公文與文書檔案管理郭曉文

公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文第六章公文基本知識公文的定義公文的特點(diǎn)及作用公文的種類及分類公文的格式及稿本公文的定義公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具?！秶尹h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》公文及檔案公文是檔案的前身和來源。檔案是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。辦理完畢有歸檔保存價值經(jīng)過歸檔整理一、公文的特點(diǎn)法定的權(quán)威作者、內(nèi)容現(xiàn)行的效用特定的體式規(guī)定的程序第二節(jié)、公文的特點(diǎn)及作用第一節(jié)中國古代文書檔案載體的演變甲骨檔案金屬檔案青銅、鐵、金冊石刻檔案勒碑、摩崖石刻簡牘檔案縑帛檔案紙質(zhì)檔案二、公文的作用1、策令作用2、規(guī)范作用3、計劃作用4、組織作用5、協(xié)調(diào)作用6、控制作用7、宣傳作用8、聯(lián)系作用9、憑證作用上述作用是互相聯(lián)系的，一份文件往往具備多方面作用第三節(jié)、公文的種類及分類公文種類：決議、決定、命令（令）公報、公告、通告意見、通知、通報報告、請示、批復(fù)議案、函、紀(jì)要

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）二、公文分類按公文體式的規(guī)范程度分規(guī)范性公文（前述15種）非規(guī)范性公文規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、簡報、合同、書信、表冊、記錄、講話稿（二）按公文的來源及去向分收文、發(fā)文、內(nèi)部文件（三）按行文關(guān)系分上行文、平行文、下行文（四）按公文需要的經(jīng)辦程度分辦件、閱件（五）按公文內(nèi)容涉及秘密的程度和閱讀范圍分公開、內(nèi)部、涉密第四節(jié)公文的格式及稿本一、公文格式《黨政機(jī)關(guān)公文格式》GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文結(jié)構(gòu)：版頭、主體、版記公文的首頁必須顯示正文正文必須及印章在同一面頁邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。7.2版頭7.2.1份號如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。7.2.2密級和保密期限如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。7.2.3緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。7.2.4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。7.2.5發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，及最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。7.2.6簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時及上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7.2.7版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4mm處居中印一條及版心等寬的紅色分隔線。主體7.3.1標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。7.3.2主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2。7.3.3正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。7.3.4附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)及上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章7.3.5.1加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。7.3.5.4成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.3.5.5特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。7.3.6附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.3.7附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，及公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)及附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件及正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。版記7.4.1版記中的分隔線版記中的分隔線及版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線及公文最后一面的版心下邊緣重合。7.4.2抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時及冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。7.4.3印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其及印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。7.5頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件及正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、公文稿本公文擬制：起草、審核、簽發(fā)稿本：是公文文稿和文本的統(tǒng)稱。文稿：草稿（除重要法規(guī)性公文及重大事項公文的草稿需要?dú)w檔保存外，一般公文的草稿不需要?dú)w檔保存）定稿（只能有一份定稿、定稿必須歸檔保存、定稿首頁必須使用發(fā)文稿紙）文本：正本、副本、試行（暫行）本、各種文字文本書寫公文定稿，要使用標(biāo)準(zhǔn)格式的發(fā)文稿紙定稿的簽發(fā)日期及正本的發(fā)文日期一致紙張和字跡材料必須符合歸檔要求。歸檔：2份文本、1份定稿（發(fā)文稿紙+最后草稿）《黨政機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！币?、公文擬制：起草、審核、簽發(fā)二、公文辦理：1、發(fā)文辦理（復(fù)核、登記、印制、核發(fā)）2、收文辦理（簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦）3、整理歸檔三、公文管理第七章文書類文件材料的收集第一節(jié)文件收集內(nèi)容一、立檔單位廣義上收集文件材料的范圍紅頭文件、白頭文件、內(nèi)部文件、證明性文件、契約性文件、報道性文件、記載性文件、公布性文件二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對本單位人和事的文件四、以“我”為主收集文件的意義第二節(jié)文件收集方法一、按收發(fā)文登記簿收集二、按“賬外文件”明細(xì)表收集會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型材料、表冊、協(xié)議、介紹信、大事記等三、“四個結(jié)合”收集法全面動員及個別清收、一般要求及指明要求、發(fā)動干部職工主動清退和檔案人員具體幫助、清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”四、“把關(guān)收集法”收文發(fā)文、工作計劃、蓋章用印、內(nèi)部文件、外出人員、臨時活動第三節(jié)文件收集要求一、要完整地收集文件材料（一）收集范圍的完整性全面了解單位、部門職能和職責(zé)建立崗位責(zé)任制，加強(qiáng)指導(dǎo)（二）單項活動文件材料的完整性同一問題、會議、事件、專題（三）有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整和單份文件形式上的完整性二、準(zhǔn)確的收集文件材料第四節(jié)建立歸檔制度一、歸檔的定義:辦理完畢且具有保存價值的文件，經(jīng)由系統(tǒng)整理后，定期移交檔案室保存的過程。（歸檔工作是公文處理工作的終結(jié)，是檔案工作的開始。）“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔?！保ā秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十八條）“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！?《檔案法》第十條)(《檔案法實(shí)施辦法》第二十七條)“有下列行為之一者，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員依法給予行政處分：（一）將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；······”歸檔的意義1、為國家積累檔案，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。2、保持文件材料的歷史聯(lián)系，便于查找利用。3、有利于保護(hù)文件材料的完整及安全，便于保管。歸檔的方式《檔案法實(shí)施辦法》第十二條“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。”《福建省檔案條例》第六條“·····在公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文字、圖表、聲像等材料，由本單位的業(yè)務(wù)或者文書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理，向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和人個不得拒絕歸檔或者拒為己有?！睔w檔方式圖示一個單位的綜合檔案室3、歸檔移交2、歸檔整理1、收集應(yīng)歸檔文件材料內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一履職中形成公文內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)二內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)三內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)四檔案管理網(wǎng)絡(luò)檔案工作負(fù)責(zé)人部門兼職檔案員部門兼職檔案員部門兼職檔案員專職檔案員檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)二、建立歸檔制度1.歸檔范圍（及保管期限）2.歸檔時間：文書檔案：文件形成的第二年上半年向檔案部門移交3.歸檔要求4.歸檔手續(xù)（一）歸檔范圍及保管期限國家檔案局第8號令（2006年12月18日發(fā)布并施行，印發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）第十二條：各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)垢文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。）國家檔案局第10號令（2012年12月17日發(fā)布并施行，印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》）第十五條：企業(yè)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定和國家及專業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)，編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)應(yīng)按資產(chǎn)歸屬關(guān)系，指導(dǎo)所屬企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定規(guī)范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制關(guān)審批所屬企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表機(jī)關(guān)文件材料“本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄?！奔堎|(zhì)文件、電子文件照片（數(shù)碼、紙質(zhì)）實(shí)物（獎牌、獎杯、證書、禮品、錦旗、作廢印章）錄音帶、錄像帶、磁帶歸檔范圍反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。發(fā)文正本（2份）+定稿（包括有領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）

內(nèi)部文件未編有文號的非規(guī)范性公文，如內(nèi)部記錄、計劃、總結(jié)、報表、簡報、刊物、合同、證書等

收文上級、同級制發(fā)的應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件、批復(fù)、復(fù)函下級報送的重要文件、有批復(fù)的請示黨、團(tuán)、工會、婦女工作行政事務(wù)、人事、財會、業(yè)務(wù)工作行政許可、非行政許可、備案行政處罰工程建設(shè)、科研項目、設(shè)備文件產(chǎn)權(quán)文件不歸檔范圍

上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的及本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。閱知件、抄送件、參考件一般不歸檔無批復(fù)的請示、無復(fù)函的問函一般不歸檔無處理結(jié)果的信訪件不歸檔保管期限文書檔案：永久、定期（30年、10年）永久本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房產(chǎn)基建，土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示及本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示及本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。本單位形成的文件材料永久、30年的居多無批復(fù)的請示，以及較事務(wù)性的文件，歸10年上級、同級發(fā)文

有針對性的文件歸永久、30年的多，如表彰，任免

普發(fā)性文件，及主要職能有關(guān)的法規(guī)政策性文件，歸永久，其他歸10年下級來文本局有作批復(fù)的請示，重要業(yè)務(wù)的，歸永久，一般業(yè)務(wù)的，歸30年；重要工作報告，歸30年年度工作計劃、總結(jié)、報表，歸10年永久會議記錄、會議紀(jì)要年度性統(tǒng)計報表（或12月份報表）年度全局工作計劃、總結(jié)重要專項工作計劃、總結(jié)、報告制定的規(guī)范性文件、管理制度（對外）年度大事記、刊物、年鑒任免表彰（區(qū)縣級及以上）處分（警告以上）機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、章程、職能、印信啟用人事工作形成的大部分材料（編制、職數(shù)、錄用、調(diào)動、工資、職稱、離退休、辭職、聘任、公積金）干部職工、黨員花名冊重要合同、備忘錄黨代會、工會會員代表大會主要文件民主生活會、發(fā)展黨員、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信、三講、黨的群眾路線教育實(shí)踐活動等重要專項活動文件材料重要職能活動的總結(jié)、重要調(diào)研報告行政執(zhí)法、行政處罰（警告以上）、行政復(fù)議行政許可（20年以上有效期）聯(lián)合發(fā)文，主辦的，重要業(yè)務(wù)問題的有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪件本機(jī)關(guān)召開的主要業(yè)務(wù)工作會議形成的主要文件本機(jī)關(guān)承辦的或主辦的重要活動的主要文件上級的批復(fù)及本機(jī)關(guān)請示，重要業(yè)務(wù)問題的本機(jī)關(guān)批復(fù)及下級請示，重要業(yè)務(wù)問題的上級檢查視察形成的主要文件，省部級領(lǐng)導(dǎo)或重要業(yè)務(wù)工作的紀(jì)檢監(jiān)察案件，重要的權(quán)證文件上級制發(fā)屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料決算批復(fù)（可歸文書檔案、也可歸會計檔案）注意事項1、一件事，形成的幾份文件材料，其保管期限不一定是一致的2、以“我”為主組1：收文：上級評選先進(jìn)的通知（10年）收文：上級表彰先進(jìn)的決定（本單位有被表彰，永久）內(nèi)部文件：本單位先進(jìn)推薦表（有審批同意的，永久）組2：發(fā)文：本單位組織的評選先進(jìn)的通知（歸永久）發(fā)文：本單位組織的表彰的決定（歸永久）收文：各單位推薦表（歸30年）組3：收文：上級、同級關(guān)于報送相關(guān)報表的通知（歸10年）內(nèi)部文件：本單位報表（根據(jù)內(nèi)容的重要性確定保管期限，如年度或綜合性的，歸永久；本單位預(yù)算，歸30年）組4：收文：上級關(guān)于執(zhí)法檢查的通知（歸10年）發(fā)文：本局關(guān)于做好執(zhí)法檢查準(zhǔn)備工作的通知（歸30年）收文：上級關(guān)于執(zhí)法檢查情況的通報（歸10年）組5：收文：本單位出外參會帶回的會議文件（基本上可歸10年）組6：發(fā)文：本單位組織召開的會議文件重要會議（會議通知等主要文件，歸永久，次要文件歸30年、10年）一般會議（會議通知等主要文件，歸30年，次要?dú)w30年、10年）組7：收文：上級關(guān)于做好年度考核工作的通知（歸10年）發(fā)文：本單位關(guān)于做好年度考核工作的通知（歸30年）發(fā)文：本單位年度考核情況匯總表（歸永久）文書檔案保管期限表一、黨群類1、黨委年度工作計劃、總結(jié)會議記錄永久2、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信永久…..二、行政類1、年度工作計劃、總結(jié)、會議記錄永久…..（二）歸檔時間文書檔案：文件形成的第二年上半年歸檔移交（三）歸檔要求（1）歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全、完整收集區(qū)域的完整性：全方位、立體式地收集，最大限度地收齊本單位各項工作活動中應(yīng)歸檔的文件材料。單項活動的完整性：要逐份收集，以求達(dá)到整個活動的完整反映。如一個會議的整套材料，請示及批復(fù)、來文及復(fù)文。單份文件的完整性：文稿發(fā)文：正本+定稿（包括有領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）收文：正本+收文閱辦單正附件（2）歸檔的文件材料應(yīng)準(zhǔn)確文件內(nèi)容真實(shí)：正件及定稿內(nèi)容一致；保持原件的歷史面貌，未經(jīng)改動。有效：印章或簽字完整有效；公文的草擬、審核、簽發(fā)手續(xù)完備；用紙及字跡材料應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。三、歸檔整理方法（3）歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)、規(guī)范的整理整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)份不同價值，便于保管和利用。文書檔案的2種整理方法：案卷級整理（整理單位：案卷）文件級整理（整理單位：件）案卷級整理文件級整理整理單位案卷（卷）件依據(jù)性文件《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》

（1987年12月4日，國檔發(fā)[1987]7號）《廈門市歸檔文件整理歸則實(shí)施細(xì)則》（廈檔[2016]14號）《文書檔案案卷格式》

（GB/T9705-2008）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）文件級整理（圖示）案卷級整理（圖示）案卷案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。案卷的組成部分一組互有聯(lián)系的文件、卷內(nèi)目錄、備考表、卷皮立卷（組卷）將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。（四）歸檔手續(xù)檔案移交文據(jù)（一式2份）檔案移交目錄（一式2份）三、確定文書檔案分類方法常用的三種復(fù)式分類方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限3、年度——保管期限歸類第一步：分年度案卷級整理：以文件內(nèi)容針對年度為準(zhǔn)文件級整理：以文件落款年度為準(zhǔn)跨年度的一個會議，一個案件，一次活動形成的多份文件一并歸到同一個年度計劃、規(guī)劃總結(jié)學(xué)年度請示及批復(fù)，問函及復(fù)函分年度例文案卷級整理文件級整理廈門市檔案局關(guān)于表彰2007年度先進(jìn)檔案工作者的決定（20080311）20072008廈門市檔案局2006年-2008年工作計劃（20051218）20062005廈門市檔案局2006年-2008年工作總結(jié)（20090108）20082009會議文件（20061220開幕，20070118閉幕））20062007非訴訟案件（20060821立案，20070512結(jié)案）200720072006年請示，2007年批復(fù)20072007歸類第二步，按問題分類或按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分類，或不分類類名：黨群工作類、行政綜合類、業(yè)務(wù)工作類……類名：辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……歸類第三步，分保管期限如：某單位9份2015年的文件，該單位有辦公室，業(yè)務(wù)處室兩個部門。其中4份是辦公室生成的，5份是業(yè)務(wù)處室生成的。分類方案：又稱分類大綱（P130-131）四、確定文書檔案編號方法歸檔號（P201）文書處理部門和業(yè)務(wù)部門編制的案卷（單份文件）順序號案卷號\件號檔案室（館）編制的案卷\單份文件順序號室編案卷（件）號、館編案卷（件）號目錄號檔案所屬目錄的代碼全宗號（P164）全宗是一個具有社會獨(dú)立性的機(jī)構(gòu)或個人在社會實(shí)踐中形成的檔案整體。這樣的機(jī)構(gòu)或個人稱為立檔單位或全宗構(gòu)成者。全宗是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。全宗是各級各類檔案館館藏檔案的第一級分類和管理單位。檔案不向國家綜合檔案館移交的單位不編全宗號。檔號以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。案卷級整理的檔號一般結(jié)構(gòu)：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張)號。立檔單位（1）定義：是構(gòu)成檔案的國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人。（2）立檔單位的構(gòu)成條件可以獨(dú)立地行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對外行文。（這是確定立檔單位的中心條件。）設(shè)有會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃。設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。常用的三種編號方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限3、年度——保管期限五、文件級整理方法2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》替代DA/T22-2000，從2016年1月1日起施行。以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革。推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作。兼顧了計算機(jī)和手工兩種管理方式，主要通過計算機(jī)進(jìn)行檢索，其目錄應(yīng)有電子版。促進(jìn)了文檔一體化管理，做到隨辦隨歸。文件級整理方法的整理步驟1、確定“件”（“件”是整理單位）2、按“件”裝訂3、分類4、“件”間排列5、編頁6、編件號，蓋歸檔章7、編制《歸檔文件目錄》8、裝盒按件整理歸檔文件的四個主要限定條件：1.辦理完畢的文件2.文書檔案3.紙質(zhì)檔案4.整理單位確定“件”自然件：一份文件為一件正本+定稿為1件收文及文件處理單為1件正件及附件為1件中文譯件及外文件為1件（中文譯件在前）合并件：幾份文件為一件批復(fù)及請示，或來文及復(fù)文，為一件；（批復(fù)或復(fù)文在前）（經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；）報表、名冊、圖冊等，表（冊）名一致的為一件；批復(fù)及請示，或來文及復(fù)文，為一件；（批復(fù)或復(fù)文在前）（經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；）報表、名冊、圖冊等，名稱同一的可組合為一件；會議記錄，一般以每次會議記錄為一件，但用記錄本記錄的，一本為一件（成套的會議材料應(yīng)將會會議通知、名單、講話等文件各作為一件）簡報、信息若干期為一件介紹信若干份為一件，介紹信存根一本作為一件注意事項：重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本及歷次修改稿（包括定稿）各為一件；成套的會議材料應(yīng)將會議通知、名單、講話等文件各作為一件修整文件（一）拆除歸檔文件上易腐蝕的金屬物（二）修裱破損文件（三）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（四）折疊超規(guī)格面幅尺寸的紙張裝訂按“件”裝訂要注意合并件中的排列順序需要保留處理單的，處理單在前，文件在后。已成冊不易拆封且未使用金屬材料裝訂的文件材料，可保持原貌不變。去除金屬釘，原則上按線裝訂三孔一線左側(cè)或左上角裝訂（適用于較厚文件）縫紉機(jī)左側(cè)軋邊（針距要大）左、下側(cè)對齊

分年度年度：是指文件的形成年度，一般以簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)有些文件不在形成年度歸檔：跨年度的會議文件，歸入會議閉幕年跨年度的案件材料，歸入案件辦結(jié)年跨年度的請示及批復(fù)，歸入批復(fù)年當(dāng)幾份文件作為一件時，應(yīng)以裝訂在前面的文件日期為準(zhǔn)。

排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目（保管期限）內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等進(jìn)行排列。1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復(fù)在前,請示在后;復(fù)函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個會議，一個案件的文件材料）3、不同事由之間根據(jù)辦結(jié)時間順序排列成套性市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議的通知（5月15日）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關(guān)于增加工作人員的請示（5月17）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議議程（7月2日）市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議上的講話（7月2日）市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議的通知（5月15日）市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議議程（7月2日）市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議上的講話（7月2日）會議完成時間是7月2日市某局關(guān)于增加工作人員的請示（5月17）省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）此項工作的完成時間是6月3日市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）此項工作的完成時間是6月2日這幾份文件的排列順序為：1.市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）2.市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報（6月2日）3.省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）4.市某局關(guān)于增加工作人員的請示（5月17）5.市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議的通知（5月15日）6.市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議議程（7月2日）7.市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會議上的講話（7月2日）編頁1、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼，每件歸檔文件從“1”開始流水編號。2、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白頁不編頁碼。大張的統(tǒng)計表折疊后，未折疊前的圖文頁面為一頁；文件處理單及文件一同歸檔的，文件處理單也應(yīng)編制頁碼。3、文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼及文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。編件號，蓋歸檔章根據(jù)編號方法，編件號在文件首頁上端的空白位置蓋歸檔章，填寫件號及其他項目。歸檔章式樣

歸檔文件目錄（1）封面（2）歸檔文件整理說明（3）目錄歸檔文件電子目錄應(yīng)脫機(jī)備份。歸檔文件目錄封面式樣

歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄根據(jù)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）編制。歸檔文件目錄每年要打印成冊,同時要有電子版,電子版須脫機(jī)備份保存。每年10月31日前,應(yīng)向各級國家綜合檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，應(yīng)將上一年度形成的文件材料歸檔整理后的永久、長期檔案目錄電子數(shù)據(jù)向同級檔案行政管理部門報送。文書檔案的歸檔電子文件目錄電子數(shù)據(jù)報送一、主要內(nèi)容：1、各級黨政機(jī)關(guān)和應(yīng)向國家綜合檔案館移交檔案的社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，每年10月31日前要向同級檔案行政管理機(jī)構(gòu)報送文書檔案歸檔文件目錄永久、長期（或30年）電子數(shù)據(jù)。2、各級國家檔案館應(yīng)于每年12月1日前向省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處報送同級各單位當(dāng)年報送的電子數(shù)據(jù)。二、

數(shù)據(jù)格式及著錄要求1、數(shù)據(jù)格式及著錄要求應(yīng)符合《福建省檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送暫行規(guī)定》（閩檔[2004]49號）及《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（DB35/T161-2002）的要求。2、報送檔案目錄電子數(shù)據(jù)時應(yīng)按要求填寫《檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送、接收登記表》，并簽字蓋章，一式兩份。三、檔案目錄電子數(shù)據(jù)報送工作的意義(1)加強(qiáng)了全省國家檔案資源的管理。(2)加強(qiáng)了檔案目錄電子數(shù)據(jù)的安全管理。(3)加強(qiáng)了館室檔案資源信息的有序銜接。歸檔文件目錄的著錄要求1、序號：填寫歸檔文件順序號。2、檔號：全宗號-檔案門類代碼·年度·保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。如：B062-WS·2015·Y-00001。

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母及數(shù)字結(jié)合標(biāo)識。

檔案門類代碼·年度：文書用“WS”標(biāo)識，年度為文件形成的年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2015”

保管期限分別為永久、定期30年、定期10年，分別以“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)示。件號：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”3、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，按全稱著錄（一般以文件的印章為準(zhǔn)），有統(tǒng)一規(guī)范簡稱的可使用簡稱，不能使用“本委”、“本局”等簡稱。例：中共廈門市委組織部多責(zé)任者間用“；”，超過50個字符（即25個漢字）用“[等]”表示。（多責(zé)任者中有立檔單位的，立檔單位不能省略）例：廈門市檔案局；廈門市民政局[等]名義上屬于個人作者的領(lǐng)導(dǎo)講話、個人事跡介紹等文件材料，填寫個人姓名，必要時在姓名后加上本人的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“（）”號括起例：XXX（XXX市財政局局長）沒有責(zé)任者，經(jīng)考證出來的，用[]注明。例：[廈門市檔案局]審批表，以審批單位為責(zé)任者。4、文號完整填寫文件的發(fā)文字號。例：廈檔[2007]23號會議紀(jì)要文號的擬寫：有文號的照抄，沒有文號的不填，出現(xiàn)“[2015]1號”，會議紀(jì)要應(yīng)補(bǔ)成“會議紀(jì)要[2015]1號”5、題名指文件的標(biāo)題。（1）照實(shí)抄錄原文標(biāo)題，不能隨意簡化、修改或自行概括（2）合并件,填寫第一份文件的標(biāo)題（3）沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”例1：廈門市檔案局[關(guān)于市直機(jī)關(guān)執(zhí)法檢查的]通知例2：廈門市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[1999]180號文件[國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知例3：廈門市2006年檔案先進(jìn)工作者審批表[林強(qiáng)]例4：XXXXX介紹信存根[XXXX年度XX號至XX號]例5：關(guān)于[廈門]市政協(xié)20XXXX號提案[關(guān)于XXXXX的建議]的答復(fù)函例6：廈門市檔案局行政會議記錄[XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日]例7：廈門市人民政府公文辦理抄告單[同意XXXXXX](批復(fù)件同此,要將請示件文號備注)例8:廈門市貿(mào)發(fā)局關(guān)于XXX局長出國考察的請示[批示同意]例9：關(guān)于xxx[xxx、xxx]等3位同志職務(wù)的任免通知。(4)原文無標(biāo)題的，要根據(jù)文件內(nèi)容自擬并加[](5)無標(biāo)題的會議紀(jì)要、簡報、令,照抄其版頭,后用[]補(bǔ)充說明例1：廈門市人民政府辦公廳會議紀(jì)要[關(guān)于XXXXXX的會議紀(jì)要]或者廈門市人民政府辦公廳會議紀(jì)要[會議的主要內(nèi)容]例2：國家檔案局令第X號[印發(fā)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定]例3：廈門市檔案局簡報（XXXX年度第XX期至第XX期）（6）統(tǒng)一制發(fā)的統(tǒng)計報表，填寫時要有針對性地補(bǔ)充說明或修改。填寫方法1：福建省行政、企事業(yè)單位干部統(tǒng)計表[XX市XX局2006年度]填寫方法2：[XX市XX局2006年度干部統(tǒng)計表]

（7）著錄文件原文標(biāo)題。必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加上“：”。

（8）有批文的審批表及批文合為一件時，只填寫批文題名；沒有批文的審批表一表為一件，填寫題名時應(yīng)注明受審批對象，外加“[]”號。

(9)介紹信若干份為一件，填寫題名時應(yīng)注明是什么人什么內(nèi)容的介紹信；介紹信存根一本作為一件時，填寫題名時應(yīng)注明是什么內(nèi)容的介紹信存根，并加“[]”號標(biāo)注年度及起止號數(shù)。(10)文件題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。（11）對題名中出現(xiàn)“你省”、“你廳”等字樣的一定要加上具體的名稱。（P171第八點(diǎn)）6、日期填寫文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：2003年2月2日，填寫為“20030202”。作兩行填寫時，應(yīng)為“”。文件無時間、文件時間不全或字跡不清，必須根據(jù)文件內(nèi)容、形式特征進(jìn)行判定，若判定不出時間，則以“0”補(bǔ)之。幾份文件為一件時，以第一份文件的形成日期為準(zhǔn)。會議記錄本，以會議記錄本的結(jié)束時間為準(zhǔn)。審批表或報驗表，以審批或報驗的時間為準(zhǔn)。7、密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，填寫“非密”8、頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。9、備注：注釋文件需要說明的情況。

請示和批復(fù)為一件時，應(yīng)在備注里著錄請示的文號，沒有文號的，著錄文件的名稱

有些請示，上級部門直接予以辦理或口頭批復(fù)，沒有以紙質(zhì)批復(fù)的，應(yīng)在備注里注明“工作已落實(shí)，無紙質(zhì)批復(fù)”等年度歸檔文件整理說明

主要說明立檔單位基本情況和歸檔文件整理情況內(nèi)容包括單位名稱、成立時間、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、分類方案、歸檔文件采用的裝訂方式、歸檔文件的總數(shù)量、不同類別及不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和歸檔整理完成時間。

年度歸檔文件整理說明一式四份（指年度——保管期限編件號法）一份存放在全宗卷內(nèi)另三份分別及不同保管期限的歸檔文件目錄一起裝訂成冊裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同年度形成的文件材料不得裝入同一檔案盒。不同保管期限的文件材料不得裝入同一檔案盒。應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒盒內(nèi)所有文件之后應(yīng)放備考表（見圖5），填寫相關(guān)項目。檔案盒的擺放方式橫放豎放（應(yīng)以裝訂方在下，以避免盒內(nèi)文件彎曲）六、案卷級整理方法1、收集2、分類3、組卷4、卷內(nèi)文件排序5、編寫卷內(nèi)頁碼6、填寫卷內(nèi)目錄7、填寫備考表8、案卷裝訂9、擬寫案卷題名10、填寫案卷封面11、編號12、編制目錄：案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、移交目錄13、移交歸檔立卷立卷又稱案卷組合，就是把歸檔年度內(nèi)同一類目、同一保管期限的零散的文件材料，按照規(guī)定的要求和方法整理組合在一起，形成一個個文件數(shù)量不等的便于保管和利用的集合體。一、按“問題”立卷（P184）同一事件、同一案件、同一人物、同一單位、同一具體工作問題或統(tǒng)一項業(yè)務(wù)二、按會議文件立卷三、統(tǒng)計表冊立卷四、簡報立卷五、介紹信立卷六、綜合性計劃、總結(jié)、報告立卷七、案件（人物）材料立卷八、來往文書立卷卷內(nèi)文件排序按事由結(jié)合時間、重要程度排列1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復(fù)在前,請示在后;復(fù)函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個會議，一個案件的文件材料）3、相類似事由的排列在一起4、不同事由之間根據(jù)重要程度、辦結(jié)時間順序排列卷內(nèi)文件編頁號卷內(nèi)文件目錄

順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注120060304126318424544647754-678910卷內(nèi)備考表本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時間。立卷人檢查人立卷時間案卷題名1、含義：是對卷內(nèi)文件內(nèi)容及形式的集中反映2、結(jié)構(gòu)（三個要素）：責(zé)任者+（關(guān)于）問題（的）+文種責(zé)任者：即卷內(nèi)文件的形成者，最多標(biāo)明三個，其余以“等”包含。問題：應(yīng)簡練明確，概念清楚。文種：最多三個。例：廈門市檔案局、廈門市建設(shè)及管理局關(guān)于文件材料歸檔范圍及保管期限表審查的函、復(fù)函3、案卷題名擬寫時，一般不體現(xiàn)內(nèi)容涉及的年度，但有些情況特殊：由總結(jié)、計劃、規(guī)劃、報表、預(yù)決算、會議記錄等類型的文件組成的案卷例：廈門市檔案局2006年度會議記錄由跨年度文件組成的案卷例：廈門市檔案局2004——2006年度檔案工作報告案卷標(biāo)題各主要部分的擬寫方法（一）責(zé)任者的擬寫方法（二）問題的擬寫方法上位概念、下位概念（三）文件名稱的擬寫方法（四）文件時間的擬寫方法案卷裝訂和案卷排列案卷目錄（1）定義：是以全宗為單位登錄的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。（2）編制方法：按分類方案和案卷號次序編制。編歸檔號和案卷號(P201)編歸檔號業(yè)務(wù)部門編小流水檔案室編小流水檔案室編大流水二、編案卷號（3）結(jié)構(gòu)：封面：目錄名稱、全宗號、目錄號、保管期限立卷說明目錄實(shí)頁封底案卷目錄編制二到三套案卷目錄

案卷號題名年度頁數(shù)期限