物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)效勞相關(guān)檔案的建立與治理、預(yù)防和提高供給牢靠的依據(jù)。第一節(jié)建立物業(yè)治理檔案資料的重要性、物業(yè)治理檔案是所做工作的見證。推行整合型治理體系，對所開放的每一項工作進(jìn)展記錄，作為分析前期工作成效、改進(jìn)后期工作的依據(jù)。2、有利于標(biāo)準(zhǔn)治理，理順治理關(guān)系。物業(yè)治理的對象是物業(yè)，包括房屋主體建筑、配套公共設(shè)施、機(jī)電設(shè)備、安全、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)效勞等，效勞對象是物業(yè)使用人，效勞范圍廣泛，治理對象多而簡單，監(jiān)視困難。建立一套完善標(biāo)準(zhǔn)使我們的效勞始終能滿足客戶的要求。這樣不僅僅要求我們開展實實在在的工已做好，真正做到“超前”效勞。在實際工作開展過程中或之后必需做好記錄，標(biāo)準(zhǔn)化，決策科學(xué)化，工作程序化，最終到達(dá)客戶滿足。3、有利于收集有關(guān)法律、法規(guī)，準(zhǔn)時引進(jìn)治理的方法、理念，作好來法必依，并不斷改進(jìn)和提高，始終保持治理的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性和高效率。重要，缺一不行，兩方面的工作必需齊頭并進(jìn)才能到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化治理的要求。其次節(jié)物業(yè)治理檔案資料的建立1、我公司在建立完善檔案資料過程中，為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，已ISO9000ISO14000、OHSAS18001外〔如財務(wù)治理等。另外，須承受行學(xué)校師生主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)視，并執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合這一特點，治理處檔案治理的三個層次如下：案資料架構(gòu)都承受統(tǒng)一格式，此為檔案治理的第一層次：ISO14000、OHSAS180001對公司ISA9000質(zhì)量治理體系文件及公司行政、公共事務(wù)、公眾治理制度進(jìn)展適應(yīng)性修改，并融入到架構(gòu)中形成工程檔案資料的其次層次；在物業(yè)治理實際運作中，以執(zhí)行整合型治理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度的第三層次；〔包括名目和具體內(nèi)容樣本，然后由各部門依此范本完善本部門整個治理檔案體系。3、按資料載體的類型承受恰當(dāng)且安全的保存方式。由于工程的特別性，其理相關(guān)制度進(jìn)展。4〔電腦檔案、文本檔案〕治理。第三節(jié)檔案資料的建立流程一、檔案建立1、建立健全物業(yè)治理各類檔案，目的主要在于為物業(yè)治理公司各級領(lǐng)導(dǎo)，集、分析、整理、立卷、歸檔等建檔工作。〔或兼職〕人員具體治理。3、全面系統(tǒng)地建立健全物業(yè)治理竣工檔案、竣工圖、物業(yè)使用人檔案、裝立。二、檔案立卷1、檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍準(zhǔn)時收集各種檔案資料，并將篩選后的門的統(tǒng)一要求。2、卷宗必需注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注限。3治理處可依據(jù)需要自行打算是否留存。三、檔案補(bǔ)充、治理處員工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎懲等材料要準(zhǔn)時收入個人檔案。2、外來文件、函件統(tǒng)一分類編號登記，交工程經(jīng)理閱后，即立卷歸檔。、公司內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點，尋常治理處應(yīng)將此類文件分類保存，每年度完畢時，集中交檔案人員立卷歸檔。四、檔案轉(zhuǎn)遞五、檔案查閱1、公司外人員來治理處查閱檔案，必需有單位介紹信，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批案資料室人員認(rèn)真核對度簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出治理處。、公司內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、工程檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意前方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。六、檔案安全保密、檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持干凈、枯燥，自然通風(fēng)；嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。2處理或銷毀。七、確定檔案的內(nèi)容檔案。依據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，治理工作檔案的治理具體的說明。1、建筑物檔案建筑物原始檔案包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖等，具體清單如下：產(chǎn)權(quán)資料。包括：工程批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。技術(shù)資料。包括：竣工圖——總平面圖、建筑圖、構(gòu)造圖、附屬工程及置圖。竣工驗收證明書。包括：基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、清單、建筑面積計算書。供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協(xié)議及停申請表、用水申請審批表、月供水打算報告單。建筑物維護(hù)、改造檔案本體進(jìn)展維護(hù)、改造的有關(guān)資料：維護(hù)改造申請表及批準(zhǔn)文件維護(hù)改造工程施工許可證維護(hù)改造方案維護(hù)改造工程合同維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件維護(hù)改造工程驗收說明書維護(hù)改造工程結(jié)算〔核算〕表各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]各設(shè)備及工程使用許可證〔政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有〕維護(hù)改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖用戶裝修、改造工程檔案裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：裝修、改造申請表及審查意見裝修設(shè)計圖裝修、改造過程中的治理、監(jiān)理資料完工后的驗收意見2、治理工作檔案集歸檔保存的文件材料，主要為：政府頒發(fā)的物業(yè)治理各項法規(guī)、條例、通知等；制訂的各種治理規(guī)定、公約；公司質(zhì)量治理體系文件財務(wù)資料工作打算、方針、目標(biāo)記錄各項治理工作日志訂正和預(yù)防措施方案質(zhì)量/環(huán)境/安全掌握記錄設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、修理、養(yǎng)護(hù)記錄滿足度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表投訴及投訴處理記錄其他需要收集歸檔的工作記錄、效勞記錄八、檔案的治理1、檔案的分類、編目及著錄2、檔案的整理裝訂3、檔案的電腦化治理九、治理條件1、庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度，濕度不超過5%，密閉防光、防鼠防蟲，嚴(yán)禁煙火，配氣體或干粉滅火設(shè)備。、辦公條件，適量的存儲和查閱空間，符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。3、治理人員要求：經(jīng)過檔案治理專業(yè)培訓(xùn)。十、治理手段制造了優(yōu)越的條件。目前我公司已在各治理工程推廣使用物業(yè)治理信息系統(tǒng)軟戶。下附我司檔案治理拍圖：十一、檔案資料治理運作流程〔如工程供給的資料接收必需經(jīng)過工程經(jīng)理或指定負(fù)責(zé)人〔〕依據(jù)深圳市萊蒙物業(yè)物業(yè)制定的文件治理程序發(fā)放及接收手續(xù)，并立卷歸檔。檔案資料建立及治理運作流程示意圖十二、檔案資料治理要求設(shè)立特地的檔案護(hù)衛(wèi)員；檔案資料由治理處辦公室統(tǒng)一治理。銷毀等各項治理流程?！踩珉娔X磁盤、錄像帶、錄音帶、照片、圖表等，并實行相應(yīng)的儲存、保管方法。處經(jīng)理審批。治理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。料。辦公室每季度對檔案資料治理狀況進(jìn)展檢查。第四節(jié)檔案資料分類效勞大樓治理檔案分類表類別 資料內(nèi)容A、工程批準(zhǔn)文件；B、用地批準(zhǔn)文件；C、規(guī)劃許可證；E、拆遷資料工程建筑技術(shù)資料：A、竣工圖—包括總平面、建筑、構(gòu)造、設(shè)備、附屬工程有前 隱蔽管線的全套圖紙：基 期管 礎(chǔ) 移 管 理 資料 C、工程合同及開、竣工報告；D、工程預(yù)決算；〔包括質(zhì)量事故處理記錄；H、沉降觀測記錄；I、竣工驗收證明書；J、規(guī)劃綜合驗收證書；L、材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書；N、砂漿、混凝土試塊試壓報告；O、供水、管道煤氣試壓報告。資料

C、物業(yè)工程驗收記錄；〔綜合〕報告；E、移交清單。B、公司組織機(jī)構(gòu)；C、公司營業(yè)執(zhí)照；D、公司稅務(wù)登記；F、公司資質(zhì)證書；H、治理處辦公場所產(chǎn)權(quán)證明。資料

B、物業(yè)治理托付合同。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)一〕類別類別資料內(nèi)容基金治理資料

B、修理基金使用申請批表。定等公眾治理制度；公眾制度資料 B、房屋使用手冊；C、治理業(yè)主公約。料案根底治理度員工資質(zhì)檔案計算機(jī)治理資料

B、成立后運行資料。B、物業(yè)治理實施方案。C、各崗位職責(zé)；E、治理處工作流程圖；〔培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)打算、培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)效果評估表、培訓(xùn)簽到表、考試試卷等。B、員工個人檔案。A、物業(yè)治理系統(tǒng)軟件及使用說明；A、客戶登記表；冊 及配套實施權(quán)屬清冊；C、設(shè)備臺帳。回訪資料

B、回訪制度；C、客戶投訴處理程序；E、客戶投訴登記表；G、報修登記表；I、效勞工作單；J、回訪記錄表；K、治理處常用聯(lián)系。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)二〕類別類別資料內(nèi)容A、客戶意見調(diào)查和分析程序文件；B、客戶意見調(diào)查方案；C、客戶意見調(diào)查表；根底治理客戶意見征詢D、客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收狀況一覽表；E、客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收率統(tǒng)計表；F、客戶意見調(diào)查統(tǒng)計表；G、客戶意見調(diào)查分析報告；H、意見處理措施及回訪記錄。A、效勞承諾；修理效勞承諾 B、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表；A、文件名目；B、文件掌握單；C、文件發(fā)放〔借閱〕登記表；行政治理 記表；E、用車申請單；F、會議簽到表；G、上班簽到表。房屋 裝修治理治理及修理養(yǎng)護(hù)

B、裝修治理規(guī)定；C、裝修申請審批表；E、整改通知；A、區(qū)域分布圖；B、樓層號、單元號、棟號、房號、導(dǎo)向標(biāo)志；C、建筑物的治理程序文件；C、建筑物的治理程序文件；D、建筑物巡察維護(hù)規(guī)定；E、建筑物修理養(yǎng)護(hù)效勞質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；F、樓宇治理規(guī)定；G、建筑物完損等級評定標(biāo)準(zhǔn)；H、建筑物巡察維護(hù)表；I、建筑物年度養(yǎng)護(hù)打算；J、監(jiān)視檢查記錄表；K、效勞工作單；L、零星工程驗收評審表；M、房屋完損等級評定表；N、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)三〕類別類別資料內(nèi)容A、設(shè)備實施治理程序文件；B、設(shè)備治理各崗位人員職責(zé)；C、各系統(tǒng)操作規(guī)程，巡察維護(hù)規(guī)定；共用設(shè)備治理綜合類D、檔案治理相關(guān)規(guī)定；E、監(jiān)視檢查記錄表；F、整改通知。供電系統(tǒng)A、限電、停電治理規(guī)定；應(yīng)急處理B、臨時用電治理規(guī)定；C、臨時用電申請表；E、緊急大事處理記錄表。發(fā)電機(jī)與維護(hù)

B、發(fā)電機(jī)運行記錄表。A、供配電系統(tǒng)治理程序；C、設(shè)備設(shè)施清單；E、節(jié)能治理方案；F、值班記錄表；H、電氣工作票；I、停電通知單；J、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表；L、避雷系統(tǒng)巡察維護(hù)表；B、設(shè)備設(shè)施清單；保安監(jiān)控系統(tǒng) C、保安監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶使用規(guī)定；D、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表；E、保安監(jiān)控系統(tǒng)巡察維護(hù)表。消防系統(tǒng)

治理

B、設(shè)備設(shè)施清單；C、消防栓封簽；D、滅火器合格證；F、消防通訊工具一覽表；G、值班安排表； H、值班記錄表；I、消防報警系統(tǒng)治理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；J、消防報警系統(tǒng)巡察維護(hù)表；L、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)四〕類別類別資料內(nèi)容A、義務(wù)消防隊員名單；B、消防標(biāo)準(zhǔn)用語；消防演習(xí) C、消防演習(xí)方案；共用設(shè)備治理消防系統(tǒng)D、消防演習(xí)記錄；E、消防演習(xí)報告。A、組織消防法規(guī)學(xué)習(xí)打算；消防學(xué)習(xí)B、消防學(xué)習(xí)報告；責(zé)任劃分C、防火區(qū)域治理規(guī)定；E、消防宣傳圖片。理電 梯系統(tǒng)

B、消防疏散示意圖；C、疏散通道暢通、應(yīng)急照明設(shè)施、引路標(biāo)志；D、客戶主要聯(lián)系人名單；F、重點安全防火部位登記表；H、動火作業(yè)申請表；A、電梯準(zhǔn)用證；C、保養(yǎng)合同；E、設(shè)備設(shè)施清單；F、電梯系統(tǒng)巡察維護(hù)表；B、緊急大事處理記錄表。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)五〕類別 資料內(nèi)容維護(hù)公用設(shè)備給排水系公用設(shè)備管統(tǒng) 管理箱治理理系 調(diào)

B、設(shè)備設(shè)施清單；D、用水、節(jié)水打算；E、節(jié)能治理方案；F、供水系統(tǒng)巡察維護(hù)表；G、排水系統(tǒng)巡察維護(hù)表；B、水池、水箱清洗記錄表；C、水池、水箱消毒記錄表；E、二次供水衛(wèi)生許可證；G、水質(zhì)化驗單。B、限水、停水治理規(guī)定；C、停水通知單；E、緊急大事處理記錄表。A、空調(diào)系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；與維護(hù)與維護(hù)B、空調(diào)主機(jī)保養(yǎng)合同；C、設(shè)備設(shè)施清單；D、空調(diào)運行時間表；E、冷水機(jī)組運行記錄表；F、空調(diào)系統(tǒng)巡察維護(hù)表；G、質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計表；H、空調(diào)水處理報告單。A、中心空調(diào)應(yīng)急處理方案及流程圖；應(yīng)急處理B、緊急大事處理記錄表。共用設(shè)施治理A、公共設(shè)施治理制度。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)六〕類別類別資料內(nèi)容A、物業(yè)的保安效勞程序文件；B、24C、保安員巡邏制度；保安及車輛治理D、保安培訓(xùn)大綱；保安保衛(wèi)E、戒備、警具配備、使用、保管及檢查規(guī)定；治理F、戒備、警具檢查記錄表；G、保安值班安排表；H、值班記錄表；I、來訪人員記錄表；J、保安訓(xùn)練打算表；L、巡邏簽到表；M、巡邏記錄表；車輛治理

B、車輛出入登記表；D、停車場治理規(guī)定；E、車輛出入登記表；F、摩托車、自行車治理制度。A、安全警告標(biāo)志；B、危及人身安全的防范措施；應(yīng)急處理 發(fā)大事應(yīng)急處理方案及流程圖；D、緊急大事處理記錄表；E、無因物業(yè)公司治理責(zé)任發(fā)生重大刑事案件證明。治理及消殺

B、設(shè)備設(shè)施清單。B、消殺治理制度；D、清潔衛(wèi)生工作責(zé)任制；E、責(zé)任分工表；E、責(zé)任分工表；F、監(jiān)視檢查記錄表；G、整改通知。A、園林綠化治理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B、綠化平面圖及說明；綠化治理C、大廈內(nèi)部、天臺、屋頂綠化治理措施。D、責(zé)任分工表；E、園林綠化修理表。效勞工程治理檔案分類表〔續(xù)七〕類別類別資料內(nèi)容A、精神文明建設(shè)公約；B、社區(qū)文化治理程序文件；C、社區(qū)文化活動場所實施打算表；精神文明建設(shè)治理D、社區(qū)文化活動場所使用申請表；E、社區(qū)文化活動登記表；G、社區(qū)文化活動年度總結(jié)；H、好人好事記錄表；I、客戶感謝信；J、公共消遣場所未發(fā)生重大違紀(jì)違法案件。治理效益A、收支狀況表；經(jīng)濟(jì)效益B、年度財務(wù)明細(xì)表；D、有償效勞記錄表。社會效益

B、輿論相關(guān)報導(dǎo)。第五節(jié)檔案資料的治理一、檔案資料治理的原則和方法1、做到全而細(xì)的原則工作要細(xì)心。、切合實際的原則：全部記錄是我們實實在在開展的工作，與實際要對應(yīng)全都。、連續(xù)性原則：要求檔案資料治理工作要堅持不懈，要留意工作中各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，中途不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實際的原則。4、按崗位進(jìn)展分工，落實各項工作的責(zé)任人并開展培訓(xùn)。5、各部門依據(jù)公司質(zhì)量治理部的范本建立出整套檔案后，依據(jù)公司質(zhì)量治理體系中編制的質(zhì)量記錄掌握等程序定期并準(zhǔn)時對本部門的檔案進(jìn)展收集、檢一個閉環(huán)的掌握中。二、檔案資料的治理方式制電保保收檔多多經(jīng)度腦存密集案媒種常化化檔措檔分體貯性管管案施案類信存檢理理措資管息方查施料理查式詢治理處檔案治理室檔案治理方式圖治理處檔案治理室三、檔案資料的治理措施1、檔案資料歸檔。大