業(yè)務(wù)跟單流程管理制度匯編

..XX華優(yōu)電器業(yè)務(wù)跟單流程管理制度文件編號：版本號：分發(fā)部門：受控印章：發(fā)布日期：2017年9月1日生效日期：2017年9月1日版次批準(zhǔn)/日期審核/日期編制/日期第一版〔A0版文件編號制訂日期修訂日期版次頁次1/1文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次目錄序號文件編號文件名稱文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次目的：為規(guī)范業(yè)務(wù)作業(yè)流程,理順工作關(guān)系,提高工作效率,加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理,提升客戶服務(wù),特制定本制度。程序：接單：1.1釋義：接單也即合同的簽定,訂單的取得。1.2下單方式：客戶下單的方式有：通過,,Email或書面合同等方式。1.3接單的途徑：交易會,出訪,參展,邀請客戶來訪,網(wǎng)站,等等。1.4接單的形式：業(yè)務(wù)員接單、業(yè)務(wù)跟單接單合同：正式、具有法律效應(yīng)確認(rèn)書：它比合同要簡化些,其中包括協(xié)議書。對異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入,。1.5接單的程序：接單的程序可分為詢價,發(fā)價,還價和接受四個環(huán)節(jié)。報價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,報價通常是一方在收到對方的詢價后作出的。接受：買方或賣方同意對方在報價中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。1.6相關(guān)流程：16.1業(yè)務(wù)應(yīng)對訂單相關(guān)的輸入文件進(jìn)行收集、整齊,并進(jìn)行編號；業(yè)務(wù)必須按公司規(guī)定的《客戶信息及跟蹤表》,進(jìn)行建檔和跟蹤,了解客戶信息和有計劃的拜訪；拜訪方式分為：溝通、QQ溝通、上門造訪、以及其他可以接受的方式；每月一號將《將客戶信息及跟蹤表》交副總/總經(jīng)理審閱；1.6.5上班時間,業(yè)務(wù)員及跟單員必須保持暢通,以便客人隨時聯(lián)系。2、審單：即審核合同：2.1審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱,規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量,單價,價格條款,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式。2.2審單方法：產(chǎn)品名稱,規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在貨物買賣中,貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,其計量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加"約",可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)淖儎印蝺r,總額的審查：付款方式審查：A.付款方式是否能接受？支票,付定金、分期付款等等。B.支付的貨幣能否接受？包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受？客戶提供的包裝〔彩印,尺寸我們能否做？,客戶要求包裝時公司將其計價客戶提供的包裝資料是否齊全？〔內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽,說明書內(nèi)包裝：普合,白合,彩合,吸塑外包裝：紙箱,木箱,桶裝,編織袋。最主要是嘜頭印刷。交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,并運(yùn)輸送達(dá)完成安裝。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限,而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周,3周,或一個月,二個月,一個季度或更長。交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶決定交貨方式。文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次2.3審單步驟：業(yè)務(wù)跟單將客戶的包裝、交期、品質(zhì)、規(guī)格、交貨方式等在《客戶訂單》中進(jìn)行詳細(xì)的記錄；填好《客戶訂單》后,送交分管副總或總經(jīng)理初審；業(yè)務(wù)跟單須填寫《工程設(shè)計任務(wù)書》,將其與總經(jīng)理批準(zhǔn)后的《客戶訂單》,以及客戶訂單相關(guān)的輸入性文件一起下發(fā)到研發(fā)部進(jìn)行設(shè)計；研發(fā)部設(shè)計完成后,業(yè)務(wù)跟單須將《客戶訂單》、訂單相關(guān)的輸入文件、開料表、設(shè)計圖等送財務(wù)進(jìn)行成本審核；2.3.5通過財務(wù)成本審核后擬定初步報價并交分管副總/總經(jīng)理復(fù)審,通過后與客戶確認(rèn)報價,談妥簽訂合同后將《客戶訂單》下發(fā)到生產(chǎn)部。3、關(guān)于樣品：要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步；3.1準(zhǔn)備樣品。工廠現(xiàn)有的款式新款客戶來樣。3.2要領(lǐng)：無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要客人進(jìn)行書面確認(rèn)。新品修改最多三次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣,,做好更改記錄,更改后必須有客戶的書面確認(rèn),以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。作為跟單員,我們要做到：有完整的產(chǎn)品資料〔包括：三視圖、包裝圖........。新品的成本,價格要進(jìn)行核算。新品的材質(zhì)要留有實(shí)樣,圖樣和工藝數(shù)據(jù)。客戶的來樣要保存好原樣。3.4作業(yè)流程：業(yè)務(wù)跟單員在客戶需要樣貨時,按公司要求報填《生產(chǎn)制令單》備注樣品,獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可下單生產(chǎn)。4、生產(chǎn)過程跟蹤：4.1生產(chǎn)過程跟單的基本要求：按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合,做到不提前也不推遲。按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。4.2．生產(chǎn)過程跟單的流程：下達(dá)《生產(chǎn)制令單》：跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為《生產(chǎn)制令單》。《生產(chǎn)制令單》要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,包裝要求,交貨期等；下單前要與生產(chǎn)部協(xié)調(diào)交期,有爭議時報總經(jīng)理批準(zhǔn)后再施行；分析生產(chǎn)能力；《生產(chǎn)制令單》下達(dá)后,要和生產(chǎn)部及各車間分析公司的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？制定生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生產(chǎn)計劃人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)計劃；根據(jù)《生產(chǎn)進(jìn)度表》進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤；文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次4.2.6常見的異常類型原計劃錯誤。機(jī)器設(shè)備有故障。材料沒跟上。不良率和報廢率過高。臨時工作或特急訂單的影響。前制程延誤的累積。員工工作情緒低落,缺勤或流動率高。因客戶或公司對產(chǎn)品出現(xiàn)新的要求,產(chǎn)生變更。4.3交期延誤：如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協(xié)商,二取消訂單。4.4.訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數(shù)量上的,〔或增加,或減少。有包裝上的。有交期的變更。〔或提前,或推遲。接到客戶要求變更,首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購了材料,通用的問題不大。但如是專用的,客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對交期：如要提前,我們要根據(jù)實(shí)際情況說。如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉儲費(fèi),損耗費(fèi)要承擔(dān),客戶或公司變更生產(chǎn)或品質(zhì)要求時,要將變更記錄進(jìn)《訂單變更表》,并及時下發(fā)到相關(guān)各部門。4.5相關(guān)流程：下單：將經(jīng)總經(jīng)理復(fù)審批準(zhǔn)后的《訂單制令單》送交生產(chǎn)部主管進(jìn)行擬定生產(chǎn)計劃并安排生產(chǎn)；跟蹤：根據(jù)《生產(chǎn)進(jìn)度表》和實(shí)際現(xiàn)場生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤,出現(xiàn)交期或品質(zhì)異常時要記錄進(jìn)《生產(chǎn)異常記錄表》,并上報副總\總經(jīng)理審核。5、出貨與貨物運(yùn)輸：5.1發(fā)貨前對每批貨物要進(jìn)行材積計算,以便選擇合適的運(yùn)輸車輛盡可能的多裝貨物,以降低運(yùn)輸成本。5.2運(yùn)輸方式選擇上應(yīng)選擇,安全、方便、及時、快捷的運(yùn)輸方式。5.3物流選擇上,要找正規(guī)的、價格合理的、有全保的公司和車輛,以保證公司貨物的安全與貨物到達(dá)期限。5.4與物流公司或個體司機(jī)之間應(yīng)簽有合同,對交期、貨物安全、付款方式、雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等做出限定和規(guī)范。5.5相關(guān)流程：按公司規(guī)定,發(fā)貨前須經(jīng)客戶簽名確認(rèn),業(yè)務(wù)再填寫《出貨明細(xì)表》,經(jīng)倉庫與出貨組對發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格、名稱、數(shù)量、訂單號確認(rèn)后,報副總\總經(jīng)理批準(zhǔn),方可發(fā)貨；貨到目的地后,業(yè)務(wù)跟單須督促公司收貨員工對產(chǎn)品的品種、數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品狀況進(jìn)行檢查并登記在《發(fā)貨出車明細(xì)表》傳回公司交由業(yè)務(wù)審查,對出現(xiàn)異常的要上報副總/總經(jīng)理。6、工程安裝跟蹤：6.1業(yè)務(wù)跟單要對安裝進(jìn)度進(jìn)行追蹤,須讓安裝現(xiàn)場管理人員按公司規(guī)定填寫《工程進(jìn)度日報表》,對工程安裝進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控,有必要時到現(xiàn)場進(jìn)行核查。6.2項(xiàng)目店面工程進(jìn)度或產(chǎn)品品質(zhì)有異常時須填寫《工程異常表》將異常進(jìn)記錄、登記,并上報副總/總經(jīng)理審核。7、項(xiàng)目達(dá)成跟蹤：7.1在工程完工經(jīng)客戶驗(yàn)收合格后,須將項(xiàng)目店面完成效果按區(qū)域、整體進(jìn)行拍照,并將項(xiàng)目交期完成情況,客戶的評價、意見或建議,施工中出現(xiàn)了那些問題和問題解決方法,以及未決問題或不足之處進(jìn)行記錄形成《項(xiàng)目工程完結(jié)報告》,交副總\總經(jīng)理審批。文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次8、貨款回收：8.1在工程完工經(jīng)客戶驗(yàn)收合格后,業(yè)務(wù)要與財務(wù)進(jìn)行貨款回收,以加強(qiáng)公司資金周轉(zhuǎn),防止壞帳發(fā)生。9、客戶投拆：按《客戶投訴管理制度》執(zhí)行。10、參考資料：《業(yè)務(wù)管理規(guī)定》12、附件：《客戶信息及跟蹤表》《客戶訂單》《生產(chǎn)指令單》《生產(chǎn)異常記錄表》《出貨明細(xì)表》《工程進(jìn)度日報表》《工程異常表》《工程完結(jié)報告》《工程設(shè)計任務(wù)書》文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程圖版本/修改號文件編號頁次〔一>業(yè)務(wù)客戶備案流程銷售訂單跟單流程文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程圖版本號/修改號文件編號頁次〔三出貨流程外購、樣品或訂單經(jīng)QA檢驗(yàn)合格后入庫,再出給業(yè)務(wù)外購、樣品或訂單經(jīng)QA檢驗(yàn)合格后入庫,再出給業(yè)務(wù)財務(wù)確認(rèn)收到樣品或訂單全款并在送貨單上簽字確認(rèn)相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)外貿(mào)業(yè)務(wù)確認(rèn)收款方式財務(wù)確認(rèn)收到樣品或訂單全款并在送貨單上簽字確認(rèn)其他方式的收款,業(yè)務(wù)要在送貨單上寫有確認(rèn)能收到引此款等字樣相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)安排發(fā)貨并把業(yè)務(wù)的名片、目錄、禮品等放入貨物中安排發(fā)貨并把業(yè)務(wù)的名片、目錄、禮品等放入貨物中,打包好嚴(yán)格跟公司指定的貨運(yùn)公司合作要隨時把貨物的運(yùn)輸狀況告訴業(yè)務(wù)