NVQ企業(yè)行政管理培訓(xùn)講義

2023/1/18NVQ企業(yè)行政管理（二級(jí)）課程講義孔昭林2023/1/18第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)與大綱：計(jì)劃課時(shí)：14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式；會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)；撰寫(xiě)簡(jiǎn)單的書(shū)面交流信函；設(shè)計(jì)和填寫(xiě)簡(jiǎn)單的表格；運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無(wú)誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2023/1/18第五單元:工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2023/1/18主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會(huì)議的組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）四、用書(shū)面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8）…七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)（教材5.9）…2023/1/18交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會(huì)議組織日志管理書(shū)面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評(píng)估2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會(huì)議開(kāi)展交流

利用郵政服務(wù)開(kāi)展交流

2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素

大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)（2）使用電信系統(tǒng)2023/1/18通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁(yè)組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。（3）收件人是否需要原件或書(shū)面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2023/1/18（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒(méi)有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2023/1/182、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)：電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫(xiě)信息，并通過(guò)電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過(guò)郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶(hù)可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。

2023/1/4電子子郵郵件件的的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在在于于：：（1））信信息息發(fā)發(fā)送送的的速速度度快快（2））費(fèi)費(fèi)用用低低廉廉，，內(nèi)內(nèi)部部局局域域網(wǎng)網(wǎng)使使用用電電子子郵郵件件是是免免費(fèi)費(fèi)的的，，外外部部網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)發(fā)發(fā)送送信信息息的的費(fèi)費(fèi)用用不不高高于于本本地地電電話話費(fèi)費(fèi)用用，，同同時(shí)時(shí)減減少少紙紙的的使使用用量量和和發(fā)發(fā)送送紙紙面面信信息息的的郵郵費(fèi)費(fèi)，，節(jié)節(jié)約約企企業(yè)業(yè)運(yùn)運(yùn)營(yíng)營(yíng)成成本本。。（3））信信息息能能同同時(shí)時(shí)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)給給其其他他終終端端，，使使多多個(gè)個(gè)接接收收人人同同時(shí)時(shí)接接受受到到信信息息，，方方便便快快捷捷。。（4））使使用用密密碼碼等等功功能能能能保保證證信信息息安安全全。。（5））能能發(fā)發(fā)送送多多種種類(lèi)類(lèi)型型的的信信息息，，例例如如文文字字信信息息、、掃掃描描錄錄入入的的圖圖表表及及照照片片等等。。（6））正正在在旅旅行行的的工工作作人人員員可可通通過(guò)過(guò)筆筆記記本本電電腦腦隨隨時(shí)時(shí)接接收收和和發(fā)發(fā)送送信信息息，，達(dá)達(dá)到到過(guò)過(guò)程程辦辦公公的的目目的的。。2023/1/4電子郵件的的缺點(diǎn)有：：（1）收件件人必須有有兼容的設(shè)設(shè)備（2）因發(fā)發(fā)送容易而而產(chǎn)生很多多垃圾郵件件，浪費(fèi)收收件人的時(shí)時(shí)間。（3）人們們需經(jīng)過(guò)一一定的學(xué)習(xí)習(xí)或培訓(xùn)，，才能成功功熟練地使使用電子郵郵件。2023使用電信工工具進(jìn)行書(shū)書(shū)面交流除了電子郵郵件外，傳傳真、電傳傳等電信系系統(tǒng)也可以以進(jìn)行書(shū)面面信息的交交流，電傳傳機(jī)曾是信信息交流的的重要手段段，但隨著著信息技術(shù)術(shù)的發(fā)展，，很多新的的設(shè)備已基基本代替了了電傳機(jī)的的使用，2023/1/4其優(yōu)點(diǎn)在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作為一種種書(shū)面文文件，能能作為事事實(shí)和數(shù)數(shù)字的證證明，同同時(shí)能進(jìn)進(jìn)行歸檔檔以備查查詢(xún)，（3）相相對(duì)于郵郵寄而言言，費(fèi)用用較低。。（4）功功能較全全的傳真真機(jī)也可可通過(guò)計(jì)計(jì)算機(jī)發(fā)發(fā)送信息息。使用傳真真發(fā)送信信息時(shí)其其缺點(diǎn)在在于：（1）傳傳真信息息只能發(fā)發(fā)送給有有傳真機(jī)機(jī)的單位位。（2）不不易保證證信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商討信息息比較因因難。通常在發(fā)發(fā)送完信信息后，，還需打打電話進(jìn)進(jìn)行跟蹤蹤確認(rèn)2023/1/43、利用會(huì)議開(kāi)展展交流會(huì)議做為信息息交流的重要要手段之一，，其主要功能能在于：（1）參會(huì)人人員互相交流流各自的意見(jiàn)見(jiàn)和思想（2）參會(huì)人人員就某一主主題互相商討討信息（3）就某些些重大問(wèn)題和和工作程序進(jìn)進(jìn)行決策（4）信息發(fā)發(fā)布2023/1/4會(huì)議交交流的的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于于：（1））面對(duì)對(duì)面的的交流流，彼彼此能能更好好地理理解對(duì)對(duì)方的的意圖圖（2））會(huì)議議是管管理人人員與與員工工相互互交流流以推推行新新規(guī)程程的重重要手手段，，同時(shí)時(shí)也給給大家家提供供一個(gè)個(gè)提出出問(wèn)題題并對(duì)對(duì)問(wèn)題題進(jìn)行行探討討，最最后達(dá)達(dá)成共共識(shí)的的機(jī)會(huì)會(huì)。（3））現(xiàn)代代會(huì)議議能通通過(guò)投投影儀儀等設(shè)設(shè)備更更形象象地進(jìn)進(jìn)行信信息交交流。。（4））會(huì)議議之后后能形形成會(huì)會(huì)議紀(jì)紀(jì)要或或書(shū)面面決定定。（5））參加加會(huì)議議的人人也可可通過(guò)過(guò)會(huì)議議紀(jì)要要更深深入地地理解解會(huì)議議內(nèi)容容。2023/1/4會(huì)議交交流的的缺點(diǎn)點(diǎn)在于于：（1））浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間間。會(huì)會(huì)議進(jìn)進(jìn)行中中可能能會(huì)因因?yàn)槟衬承┤巳说闹敝毖圆徊恢M影影響會(huì)會(huì)議進(jìn)進(jìn)程，，也會(huì)會(huì)因有有些人人說(shuō)話話羅嗦嗦或談?wù)務(wù)摬徊幌嚓P(guān)關(guān)的問(wèn)問(wèn)題而而浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間間的情情況。。（2））浪費(fèi)費(fèi)金錢(qián)錢(qián)。有有些大大型的的會(huì)議議可能能會(huì)花花費(fèi)大大量的的錢(qián)的的交通通費(fèi)用用和住住宿費(fèi)費(fèi)用上上。2023/1/44、郵件件和快遞遞服務(wù)在在交流中中的優(yōu)缺缺點(diǎn)是什什么？答：盡管管現(xiàn)在有有很多發(fā)發(fā)送信息息的電子子方法，，但郵寄寄和快遞遞服務(wù)仍仍是發(fā)送送信息的的重要手手段，郵郵件和快快遞服務(wù)務(wù)的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于：：（1）收收到的紙紙面信息息能歸檔檔以備查查詢(xún)。（2）保保密信息息能通過(guò)過(guò)掛號(hào)郵郵寄或快快遞服務(wù)務(wù)直接交交付到收收件人手手中，因因而比電電子方法法更安全全（3）能能獲得發(fā)發(fā)送和接接收憑證證。2023/1/4（4）能能收到文文檔的原原件（5）當(dāng)大批批量地郵寄信信息時(shí)，郵費(fèi)費(fèi)可申請(qǐng)?zhí)厥馐鈨?yōu)惠郵件和快遞服服務(wù)的缺點(diǎn)：：（1）因程序序復(fù)雜而浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間，需要要材料裝袋、、信封封口、、到郵局郵寄寄等（2）費(fèi)用較較高，需要紙紙、信封、郵郵費(fèi)等支出，，如果是航空空郵寄大宗文文件，則價(jià)格格更加昂貴（3）相比電電子系統(tǒng)而言言，發(fā)送速度度較慢（4）郵件可可能會(huì)丟失或或錯(cuò)投2023/1/4二、各種會(huì)議議的組織（教教材5.2））1、會(huì)議的類(lèi)型有有哪些？答：會(huì)議的類(lèi)類(lèi)型主要有以以下幾種：（1）正式會(huì)會(huì)議，如董事事會(huì)、股東大大會(huì)等（2）非正式式會(huì)議，如部部門(mén)工作會(huì)議議等（3）社團(tuán)會(huì)會(huì)議，如俱樂(lè)樂(lè)部會(huì)議（4）定期會(huì)會(huì)議，如年度度大會(huì)、月總總結(jié)會(huì)（5）非定期期會(huì)議，如緊緊急會(huì)議、臨臨時(shí)會(huì)議2023/1/42、會(huì)議議議程及主持人人的議程是什什么？答：會(huì)議議程程是會(huì)議上所所要討論內(nèi)容容及其順序一一覽表，通常常要在會(huì)議開(kāi)開(kāi)始前發(fā)到參參會(huì)人員手中中，會(huì)議議程程上的項(xiàng)目主主要有：（1）會(huì)議者者出勤情況介介紹（2）上次會(huì)會(huì)議記錄的簡(jiǎn)簡(jiǎn)單回顧（3）上次會(huì)會(huì)議記錄中存存在的問(wèn)題（4）本次會(huì)會(huì)議的主要議議題（從財(cái)務(wù)務(wù)項(xiàng)目開(kāi)始討討論）（5）本次會(huì)會(huì)議議程未列列出的其它議議題（6）下次會(huì)會(huì)議的日期和和時(shí)間2023/1/42.行政管理理人員組織會(huì)會(huì)議的職責(zé)1、行政管理理人員在會(huì)議議之前，會(huì)議議期間及會(huì)議議之后應(yīng)履行行的職責(zé)是什什么？（1）行政管管理人員在會(huì)會(huì)議之前的職職責(zé)（2）行政管管理人員在會(huì)會(huì)議期間的職職責(zé)（3）行政管管理人員在會(huì)會(huì)議之后的職職責(zé)2、做會(huì)議記記錄之前應(yīng)做做哪些準(zhǔn)備以以及會(huì)議記錄錄包括哪些內(nèi)內(nèi)容？（1）會(huì)議記記錄是準(zhǔn)確地地記錄會(huì)議進(jìn)進(jìn)行過(guò)程及所所作決定的簡(jiǎn)簡(jiǎn)短報(bào)告。做做會(huì)議記錄前前，應(yīng)做如下下準(zhǔn)備工作（2）會(huì)議記記錄的內(nèi)容一一般包括2023/1/4（3）安排會(huì)會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考考慮哪些因素素有的會(huì)議在企企業(yè)內(nèi)部舉行行，而有的則則在企業(yè)外部部舉行，當(dāng)行行政管理人員員安排外部會(huì)會(huì)議時(shí)，會(huì)議議地點(diǎn)的安排排就顯得非常常重要，通常常在安排會(huì)議議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考考慮以下因素素2023/1/43.電話會(huì)會(huì)議的特點(diǎn)點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)電話會(huì)議的的特點(diǎn)是：：電話會(huì)議議允許人們們?cè)谙嗑嗪芎苓h(yuǎn)的不同同地方舉行行會(huì)議/討討論,通過(guò)過(guò)聲音聯(lián)系。為了了便于討論論，會(huì)議應(yīng)應(yīng)提前向國(guó)國(guó)家電話服服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)預(yù)訂，以確確保參加電電話會(huì)議各各方電話線路暢通通。2023/1/44.視頻會(huì)會(huì)議的特點(diǎn)點(diǎn)，需要的的設(shè)備及其其優(yōu)缺點(diǎn)視頻會(huì)議是是比電話會(huì)會(huì)議昂貴的的一種會(huì)議議方式，因因?yàn)橐曨l會(huì)會(huì)議能使人人們互相看看到，所以以身體語(yǔ)言能能幫助理解解人們的觀觀點(diǎn)和情緒緒。視頻會(huì)議需需要下列設(shè)設(shè)備：多臺(tái)攝像機(jī)機(jī),以保證證多角度拍拍攝一臺(tái)編程處處理圖像的的計(jì)算機(jī)通過(guò)電話線線連接至少兩臺(tái)電電視監(jiān)視器器2023/1/4教學(xué)方法：：課堂講授——組織討論——用各種合適適文件、紀(jì)紀(jì)錄等進(jìn)行行會(huì)議模擬擬和演練2023/1/4三、、使使用用日日志志管管理理工工作作時(shí)時(shí)間間（（教教材材5.3））………1課課時(shí)時(shí)1.手填填工工作作日日志志的的使使用用方方法法（（見(jiàn)見(jiàn)思思考考題題13））2．．電電子子工工作作日日志志的的使使用用方方法法及及優(yōu)優(yōu)缺缺點(diǎn)點(diǎn)（（見(jiàn)見(jiàn)思思考考題題14、、15））教學(xué)學(xué)方方法法：：課堂堂講講授授————討討論論————學(xué)學(xué)員員填填寫(xiě)寫(xiě)相相應(yīng)應(yīng)的的模模擬擬日日志志2023/1/4四、、用用書(shū)書(shū)面面形形式式進(jìn)進(jìn)行行交交流流（（教教材材5。。4、、5。。5））………………………………………4.5課課時(shí)時(shí)1．．留留言言、、短短信信、、備備忘忘錄錄的的寫(xiě)寫(xiě)作作方方法法（（見(jiàn)見(jiàn)思思考考題題16、、17、、18））2．．表表格格的的制制備備方方法法（（見(jiàn)見(jiàn)思思考考題題19、、20））教學(xué)學(xué)方方法法：：講述述與與作作要要求求———學(xué)員員要要做做各各種種簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的的書(shū)書(shū)面面交交流流練練習(xí)習(xí)———教師師給給出出表表格格樣樣本本并并組組織織討討論論———學(xué)員員要要設(shè)設(shè)計(jì)計(jì)，，填填寫(xiě)寫(xiě)相相應(yīng)應(yīng)的的表表格格2023/1/4五、辦公公室中進(jìn)進(jìn)行溝通通的輔助助工具——（教材5.6））…………………1.5課課時(shí)1.如何使用用流程圖圖進(jìn)行辦辦公室溝溝通（見(jiàn)見(jiàn)思考題題21））2.如何使用用計(jì)劃表表進(jìn)行辦辦公室溝溝通（見(jiàn)見(jiàn)思考題題22））3.如何使用用行動(dòng)表表進(jìn)行辦辦公室溝溝通（見(jiàn)見(jiàn)思考題題23））4.如何使用用工作日日志進(jìn)行行辦公室室溝通（（見(jiàn)思考考題24、25）教學(xué)方法法：組織織討論——學(xué)員制作作各種圖圖表——總結(jié)講授授2023/1/4六、努力實(shí)現(xiàn)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（（教材5.7，5.8））