項(xiàng)目四 人事檔案管理

項(xiàng)目四

人事檔案管理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)了解我國(guó)人事檔案管理的現(xiàn)狀；熟悉我國(guó)人事檔案管理機(jī)構(gòu)；明確人事檔案管理的要求。1能力目標(biāo)能夠理解人事檔案的定義、作用；能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行科學(xué)鑒定；能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行整理與編目；能夠辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2任務(wù)一認(rèn)識(shí)人事檔案一、人事檔案概述（一）人事檔案的定義人事檔案是專門檔案的一種，是干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案等的總稱。人事檔案來(lái)源于人事管理活動(dòng)，沒(méi)有人事管理就沒(méi)有人事檔案。人事檔案是人事管理活動(dòng)的記錄，也是進(jìn)行人事管理的條件和依據(jù)。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。3（二）人事檔案的特點(diǎn)1.現(xiàn)實(shí)性人事檔案記述和反映的是當(dāng)事人現(xiàn)實(shí)的生活、學(xué)習(xí)及工作活動(dòng)情況；組織、人事、勞動(dòng)部門在現(xiàn)實(shí)生活中，為了考察和正確使用員工，要經(jīng)常查閱人事檔案。反映現(xiàn)實(shí)并為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，是人事檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)。2.真實(shí)性人事檔案材料，其來(lái)源、內(nèi)容和形式必須真實(shí)可靠，即真實(shí)地反映當(dāng)事人各方面的歷史與現(xiàn)實(shí)的面貌。43.動(dòng)態(tài)性歷史在發(fā)展，社會(huì)在前進(jìn)，每個(gè)人的情況也在不斷地發(fā)生變化——年齡的增長(zhǎng)、學(xué)歷與學(xué)識(shí)的提高、職務(wù)與職稱的晉升、工作崗位與單位的變更、獎(jiǎng)勵(lì)與處分的狀況、在崗下崗及離退休等。4.機(jī)密性人事檔案一般都涉及當(dāng)事人家庭及個(gè)人的隱私。5.權(quán)威性因?yàn)槿耸聶n案具有真實(shí)性等屬性，因此人事檔案內(nèi)容具有較大的權(quán)威性，反映一個(gè)人面貌的材料，只有從人事檔案上查閱才是最可靠最權(quán)威的。5（三）人事檔案的作用1.人事檔案是考察、了解員工的重要手段組織、人事工作的根本任務(wù)是知人善任、選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人。了解的方法，除了直接考核該人員的現(xiàn)狀外，還必須通過(guò)人事檔案掌握其全面情況?？梢哉f(shuō)，人事檔案為開(kāi)發(fā)人力資源、量才錄用、選賢任能，提供了信息與數(shù)據(jù)。62.人事檔案是解決當(dāng)事人個(gè)人問(wèn)題的憑證由于種種原因，在現(xiàn)實(shí)生活中有關(guān)部門和人員有時(shí)會(huì)對(duì)員工形成錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和做法，甚至制造冤假錯(cuò)案或歷史遺留問(wèn)題。作為當(dāng)事人歷史與現(xiàn)實(shí)的原始記錄，可以為查考、了解和處理這些問(wèn)題提供可靠的線索或憑證。73.人事檔案是編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴史料人事檔案是在組織、人事部門形成的，其中還有當(dāng)事人自述或填寫的有關(guān)材料，因此內(nèi)容真實(shí)，情節(jié)另體，時(shí)間準(zhǔn)確，在研究黨和國(guó)家人事工作、黨史、軍事史、地方史、思想史、專業(yè)史以及撰寫名人傳記等方面，具有很高的史料價(jià)值。8二、我國(guó)人事檔案工作的管理機(jī)構(gòu)（一）人事檔案工作的管理體制我國(guó)現(xiàn)行人事檔案的管理體制是：工人檔案由所在單位的勞動(dòng)（勞資）部門管理；學(xué)生檔案由所在學(xué)校的教務(wù)或?qū)W生工作部門管理；軍人檔案由各級(jí)軍事政治部門管理；干部檔案則按干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理。各級(jí)組織、人事部門，都有明確的管理權(quán)限，分管哪一級(jí)干部，就管哪一級(jí)干部的人事檔案。9（二）人事檔案工作機(jī)構(gòu)和人員按照規(guī)定，我國(guó)中央各部委、?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地（自治州、盟、市）、縣（自治縣、旗）均應(yīng)建立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，按照管理1000人檔案配備一名專職干部的要求，配備人事檔案管理人員。不需要建立專門的人事檔案工作機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員。10（三）人事檔案工作的基本任務(wù)和人事檔案管理部門的職責(zé)人事檔案工作是用科學(xué)的原則和方法管理人事檔案，提供檔案信息為組織、人事工作服務(wù)。其基本任務(wù)是：在我國(guó)改革開(kāi)放的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新時(shí)期，根據(jù)組織、人事工作的需要，加強(qiáng)人事檔案材料的收集歸檔工作，完善管理體制，搞好隊(duì)伍建設(shè)，做好基礎(chǔ)工作，不斷改善保管條件，努力提高科學(xué)管理水平，保障提供利用，有效地為組織和人事工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。11（1）保管人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；（2）收集、鑒定和整理人事檔案材料；（3）辦理人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)送；（4）登記員工的職務(wù)、工資和工作變動(dòng)情況；（5）為組織、人事工作提供人才信息，為有關(guān)部門提供員工情況；12（6）做好人事檔案的安全、保密及保護(hù)工作；（7）調(diào)查人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；（8）推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；（9）定期向檔案館（室）移交死亡人員的檔案；（10）辦理其他有關(guān)手續(xù)。13任務(wù)二人事檔案歸檔與鑒定為使人事檔案能夠適應(yīng)人事工作需要，人事檔案管理人員要經(jīng)常通過(guò)組織、人事及其他有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時(shí)機(jī)地向形成材料的職工收集應(yīng)歸檔的材料。14一、人事檔案的歸檔1.人事檔案的歸檔包括歸檔范圍和歸檔要求兩個(gè)方面。關(guān)于歸檔范圍，詳見(jiàn)人事檔案的整理，凡人事檔案正本的10類材料均屬歸檔范圍。2.人事檔案材料的歸檔渠道3.建立和健全人事檔案歸檔制度15二、人事檔案的鑒定（一）人事檔案鑒定的內(nèi)容、1.判別材料是否屬于所屬員工的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容2.審查材料是否齊全、完整3.審查材料是否手續(xù)完備4.不能有該清而未清的材料5.材料不全應(yīng)補(bǔ)充16（二）人事檔案鑒定中的原則與內(nèi)容1.鑒定工作的原則人事檔案的鑒定工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。2.鑒定的內(nèi)容和方法3.剔除材料的處理17任務(wù)三人事檔案整理與編目一、人事檔案的整理根據(jù)我國(guó)《干部檔案工作條例》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，人事檔案有正本和副本兩種稿本。歸檔的正本分為10類內(nèi)容，副本分為7類內(nèi)容。18二、檔案材料的排列1.按檔案材料形成時(shí)間順序排列2.按材料內(nèi)容（問(wèn)題）的主次關(guān)系（重要程度）進(jìn)行排列3.按內(nèi)容結(jié)合時(shí)間順序排列19三、人事檔案的編目（1）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。（2）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。（3）材料形成時(shí)間。材料形成時(shí)間要填清年、月、日，沒(méi)有時(shí)間的要盡量查明。（4）填寫材料的份數(shù)。（5）填寫材料的頁(yè)數(shù)。（6）書寫工整、規(guī)范。20任務(wù)四人事檔案保管、利用及轉(zhuǎn)遞一、人事檔案的保管1.在職人員人事檔案2.離休、退休人員人事檔案3.死亡人員人事檔案4.辭職、退職、開(kāi)除公職及受刑事處分人員人事檔案21二、人事檔案的利用工作1.人事檔案的利用有多種方式（1）設(shè)立閱覽室以供查閱。（2）借出使用。（3）出具證明材料。2.人事檔案利用的手續(xù)（1）查閱手續(xù)。（2）外借手續(xù)223.人事檔案查閱的原則和范圍查閱人事檔案總的原則是：寬嚴(yán)適度，內(nèi)外有別，靈活掌握，便于利用。4.人事檔案查閱要求（1）查閱黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。（2）組織、人事、勞動(dòng)部門查閱人事檔案須有手續(xù)完備的信件；其他部門應(yīng)持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批表》。23（3）查檔人員不得查閱本人及其親屬的檔案。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱同級(jí)人員檔案，下級(jí)不得查閱上級(jí)人員檔案。（5）本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案。（6）不準(zhǔn)查閱介紹信或?qū)徟碇形刺岬降挠嘘P(guān)內(nèi)容。24三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作1.轉(zhuǎn)遞工作的要求（1）及時(shí)。（2）準(zhǔn)確。（3）安全。2.轉(zhuǎn)遞人事檔案的方式3.轉(zhuǎn)遞人事檔案的程序和手續(xù)（1）轉(zhuǎn)出的工作程序和手續(xù)。（2）接收單位的工作程序。25訓(xùn)練一案例分析一、訓(xùn)練內(nèi)容根據(jù)案例討論人事檔案管理的意義。二、訓(xùn)練目標(biāo)主要通過(guò)討論，幫助學(xué)生進(jìn)一步了解和掌握人事檔案的作用和管理制度，提高學(xué)生對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。三、訓(xùn)練要求閱讀下列案例：26訓(xùn)練二實(shí)踐認(rèn)識(shí)參觀檔案館，了解人事檔案與文書檔案立卷工作的區(qū)別。二、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)實(shí)地參觀檔案館，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)人事檔案的直觀感性的認(rèn)識(shí)。三、實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備教師提前聯(lián)系參觀事宜，說(shuō)明參觀的內(nèi)容，請(qǐng)檔案館人員做關(guān)于人事檔案立卷