總公司合同管理規(guī)定樣式

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔總公司合同管理規(guī)定樣式目錄：1、總公司合同管理規(guī)定樣式2、酒店行政合同管理規(guī)定fdcew/總公司合同管理規(guī)定第一章總則第一條為了加強(qiáng)合同管理工作，建立、健全合同管理責(zé)任制度，規(guī)范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為，及時解決合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于中國11發(fā)展總公司各部門、各專業(yè)公司、駐外分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱業(yè)務(wù)單位），其他所屬公司應(yīng)參照本規(guī)定執(zhí)行。第三條本規(guī)定所涉及的合同是指經(jīng)貿(mào)類型的各種法律文件。涉及項目投資的法律文件按照投資管理部的有關(guān)規(guī)定辦理。第四條總公司綜合計劃部（以下簡稱計劃部）是經(jīng)貿(mào)類合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同編號的申領(lǐng)、合同履行情況的統(tǒng)計、合同檔案的管理。第五條總公司法規(guī)室（以下簡稱法規(guī)室）具體負(fù)責(zé)客戶資信調(diào)查、建立客戶檔案；提供規(guī)范的合同文本；負(fù)責(zé)合同審核及審批程序的完成；對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、跟蹤管理；指導(dǎo)所屬各業(yè)務(wù)單位建立和規(guī)范合同管理機(jī)制。第六條各業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人是合同管理工作的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的合同管理工作，承擔(dān)合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險審核責(zé)任。法規(guī)人員協(xié)助負(fù)責(zé)人從法律角度對合同進(jìn)行審核，提供法律咨詢意見。第二章資信審查第七條總公司將對所有業(yè)務(wù)合作對方按其資信情況實行三檔A級管理。第八條第一次與我公司合作的國內(nèi)外中小型企業(yè)屬于A級企業(yè)。對于與A級企業(yè)合作的合同，必須在業(yè)務(wù)操作上采取可靠的保障措施，使我方不承擔(dān)風(fēng)險。對于A級企業(yè)必須提供法人營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)執(zhí)業(yè)許可證、技術(shù)等級證書；可相應(yīng)提供法定代表人或負(fù)責(zé)人的簡歷、財產(chǎn)所有權(quán)證明、財務(wù)報表、銀行資信證明等文件。第九條在一年內(nèi)與我公司合作過，商業(yè)信譽(yù)良好，資信狀況較好的中小型企業(yè)和第一次與我公司合作的國內(nèi)外大型企業(yè)屬于AA級企業(yè)。對于與AA級企業(yè)合作的合同，也應(yīng)在業(yè)務(wù)操作中要求對方提供一定的保證措施，將我司風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)。對于AA級企業(yè)應(yīng)提供一般性的企業(yè)資料。第十條與我公司合作多次，已形成親密伙伴關(guān)系的企業(yè)以及世界知名的大企業(yè)均屬于AAA級企業(yè)。對于與AAA級客戶合作的合同，可適當(dāng)提供相應(yīng)資料。第十一條對于A級及AA級企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況提供相應(yīng)的保證措施，保證措施包括：合法有效的財產(chǎn)抵押擔(dān)保、具有擔(dān)保能力的第三方提供的連帶責(zé)任的履約擔(dān)保書、銀行保函、履約保證金等。第十二條各業(yè)務(wù)單位在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考察、調(diào)研、論證其所經(jīng)辦的合同項目，細(xì)心準(zhǔn)備有關(guān)業(yè)務(wù)資料，詳細(xì)調(diào)查、了解對方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力。合同經(jīng)辦人自行調(diào)查對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況確有困難的，可以要求法規(guī)室協(xié)助調(diào)查。調(diào)查費用由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。第十三條法規(guī)室將依據(jù)業(yè)務(wù)合作方的資信材料及合同履行情況建立客戶檔案。第三章合同的報審第十四條屬于總公司審核并管理的合同：（一）需要以總公司名義對外簽約的合同；（二）需要占用總公司資金的合同（包括需要總公司代為開出信用證或出具擔(dān)保的合同）；（三）涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同。屬于上述任何一種情形的合同都必須報送總公司審核，建檔管理。第十五條所屬各業(yè)務(wù)單位以自己的名義對外簽約的合同，各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照本規(guī)定承擔(dān)簽約責(zé)任，經(jīng)咨詢法規(guī)人員意見后簽訂。第四章合同審核內(nèi)容第十六條業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人從以下方面對合同進(jìn)行審查：（一）各方當(dāng)事人的資信狀況；（二）各方當(dāng)事人的履約能力；（三）履行合同的商業(yè)風(fēng)險及其防范措施；（四）與合同有關(guān)的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題的解決方法；（五）與合同有關(guān)的財務(wù)及稅務(wù)問題。第十七條財務(wù)人員、法規(guī)人員及其他審核人員應(yīng)針對以下內(nèi)容進(jìn)行審核：（一）履行合同的經(jīng)濟(jì)合理性；（二）收付款方式的可行性及風(fēng)險防范；（三）財務(wù)單據(jù)及稅務(wù)方面有無問題；（四）簽約對方的主體資格；（五）合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化，違約條款及訴訟管轄條款；（六）合同編號及許可證文件。第十八條業(yè)務(wù)人員、負(fù)責(zé)人員、財務(wù)人員、法規(guī)人員及其他有關(guān)審核人員均有責(zé)任使合同不違反《貿(mào)易經(jīng)營過程中的禁止性規(guī)定》。第五章合同審批程序第十九條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)在合同內(nèi)容確定后，向綜合計劃部申領(lǐng)合同編號，填寫《合同審批表），連同資信材料，經(jīng)審核程序，由負(fù)責(zé)人簽批同意后，再由印章管理人員在合同文本上用印。具體審核程序如下：（一）屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同，應(yīng)先報財務(wù)本部及綜合計劃部審核，再轉(zhuǎn)交法規(guī)室審核。審核通過后，由法規(guī)人員在審批表及合同文本上騎縫加蓋法規(guī)審核專用章，各業(yè)務(wù)單位或總公司的印章管理人員憑蓋有法規(guī)審核騎縫章及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的合同審批表在合同文本上用印。（二）不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同，由各單位的負(fù)責(zé)人在合同審批表中簽批決定是否在合同文本上用印，各業(yè)務(wù)單位的印章管理人員憑負(fù)責(zé)人的簽字用印。各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)向法規(guī)等有關(guān)人員咨詢意見后再決定是否簽署合同。第二十條特批程序：對屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同，如審核人員與業(yè)務(wù)人員意見不一致，須經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，并報總公司總經(jīng)理審批后方得簽約；對不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同，經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后即可簽約。第二十一條為了確保合同的審核質(zhì)量，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在正式簽約前三天報審，不得將已蓋有對方印章的合同報審。第二十二條對于風(fēng)險較大，背景比較復(fù)雜的擬簽合同，法規(guī)室有權(quán)提交計劃部召集"11經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)論證小組"開會進(jìn)行專題討論，報總公司總經(jīng)理決定。第六章合同文本第二十三條法規(guī)室負(fù)責(zé)起草、匯編合同的正式文本。各業(yè)務(wù)單位在使用合同正式文本過程中，不得隨意刪改，如有需要，可做增補(bǔ)。如確需使用其他公司的合同文本，應(yīng)按第二十條的規(guī)定申請?zhí)嘏?。第七章合同的簽署與用印第二十四條簽約人必須是依《對外經(jīng)濟(jì)活動權(quán)限證書管理規(guī)定》享有簽約資格的人，任何人未經(jīng)授權(quán)不得在合同上簽字。委托代理人代表本單位簽訂合同，必須在授權(quán)委托書規(guī)定的權(quán)限和時間范圍內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)代理。第二十五條非經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，合同經(jīng)辦人不得攜帶空白合同書和合同專用章外出簽訂合同。第二十六條在簽訂合同時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真查驗對方簽約人的《法定代表人身份證明書》或《企業(yè)事業(yè)單位代表人身份證明書》、《授權(quán)委托書》及其《居民身份證）或其他具有同等效力的證件，以及對方當(dāng)事人的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《營業(yè)執(zhí)照》副本或其他具有同等效力的證照，并與對方交換上述證、照的原件或復(fù)制件。第二十七條簽訂合同必須以法人名義進(jìn)行。國內(nèi)合同除了各方當(dāng)事人的法定代表人或其委托代理人簽字外，還應(yīng)加蓋雙方單位的合同專用章或公章。涉外合同必須取得對方當(dāng)事人法定代表人或其委托代理人的簽字原件，不得以傳真件代替。合同中設(shè)定了擔(dān)保條款，或者規(guī)定由第三人享受權(quán)利，承擔(dān)義務(wù)的，應(yīng)由擔(dān)保人或第三人簽字、蓋章予以確認(rèn)。第二十八條法律、法規(guī)和規(guī)章要求公證、簽證、登記、批準(zhǔn)或辦理其他手續(xù)的合同，合同簽訂以后還應(yīng)及時辦理相應(yīng)的手續(xù)。第二十九條總公司的合同章由法規(guī)室管理使用，總公司的公章由總公司辦公室管理使用，各業(yè)務(wù)單位應(yīng)設(shè)專人、專柜負(fù)責(zé)管理使用各自的公章、合同章。第三十條負(fù)責(zé)總公司及業(yè)務(wù)單位印章管理的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，沒有負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，不得在具有合同性質(zhì)的法律文件上加蓋公章或合同章。除非法律另有規(guī)定，不得以財務(wù)章、部門章替代公章或合同章簽署法律文件。第八章合同的履行、變更和終止第三十一條合同生效以后，業(yè)務(wù)單位應(yīng)當(dāng)及時行使合同規(guī)定的權(quán)利，認(rèn)真履行合同規(guī)定的義務(wù)。發(fā)生影響合同履行的不可抗力事件時，應(yīng)當(dāng)在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)通知對方當(dāng)事人，并收集、提供相應(yīng)的證據(jù)。第三十二條在合同履行過程中，我方當(dāng)事人發(fā)生違約或者發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人違約的。合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時報告本單位負(fù)責(zé)人和法規(guī)人員，以便研究對策，采取措施，妥善解決違約問題。第三十三條合同履行終結(jié)后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《合同履行終結(jié)報告表》，交合同管理部門備案。第三十四條在合同有效期內(nèi)，需要變更、解除、終止合同的，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《變更、解除、終止合同審批表》，說明原因并提出處理意見，按照簽訂合同的審批程序報批。然后再書面通知對方當(dāng)事人，說明理由并明確作出答復(fù)的方式和期限，與對方當(dāng)事人造行協(xié)商，達(dá)成變更、解除或終止合同的書面協(xié)議。第三十五條對方當(dāng)事人要求變更、解除、終止合同的，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時報告本單位負(fù)責(zé)人及法規(guī)人員，并提出處理意見，經(jīng)審批后，在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)Ψ阶鞒黾由w合同專用章或公章的書面答復(fù)，并采取有效措施，避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。對方提出變更、解除或終止合同給我方造成經(jīng)濟(jì)損失的，除了依法可以免除對方責(zé)任的情況外，應(yīng)當(dāng)積極向?qū)Ψ剿髻r。第三十六條財務(wù)人員在辦理合同項下的開證、改證、議付等對外結(jié)算時，必須以附帶審批表的正本合同和有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的"進(jìn)出口貿(mào)易項目忖款申請表"作為依據(jù)，否則，財務(wù)人員應(yīng)拒絕對外辦理結(jié)算手續(xù)。第九章合同糾紛解決第三十七條在履行合同過程中如產(chǎn)生糾紛，屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同，合同經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)立即通報法規(guī)室采取措施以避免損失、維護(hù)總公司的利益，如因經(jīng)辦業(yè)務(wù)員延誤通報而造成損失由該業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。第三十八條不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同糾紛由總公司決定是否參與解決。在處理所屬業(yè)務(wù)單位的合同糾紛過程中所發(fā)生的費用應(yīng)由該業(yè)務(wù)單位承擔(dān)，對有過錯的人員應(yīng)給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。第三十九條發(fā)生合同糾紛時，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時報告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)，如需要法規(guī)人員介人，應(yīng)填寫《合同糾紛處理意見表》，如實全面反映情況，提供所有材料和證據(jù)，經(jīng)主管法規(guī)室的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，共同處理合同糾紛。第四十條因處理合同糾紛而發(fā)生的各種費用，由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。法規(guī)人員參與處理合同糾紛的差旅費用及其他費用按總公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)在業(yè)務(wù)單位報銷。第十章合同檔案和統(tǒng)計資料的管理第四十一條所有合同都應(yīng)建立檔案。合同簽訂以后，業(yè)務(wù)單位自留合同正本及其附件和合同審批表各一份。隨著合同的履行、變更、解除或終止，各業(yè)務(wù)單位應(yīng)將相應(yīng)的文件存入檔案，使之成為一個完整的合同檔案。屬于總公司審核的合同檔案，計劃部留存一套。第四十二條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)合同編號的申領(lǐng)，合同的立卷、歸檔及檔案管理。業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)妥善保管簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中形成的各種文書、信函、電報、電傳、傳真、電話記錄、洽談筆錄、會談紀(jì)要、備忘錄、表格、圖紙、單證及有關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)資料，于合同履行完畢后交本單位合同管理人員按照時間順序統(tǒng)一建檔立卷。第四十三條各業(yè)務(wù)單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管尚未立卷的合同檔案材料，嚴(yán)格保守商業(yè)秘密。非經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得私自出借合同檔案材料。第四十四條各業(yè)務(wù)單位的合同管理人員應(yīng)于每年的一月將過去一年的合同檔案進(jìn)行整理后，經(jīng)計劃部統(tǒng)一交總公司辦公室檔案管理部門保管。合同檔案的保管期限與會計檔案相同，發(fā)生糾紛的合同檔案永久保存。第十一章獎懲第四十五條各業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)人員、合同管理人員及法規(guī)人員有下列情形之一的，由總公司法規(guī)室向人事本部提議，按照有關(guān)規(guī)定，給予獎勵：（一）在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，取得顯著成績的；（二）在簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中，努力維護(hù)企業(yè)權(quán)益，避免或減少經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額巨大的；（三）勇于檢舉合同簽訂、履行、變更、解除、終止過程中的違法行為，避免造成不良后果的；（四）其他應(yīng)當(dāng)予以獎勵的情況。第四十六條有關(guān)單位和個人違反本辦法的規(guī)定，有下列情形之一的，總公司法規(guī)室有權(quán)向人事本部提議，按照（職工獎懲條列）及其他有關(guān)規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重，予以相應(yīng)的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰，直至移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（一）不認(rèn)真進(jìn)行合同項目的考察、調(diào)研，盲目簽訂合同，造成合同不能履行或不能全面履行，被對方追究違約責(zé)任的；（二）不認(rèn)真調(diào)查、了解合同當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力，引起合同糾紛或被他人詐騙的；（三）擅自越權(quán)簽訂、變更、解除、終止合同，情節(jié)嚴(yán)重的；（四）不認(rèn)真查驗對方簽約證明文件，造成嚴(yán)重后果的；（五）不認(rèn)真調(diào)查有關(guān)情況，盲目為他人提供擔(dān)保，并給本單位造成經(jīng)濟(jì)損失的；（六）疏乎大意，造成簽約證明文件、合同書及其他有關(guān)文件、資料、證據(jù)損毀、丟失，后果嚴(yán)重的；（七）出現(xiàn)違約行為以后，不及時采取補(bǔ)救措施，不積極追究對方違約責(zé)任，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的；（八）隱瞞事實真相，欺騙領(lǐng)導(dǎo)和合同管理人員，或與他人惡意串通，騙取本單位財產(chǎn)，造成嚴(yán)重后果的；（九）利用簽訂合同之機(jī)，索賄、受賄或進(jìn)行其他違法犯罪活動的；（十）不認(rèn)真審查合同，或者有意規(guī)避合同審批程序，導(dǎo)致合同糾紛，造成較大經(jīng)濟(jì)損失的。第十二章附則第四十七條總公司屬于行政事務(wù)性對外簽約的，原則上按本規(guī)定執(zhí)行。第四十八條本規(guī)定由總公司法規(guī)室負(fù)責(zé)解釋。第四十九條本規(guī)定自頒布之日起實施。物業(yè)管理房地產(chǎn)fdcew/精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔合同管理規(guī)定合同是酒店重要規(guī)范文件之一，是代表酒店并維護(hù)酒店合法權(quán)益的法律公文，現(xiàn)將相關(guān)要求規(guī)定如下：1.酒店的對內(nèi)、對外合同均實行統(tǒng)一管理，以規(guī)范、準(zhǔn)確、安全為標(biāo)準(zhǔn)。2.各部室因業(yè)務(wù)原因要與外單位及個人簽訂的合同等文件要達(dá)到如下要求：1.1合同內(nèi)容要符合國家政策、法律法規(guī)；1.2合同內(nèi)容客觀，實事求是，雙方權(quán)益和責(zé)任要界定清晰；1.3合同文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，用語要規(guī)范。1.4合同涉及到的時間、地點、物品名、負(fù)責(zé)人等要素要具體、準(zhǔn)確。3.所有對外簽約的文稿需統(tǒng)一由總辦審核（或總辦交法律顧問審核），經(jīng)總經(jīng)理室審閱，合同審訂程序為：部門擬稿→審核（總辦、財務(wù)）→審閱（總助）→審批（總經(jīng)理）→蓋章→簽約→歸檔。4.合同原稿（經(jīng)總經(jīng)理）批復(fù)的稿件連同一份正本送酒店檔案室存檔，另一份交對方留存。5.對合同中涉及的保密事項，必須嚴(yán)密，起草人及有閱文資格的人員不準(zhǔn)隨便向他人泄露。6.合同管理責(zé)任6.1辦公室歸口管理全酒店合同、協(xié)議，建立合同總臺賬。6.2財務(wù)部負(fù)責(zé)財產(chǎn)保險、借貸款、應(yīng)收款等經(jīng)濟(jì)合同；6.3營銷部負(fù)責(zé)協(xié)議單位簽單合同；6.4采供部負(fù)責(zé)原輔材料、商品購銷、生活勞保用品及運輸合同；6.5工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)備、技改等合同；7.各責(zé)任部門應(yīng)指定專人管理本部門合同，建立分臺賬，職責(zé)如下：7.1審閱本部門的合同；7.對合同經(jīng)辦人隨時提醒款額及貨物交付情況，催辦、監(jiān)督履約，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理并報告；7.3對接收的合同保持完整、有序、整潔，臺賬清楚；7.4對執(zhí)行完畢的合同（附有關(guān)書信郵件等），交酒店檔案室歸檔。8.合同的簽訂8.1以總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購、供應(yīng)計劃作為簽訂合同的依據(jù)；8.2保證合同當(dāng)事人合法、符合經(jīng)營范圍、條款齊全、文本規(guī)范、印章正確；8.3對供貨合同應(yīng)貨比三家確認(rèn)合格分供方（見“物資招標(biāo)管理制度”）；8.4應(yīng)有二人或二人以上參與談判，在規(guī)定的經(jīng)濟(jì)限額內(nèi)，由總經(jīng)理授權(quán)者負(fù)責(zé)草簽合同；8.5草簽的合同，經(jīng)總辦、財務(wù)初審后，報總經(jīng)理室審批（萬元以上合同應(yīng)附談判說明），蓋章生效；9.合同的鑒證對首次接觸的客戶或金額在10萬元以上的合同，必須查明客戶的資信度，以防止損失。10.合同的執(zhí)行10.1對批準(zhǔn)的合同，由簽訂人負(fù)責(zé)履約責(zé)任，如付款、合同執(zhí)行跟蹤，確保酒店信譽(yù)。如對方違約，應(yīng)及時向上級（含工商、公安部門）報告，積極處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；10.2接收所訂貨物時，若有異議，應(yīng)在10天內(nèi)與客戶書面聯(lián)系并解決；10.3向客戶交送貨物時，應(yīng)有對方相關(guān)人員在送貨單上完整簽名；10.4由辦公室每季檢查一次合同執(zhí)行情況，并向總經(jīng)理報告。11.合同的變更與解除11.1由原簽訂人逐級報告，獲準(zhǔn)后辦理變更或解除手續(xù)，嚴(yán)禁擅自變更；11.2變更或解除合同應(yīng)以書面形式通知（緊急時可補(bǔ)辦書面手續(xù)），并明確答復(fù)時間（客戶要求變更合同時，也應(yīng)按時給予書面答復(fù)）；11.3變更或解除合同的所有資料（含郵件）均應(yīng)保存?zhèn)洳椤n案管理制度1．目的和范圍為加強(qiáng)酒店檔案管理的收集、整理工作，有效地保護(hù)利用檔案，特制定本制度。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。2．職責(zé)2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店重要文件檔案的歸口管理；2.2各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的文件檔案的管理。3．內(nèi)容3.1檔案的定義酒店檔案指過去和現(xiàn)在各部室及個人從事酒店公務(wù)活動直接形成的對酒店有保存價值的各種文字、圖像、音像等不同形式的歷史記錄；3.2檔案的分類酒店檔案分文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案和財務(wù)檔案。3.3檔案的收集3.3.1各部室應(yīng)按照酒店文書檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料；3.3.2任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，所有員工都負(fù)有保密責(zé)任。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重者，將給予開除處分；3.3.3不得損壞、丟失或擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案；3.3.4不得將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，向酒店和檔案工作人員轉(zhuǎn)交；3.3.5不得擅自提供、抄錄公布屬于酒店檔案以及應(yīng)保密的檔案；3.3.6涂改、偽造檔案；3.3.7玩忽職守，造成檔案損失；3.3.8在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用成績顯著的部門或個人，由酒店總經(jīng)理室給予獎勵。3.4檔案的歸檔3.4.1收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按條款類目，分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔；3.4.2以下所列材料均需歸檔；a）酒店及各部門召開的專題會、研討會單獨立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報、總結(jié)等；b）各部門的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料；c）各種基建施工圖紙及相關(guān)資料在工程結(jié)束驗收后應(yīng)專門立卷歸檔；d）以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文；e）主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f）關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔；g）重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h)酒店員工相關(guān)資料，人員培訓(xùn)相關(guān)資料；i)財務(wù)工作涉及的各種表格、憑證等。3.4.3酒店的文件記錄保存、歸檔辦法按題目分類；或是按地區(qū)、時間等形式分類，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目，方便查找；3.4.4每天都要對文件進(jìn)行清理歸檔,以免堆積。熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度；每年清理一次檔案，準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，并把材料按類別分組裝入一個文件夾，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找；3.4.5立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內(nèi)文件要把文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右角；3.4.6立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分卷。裝訂前要拆除金屬物，做好材料的檢查，如對破損、褪色的材料及傳真件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件；3.4.7根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列，編卷號、擬寫案卷標(biāo)題、封面、確定保管期限、編制案卷目錄等。檔案目錄主要由封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成；3.4.8案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，按年限分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號；3.4.9每年對檔案材料的數(shù)量、保管等問題進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全；3.4.10對于已失去作用的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時申請銷毀；進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，銷毀的檔案材料必須登記造冊，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀；3.4.11銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。3.5檔案的借閱3.5.1各部門有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，各部門應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。超過保管年限的檔案；3.5.2借閱檔案（包括文件、資料），必須在《檔案借閱登記表》上登記后方可借閱；秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、翻錄、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任；3.5.3案卷一般不給借出，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可以借出的須按時歸還，檔案文件借閱期限不超過兩星期，到期如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.5.4借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。3.5.5外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離檔案室。3.5.6外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案，須酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并對摘抄和復(fù)印的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章。3.6檔案管理3.6.1總經(jīng)理辦公室對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件、檔案的存放、使用；3.6.2酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識；3.6.3人事檔案的管理詳見人事部《人事檔案管理制度》；3.6.4財務(wù)檔案的管理詳見財務(wù)部《財務(wù)檔案管理制度》；3.7檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實行：保管年限文件類別永久公司章程股東名冊規(guī)章制度類董事會及股東會議紀(jì)錄財務(wù)年度會計報表（決算）政府機(jī)關(guān)及董事會核準(zhǔn)文件不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證工程設(shè)計圖資產(chǎn)評估報告酒店會議紀(jì)要專題會議紀(jì)要酒店案件簡報消防檔案25年檔案銷毀清冊現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿、會計移交清冊上級主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書類會計憑證總結(jié)、計劃資料廣告宣傳資料固定資產(chǎn)盤點表外來非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經(jīng)濟(jì)合同、工程合同、購銷合同等合同協(xié)議離職員工檔案質(zhì)量管理體系文件離職工會會員檔案月、季度會計報表部門會議紀(jì)要2年結(jié)案后無保存價值的各部門收/發(fā)文各類記錄表格3.8電子文件載體3.8.1載體形態(tài)存儲電子文件的載體有光盤、磁盤和磁帶。3.8.2載體的購置電子文件的載體統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室購置及分配。3.8.3載體的管理所有電子文件載體由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記編號，由使用部門指定專人進(jìn)行維護(hù)管理。若因損壞不能再使用的，應(yīng)申請報廢，同時將報廢載體送總經(jīng)理辦公室回收。各部門管理電子文件載體的人員調(diào)離本崗位或離開酒店時，載體是交接的內(nèi)容之一。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書籍、文件、資料），必須填寫“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。2．檔案文件不得借出，只供在辦公室閱讀。3．如需復(fù)印或?qū)n案文件借出，須由部門向總經(jīng)理遞交書面申請，待審批同意后，方可復(fù)印或借出。4．檔案文件借出時，必須在“檔案文件借閱登記表”上注明歸還時間，借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．案卷復(fù)印借出前，必須在復(fù)印件上注明“此件只供×××用”。6．借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7．借閱的檔案歸還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。9．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。文件編制制度目的和范圍規(guī)范酒店的辦公文件，使酒店各部門行文規(guī)范，提高整體辦公效率特制定本制度；它規(guī)定了酒店辦公文件的編寫方法、編寫要求、格式、編號等。職責(zé)2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)酒店下行文、上行文、酒店會議紀(jì)要以及對外行文的編發(fā)；2.2各部門負(fù)責(zé)本部門平行文、上行文和下行文的編發(fā)。內(nèi)容3.1公文種類酒店公文包括上行文、平行文、下行文、會議紀(jì)要、備忘錄以及對外行文。3.2酒店公文格式3.2.1公文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡練、通順、標(biāo)點正確；3.2.2行文專題專用，內(nèi)容明確。上行文開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定；平行文和下行文清楚表述本部門所要做或請相關(guān)部門協(xié)助辦理的事情。行文內(nèi)容由本部門文員或行文者擬定，核稿由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。填寫《文件處理單》呈領(lǐng)導(dǎo)批示。3.2.3內(nèi)部行文格式3.2.3.1總經(jīng)理簽署的文件：***大酒店有限公司文件編號：總經(jīng)理（簽署）標(biāo)題（正文）主題詞：抄報：抄送：發(fā)送：（共印份）3.2.3.2備忘錄：備忘錄呈/致/發(fā)：編號：由：題：時：正文（部門經(jīng)理署名、日期）行文系上行文時，第一行為“呈”；平行文時為“致”；下行文時為“發(fā)”；行文編號亦分上行文、平行文和下行文，不得重復(fù)；行文題目簡明扼要，高度概括，末尾劃線處行文部門負(fù)責(zé)人簽署姓名及日期。3.2.4各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對行文內(nèi)容審核，而且要審查行文格式是否規(guī)范，對行文負(fù)全面責(zé)任。3.2.5各部門收發(fā)文件，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時間、文件編號、文件內(nèi)容、簽收人姓名、簽收日期。對于手續(xù)不全的呈文，總經(jīng)理辦公室不負(fù)責(zé)遞送。3.2.6呈文程序：在《文件收發(fā)記錄表》上登記各部門呈文總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理助理總經(jīng)理在《文件收發(fā)記錄表》上登記不按上述公文傳遞程序越級呈文，總經(jīng)理室予以退回。會議紀(jì)要的編制3.3.1會議紀(jì)要的版頭（如下所示）會議紀(jì)要時間：××××年××月××日星期×××點編號：地點：議題：主持：出席：缺席：記錄：3.3.2會議紀(jì)要正文正文一般由三部分組成：3.3.2.1會議概況。主要包括會議時間、召開地點、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會議議題等。3.3.2.2會議精神。會議的主要情況，需要解決的問題以及解決辦法，對會議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說明，要準(zhǔn)確、概括性強(qiáng)和很強(qiáng)的政策性、指導(dǎo)性。3.3.2.3會議決定事項和結(jié)論語。辦公會、日常工作例會常常作出決定，需將這些決定事項加以歸納，扼要寫出。工作會議、專題會議在結(jié)論語部分應(yīng)對會議作出評價，指出方向，明確任務(wù)，提出希望和要求。最后，另起一行寫明會議結(jié)束時間。3.3.3會議紀(jì)要末尾3.3.3.1紀(jì)要末尾部分包括主持人簽發(fā)、抄報部門、抄送部門、下發(fā)部門、印發(fā)部門和日期。抄報、抄送及下發(fā)視需要而定。3.4合同協(xié)議的編制3.4.1合同協(xié)議格式合同協(xié)議的格式以合同簽訂前酒店領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)為準(zhǔn)。詳見《合同管理制度》3.4.2合同協(xié)議的份數(shù)合同協(xié)議通常以合約方一方兩份為準(zhǔn)，合約方為兩方時，合同即為一式四份；合約方為三方時，合同即為一式陸份。3.4.3合同協(xié)議的審批合同協(xié)議在正式簽訂前須呈酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，送審時附上《合同傳閱審批單》，送審程序與3.1.7相同。3.4.4合同章的使用合同審批同意后，須法定代表或委托人簽字、簽署時期、蓋章后才正式生效。合同章要蓋在合同末尾合約方名稱、法定代表簽字和日期上，行跨太大時，日期可無須壓到；兩頁以上的合同須蓋騎縫章。3.4.5合同保管部門生效后的合同分別由合同簽訂部門、總經(jīng)理室和財務(wù)部保管，財務(wù)部須持合同原件。3.5對外行文的編制3.5.1對外行文格式（如下所示）***大酒店有限公司文件編號標(biāo)題——副標(biāo)題（正文）主題詞：抄報：抄送：發(fā)送：（共印份）3.5.2字體、間距要求字體為仿宋體，版頭報名為初號加粗，置中；期號為加粗四號，置中；編寫單位及印發(fā)日期為小四號字；正文標(biāo)題為加粗小二，副標(biāo)題為加粗四號；正文及報尾為小四號，行間距17磅，每行35個字。3.6文件編號文件編號分文字文件編號和表格文件編號。3.6.1對外行文由總經(jīng)室代表酒店對外行文編號定為“蘇揚(yáng)司年號[序號]號”，如蘇揚(yáng)司2007[005]號，意為2007年第5號文件。3.6.2文字文件編號由五部分組成（此編號規(guī)范適用于內(nèi)部行文）。由總經(jīng)理簽署的內(nèi)部文件編號格式為“蘇揚(yáng)司辦字年號[序號]號”，如蘇揚(yáng)司辦字2007[006]，意為2007年第6號內(nèi)部文件。部門英文縮寫。總經(jīng)理室：EO；人力資源部：HR（暫缺）；財務(wù)部：FD；房務(wù)部：HD；餐飲部：F&B；銷售公關(guān)部：S&MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD工會：LU（暫缺）c)年份。年份為四位數(shù)。d)文件類別縮寫。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外來函件：外來；合同協(xié)議：合同：會議紀(jì)要：紀(jì)要：其他：其他。文件類別縮寫用方括號標(biāo)明，即“[]”。e)流水序號：001-999。例：工程部2004年第八個呈文編號為：ED2004[上行]008。表格的編號表格的編號詳見《酒店記錄表格清單》。3.8酒店對外行文酒店對外公文須呈總經(jīng)理審批同意后方能蓋章使用。3.9其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號，置中。題頭與下一行之間、版頭橫線與正文之間空一行（上行文除外），正文為四號字，條款加粗；行間距：23磅，每行30個字（此項不適用于簡報）文件控制程序1.目的和范圍為確保酒店經(jīng)營管理體系所要求的文件都得到有效控制，防止誤用失效或作廢文件，特制定本程序。本程序適用于酒店經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件控制，包括相關(guān)外來文件的控制。2.職責(zé)2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)所有經(jīng)營管理體系文件的歸口管理；2.2各部門負(fù)責(zé)本部門與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件的編制、執(zhí)行和管理；2.3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊；2.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊和程序文件。3.程序內(nèi)容文件的分類：管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)等；技術(shù)文件：日常經(jīng)營管理計劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo)書等；外來文件：國家和當(dāng)?shù)卣靶袠I(yè)主管部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料；質(zhì)量記錄：各類質(zhì)量記錄表格。文件的編制和審批經(jīng)營管理體系所要求的文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，各類文件的編制、審批按下表規(guī)定實施，各部門文件編制后，均按下表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，未經(jīng)批準(zhǔn)文件不得發(fā)布。文件編制、審核、審批表管理文件文件類型編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊總經(jīng)理辦公室管理者代表總經(jīng)理程序文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理其它各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理技術(shù)文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理質(zhì)量記錄各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理外來文件辦公室主任審批其適用性文件的評審及更改審批文件的評審管理體系中有關(guān)酒店重大決策、體系建立及重大變更文件(如：質(zhì)量手冊、程序文件等)，每年進(jìn)行一次例行評審，（評審時間間隔不超過12個月），由總經(jīng)理辦公室及各部門參加，總經(jīng)理主持評審，評審?fù)ㄟ^后方可繼續(xù)發(fā)布實施。文件的更改與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件在實施過程中，總經(jīng)理辦公室根據(jù)糾正措施、預(yù)防措施、數(shù)據(jù)分析、內(nèi)審、管理評審等結(jié)果，組織對文件進(jìn)行更改評審，對評審后發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)予以更改；文件更改時由原文件編寫部門提出《文件更改申請表》，將更改內(nèi)容寫清楚，部門經(jīng)理審批后報總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室報原文件給總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照《文件更改申請表》中更改內(nèi)容進(jìn)行更改、發(fā)放并存檔，同時原文件（更改前）停止使用。文件的更改識別與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識別修訂狀態(tài)。文件發(fā)放控制經(jīng)營管理體系文件由總經(jīng)理辦公室發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》；各部門編制的與經(jīng)營管理體系有關(guān)文件由部門經(jīng)理審核后交總經(jīng)理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經(jīng)理辦公室填寫《發(fā)文登記表》并發(fā)放；各部門收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。文件的標(biāo)識控制質(zhì)量手冊、程序文件加蓋“受控”章并進(jìn)行編號，其它受控文件各部門在文件右上角處標(biāo)注，并列入《受控文件清單》，作為標(biāo)識和控制；各部門按收文狀況列出本部門《受控文件清單》。管理文件的控制由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。技術(shù)文件的控制日常經(jīng)營管理計劃、成果等文件由財務(wù)部及各部門提供，財務(wù)部辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、匯總，并做好存檔工作；餐飲菜譜檔案由餐飲部負(fù)責(zé)管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)由工程部負(fù)責(zé)管理；各部門作業(yè)指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理并定期進(jìn)行有效性判斷，及時撤出過期失效文件。外來文件的控制國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件由總經(jīng)理辦公室收集，經(jīng)總經(jīng)理審批后，按發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放、登記，并定期進(jìn)行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時撤出過期失效文件，保證與經(jīng)營管理體系有關(guān)部門獲得適用而有效版本；賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時向有關(guān)部門轉(zhuǎn)達(dá)，圖片、照片資料由公關(guān)辦公室按照《檔案管理制度》登記管理；供應(yīng)商提供的信息文件由采供部登記管理，財務(wù)部備存并及時更換。作廢文件的管理3.9.1文件的換版與作廢酒店與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件修改頁面達(dá)1/3版面后進(jìn)行換頁，換頁由總經(jīng)理辦公室組織并重新發(fā)放，收回作廢文件。作廢文件銷毀總經(jīng)理辦公室每年對文件進(jìn)行一次清理，各部門將作廢文件交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷毀，銷毀前由各部門辦公室編寫《文件銷毀申請單》報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，若要保留作廢文件，在作廢文件上注明“作廢”“保留”標(biāo)識，以防止作廢文件非預(yù)期使用。文件的借閱與保管與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請單》報總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)??；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店文件的管理，各部門負(fù)責(zé)本部文件的管理。文件及文印管理制度文件管理：1.1上級來文由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；1.2各部門外出帶回的文件，應(yīng)及時遞交匯總至辦公室；1.3所有紅頭文件形式（包括文件、紀(jì)要、通知）發(fā)文的上報文，均由總經(jīng)理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；1.4所有批準(zhǔn)發(fā)布的文件，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。文印管理：2.酒店內(nèi)部傳真、打印、復(fù)印，由部門提出，辦公室批準(zhǔn)；2.2外出印刷由辦公室審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；2.3自備打印機(jī)的部門未受辦公室委托不得直接打印以飯店名義署名的任何文件材料。傳真管理：3.1以酒店名義發(fā)出的傳真，由總經(jīng)理批準(zhǔn)；3.2以部門或個人名義發(fā)出的傳真，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；3.3接收傳真件按接收文件的規(guī)定辦理。酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專人保管，對其正確使用負(fù)責(zé)。公關(guān)印刷品管理：5.1酒店的印刷品、廣告等設(shè)計工作由營銷部負(fù)責(zé)；樣稿經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后定稿；5.2采供部選點付印，負(fù)責(zé)數(shù)量、質(zhì)量、時限、結(jié)算事宜；5.3第一版印刷樣應(yīng)由使用部門校核，總經(jīng)理辦公室審核。公文管理一、公文收發(fā)程序1．公文收發(fā)由總經(jīng)理辦公室文員負(fù)責(zé)，處理要準(zhǔn)確及時，手續(xù)簡便、完善。2．來文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時、分，以備查考。3．來文拆封時應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。4．來文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專人拆封。5．收文后嚴(yán)格登記，機(jī)要文件、董事會及管理酒店業(yè)務(wù)文件、外來業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。登記的項目包括收文日期、收文編號、來文機(jī)關(guān)、來文字號、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門等。6．收文登記后，及時呈送總經(jīng)理室，機(jī)要文件、簡報、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。7．對需要批辦的文件，總經(jīng)理要及時對文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門或承辦人。8．需總經(jīng)理及時指示的文件如超過一天，總經(jīng)理辦公室人員（總經(jīng)理秘書）應(yīng)予催批，并將結(jié)果向呈報部門說明。9．酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限到達(dá)時，要向承辦部門催辦并將結(jié)果及時向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。二、內(nèi)部行文程序1．酒店總經(jīng)理室下達(dá)指令，各部門請示報告及部門之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。2．內(nèi)部行文要標(biāo)明發(fā)文者、致達(dá)者、抄報者、發(fā)文時間、發(fā)文編號、事由等項目。3．發(fā)文者、致達(dá)者必須是部門經(jīng)理，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級行文。行文必須由發(fā)文者簽字生效。4．呈送酒店高層領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。5．要將擬稿、核稿、打字、校對者和批準(zhǔn)者的姓名一一打印在公文末頁下端，以明確責(zé)任者。日常管理工作程序一、請示、匯報和處理工作程序酒店各級管理人員都應(yīng)按照各自的工作職責(zé)，積極主動，認(rèn)真負(fù)責(zé)，獨立大膽地開展工作和完成任務(wù)，遇到問題，必須及時準(zhǔn)確地向直接領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求積極開展工作，保質(zhì)保量，如期圓滿地完成任務(wù)。1．一般情況下，應(yīng)由下級領(lǐng)導(dǎo)向上級領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作。當(dāng)本級領(lǐng)導(dǎo)不在，或本級領(lǐng)導(dǎo)指示部署向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作時，應(yīng)按照本級領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意見向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報并及時準(zhǔn)確地將上一級領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)。2．當(dāng)上級兩個以上領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致時，應(yīng)主動向后一位領(lǐng)導(dǎo)說明前一位領(lǐng)導(dǎo)指示或意見的實際情況，不得根據(jù)個人所需而選擇執(zhí)行。3．當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)直接向本人下達(dá)重要任務(wù)、指示、要求時，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。4．當(dāng)緊急情況下，本級和上級領(lǐng)導(dǎo)都不在位時，應(yīng)根據(jù)具體情況，盡可能與同級相關(guān)部門和人員商量，并認(rèn)真主動地開展工作，不得推脫、放置，造成延誤時機(jī)、失誤，處理完畢，應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。5．當(dāng)對直接領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見、做法有不同意見和想法時，一般情況下，應(yīng)保留個人意見，先貫徹上級意圖。特殊時，可向總經(jīng)理反映，以求裁決。二、布置工作和發(fā)表指示意見的程序一般情況下，應(yīng)本著按級負(fù)責(zé)，分級管理的原則進(jìn)行，正職不在副職負(fù)責(zé)，上級不在，本職負(fù)責(zé)，上級需要更改和完善下級的做法、指示、意見，應(yīng)與下級協(xié)商、通氣。三、同級部門和工作人員工作程序同級部門和同級工作人員應(yīng)本著互相尊重、友好協(xié)商、主動支持、積極配合的原則開展工作。兩個部門或同一部門兩人以上完成共同任務(wù)時，上級或本部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先做好分配和協(xié)調(diào)工作，并指定負(fù)責(zé)人，亦可指定主辦人和協(xié)辦人。四、對上、下級文件的處理工作程序所有上級下發(fā)和下級呈報的文件，都應(yīng)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收發(fā)。辦公室負(fù)責(zé)人或秘書收到文件后，辦公室主任提出處理意見，送交領(lǐng)導(dǎo)或其他部門。責(zé)任部門和領(lǐng)導(dǎo)再按照文件精神，提出貫徹或辦理的具體意見或方案。文件貫徹、辦理完畢，應(yīng)及時返回辦公室。五、草擬文件的處理程序酒店下發(fā)文件，一律由總經(jīng)理辦公室起草。兩個以上部門聯(lián)辦的由主辦部門起草，或上級部門指定部門起草。起草完畢后，送總經(jīng)理辦公室審批。酒店總值管理規(guī)定為不斷加強(qiáng)和完善酒店營運管理，提高服務(wù)質(zhì)量，特制訂本規(guī)定：對象：大堂副理及夜間值班經(jīng)理方式：2.1大堂實行24小時運轉(zhuǎn)管理制度，每天有一位管理人員參與夜間值班；2.2每天8：00、15：00、23：00為交接班時間，交接班地點在一樓大堂。3、值班經(jīng)理崗位職責(zé)3.1負(fù)責(zé)酒店的安全工作，妥善處理酒店發(fā)生的醉酒鬧事、打架等治安問題。3.2加強(qiáng)巡視，特別是酒店重要部位夜間的巡查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并做好記錄。3.3監(jiān)督檢查上崗員工的工作表現(xiàn)，對違紀(jì)行為有權(quán)按章予以處理。3.4遇到客人對酒店的設(shè)備設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量等方面投訴時，認(rèn)真處理，做好書面記錄在考慮酒店的利益得到最大保護(hù)的同時，適當(dāng)站在客人立場，滿足客人合理要求，維護(hù)酒店良好聲譽(yù)。3.5協(xié)調(diào)酒店各部門之間的關(guān)系，并接受和處理酒店內(nèi)部員工投訴。3.6根據(jù)需要，在授權(quán)限額內(nèi)酌情使用招待費，并處理客人有爭議的費用。3.7落實完成酒店領(lǐng)導(dǎo)布置的緊急任務(wù)和臨時任務(wù)。值班檢查內(nèi)容：4.1接待和服務(wù)的工作質(zhì)量、工作紀(jì)律等情況；4.2客房房態(tài)、衛(wèi)生狀況和其他各區(qū)衛(wèi)生工作情況(室內(nèi)外)；4.3設(shè)備、設(shè)施運行情況4.4安全工作(治安、消防)與節(jié)能工作；4.5處理客人投訴并解決問題；4.6處理賓客突發(fā)危急疾病，防止傳染病交叉感染及其它應(yīng)急事件；4.7行使總經(jīng)理室賦予的其它職權(quán)。5、值班經(jīng)理日志填寫要求:5.1使用鋼筆或簽字筆，不可用鉛筆、原珠筆填寫。5.2所有記錄應(yīng)保存完好，不得隨意涂抹、撕頁及污損。5.3值班日志填寫完畢后須于第二日經(jīng)理晨會匯報并交總經(jīng)理審閱。5.4接班經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真閱讀值班日志，并與上一班人員就班中未完成的事項進(jìn)行交接班。5.5本記錄本填寫完畢后交酒店辦公室存檔。6、工作要求：6.1按照上述內(nèi)容，每班檢查酒店內(nèi)各部位至少兩次；6.2每天必須做好工作記錄并報出相關(guān)問題2個以上(軟件質(zhì)量與硬件質(zhì)量各二個)，根據(jù)酒店規(guī)定提出考核、嘉獎、過失處理意見；6.3對檢查出的問題，要做好記錄，并在次日晨會上通報。復(fù)查未落實的問題，責(zé)任部門必須說明原因；6.4早晨檢查早餐備餐情況，7:00以后在大堂崗位繼續(xù)工作，直至8：00交班；6.5休息：凌晨01:30以后視情況可以在房間休息或繼續(xù)工作；次日中午在部門工作完成或安排妥善的情況下可房間休息，延遲兩小時上班。6.6遇有公出等特殊情況時，應(yīng)事先報告，便于另行按排人員；其它：7.1夜值經(jīng)理原則上在自助餐廳用餐，以檢查中餐服務(wù)質(zhì)量，但不允許點用其他酒水、飲料、食品；7.2夜間值班不享受津貼、調(diào)休。***大酒店例會制度一、會務(wù)工作程序1．了解會議的性質(zhì)與目的。2．確定會議日期、出席者和主持人。3．開會前一天（緊急會議：會前一小時）由辦公室以電話通知的形式向有關(guān)人員通知會期。4．總經(jīng)理辦公室準(zhǔn)備會議所需的材料及物品，會前半小時安排布置好會場。5．會前接待、簽到和分發(fā)會議材料。6．會議記錄要發(fā)送到有關(guān)部門。二、會議記錄標(biāo)準(zhǔn)1．根據(jù)會議通知要求，攜帶必備的文具，提前十分鐘到會。2．按要求記錄會議內(nèi)容，記錄格式準(zhǔn)確。3．記錄內(nèi)容基本準(zhǔn)確，無遺漏，不發(fā)揮，如實記錄。4．會后十小時內(nèi)，將記錄加以整理，形成會議紀(jì)要。三、會場紀(jì)律要求1．開會不得遲到，早退、缺席，如有特殊情況，應(yīng)事先請假。2．開會時，應(yīng)按酒店規(guī)定著裝，精力集中，精神保滿。3．開會時不吸煙、不喝茶、不吃零食、不會客，無特殊情況不接手機(jī)、不交頭接耳。4．他人發(fā)言時，不隨意插嘴發(fā)表個人意見，討論時間內(nèi)，應(yīng)各抒已見，敢于提出問題。5．意見不一致時，應(yīng)心平氣和地解釋，討論，以達(dá)到共識，不應(yīng)爭吵，抬杠，互相推諉。6．需要保密的會議內(nèi)容，不得私自下傳，更不得錯傳、誤傳有關(guān)人事、工資、勞動紀(jì)律、干部調(diào)配等方面的會議內(nèi)容或與會人員在會議上的發(fā)言內(nèi)容。7．會前要認(rèn)真做好準(zhǔn)備。8．周例會的報告內(nèi)容分別由各部門認(rèn)真準(zhǔn)備，并于周六晚18：00前上報總經(jīng)理辦公室。9．報告內(nèi)容是指上期計劃執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗、分析不足，找出差距，找出改進(jìn)措施。報告力求簡明扼要，言之有物，用事實和數(shù)據(jù)說話。10．例會提出的重要事項將列入酒店的工作計劃及總結(jié)中去，各部門應(yīng)針對例會中所提出的問題認(rèn)真分析，限期改正。總經(jīng)理辦公會1．時間：時間不定，如遇特殊情況可改在上午晨會結(jié)束后進(jìn)行，有緊急情況可隨時召開。2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：總經(jīng)理助理，其他人員根據(jù)會議需要經(jīng)總經(jīng)理同意后由總辦通知，指派專人作會議記錄。4．主要任務(wù)：傳達(dá)上級指示，通報工作情況，根據(jù)市場變化情況，制訂酒店的經(jīng)營決策和方案，研究酒店重大問題和重點工作。5．會議內(nèi)容：5.1研究決定酒店重要工作和事項。5.2收集、分析、處理各業(yè)務(wù)部門呈報總經(jīng)理辦公室須討論的議題。5.3整理當(dāng)前工作所需文件及相應(yīng)資料，制訂詳細(xì)計劃。6．要求：6.1根據(jù)辦公會議決定及時傳達(dá)貫徹會議精神。6.2做好會議記錄，對重大問題的決定要詳細(xì)記錄，必要時作出會議紀(jì)要。6.3重大議題需提前準(zhǔn)備研究方案。6.4根據(jù)會議規(guī)定做好有關(guān)內(nèi)容的保密工作。一周例會（辦公會議）1．時間：每周一上午8：20開始2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：各部門主管級以上人員、總經(jīng)理秘書參加并作記錄。4．主要任務(wù)：全面總結(jié)上周工作情況，布署本周的主要工作內(nèi)容與指令。5．會議程序及內(nèi)容：1）值班經(jīng)理匯報周日夜間值班情況。2）大堂副理通報周日值班情況以及上周值班綜述。3）財務(wù)部、餐飲部、房務(wù)部匯報上周各營業(yè)點的營業(yè)情況及服務(wù)質(zhì)量情況，匯報本周工作安排。4）銷售部總結(jié)上周接待情況；通報本周客情、客戶及反饋意見等。5）安全、采供、工程、總經(jīng)理辦公室等后勤部門通報上周工作完成情況以及本周工作安排。6）總經(jīng)理助理對上周有關(guān)工作進(jìn)行匯報。6）總經(jīng)理對上周工作進(jìn)行簡要總結(jié)，同時對本周工作提出重點，決定有關(guān)措施及指令。6．要求：1）相關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)時參加，不得缺席。2）會后總經(jīng)理辦公室秘書應(yīng)及時寫出“一周工作指令”，經(jīng)總經(jīng)理審批后，打印成文，下發(fā)各部門執(zhí)行。3）總經(jīng)理提出的工作指令，各有關(guān)部門應(yīng)切實落實，努力完成，不得有任何推諉及扯皮現(xiàn)象。每日晨會1．時間：周一至周六上午8：20開始2．主持人：總經(jīng)理3．參加對象：各部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人及指定相關(guān)人員、值班經(jīng)理。4．主要任務(wù)：了解、分析、總結(jié)前一天的工作經(jīng)營情況，對當(dāng)天的工作或某些問題作明確布署與指示，對重大、復(fù)雜的問題，集體商議解決。5．會議程序及內(nèi)容：1）值班經(jīng)理通報值班期間的酒店運轉(zhuǎn)情況，重點為各營業(yè)點的服務(wù)質(zhì)量，值班期間所發(fā)現(xiàn)的需引起重視的異常情況；大堂副理匯報客人投訴及處理意見。2）銷售部經(jīng)理匯報市場調(diào)查情況及對外促銷工作所存在的部分難題，通報現(xiàn)有或即將抵店與離店的重要團(tuán)隊、會議和VIP客人的信息。3）參加會議的各部門經(jīng)理總結(jié)前一天本部門的經(jīng)營狀況及工作情況，匯報昨天晨會所下達(dá)的工作的完成情況，如尚未完成，說明其原因，提出需其它部門協(xié)調(diào)解決的有關(guān)工作。4）總經(jīng)理助理提出在工作中發(fā)現(xiàn)各部門存在的問題5）總經(jīng)理提出酒店在運轉(zhuǎn)中需加強(qiáng)管理的地方，根據(jù)各部門所反映的實際情況，作出相應(yīng)的協(xié)調(diào)與總結(jié)，對當(dāng)天及會后工作作出指令。6．要求：1）有關(guān)人員應(yīng)及時到會，不得無故缺席，如有特殊情況，無法參加應(yīng)向總經(jīng)理或請假，在得到允許后，方可指定相關(guān)人員代替參加。2）會上提出的問題應(yīng)限期協(xié)調(diào)解決，需查詢或處理的事項，要件件落實，處理情況及結(jié)果應(yīng)及時向上級匯報，否則視為失職。3）會議力求精練扼要，講究效率，文員作的記錄，會后由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審閱，以備查。市場分析會1．時間：每月2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理助理、各經(jīng)營部門銷售部、房務(wù)（前廳）、財務(wù)部、餐飲部、經(jīng)理及相關(guān)指定人員4．主要任務(wù)：分析酒店市場競爭情況，酒店產(chǎn)品適應(yīng)市場能力、需要及時調(diào)整的產(chǎn)品及出臺相應(yīng)的對策5．會議程序及內(nèi)容1）主持人宣布會議開始。2）銷售部經(jīng)理作上月市場客戶信息反饋匯報、通報市場競爭情況介紹市場信息并預(yù)測，拿出酒店經(jīng)營對策供參考。3）參會人員進(jìn)行可行性分析。4）總經(jīng)理在會議討論基礎(chǔ)上作出決策。6．要求1）會議力求精簡扼要，講究效率。2）會議內(nèi)容整理后，以紀(jì)要形式由總經(jīng)辦下發(fā)部門執(zhí)行。3）涉及酒店財務(wù)、人事和法律等重大問題的方案，提請總經(jīng)理辦公室會議審議決定。財務(wù)分析會1．時間：每月一次2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理助理、各部門經(jīng)理4．會議內(nèi)容：對上月營收、成本、利潤、資金、各項預(yù)算計劃執(zhí)行情況及財務(wù)管理狀況作財務(wù)分析，提出經(jīng)營和財務(wù)工作中存在的問題，分析原因、制定對策、研究出臺財務(wù)調(diào)整和管理辦法。采購協(xié)調(diào)會1．時間：臨時召集2．主持人：財務(wù)部經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、餐飲部經(jīng)理、廚師長、副廚師長、廚師長助理、采供部經(jīng)理及臨時通知相關(guān)人員參加4．會議內(nèi)容：協(xié)調(diào)采購工作中存在的問題。工程協(xié)調(diào)及能源消耗管理會議1．時間：每月2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、工程部經(jīng)理、財務(wù)部和營業(yè)部門負(fù)責(zé)人4．主要內(nèi)容：設(shè)備情況及能耗分析，重要維修及改造方案，工程計劃及資金、材料預(yù)算方案，消缺及節(jié)能措施5．會議要求：重大問題及方案需報總經(jīng)理辦公會議研究決定。人力資源開發(fā)與管理分析例會1．時間：每月一次時間另行通知2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：總經(jīng)理助理、總經(jīng)理辦公室主任、培訓(xùn)主管、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要通知參加4．主要內(nèi)容：人力資源使用、調(diào)配及管理，招工，聘用，工資分配，績效考核，勞動合同、勞動保險、勞動福利及勞動保護(hù)等管理情況分析及管理辦法研究。5．會議程序及內(nèi)容1）主持人宣布開會2）由總經(jīng)理辦公室人事主管對上月人員動態(tài)情況進(jìn)行總結(jié)，包括入離職人數(shù)、調(diào)崗及職務(wù)變動情況、培訓(xùn)情況、員工獎懲情況、勞動合同簽訂情況、參加社會保險情況等。3）根據(jù)酒店當(dāng)前人力資源管理出現(xiàn)的突出問題，提出主要議題（人事勞動關(guān)系協(xié)調(diào)、考勤管理、培訓(xùn)執(zhí)行、績效考核等），進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。4）各部門提出人員需求及需要總經(jīng)理辦公室人事協(xié)助解決的問題。5）針對各部門需求及領(lǐng)導(dǎo)指令，提出下月管理目標(biāo)、培訓(xùn)目標(biāo)等。6）由總經(jīng)理對總經(jīng)理辦公室人事工作提出要求，作出工作指令。安全保衛(wèi)會議1．時間：每月一次臨時通知2．主持人：總經(jīng)理3．參加人：各部門經(jīng)理及各部門安全員、安全部員工4．會議內(nèi)容：以消防、治安、防人身傷亡事故、防食物中毒事故工作為重點，各部門將近期的安全保衛(wèi)工作情況進(jìn)行上報，分析工作中存在的問題及需要酒店幫助協(xié)調(diào)、解決的問題；總經(jīng)理對近期安全工作進(jìn)行總結(jié)，布置安全保衛(wèi)工作任務(wù)。食品原材料定價會1．時間：1）蔬菜、水果定價會議每周一次；2）海鮮、水產(chǎn)品定價會每月一次；3）干貨、調(diào)味品定價會每季度未