整理的藝術(shù)(正式版)

舒適高效整理的藝術(shù)讀書分享整理是一件苦差事！如果可能的話真希望某個(gè)道德高尚的人代替自己下這個(gè)地獄！此系列書籍希望能夠傳遞一種愉快的信息。讓大家享受整理的過程！一學(xué)就會(huì)的90種整理術(shù)，至少有10種適合你至少能幫你改掉3個(gè)導(dǎo)致混亂的壞習(xí)慣至少能確保你將重要的事情弄利索這也是我的切身感受，有時(shí)候面對(duì)擠得滿滿的書架，想要整理但是無從下手，再加上手上工作，于是心想，啊~算了吧，再等等有空再整理?；蛘呤枪の簧希烂娓鞣N東西，計(jì)算器，紙、筆、鑰匙、各種臨時(shí)看的資料、加上鍵盤、鼠標(biāo)一大堆的東西。突然5S突擊檢查，怎么辦??！怎么辦??！好焦急啊，打開抽屜一股腦的全都塞進(jìn)去，桌面豁然開朗了，但是抽屜慘不忍睹。本書……＠平凡不美老板這些悲催的情況有木有？電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？應(yīng)聘人來了，收到的面試簡歷在茫茫的文件中分不清！站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了！沒在辦公室/出差/休息，突然老板要某個(gè)資料馬上要看如果有那么你可能真的需要這本書“愉快而迅速的做好工作，不但讓他人開心，自己也感到快樂?！币磺袕恼黹_始打印的紙質(zhì)資料要毫不留情地廢棄改變已有習(xí)慣已有電子版的，再保存紙質(zhì)的是一種浪費(fèi)斷絕不需要的東西！舍棄多余的廢物！脫離對(duì)物品的執(zhí)著！整理術(shù)一：紙質(zhì)資料既然是打印的紙質(zhì)資料,電腦中就必然保留著原始的電子文件。同時(shí)保留電子版和紙質(zhì)版,毫無疑問是莫大的浪費(fèi),所以開會(huì)打印的資料在會(huì)議結(jié)束后就應(yīng)該迅速處理掉。書中的案例，提到某公司會(huì)議上分發(fā)的資料會(huì)后統(tǒng)統(tǒng)廢棄。理由是打印的資料是幫助做決策的，決策完畢，會(huì)議結(jié)束，資料就沒有存在的意義，過期的資料沒必要保存。但是習(xí)慣是一種可怕的東西，人總是將分發(fā)的東西保存下來，可能單純的基于一個(gè)習(xí)慣“我以前也是這么做的”要改變這種習(xí)慣,就要改變自己的思維方式,將“既然電腦中已保存有電子文件,再保存紙質(zhì)資料就是-種浪費(fèi)”這種認(rèn)識(shí)實(shí)實(shí)在在地刻進(jìn)自己的腦子。因此,在資料架汗牛充棟之前,大家要毫不猶豫地將打印的紙質(zhì)資料扔掉。但是不完全絕對(duì)，一些需要手到擒來的東西，例如近期的計(jì)劃表之類的。

不過這個(gè)只是例外，還是應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“及時(shí)廢氣打印的紙質(zhì)資料。整理術(shù)二：掃描紙質(zhì)文件變?yōu)?/p>

電子版存儲(chǔ)紙質(zhì)資料和手寫記錄可以堅(jiān)決的扔掉毫不手軟！例如一些檢查記錄，簽批記錄，外來的技術(shù)文件等所有資料都用掃描儀掃描成電子版存進(jìn)電腦前面介紹過一種整理術(shù),即“扔掉”打印的紙質(zhì)資料。其實(shí)除了打印資料,非電子文件的紙質(zhì)資料和手寫記錄,我也堅(jiān)決地扔掉,毫不手軟。正因如此,我的辦公桌抽屜幾乎全部清空了。之所以能這么灑脫,原因其實(shí)很簡單。因?yàn)槲野阉匈Y料都用掃描儀掃描成電子版,存進(jìn)了電腦。以后只要有需要,就能隨時(shí)從電腦的文件夾中找到它們。順便說一下掃描儀，現(xiàn)在有能夠自動(dòng)識(shí)別文字內(nèi)容的掃描儀，掃描完后識(shí)別內(nèi)容，然后變成PDF存在電腦里。最近我還研究了一下掃描筆，錄入文字極其方便，必要的情況下可以考慮入手一個(gè)。整理術(shù)三：電子文件整理例如：應(yīng)急疏散圖江蘇加工廠應(yīng)急疏散圖20160504文件歸檔建立文件夾按照時(shí)間

按照項(xiàng)目文件按“項(xiàng)目名+文件名+制作日期"的格式命名我們將所有的文件變成電子版的就要給他們分類存到不同文件夾里為了以后快速的提取使用，我相信每個(gè)人都會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行命名、歸檔這里面就會(huì)體現(xiàn)出很大的差異，我就遇到過這種問題，我習(xí)慣將文件以全標(biāo)題的形式命名（顯得比較正式、發(fā)郵件之類的可以直接添加），有的可能以簡標(biāo)題，有的要加上日期，有的還要有其他的關(guān)鍵詞，這種情況在我收集法律法規(guī)的時(shí)候特別明顯例如同樣的內(nèi)容法規(guī)不同的人存的文件名不一樣，我在收集的時(shí)候要花很大的精力改名字，識(shí)別內(nèi)容是不是一樣的。這里提出了一個(gè)文件命名方式（見大屏幕）另外跟大家分享我的一個(gè)方式，我在歸檔文件的時(shí)候會(huì)按照兩種方式，一種是按照時(shí)間，每個(gè)月一個(gè)文件夾，每天需要存檔的所有文件都存到里面，另一種是按照項(xiàng)目分類的方式進(jìn)行，比如內(nèi)審、應(yīng)急、法規(guī)等等第一種相當(dāng)于一個(gè)資料庫，保證所有文件不丟失，還可以按照日期進(jìn)行查詢第二種按照項(xiàng)目的比較普遍，有點(diǎn)就是容易找到。＠平凡不美整理術(shù)四:云備份、無障礙辦公所有文件云端同步/備份無論走到哪都有強(qiáng)大的辦公支持辦公的節(jié)奏越來越快，電腦、筆記本電腦、智能手機(jī)，無線網(wǎng)絡(luò)等等將我們的拉得極盡，夸張點(diǎn)說有時(shí)候是72h待命，不間斷辦公。那怎么辦？總不能抱著自己的臺(tái)式機(jī)到處跑。之前講了通過將資料電子化,我們可以輕松管理資料,不用再為選擇資料的保管場所而苦惱。其實(shí)我們還可以將這些電子文件存放到網(wǎng)絡(luò)的“另一端”——就是云端！向大家他推薦360云盤，百度云盤1擁有強(qiáng)大的云端備份/同步功能，本地資料上傳云端不丟失。例如手機(jī)丟失……2超大的儲(chǔ)存空間，2T+的空間，任性存！電腦的空間500GB多平臺(tái)，多終端隨時(shí)隨地查看，無論是電腦、手機(jī)、各種系統(tǒng)等等全部兼容一鍵分享文件速達(dá)所有文件具備分享功能，即使再大瞬間分享5自動(dòng)上傳備份，手機(jī)照片也能自動(dòng)備份。信息術(shù)1：扔掉書本BeforeAfter毫不猶豫的扔掉舊信息不斷吸收新信息讀罷即扔讓書架也開始新陳代謝人體有新陳代謝的功能,舊的細(xì)胞自行毀滅后會(huì)排出體外,同時(shí)新的細(xì)胞生成,使人體保持鮮活的狀態(tài)。這種功能一旦出現(xiàn)故障就會(huì)產(chǎn)生癌細(xì)胞。信息也一樣,假如你不果斷地及時(shí)扔掉舊信息,反而加以保管,那就等于擁有了大量的“癌細(xì)胞“信息。毫不猶豫地扔掉舊信息,不斷吸收新信息非常重要正如資料整理術(shù)中我們非常重視“扔掉資料”一樣,這里我們將著重介紹如何扔掉不用的信息。在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代,整理信息就意味著果斷地扔掉垃圾信息。其一就是扔掉書本。一般人按照普通速度閱讀書籍,書架上的書肯定會(huì)越堆越多。而書架的大小是有限的,因此放書的地方就會(huì)越來越少。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)書架已被塞得滿滿的,自然會(huì)萌生一種想法:“看來不能再這么沒有節(jié)制地買書啦”,然后對(duì)書籍就越來越無欲無求。本來大家這般年紀(jì),應(yīng)該像饑餓的人撲向面包似地啃讀書本,吸收知識(shí)。現(xiàn)在卻受書架大小的限制,不得不收起對(duì)知識(shí)的渴求心。這實(shí)在非?？上?就如同正值生長發(fā)育期的八卻沒能攝人足夠的營養(yǎng)∵樣。這種情況下我們就需要用信息整理術(shù),果斷扔掉書本,原則與信息整理術(shù)一樣——“讀罷即扔”。遵守這一原則對(duì)那些酷愛書籍的書蟲們而言恐怕是種折磨,但大家務(wù)必要堅(jiān)持貫徹到底。舊書一扔,書架自然也空了出來。屈指可數(shù)的幾本書,空空如也的書架,看著看著你就會(huì)萌發(fā)買書的念頭了。如此一來書架便也開始了新陳代謝,舊書被淘汰,伸手觸及的必然是新書了1?？赡苡行銦o論如何都想保留下來，那就上面介紹掃描成PDF文件保存下來，目前很多圖書出售電子版的，也很不錯(cuò)，價(jià)格相對(duì)紙板要低。還有的專門做電子書閱讀的例如掌閱iReader平常不愛讀書的人可以買個(gè)大點(diǎn)的書架,看到空蕩蕩的書架,就必然會(huì)有種想要填滿它的沖動(dòng),這樣自然而然就會(huì)養(yǎng)成買書閱讀的習(xí)慣了。這其實(shí)是對(duì)自己耍的小伎倆有時(shí)候?qū)ψ约河糜眠@些小伎倆很有意思。信息整理二：制作數(shù)據(jù)庫將工作模塊制作成數(shù)據(jù)庫將隨時(shí)迸發(fā)的靈感制作成數(shù)據(jù)庫例如：法規(guī)庫、專項(xiàng)技術(shù)庫（電、氨氣、?；罚?、培訓(xùn)的數(shù)據(jù)庫等等例如對(duì)突然想到的某個(gè)問題、對(duì)某個(gè)詞語的突然理解、其他領(lǐng)域的知識(shí)記錄下來怎么辦？云端看書過程中或者自己頭腦風(fēng)暴的時(shí)候突然想到的一些東西某個(gè)問題解決的或者困然你好久了，某瞬間突然靈光一現(xiàn)，想到一個(gè)方法，然后就可以記錄下來，下次時(shí)候可以參考做。某個(gè)詞語以前怎么也不懂的，但是突然一天略有感悟，趕緊記下來，可能還不深刻，但是一點(diǎn)點(diǎn)積累

，不斷完善，比如降本增效，字面好理解，但是具體怎么做不知道一點(diǎn)方向都沒有，后來隨著見識(shí)增長，慢慢有思路了。還有管理上的知識(shí)：例如精益生產(chǎn)，管理的系統(tǒng)知識(shí)，等等都可以記錄下來記錄方法：有很多時(shí)候想想就過去了，因?yàn)槊抗P沒紙。但是現(xiàn)在現(xiàn)在方便多了，人手一個(gè)智能手機(jī)，都有筆記功能，簡單記錄幾個(gè)詞，幾句話，回頭形成比較完整的想法，然后云端備份，不斷完善。為什么不用筆記本？容易丟啊，誰還知道去年這個(gè)時(shí)候的筆記本在