秘書處工作職責(zé)與要求

加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范樞紐運作

促進(jìn)集團(tuán)公司高效協(xié)調(diào)發(fā)展秘書處2005年9月6日1一、秘書處主要職能和職責(zé)二、秘書處主要工作情況三、有關(guān)工作及要求2一、秘書處主要職能和職責(zé)3集團(tuán)公司成立兩年多來，秘書處在總經(jīng)部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在部內(nèi)各處室和系統(tǒng)各單位的大力支持下，緊緊圍繞總經(jīng)部“五個中心”的職能要求，完善基礎(chǔ)體系，規(guī)范運作流程，暢通聯(lián)系渠道，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，督辦決策落實，服務(wù)公司全局，充分發(fā)揮樞紐和橋梁作用，積極做好公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作和辦公室文秘工作，保障了公司各項工作的開展。4公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作職責(zé)公文處理及要情摘登文稿撰寫及審核把關(guān)信息收集、反饋輔助調(diào)研、決策及督促落實公司領(lǐng)導(dǎo)、部門之間工作協(xié)調(diào)對外公務(wù)聯(lián)絡(luò)及公共關(guān)系處理會務(wù)工作及政務(wù)信息傳遞工作計劃預(yù)安排及外出日程安排5辦公室文秘工作職責(zé)文件及簽報的收發(fā)、流轉(zhuǎn)公司本部及系統(tǒng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)講話及各類公司文件的起草本部會議的統(tǒng)籌安排及重大會議的會務(wù)組織協(xié)調(diào)工作關(guān)系及督促檢查保密工作及機(jī)要文件交換總值班室及重要情況報告文件及材料的錄入、排版、印發(fā)公司印信管理總經(jīng)部秘書工作6二、秘書處主要工作情況7主要工作情況領(lǐng)導(dǎo)秘書工作忠于職守，甘于奉獻(xiàn)，嚴(yán)守機(jī)密圍繞領(lǐng)導(dǎo)中心工作，增強(qiáng)工作實效為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、決策當(dāng)好參謀和助手文件處理及時規(guī)范，審核把關(guān)準(zhǔn)確到位對內(nèi)協(xié)調(diào)高效有序、對外接待熱情周到8主要工作情況文件流轉(zhuǎn)制定公文處理辦法、公文審批管理制度建立和完善公司系統(tǒng)文件運作體系，制訂和優(yōu)化文件運轉(zhuǎn)流程，充分發(fā)揮樞紐作用會同信息中心共同實施無紙化辦公項目兩年多來，處理各類收發(fā)文14000余件、簽報1900余件，做到無差錯、無延誤9文件運轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司收文秘書處文書收文登記總經(jīng)部主任擬辦公司領(lǐng)導(dǎo)閱批主辦部門秘書主辦部門主任閱批主辦處處長批辦主辦人員閱辦系統(tǒng)各單位通過OA系統(tǒng)上報文件秘書處文書部門文件10文件運轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司發(fā)文擬稿人起草文件本處處長審核部門主任審核或簽發(fā)部門秘書秘書處文書秘書處處長核稿公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)秘書處文印室排版擬稿人校對系統(tǒng)各單位文書收文秘書處文書編號文印室通過OA系統(tǒng)發(fā)送部門發(fā)文11主要工作情況檔案管理工作制度化：制定檔案管理辦法、文件材料歸檔辦法、電子文件及歸檔管理辦法規(guī)范化：對文件進(jìn)行收集、整理、提供利用，兩年來共歸檔文件7600余件，全部符合國家標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)代化：公司本部建立了電子檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)化：舉辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、召開建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)場經(jīng)驗交流會，對工程竣工檔案進(jìn)行專項驗收，對機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)項目的檔案進(jìn)行檢查，全面指導(dǎo)公司系統(tǒng)檔案工作12主要工作情況文件及材料的起草起草重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話起草向上級部門的匯報材料起草公司信函、回復(fù)意見起草公司有關(guān)規(guī)章制度整理重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話錄音轉(zhuǎn)發(fā)上級部門重要文件13主要工作情況會議管理工作制定并修訂本部會議管理辦法統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部各部門會議安排，對本部會議實行計劃管理：年初制訂會議年度計劃，每月制訂會議月度計劃，嚴(yán)格計劃外會議審批制度，采取切實措施努力減輕基層負(fù)擔(dān)組織落實53次黨組會、80次總經(jīng)理辦公會的會務(wù)工作和會議紀(jì)要的起草工作做好重要會議、重要活動的服務(wù)工作14主要工作情況協(xié)調(diào)工作關(guān)系及督辦落實協(xié)調(diào)部門之間、部門與基層單位之間的工作關(guān)系，推動各種問題的解決盡快傳達(dá)公司重大會議精神，檢查各單位貫徹執(zhí)行情況，督辦會議決策的落實積極收集、整理基層單位反映意見，落實部門責(zé)任，督促盡快辦理15主要工作情況保密工作成立集團(tuán)公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對系統(tǒng)保密工作的指導(dǎo)制定了保密工作規(guī)定，明確了國家秘密及其密級具體范圍規(guī)范本部中央文件、涉密文件的閱讀和管理工作加強(qiáng)電子文件涉密管理，在文件流轉(zhuǎn)、印制、發(fā)送過程中，強(qiáng)化保密意識16主要工作情況機(jī)要文件交換機(jī)要文件交換及時迅速，傳遞暢通累計收發(fā)四萬余件，杜絕了失密和泄密事件的發(fā)生主動為在京直屬單位做好文件交換服務(wù)工作，以減少交換環(huán)節(jié)，提高傳遞效率集團(tuán)公司連續(xù)兩年被中央國家機(jī)關(guān)機(jī)要文件交換站評為“優(yōu)秀交換集體”，處里兩位同志榮獲“優(yōu)秀交換員”稱號17主要工作情況總值班室及重要情況報告設(shè)立集團(tuán)公司總值班室，實行24小時值班，確保了政務(wù)信息暢通制訂值班制度，實現(xiàn)了值班工作的制度化、規(guī)范化建立重要情況報告制度，確保了重要情況的及時上報18主要工作情況文印室工作加強(qiáng)過程管理，制定了文印室工作流程，明確人員、責(zé)任到位文件錄入、排版規(guī)范準(zhǔn)確文件印制、印發(fā)快速及時，保質(zhì)保量自集團(tuán)公司成立以來，累計文件、材料印制量達(dá)到588萬張，滿足公司運轉(zhuǎn)需求貫徹?zé)o紙化辦公要求，大力節(jié)約用紙19三、有關(guān)工作及要求20總體要求辦公室文秘工作承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外，不僅工作量大、頭緒繁多，而且默默無聞，但各項工作都關(guān)系到企業(yè)、甚至是公司系統(tǒng)的大局。因此廣大文秘工作人員一方面要勤于學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，在實際工作中培養(yǎng)提高自身的各種能力，發(fā)揚無私奉獻(xiàn)的精神，甘做無名英雄，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為基層做好服務(wù)；另一方面要立足本職，放眼全局，把自己的工作與企業(yè)的工作、與公司系統(tǒng)的工作結(jié)合起來，推動企業(yè)和公司系統(tǒng)的整體運轉(zhuǎn)，促進(jìn)集團(tuán)公司高效協(xié)調(diào)發(fā)展。

21幾項具體工作及要求1、無紙化辦公項目2、檔案管理工作3、發(fā)文范圍及系統(tǒng)電話簿4、重大事項報告制度221、無紙化辦公項目23項目的決策及目的2003年8月，集團(tuán)公司信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組第一次會議確定積極穩(wěn)步推進(jìn)公司系統(tǒng)信息化建設(shè)，要求2005年8月達(dá)到無紙化辦公2005年7月18日，集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會明確8月8日無紙化辦公正式運行，按照“高效、共享、安全、保密”的原則指導(dǎo)各項工作貫徹黨中央、國務(wù)院關(guān)于建設(shè)節(jié)約型社會和發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)的精神，推進(jìn)節(jié)約型企業(yè)的建設(shè)加快信息傳遞速度，提高文件運轉(zhuǎn)效率，降低運行成本無紙化辦公項目24無紙化辦公項目無紙化辦公與傳統(tǒng)辦公的對比文件傳輸、歸檔、檢索：紙質(zhì)文件郵遞傳輸變?yōu)殡娮游募鬏敚俣却鬄樘岣?；手工歸檔變?yōu)殡娮游募w檔，便于檢索和查詢辦公成本：節(jié)約用紙，降低文件印刷、郵遞費用管理流程：文件流轉(zhuǎn)程序更加清晰、規(guī)范，便于管理辦公效率：增強(qiáng)整體協(xié)作意識，提升整體管理體系效率25總體實施進(jìn)度2004年8月～9月進(jìn)行調(diào)研2004年10月設(shè)計建設(shè)方案2004年11月招標(biāo)選定廠家2005年1月～3月完成程序的開發(fā)2005年4月進(jìn)行試點2005年5月～6月完成培訓(xùn)2005年6月啟動雙軌試運行2005年7月啟動單軌試運行2005年8月8日正式運行無紙化辦公項目26文件類型文件性質(zhì)項目實施前項目實施后系統(tǒng)內(nèi)文件電子文件、紙質(zhì)文件同時流轉(zhuǎn)電子文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)外文件非涉密電子文件、紙質(zhì)文件同時流轉(zhuǎn)電子文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)外文件國家秘密紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)無紙化辦公項目無紙化辦公的具體要求（公司本部）－－收文27文件類型文件性質(zhì)項目實施前項目實施后起草文件電子文件、紙質(zhì)文件同時流轉(zhuǎn)電子文件流轉(zhuǎn)印發(fā)文件系統(tǒng)外單位紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件系統(tǒng)內(nèi)紙質(zhì)文件電子文件無紙化辦公項目無紙化辦公的具體要求（公司本部）－－發(fā)文28文件類型文件性質(zhì)項目實施前項目實施后普通簽報電子文件、紙質(zhì)文件同時流轉(zhuǎn)電子文件流轉(zhuǎn)特殊簽報（人事、監(jiān)察等部門）紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)無紙化辦公項目無紙化辦公的具體要求（公司本部）－－簽報29文件類型舉例項目實施前項目實施后大型會議公司系統(tǒng)工作會議及專題會議、上級單位匯報會等紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件辦公會議總經(jīng)理辦公會、黨組會、本部專題會議等紙質(zhì)文件電子文件（用PowerPoint進(jìn)行演示）定期出版內(nèi)部資料每日快遞、統(tǒng)計日報、安全運行月報、安全生產(chǎn)快報、生產(chǎn)日報、科技項目研究進(jìn)展月報等紙質(zhì)文件電子文件其它內(nèi)部文件各部門征求意見函等紙質(zhì)文件電子文件無紙化辦公項目無紙化辦公的具體要求（辦公本部）－－其它材料30無紙化辦公項目對系統(tǒng)各單位的具體要求收文：集團(tuán)公司下發(fā)系統(tǒng)各單位的文件除涉及國家秘密的文件外，均通過OA系統(tǒng)發(fā)送，不再寄送紙質(zhì)文件發(fā)文：系統(tǒng)各單位向集團(tuán)公司及集團(tuán)公司本部各部門報送的文件除涉及國家秘密的文件外，均應(yīng)為電子文件且通過OA系統(tǒng)發(fā)送，集團(tuán)公司不再受理各單位上報的紙質(zhì)文件31無紙化辦公項目對系統(tǒng)各單位的具體要求技術(shù)保障措施：系統(tǒng)各單位技術(shù)人員要隨時查看更新信息，對OA系統(tǒng)版本進(jìn)行刷新；各單位OA服務(wù)器無特殊情況必須保持24小時運行其它方面：系統(tǒng)各單位要參照集團(tuán)公司本部無紙化辦公項目實施的范圍和要求制訂本單位的無紙化辦公實施方案，以最大限度地節(jié)約紙張，降低運營成本32無紙化辦公項目無紙化辦公項目自8月8日正式運行以來，總體情況是好的，達(dá)到了預(yù)期的目的。下一步有關(guān)工作要求：人員：加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實現(xiàn)文件格式的規(guī)范，保證文件的正常發(fā)送和接收技術(shù)：加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，確保機(jī)器的正常運行332、檔案管理工作34檔案管理工作企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的一項重要內(nèi)容。近期，國家就企業(yè)檔案管理工作出臺了一系列管理辦法：《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作意見》《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》35檔案管理工作通過書面調(diào)研，反映出公司系統(tǒng)檔案管理工作總體狀況是好的：領(lǐng)導(dǎo)重視，發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的作用，加強(qiáng)制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)政策法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

依法管理檔案的意識進(jìn)一步提升加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案隊伍的年齡和知識結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，綜合素質(zhì)明顯提高

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備條件得到改善

36檔案管理工作公司系統(tǒng)檔案工作中存在的問題同樣不容忽視：檔案管理還不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求，管理意識落后；人員力量薄弱、素質(zhì)亟待提高；信息化程度較低，設(shè)施設(shè)備需要完善加強(qiáng)；建設(shè)項目中，一些項目單位與施工單位銜接不到位，責(zé)任不清晰，在檔案的收集和整理上需進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)。

37檔案管理工作對各單位檔案管理工作的幾項要求：(一)進(jìn)一步提高認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感和自覺性。將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，促進(jìn)依法治檔。38檔案管理工作（三）設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員。加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。檔案人員要與專業(yè)技術(shù)人員、管理人員享受同等待遇。

（四）強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，加快技術(shù)更新，配備適應(yīng)工作需要的設(shè)備設(shè)施。（五）明確各單位辦公室或總經(jīng)部為檔案工作歸口管理部門。39檔案管理工作需要強(qiáng)調(diào)的幾項工作：（1）建設(shè)項目檔案管理（2）電子文件歸檔管理（3）建立電子檔案管理系統(tǒng)40檔案管理工作（1）建設(shè)項目檔案管理建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程活動的真實記錄和縮影，是建設(shè)項目的重要組成部分，是機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的考核指標(biāo)之一，也是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的必要條件。近期公司轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局《關(guān)于做好2005年國家重點建設(shè)項目檔案工作的通知》41檔案管理工作（1）建設(shè)項目檔案管理工程建設(shè)項目檔案管理工作要和工程建設(shè)同步推進(jìn)建設(shè)項目檔案管理不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成確保從項目前期、開工、施工到竣工驗收的各階段檔案資料的完整歸檔42檔案管理工作（2）電子文件歸檔管理使用電子文件范圍擴(kuò)大、數(shù)量增多配合無紙化辦公項目的實施需求實現(xiàn)電子檔案管理的制度化、規(guī)范化43檔案管理工作（2）電子文件歸檔管理制訂和下發(fā)《中國華電集團(tuán)公司電子文件歸檔管理辦法〔暫行）》轉(zhuǎn)發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》44檔案管理工作（3）建立電子檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》和下發(fā)《中國華電集團(tuán)公司電子文件歸檔管理辦法》中均明確提出系統(tǒng)各單位必須建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的電子檔案管理系統(tǒng)，為下一步公司系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立奠定基礎(chǔ)。45檔案管理工作（3）建立電子檔案管理系統(tǒng)近期又下發(fā)了《關(guān)于重申建立電子檔案管理系統(tǒng)和推薦電子檔案管理軟件的通知》（中國華電總函[2005]41號），再次進(jìn)行了重申。請各單位高度重視此項工作，按照要求配備電子檔案管理軟件和相應(yīng)的硬件設(shè)備，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。集團(tuán)公司將適時進(jìn)行檢查。46檔案管理工作（3）建立電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)系統(tǒng)有關(guān)單位的要求，結(jié)合本部實施情況，根據(jù)集團(tuán)公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃，電子檔案系統(tǒng)的技術(shù)框架應(yīng)滿足數(shù)據(jù)集中要求，將在公司本部實施的東方飛揚檔案管理系統(tǒng)軟件向全系統(tǒng)進(jìn)行推薦。建議尚未建設(shè)或需要更新檔案管理系統(tǒng)的單位于9月底以前與東方飛揚軟件公司聯(lián)系，集團(tuán)公司將于十月舉辦軟件安裝、使用培訓(xùn)班，對購買軟件單位的有關(guān)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。473、發(fā)文范圍及系統(tǒng)電話簿48發(fā)文范圍為規(guī)范管理層面，明確發(fā)文范圍，公司下發(fā)了《關(guān)于明確集團(tuán)公司普發(fā)性文件發(fā)送范圍的通知》（中國華電總[2005]506號）普發(fā)性文件直接發(fā)送單位共84家：分公司、代表處、辦事處（共11家）內(nèi)部核算單位（共3家）全資企業(yè)（共22家）控股企業(yè)（共45家）項目籌建處（共3家）49發(fā)文范圍一些單位的下屬企業(yè)不再由公司直接發(fā)文，而由這些單位進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)：華電國際、華電能源股份公司貴州烏江水電開發(fā)公司華電福建、四川、云南發(fā)電公司上海華電電力公司參股企業(yè)不作為普發(fā)性文件直接發(fā)送單位50系統(tǒng)電話簿為方便系統(tǒng)各單位的聯(lián)系，及時更新信息，在系統(tǒng)網(wǎng)站、公司本部辦公網(wǎng)站上公布了系統(tǒng)電話簿公司系統(tǒng)新單位的設(shè)立、舊單位名稱的變更，單位主要負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人的變更都需更新電話簿內(nèi)容由各單位負(fù)責(zé)本單位電話簿信息的準(zhǔn)確性。如需更新，請盡快與我們聯(lián)系：聯(lián)系人：關(guān)翔聯(lián)系電話：010－51966000514、重要情況報告制度52重要情況報告制度為及時掌握和妥善處理集團(tuán)公司系統(tǒng)發(fā)生的重大事件，保證公司改革、發(fā)展和穩(wěn)定等各項工作的順利推進(jìn)，集團(tuán)公司于成立之初就建立了重要情況報告制度，并下發(fā)了《關(guān)于建立公司系統(tǒng)重要情況報告制度的通知》（中國華電總[200