Excel電子表格處理軟件

會計學(xué)1Excel電子表格處理軟件基本特點Excel是一個在Windows環(huán)境下運(yùn)行的集工作表格處理、圖表和數(shù)據(jù)庫管理于一體的集成軟件。向用戶提供友好界面“所見即所得”的操作方式提供了豐富的函數(shù)，可用于進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)分析及報表統(tǒng)計。具有豐富的制圖功能，使表、圖、文字有機(jī)地結(jié)合，而且操作簡單。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第1頁/共169頁基本特點以數(shù)據(jù)庫管理方式管理表格數(shù)據(jù)，具有排序、檢索、篩選、匯總計算等功能。具有“宏”功能，特別是記錄宏可將用戶的一系列操作自動記錄下來?？梢耘cWindows環(huán)境支持的Office的其他軟件，如Word、PowerPoint、Access等程序相互切換并共享資源。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第2頁/共169頁基本概念工作簿工作簿是一個Excel文件（其擴(kuò)展名為.xls），其中可以含有一個或多個表格（稱為工作表）。它像一個文件夾，把相關(guān)的表格或圖表存放在一起，便于處理。一個工作簿最多可以含有255個工作表，一個新工作簿默認(rèn)有3個工作表，分別命名為Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作表名字可以修改，工作表的個數(shù)也可以增加或減少。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第3頁/共169頁工作表工作表由排列成行和列的單元格組成。通常工作表由多行多列構(gòu)成，可以根據(jù)實際數(shù)據(jù)清單的要求來擴(kuò)展工作表，以滿足大數(shù)據(jù)量的數(shù)據(jù)處理要求。工作表存儲在工作簿中。在數(shù)據(jù)處理過程中，可以根據(jù)需要增加或減少工作表的數(shù)量。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第4頁/共169頁單元格單元格是電子表格最基本的組成單位。在電子表格中如果單元格外有一個黑色的方框，表示這個單元格是一個正在使用的活動單元格，此時所進(jìn)行的任意操作只對此單元格有效。在單元格中輸入的任何數(shù)據(jù)都將被保存在這些單元格中，在單元格中輸入的數(shù)據(jù)可以是一個字符串、一組數(shù)字，一個公式或者一幅圖像等。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第5頁/共169頁單元格在單元格的名稱及引用過程中，列號用英文字母A、B、C…表示，而行號用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3…來命名，因此表格中的第1列（即A列）第1行的單元格通常稱為A1，第5行第5列的單元格通常稱為E5，其它的依次類推。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第6頁/共169頁Excel的界面組成標(biāo)題欄操作窗口控制按鈕文件窗口控制按鈕菜單欄工具欄名稱框編輯框列標(biāo)題行標(biāo)題工作表標(biāo)簽滾動條當(dāng)前單元格工作區(qū)退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第7頁/共169頁Excel的啟動雙擊桌面的Excel的快捷圖標(biāo)單擊“開始”菜單的“程序”級聯(lián)菜單中的“MicrosoftOffice”程序組中的“MicrosoftExcel”在“資源管理器”或“我的電腦”中雙擊Excel工作簿退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第8頁/共169頁標(biāo)題欄標(biāo)題欄標(biāo)識Excel應(yīng)用程序名、文檔名及控制菜單框。應(yīng)用程序的名稱即為“MicrosoftExcel”；文檔名是所編輯的文件名稱；標(biāo)題欄的左端顯示的按鈕是“控制按鈕”，單擊該按鈕時彈出“控制菜單”，在控制菜單中可對主窗口進(jìn)行最大化、最小化、關(guān)閉等操作，雙擊該按鈕時可以關(guān)閉主窗口；在標(biāo)題欄的右邊分別是最小化、還原（最大化）和“關(guān)閉”按鈕。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第9頁/共169頁菜單欄菜單欄列出了可用于建立、打印、保存以及其他處理文檔的命令，包含了在Excel中進(jìn)行工作時所需要的絕大部分命令。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第10頁/共169頁工具欄“常用”工具欄包含了一些常用的Excel命令按鈕，為經(jīng)常使用的菜單命令提供了快捷方式?！案袷健惫ぞ邫诎煽焖僬{(diào)整文本外觀格式的命令按鈕，對于快速選定字符或段落的格式化（字體、字號、樣式、對齊方式等）提供了手段。編輯欄數(shù)據(jù)編輯區(qū)用來輸入或編輯當(dāng)前單元格的值或公式，其左邊有√和×按鈕，用于對輸入數(shù)據(jù)的確認(rèn)和取消。該區(qū)的左側(cè)為名稱框，它顯示當(dāng)前單元格或區(qū)域的地址或名稱。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第11頁/共169頁工作區(qū)域單元格單元格是工作表的基本單位，用來輸入文字、數(shù)據(jù)、符號并處理這些資料。列號及行號工作表的橫向為行，行號用1、2、3……等阿拉伯?dāng)?shù)字表示，工作表中行號最大為65536。工作表的縱向為列，列號用A、B、C……等英文字母表示，共有256列。對于26列之后的列號用AA、AB、AC…AZ、BA、BB…IV來表示。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第12頁/共169頁工作區(qū)域滾動條Excel提供有水平、垂直滾動條兩種，使用滾動條可以快速移動文檔。狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于窗口的底部，用于顯示當(dāng)前命令或操作的有關(guān)信息。例如，在向單元格輸入數(shù)據(jù)時，狀態(tài)欄顯示“輸入”，完成輸入后，狀態(tài)欄顯示“就緒”。工作表標(biāo)簽工作簿窗口下方左側(cè)是當(dāng)前工作簿的工作表標(biāo)簽，每個標(biāo)簽顯示工作表名稱，其中一個高亮標(biāo)簽（其工作表名稱有下劃線）是當(dāng)前正在編輯的工作表。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第13頁/共169頁4.2基本操作建立和保存工作簿工作表的數(shù)據(jù)錄入工作表操作區(qū)域選擇編輯操作退出下一頁上一頁章目錄第14頁/共169頁新建工作簿新建空白工作簿單擊“常用”工具欄的“新建”按鈕，或單擊“文件”菜單的“新建”命令，在打開的“新建”對話框的“常用”選項卡中單擊“工作簿”選項，單擊“確定”按鈕，即打開一個空白的工作簿。系統(tǒng)對工作簿名稱的編號是“Book1”、“Book2”……。根據(jù)模板建立新工作簿在Excel中，系統(tǒng)提供兩大類的模板：電子表格方案和其他文檔。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第15頁/共169頁建立新工作簿操作示例返回第16頁/共169頁打開工作簿打開一個已存在的Excel文檔。可采用的方法有：在Excel窗口中，單擊“文件”菜單的“打開”命令，或在“常用”工具欄中單擊“打開”按鈕，在“打開”對話框中打開工作簿文件；也可在資源管理器中，雙擊Excel的工作簿文件，系統(tǒng)自動打開Excel工作窗口，并顯示該工作簿。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第17頁/共169頁保存文件直接保存單擊“文件”菜單的“保存”命令，或單擊“常用”工具欄的“保存”按鈕，或用Ctrl+S組合鍵；在打開的“另存為”對話框中進(jìn)行設(shè)置，選擇工作簿文件的保存位置和文件名，單擊“保存”按鈕，則文檔被保存在指定的外存儲器中。另存文件另存文件可以將當(dāng)前工作簿換名存盤。利用“文件”菜單的“另存為”命令。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第18頁/共169頁保存文件另存為Web頁Excel文件還可以轉(zhuǎn)存為html文件格式，可在網(wǎng)頁瀏覽器中查看，有兩種保存方式：“整個工作簿”和“選擇工作表”。操作方法是：單擊“文件”菜單的“另存為Web頁”命令，選擇保存的方式，輸入要保存的文件名的新名稱，單擊“保存”按鈕，即將文檔保存在指定位置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第19頁/共169頁工作表的數(shù)據(jù)錄入新工作簿有3個工作表（需要時，還可以增加），默認(rèn)的當(dāng)前工作表是Sheet1。輸入數(shù)據(jù)時，先確定當(dāng)前工作表，然后單擊目標(biāo)單元格，使之成為當(dāng)前單元格，然后輸入數(shù)據(jù)。

退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第20頁/共169頁單元格的定位使用鼠標(biāo)將鼠標(biāo)指針指向要選的單元格單擊，則該單元格周圍以粗框顯示，表示被選中或激活。使用鍵盤Excel總有一個單元的周圍以粗框顯示，表示它是當(dāng)前活動單元。由它出發(fā)按動方向移動鍵，可使你所需要的單元成為當(dāng)前活動單元。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第21頁/共169頁方向移動鍵的功能方向鍵功能方向鍵功能←活動單元左移一列↑活動單元上移一行→活動單元右移一列↓活動單元下移一行Ctrl+Home活動單元移動到工作表的左上角，即A1單元Ctrl+End活動單元格移至數(shù)據(jù)區(qū)域的右下角退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第22頁/共169頁單元格的定位在名稱框中輸入單元格地址將鼠標(biāo)指針指向名稱框，單擊選中名稱框，直接輸入要定位的單元格地址，按回車，即可將指定單元格設(shè)置為當(dāng)前單元格。

A1方式：用列號和行號來表示某單元格的地址。R1C1訪問方式：用R后的數(shù)字表示行號，用C后的數(shù)字表示列號，這種地址稱為絕對地址。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第23頁/共169頁單元格定位操作示例返回第24頁/共169頁輸入字符串在單元格中輸入字符串，輸入完成后：按回車，當(dāng)前單元格移至其下方的單元格；按右向光標(biāo)鍵，當(dāng)前單元格移至其右側(cè)的單元格。輸入時，單元格和資料編輯欄均出現(xiàn)輸入的字符串，編輯欄出現(xiàn)“取消”和“輸入”按鈕。其中的功能是取消剛輸入的數(shù)據(jù)；的功能是確認(rèn)輸入的數(shù)據(jù)并存入當(dāng)前單元格。也可以用按ESC鍵將剛輸入的數(shù)據(jù)取消。

退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第25頁/共169頁輸入長字符串單元格的寬度有限，輸入的字符串超出單元格的寬度時，存在兩種情況：右側(cè)單元格內(nèi)容為空時，則字符串超寬部分一直延伸到右側(cè)單元格，成為寬單元格右側(cè)單元格有內(nèi)容時，則字符串超寬部分隱藏，不在右側(cè)單元格顯示退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第26頁/共169頁數(shù)字字符串的輸入有些數(shù)值是無須計算的代碼，如電話號碼、郵政編碼等，往往把它們處理為由數(shù)字符號組成的字符串。為了與數(shù)值區(qū)別，先輸入單引號“‘”，然后再輸入數(shù)字字符串。數(shù)字字符串不參加計算（如求和）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第27頁/共169頁輸入字符串操作示例返回第28頁/共169頁輸入數(shù)值輸入數(shù)值時，默認(rèn)形式為普通表示法，如12、123.45等。當(dāng)長度超過單元格寬度時自動轉(zhuǎn)換成科學(xué)計數(shù)法表示，如輸入“123456789123”，在單元格顯示為“1.23457E+11”。數(shù)值在單元格中右對齊。輸入數(shù)值時可出現(xiàn)數(shù)字0、1、…、9和+、-、（）、E、e、%、$。如+10、-1.23、1.23E-2、1,234、$134、30%、（123）等。其中1,234中的“，”表示分節(jié)號，30%表示0.3，（123）表示-123。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第29頁/共169頁輸入數(shù)值操作示例返回第30頁/共169頁輸入日期和時間輸入日期用戶可以用如下形式輸入日期（以2003年3月15日為例）：03-03-15、2003/03/15、2003-03-15、15-MAR-03或15/MAR/03。日期在Excel系統(tǒng)內(nèi)部是用1900年1月1日起至該日期的天數(shù)存儲的，例如1900/02/01在系統(tǒng)內(nèi)部存儲的是32。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第31頁/共169頁輸入日期和時間輸入時間用戶可按如下形式輸入時間（以19點15分為例）：19:15、7:15PM、19時15分、下午7時15分（AM或A為上午，PM或P為下午）。日期與時間組合輸入如03/15/0319:15、2003年3月15日19時15分等。

退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第32頁/共169頁注意事項若單元格首次輸入的是日期，則該單元格就格式化為日期格式，以后再輸入數(shù)值仍然換算成日期。例如，在某單元格首次輸入03-03-15，按回車鍵，然后再次對該單元格輸入32，按回車鍵后單元格中不是32而是00-2-1（1900年2月1日）。要使該單元格變成數(shù)值格式，可按如下步驟進(jìn)行：單擊要改變格式的單元格，單擊“格式”菜單的“單元格”命令，打開的“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡，在“分類”欄中單擊“數(shù)值”，單擊“確定”按鈕，則該單元格的內(nèi)容變成數(shù)值型數(shù)據(jù)。也可用格式刷將普通單元格的格式復(fù)制到該單元格，使之成為普通單元格，即取消日期格式。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第33頁/共169頁日期單元格的格式示例返回第34頁/共169頁自動填充拖動填充在選中的單元格或區(qū)域的右下角有一個很小的實心方塊，稱為填充柄。將鼠標(biāo)指針對準(zhǔn)填充柄，指針就變成實心十字形狀，向上、下、左、右某方向上拖動過連續(xù)的單元格(不能是任意位置)，然后松開鼠標(biāo)，則在所有拖過的單元內(nèi)均填充了與初始值有關(guān)的數(shù)據(jù)。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第35頁/共169頁自動填充操作示例返回第36頁/共169頁自動填充選中單個單元格進(jìn)行填充拖動填充的方法可以由一個單元復(fù)制到與其相鄰的若干連續(xù)的單元。對于一般的數(shù)值拖過的單元都復(fù)制成了相同的值。如果在拖動鼠標(biāo)的同時按住Ctrl鍵，則它們將向下、向右遞增1，向上、向左遞減1。對于日期和時間數(shù)據(jù)，直接拖動將自動增或減，若要求在拖動過程中不遞增或不遞減，僅僅是復(fù)制，只需在拖動鼠標(biāo)的同時按住Ctrl鍵即可。其操作方式與數(shù)值情況相反。如果將填充柄拖向有數(shù)據(jù)的方向，則會把數(shù)據(jù)清除掉。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第37頁/共169頁單個單元格內(nèi)容的填充操作返回第38頁/共169頁填充序列自動填充序列在自動填充中，Excel還提供了一些標(biāo)準(zhǔn)的文字序列，如星期一、星期二……星期日；一、二、三……日等，要輸入這些序列，只需在第一個單元格輸入該序列的某個值，然后拖動填充柄，即可將序列自動填充。如果要求數(shù)據(jù)按等差數(shù)列遞增，先選兩個單元格，填入數(shù)據(jù)，如A1=1、B1=3；將這兩個單元格選中后，向右拖動填充柄就將依次填入5、7、9……等。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第39頁/共169頁自動填充序列和數(shù)值序列的填充返回第40頁/共169頁使用菜單命令進(jìn)行填充選擇填充區(qū)，既要包含源填充單元格，又要包含目的單元格。使用菜單“編輯”中的“填充”命令。從菜單中可以選擇向左、右、上、下填充或以系列方式填充。若選擇序列方式填充，則將進(jìn)入“序列”對話框，從中可以選擇等差序列、等比序列等類型，也可給定步長(可正、可負(fù))和終值(終值可以不給，也可以給得大一些)，最后以填充完選擇區(qū)域后結(jié)束。如果終值給小了，就填充到終值為止，可能填不滿要填充的區(qū)域。確定按鈕后即按所選擇的方式填入了數(shù)據(jù)。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第41頁/共169頁自定義序列自動填充序列可以給需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)輸入帶來極大的方便，但系統(tǒng)提供的序列有限，用戶可以根據(jù)自己的需要定義自己的序列。定義序列的方式：利用“工具”菜單的“選項”命令，在打開的“選項”對話框的“自定義序列”選項卡中即可進(jìn)行序列的定義。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第42頁/共169頁自定義序列的操作示例返回第43頁/共169頁工作表操作選定工作表單擊目標(biāo)工作表標(biāo)簽，則該工作表成為當(dāng)前工作表，其名字以白底顯示，且有下劃線。若目標(biāo)工作表未顯示在工作表標(biāo)簽行，可以通過單擊工作表標(biāo)簽滾動按鈕，使目標(biāo)工作表標(biāo)簽出現(xiàn)并單擊它。選定多個相鄰的工作表：單擊要選擇的第一個工作表標(biāo)簽，然后，按住Shift鍵并單擊這幾個工作表中的最后一個工作表標(biāo)簽。此時這幾個工作表標(biāo)簽均以自底顯示，工作簿標(biāo)題出現(xiàn)“[工作組]”字樣。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第44頁/共169頁選定工作表選定多個不相鄰的工作表：先選中第一個工作表，再按住Ctrl鍵并單擊選定其他的工作表標(biāo)簽。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第45頁/共169頁插入工作表一個工作簿默認(rèn)有3個工作表，如果不夠用，可以插入新工作表，一個Excel工作簿最多可有255張工作表。單擊某工作表標(biāo)簽，選中當(dāng)前工作表，新工作表將插在該工作表之前，再單擊“插入”菜單的“工作表”命令。如果當(dāng)前工作表為Sheet3，則新插入的Sheet4出現(xiàn)在Sheet3之前，且為當(dāng)前工作表。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第46頁/共169頁工作表重新命名雙擊要改名的工作表標(biāo)簽，使其反白顯示，輸入新工作表名稱。要進(jìn)行修改，可再單擊，插入點出現(xiàn)在工作表名稱中，即可修改。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第47頁/共169頁工作表的移動和復(fù)制在同一工作簿中移動（復(fù)制）工作表單擊要移動（復(fù)制）的工作表標(biāo)簽，沿著標(biāo)簽行拖動（按住Ctrl鍵拖動）工作表標(biāo)簽到目標(biāo)位置。在不同工作簿之間移動（復(fù)制）工作表同時打開源工作簿和目標(biāo)工作簿，選定要復(fù)制或移動的工作表，單擊“編輯”菜單的“移動或復(fù)制工作表”命令，根據(jù)提示完成復(fù)制或移動操作。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第48頁/共169頁刪除工作表單擊要刪除的工作表標(biāo)簽，選中工作表，再單擊“編輯”菜單的“刪除工作表”命令，在打開的“刪除工作表”對話框中單擊“確定”按鈕。注意：刪除工作表是不可逆的，刪除操作一定要慎重。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第49頁/共169頁工作表的分割對于較大的表格，若要在同一屏幕查看相距甚遠(yuǎn)的兩個區(qū)域的單元格，可以對工作表進(jìn)行橫向或縱向分割。在工作簿窗口的垂直滾動條的上方有“水平分割框”；在水平滾動條的右側(cè)有“垂直分割框”；當(dāng)鼠標(biāo)指針移到此處時，呈左右雙箭頭狀。水平分割工作表：上下拖動“水平分割框”到合適位置，則把原工作簿窗口分成上下兩個窗口。垂直分割工作表：左右拖動“垂直分割框”到合適位置，則把原工作簿窗口分成左右兩個窗口。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第50頁/共169頁工作表的分割操作示例返回第51頁/共169頁區(qū)域選擇區(qū)域表示“：”(冒號區(qū)域符)：前后為兩個單元格，用來表示兩個單元格間的所有單元格。“，”(逗號，合集符)：前后為單元格區(qū)域或單元格地址，表示的是不連續(xù)的區(qū)域?！啊?空格，交集符)：前后為兩個區(qū)域(包括一個單元格的情況)，用空格連起來表示這兩個區(qū)域的相交區(qū)。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第52頁/共169頁區(qū)域選擇的縮寫引用區(qū)域A1方式R1C1方式整個A列A:AC1整個第一行1:1R1整個當(dāng)前行(當(dāng)前行號)：(當(dāng)前行號)R（當(dāng)前行號）整個當(dāng)前列(當(dāng)前列號)：(當(dāng)前列號)C（當(dāng)前列號）第一至第三行1:3R1:R3第A至第D列A:DC1:C4活動單元格的上一行

R[-1]整張工作表1:65536或

A:IVR1:R65536或

C1:C256退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第53頁/共169頁區(qū)域選擇—選擇一矩形區(qū)域按鼠標(biāo)左鍵單擊區(qū)域左上角單元格后，將鼠標(biāo)指針移到右下角單元格，再按住Shift鍵后單擊，此矩形范圍被選中。除第一個單元格外均為逆顯示，背景為黑色。單擊區(qū)域左上角單元格后，拖動鼠標(biāo)指針(指針呈空心十字狀)至右下角單元，松開鼠標(biāo)左鍵。當(dāng)定義區(qū)域超過一個屏幕顯示時，單擊定義區(qū)域的左上角單元格后，按<F8>鍵，狀態(tài)欄出現(xiàn)“擴(kuò)展”字樣，再單擊右下角單元格，則區(qū)域被選退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第54頁/共169頁矩形區(qū)域選擇操作示例返回第55頁/共169頁選擇整行、整列或全表單擊行號或列號可選擇整行或整列。單擊行號或列號，并按住鼠標(biāo)左鍵拖動，可選擇連續(xù)若干行或若干列。單擊工作表左上角的全選框可選擇全表。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第56頁/共169頁選擇不連續(xù)區(qū)域先按上述方法選擇第一個區(qū)域，然后選擇第二個區(qū)域，當(dāng)鼠標(biāo)指針指向第二區(qū)的左上角后，按住Ctrl鍵再按住鼠標(biāo)左鍵拖動光標(biāo)到第二個區(qū)的右下角?？梢灶愃频乩^續(xù)選擇不連續(xù)的其他區(qū)域。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第57頁/共169頁條件選定“條件選定”方法，即在指定區(qū)域中只選定滿足條件的單元格。利用“編輯”菜單的“定位”命令，實現(xiàn)條件選定操作。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第58頁/共169頁條件選定操作示例第59頁/共169頁釋放選擇區(qū)域?qū)⑹髽?biāo)指針移到所選區(qū)域外的任何空白處，單擊可解除對該區(qū)的選擇。在全選狀態(tài)下，單擊表中任意位置即可解除該選擇。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第60頁/共169頁區(qū)域命名對選擇的區(qū)域可以命名，以便于引用。對一個復(fù)雜的區(qū)域加以命名后，以后再要用它，就不必再重新一一選擇，只要引用其名即可。另外，當(dāng)公式中引用一區(qū)域時采用名字將使公式更具可讀性和靈活性。用編輯欄左端的名稱框命名區(qū)域首先選定要命名的區(qū)域，再單擊編輯欄的名稱框，使名字框進(jìn)入編輯狀態(tài)。在名稱框內(nèi)輸入名字，按回車鍵。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第61頁/共169頁區(qū)域命名用菜單命名區(qū)域選中要命名的區(qū)域，單擊“插入”菜單的“名稱”級聯(lián)菜單的“定義”命令。打開“定義名稱”對話框，在對話框的“在當(dāng)前工作簿中的名稱”中鍵入名字。如果命名前未選取區(qū)域，此時可在“引用位置”欄直接輸入引用的區(qū)域，單擊“添加”按鈕。以后，該區(qū)域可直接用新定義的名稱來引用。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第62頁/共169頁區(qū)域命名為整行整列命名將表中的行標(biāo)號或列標(biāo)號(行尾名或列尾名)定義為名字，一次可定義所有行和所有列的名字。命名的方法是：選擇列(或行)標(biāo)號(或尾名)在內(nèi)的區(qū)域，再單擊“插入”菜單的“名稱”級聯(lián)菜單的“指定”命令，打開“指定名稱”對話框,選首行、尾行、最左列或最右列作為名字。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第63頁/共169頁區(qū)域命名操作示例返回第64頁/共169頁通過名字選取區(qū)域單擊名字框右邊的小箭頭，彈出所有已定義的區(qū)域名。單擊要選的區(qū)域名后，按回車鍵選中。在名稱框中直接輸入?yún)^(qū)域名稱，按回車鍵。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第65頁/共169頁編輯操作編輯單元格數(shù)據(jù)若想對當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，則當(dāng)原數(shù)據(jù)與新數(shù)據(jù)完全不一樣時，可以重新輸入；當(dāng)新數(shù)據(jù)只是在原數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上略加修改且數(shù)據(jù)較長，不必重新輸入，可單擊數(shù)據(jù)編輯區(qū)（該區(qū)顯示當(dāng)前單元格的數(shù)據(jù)），插入點出現(xiàn)在數(shù)據(jù)編輯區(qū)，狀態(tài)欄左側(cè)由“就緒”變成“編輯”，表示可以進(jìn)行編輯。修改時，插入／改寫狀態(tài)的開關(guān)為插入鍵“Ins”或“Insert”。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第66頁/共169頁移動與復(fù)制單元格數(shù)據(jù)拖動鼠標(biāo)法首先選定要移動（復(fù)制）數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后用將鼠標(biāo)指針移到所選區(qū)域的邊線上，拖動（或按Ctrl鍵拖動）到目標(biāo)位置即可。剪貼法首先選定要移動（或復(fù)制）數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后單擊“常用”工具欄中的“剪切”（或“復(fù)制”）按鈕，將所選內(nèi)容復(fù)制到剪貼板上，再選定目標(biāo)位置，即單擊目標(biāo)區(qū)域左上角的單元格，單擊“粘貼”按鈕（也可以單擊“編輯”菜單的“粘貼”命令）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第67頁/共169頁移動或復(fù)制操作示例返回第68頁/共169頁清除單元格數(shù)據(jù)清除單元格數(shù)據(jù)不是刪除單元格本身，而是清除單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容、格式或批注三者之一，或三者均清除。選中單元格區(qū)域，按Del鍵，完成的是內(nèi)容的清除。單擊“編輯”菜單，在“清除”命令的4個選項中選擇一個。全部：清除單元格中的格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容和批注。格式：只清除單元格中的格式。內(nèi)容：只清除單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容。批注：只清除單元格中的批注。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第69頁/共169頁清除單元格數(shù)據(jù)操作示例返回第70頁/共169頁插入單元格插入一行（列）首先單擊要在之前插入行（列）的某行（列）的任一單元格，然后單擊“插入”菜單的“行”（“列”）命令，即可插入行（列）。插入單元格的操作方法“插入”菜單的“單元格”命令：活動單元格右移：當(dāng)前單元格及其右側(cè)（本行）所有單元格右移一個單元格?；顒訂卧裣乱疲寒?dāng)前單元格及其下面（本列）所有單元格下移一個單元格。整行（列）：在當(dāng)前單元格所在行（列）前出現(xiàn)空行（列）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第71頁/共169頁插入單元格操作示例返回第72頁/共169頁刪除單元格刪除一行（列）單擊要刪除的行（列）號，再單擊“編輯”菜單的“刪除”命令。刪除單元格“編輯”菜單的“刪除”命令：活動單元格左移：被刪單元格的右側(cè)（本行）所有單元格左移一個單元格。活動單元格上移：被刪單元格的下面（本列）所有單元格上移一個單元格。整行（列）：刪除當(dāng)前單元格所在行（列）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第73頁/共169頁刪除單元格操作示例返回第74頁/共169頁查找首先選定查找范圍（如：l～10行，B1:L10，全體單元格等）。然后，單擊“編輯”菜單的“查找”命令，打開“查找”對話框，在對話框中輸入查找內(nèi)容，并指定搜索方式（按行或按列）和搜索范圍（如值、公式或批注）。輸入查找內(nèi)容時，可以采用“～”和通配符“?”、“*”。?：表示一個任意字符。*：表示多個任意字符。~：~?、~*、~~分別表示?、*、~本身，而不是通配符。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第75頁/共169頁替換選定查找范圍。單擊“編輯”菜單的“替換”命令，打開“替換”對話框，在對話框中輸入查找內(nèi)容和替換它的新數(shù)據(jù)（替換值）。然后，單擊“全部替換”按鈕，將把所有找到的指定內(nèi)容用新數(shù)據(jù)替換。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第76頁/共169頁4.3公式與函數(shù)輸入公式自動求和函數(shù)地址引用錯誤信息退出下一頁上一頁章目錄第77頁/共169頁輸入公式公式形式：

=表達(dá)式其中表達(dá)式由運(yùn)算符、常量、單元格地址、函數(shù)及括號等組成，不能包括空格。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第78頁/共169頁運(yùn)算符用運(yùn)算符把常量、單元格地址、函數(shù)及括號等連接起來構(gòu)成了表達(dá)式。常用運(yùn)算符有算術(shù)運(yùn)算、字符連接和關(guān)系運(yùn)算符三類。算術(shù)運(yùn)算符有：+（加號）、—（減號）、*（乘號）、/（除號）、%（百分號）和^（乘方）。關(guān)系運(yùn)算符有：=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）和<>（不等于）。字符串運(yùn)算符：&（字符串連接）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第79頁/共169頁公式輸入與修改操作選中存放公式的單元格，從“=”開始，輸入公式。單擊公式所在的單元格，在編輯區(qū)中出現(xiàn)已輸入的公式，單擊數(shù)據(jù)編輯區(qū)中公式需修改處，進(jìn)行增、刪、改等編輯工作。修改完畢后，單擊“確定”按鈕或“取消”按鈕（若單擊“取消”按鈕，則剛進(jìn)行的修改無效，恢復(fù)修改前的狀態(tài)）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第80頁/共169頁公式輸入與修改操作示例返回第81頁/共169頁自動求和Excel“常用”工具欄，提供了“自動求和”工具按鈕，可以利用該按鈕實現(xiàn)自動求和操作。若參加求和的單元格區(qū)域不連續(xù)，可采用如下方法：首先選定存放結(jié)果的單元格地址。然后，單擊“常用”工具欄的“自動求和”按鈕，數(shù)據(jù)編輯區(qū)顯示：SUM（）。再選定參加求和的各個區(qū)域。（按住Ctrl鍵，用拖動的方法選定各區(qū)域，選定的區(qū)域用動感的虛線框圍住。）區(qū)域選擇完成后，按回車鍵或單擊編輯欄的“輸入”按鈕，完成公式的輸入。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第82頁/共169頁自動求和操作示例返回第83頁/共169頁函數(shù)Excel提供了11類函數(shù)，每一類有若干個不同的函數(shù)。函數(shù)的形式函數(shù)名（[參數(shù)1],[參數(shù)2]……）函數(shù)名后緊跟括號，可以有一個或多個參數(shù)，參數(shù)間用逗號分隔，也可以沒有參數(shù)。常用函數(shù)（參見教材193頁）退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第84頁/共169頁函數(shù)的輸入函數(shù)的輸入可以通過“插入”菜單的“函數(shù)”命令來實現(xiàn)。函數(shù)的插入還可直接在單元格中輸入的方式來插入，但要注意，輸入函數(shù)和公式一樣，必須以“=”開頭。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第85頁/共169頁IF函數(shù)操作示例返回第86頁/共169頁數(shù)組公式的應(yīng)用在函數(shù)操作時，經(jīng)常需要對一組數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，會用到數(shù)組公式來實現(xiàn)。數(shù)組公式輸入時，一定要用組合鍵Ctrl+Shift+Enter。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第87頁/共169頁數(shù)組公式操作示例返回第88頁/共169頁地址引用單元格地址引用有相對引用、絕對引用和混合引用。相對引用是指引用單元格的位置關(guān)系被記錄下來，當(dāng)把這種引用再復(fù)制到其他單元格時，這種位置關(guān)系也隨之被復(fù)制過來。公式中的相對引用隨單元格的移動而修改，但原位移關(guān)系不變。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第89頁/共169頁地址引用絕對引用是指引用單元格和被引用單元格的位置關(guān)系是固定的，公式中的絕對引用不會隨單元地址的變化而變化。絕對地址的表示是列號與行號左側(cè)用“$”作為引導(dǎo)符，如$A$2、$C$6、$D$2等?；旌弦檬侵腹街袇?shù)的行用相對地址，列用絕對地址表示；或列用相對地址，行用絕對地址表示。當(dāng)含公式的單元格被復(fù)制時，公式中相對地址部分隨公式地址變化而變化，絕對地址部分不隨公式地址變化而改變。如$A1、C$5等。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第90頁/共169頁地址引用三維引用三維引用，即引用的單元格不是當(dāng)前工作表時，需要提供單元格所在工作表的地址，即地址包括三個部分：工作表名稱、單元格列地址和單元格行地址。地址的一般形式為：[工作表名!]單元格地址，當(dāng)前工作表的單元格的地址可以省略“工作表名!”。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第91頁/共169頁常見錯誤信息#####!單元格中公式所產(chǎn)生的結(jié)果太長，該單元格容納不下?？梢酝ㄟ^調(diào)整單元格的寬度來消除該錯誤。日期或時間格式的單元格中出現(xiàn)負(fù)值。

#DIV/O!如果單元格中出現(xiàn)“#DIV/O!”錯誤信息，很可能該單元格的公式中出現(xiàn)零除問題。即輸入的公式中包含除數(shù)0，也可能在公式中的除數(shù)引用了零值單元格或空白單元格，而空白單元格的值將解釋為零值。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第92頁/共169頁常見錯誤信息#N/A在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時，會產(chǎn)生這種錯誤信息。#NAME?在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產(chǎn)生錯誤信息“#NAME?”。

#NUM!這是在公式或函數(shù)中某個數(shù)值有問題時產(chǎn)生的錯誤信息。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第93頁/共169頁常見錯誤信息#NULL!在單元格中出現(xiàn)此錯誤信息的原因可能是試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點。例如，使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用等。#REF!單元格中出現(xiàn)這樣的錯誤信息是因為該單元格引用無效的結(jié)果。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第94頁/共169頁常見錯誤信息#VALUE!當(dāng)公式中使用不正確的參數(shù)或運(yùn)算符時，將產(chǎn)生錯誤信息“#VALUE!”。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第95頁/共169頁操作中出現(xiàn)錯誤的處理返回第96頁/共169頁4.4工作表的格式化單元格格式化行高和列寬圖案與顏色網(wǎng)格線與邊框格式復(fù)制與建立模板退出下一頁上一頁章目錄第97頁/共169頁單元格格式化—數(shù)字格式化設(shè)置數(shù)字格式在向單元格輸入數(shù)據(jù)時，Excel會自動判斷數(shù)值并格式化。如：輸入￥1234，系統(tǒng)會格式化為：￥1，234；輸入34%，會顯示34%，但實際存儲的是0.34；輸入2/5，則格式化為：2月5日。系統(tǒng)自動記憶單元格的格式。當(dāng)重新對單元格進(jìn)行輸出時，系統(tǒng)會自動按照先前的格式顯示所輸入的數(shù)據(jù)。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第98頁/共169頁輸入各種格式數(shù)據(jù)操作示例返回第99頁/共169頁數(shù)字格式化利用“格式”工具欄提供的數(shù)值格式格式化單元格中的數(shù)值。貨幣格式百分比格式千分位格式增加小數(shù)位數(shù)減小小數(shù)位數(shù)退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第100頁/共169頁利用“格式”工具按鈕設(shè)置數(shù)值格式返回第101頁/共169頁自定義數(shù)字格式系統(tǒng)提供的各種格式很可能不適合你的需要，為此，系統(tǒng)提供了自定義格式。若仍然不能滿足你的需要，系統(tǒng)允許你自己定義數(shù)字格式。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第102頁/共169頁日期時間格式化單擊“格式”菜單的“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡，在“分類”欄中單擊“日期”項，即可選擇所需要的日期格式。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第103頁/共169頁字符格式化用工具按鈕：單擊“字體”工具的下拉按鈕，可以在下拉列表中選擇所需字體；單擊“字號”工具的下拉按鈕，可以在下拉列表中選擇所需字號；單擊“加粗”工具，可以使字體加粗；單擊“字體顏色”工具的下拉按鈕，可以在下拉顏色列表中選擇所需顏色。用菜單命令：選擇要格式化的單元格區(qū)域。單擊“格式”菜單的“單元格”命令，在彈出的對話框中單擊“字體”標(biāo)簽。在“字體”欄中選擇字體；在“字形”欄中選擇字形；在“字號”欄中選擇字號；另外，還可以規(guī)定字符顏色、是否要加下劃線等。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第104頁/共169頁字符格式化操作示例返回第105頁/共169頁條件格式正負(fù)數(shù)可以用自定義格式的[顏色]，規(guī)定用不同的顏色顯示，也可以根據(jù)某種條件來決定數(shù)值的顯示顏色。也突出顯示特殊的數(shù)據(jù)。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第106頁/共169頁條件格式操作示例返回第107頁/共169頁標(biāo)題居中標(biāo)題居中：標(biāo)題按數(shù)據(jù)表的寬度跨單元格居中，這就需要先對表格寬度內(nèi)的單元格進(jìn)行合并，然后再居中。用“合并及居中”工具按鈕。按表格寬度選擇標(biāo)題所在行。單擊“格式”菜單的“單元格”命令，在彈出的對話框中單擊“對齊”標(biāo)簽，打開“對齊”選項卡。在“水平對齊”和“垂直對齊”欄中選擇“居中”。選中“合并單元格”復(fù)選項，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第108頁/共169頁單元格數(shù)據(jù)對齊單元格中的數(shù)據(jù)在水平方向可以左對齊、居中或右對齊，在垂直方向可以靠上、居中或靠下對齊，此外，數(shù)據(jù)還可以旋轉(zhuǎn)一個角度。水平方向?qū)R方式：可利用“格式”工具欄的三個水平對齊按鈕，也可通過“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡來實現(xiàn)。垂直對齊方式：選擇要對齊的單元格區(qū)域，利用“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡的“垂直對齊”列表進(jìn)行設(shè)置，有靠上、居中、靠下和兩端對齊。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第109頁/共169頁單元格數(shù)據(jù)對齊數(shù)據(jù)旋轉(zhuǎn)：在單元格中的數(shù)據(jù)除了水平顯示外，也可以旋轉(zhuǎn)一個角度。設(shè)置旋轉(zhuǎn)還是在“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡中進(jìn)行設(shè)置，只需拖動“方向”欄中的紅色標(biāo)志，或單擊微調(diào)按鈕設(shè)置角度，即可按要求將文字按一定的角度對齊。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第110頁/共169頁單元格數(shù)據(jù)對齊操作示例返回第111頁/共169頁行高和列寬在Excel中，當(dāng)改變單元格的文本格式，如將字體增大，單元格的行高會自動增加。如果希望調(diào)整單元格的行高和列寬，還可進(jìn)行設(shè)置。鼠標(biāo)拖動法：鼠標(biāo)指針移到目標(biāo)行（列）的行（列）號的邊線上，指針呈上下（或左右）雙向箭頭，然后上下（或左右）拖動，即可改變行高（或列寬）。菜單命令法：選擇目標(biāo)行（列），單擊“格式”菜單“行”（或“列”）命令的“行高”（或“列寬”）項。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第112頁/共169頁調(diào)整行高和列寬的操作示例返回第113頁/共169頁圖案與顏色選擇要加圖案和顏色的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單的“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框的“圖案”選項卡中進(jìn)行設(shè)置。單擊“圖案”欄的下拉按鈕，在出現(xiàn)的圖案和顏色中選擇。在“示例”欄中顯示相應(yīng)的效果。注意：這是為單元格區(qū)域增加背景底紋圖案和顏色，與單元格中的數(shù)據(jù)無關(guān)。要改變數(shù)據(jù)顯示顏色，可在選擇單元格區(qū)域后單擊“字體顏色”工具按鈕。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第114頁/共169頁網(wǎng)格線與邊框網(wǎng)格線：網(wǎng)格線是用來方便操作的，也是單元格的區(qū)分，它只是為了區(qū)別各單元格的區(qū)域的，不會在打印時輸出網(wǎng)格線。網(wǎng)格線也可以不顯示，操作方式：單擊“工具”菜單的“選項”命令，在“視圖”選項卡中進(jìn)行設(shè)置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第115頁/共169頁邊框在工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域輸出時，希望單元格有邊框，是需要進(jìn)行設(shè)置的?！案袷健惫ぞ邫诘摹斑吙颉惫ぞ咛峁┝?2種單元格邊框，可以利用它進(jìn)行邊框設(shè)置。也可利用“格式”菜單的“單元格”命令，在“邊框”選項卡中進(jìn)行邊框設(shè)置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第116頁/共169頁邊框設(shè)置操作示例返回第117頁/共169頁格式復(fù)制與建立模板復(fù)制格式的操作方法是：選定要復(fù)制的源單元格區(qū)域，再單擊“常用”工具欄中“格式刷”按鈕，此時，鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€刷子形狀，將鼠標(biāo)指針移到目標(biāo)區(qū)域的左上角，按住鼠標(biāo)左鍵拖過要復(fù)制的目標(biāo)區(qū)域，則該區(qū)域用源區(qū)域的格式進(jìn)行格式化。若目標(biāo)區(qū)域在另一工作表，則選擇該工作表，鼠標(biāo)指針移到目標(biāo)區(qū)域的左上角并單擊。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第118頁/共169頁建立模板若某工作簿文件的格式以后經(jīng)常使用，為了避免每次重復(fù)設(shè)置格式，可以把工作簿的格式做成模板并存儲，以后每當(dāng)要建立與之相同格式的工作簿時，直接調(diào)用該模板，可以快速建立所需的工作簿文件。當(dāng)前工作簿文件建立模板的方法是：單擊“文件”菜單的“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在“保存類型”欄的下拉列表中選定“模板”。在“文件名”欄輸入模板文件名。在“保存位置”欄選定“電子表格模板”文件夾，即可將模板文件保存。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第119頁/共169頁4.5數(shù)據(jù)管理建立數(shù)據(jù)清單排序數(shù)據(jù)篩選退出下一頁上一頁章目錄第120頁/共169頁建立數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)表由字段結(jié)構(gòu)和記錄數(shù)據(jù)組成。而字段結(jié)構(gòu)就是表格的列標(biāo)題，記錄數(shù)據(jù)就是表格中各行數(shù)據(jù)。可以直接在字段行的下一行開始逐行輸入記錄數(shù)據(jù)。也可用“記錄單”命令輸入記錄數(shù)據(jù)。操作方法是：單擊首行記錄的任一單元格。單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框。在各字段框中輸入新記錄的字段值，用Tab鍵或用鼠標(biāo)單擊的方法轉(zhuǎn)到下一字段，各字段值輸入完畢可按回車鍵轉(zhuǎn)下一記錄。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第121頁/共169頁建立數(shù)據(jù)清單操作示例返回第122頁/共169頁編輯記錄查找記錄，即記錄定位。直接移動單元格指針到目標(biāo)記錄：在記錄單對話框中，單擊“上一條”或“下一條”，或利用滾動條也能定位到目標(biāo)記錄。條件定位：單擊查找的起始記錄（查找從該記錄開始），單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令，打開“記錄單”對話框，單擊“條件”按鈕，打開“條件”對話框。在條件記錄單中，在與條件相關(guān)的字段輸入條件值。單擊“下一條”按鈕，就可以定位在滿足條件的第一條記錄。再單擊“下一條”按鈕，可以定位在滿足條件的第二條記錄。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第123頁/共169頁編輯記錄修改記錄插入記錄：在插入位置插入空行，再在空行中輸入數(shù)據(jù)。追加記錄：在數(shù)據(jù)“記錄單”中單擊“新建”按鈕，即可追加新記錄。刪除記錄：在“記錄單”中，定位到要刪除的記錄處，單擊“刪除”按鈕，即可完成記錄的刪除。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第124頁/共169頁排序利用“常用”工具欄的“排序”按鈕排序單擊字段名，即為排序關(guān)鍵字，單擊“常用”工具欄的排序工具按鈕“升序”或“降序”，即可完成數(shù)據(jù)清單的排序。利用“排序”對話框進(jìn)行排序選中要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，利用“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，打開“排序”對話框，最多可設(shè)置三個排序關(guān)鍵字?？赏ㄟ^“選項”按鈕，設(shè)置排序方式：拼音方式和筆劃方式退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第125頁/共169頁排序操作示例返回第126頁/共169頁數(shù)據(jù)的篩選將不需要的數(shù)據(jù)隱藏起來，即對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。自動篩選利用“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”級聯(lián)菜單的“自動篩選”命令，即可在數(shù)據(jù)清單的標(biāo)題行的字段名右側(cè)顯示一個下三角按鈕，通過它可設(shè)置自動篩選的方式和條件。自動篩選的清除：單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的“全部顯示”項。單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的“自動篩選”項。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第127頁/共169頁自動篩選操作示例返回第128頁/共169頁高級篩選高級篩選可以對復(fù)雜的篩選條件進(jìn)行設(shè)置，一次完成復(fù)雜的篩選操作。構(gòu)造篩選條件在數(shù)據(jù)表前插入若干空行作為條件區(qū)域，空行的個數(shù)以能容納條件為限。根據(jù)條件在相應(yīng)字段的上方輸入字段名，并在剛輸入的字段名下方輸入篩選條件。同樣，篩選區(qū)域也可構(gòu)建在數(shù)據(jù)區(qū)域的右側(cè)或下方，一定與數(shù)據(jù)區(qū)域中有空行或空列區(qū)分。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第129頁/共169頁高級篩選篩選條件的構(gòu)建方式：“與”關(guān)系的條件必須出現(xiàn)在同一行“或”關(guān)系的條件不能出現(xiàn)在同一行高級篩選的結(jié)果可以在原數(shù)據(jù)清單上顯示，也可放置到其他的位置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第130頁/共169頁高級篩選操作示例返回第131頁/共169頁數(shù)據(jù)的分類匯總分類匯總是分析數(shù)據(jù)表的常用方法，系統(tǒng)提供了分類匯總功能。在進(jìn)行分類匯總時，必須先將數(shù)據(jù)清單按分類字段進(jìn)行排序，然后，再進(jìn)行分類匯總。分類匯總可以通過“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令來實現(xiàn)。在分類匯總時，可以對多個字段進(jìn)行分類匯總，即在匯總字段列表中選擇多個字段，也可在已經(jīng)匯總的基礎(chǔ)上進(jìn)行新的分類匯總，在“分類匯總”對話框中取消“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”項的選中，則可看到匯總后的數(shù)據(jù)表中有多個字段的分類匯總結(jié)果。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第132頁/共169頁分類匯總操作示例返回第133頁/共169頁數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的突出優(yōu)點是可以利用它對數(shù)據(jù)進(jìn)行透視分析，可以根據(jù)不同的分析要求，對數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行各種操作。例如進(jìn)行不同級別的概括匯總，添加或刪除分析指標(biāo)，顯示或隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，改變數(shù)據(jù)透視表的版式等。利用“數(shù)據(jù)”菜單的“數(shù)據(jù)透視表”命令，根據(jù)操作向?qū)?，實現(xiàn)透視表的制作。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第134頁/共169頁數(shù)據(jù)透視表操作示例返回第135頁/共169頁4.6圖表制作創(chuàng)建圖表增減和修改圖表數(shù)據(jù)圖表修飾退出下一頁上一頁章目錄第136頁/共169頁創(chuàng)建圖表選定數(shù)據(jù)區(qū)域“數(shù)據(jù)系列”是指要操作的數(shù)值集，即圖表中需要表現(xiàn)的數(shù)據(jù)?！邦悺笔侵附M織數(shù)據(jù)系列的值。在數(shù)據(jù)區(qū)域選擇時，一定要注意，連續(xù)區(qū)域用拖動選擇的方式，如果是離散的區(qū)域，則應(yīng)在選完第一個區(qū)域后，按住Ctrl鍵，去選取其他的不連續(xù)區(qū)域。制作圖表選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域后，單擊“常用”工具欄的“圖表”按鈕，即可打開“圖表向?qū)А?，根?jù)向?qū)崾炯纯赏瓿蓤D表的制作。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第137頁/共169頁創(chuàng)建圖表操作示例返回第138頁/共169頁圖表操作圖表的移動和縮放嵌入式圖表建立后，如果對位置不滿意，可以將它移到目標(biāo)位置；如果圖表大小不合適，也可以放大或縮小。在圖表上單擊，圖表邊框上出現(xiàn)8個小黑塊，鼠標(biāo)指針移到小黑塊上，指針變成雙向箭頭，拖動鼠標(biāo)，就能使圖表沿著箭頭方向進(jìn)行放大或縮小。鼠標(biāo)指針移到圖表空白處，拖動鼠標(biāo)能使圖表移動位置。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第139頁/共169頁增減和修改圖表數(shù)據(jù)增加圖表數(shù)據(jù)增加數(shù)據(jù)系列圖表制作完成后，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)系列丟失，可在圖表區(qū)域上單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中單擊“數(shù)據(jù)源”命令，在打開的“數(shù)據(jù)源”對話框的“系列”選項卡中添加數(shù)據(jù)系列。增加數(shù)據(jù)分類單擊圖表，激活它，其邊框出現(xiàn)8個小黑塊，同時，生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域也同時被藍(lán)框框住，將鼠標(biāo)指針移到藍(lán)框右下角，鼠標(biāo)指針呈“十”字形，向下拖動它，使藍(lán)框中包括了新的一行數(shù)據(jù)。同時，在圖表中將顯示新數(shù)據(jù)的圖表。增加的數(shù)據(jù)與原圖表數(shù)據(jù)相鄰，可以采用拖動藍(lán)框的方法增加圖表數(shù)據(jù)。若要增加與原圖表數(shù)據(jù)不相鄰的數(shù)據(jù)，應(yīng)采用剪貼板復(fù)制方法。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第140頁/共169頁增加圖表數(shù)據(jù)操作示例返回第141頁/共169頁刪除圖表數(shù)據(jù)若要同時刪除工作表及圖表中的數(shù)據(jù)系列，則只需刪除工作表中相應(yīng)數(shù)據(jù)，圖表中數(shù)據(jù)系列圖會同時消失。若只刪除圖表中的數(shù)據(jù)系列圖，并保留工作表中相應(yīng)數(shù)據(jù)，則可以采用如下方法：單擊圖表中要刪除的數(shù)據(jù)系列圖中任意一個，則該系列所有的圖均出現(xiàn)記號，然后按刪除鍵（或單擊“編輯”菜單“清除”命令的“系列”項）。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第142頁/共169頁修改圖表數(shù)據(jù)圖表與相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)是關(guān)聯(lián)的，因此，修改表格中數(shù)據(jù)，相應(yīng)圖表也會自動修改。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第143頁/共169頁刪除與修改圖表數(shù)據(jù)操作示例返回第144頁/共169頁圖表修飾

編輯圖表最簡捷的方法是用鼠標(biāo)右鍵單擊某個要編輯的對象，在快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令。如圖表類型、數(shù)據(jù)源、格式等，可以設(shè)置圖表的背景、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、標(biāo)題、繪圖區(qū)旋轉(zhuǎn)角度、尺寸、位置，標(biāo)題的字體、字形、顏色、圖案、位置等。編輯操作也可以利用菜單欄的“插入”、“格式”、“圖表”等菜單進(jìn)行，可插入圖形、藝術(shù)字。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第145頁/共169頁圖表修飾操作示例返回第146頁/共169頁4.7保護(hù)數(shù)據(jù)保護(hù)工作簿和工作表隱藏工作簿和工作表退出下一頁上一頁章目錄第147頁/共169頁保護(hù)工作簿和工作表保護(hù)工作簿訪問工作簿的權(quán)限保護(hù)：限制打開工作簿：打開工作簿，單擊“文件”菜單的“另存為”命令，打開“另存為”對話框。單擊工具欄右側(cè)的按鈕，在打開的列表中單擊“常規(guī)選項”按鈕，打開“保存選項”對話框，即可設(shè)置打開密碼。限制修改工作簿：操作方式與上相同修改或取消密碼：“保存選項”對話框，在“打開權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”編輯框中，選定代表原密碼的符號。如果要更改密碼，請鍵入新密碼，然后單擊“確定”按鈕。如果要取消密碼，請按Delete鍵，然后單擊“確定”按鈕。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第148頁/共169頁工作簿打開與修改密碼設(shè)置示例返回第149頁/共169頁對工作簿的工作表和窗口的保護(hù)如果不允許對工作簿中工作表進(jìn)行移動、刪除、插入、隱藏、取消隱藏、重新命名或禁止對工作簿窗口的移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉，可以采用如下操作方法：單擊“工具”菜單的“保護(hù)”級聯(lián)菜單的“保護(hù)工作簿”命令，打開“保護(hù)工作簿”對話框。選中“結(jié)構(gòu)”復(fù)選框，表示保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)，工作簿中的工作表將不能進(jìn)行移動、刪除、插入等操作。如果選中“窗口”復(fù)選框，則每次打開工作簿時保持窗口的固定位置和大小，工作簿的窗口不能移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第150頁/共169頁保護(hù)工作表除了保護(hù)整個工作簿外，也可以保護(hù)工作簿中指定的工作表。其操作方法是：將要保護(hù)的工作表設(shè)置為當(dāng)前工作表，單擊“工具”菜單的“保護(hù)”級聯(lián)菜單的“保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框。選中“內(nèi)容”復(fù)選框，可以防止他人改變工作表中的單元格數(shù)據(jù)，也可以防止他人查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式。選中“對象”復(fù)選框，可以防止改變工作表或圖表中的圖形對象。選中“方案”復(fù)選框，可以防止改變工作表中方案的定義。與保護(hù)工作簿一樣，為防止他人取消工作表保護(hù)，可以鍵入密碼。取消工作表的保護(hù)，可單擊“工具”菜單“保護(hù)”級聯(lián)菜單的“撤銷工作表保護(hù)”命令。退出下一頁上一頁章目錄節(jié)目錄第151頁/共169頁保護(hù)單元格Excel使所有單元格都處在保護(hù)狀態(tài)，稱為