物業(yè)公司標(biāo)準(zhǔn)化體系文件公文管理辦法模板

公文管理規(guī)定1目的為維護(hù)公司公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公文處理工作規(guī)范化和制度化，確保公文質(zhì)量，提高工作效率，規(guī)范公司公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理工作，特制訂本辦法。2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于xx物業(yè)管理有限責(zé)任公司的公文管理工作。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司公文處理的程序。3管理職責(zé)3.1行政人事部負(fù)責(zé)公司公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理工作，其職責(zé)是：a)擬定公司公文處理的具體規(guī)章制度和規(guī)范；b)公司公文處理的收文、發(fā)文管理及立卷歸檔等工作；c)公文處理過程中的督查工作，推進(jìn)總經(jīng)理辦公會(huì)各項(xiàng)決策和部署的貫徹落實(shí)；d)公文處理過程中的安全保密工作；e)統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、管理、立卷、歸檔、保存和銷毀各類公文；f)完成與公文處理有關(guān)的其他工作。3.2各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制和管理。3.3各部門、各管理處應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)公文處理工作。4程序和要求4.1公文的種類4.1.1公司公文種類一般有決議、決定、公告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)定a)請(qǐng)示、報(bào)告（上行文）向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)的詢問，用“報(bào)告”。b)決定、決議（下行文）對(duì)某些問題或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。c)指示（下行文）對(duì)下屬部門布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。d)通告（下行文）對(duì)外宣布經(jīng)營(yíng)管理中的重大事件，在一定范圍內(nèi)公布公司工作人員應(yīng)當(dāng)遵守或者需要周知的事項(xiàng)，用“通告”。e)通知批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)的公文，傳達(dá)要求所屬機(jī)構(gòu)辦理和有關(guān)部門需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，進(jìn)行人員任免和聘用時(shí)，用“通知”。f)通報(bào)傳達(dá)重要情況、表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，用“通報(bào)”。g)批復(fù)（下行文）答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。h)函（平行文）平行單位之間互相洽商工作，詢問和答復(fù)問題等用“函”。4.1.2公司處理的公文一般都屬通用公文，主要用來頒布規(guī)章制度、傳達(dá)指令、指揮4.1.3a)上行文是下級(jí)向上級(jí)單位、部門的發(fā)文；b)平行文是指相互平行的單位、部門或不相隸屬單位、部門之間的發(fā)文；c)下行文是指上級(jí)單位或部門對(duì)下級(jí)發(fā)文；d)通行文是上下左右都通行的公文。4.2收文處理程序4.2.1收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、送批、傳閱、督查催辦等手續(xù)。4.2.2收文應(yīng)逐漸清點(diǎn)，緊急公文應(yīng)注明急件。4.2.3收文后將收文日期、發(fā)文單位、公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)等進(jìn)行登記，然后逐項(xiàng)填寫《外來文件處理表》，公司收文編號(hào)為CXWY-年份-序號(hào)，如：CXWY-07-0014.2.4行政人事部經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見，送公司總經(jīng)理4.2.5管理處上報(bào)的公文，由行政人事部經(jīng)理根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)，提出擬辦意見，送有關(guān)職能部門提出相關(guān)意見，報(bào)公司總經(jīng)理閱批，然后將已處理的意見下發(fā)相關(guān)部門。特殊情況，可以由管理處經(jīng)理直接提出相關(guān)意見報(bào)總經(jīng)理4.2.64.2.74.3發(fā)文處理程序4.3.1發(fā)文處理程序包括擬稿、審核、批準(zhǔn)、印制、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。4.3.2公文送總經(jīng)理簽發(fā)之前，應(yīng)先審稿。4.3.3起草公文注意事項(xiàng)a)符合黨的路線、方針、政策、符合國(guó)家法律、法規(guī)；b)能準(zhǔn)確、完整的體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，并具有可操作性；c)情況屬實(shí)，層次清楚，文字精煉，篇幅簡(jiǎn)短；d)字跡清楚，標(biāo)點(diǎn)妥貼，用字、詞規(guī)范，使用簡(jiǎn)稱前后一致，一般先用全稱，加以說明后再用規(guī)范化簡(jiǎn)稱；e)人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時(shí)間、代號(hào)等要準(zhǔn)確，時(shí)間要寫清年、月、日，數(shù)字一般用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫；f)引文要核對(duì)原文，做到準(zhǔn)確無誤，刪節(jié)得當(dāng)。引用其他公文應(yīng)列出該文標(biāo)題，再在括號(hào)內(nèi)注明文號(hào)；g)準(zhǔn)確使用公文文種。4.3.4公文簽發(fā)前審核注意事項(xiàng)a)行文規(guī)則、報(bào)批程序是否符合規(guī)定；b)是否確應(yīng)行文；c)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)。措施與辦法是否可行，決定事項(xiàng)是否符合職權(quán)范圍；d)涉及相關(guān)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、簽字并取得一致意見；e)文種使用是否恰當(dāng)，公文格式是否規(guī)范；f)公文內(nèi)容是否周全，層次是否清楚，結(jié)構(gòu)是否合理，表達(dá)是否簡(jiǎn)潔，語(yǔ)句是否通暢。4.3.5公文格式a)所有公司名義對(duì)外的發(fā)文（含對(duì)住戶、業(yè)主），都須公司加蓋公章，編碼方式為：西誠(chéng)物字[年度]第×××號(hào)。對(duì)政府部門發(fā)文需使用紅頭文件紙打印。b)公司對(duì)內(nèi)部發(fā)文須加蓋公章，編碼規(guī)則為：誠(chéng)信物業(yè)字[年度]第××號(hào)。落款處注明簽發(fā)人。c)部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文及部門內(nèi)部發(fā)文（含項(xiàng)目組及臨時(shí)成立的工作小組發(fā)文）編碼規(guī)則為CXWY(部門簡(jiǎn)稱)[年度]序號(hào),如行政人事部的文件編號(hào)為：CXWY（行政）[2006]001號(hào)；其他依次為：財(cái)務(wù)部CXWY（財(cái)務(wù)）[2006]001號(hào)；品質(zhì)管理部CXWY（品質(zhì)）[2006]001號(hào)；夏家什字管理處CXWY（夏家）[2006]001號(hào)，各管理處部門不規(guī)定對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文格式。d)文件內(nèi)容格式:公司及部門對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文格式如下：文件名稱（黑體三號(hào)）；文件編號(hào)（加黑宋體小四號(hào)）；文件內(nèi)容為宋體四號(hào)，公文層次編號(hào)舉例：第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”；公司對(duì)內(nèi)發(fā)文要注明簽署人，對(duì)外發(fā)文不用注明簽署人e)文件頁(yè)眉頁(yè)腳格式頁(yè)眉：公司如果有統(tǒng)一形象標(biāo)識(shí)的，頁(yè)眉使用標(biāo)識(shí)和公司全稱中英文。頁(yè)腳：居中“第×頁(yè)共×頁(yè)（宋體五號(hào)）?！眆)部門臨時(shí)零星的告知類且不用存檔的文件，可不用編號(hào),不用加頁(yè)眉，字號(hào)可以相應(yīng)加大，但要注意協(xié)調(diào)性。4.3.6a)各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。文件初稿編制完畢后由編制人填寫《文件審批登記表》報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批同意后打印正式文稿，按審批意見處理。b)總經(jīng)理審簽公文應(yīng)明確簽署意見和日期。c)行政人事部對(duì)簽發(fā)后的公文編寫文號(hào)和主題詞，并確定打印份數(shù)后發(fā)印。d)擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)文件，并在發(fā)文稿校對(duì)欄內(nèi)簽名。e)行政人事部負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一發(fā)送。4.4文件保存4.4.1公司收、發(fā)文、內(nèi)部管理文件由資料管理員及時(shí)存檔，各部門發(fā)文及內(nèi)部管理文件審批后一個(gè)工作日內(nèi)報(bào)公司資料管理員存檔。日常工作記錄每月初三個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，交4.4.2資料管理