企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理方法技巧

會(huì)計(jì)檔案管理主講：吳清杰（泉州市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科）來自中國最大的資料庫下載會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料。它是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開展財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)監(jiān)督和改善機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄。第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)檔案工作概述

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它包含兩層含義：1、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物注意事項(xiàng)：會(huì)計(jì)檔案僅指會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)等則不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。2、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料會(huì)計(jì)檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有很強(qiáng)的憑證性，是各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。一、會(huì)計(jì)檔案

（一）會(huì)計(jì)檔案的概念

1、會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普遍性——凡具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。2、會(huì)計(jì)核算材料之間的連續(xù)性——原始憑證—會(huì)計(jì)憑證—會(huì)計(jì)賬簿—會(huì)計(jì)報(bào)表—財(cái)務(wù)報(bào)告。3、會(huì)計(jì)檔案類別的穩(wěn)定性——基本內(nèi)容成分：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告。4、會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性——會(huì)計(jì)賬簿：訂本式（如總賬、明細(xì)賬等）、活頁式（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等）、卡片式（固定資產(chǎn)卡片等）?！?cái)務(wù)報(bào)告：表格、文字、數(shù)據(jù)等，紙張有8開、16開、A4?！獣?huì)計(jì)電算化輸出的會(huì)計(jì)核算材料。（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)1、產(chǎn)生領(lǐng)域不同——會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于各獨(dú)立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營資金活動(dòng)或預(yù)算資金活動(dòng)領(lǐng)域；文書檔案產(chǎn)生于各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)管理或經(jīng)營管理領(lǐng)域。2、形式不同——會(huì)計(jì)檔案主要以憑證、賬簿、報(bào)表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對(duì)獨(dú)立性。3、立卷方式不同——會(huì)計(jì)檔案主要以時(shí)間、形式特征進(jìn)行整理立卷；文書檔案則按年度結(jié)合問題（或機(jī)構(gòu)）立卷或以件為單位進(jìn)行分類整理。4、歸檔時(shí)間不同——會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書檔案則應(yīng)在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。（三）會(huì)計(jì)檔案與文書檔案區(qū)別會(huì)計(jì)檔案是各單位在各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄；會(huì)計(jì)資料是各單位為學(xué)習(xí)通過收集或購買的各種公開或內(nèi)部的會(huì)計(jì)出版物及復(fù)制品。（四）會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)資料區(qū)別（五）會(huì)計(jì)檔案作用1、為經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。2、是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力工具。3、是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)政歷史的可靠史料。（一）會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案工作主要包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理（分類、組卷、排序、編目）、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等方面工作。（二）會(huì)計(jì)檔案工作原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。2、維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整與安全。3、便于社會(huì)各方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用。二、會(huì)計(jì)檔案工作

（三）會(huì)計(jì)檔案工作體制《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！保ㄋ模?huì)計(jì)檔案管理制度1、《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》2、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）3、《福建省會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范》（閩財(cái)會(huì)[2000]74號(hào)）二、會(huì)計(jì)檔案工作

第二節(jié)會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的收集歸歸檔一、會(huì)計(jì)檔檔案收集的的要求會(huì)計(jì)檔案的的收集工作作，是指通通過歸檔制制度，將分分散于財(cái)務(wù)務(wù)部門和會(huì)會(huì)計(jì)個(gè)人手手中的會(huì)計(jì)計(jì)核算專業(yè)業(yè)材料集中中起來，實(shí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管管理。它是是會(huì)計(jì)檔案案工作的起起點(diǎn)，也是是保證會(huì)計(jì)計(jì)檔案齊全全完整的關(guān)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。。（一）實(shí)行行“集中統(tǒng)統(tǒng)一管理””（二）遵循循會(huì)計(jì)核算算材料的形形成規(guī)律（三）確保保會(huì)計(jì)檔案案收集的齊齊全、完整整、準(zhǔn)確（四）適時(shí)時(shí)做好補(bǔ)充充收集工作作會(huì)計(jì)檔案歸歸檔是指財(cái)財(cái)會(huì)部門將將辦理完畢畢且具有保保存價(jià)值的的會(huì)計(jì)核算算材料經(jīng)系系統(tǒng)整理后后移交檔案案室或檔案案館保存的的過程。為為保證會(huì)計(jì)計(jì)檔案收集集的齊全、、完整與準(zhǔn)準(zhǔn)確，必須須建立嚴(yán)格格的會(huì)計(jì)檔檔案歸檔制制度，包括括：歸檔范范圍、歸檔檔時(shí)間、歸歸檔要求等等三個(gè)方面面的內(nèi)容。。二、會(huì)計(jì)檔檔案的歸檔檔（一）會(huì)計(jì)計(jì)檔案的歸歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑憑證——記記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)業(yè)務(wù)，明確確經(jīng)濟(jì)責(zé)任任的書面證證明，是登登記賬簿的的重要依據(jù)據(jù)。按填寫寫程序和用用途可分為為：原始憑憑證、記賬賬憑證、匯匯總記賬憑憑證和其他他會(huì)計(jì)憑證證。2、會(huì)計(jì)賬賬簿——以以會(huì)計(jì)憑證證為依據(jù)，，連續(xù)系統(tǒng)統(tǒng)地記錄和和反映各項(xiàng)項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)過程和結(jié)結(jié)果的簿籍籍，是編制制財(cái)務(wù)報(bào)告告的重要依依據(jù)。按用用途可分為為：總賬、、明細(xì)賬、、日記賬、、固定資產(chǎn)產(chǎn)賬、輔助助賬（也稱稱備查賬））及其他會(huì)會(huì)計(jì)賬簿等等。其外形形一般有：：訂本式、、活頁式和和卡片式三三種。3、財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告——根根據(jù)日常會(huì)會(huì)計(jì)核算材材料定期編編制的書面面報(bào)告，由由會(huì)計(jì)報(bào)表表、會(huì)計(jì)報(bào)報(bào)表附注和和財(cái)務(wù)情況況說明書組組成，是綜綜合反映一一定時(shí)期的的資產(chǎn)負(fù)債債和所有者者權(quán)益狀況況，以及某某一特定時(shí)時(shí)期經(jīng)營成成果和現(xiàn)金金流動(dòng)情況況的書面會(huì)會(huì)計(jì)報(bào)告。。其種類較較多，按時(shí)時(shí)間分有月月報(bào)、季報(bào)報(bào)、年報(bào)；；按內(nèi)容分分有資產(chǎn)負(fù)負(fù)債表、利利潤表、資資金活動(dòng)情情況表等；；按編制單單位分有單單位報(bào)表、、匯總報(bào)表表；按服務(wù)務(wù)對(duì)象分有有內(nèi)部報(bào)表表和外部報(bào)報(bào)表。4、其他核核算材料———包括銀銀行存款余余額調(diào)節(jié)表表、銀行對(duì)對(duì)賬單等及及會(huì)計(jì)檔案案移交清冊(cè)冊(cè)、會(huì)計(jì)檔檔案保管清清冊(cè)、會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀毀清冊(cè)等。。（二）會(huì)計(jì)計(jì)檔案的歸歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)檔案歸歸檔時(shí)間，，是指會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)會(huì)計(jì)核算材材料整理后后，向本單單位檔案機(jī)機(jī)構(gòu)移交的的時(shí)間?！丁稌?huì)計(jì)檔案案管理辦法法》第六條條第二款規(guī)規(guī)定：“當(dāng)當(dāng)年形成的的會(huì)計(jì)檔案案，在會(huì)計(jì)計(jì)年度終了了后，可暫暫由會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)保管一一年，期滿滿之后，應(yīng)應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制制移交清冊(cè)冊(cè)，移交本本單位檔案案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一一保管”。。未設(shè)立立檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)的，應(yīng)在在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)構(gòu)內(nèi)部指定定專人保管管。出納不不得兼管會(huì)會(huì)計(jì)檔案。。來自中國國最大的資資料庫下載載（三）會(huì)計(jì)計(jì)檔案的歸歸檔要求1、收集、、整理應(yīng)符符合規(guī)范———應(yīng)歸檔檔的會(huì)計(jì)核核算材料要要求齊全、、完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確，且分分類清楚、、組卷合理理、排序科科學(xué)、編目目清晰。2、保持原原封裝———移交歸檔檔的會(huì)計(jì)檔檔案，原則則上應(yīng)保持持原卷冊(cè)的的封裝，特特殊情況需需拆封，重重新整理的的，應(yīng)由檔檔案機(jī)構(gòu)和和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)構(gòu)經(jīng)辦人員員共同拆封封整理，以以分清責(zé)任任。3、簽章要要完整———會(huì)計(jì)憑證證封面、賬賬簿封面及及啟用頁、、報(bào)表封面面等需由經(jīng)經(jīng)手人員、、會(huì)計(jì)主管管人員、單單位負(fù)責(zé)人人簽字蓋章章的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)要完整齊齊全。4、嚴(yán)格辦辦理交接手手續(xù)——移移交會(huì)計(jì)檔檔案時(shí)，會(huì)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和和檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)有關(guān)人員員必須逐卷卷認(rèn)真清點(diǎn)點(diǎn)核實(shí)，并并由交接雙雙方按規(guī)定定在會(huì)計(jì)檔檔案移交清清冊(cè)上注明明交接人、、時(shí)間、數(shù)數(shù)量等，簽簽名蓋章后后雙方各執(zhí)執(zhí)一份。（四）會(huì)計(jì)計(jì)電算化核核算材料的的歸檔1、歸檔范范圍

（1）存儲(chǔ)儲(chǔ)在磁介質(zhì)質(zhì)或光盤上上的會(huì)計(jì)核核算數(shù)據(jù)。。

（2））打印輸輸出的紙質(zhì)質(zhì)載體的會(huì)會(huì)計(jì)核算材材料。（（3）會(huì)會(huì)計(jì)核算軟軟件的全套套文資料以以及會(huì)計(jì)核核算軟件程程序。2、歸檔要要求（（1）歸歸檔的會(huì)計(jì)計(jì)軟件應(yīng)符符合1994年財(cái)政政部關(guān)于《《會(huì)計(jì)核算算軟件基本本功能規(guī)范范》的要求求。（2））歸檔的會(huì)會(huì)計(jì)核算數(shù)數(shù)據(jù)應(yīng)按電電子文件歸歸檔的要求求將會(huì)計(jì)核核算數(shù)據(jù)存存儲(chǔ)到耐久久性載體上上，一式三三套。（3）應(yīng)對(duì)會(huì)會(huì)計(jì)電算化化核算材料料的形成、、收集、積積累、鑒定定、歸檔及及電子檔案案的保管、、利用實(shí)行行全過程管管理與監(jiān)控控，確保其其不失真、、不損毀、、不丟失。。（4）打打印輸出的的紙質(zhì)會(huì)計(jì)計(jì)核算材料料必須有經(jīng)經(jīng)辦人和會(huì)會(huì)計(jì)主管的的簽字或蓋蓋章，以保保障其真實(shí)實(shí)、準(zhǔn)確。。（5）使使用電子計(jì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行行會(huì)計(jì)核算算產(chǎn)生的會(huì)會(huì)計(jì)核算材材料必須符符合國家統(tǒng)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)計(jì)制度規(guī)定定。第三節(jié)會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的整理一、會(huì)計(jì)檔案案整理的職責(zé)責(zé)與要求會(huì)計(jì)檔案整理理就是將零散散和需要進(jìn)一一步條理化的的會(huì)計(jì)核算材材料，通過科科學(xué)的分類、、組卷、排列列、編目，組組成一個(gè)有序序體系的過程程。（一）會(huì)計(jì)檔檔案整理的職職責(zé)——會(huì)計(jì)計(jì)檔案整理要要堅(jiān)持由會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整整理的制度。。會(huì)計(jì)人員對(duì)對(duì)會(huì)計(jì)核算材材料的真實(shí)準(zhǔn)準(zhǔn)確負(fù)有法律律責(zé)任。（（二二）會(huì)計(jì)檔案案整理的要求求——會(huì)計(jì)核核算材料的整整理必須遵循循會(huì)計(jì)檔案形形成的自然規(guī)規(guī)律及其本身身固有的特點(diǎn)點(diǎn)，保持每一一類核算材料料相互之間的的有機(jī)聯(lián)系，，區(qū)分其類別別和不同的保保管期限，進(jìn)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)統(tǒng)的整理，使使其規(guī)范化、、標(biāo)準(zhǔn)化，便便于管理和利利用。二、常見的會(huì)會(huì)計(jì)檔案分類類方法（一）會(huì)計(jì)年年度分類法———即以會(huì)計(jì)計(jì)年度時(shí)間為為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行行分類的方法法。（二）會(huì)計(jì)形形式分類法———即以會(huì)計(jì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告、其他他會(huì)計(jì)核算材材料等會(huì)計(jì)檔檔案形式為標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)計(jì)檔案進(jìn)行分分類的方法。。（三）會(huì)計(jì)類類型分類法———即以會(huì)計(jì)計(jì)類型為標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔檔案進(jìn)行分類類的方法。如如稅收會(huì)計(jì)、、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、、單位預(yù)算會(huì)會(huì)計(jì)等（四）會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)分類法———即以會(huì)計(jì)計(jì)核算組織機(jī)機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，，對(duì)會(huì)計(jì)檔案案進(jìn)行分類的的方法。（五）會(huì)計(jì)檔檔案保管期限限分類法———即以會(huì)計(jì)檔檔案保管期限限為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)進(jìn)行分類的方方法。實(shí)際操作中，，往往是采用用“復(fù)式結(jié)構(gòu)構(gòu)分類法”，，即將上述兩兩種或兩種以以上的分類方方法結(jié)合使用用，如：年度度—類別—保保管期限，類類別—年度——保管期限。。三、會(huì)計(jì)核算算材料組卷方方法與要求會(huì)計(jì)核算材料料的組卷，首首先應(yīng)按會(huì)計(jì)計(jì)檔案的分類類方法法，把把會(huì)計(jì)核算材材料按不同類類別分開；其其次，在每一一類別材料中中區(qū)分不同的的保管期限；；第三，按形形成的時(shí)間順順利，結(jié)合材材料形成數(shù)量量多少，組成成若班干保管管單位。（一）會(huì)計(jì)憑憑證的組卷會(huì)計(jì)憑證需按按月分開組卷卷，并根據(jù)每每月憑證的多多少組成一卷卷或數(shù)卷。不不同月份產(chǎn)生生的憑證不能能組在同一案案卷內(nèi)。組卷卷順序：檢查查（原始憑證證真?zhèn)?、記帳帳憑證編號(hào)順順序，有無需需要單獨(dú)抽出出的憑證等））—拆除金屬屬物，修補(bǔ)破破損—裝訂（（厚度不宜超超過2公分））—包角蓋騎騎縫章—填寫寫憑證封面（（單位名稱、、起止時(shí)間、、憑證編號(hào)、、起止號(hào)碼、、頁數(shù)、經(jīng)辦辦人、會(huì)計(jì)主主管及檔號(hào)等等，簽名蓋章章）—裝盒（（一卷一盒））。（二）會(huì)計(jì)賬賬簿的組卷會(huì)計(jì)賬簿組卷卷時(shí)要按賬簿簿形成的特點(diǎn)點(diǎn)區(qū)分會(huì)計(jì)年年度，不同種種類的賬簿分分別組卷。1、各類賬簿簿的首頁的啟啟用表、賬戶戶目錄應(yīng)逐項(xiàng)項(xiàng)填寫完整、、規(guī)范，有關(guān)關(guān)人員簽章。。2、訂本式賬賬簿應(yīng)保持原原樣，空白頁頁不能拆，但但須在記錄賬賬頁的最后一一行畫一斜線線，以示結(jié)束束使用。并在在卷末備考表表寫明使用賬賬頁和空白賬賬頁的頁數(shù)。。在賬頁封面面蓋上含有年年度、保管期期限、案卷號(hào)號(hào)內(nèi)容的章。。3、活頁式或或卡片式賬簿簿換上標(biāo)準(zhǔn)封封面，抽出空空頁，編頁碼碼。4、跨年使用用的固定資產(chǎn)產(chǎn)賬，歸最后后一年立卷，，并在封面注注明××年至至××年，每每本厚度不超超過2公分。。（三）財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告的組卷財(cái)務(wù)報(bào)告組卷卷時(shí)按會(huì)計(jì)年年度結(jié)合保管管期限組卷。。會(huì)計(jì)報(bào)表組卷卷時(shí)要注意以以下事項(xiàng)：月月報(bào)、季報(bào)、、年報(bào)分開；；本單位報(bào)表表與下屬單位位報(bào)表分開；；不同年度、、不同保管期期限的報(bào)表分分開。會(huì)計(jì)報(bào)表整理理類同文書檔檔案，即需編編頁碼、抄寫寫卷內(nèi)目錄（（月、季報(bào)卷卷內(nèi)目錄可從從簡）、填寫寫備考表、擬擬寫案卷標(biāo)題題。（四）其他會(huì)會(huì)計(jì)核算材料料的組卷按其內(nèi)容結(jié)合合保管期限分分別組卷。如如銀行存款余余額調(diào)節(jié)表與與銀行對(duì)賬單單是兩種用途途不同的會(huì)計(jì)計(jì)核算材料，，應(yīng)分別組卷卷。（五）會(huì)計(jì)電電算化紙質(zhì)核核算材料的立立卷其輸出的紙質(zhì)質(zhì)會(huì)計(jì)核算材材料按上述紙紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案案要求整理立立卷。來自中國最最大的資料庫庫下載為便于檔案統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、保管和和查找利用，，必須對(duì)所有有的會(huì)計(jì)檔案案進(jìn)行編號(hào)。。會(huì)計(jì)檔案的的編號(hào)有兩種種形式：（一）年度編編號(hào)法會(huì)計(jì)檔案數(shù)量量較少的單位位，一年形成成的會(huì)計(jì)檔案案按類別結(jié)合合保管期限進(jìn)進(jìn)行排列，編編一個(gè)案卷流流水號(hào)。（二）類別編編號(hào)法會(huì)計(jì)檔案數(shù)量量較多的單位位，各類別會(huì)會(huì)計(jì)檔案分別別按每一會(huì)計(jì)計(jì)年度結(jié)合保保管期限，分分別進(jìn)行排列列，每一類別別編一個(gè)案卷卷流水號(hào)。四、會(huì)計(jì)檔案案編號(hào)1、會(huì)計(jì)檔案案作為單位檔檔案的一個(gè)重重要組成部分分，其檔號(hào)的的編制應(yīng)納入入單位檔案的的整個(gè)編號(hào)系系統(tǒng)。2、會(huì)計(jì)檔案案檔號(hào)由全宗宗號(hào)、分類號(hào)號(hào)、目錄號(hào)、、案卷號(hào)組成成。全宗號(hào)：檔案案館指定給立立檔單位的代代號(hào)。分類號(hào)：單位位檔案分類的的類別號(hào)。一一般有大類代代號(hào)和屬類代代號(hào)。大類代代號(hào)以英文字字母或漢語拼拼音字母表示示，如：會(huì)計(jì)計(jì)檔案D或。。屬類代號(hào)以以數(shù)字表示，，如：1代表表報(bào)表，2代代表賬簿，3代表憑證，，4代表其他他等。目錄號(hào)：案卷卷目錄的代號(hào)號(hào)，一般按會(huì)會(huì)計(jì)檔案類別別或會(huì)計(jì)年度度編制，一本本案卷目錄編編一個(gè)目錄號(hào)號(hào)，一個(gè)全宗宗內(nèi)目錄號(hào)不不可重復(fù)。案卷號(hào)：每一一案卷在所在在目錄中的順順序號(hào)。同一一目錄號(hào)內(nèi)案案卷號(hào)不可重重復(fù)。（三）會(huì)計(jì)檔檔案檔號(hào)的構(gòu)構(gòu)成常見的排列方方法：（一）年度——形式（名稱稱）—保管期期限把一個(gè)單位形形成的會(huì)計(jì)檔檔案，首先按按會(huì)計(jì)年度分分開，其次在在一個(gè)會(huì)計(jì)年年度內(nèi)再按財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告、賬賬簿、憑證、、其他等形式式分開排列，，第三，在每每一種形式內(nèi)內(nèi)按規(guī)定的保保管期限（永永久、25年年、15年、、10年、5年、3年））的順序排列列。優(yōu)點(diǎn)：簡便易易行、便于查查找、并可充充分利用裝具具。缺點(diǎn)：排列不不夠美觀。適用：會(huì)計(jì)檔檔案數(shù)量不多多的中小型企企業(yè)或只有一一種會(huì)計(jì)類型型的單位預(yù)算算會(huì)計(jì)。五、會(huì)計(jì)檔案案的排列把一個(gè)單位形形成的會(huì)計(jì)檔檔案，首先按按會(huì)計(jì)年度分分開，其次在在一個(gè)會(huì)計(jì)年年度內(nèi)，再按按單位內(nèi)的會(huì)會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)構(gòu)分開（如預(yù)預(yù)算處、財(cái)務(wù)務(wù)處），第三三，在每一機(jī)機(jī)構(gòu)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告、賬簿、、憑證、其他他等形式結(jié)合合保管期限分分別排列。優(yōu)點(diǎn)：能體現(xiàn)現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案案完整性，便便于查找。缺點(diǎn)：排列不不夠美觀。適用：各級(jí)財(cái)財(cái)政主管機(jī)關(guān)關(guān)、總預(yù)算會(huì)會(huì)計(jì)單位、或或所屬組織機(jī)機(jī)構(gòu)的專業(yè)主主管單位。（二）年度——組織機(jī)構(gòu)——形式—保管管期限把一個(gè)單位形形成的會(huì)計(jì)檔檔案，首先按按會(huì)計(jì)年度分分開，其次把把一個(gè)會(huì)計(jì)年年度的會(huì)計(jì)檔檔案按稅收計(jì)計(jì)劃、稅收會(huì)會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)會(huì)計(jì)等類型排排列，第三，，在每一類型型內(nèi)的會(huì)計(jì)檔檔案再按報(bào)表表、賬簿、憑憑證、其他等等形式結(jié)合保保管期限分別別排列。優(yōu)點(diǎn)；能反映映不同類型會(huì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的性性質(zhì)，體現(xiàn)全全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔檔案的系統(tǒng)性性。缺點(diǎn)：排列不不夠整齊美觀觀。適用：稅務(wù)機(jī)機(jī)關(guān)和有特定定會(huì)計(jì)類型的的專業(yè)單位。。（三）年度——會(huì)計(jì)類型——形式—保管管期限來自中國最最大的資料庫庫下載把全部會(huì)計(jì)檔檔案首先按憑憑證、賬簿、、報(bào)表、其他他等四種形式式分開，其次次在每一形式式會(huì)計(jì)檔案內(nèi)內(nèi)再按會(huì)計(jì)年年度排列，第第三，在每一一年度內(nèi)再根根據(jù)其保管期期限依次排列列。優(yōu)點(diǎn)：保持了了會(huì)計(jì)檔案類類別的連續(xù)性性，便于按類類別查找和鑒鑒定銷毀；排排列整齊美觀觀。缺點(diǎn)：同一年年度會(huì)計(jì)檔案案分散排列在在各個(gè)類別中中，不便按年年度查找；由由于每類會(huì)計(jì)計(jì)檔案的案卷卷是每年順延延編號(hào)，因此此，實(shí)體排列列編號(hào)到999時(shí)必須重重新從1開始始，而且須預(yù)預(yù)留較充分的的空位。適用：每年形形成會(huì)計(jì)檔案案數(shù)量較多的的大中型企事事業(yè)單位。（四）形形式—會(huì)會(huì)計(jì)年度度—保管管期限（一）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案案卷目目錄編制制方法會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔案案案卷目錄錄也稱會(huì)會(huì)計(jì)檔案案保管清清冊(cè)，是是基本檢檢索工具具。其編制立立法有三三種：1、統(tǒng)編編法：即即將一個(gè)個(gè)單位形形成的所所有會(huì)計(jì)計(jì)檔案一一年或數(shù)數(shù)年統(tǒng)一一編制一一本會(huì)計(jì)計(jì)檔案案案卷目錄錄。2、、分類編編制法：：即將一一個(gè)單位位形成的的會(huì)計(jì)檔檔案按會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的不同同形式、、不同機(jī)機(jī)構(gòu)或不不同類型型分別編編制會(huì)計(jì)計(jì)檔案案案卷目錄錄。3、、保管期期限編制制法：即即將一個(gè)個(gè)單位形形成的所所有會(huì)計(jì)計(jì)檔案按按不同保保管期限限分別編編制案卷卷目錄。。（二）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案案卷目目錄的著著錄項(xiàng)目目和要求求著著錄項(xiàng)項(xiàng)目七項(xiàng)項(xiàng)：順序序號(hào)、案案卷號(hào)、、原憑證證號(hào)、案案卷題名名、起止止時(shí)間、、保管期期限、備備注。六、會(huì)計(jì)計(jì)檔案案案卷目錄錄的編制制一、會(huì)計(jì)計(jì)檔案的的鑒定會(huì)計(jì)檔案案的鑒定定是指判判定會(huì)計(jì)計(jì)檔案的的真?zhèn)魏秃蛢r(jià)值的的工作。。價(jià)值判定定包括：：歸檔時(shí)時(shí)案卷的的價(jià)值及及期滿是是否繼續(xù)續(xù)保管兩兩方面。。（一）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案鑒定組組織1、成立立會(huì)計(jì)檔檔案鑒定定小組由單位主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)與與檔案機(jī)機(jī)構(gòu)人員員參加的的鑒定小小組。2、做好好鑒定前前的準(zhǔn)備備工作3、定期期組織會(huì)會(huì)審第四節(jié)會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的鑒定定與銷毀毀1、初步步鑒定———立卷卷時(shí)的鑒鑒定2、復(fù)查查鑒定———滿保保管期限限的鑒定定3、終審審鑒定———銷毀毀前的鑒鑒定銷毀前的的鑒定要要謹(jǐn)慎，，要掌握握“可存存可毀者者，暫存存；可長長可短者者，從長長”和““判處銷銷毀，緩緩期執(zhí)行行，以觀觀后效””原則。。對(duì)涉及及外事、、對(duì)私改改造、公公私合營營及末了了結(jié)的債債權(quán)債務(wù)務(wù)、房地地產(chǎn)契約約、工資資花名冊(cè)冊(cè)、精減減辭退人人員等均均應(yīng)從長長保管。。（二）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案鑒定的的步驟與與方法依據(jù)《會(huì)會(huì)計(jì)檔案案管理辦辦法》規(guī)規(guī)定，分分永久、、定期兩兩種，定定期分為為25年年、15年、10年、、5年和和3年五五種。各各類具體體期限見見教材P31頁頁。其計(jì)計(jì)算時(shí)間間是從會(huì)會(huì)計(jì)年度度終了后后的第一一天算起起。會(huì)計(jì)電算算化檔案案的保管管期限與與手工形形成的會(huì)會(huì)計(jì)檔案案一致；；會(huì)計(jì)軟軟件文檔檔資料的的保管期期限為該該軟件停停止使用用或有重重大更改改之后5年。（三）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案保管期期限的劃劃分來自中中國最大大的資料料庫下載載會(huì)計(jì)檔案案銷毀要要做到銷銷毀有據(jù)據(jù)、程序序嚴(yán)格、、手續(xù)齊齊備。（一）銷銷毀的程程序：（（會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)會(huì)同同檔案機(jī)機(jī)構(gòu)）提提出銷毀毀意見——編制銷銷毀清冊(cè)冊(cè)—核對(duì)對(duì)要銷毀毀的會(huì)計(jì)計(jì)檔案名名稱、卷卷號(hào)等內(nèi)內(nèi)容—（（單位負(fù)負(fù)責(zé)人））在銷毀毀清冊(cè)上上簽署意意見—（（會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)與檔檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)）共同同派員監(jiān)監(jiān)銷—（（銷毀前前）監(jiān)銷銷人清點(diǎn)點(diǎn)核對(duì)——（銷毀毀后）在在銷毀清清冊(cè)上簽簽名蓋章章并報(bào)單單位負(fù)責(zé)責(zé)人。二、會(huì)計(jì)檔案案的銷毀（二）會(huì)計(jì)檔檔案銷毀清冊(cè)冊(cè)的編制由鑒定意見書書、會(huì)計(jì)檔案案銷毀案卷目目錄及會(huì)計(jì)檔檔案銷毀審批批表組成。（三）會(huì)計(jì)檔檔案銷毀應(yīng)注注意事項(xiàng)對(duì)期滿但末了了結(jié)的債權(quán)債債務(wù)和涉及其其他末了事項(xiàng)項(xiàng)或?qū)μ幚須v歷史遺留問題題有重要參考考價(jià)值的原始始憑證不得銷銷毀，應(yīng)單獨(dú)獨(dú)抽出立卷，，直至末了事事項(xiàng)或遺留問問題完結(jié)時(shí)為為止，并在保保管清冊(cè)和銷銷毀清冊(cè)列明明；正在建設(shè)設(shè)期間的基建建會(huì)計(jì)檔案，，即使期滿也也不得銷毀；；財(cái)政主管機(jī)機(jī)關(guān)保存的同同級(jí)機(jī)關(guān)、企企事業(yè)單位及及其基層單位位的年度決算算表期限從長長。會(huì)計(jì)檔案的移移交，指單位位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或或人員根據(jù)有有關(guān)規(guī)定向本本單位檔案機(jī)機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)計(jì)檔案，或本本單位檔案機(jī)機(jī)構(gòu)按照國家