辦程度分辦件、閱件（五）按公文內容涉及秘密的程度和閱讀范圍分公開、內部、涉密第四節(jié)公文的格式及稿本一、公文格式《黨政機關公文格式》GB/T9704-2012《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文結構：版頭、主體、版記公文的首頁必須顯示正文正文必須及印章在同一面頁邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。行數(shù)和字數(shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。7.2版頭7.2.1份號如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。7.2.2密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。7.2.3緊急程度如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。7.2.4發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。7.2.5發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，及最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。7.2.6簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時及上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7.2.7版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4mm處居中印一條及版心等寬的紅色分隔線。主體7.3.1標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。7.3.2主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。7.3.3正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。7.3.4附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當及上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關署名、成文日期和印章7.3.5.1加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。7.3.5.4成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.3.5.5特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。7.3.6附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.3.7附件附件應當另面編排，并在版記之前，及公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當及附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件及正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。版記7.4.1版記中的分隔線版記中的分隔線及版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線及公文最后一面的版心下邊緣重合。7.4.2抄送機關如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時及冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。7.4.3印發(fā)機關和印發(fā)日期印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其及印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。7.5頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件及正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。二、公文稿本公文擬制：起草、審核、簽發(fā)稿本：是公文文稿和文本的統(tǒng)稱。文稿：草稿（除重要法規(guī)性公文及重大事項公文的草稿需要歸檔保存外，一般公文的草稿不需要歸檔保存）定稿（只能有一份定稿、定稿必須歸檔保存、定稿首頁必須使用發(fā)文稿紙）文本：正本、副本、試行（暫行）本、各種文字文本書寫公文定稿，要使用標準格式的發(fā)文稿紙定稿的簽發(fā)日期及正本的發(fā)文日期一致紙張和字跡材料必須符合歸檔要求。歸檔：2份文本、1份定稿（發(fā)文稿紙+最后草稿）《黨政機關公文處理條例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。”一、公文擬制：起草、審核、簽發(fā)二、公文辦理：1、發(fā)文辦理（復核、登記、印制、核發(fā)）2、收文辦理（簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦）3、整理歸檔三、公文管理第七章文書類文件材料的收集第一節(jié)文件收集內容一、立檔單位廣義上收集文件材料的范圍紅頭文件、白頭文件、內部文件、證明性文件、契約性文件、報道性文件、記載性文件、公布性文件二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件三、以“我”為主，重點收集外單位形成并直接針對本單位人和事的文件四、以“我”為主收集文件的意義第二節(jié)文件收集方法一、按收發(fā)文登記簿收集二、按“賬外文件”明細表收集會議記錄、領導講話、典型材料、表冊、協(xié)議、介紹信、大事記等三、“四個結合”收集法全面動員及個別清收、一般要求及指明要求、發(fā)動干部職工主動清退和檔案人員具體幫助、清退“賬內文件”和收集“賬外文件”四、“把關收集法”收文發(fā)文、工作計劃、蓋章用印、內部文件、外出人員、臨時活動第三節(jié)文件收集要求一、要完整地收集文件材料（一）收集范圍的完整性全面了解單位、部門職能和職責建立崗位責任制，加強指導（二）單項活動文件材料的完整性同一問題、會議、事件、專題（三）有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整和單份文件形式上的完整性二、準確的收集文件材料第四節(jié)建立歸檔制度一、歸檔的定義:辦理完畢且具有保存價值的文件，經由系統(tǒng)整理后，定期移交檔案室保存的過程。（歸檔工作是公文處理工作的終結，是檔案工作的開始。）“公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔?！保ā秶倚姓C關公文處理辦法》第三十八條）“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。”(《檔案法》第十條)(《檔案法實施辦法》第二十七條)“有下列行為之一者，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他責任人員依法給予行政處分：（一）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；······”歸檔的意義1、為國家積累檔案，為檔案工作奠定基礎。2、保持文件材料的歷史聯(lián)系，便于查找利用。3、有利于保護文件材料的完整及安全，便于保管。歸檔的方式《檔案法實施辦法》第十二條“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！薄陡＝ㄊn案條例》第六條“·····在公務活動中形成的應當歸檔的文字、圖表、聲像等材料，由本單位的業(yè)務或者文書機構負責收集、整理，向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和人個不得拒絕歸檔或者拒為己有?！睔w檔方式圖示一個單位的綜合檔案室3、歸檔移交2、歸檔整理1、收集應歸檔文件材料內設機構一履職中形成公文內設機構二內設機構三內設機構四檔案管理網絡檔案工作負責人部門兼職檔案員部門兼職檔案員部門兼職檔案員專職檔案員檔案工作主管領導二、建立歸檔制度1.歸檔范圍（及保管期限）2.歸檔時間：文書檔案：文件形成的第二年上半年向檔案部門移交3.歸檔要求4.歸檔手續(xù)（一）歸檔范圍及保管期限國家檔案局第8號令（2006年12月18日發(fā)布并施行，印發(fā)了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）第十二條：各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關垢文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。）國家檔案局第10號令（2012年12月17日發(fā)布并施行，印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》）第十五條：企業(yè)應依據(jù)本規(guī)定和國家及專業(yè)相關規(guī)定，結合本企業(yè)生產組織方式、產品和服務特點，編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)應按資產歸屬關系，指導所屬企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定規(guī)范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制關審批所屬企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表機關文件材料“本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄?！奔堎|文件、電子文件照片（數(shù)碼、紙質）實物（獎牌、獎杯、證書、禮品、錦旗、作廢印章）錄音帶、錄像帶、磁帶歸檔范圍反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。發(fā)文正本（2份）+定稿（包括有領導批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）

內部文件未編有文號的非規(guī)范性公文，如內部記錄、計劃、總結、報表、簡報、刊物、合同、證書等

收文上級、同級制發(fā)的應貫徹執(zhí)行的文件、批復、復函下級報送的重要文件、有批復的請示黨、團、工會、婦女工作行政事務、人事、財會、業(yè)務工作行政許可、非行政許可、備案行政處罰工程建設、科研項目、設備文件產權文件不歸檔范圍

上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的及本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。閱知件、抄送件、參考件一般不歸檔無批復的請示、無復函的問函一般不歸檔無處理結果的信訪件不歸檔保管期限文書檔案：永久、定期（30年、10年）永久本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；本機關關于重要問題的請示及上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房產基建，土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示及本機關的復函、批復等文件材料。定期本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示及上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示及本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。本單位形成的文件材料永久、30年的居多無批復的請示，以及較事務性的文件，歸10年上級、同級發(fā)文

有針對性的文件歸永久、30年的多，如表彰，任免

普發(fā)性文件，及主要職能有關的法規(guī)政策性文件，歸永久，其他歸10年下級來文本局有作批復的請示，重要業(yè)務的，歸永久，一般業(yè)務的，歸30年；重要工作報告，歸30年年度工作計劃、總結、報表，歸10年永久會議記錄、會議紀要年度性統(tǒng)計報表（或12月份報表）年度全局工作計劃、總結重要專項工作計劃、總結、報告制定的規(guī)范性文件、管理制度（對外）年度大事記、刊物、年鑒任免表彰（區(qū)縣級及以上）處分（警告以上）機構設置、撤并、名稱更改、章程、職能、印信啟用人事工作形成的大部分材料（編制、職數(shù)、錄用、調動、工資、職稱、離退休、辭職、聘任、公積金）干部職工、黨員花名冊重要合同、備忘錄黨代會、工會會員代表大會主要文件民主生活會、發(fā)展黨員、黨員組織關系轉移介紹信、三講、黨的群眾路線教育實踐活動等重要專項活動文件材料重要職能活動的總結、重要調研報告行政執(zhí)法、行政處罰（警告以上）、行政復議行政許可（20年以上有效期）聯(lián)合發(fā)文，主辦的，重要業(yè)務問題的有領導重要批示和處理結果的信訪件本機關召開的主要業(yè)務工作會議形成的主要文件本機關承辦的或主辦的重要活動的主要文件上級的批復及本機關請示，重要業(yè)務問題的本機關批復及下級請示，重要業(yè)務問題的上級檢查視察形成的主要文件，省部級領導或重要業(yè)務工作的紀檢監(jiān)察案件，重要的權證文件上級制發(fā)屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料決算批復（可歸文書檔案、也可歸會計檔案）注意事項1、一件事，形成的幾份文件材料，其保管期限不一定是一致的2、以“我”為主組1：收文：上級評選先進的通知（10年）收文：上級表彰先進的決定（本單位有被表彰，永久）內部文件：本單位先進推薦表（有審批同意的，永久）組2：發(fā)文：本單位組織的評選先進的通知（歸永久）發(fā)文：本單位組織的表彰的決定（歸永久）收文：各單位推薦表（歸30年）組3：收文：上級、同級關于報送相關報表的通知（歸10年）內部文件：本單位報表（根據(jù)內容的重要性確定保管期限，如年度或綜合性的，歸永久；本單位預算，歸30年）組4：收文：上級關于執(zhí)法檢查的通知（歸10年）發(fā)文：本局關于做好執(zhí)法檢查準備工作的通知（歸30年）收文：上級關于執(zhí)法檢查情況的通報（歸10年）組5：收文：本單位出外參會帶回的會議文件（基本上可歸10年）組6：發(fā)文：本單位組織召開的會議文件重要會議（會議通知等主要文件，歸永久，次要文件歸30年、10年）一般會議（會議通知等主要文件，歸30年，次要歸30年、10年）組7：收文：上級關于做好年度考核工作的通知（歸10年）發(fā)文：本單位關于做好年度考核工作的通知（歸30年）發(fā)文：本單位年度考核情況匯總表（歸永久）文書檔案保管期限表一、黨群類1、黨委年度工作計劃、總結會議記錄永久2、黨員組織關系轉移介紹信永久…..二、行政類1、年度工作計劃、總結、會議記錄永久…..（二）歸檔時間文書檔案：文件形成的第二年上半年歸檔移交（三）歸檔要求（1）歸檔的文件材料應收集齊全、完整收集區(qū)域的完整性：全方位、立體式地收集，最大限度地收齊本單位各項工作活動中應歸檔的文件材料。單項活動的完整性：要逐份收集，以求達到整個活動的完整反映。如一個會議的整套材料，請示及批復、來文及復文。單份文件的完整性：文稿發(fā)文：正本+定稿（包括有領導批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）收文：正本+收文閱辦單正附件（2）歸檔的文件材料應準確文件內容真實：正件及定稿內容一致；保持原件的歷史面貌，未經改動。有效：印章或簽字完整有效；公文的草擬、審核、簽發(fā)手續(xù)完備；用紙及字跡材料應符合有關規(guī)定。三、歸檔整理方法（3）歸檔的文件材料應經過系統(tǒng)、規(guī)范的整理整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)份不同價值，便于保管和利用。文書檔案的2種整理方法：案卷級整理（整理單位：案卷）文件級整理（整理單位：件）案卷級整理文件級整理整理單位案卷（卷）件依據(jù)性文件《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》

（1987年12月4日，國檔發(fā)[1987]7號）《廈門市歸檔文件整理歸則實施細則》（廈檔[2016]14號）《文書檔案案卷格式》

（GB/T9705-2008）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）文件級整理（圖示）案卷級整理（圖示）案卷案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。案卷的組成部分一組互有聯(lián)系的文件、卷內目錄、備考表、卷皮立卷（組卷）將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。（四）歸檔手續(xù)檔案移交文據(jù)（一式2份）檔案移交目錄（一式2份）三、確定文書檔案分類方法常用的三種復式分類方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機構——保管期限3、年度——保管期限歸類第一步：分年度案卷級整理：以文件內容針對年度為準文件級整理：以文件落款年度為準跨年度的一個會議，一個案件，一次活動形成的多份文件一并歸到同一個年度計劃、規(guī)劃總結學年度請示及批復，問函及復函分年度例文案卷級整理文件級整理廈門市檔案局關于表彰2007年度先進檔案工作者的決定（20080311）20072008廈門市檔案局2006年-2008年工作計劃（20051218）20062005廈門市檔案局2006年-2008年工作總結（20090108）20082009會議文件（20061220開幕，20070118閉幕））20062007非訴訟案件（20060821立案，20070512結案）200720072006年請示，2007年批復20072007歸類第二步，按問題分類或按內設機構分類，或不分類類名：黨群工作類、行政綜合類、業(yè)務工作類……類名：辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處……歸類第三步，分保管期限如：某單位9份2015年的文件，該單位有辦公室，業(yè)務處室兩個部門。其中4份是辦公室生成的，5份是業(yè)務處室生成的。分類方案：又稱分類大綱（P130-131）四、確定文書檔案編號方法歸檔號（P201）文書處理部門和業(yè)務部門編制的案卷（單份文件）順序號案卷號\件號檔案室（館）編制的案卷\單份文件順序號室編案卷（件）號、館編案卷（件）號目錄號檔案所屬目錄的代碼全宗號（P164）全宗是一個具有社會獨立性的機構或個人在社會實踐中形成的檔案整體。這樣的機構或個人稱為立檔單位或全宗構成者。全宗是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編制的代號。全宗是各級各類檔案館館藏檔案的第一級分類和管理單位。檔案不向國家綜合檔案館移交的單位不編全宗號。檔號以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。案卷級整理的檔號一般結構：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張)號。立檔單位（1）定義：是構成檔案的國家機構、社會組織或個人。（2）立檔單位的構成條件可以獨立地行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。（這是確定立檔單位的中心條件。）設有會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃。設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。常用的三種編號方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機構——保管期限3、年度——保管期限五、文件級整理方法2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》替代DA/T22-2000，從2016年1月1日起施行。以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進行了改革。推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作。兼顧了計算機和手工兩種管理方式，主要通過計算機進行檢索，其目錄應有電子版。促進了文檔一體化管理，做到隨辦隨歸。文件級整理方法的整理步驟1、確定“件”（“件”是整理單位）2、按“件”裝訂3、分類4、“件”間排列5、編頁6、編件號，蓋歸檔章7、編制《歸檔文件目錄》8、裝盒按件整理歸檔文件的四個主要限定條件：1.辦理完畢的文件2.文書檔案3.紙質檔案4.整理單位確定“件”自然件：一份文件為一件正本+定稿為1件收文及文件處理單為1件正件及附件為1件中文譯件及外文件為1件（中文譯件在前）合并件：幾份文件為一件批復及請示，或來文及復文，為一件；（批復或復文在前）（經過若干層次辦理的來文復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；）報表、名冊、圖冊等，表（冊）名一致的為一件；批復及請示，或來文及復文，為一件；（批復或復文在前）（經過若干層次辦理的來文復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；）報表、名冊、圖冊等，名稱同一的可組合為一件；會議記錄，一般以每次會議記錄為一件，但用記錄本記錄的，一本為一件（成套的會議材料應將會會議通知、名單、講話等文件各作為一件）簡報、信息若干期為一件介紹信若干份為一件，介紹信存根一本作為一件注意事項：重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本及歷次修改稿（包括定稿）各為一件；成套的會議材料應將會議通知、名單、講話等文件各作為一件修整文件（一）拆除歸檔文件上易腐蝕的金屬物（二）修裱破損文件（三）復制字跡模糊或易褪變的文件（四）折疊超規(guī)格面幅尺寸的紙張裝訂按“件”裝訂要注意合并件中的排列順序需要保留處理單的，處理單在前，文件在后。已成冊不易拆封且未使用金屬材料裝訂的文件材料，可保持原貌不變。去除金屬釘，原則上按線裝訂三孔一線左側或左上角裝訂（適用于較厚文件）縫紉機左側軋邊（針距要大）左、下側對齊

分年度年度：是指文件的形成年度，一般以簽發(fā)日期（落款日期）為準有些文件不在形成年度歸檔：跨年度的會議文件，歸入會議閉幕年跨年度的案件材料，歸入案件辦結年跨年度的請示及批復，歸入批復年當幾份文件作為一件時，應以裝訂在前面的文件日期為準。

排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目（保管期限）內，按事由結合時間、重要程度等進行排列。1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復在前,請示在后;復函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個會議，一個案件的文件材料）3、不同事由之間根據(jù)辦結時間順序排列成套性市某局關于召開上半年業(yè)務總結會議的通知（5月15日）市某局關于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關于增加工作人員的請示（5月17）市某局關于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）省某局關于市某局增加工作人員的批復（6月3日）市某局上半年業(yè)務總結會議議程（7月2日）市某局領導在上半年業(yè)務總結會議上的講話（7月2日）市某局關于召開上半年業(yè)務總結會議的通知（5月15日）市某局上半年業(yè)務總結會議議程（7月2日）市某局領導在上半年業(yè)務總結會議上的講話（7月2日）會議完成時間是7月2日市某局關于增加工作人員的請示（5月17）省某局關于市某局增加工作人員的批復（6月3日）此項工作的完成時間是6月3日市某局關于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）此項工作的完成時間是6月2日這幾份文件的排列順序為：1.市某局關于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）2.市某局關于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）3.省某局關于市某局增加工作人員的批復（6月3日）4.市某局關于增加工作人員的請示（5月17）5.市某局關于召開上半年業(yè)務總結會議的通知（5月15日）6.市某局上半年業(yè)務總結會議議程（7月2日）7.市某局領導在上半年業(yè)務總結會議上的講話（7月2日）編頁1、紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼，每件歸檔文件從“1”開始流水編號。2、頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白頁不編頁碼。大張的統(tǒng)計表折疊后，未折疊前的圖文頁面為一頁；文件處理單及文件一同歸檔的，文件處理單也應編制頁碼。3、文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼及文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。編件號，蓋歸檔章根據(jù)編號方法，編件號在文件首頁上端的空白位置蓋歸檔章，填寫件號及其他項目。歸檔章式樣

歸檔文件目錄（1）封面（2）歸檔文件整理說明（3）目錄歸檔文件電子目錄應脫機備份。歸檔文件目錄封面式樣

歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄根據(jù)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）編制。歸檔文件目錄每年要打印成冊,同時要有電子版,電子版須脫機備份保存。每年10月31日前,應向各級國家綜合檔案館移交檔案的機關、企事業(yè)單位，應將上一年度形成的文件材料歸檔整理后的永久、長期檔案目錄電子數(shù)據(jù)向同級檔案行政管理部門報送。文書檔案的歸檔電子文件目錄電子數(shù)據(jù)報送一、主要內容：1、各級黨政機關和應向國家綜合檔案館移交檔案的社會團體、企事業(yè)單位，每年10月31日前要向同級檔案行政管理機構報送文書檔案歸檔文件目錄永久、長期（或30年）電子數(shù)據(jù)。2、各級國家檔案館應于每年12月1日前向省檔案局監(jiān)督指導處報送同級各單位當年報送的電子數(shù)據(jù)。二、

數(shù)據(jù)格式及著錄要求1、數(shù)據(jù)格式及著錄要求應符合《福建省檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送暫行規(guī)定》（閩檔[2004]49號）及《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細則》（DB35/T161-2002）的要求。2、報送檔案目錄電子數(shù)據(jù)時應按要求填寫《檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送、接收登記表》，并簽字蓋章，一式兩份。三、檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送工作的意義(1)加強了全省國家檔案資源的管理。(2)加強了檔案目錄電子數(shù)據(jù)的安全管理。(3)加強了館室檔案資源信息的有序銜接。歸檔文件目錄的著錄要求1、序號：填寫歸檔文件順序號。2、檔號：全宗號-檔案門類代碼·年度·保管期限-機構（問題）代碼-件號。如：B062-WS·2015·Y-00001。

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母及數(shù)字結合標識。

檔案門類代碼·年度：文書用“WS”標識，年度為文件形成的年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注，如“2015”

保管期限分別為永久、定期30年、定期10年，分別以“Y”、“D30”、“D10”標示。件號：用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”3、責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，按全稱著錄（一般以文件的印章為準），有統(tǒng)一規(guī)范簡稱的可使用簡稱，不能使用“本委”、“本局”等簡稱。例：中共廈門市委組織部多責任者間用“；”，超過50個字符（即25個漢字）用“[等]”表示。（多責任者中有立檔單位的，立檔單位不能省略）例：廈門市檔案局；廈門市民政局[等]名義上屬于個人作者的領導講話、個人事跡介紹等文件材料，填寫個人姓名，必要時在姓名后加上本人的職務、職稱或其他身份，并用“（）”號括起例：XXX（XXX市財政局局長）沒有責任者，經考證出來的，用[]注明。例：[廈門市檔案局]審批表，以審批單位為責任者。4、文號完整填寫文件的發(fā)文字號。例：廈檔[2007]23號會議紀要文號的擬寫：有文號的照抄，沒有文號的不填，出現(xiàn)“[2015]1號”，會議紀要應補成“會議紀要[2015]1號”5、題名指文件的標題。（1）照實抄錄原文標題，不能隨意簡化、修改或自行概括（2）合并件,填寫第一份文件的標題（3）沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”例1：廈門市檔案局[關于市直機關執(zhí)法檢查的]通知例2：廈門市檔案局關于轉發(fā)檔發(fā)[1999]180號文件[國家檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知例3：廈門市2006年檔案先進工作者審批表[林強]例4：XXXXX介紹信存根[XXXX年度XX號至XX號]例5：關于[廈門]市政協(xié)20XXXX號提案[關于XXXXX的建議]的答復函例6：廈門市檔案局行政會議記錄[XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日]例7：廈門市人民政府公文辦理抄告單[同意XXXXXX](批復件同此,要將請示件文號備注)例8:廈門市貿發(fā)局關于XXX局長出國考察的請示[批示同意]例9：關于xxx[xxx、xxx]等3位同志職務的任免通知。(4)原文無標題的，要根據(jù)文件內容自擬并加[](5)無標題的會議紀要、簡報、令,照抄其版頭,后用[]補充說明例1：廈門市人民政府辦公廳會議紀要[關于XXXXXX的會議紀要]或者廈門市人民政府辦公廳會議紀要[會議的主要內容]例2：國家檔案局令第X號[印發(fā)機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定]例3：廈門市檔案局簡報（XXXX年度第XX期至第XX期）（6）統(tǒng)一制發(fā)的統(tǒng)計報表，填寫時要有針對性地補充說明或修改。填寫方法1：福建省行政、企事業(yè)單位干部統(tǒng)計表[XX市XX局2006年度]填寫方法2：[XX市XX局2006年度干部統(tǒng)計表]

（7）著錄文件原文標題。必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加上“：”。

（8）有批文的審批表及批文合為一件時，只填寫批文題名；沒有批文的審批表一表為一件，填寫題名時應注明受審批對象，外加“[]”號。

(9)介紹信若干份為一件，填寫題名時應注明是什么人什么內容的介紹信；介紹信存根一本作為一件時，填寫題名時應注明是什么內容的介紹信存根，并加“[]”號標注年度及起止號數(shù)。(10)文件題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內容用“…”表示。（11）對題名中出現(xiàn)“你省”、“你廳”等字樣的一定要加上具體的名稱。（P171第八點）6、日期填寫文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如：2003年2月2日，填寫為“20030202”。作兩行填寫時，應為“”。文件無時間、文件時間不全或字跡不清，必須根據(jù)文件內容、形式特征進行判定，若判定不出時間，則以“0”補之。幾份文件為一件時，以第一份文件的形成日期為準。會議記錄本，以會議記錄本的結束時間為準。審批表或報驗表，以審批或報驗的時間為準。7、密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，填寫“非密”8、頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。9、備注：注釋文件需要說明的情況。

請示和批復為一件時，應在備注里著錄請示的文號，沒有文號的，著錄文件的名稱

有些請示，上級部門直接予以辦理或口頭批復，沒有以紙質批復的，應在備注里注明“工作已落實，無紙質批復”等年度歸檔文件整理說明

主要說明立檔單位基本情況和歸檔文件整理情況內容包括單位名稱、成立時間、內部機構設置情況、分類方案、歸檔文件采用的裝訂方式、歸檔文件的總數(shù)量、不同類別及不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和歸檔整理完成時間。

年度歸檔文件整理說明一式四份（指年度——保管期限編件號法）一份存放在全宗卷內另三份分別及不同保管期限的歸檔文件目錄一起裝訂成冊裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同年度形成的文件材料不得裝入同一檔案盒。不同保管期限的文件材料不得裝入同一檔案盒。應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒盒內所有文件之后應放備考表（見圖5），填寫相關項目。檔案盒的擺放方式橫放豎放（應以裝訂方在下，以避免盒內文件彎曲）六、案卷級整理方法1、收集2、分類3、組卷4、卷內文件排序5、編寫卷內頁碼6、填寫卷內目錄7、填寫備考表8、案卷裝訂9、擬寫案卷題名10、填寫案卷封面11、編號12、編制目錄：案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、移交目錄13、移交歸檔立卷立卷又稱案卷組合，就是把歸檔年度內同一類目、同一保管期限的零散的文件材料，按照規(guī)定的要求和方法整理組合在一起，形成一個個文件數(shù)量不等的便于保管和利用的集合體。一、按“問題”立卷（P184）同一事件、同一案件、同一人物、同一單位、同一具體工作問題或統(tǒng)一項業(yè)務二、按會議文件立卷三、統(tǒng)計表冊立卷四、簡報立卷五、介紹信立卷六、綜合性計劃、總結、報告立卷七、案件（人物）材料立卷八、來往文書立卷卷內文件排序按事由結合時間、重要程度排列1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復在前,請示在后;復函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個會議，一個案件的文件材料）3、相類似事由的排列在一起4、不同事由之間根據(jù)重要程度、辦結時間順序排列卷內文件編頁號卷內文件目錄

順序號文號責任者題名日期頁號備注120060304126318424544647754-678910卷內備考表本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。立卷人檢查人立卷時間案卷題名1、含義：是對卷內文件內容及形式的集中反映2、結構（三個要素）：責任者+（關于）問題（的）+文種責任者：即卷內文件的形成者，最多標明三個，其余以“等”包含。問題：應簡練明確，概念清楚。文種：最多三個。例：廈門市檔案局、廈門市建設及管理局關于文件材料歸檔范圍及保管期限表審查的函、復函3、案卷題名擬寫時，一般不體現(xiàn)內容涉及的年度，但有些情況特殊：由總結、計劃、規(guī)劃、報表、預決算、會議記錄等類型的文件組成的案卷例：廈門市檔案局2006年度會議記錄由跨年度文件組成的案卷例：廈門市檔案局2004——2006年度檔案工作報告案卷標題各主要部分的擬寫方法（一）責任者的擬寫方法（二）問題的擬寫方法上位概念、下位概念（三）文件名稱的擬寫方法（四）文件時間的擬寫方法案卷裝訂和案卷排列案卷目錄（1）定義：是以全宗為單位登錄的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。（2）編制方法：按分類方案和案卷號次序編制。編歸檔號和案卷號(P201)編歸檔號業(yè)務部門編小流水檔案室編小流水檔案室編大流水二、編案卷號（3）結構：封面：目錄名稱、全宗號、目錄號、保管期限立卷說明目錄實頁封底案卷目錄編制二到三套案卷目錄

案卷號題名年度頁數(shù)期限