OA與流程管理課件

OA與流程管理主講人：黃敘新2009年9月29日=第一章OA概要及實施什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA選型與使用的8大誤區(qū)如何成功實施OA管理平臺？協(xié)同是什么字面意思引申意思管理思想核心互相配合相互配合的軟件互相配合和協(xié)作OA是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；OA不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機整合；OA涵蓋了包括信息管理平臺、工作流管理、文檔檔案管理、門戶網(wǎng)站管理、即時通訊、郵件、短消息、協(xié)作辦公、整合平臺、自定義平臺等載體的一個大型的綜合信息應(yīng)用平臺。什么是OA協(xié)作與知識管理相結(jié)合，借助B/S結(jié)構(gòu)，可以在瀏覽器下實現(xiàn)知識發(fā)布、查詢、利用、手寫文檔、電子認(rèn)證等功能。

OA的特點內(nèi)部通訊平臺信息發(fā)布平臺自動化工作流海量文檔庫分布式辦公輔助辦公系統(tǒng)集成OA的效用什么是OA協(xié)同管理平臺？使用OA的10大理由上OA的前提是什么？OA選型與使用的8大誤區(qū)如何成功實施OA管理平臺？

一、您的信息可以迅速傳達到所有目標(biāo)人員

通過在協(xié)同管理軟件中發(fā)布您的通知、制度、新聞、辦事指南等并且設(shè)立查看權(quán)限，您所要傳達的任何信息都能迅速傳達到您的全球各地的移動辦公的同事、分支機構(gòu)、代理商、下上游垂直管理單位等等。不再為以下事情發(fā)愁

在協(xié)同管理軟件中建立制度專欄，只要修改這里面原有的制度并且發(fā)布制度更新的通知，任何員工隨時可以查到。

發(fā)紙質(zhì)制度？分發(fā)成本太高！每個部門組織學(xué)習(xí)？溝通成本太高！發(fā)郵件？新員工無法看到單位之前發(fā)的任何文件、員工查詢不方便，不方便跟蹤大量員工對該制度的查看情況！怎么辦？新的財務(wù)報銷制度出來了，員工常常搞不清新制度老制度，常常在報銷抱怨企業(yè)管理。怎么解解決？？會議真真多，，又要要開會會了，，這次次開會會有50多多人參參加，，要打打電話話通知知所有有的人人員還還要一一一確確認(rèn)參參會人人員是是否能能到，，真是是一件件繁鎖鎖的工工作。。在協(xié)同同管理理軟件件中建建立會會議通通知，，只要要把會會議通通知往往系統(tǒng)統(tǒng)中一一貼同同時選選擇短短信通通知所所有的的參會會人，，參會會人可可以用用手機機回復(fù)復(fù)，也也可以以上系系統(tǒng)查查看詳詳細通通知并并回復(fù)復(fù)，您您可以以在很很快的的時間間內(nèi)完完成通通知，，并且且查閱閱所有有的短短信回回復(fù)或或系統(tǒng)統(tǒng)中的的回復(fù)復(fù)，未未有任任何回回復(fù)的的人員員再配配合電電話通通知,輕松松完成成！您單位位制度度、流流程、、專家家技能能、經(jīng)經(jīng)驗知知識、、工作作成果果、好好的工工作方方法、、工作作技巧巧全部部有效效的管管理起起來，，隨時時隨地地全球球員工工都可可以共共享，，它是是您單單位最最寶貴貴的資資產(chǎn)。。協(xié)同同管理理軟件件提供供的是是一種種工具具，企企業(yè)可可以利利用這這個工工具積積累與與沉淀淀企業(yè)業(yè)的無無形資資產(chǎn)。。二、為公司司積累累了大大量無無形資資產(chǎn)通過在在協(xié)同同管理理軟件件中管管理各各部門門的工工作結(jié)結(jié)果，，資料料，使使得部部門內(nèi)內(nèi)部、、部門門之間間能夠夠方便便地共共享信信息，，員工工快速速得到到組織織給予予員工工的幫幫助，，得到到自己己需要要的資資料，，不再再需要要打電電話、、找文文件、、尋找找他人人幫助助、查查找電電子郵郵件等等等，，依靠靠個人人的協(xié)協(xié)調(diào)能能力獲獲得資資料。。在協(xié)同同管理理軟件件中按按部門門、按按單位位管理理各部部門的的工作作成果果，并并且按按內(nèi)容容進行行權(quán)限限控制制，任任何需需要的的人通通過搜搜索很很快得得到自自己需需要的的資料料，實實現(xiàn)攜攜同組組織力力量，，高效效工作作。三、員員工可可以迅迅速找找到所所需的的文檔檔、資資料使用協(xié)協(xié)同辦辦公管管理軟軟件您您可以以梳理理你單單位的的流程程，把把流程程的各各種規(guī)規(guī)則固固化下下來，，讓每每個人人按規(guī)規(guī)定的的流程程規(guī)則則運轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，每每個參參與流流轉(zhuǎn)的的人無無需要要記憶憶各種種復(fù)雜雜的流流轉(zhuǎn)規(guī)規(guī)則，，減少少用人人腦去去判斷斷流程程的流流向而而在復(fù)復(fù)雜的的流程程中不不可避避免的的錯誤誤。如果您您的單單位管管理比比較規(guī)規(guī)范，，各種種事務(wù)務(wù)都用用流程程管理理，首首先每每個員員工都都要牢牢牢記記住跟跟自己己相關(guān)關(guān)的流流程的的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)規(guī)則則，需需要設(shè)設(shè)立各各個監(jiān)監(jiān)督環(huán)環(huán)節(jié)，，監(jiān)督督流程程的規(guī)規(guī)范運運轉(zhuǎn)，，管理理成本本較高高，而而且在在流程程復(fù)雜雜時非非常容容易出出現(xiàn)錯錯誤.同時時員工工深陷陷在大大量的的紙張張中深深感繁繁瑣四、公公司的的流程程得以以規(guī)范范、避避免隨隨意性性使用協(xié)協(xié)同辦辦公管管理軟軟件您您可以以輕松松實現(xiàn)現(xiàn)遠程程和移移動辦辦公，，解決決時間間和空空間的的問題題，實實現(xiàn)事事務(wù)處處理““零響響應(yīng)””，每每一個個參與與流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的人人無需需要考考慮時時間與與空間間的問問題，，辦理理完畢畢即刻刻進入入下一一辦理理人，，實現(xiàn)現(xiàn)流程程在各各個環(huán)環(huán)節(jié)之之間的的零傳傳遞時時間。。五、提提高流流程運運行速速度與與效率率，減減少協(xié)協(xié)作工工作成成本紙質(zhì)模模式下下的流流程運運轉(zhuǎn)協(xié)同軟軟件里里的流流程運運轉(zhuǎn)通過協(xié)協(xié)同辦辦公管管理系系統(tǒng)您您可以以快速速分析析您單單位哪哪個環(huán)環(huán)節(jié)辦辦事效效率高高，哪哪個環(huán)環(huán)節(jié)辦辦事效效率低低，便便于您您快速速把脈脈哪個個部位位流通通不暢暢，作作出治治療方方案。。六、可可以分分析流流程各各環(huán)節(jié)節(jié)的辦辦理效效率在辦公公系統(tǒng)統(tǒng)中各各種情情況您您可以以隨時時隨地地查閱閱各種種資料料，查查閱各各種流流程審審批情情況，，查看看下達達的工工作任任務(wù)時時展情情況，，辦事事人員員也可可以通通過流流程實實時監(jiān)監(jiān)控各各環(huán)節(jié)節(jié)辦理理情況況和目目前進進展到到什么么情況況，辦辦理完完畢業(yè)業(yè)務(wù)人人員可可以對對相關(guān)關(guān)數(shù)據(jù)據(jù)進行行分析析。七、隨時掌掌握業(yè)業(yè)務(wù)辦辦理情情況,實實現(xiàn)實實時管管理監(jiān)監(jiān)控您可以以按自自己的的時間間計劃劃審批批流程程，查查看下下屬工工作情情況，，約見見客戶戶，避避免大大量無無計劃劃的請請示、、匯報報、電電話詢詢問等等等。。八、有計計劃地安安排時間間，排除除打擾，，不再被被各種請請示、報報告、請請款單打打斷您的的作思路路通過協(xié)同同辦公系系統(tǒng)您可可以打破破組織邊邊界與地地理位置置邊界，，員工可可以通過過郵件、、即時通通迅、論論壇、短短信多種種方式進進行溝通通，并且且以這些些溝通方方式為手手段把信信息推送送給用戶戶，溝通通形式更更加豐富富，效率率更高。。九、溝通通成本更更低、方方式更豐豐富，效效率大大大提高管客戶有有CRM軟件，，管財務(wù)務(wù)有財務(wù)務(wù)軟件，，管生產(chǎn)產(chǎn)、物流流、供應(yīng)應(yīng)有ERP，管管人力資資源有人人力資源源軟件，，市場上上有很多多專業(yè)的的管理軟軟件管理理專業(yè)的的領(lǐng)域，，可是有有時候您您并不需需要專業(yè)業(yè)的管理理，基礎(chǔ)礎(chǔ)的管理理就夠了了，使用用OA您您可以隨隨心所欲欲建立多多個基礎(chǔ)礎(chǔ)的管理理系統(tǒng)，，您可以以建立客客戶管理理、資產(chǎn)產(chǎn)管理、、接待管管理等等等任意您您需要的的管理系系統(tǒng)并且且可以隨隨時調(diào)整整這些應(yīng)應(yīng)用。十、整合合多個系系統(tǒng)接口口，實現(xiàn)現(xiàn)公司全全面的IT管理理什么是OA協(xié)同同管理平平臺？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA選型型與使用用的8大大誤區(qū)如何成功功實施OA管理理平臺？？上OA軟軟件的必必要前提提了解自己己的需求求，知道道自己要要什么有規(guī)范的的內(nèi)控流流程，便便于系統(tǒng)統(tǒng)的搭建建堅強的組組織保障障，破除除實施障障礙前提一前提二前提三什么是OA協(xié)同同管理平平臺？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA選型型與使用用的8大大誤區(qū)如何成功功實施OA管理理平臺？？誤區(qū)大企業(yè)的的就好徹底改善善管理一步到位位不需要服服務(wù)自己開發(fā)發(fā)功能越全全越好價格越低低越好符合現(xiàn)有有模式什么是OA協(xié)同同管理平平臺？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA選型型與使用用的8大大誤區(qū)如何成功功實施OA管理理平臺？？好用才是是硬道理理整體規(guī)劃劃分布實施施領(lǐng)導(dǎo)重視視全員參與與重視流程程依靠技術(shù)術(shù)策略領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)第二章企企業(yè)業(yè)流程管管理流程及流流程管理理流程管理理的形式式企業(yè)流程程圖的設(shè)設(shè)計流程優(yōu)化化管理為達到期期望的管管理或業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)標(biāo)，在一一定輸入入資源約約束條件件下，通通過明確確的組織織、人員員執(zhí)行的的一系列列的管理理/業(yè)務(wù)務(wù)活動，，產(chǎn)生特特定的輸輸出結(jié)果果。流程的定定義流程就是是不能靠靠一個崗崗位、一一個人的的技能和和能力完完成的工工作和活活動的集集合。流程與組組織的關(guān)關(guān)系流程管理理(BPM)的的作用明確、高高效的管管理或業(yè)業(yè)務(wù)流程程可以給給企業(yè)帶帶來巨大大收益。。提高質(zhì)量量改善客戶戶服務(wù)縮減時滯滯減少成本本減少紙面面作業(yè)空間需求求最小化化壓縮管理理層提高應(yīng)變變能力提高員工工士氣……流程及流流程管理理流程管理理的形式式企業(yè)流程程圖的設(shè)設(shè)計企業(yè)流程程優(yōu)化管管理流程圖為了清晰晰的描述述出企業(yè)業(yè)的流程程組成，，往往利利用流程程圖的方方式將各各種流程程固化下下來，從從而成為為企業(yè)管管理活動動中的行行為準(zhǔn)則則。示例圖流程責(zé)任人時間成果ABC內(nèi)容任務(wù)13天文件1任務(wù)22天文件2任務(wù)33天文件3流程圖的的作用明確完成成流程所所需的步步驟找出流程程中的關(guān)關(guān)鍵決策策點明確與流流程相關(guān)關(guān)的文檔檔記錄明確相關(guān)關(guān)任務(wù)的的責(zé)任人人實現(xiàn)現(xiàn)有有制度的的可視化化將復(fù)雜問問題分解解為簡單單步驟流程及流流程管理理流程管理理的形式式企業(yè)流程程圖的設(shè)設(shè)計企業(yè)流程程優(yōu)化管管理流程的層層次企業(yè)的各各種流程程的集合合是一個個多層級級的流程程體系。。行動1第三/四四級流程程一級流程行動1行動1行動1行動1行動1行動2行動2行動2行動2行動2行動2行動3行動3行動3行動3行動3行動3行動4行動4行動5行動6二級流程二級流程二級流程二級流程二級流程二級流程舉例：一一級流程程圖流程責(zé)任人/部門成果總經(jīng)理人資部財務(wù)部采購部市場部銷售部內(nèi)容戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略規(guī)劃書年度計劃年度計劃資金預(yù)算財務(wù)報表材料采購采購報告審批成本管理財務(wù)報表市場調(diào)研調(diào)研報告審批成本管理財務(wù)報表產(chǎn)品銷售銷售額資金管理財務(wù)報表年度總結(jié)年終報告舉例：二二級流程程圖（以以財務(wù)部部為例））流程責(zé)任人/部門時間成果總經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理會計出納采購部市場部銷售部內(nèi)容資金預(yù)算7天預(yù)算申請單審批材料采購采購報告成本核算2天報賬簽審單審批付款1天財務(wù)報表出單市場調(diào)研調(diào)研報告審批產(chǎn)品銷售銷售額資金管理7天年終財務(wù)報表審核流程設(shè)計計目的業(yè)務(wù)流程程設(shè)計的的目的是是：風(fēng)險險、成本本、速度度和質(zhì)量量的優(yōu)化化和控制制?？s短業(yè)務(wù)務(wù)處理時時間，增增加業(yè)務(wù)務(wù)機會，，超越客客戶需求求，降低低成本，，提高質(zhì)質(zhì)量（如如,縮縮短付款款單據(jù)處處理時間間及服務(wù)務(wù)和交付付時間））。降低資源源消耗，，爭取競競爭機遇遇。使成本大大幅度下下降，其其幅度會會遠遠超超出傳統(tǒng)統(tǒng)削減成成本的做做法。質(zhì)量成本時間風(fēng)險用適當(dāng)?shù)牡臉I(yè)務(wù)控控制，提提高質(zhì)量量，滿足足并超越越客戶的的服務(wù)期期望通過適當(dāng)當(dāng)?shù)年P(guān)鍵鍵控制點點的設(shè)立立來降低低營運風(fēng)風(fēng)險。流程及流流程管理理流程管理理的形式式企業(yè)流程程圖的設(shè)設(shè)計企業(yè)流程程優(yōu)化管管理速度效益成本質(zhì)量滿足客戶戶企業(yè)運作作中流程程的缺陷陷使企業(yè)業(yè)認(rèn)識到到流程改改善的重重要性，，流程再造造以追求求效益、、質(zhì)量、、速度和和成本為為目的。。業(yè)務(wù)流程程再造（（BPR)的目目的使決策點點盡可能能在靠近近需進行行決策的的地點做做出部門之間間的溝通通應(yīng)在直直接參與與作業(yè)的的層面進進行盡可能使使同一個個人完成成一項完完整的工工作剔除不增增值的活活動在工作的的過程當(dāng)當(dāng)中設(shè)置置質(zhì)量檢檢查機制制在工作過過程中建建立績效效考核機機制盡可能將將組織的的目標(biāo)分分解到基基層減少工作作過程中中的非工工作時間間明確職責(zé)責(zé)、相互互關(guān)系和和工作的的協(xié)作關(guān)關(guān)系流程優(yōu)化化的原則則五臟俱全全、各自自為政、、等級森森嚴(yán)、逐逐級上報報1.審審核核2.取取貨貨3.發(fā)發(fā)貨貨企業(yè)營銷總部部省級營銷銷中心市級營銷銷中心銷售的傳傳統(tǒng)模式式用戶急需需市級營銷銷中心省級營銷銷中心（1天））申請1.收收貨貨2.上上架架3.取取貨貨4.包包裝裝（5天））（5天））用戶急需需市級營銷銷中心省級營銷銷中心（1天））1.包包裝裝2.發(fā)發(fā)運運3.結(jié)結(jié)算算（1天））鄰市營銷銷中心急調(diào)（1天）共需11天共需2天天時間雖短短，但運費驟驟增等級森嚴(yán)嚴(yán)、逐級級上報，，同一地地區(qū)人為為劃為兩兩個部門門，導(dǎo)致致不能為為顧客創(chuàng)創(chuàng)造滿意意的價值值！久而久之之，在市市級站中中會自發(fā)發(fā)產(chǎn)生一一個為其其他市級級站處理理緊急業(yè)業(yè)務(wù)的流流程，實實屬無奈奈，但總總比通過過省中心心好！在某些省會里里，省級中心心往往與市級級中心在同一一個辦公區(qū)域域，然而當(dāng)出出現(xiàn)情況時，，會出現(xiàn)以下下兩種應(yīng)付方方式：典型案例常見的流程缺缺陷一以短期利益為為中心、犧牲牲長遠利益兩個平行業(yè)務(wù)務(wù)部門互不干干涉、各自為為各自的經(jīng)濟濟著想，導(dǎo)致致全局受損！！A機場B機場AB出現(xiàn)故障，請請求增援工程程師，爭取當(dāng)當(dāng)晚修好時候已晚，不不如明早再去去，可省住宿宿費幾百美圓圓推遲一天派出出工程師飛機停運一天天，損失數(shù)十十萬美元?。?！同屬一個管理理機關(guān)的：典型案例常見的流程