常用辦公軟件教學(xué)

會計學(xué)1常用辦公軟件教學(xué)歡迎大家！第1頁/共50頁常用辦公軟件課件目錄第一部分：word篇第二部分：excel篇第三部分：ppt篇第2頁/共50頁Word篇啟動word軟件即新建word軟件Word工作界面介紹基本技巧在當前word文檔中插入或刪除空白word文檔使用查找和替換功能粘貼操作兩種異常情況處理使用自動編號和自動添加項目符號格式和樣式的應(yīng)用（新建、修改、快速應(yīng)用）Word文檔編輯（插入目錄）Word表格的基本操作插入批注組織結(jié)構(gòu)圖的制作插入頁眉和頁腳突出顯示文本操作（文本邊框、顏色、下劃線）公文設(shè)置（紅頭文件、版尾）123456789101112131415第3頁/共50頁啟動word軟件即新建word軟件

主要有三種方式：1、雙擊桌面上的快捷方式2、利用開始菜單啟動3、在桌面上單擊右鍵，選擇新建word文檔

返回word目錄第4頁/共50頁組織結(jié)構(gòu)圖的制作1、操作要點技巧一：先插入一個，ctrl鍵拖動復(fù)制技巧二：shift橫向

縱向插入直線技巧三：shift鍵按一定的比例縮放ctrl鍵以圖形中心為圓心縮放。技巧四：精確移動圖形，先選中，再按方向鍵精確移動。技巧五：在自選圖形中輸入文字。技巧六：記得要組合，即把所畫的組織結(jié)構(gòu)圖，組合起來，使其連為一體，便于整體移動。2、例題

返回word目錄第5頁/共50頁

Word工作界面介紹

1、word界面介紹2、有關(guān)界面的基本常識

大體上有五部分組成：標題欄、菜單欄、常用工具欄、文本編輯區(qū)、狀態(tài)欄

兩類菜單：

菜單欄上的菜單

菜單欄上的菜單是功能最齊全的菜單，它由9個菜單組成，每一個菜單中都包含有一組命令，打開這些菜單，執(zhí)行其中的命令就可以完成一些操作了，快捷菜單

在Word中，鼠標右擊彈出的菜單，稱為快捷菜單。快捷菜單最大的特點就是使用起來很方便的，這里集合了用最為常用的功能。工具欄：為了加速排版操作，獲得高效的工作效率，通常用工具欄中的工具按鈕來執(zhí)行排版的功能，而不使用菜單中的命令，這是因為使用工具可以快速的執(zhí)行最常用的命令。如果工具欄子菜單中的命令前面標有鉤號，則表示該工具欄已經(jīng)被打開了，反之就表示該工具欄被關(guān)閉。

返回word目錄第6頁/共50頁返回第7頁/共50頁word基本技巧1、拖動復(fù)制（ctrl鍵）2、移動文本（摁住鼠標左鍵）3、選擇文本：

選擇連續(xù)文本：

方法一：按住鼠標左鍵不松拖動

方法二：光標放開始+shift+光標放末尾

方法三：全部選擇ctrl+A組合鍵

選擇間隔文本：

利用ctrl功能鍵

選擇縱向矩形文本：先按alt鍵+鼠標拖動

下頁繼續(xù)！第8頁/共50頁4、格式刷的應(yīng)用技巧：

運用流程：選擇目標格式文本+格式刷+待操作文本

單擊格式刷：

只能刷一次格式

雙擊格式刷：

可連續(xù)多細運用格式刷，來調(diào)整格式

5、常用快捷鍵：

復(fù)制、粘貼、剪切：

ctrl+cctrl+vctrl+x

撤銷、恢復(fù)操作：ctrl+zctrl+Y

快速保存：

ctrl+S快速定位到文檔的開頭、結(jié)尾：ctrl+homectrl+end下頁繼續(xù)！第9頁/共50頁6、合理使用好Ctrl、Shift、Alt、window四個功能鍵：

ctrl

鍵盤一個常用的鍵.全名為”control”,中文意思為”控制”.用途廣泛；Shift

盤上的“Shift”鍵大家再熟悉不過了，在Windows系統(tǒng)下重啟電腦或切換中文輸入法時都會用到它。其實“Shift”鍵在Windows系統(tǒng)中的作用可遠不止這些；Alt

Alt是單詞“Alter”的縮寫,漢語意思為“改變”。在Windows操作平臺下,Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵,能極大提高工作效率。返回第10頁/共50頁快速插入和刪除word空白頁1、快速插入word空白頁：菜單法：

基本流程，插入—空白頁

快捷鍵法：

即，ctrl+enter組合鍵

在當前頁的開始單擊，則加在其前面

在當前頁的末尾單擊，則加在其后面2、快速刪除word空白頁：

菜單法：光標定位到待刪除空白頁，操作流程：格式—段落—行距設(shè)為固定值一磅即可刪除。

快捷鍵法1：

ctrl+backplace（回格鍵）

快捷鍵法2：將光標定位至待刪除空白頁的前一頁的最后，單擊delete鍵即可刪除。返回word目錄第11頁/共50頁

快速查找和替換操作1、簡單替換：啟動查找和替換對話框基本方法：菜單法，編輯—查找

快捷鍵法：ctrl+f

2、舉例說明：

快速查找和替換例題返回word目錄第12頁/共50頁粘貼操作異常情況處理復(fù)制、粘貼之后字符和格式十分雜亂：這時候，我們可以使用選擇性粘貼，操作流程是：

粘貼—粘貼選項—僅保留文本。

實例文章

返回word目錄第13頁/共50頁Word表格的基本操作1、插入表格（菜單法插入、常用工具欄插入）2、選擇表格和單元格3、表格和單元格的對齊方式（橫向、縱向）

4、插入斜線表頭5、合并、插入行、列操作；拆分單元格操作6、表格的邊框和底紋7、會使用表格屬性和自動調(diào)整功能8、表格數(shù)據(jù)的復(fù)制

表格的基本操作

返回word目錄第14頁/共50頁Word篇這節(jié)課就到這了同學(xué)們還有什么問題嗎？小組間相互討論5分鐘，把問題總結(jié)下來，可以討論結(jié)束后提問老師。還有問題的同學(xué)，可以課下提問老師。這節(jié)課就到這里了，謝謝！第15頁/共50頁Excel篇啟動excel軟件即新建excel表格文檔excel2003工作界面介紹基本技巧Excel表格的選擇、插入工作表操作Excel表格的復(fù)制、重命名操作工作表的隱藏、取消隱藏和標簽顏色設(shè)置excel表格中數(shù)據(jù)的插入、刪除及修改操作Excel表格中單元格的插入、刪除操作Excel表格的移動和復(fù)制操作Excel表格中行高和列寬的設(shè)置Excel單元格格式操作在excel表格中快速輸入數(shù)據(jù)利用excel表格自動提取身份證信息Excel函數(shù)的應(yīng)用簡介Excel表格中的選擇性粘貼操作123456789101112131415第16頁/共50頁啟動excel軟件即新建excel表格文檔

主要有三種方式：1、雙擊桌面上的快捷方式2、利用開始菜單啟動3、在桌面上單擊右鍵，選擇新建excel文檔

返回excel目錄第17頁/共50頁excel2003工作界面介紹

1、excel工作界面2、每個excel表格默認有三個工作表3、excel表格的描述

一般描述規(guī)律，先說列、后說行，如B2單元格返回excel目錄第18頁/共50頁標題欄常用工具欄標題欄菜單欄常用工具欄工作表編輯區(qū)第19頁/共50頁Excel2003的基本技巧1、撤銷與恢復(fù)操作（ctrl+zctrl+y）2、清楚多個單元格內(nèi)容

編輯—清除—清除內(nèi)容3、在excel表格的工作表中拖動、移動單元格時要注意等出校四個箭頭向外的圖標時再操作。4、格式刷的運用（同word）5、利用輸入法來輸入特殊符號6、自動篩選功能返回excel目錄第20頁/共50頁Excel表格的選擇、插入工作表操作

1、選擇單元格操作

類型：

選擇整個表格、選擇單個單元格（直接單擊）、連續(xù)的單元格、不連續(xù)的單元格。

方法：

法一：連續(xù)

鼠標拖動、shift；

法二：不連續(xù)ctrl。2、插入工作表操作

可以插入1個或多個工作表；不用再反復(fù)地建新的excel表格。3、例題返回excel目錄第21頁/共50頁Excel表格的復(fù)制、重命名操作

1、Excel表格的復(fù)制操作

整體復(fù)制局部復(fù)制2、重命名工作表3、例題返回excel目錄第22頁/共50頁excel表格中數(shù)據(jù)的插入、刪除及修改操作

1、在excel單元格中插入數(shù)據(jù)

法一：單擊選中，直接輸入；

法二：在excel表格的編輯欄中輸入數(shù)據(jù)2、在excel單元格中刪除數(shù)據(jù)

兩種方法：直接刪除或單擊清楚內(nèi)容3、修改excel單元格中的數(shù)據(jù)

法一：全部修改單擊選中、局部修改雙擊定位；

法二：

在excel單元格的編輯欄中編輯修改全部或者局部數(shù)據(jù)。4、例題返回excel目錄第23頁/共50頁Excel表格中單元格的插入、刪除操作

1、Excel表格插入和刪除操作

其一：插入或刪除單個單元格

其二：插入或刪除整行整列單元格2、例題返回excel目錄第24頁/共50頁Excel表格的移動和復(fù)制操作

1、

Excel單元格的移動與復(fù)制

本質(zhì)上是單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的移動與復(fù)制。

法一：移動時鼠標拖動法、復(fù)制是加上（ctrl）

法二：

剪貼板法（復(fù)制或者剪切、粘貼）2、例題返回excel目錄第25頁/共50頁Excel表格中行高和列寬的設(shè)置

1、Excel表格行高和列寬的設(shè)置操作

法一：鼠標推動法

法二：菜單法（格式

-行高）

法三：自動調(diào)整行高和列寬2、例題返回excel目錄第26頁/共50頁Excel單元格格式操作

1、操作對象：可以對一個單元格或同時多個單元格操作。2、設(shè)置字符格式：本質(zhì)：也就是所謂的設(shè)置字符的字形、字號等操作。方法：可以通過菜單法、常用工具欄法、單擊右鍵這三種方法來設(shè)置，具體操作流程和word一樣。

3、設(shè)置單元格的對齊方式：

法一：單元格工具欄設(shè)置；

法二：單元格格式對話框設(shè)置；4、設(shè)置文本方向：

兩種方向：單元格格式對話框設(shè)置法和常用工具欄法。下頁繼續(xù)！第27頁/共50頁5、設(shè)置文本控制：

有三種文本控制方式：

自動換行

excel表格默認的是非自動換行（單元格格式對話框設(shè)置）

縮小字體以填充

（單元格格式對話框設(shè)置）

根據(jù)內(nèi)容自動調(diào)整

（通過格式菜單或常用工具欄來設(shè)置）

6、設(shè)置數(shù)字格式：

本質(zhì)：也就是設(shè)置excel單元格內(nèi)顯示什么類型的數(shù)據(jù)。

方法：單元格格式對話框設(shè)置。下頁繼續(xù)！第28頁/共50頁7、添加邊框：

類型：（邊框粗細、顏色）

方法：

法一：單元格格式對話框設(shè)置；

法二：格式工具欄上的繪圖邊框線工具

原因：excel表格中的網(wǎng)格線在打印時是不顯示的，打印出來是空白的。8、設(shè)置excel表格的工作表背景

格式—工作表—背景（excel2003）

頁面布局—背景（excel2007）下頁繼續(xù)！第29頁/共50頁9、添加底紋和圖案：

目的：

也就是為特定區(qū)域上色或添加圖案使其更加美觀。

方法：單元格格式對話框設(shè)置底紋和圖案。10、設(shè)置工作表保護：

目的：防止數(shù)據(jù)被修改！

方法：工具—保護—工作表保護

提示：如果只想保護特定數(shù)據(jù)，選中、單元格格式對話框、勾選選定、在工作表處于受保護狀態(tài)時，可以修改未鎖定的數(shù)據(jù)。11、使用條件格式：

目的：突出顯示滿足特定

條件的數(shù)據(jù)。

方法：

格式

—

條件格式

—

設(shè)定條件

—

顯示樣式

返回excel目錄第30頁/共50頁在excel表格中快速輸入數(shù)據(jù)

快速輸入數(shù)據(jù)一般分為一下幾種情況：1、在多個單元格中快速輸入相同的數(shù)據(jù)：

選擇數(shù)據(jù)域

在最后一個區(qū)域中的一個單元格中輸入數(shù)據(jù)，然后按ctrl+enter鍵完成輸入。連續(xù)多個單元格輸入，先在第一個輸入，鼠標拖動，完成輸入。

Ctrl鍵拖動完成輸入（本質(zhì)上是拖動復(fù)制，每次只能復(fù)制1個）。2、記憶式鍵入法：先輸入一個，下次在輸入時候，自動填入（默認針對列成規(guī)律?。南吕斜碇羞x擇數(shù)據(jù)（默認針對列成規(guī)律?。?/p>

下頁繼續(xù)！第31頁/共50頁3、自動輸入有變化規(guī)律的數(shù)據(jù)：

使用前提：至少輸入兩個，先預(yù)設(shè)規(guī)律，讓系統(tǒng)識別規(guī)律；

使用方法：出現(xiàn)填充柄時，按住鼠標左鍵拖動。4、使用序列對話框創(chuàng)建序列：在選定區(qū)域中創(chuàng)建序列：編輯

-

填充

-

序列創(chuàng)建對話框。有終止值確定序列結(jié)束位置：編輯

-

填充

-

序列創(chuàng)建對話框。5、創(chuàng)建自定義填充序列：

Office2003：

工具-選項-自定義序列

Office2007：office圖標-

excel選項-常用-編輯自定義返回excel目錄第32頁/共50頁利用excel表格自動提取身份證信息

1、身份證包含信息：行政地域、生日、年齡、性別。2、提取方法：使用excel函數(shù)提取。3、優(yōu)點：根據(jù)身份證號快速輸入相關(guān)信心。4、所用函數(shù)：性別提取：=IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2),1,1))=TRUE,"男","女")生日提?。?MID(A1,7,4)&"-"&MID(A1,11,2)&"-"&MID(A1,13,2)年齡提?。?DATEDIF(TEXT(MID(B2,7,8),"0000-00-00"),TODAY(),"y")5、例題返回excel目錄第33頁/共50頁Excel函數(shù)的應(yīng)用簡介

1、自動套用2、自定義四則運算函數(shù)

加

=SUM(A2:F2)或者直接寫=A2+B2+C2+D2+E2+F2減

同理乘

同理除

=AVERAGE(A2:F2)或者直接寫=(A2+B2+C2+D2+E2+F2)/6混合運算

如a*4b+c*3+d=a*4b+c*3+d3、Excel常用函數(shù)簡介=left(test,n)提取test字符序列最左邊的n個字符=Mid(test,a,n)提取test字符序列中間從字符a開始的n個字符=right（test，n）提取test字符序列最右邊的n個字符=date(year,month,day)顯示日期格式為“年月日”=datedif(start_date,end_date,unit)返回兩個日期之間的間隔數(shù)，即求年齡4、例題返回excel目錄第34頁/共50頁Excel表格中的選擇性粘貼操作

選擇性粘貼操作有三個方面的應(yīng)用：1、選擇性粘貼2、數(shù)據(jù)的四項計算（即加減乘除?。┯嬎?、行列轉(zhuǎn)置4、例題返回excel目錄第35頁/共50頁Powerpoint篇啟動ppt軟件即新建ppt文檔ppt工作界面介紹圖片操作的基本技巧三招學(xué)會ppt幻燈片的基本操作插入藝術(shù)字、表格操作自定義ppt動畫在ppt中插入超鏈接使用設(shè)置ppt背景和插入自選圖形來美化幻燈片自定義幻燈片母板樣式12345678910第36頁/共50頁啟動ppt軟件即新建ppt文檔

主要有三種方式：1、雙擊桌面上的快捷方式2、利用開始菜單啟動3、在桌面上單擊右鍵，選擇新建powerpoint文檔

返回ppt目錄第37頁/共50頁ppt工作界面介紹

1、ppt2003工作界面2、ppt2003介紹

powerpoint簡稱ppt、俗稱幻燈片、課件。

四部分：標題欄、菜單欄、工具欄、幻燈片編輯區(qū)（視圖切換欄、幻燈片窗格）。

返回ppt目錄第38頁/共50頁標題欄第39頁/共50頁圖片操作的基本技巧自選圖形，畫橢圓時按住shift鍵可畫正圓。按住shift鍵通過圖片四周的控制柄放縮圖片時，可按比例放縮，保證圖片不變形。按住ctrl鍵通過控制柄放縮圖片時，可以該圖片的中心為中心放縮圖片。返回ppt目錄第40頁/共50頁三招學(xué)會ppt1、啟動ppt軟件和新建幻燈片。2、學(xué)會用一個菜單-設(shè)計菜單，簡單設(shè)計一下幻燈片背景樣式。3、在幻燈片中輸入內(nèi)容。返回ppt目錄第41頁/共50頁幻燈片的基本操作1、插入幻燈片：單擊工具欄上的新幻燈片工具按鈕選中幻燈片后，按enter快捷鍵法在幻燈片或者大綱視圖中右擊選擇新建幻燈片在制定位置插入幻燈片（將光標定位在兩個幻燈片之間，右擊選擇新建幻燈片，即可在兩張幻燈片之間插入一個新的幻燈片）2、復(fù)制幻燈片：在目標幻燈片上右擊選擇復(fù)制幻燈片即可。3、調(diào)節(jié)幻燈片順序：調(diào)節(jié)單張幻燈片順序：單擊鼠標左鍵選中目標幻燈片，按住鼠標左鍵不松手，將其拖至插入點即可。調(diào)節(jié)多張幻燈片順序：打擊鼠標左鍵選中結(jié)合ctrl和shift鍵，首先選中所有目標幻燈片，將其一起拖至插入點即可。下頁繼續(xù)！