公文寫作與處理培訓(xùn)

公文寫作與處理培訓(xùn)公文寫作與處理培訓(xùn)公文寫作與處理培訓(xùn)公文是公務(wù)文書的簡稱，有廣義和狹義之分狹義公文：是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。(《國家行政機關(guān)公文處理辦法》國發(fā)〔2000〕23號、《國家行政機關(guān)公文格式》GB/T9704-1999)廣義公文：是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位在各自的公務(wù)活動中，為處理公務(wù)而形成的，具有一定格式的文字材料企業(yè)公文：是企業(yè)機關(guān)治理企業(yè)的重要工具，也是企業(yè)中的各部門共同使用、企業(yè)處理公共事務(wù)的書面文字材料。它擔負著傳達貫徹黨和國家的方針、政策，請示答復(fù)問題，指導(dǎo)商洽工作，匯報溝通情況，總結(jié)交流經(jīng)驗等重要職能。

1.公文的概念公文是規(guī)范協(xié)調(diào)組織各項活動的重要工具實現(xiàn)行政管理（經(jīng)營管理）的手段（辦文、辦事、辦會）承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的紐帶橋梁——溝通匯報情況、表彰獎懲、指導(dǎo)商洽工作公文制發(fā)單位形象的集中直觀體現(xiàn)——代表公司在社會中的存在、責(zé)任體現(xiàn)公文是體現(xiàn)自我綜合素質(zhì)的重要載體文字表達能力是個人綜合能力的最好表現(xiàn)公文寫作則是把組織意志通過個人以組織的程序和形式表達出來2.公文的作用和重要性形象比喻公文就是一個組織（企業(yè)）的臉面，在公務(wù)活動中具有代表公司書面溝通及交流的作用，可以說是公司整體水平的書面代表公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平，同時也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩3.公文的特點規(guī)范性實用性政策性時限性公文的政策性是由其反映的內(nèi)容決定的。黨和國家制定的路線、方針、政策都以公文形式直接下達，公文必須及黨的方針政策相符合，保證各項方針政策的貫徹落實公文的嚴格規(guī)范性是其它文章都不具備的。是否需要行文、文字如何表述、文種如何選用、格式如何安排以及處理程序等，均有嚴格的規(guī)范要求。公文寫作的創(chuàng)造性只能在規(guī)定的范圍內(nèi)發(fā)揮撰寫公文是為了解決實際問題，反映的情況和事例必須確實，有現(xiàn)實的針對性。實用性反映在客觀效用上，要通過對文件的傳達、貫徹、執(zhí)行和落實，能夠迅速收到實際效果。寫作表述上，必須平實簡潔、開門見山、直截了當、據(jù)事就實、觀點直露。實用性是公文寫作的出發(fā)點，沒有實用性，公文也就失去了存在的價值公文都有著實用目的，遲緩或拖延辦理，必然給工作帶來損失。因此，撰制者和執(zhí)行者一定要有強烈的時限觀念，要快寫、快發(fā)、快處理，提高辦事效率4.公文分類規(guī)范性文件：辦法、規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件：指示、批復(fù)、決定、決議公告性文件：通報、通知陳述呈請性文件：請示、報告商洽性文件：函證明性文件：證明、介紹信、合同記錄性文件：會議紀要、會議記錄企事業(yè)單位常用公文按行文方向分類：上行文、平行文、下行文、內(nèi)用文按作用分類：專用、通用、技術(shù)公文按時限要求分類：特急、急、普通按機密程度分類：絕密、機密、秘密、普通按辦理性質(zhì)：辦件、閱件公文分類標準5.常用文種文種，用于揭示公文的性質(zhì)、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍及行文目的以及發(fā)文機關(guān)之間的行文關(guān)系，是公文標題的組成部分正確選用文種的依據(jù)：

1.國家的有關(guān)法規(guī)，不得漏掉、錯選或自造文種

2.發(fā)文機關(guān)的職權(quán)

3.發(fā)文機關(guān)的行文目的

4.發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)之間的行文關(guān)系學(xué)習(xí)文種目的在于正確選擇文種《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國辦發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定的13種文種命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要決定：適用于對重要事項或者重大行為做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項《中共中央關(guān)于國有企業(yè)改革和發(fā)展若干重大問題的決定》通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免干部《關(guān)于展開奧運沖刺階段傳播推廣工作的通知》、《關(guān)于XX等職務(wù)任免的通知》通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況《關(guān)于XX事故情況通報》

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問《關(guān)于安吉集團公司維護穩(wěn)定工作排查情況的報告》請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準《關(guān)于調(diào)整規(guī)劃的請示》批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項《關(guān)于對項目用氣問題的批復(fù)》意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法《四川安吉物流集團有限公司關(guān)于加強信訪工作和接訪活動的實施意見》函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項《關(guān)于變更賬戶的函》、《關(guān)于項目建設(shè)相關(guān)問題的函》會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項《加快實施純電動汽車工作會議紀要》主要內(nèi)容一、公文概念及其作用二、公文寫作基本規(guī)則三、常用文種寫作范式四、企業(yè)公文處理要求1.公文行文的基本規(guī)則行文規(guī)則是指公文往來時需要共同遵守的制度和原則遵守行文規(guī)則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生單位關(guān)系確定行文關(guān)系，行文規(guī)則規(guī)定了各級單位的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)單位的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的

上行文的行文規(guī)則（請示、報告……）單頭主送，不多頭主送，可采取抄送形式逐級行文，不要越級行文要向機關(guān)行文，不要向領(lǐng)導(dǎo)者個人行文“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)“報告”中不得夾帶請示事項下行文的行文規(guī)則（通知、通報、批復(fù)、決定……）按照職權(quán)范圍行文部門之間應(yīng)當經(jīng)過協(xié)商一致，方可就有關(guān)問題向下行文通知類普發(fā)性文件，各主單位排列順序應(yīng)為先外后內(nèi)，級別先高后低。不同系統(tǒng)間單位用逗號“，”隔開，系統(tǒng)內(nèi)單位用頓號“、”隔開平行文的行文規(guī)則平級之間不宜使用上行或下行文不相隸屬機關(guān)之間一般用“函”行文無論向什么機關(guān)行文，無論要求解決什么問題，只要彼此間沒有隸屬關(guān)系，一般都得用函向政府單位行文用“報告、請示”還是“函”？聯(lián)合行文的規(guī)則同級公司、同級公司各部門、上級公司部門及下一級公司可以聯(lián)合行文；公司與同級黨委可以聯(lián)合行文；公司與地方同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文注：原則上互不隸屬之間的同級組織可聯(lián)合行文。業(yè)務(wù)涉及其他部門職權(quán)范圍的可商該有關(guān)部門聯(lián)合行文，并根據(jù)職能主從商定或確定一個主辦單位屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)直接報送主管部門處理，不得采取聯(lián)合行文方式禁止聯(lián)合單位過多。一般在3-5個單位之內(nèi)。如涉及單位過多，可以提請同級公司協(xié)調(diào)或以公司名義發(fā)文須經(jīng)公司審批的事項，經(jīng)公司同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)公司同意2.公文寫作基本要則公文格式要規(guī)范語言表述要準確常見錯誤要避免1．公文格式要規(guī)范公文框架格式標題+主送機關(guān)+主體+結(jié)尾標題格式發(fā)文機關(guān)+事由+文種主送單位格式上行文一般是一個主送單位公文要素字號格式（標題2號小標宋體、發(fā)文字號3號仿宋、主送機關(guān)和正文3號仿宋）公文結(jié)尾格式（根據(jù)文種要求）標題發(fā)文單位事由文種如：四川安吉物流集團關(guān)于XXX的報告關(guān)于XXX的請示關(guān)于XXX的通知

標題使用中，常見的是文種使用錯誤。其中量最大的是把“申請”當作“請示”，把”匯報”當作”報告”?！吧暾垺焙汀眳R報”不能作為文種來用請示和報告混用。請示需上級單位給予批復(fù)；報告是報上級單位閱知，下情上達即可，不需批復(fù)規(guī)章制度類標題，建議《關(guān)于印發(fā)×××通知》，而不是《關(guān)于下發(fā)×××的通知》標題一般不加標點符號正文正文中提到撰寫此文件的依據(jù)時，有時需引用文件，正確引用應(yīng)為“四川省宜賓五糧液集團公司《關(guān)于XX的通知》（宜五集辦〔2011〕X號）”注意各部分的位置、六角括號的用法，方括號、圓括號均不正確若引用文件標題中還含有文件小標題，應(yīng)為《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團公司<關(guān)于XXX的通知>的通知》，注意使用單書名號正文層次序數(shù)正確使用：第一層一、；第二層（一）；第三層1.；第四層（1）。公文中最好不要采用◆■●1）1.1Aa等符號。段落中無論有無層次序數(shù)，段落首行須兩個漢字符，回行須頂格。若使用自動生成的段落編號，請手動調(diào)整排版正文字體應(yīng)仿宋_GB2312三號字，行間距為28磅；無特殊要求，字體顏色一般均為黑色，不加粗表格圖形等盡量不在正文出現(xiàn)，可放入附件中正文措詞施要得體，條理清楚，感情中立，不宜使用語氣詞或感情色彩較濃的詞，結(jié)尾語一般要單另一行，語氣要謙虛，結(jié)束時使用的標點符號，一般為句號“?！?，如“妥否，請批示。”不宜用感嘆號“！”“？”等。數(shù)字間的逗號為半角：如“123,000元”，不能寫成“123，000元”落款時間應(yīng)為大寫漢字，如二〇一一年四月十八日在正文下一行（不空行）左空兩字標識“附件”后標冒號說明附件順序和名稱，并及附件標題一致附件序號用阿拉伯數(shù)碼附件名稱后不加標點符號附件2．語言表述要準確語言模式選擇詞語的選擇常用的事物和概念的特殊表達要求語言模式的選擇書面語言：指在表述公文內(nèi)容的時候，不能用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語言要求的方式來表述內(nèi)容。比如說在公文當中要表述內(nèi)容的順序，常常要用到“一是、二是”之類的數(shù)字用語，“文件”類的公文必須要用書面式語言。程序化語言：格式固定的語言表述方式。比如在一些文件的開頭部分：“根據(jù)┄┄為了┄現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”、“為做好┅特制定┅”、“現(xiàn)將┅印發(fā)┅請┅”、“為加強┅公司就┅規(guī)定如下”詞語的選擇詞語的涵義：截至及截止、制定與制訂、其他與其它、作與做（作為、做法……）

詞語的感情色彩：以平實莊重為基本格調(diào)，以記敘說明的明確、規(guī)范和簡潔為特征深圳市原市委書記VS原深圳市市委書記領(lǐng)導(dǎo)同志到會一般為“講話”，不是“發(fā)言”常用的事物和概念的特殊表達要求時間的表達（今年、明天、本月、年份）（1-7月）空間的表達（國外、國內(nèi)、這里、那里）職務(wù)、姓名的表達（全稱、多種職務(wù)、黨內(nèi)黨外）數(shù)量的表達（倍數(shù)、分數(shù)、到、了、以上、以下）范圍的表達（全部和部分）程度的表達（很、更、特、最等等）按慣例，“以上”、“以下”表示界限時，一般均包括前面的本數(shù)在內(nèi)3．常見錯誤要避免公文標題方面的錯誤1.標題要素不全（發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種）例：標題中的“事由”缺失關(guān)鍵詞或隨意省略事由，《如××公司決定》，看不出決定的主要內(nèi)容、事項和基本觀點；缺失文種2.標題不準確（事由概括不準、文種名稱不準確）3.標題不夠簡要（事由、批轉(zhuǎn)文件等過于冗長）4.標題及落款矛盾（請示，最后出現(xiàn)“特此報告”。報告，最后出現(xiàn)“妥否”等）時間、數(shù)字方面的錯誤成文日期的錯誤使用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)亂用：分為四層一、（一）1.（1）違反公文中數(shù)字使用規(guī)則文字表達方面的錯誤語不對體例：關(guān)于做好安全生產(chǎn)檢查各項準備工作問題的通知敘述事實濫用文學(xué)語言輕易造新詞錯用、濫用字、詞（差之毫厘失之千里，“沁陽”“泌陽”敗在一撇

）重復(fù)交叉使用前后矛盾公文語句結(jié)構(gòu)方面的錯誤句子成分搭配不當語句位置顛倒語句成分殘缺語言結(jié)構(gòu)混亂指代不明標點符號方面的錯誤標題中的符號使用不妥（除書名號外標題原則上不符號）

例：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“XX省政府關(guān)于加強春節(jié)安全保衛(wèi)工作意見”的通知數(shù)字之間使用不妥（十之八九）省略號及“等等”的重復(fù)使用符號與語氣的表達使用（盡量避免！、？等帶有感情色彩的符號）其他方面的錯誤引用文件表述不規(guī)范例如：根據(jù)集團公司宜五集辦〔2010〕100號《關(guān)于安吉物流集團公司……的批復(fù)》…，規(guī)范的表述應(yīng)為:根據(jù)集團公司《關(guān)于安吉物流集團公司……的批復(fù)》（五集辦〔2010〕100號）…

提示：引用公文，應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號名稱表述不規(guī)范

單位名稱在同一公文中出現(xiàn)多種稱謂。如：第一次出現(xiàn)時為“四川安吉物流集團有限公司”，在未標注簡稱的情況下，第二次為“安吉集團公司”，第三次出現(xiàn)時卻為“安吉物流集團”主要內(nèi)容一、公文概念及其作用二、公文寫作基本規(guī)則三、常用文種寫作范式四、企業(yè)公文處理要求4.常用公文的寫作（1）請示的撰寫（2）報告的撰寫（3）通知的撰寫（4）通報的撰寫（5）函的撰寫（6）會議紀要的撰寫(1)請示的撰寫第一層：寫明請示的原因、背景。即：說明請示問題的依據(jù)、原因、出發(fā)點，說明為什么要請示第二層：寫明請示的事項。即：要求上級給予批示、批準的具體事項結(jié)尾：“妥否，請批示”1.把請示這個公文名稱寫成“請示報告”2.有些請示在寫作時抓不住問題的關(guān)鍵，請示原由寫得太抽象、太籠統(tǒng)，使人看不出所要辦理的事情的必要性，同時對如何辦理這件事未提出辦法和措施，或措施欠具體

3.不是一事一請示，而是把不同類的事情，或幾件事情放在一份請示中寫。這是不允許的

4.在寫請示時限定領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)幾日內(nèi)批復(fù)，這是不禮貌的。作為下級機關(guān)，最多只能寫“請速批示”，而不能限定時間常見問題(2)報告的撰寫綜合性報告：開頭、主體、結(jié)尾開頭：概括說明全文主旨，把一定時間內(nèi)各方面工作總的情況做一個概述主體：是報告的核心，要就各方面工作的主要情況進行說明結(jié)尾：具體寫出工作中存在的主要問題，并提出下一步工作意見專題報告：情況、經(jīng)驗、問題情況：開展和進行某一專項工作的依據(jù)，工作的大體進展情況，取得的成效等經(jīng)驗：完成某一項工作的主要做法或取得的經(jīng)驗問題：講請存在的問題，今后的意見和建議要針對存在的問題去寫；意見和建議提出的措施要得當，方法要行之有效報告中不能帶呈請事項，不能要求上級務(wù)必給予批示應(yīng)突出重點情況，重點講按制度規(guī)定和上級要求或上級關(guān)心的新情況、新經(jīng)驗、新問題，淡化次要內(nèi)容應(yīng)及時行文，以便于上級能掌握即時信息，及時指示方向，糾正錯誤，解決問題對有關(guān)數(shù)字、數(shù)據(jù)的陳述務(wù)必真實、準確、全面，以免上級以此為依據(jù)制定決策時造成失誤撰寫答復(fù)詢問的報告時，要注意針對性，首先要指明所針對的來文日期及來文詢問的內(nèi)容，然后扣住上級提出的問題明確作答，不要涉及無關(guān)的情況撰寫要求通知的適用范圍：批轉(zhuǎn)性通知、告知性通知、事項性通知（1）批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)及不相隸屬機關(guān)公文（3）印發(fā)（發(fā)布）本機關(guān)的公文（4）布置工作：傳達需要下級機關(guān)辦理的事項（5）任免人員：任免通知（6）傳達需要有關(guān)單位閱知和執(zhí)行事項：知照性（告知性）通知

(3)通知的撰寫通知的寫作要點結(jié)構(gòu)：標題、主送機關(guān)和正文正文：第一部分：發(fā)通知的原因、根據(jù)和目的啟承語：“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”等第二部分：所通知的事項第三部分：對全文加以總結(jié)，提出號召、希望、要求等通常以“特此通知”結(jié)尾會議通知一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱；召開會議的根據(jù)及目的；會議時間；地點（報到的時間、地點）；與會人員；差旅費報銷辦法；與會者準備工作與注意事項；聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話號碼等。會議通知的內(nèi)容，要求準確、具體，無一錯漏，并必須在會前送達，留出充裕的時間，以使與會者做好充分準備。(4)通報的撰寫通報是表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況時使用的公文表彰、批評性通報正文的寫法發(fā)文的原因、根據(jù)介紹事件過程、人物行為，適當?shù)剡M行評論分析，指出重要意義或后果提出其中實質(zhì)性的問題發(fā)文機關(guān)對事件、人物做出的決定，要求和采取的措施、規(guī)定事項性通報正文的寫法就一個事件、一個情況的演變過程進行概括和敘述存在的主要問題解決措施或今后工作的要求(5)函的撰寫函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等問函開頭：交代去函的緣由、根據(jù)、理由。要開門見山，直截了當主體：寫明詢問或商洽的內(nèi)容。要求寫得具體、準確、條理清楚，要一事一文結(jié)尾：常用“即請復(fù)函”、“盼復(fù)”、“以上意見，請予函復(fù)”等；也可以寫一些表示感謝的詞語，如“特表示感謝”、“請函復(fù)為感”等復(fù)函開頭：“X月X日貴單位關(guān)于XXXXX來函已悉，經(jīng)研究函復(fù)如下：”主體：針對問函所商洽和詢問的事項，做明確、具體的答復(fù)結(jié)尾：不用寒喧，也可以沒有結(jié)尾，常用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等(6)會議紀要XXX項目組第X次會議紀要（注意標題不用加“關(guān)于”）

X年X月X日，XX項目組第X次會議在X處召開，會議由XXX主持，XXX、XX、XX單位相關(guān)人員參加了會議。會議對XXXXXXX事項進行了討論，現(xiàn)將會議議定事項紀要如下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。參會人員：XX、XX、XX、XX……會議記錄：XX區(qū)別于：關(guān)于印發(fā)XX會議紀要的通知文種、目的、格式主要內(nèi)容一、公文概念及其作用二、公文寫作基本規(guī)則三、常用文種寫作范式四、企業(yè)公文處理要求1.公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作發(fā)文辦理收文辦理公文歸檔公文管理流程（公司發(fā)文）:撰稿部門審核部門領(lǐng)導(dǎo)審核相關(guān)部門會簽部門領(lǐng)導(dǎo)審核集團辦公室秘書審核、呈送集團辦公室主任審核公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)編號、分發(fā)、印制、用印、歸檔會簽：對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)主動及有關(guān)部門協(xié)商，如不能取得一致，應(yīng)列名各方理據(jù)或提出建設(shè)性意見經(jīng)有關(guān)部門會簽后報請上級協(xié)調(diào)或裁定。審核（核稿）：行文關(guān)、內(nèi)容關(guān)、政策關(guān)、文字關(guān)、程序關(guān)、格式關(guān)發(fā)文辦理流程:收文登記導(dǎo)擬辦意見秘書發(fā)送、分辦（公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門）

（公司領(lǐng)導(dǎo)閱示）主辦、協(xié)辦部門批辦承辦催辦、督辦審核：職責(zé)（是否本機關(guān)辦理）、行文（是否符合行文規(guī)則）、內(nèi)容（是否符合法律法規(guī)及其他規(guī)定）、會簽（涉及其他部門/機關(guān)的事項是否已協(xié)商會簽）、格式（文種、格式是否規(guī)范）承辦：職責(zé)內(nèi)事項及時辦理、有困難及時說明、不屬于職責(zé)范圍或不宜承辦的及時退回文秘部門催辦督辦：文秘部門（/綜合部門）負責(zé)、責(zé)任到人，