第章辦公自動化概述

辦公自動化主講：電氣信息工程學(xué)院牛瑩1第1章辦公自動化概述2本章目錄

1.1辦公自動化的發(fā)展?fàn)顩r1

1.2辦公自動化的定義、特點與模式2

1.3辦公自動化系統(tǒng)的要素和目標(biāo)3

1.4辦公自動化系統(tǒng)的功能41.5辦公自動化系統(tǒng)的層次模型5

1.6辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密63

辦公自動化是信息化社會的必然產(chǎn)物，也是一門多種科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的綜合運用，因此，辦公自動化過程實際上是多學(xué)科、多技術(shù)、多種設(shè)備綜合運用的過程。

1.辦公自動化是多學(xué)科的綜合實現(xiàn)辦公自動化的理論支持是一種多學(xué)科的綜合運用。其中經(jīng)常涉及到的主要學(xué)科有行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、社會科學(xué)和人機工學(xué)等等，此外，還有其他一些軟科學(xué)理論，如管理心理學(xué)、人群素質(zhì)學(xué)、辦公環(huán)境學(xué)等等。1.1辦公自動化的發(fā)展?fàn)顩r42.辦公自動化是多技術(shù)的綜合辦公自動化系統(tǒng)無論是操作層的事務(wù)型辦公系統(tǒng)，還是最高層的決策型辦公系統(tǒng)，都是一個多種技術(shù)綜合運用的系統(tǒng)。主要技術(shù)通常包括：（1）計算機技術(shù)：包括多種硬件技術(shù)，如各種信息的輸入、轉(zhuǎn)換、存儲、處理、加工和輸出等；多種軟件技術(shù)，如文字處理、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)處理、分布處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、方法庫、模型庫和知識庫技術(shù)等。（2）通信技術(shù)：包括電信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。（3）自動化技術(shù)：包括復(fù)印技術(shù)、激光照排和激光打印技術(shù)以及輕印刷系統(tǒng)技術(shù)等。5

辦公自動化(OfficeAutomation，OA)，是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性學(xué)科。是信息化社會最重要的標(biāo)志之一，它將人、計算機和信息三者結(jié)合為一個辦公體系，構(gòu)成一個服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人——機信息處理系統(tǒng)。

1.1辦公自動化的發(fā)展?fàn)顩r1.1.1辦公自動化的6

人類辦公活動是隨著人類的生產(chǎn)活動產(chǎn)生和發(fā)展的。隨著生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類辦公活動經(jīng)歷了三次變革，辦公工具也從人類正式辦公活動開始的農(nóng)業(yè)時代使用的“老三件”（紙、筆和算盤），發(fā)展到第二次工業(yè)革命時代使用的“老三機”（打字機、電話機和電傳機），第三次工業(yè)革命時代使用的“新三機”（復(fù)印機、傳真機和微縮設(shè)備）；再到如今信息時代的以計算機、各種通信設(shè)備，以及功能強大的智能化辦公設(shè)備。1.1.1人類辦公活動的發(fā)展7

第一次變革：“老三件”（紙、筆和算盤）拋棄了原始落后的鐵制、石制的雕刻、繪畫文字的工具，使信息和文字的生成、存儲和輸出發(fā)生了具大變化。支持這種具大變化的技術(shù)是造紙術(shù)和印刷術(shù)。

第二次變革：以“老三機”和“新三機”為代表，是人類社會進入工業(yè)時代的標(biāo)志，也是近代人類文明的象征。

第三次變革：以信息社會的“3A”革命——辦公自動化（OfficeAutomation）、工廠自動化（FactoryAutomation）、家庭自動化（HomeAutomation），以三大類辦公自動化設(shè)備和四大支持技術(shù)為代表。

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1.以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)階段（1977年以前）

2.以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)階段（1977年—1982年）3.以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)階段（1983年—至今）1.1.2國外辦公自動化的發(fā)展概況9

第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發(fā)展的準(zhǔn)備期。主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復(fù)印機等。

第二階段：1985年—1990年，是我國辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展期。主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用計算機和打印機。

第三階段：1990年至今，是我國辦公自動化系統(tǒng)完善普及期。主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用。1.1.3我國辦公自動化的發(fā)展101、、起起步步較較慢慢，，還還停停留留在在使使用用沒沒有有聯(lián)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)的的計計算算機機，，僅僅僅僅使使用用MSOffice系系列列、、WPS系系列列應(yīng)應(yīng)用用軟軟件件以以提提高高個個人人辦辦公公效效率率。。2、、已已經(jīng)經(jīng)建建立立了了自自己己的的網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)，，但但沒沒有有好好的的應(yīng)應(yīng)用用系系統(tǒng)統(tǒng)支支持持協(xié)協(xié)同同工工作作，，單單位位內(nèi)內(nèi)部部員員工工通通過過電電子子郵郵件件交交流流信信息息，，實實現(xiàn)現(xiàn)了了有有限限的的協(xié)協(xié)同同工工作作，，但但產(chǎn)產(chǎn)生生的的效效益益不不明明顯顯。。3、已經(jīng)建建立了自己己的網(wǎng)絡(luò)，，使用經(jīng)二二次開發(fā)的的通用辦公公自動化系系統(tǒng)，能較較好地支持持信息共享享和協(xié)同工工作，與外外界聯(lián)系的的信息渠道道暢通；通通過Internet發(fā)布、、宣傳單位位的有關(guān)情情況，已經(jīng)經(jīng)對單位的的管理產(chǎn)生生了明顯的的效益?，F(xiàn)現(xiàn)在正著手手開發(fā)或已已經(jīng)在使用用針對業(yè)務(wù)務(wù)定制的綜綜合辦公自自動化系統(tǒng)統(tǒng)，實現(xiàn)科科學(xué)的管理理和決策，，增強單位位的競爭能能力，使企企業(yè)不斷發(fā)發(fā)展壯大。。目前各個單單位辦公自自動化程度度有所不同同，大致分分為三種情情況：111.2辦辦公自動動化的定義義、特點與與模式1.2.1辦公公自動化的的定義季斯曼（M.C.Zisman，美國國麻省理工工學(xué)院教授授）定義：：辦公自動化化就是將計計算機技術(shù)術(shù)、通信技技術(shù)、系統(tǒng)統(tǒng)科學(xué)與行行為科學(xué)應(yīng)應(yīng)用于傳統(tǒng)統(tǒng)的數(shù)據(jù)處處理技術(shù)難難以處理的的數(shù)量龐大大且結(jié)構(gòu)又又不明確、、包括非數(shù)數(shù)值型信息息的辦公事事務(wù)處理的的一項綜合合技術(shù)。12我國專家的的定義：辦公自動化化是利用先先進的科學(xué)學(xué)技術(shù)，不不斷使人的辦辦公業(yè)務(wù)活活動物化于于人以外的的各種設(shè)備中，并且且這些設(shè)備備與辦工人人員構(gòu)成服服務(wù)于某種目標(biāo)的人人——機信信息處理系系統(tǒng)。一個完整的的辦公自動動化系統(tǒng)，，應(yīng)當(dāng)包括括信息采集、、信息加工工、信息傳傳輸和信息息保存四個環(huán)節(jié)，分分為三個層層次：事務(wù)務(wù)型、信息息管理型和決策支持持型。131.2.2辦公公自動化的的特點集成化：軟硬件及網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的集成成、人與系系統(tǒng)的集成成，單一辦辦公系統(tǒng)同同社會公眾眾信息系統(tǒng)統(tǒng)的集成。。智能化：面向日常事事務(wù)處理、、輔助人們們完成工作作。多媒體化：：對數(shù)字、文文字、圖像像、聲音和和動畫的綜合處理。。運用電子數(shù)數(shù)據(jù)交換：：通過計算機機網(wǎng)絡(luò)，在在計算機間進行交換換和自動化化處理。14辦公自動化化的目的：：盡可能充分分利用信息息資源，提提高生產(chǎn)率率、工作效效率和質(zhì)量量，輔助決決策，取得得更好的經(jīng)經(jīng)濟效果，，以達(dá)到既既定（即經(jīng)經(jīng)濟、政治治、軍事或或其它方面面的）目標(biāo)標(biāo)。辦公自動化化的作用：：實現(xiàn)辦公活活動的高效效率、高質(zhì)質(zhì)量。實現(xiàn)辦公信信息處理的的大容量、、高速度。。實現(xiàn)辦公活活動的智能能化。151.個人人辦公自動動化個人辦公自自動化指支支持個人辦辦公的計算算機應(yīng)用技技術(shù)，這些些技術(shù)包括括文字處理理、數(shù)據(jù)處處理、電子子報表處理理以及圖像像處理技術(shù)術(shù)等內(nèi)容。。2．群體辦公自自動化群體辦公自自動化用來來支持群體體間的動態(tài)態(tài)協(xié)同辦公公，一般是是指針對越越來越頻繁繁出現(xiàn)的跨跨單位、跨跨專業(yè)和超超地理界限限的信息交交流和業(yè)務(wù)務(wù)交匯的協(xié)協(xié)同化自動動辦公的技技術(shù)和系統(tǒng)統(tǒng)。辦公自動化化的兩種模模式：16辦公信息系系統(tǒng)的類型型政府型：其職能主要要是保證政政令、法令令的暢通與與實施。事業(yè)型：適用于學(xué)校校、研究所所、公共事事業(yè)單位，，其人事、、財務(wù)、后后勤等職能具有很很多共性，，專門的子子系統(tǒng)如教教務(wù)、醫(yī)務(wù)務(wù)、科研管管理需單獨開發(fā)。。企業(yè)型：其職能分為為生產(chǎn)管理理和決策管管理，辦公公信息處理理應(yīng)圍繞生生產(chǎn)管理（如生產(chǎn)產(chǎn)計劃、原原料供應(yīng)、、生產(chǎn)組織織、庫存管管理、財務(wù)務(wù)管理等）進行。。經(jīng)營型：以經(jīng)營管理理為主，包包括市場需需求、商品品流通、供供銷渠道、、客戶服務(wù)、市場場信息反饋饋、預(yù)測決決策等，商商業(yè)公司、、服務(wù)業(yè)、、銀行、保險公司等等。專業(yè)型:面向各種專專業(yè)人員，，如律師、、會計師等等使用的辦辦公信息系系統(tǒng)。案例型：以案例為主主要業(yè)務(wù)，，如法院的的訴訟裁決決系統(tǒng)、公公安局的案案例分析系統(tǒng)等，，均需數(shù)據(jù)據(jù)庫和決策策支持系統(tǒng)統(tǒng)的配合。。控制型：主要供測試試控制中心心、計算中中心、衛(wèi)星星發(fā)射中心心等單位使使用。事務(wù)型：突出以某項項業(yè)務(wù)性處處理和文字字處理為主主的辦公信信息系統(tǒng)，，如訂單處理系統(tǒng)統(tǒng)、訂票系系統(tǒng)、進出出口商品商商檢系統(tǒng)等等。171.3辦公自動化化系統(tǒng)的要要素、目標(biāo)標(biāo)及發(fā)展趨趨勢辦公自動化化系統(tǒng)組成成要素有：：辦公人員員、技術(shù)工工具、辦公公機構(gòu)、辦辦公制度、、辦公信息息和辦公環(huán)環(huán)境六要素素。18辦公自動化化系統(tǒng)目標(biāo)標(biāo)：（1）提供供電子郵件件功能（2）支持持協(xié)同工作作和移動辦辦公（3）完整整的安全性性控制功能能（4）滿足足公文及會會議程序（5）具有有完善的檔檔案管理功功能（6）集成成Internet（7）系統(tǒng)統(tǒng)界面友好好，使用方方便19辦公自動化化的發(fā)展趨趨勢辦公環(huán)境網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無無紙化辦公服務(wù)無無人化辦公業(yè)務(wù)集集成化辦公設(shè)備移移動化辦公思想?yún)f(xié)協(xié)同化辦公信息多多媒體化20辦公自動化化的發(fā)展趨趨勢可以總總結(jié)為：辦辦公自動化化設(shè)備向高高性能、多多功能、復(fù)復(fù)合化和系系統(tǒng)化發(fā)展展；辦公系系統(tǒng)向數(shù)字字化、智能能化、無紙紙化、綜合合化發(fā)展；；多媒體技技術(shù)在辦公公自動化領(lǐng)領(lǐng)域中將得得到進一步步發(fā)展；網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)通信在在辦公自動動化系統(tǒng)中中的地位進進一步加強強，全球網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系將將逐步完善善。21辦公自動化化對現(xiàn)有辦辦公體制的的影響（1）辦公公系統(tǒng)與設(shè)設(shè)備的自動動化，促使使辦公內(nèi)容容、方式、制度度的變化。。（2）辦公公信息流的的網(wǎng)絡(luò)化，，促使辦公公組織結(jié)構(gòu)構(gòu)從層次型向網(wǎng)網(wǎng)狀型變化化。（3）辦公公新技術(shù)的的使用，促促使辦公人人員知識結(jié)結(jié)構(gòu)向更高層次次的變化。。（4）辦公公自動化系系統(tǒng)，促使使領(lǐng)導(dǎo)決策策向更科學(xué)學(xué)化和更民主化化的變化。。221.4辦辦公自動動化系統(tǒng)的的功能業(yè)務(wù)信息管理人員權(quán)限管理領(lǐng)導(dǎo)日程管理個人辦公管理部門事務(wù)處理文檔資料管理會議管理公文管理辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化化系統(tǒng)的基基本功能23文字處理（錄入、編編輯文字；；文檔版式式編排；表格制作；；文檔的智智能檢查、、使用模板文檔）數(shù)據(jù)處理（快捷數(shù)據(jù)據(jù)錄入、根根據(jù)數(shù)據(jù)快快速生成圖形圖表；；數(shù)據(jù)統(tǒng)計計）語音處理（聲音輸入入、語音合合成、語音音識別）圖形和圖像像處理（輸入、存存儲和編輯輯、輸出及及傳送、圖形形識別）文件處理（收發(fā)文件件管理、文文件輸入和和存儲、郵件處理））通信功能電子日程管管理電子行文辦辦理視頻會議24在網(wǎng)絡(luò)辦公公環(huán)境下，，一個完整整的辦公自自動化系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)具有七七個方面的的集成化功功能：建立立內(nèi)部通信信平臺、、建立信息息發(fā)布平臺臺、工作作流程自動動化、文文檔管理自自動化、、輔助辦公公自動化、、業(yè)務(wù)信信息集成、、實現(xiàn)分布布式辦公。。辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)的集成成功能25辦公自動動化人員員的技能能要求信息檢索索文稿處理理表格繪制制數(shù)據(jù)處理理圖表創(chuàng)建建幻燈片制制作文件共享享網(wǎng)絡(luò)發(fā)布布辦公設(shè)備備應(yīng)用26小張是我我國某外外資公司司人力資資源部人人才科的的一名辦辦公室人人員，其其工作職職責(zé)是協(xié)協(xié)助科長長做好企企業(yè)在各各個階段段、各種種形式的的人才招招聘、錄錄用與崗崗前培訓(xùn)訓(xùn)工作。。27日期/星期工作內(nèi)容工作成果形式所需技能3月2日/星期一為2月底中層干部培訓(xùn)制作活動紀(jì)要文檔，并將其發(fā)布到公司內(nèi)網(wǎng)一個附培訓(xùn)活動照片的文檔圖片處理、文檔制作、網(wǎng)上信息發(fā)布3月3日/星期二為公司3月中旬即將召開的“2010年全國高校校園招聘會”制作相關(guān)文檔招聘簡章、公司情況簡介、求職人員申請表圖文處理、表格制作、幻燈片制作3月4日/星期三向部長呈交目前公司人力資源狀況表制作并打印2月份人力資源月報表表格設(shè)計、報表制作3月5日/星期四收集下半年各部門人員培訓(xùn)需求信息10年下半年公司人員培訓(xùn)計劃匯總表文件共享、數(shù)據(jù)匯總3月6日/星期五根據(jù)科長要求，分析員工的結(jié)構(gòu)比例相關(guān)的餅圖、數(shù)據(jù)透視表、分析報告數(shù)據(jù)分析、圖表制作281.5辦辦公公自動化化系統(tǒng)的的層次模模型辦公管理理信息系系統(tǒng)的層層次可分分為三級級結(jié)構(gòu)，，即事務(wù)務(wù)型OA系統(tǒng)、、管理型型OA系系統(tǒng)、決決策型OA系統(tǒng)統(tǒng)。事務(wù)型OA系統(tǒng)統(tǒng)包括基基本的辦辦公事務(wù)務(wù)處理系系統(tǒng)和機機關(guān)行政政事務(wù)處處理系統(tǒng)統(tǒng)兩大部部分。管理型OA系統(tǒng)統(tǒng)除了具具有事務(wù)務(wù)型OA系統(tǒng)的的全部功功能外，，主要增增加了管管理信息息系統(tǒng)(MIS)的功功能。決策型OA系統(tǒng)統(tǒng)(DSS)除除了應(yīng)具具有前兩兩種模式式的功能能外，還還具備決決策或輔輔助決策策功能。。29事務(wù)型辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)通常以文文字對象象為主的的（例如如文字處處理、公公文管理理、檔案案管理、、編輯排排版和印印刷等））統(tǒng)稱為為文字處處理工作作。一般般由計算算機的軟軟硬件系系統(tǒng)、基基本辦公公設(shè)備、、簡單通通信設(shè)備備和事物物處理數(shù)數(shù)據(jù)庫組組成。管理型辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)除具備事事務(wù)型辦辦公的全全部功能能以外，，主要是是增加了了對信息息的管理理功能，，側(cè)重于于完成本本部門的的信息管管理，不不僅具備備事務(wù)型型辦公自自動化的的全部設(shè)設(shè)備外，，通常還還廣泛地地使用計計算機網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)統(tǒng)和管理理信息數(shù)數(shù)據(jù)庫。。決策型辦辦公自動動化系統(tǒng)統(tǒng)決策支持持功能即即對辦公公部門在在諸如計計劃平衡衡、發(fā)展展規(guī)劃、、效益預(yù)預(yù)測、結(jié)結(jié)構(gòu)分析析等有關(guān)關(guān)國民經(jīng)經(jīng)濟和企企業(yè)發(fā)展展方面，，起到?jīng)Q決策支持持作用。。30一個完整整的辦公公自動化化系統(tǒng)除除了具有有操作層層的事物物處理、、管理層層的信息息管理以以外，原原則上還還應(yīng)具有有最高層層的決策策支持，，而且決決策能力力的大小小也反映映了自動動化水平平的高低低。狹義義的辦公公自動化化多指事事務(wù)型和和管理型型辦公系系統(tǒng)，這這種系統(tǒng)統(tǒng)以基礎(chǔ)礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫庫和專業(yè)業(yè)數(shù)據(jù)庫庫為主，，雖然也也是決策策分析的的基礎(chǔ)，，但作為為提供真真正的決決策支持持還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠夠的。因因此，只只有在此此基礎(chǔ)上上加上模模型庫、、方法庫庫、歷史史資料庫庫，使得得決策的的類型由由結(jié)構(gòu)化化上升到到非結(jié)構(gòu)構(gòu)化，并并進一步步發(fā)展成成為知識識庫系統(tǒng)統(tǒng)和專家家系統(tǒng)以以后，才才能實現(xiàn)現(xiàn)真正意意義上的的辦公自自動化。。31辦公自動化系系統(tǒng)組成辦公自動化系系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包包括辦公自動動化硬件系統(tǒng)和辦公自動化化軟件系統(tǒng)兩部分。辦公自動化軟軟件可以分為為兩大類：基基礎(chǔ)軟件、應(yīng)應(yīng)用軟件。32辦公自動化硬硬件系統(tǒng)劃分分（1）按應(yīng)用用特性可分為為行政辦公、、秘書辦公、、電子郵件、、遠(yuǎn)程通信。。（2）按信息息在辦公業(yè)務(wù)務(wù)活動中的信信息采集、信信息加工、信信息存儲、信信息傳遞等不不同環(huán)節(jié)可分分為信息處理理設(shè)備、信息息復(fù)制設(shè)備、、信息演示設(shè)設(shè)備、信息傳傳輸設(shè)備。（3）按設(shè)備備本身的性能能可分為：圖圖文數(shù)據(jù)處理理設(shè)備和圖文文數(shù)據(jù)傳送設(shè)設(shè)備。其中圖圖文數(shù)據(jù)處理理設(shè)備包括計計算機設(shè)備、、打印機、復(fù)復(fù)印機、掃描描儀等。圖文文數(shù)據(jù)傳送設(shè)設(shè)備包括圖文文傳真機、電電傳機、程控控交換機以及及各種新型的的通信設(shè)備。。33數(shù)碼照相機刻錄機34數(shù)碼攝像機移動硬盤U盤35復(fù)印機碎紙機36加加強系統(tǒng)安安全與保密工工作的必要性性和重要性辦公自動化系系統(tǒng)中輸入、、處理、輸出出的是政府部部門、企事業(yè)業(yè)單位的有用用信息，都有有非常重要的的經(jīng)濟和實用用價值以及一一定程度的保保密性要求。。因此，加強強其安全性，，保證其內(nèi)容容的保密性就就顯得非常重重要。特別是是在現(xiàn)在開放放式的網(wǎng)絡(luò)辦辦公環(huán)境下，，系統(tǒng)很容易易遭到非法人人員、黑客和和病毒的入侵侵，傳輸?shù)臄?shù)數(shù)據(jù)也可能被被截取、篡改改、刪除。加加強系統(tǒng)安全全與保密就顯顯得非常重要要。1.6辦公公自動化系統(tǒng)統(tǒng)的安全與保保密37辦辦公自動化化信息的安全全威脅伴隨著辦公自自動化產(chǎn)品的的應(yīng)用和發(fā)展展，其脆弱性也日益凸顯顯，主要體現(xiàn)現(xiàn)在以下幾個個方面：（1）電子產(chǎn)產(chǎn)品，對抗環(huán)環(huán)境能力弱（2）數(shù)據(jù)密密集，分布少少（3）共享與與封閉的矛盾盾（4）任何新新技術(shù)都產(chǎn)生生新的安全隱隱患（5）軟件不不可能完美無無瑕（6）信息處處理過程中的的脆弱性38在辦公自動化化系統(tǒng)中，安安全是指為防防止有意或無無意的破壞系系統(tǒng)軟硬件及及信息資源行行為的發(fā)生，，避免企業(yè)遭遭受損失所采采取的措施，，包括硬件安安全、軟件安安全、數(shù)據(jù)安安全和運行安安全；保密是是指為防止有有意竊取信息息資源行為的的發(fā)生，使企企業(yè)免受損失失而采取的措措施。辦辦公自動化化系統(tǒng)安全與與保密的含義義39系系統(tǒng)安全的的標(biāo)志1、能防止對對信息的非法法竊??；2、預(yù)防泄露露和毀壞事件件的發(fā)生；3、在毀壞后后的更正以及及恢復(fù)正常工工作的能力較較強，所需時時間較短。4、安全保密密系統(tǒng)符合經(jīng)經(jīng)濟要求。40數(shù)數(shù)據(jù)保密基基本要求1、數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非非授權(quán)人截取取或竊取。2、數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間間數(shù)據(jù)的完整整與否，檢驗驗數(shù)據(jù)是否被被偽造和篡改改。3、發(fā)送方鑒別：：證明發(fā)送方的的身份以防冒冒名頂替。4、防發(fā)送方否認(rèn)認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完完整性有發(fā)送送方身份的前前提下，防止止發(fā)送方事后后不承認(rèn)發(fā)送送過此文件。。411．人為因素素人為因素是指指系統(tǒng)運行中中由人的行為為造成的不利利因素。2．自然因素素自然因素是指指自然界、環(huán)環(huán)境等影響造造成的對系統(tǒng)統(tǒng)的不利因素素，如水災(zāi)、、火災(zāi)、雷電電、地震、電電磁波等。這這一類因素的的危害主要是是針對系統(tǒng)設(shè)設(shè)備、存儲介介質(zhì)、通信線線路等的。3．技術(shù)因素素物理方面軟件方面數(shù)據(jù)方面物理方面軟件方面數(shù)據(jù)方面辦公自動化系系統(tǒng)安全與保保密的影響因因素42加加強系統(tǒng)安安全和保密的的對策行政措施行政法規(guī)、規(guī)規(guī)章制度社會允許的各各種方式法律措施針對計算機犯犯罪的打擊、、制裁手段軟件保護措施施采用軟件技術(shù)術(shù)辨別、控制制用戶和對信信息加密物理保護措施施對場地環(huán)境和和軟硬件設(shè)備備及存儲介質(zhì)質(zhì)等保護43為確保辦公自自動化系統(tǒng)的的安全，在系系統(tǒng)安全和保保密控制方面面應(yīng)采取以下下具體管理制制度。(1)建立立計算機管理理和監(jiān)察機構(gòu)構(gòu)，制定系統(tǒng)統(tǒng)安全目標(biāo)和和具體的管理理制度。(2)對計計算機系統(tǒng)的的關(guān)鍵場所，，如主機房、、網(wǎng)絡(luò)控制室室、數(shù)據(jù)介質(zhì)質(zhì)庫房和終端端室，應(yīng)視不不同情況進行行安全保護，，重要部位應(yīng)應(yīng)安裝電視監(jiān)監(jiān)視設(shè)備，有有的區(qū)域應(yīng)設(shè)設(shè)置報警系統(tǒng)統(tǒng)。(3)計算算機系統(tǒng)啟用用前進行安全全性檢查，重重要部門的計計算機在啟用用前要報請有有關(guān)部門進行行安全保密檢檢查，如有否否計算機病毒毒或邏輯炸彈彈等非法程序序侵入等。(4)執(zhí)行行主要任務(wù)的的機構(gòu)應(yīng)該做做到專機、專專盤、專用；；重要數(shù)據(jù)應(yīng)應(yīng)定時、及時時備份。辦公自動化系系統(tǒng)安全與保保密的制度管管理44(5)采用用口令識別、、分級授權(quán)、、存取控制等等成熟的安全全技術(shù)。(6)進行行安全審計，，掌握非法用用戶訪問或合合法用戶的非非法操作，以以便發(fā)現(xiàn)潛在在的問題，及及時制止非法法活動或者對對剛出現(xiàn)的問問題采取補救救措施。(7)禁止止使用來歷不不明的磁盤，，嚴(yán)禁玩游戲戲；慎重使用用共享軟件，，盡量不從網(wǎng)網(wǎng)上下載軟件件，來歷不明明的電子郵件件不要隨便查查閱。(8)完整整地制作系統(tǒng)統(tǒng)軟件和應(yīng)用用軟件的備份份，并結(jié)合系系統(tǒng)的日常運運行管理與系系統(tǒng)維護，做做好數(shù)據(jù)的備備份及備份的的保管工作。。(9)敏感感數(shù)據(jù)盡可能能以隔離方式式存放，由專專人保管。451．用戶認(rèn)證證技術(shù)利用用戶專有有信息：口令令