TGMS在項目合同管理工作中的應用

淺談TGPMS在項目合同管理工作中的應用摘要：現(xiàn)代咨詢業(yè)的迅速發(fā)展，對信息化工作提出了很高的要求，項目合同正是管理咨詢成果的體現(xiàn)，如何管好合同與用好合同，是合同管理人員、信息化工作人員共同關心的問題，TGPMS（三峽工程管理系統(tǒng)）為在這一領域的實踐提供了很好的探索。關鍵詞：TGPMS項目管理合同管理1.引言在計算機信息技術高度發(fā)達的今天，人類已經(jīng)能借助它成功進行諸如發(fā)射衛(wèi)星和模擬未來較長期限內(nèi)天氣狀況等復雜工作。對于項目管理而言，管理團隊跨行業(yè)部門的情況日益增多，在管理理念方面也逐漸向精細化發(fā)展，為了成功進行項目管理的實踐活動，人們不僅需要精通業(yè)務的專家，同時也需要通過完善的合同體系、明晰的管理流程以及快速準確的反饋機制來完成各項工作。三峽工程1994年正式開工，將于2008年完成，其建設規(guī)模之大、周期之長、投資之巨均超出了以往類似工程。在工程開工之初，中國三峽總公司就決定引進現(xiàn)代項目管理模式建設三峽工程，在“工程建設四制（項目法人負責制、招標承包制、工程建設監(jiān)理制和合同管理制）”的基礎上，經(jīng)過多方探索比較，最終選擇并根據(jù)中國國情及三峽工程特點實施了三峽工程管理系統(tǒng)即TGPMS的建設。從1998年試運行至今的8年多時間中，TGPMS在三峽工程合同管理方面充分發(fā)揮了積極的作用，為現(xiàn)代信息技術條件下有效提高管理效益提供了借鑒，TGPMS因而也被業(yè)界稱為國內(nèi)大型項目工程管理系統(tǒng)的旗艦。2.TGPMS合同管理子系統(tǒng)功能TGPMS由13個相互獨立但又有一定聯(lián)系的子系統(tǒng)構成，其中合同管理子系統(tǒng)是其核心業(yè)務子系統(tǒng)，通過合同可以建立從工程(子)項目立項開始，到招投標、合同(報價單)、變更、支付結算以及驗收等項目合同全生命周期過程的管理關系，同時能夠建立與投資控制(概算)、財務會計、計劃進度、質(zhì)量、安全、物資材料、設備、文檔等多個業(yè)務子系統(tǒng)的關聯(lián)關系，并且還可通過數(shù)據(jù)安全授權機制，使不同單位、不同業(yè)務部門乃至不同工作崗位的人員進行協(xié)同工作，做到工作流與信息流的高度重合。2.1合同立項在工程項目管理實踐中，管理人員根據(jù)項目總進度計劃編制分年度工作計劃，每年都有新的工程(子)項目需要動工建設，在項目實施前，按照相關管理程序要求應進行項目立項和招投標相關工作。各個項目部業(yè)務人員通過TGPMS提出立項申請，經(jīng)業(yè)務過歸口管理部門主管人員審核后，批準工程(子)項目的立項，然后再由項目部會同合同招投標管理部門組織進行相應的招標工作。2.2招標管理發(fā)布招標公告后，合同招投標管理部門負責在TGPMS中登記招標項目的信息，并根據(jù)招標文件工程量清單采集收錄招標項的信息，將參加投標報名的企業(yè)基本信息從單位信息庫中調(diào)出作為投標商的清單。如果投標商是首次參加項目投標，則需要補充相應的信息，并可在后續(xù)業(yè)務過程中全程引用。在招標文件中一般會向投標商要求提交報價文件電子版本，電子文件數(shù)據(jù)編碼與格式和TGPMS招標項相對應，在開標后由造價專業(yè)管理人員及信息管理人員共同完成電子文件數(shù)據(jù)的審核及導入過程，為快速準確地進行報價對比分析提供詳細基礎資料。在進行評標時，由于根據(jù)招標投標法要求，外部邀請的技術經(jīng)濟評標專家人數(shù)不得低于評標總人數(shù)的三分之二，因此在TGPMS中建立了評標專家隨機抽取應用模塊，水電及相關行業(yè)專家名單已準備就緒并不斷進行更新，各種回避以及其他專業(yè)限制條件等都通過系統(tǒng)程序自動完成，有效排除了招標評標過程中的人為因素的干擾，為切實做到公平公正創(chuàng)造了技術條件。2.3合同及報價單管理完成招投標評標并進行決標與合同談判工作后，中標單位的工程量清單報價信息可以通過程序自動轉(zhuǎn)換為合同報價單，非招標產(chǎn)生的合同也可手工錄入合同報價單項信息，經(jīng)過數(shù)據(jù)審核檢查確認無誤后，應將系統(tǒng)中的合同置為批準狀態(tài)，這樣方能進行后續(xù)的合同變更、支付以及其他相關的業(yè)務活動數(shù)據(jù)處理。在進行合同報價單項的信息錄入、審核檢查過程中，需要注意報價單項是總價項還是單價項，不同的類型系統(tǒng)的處理方法不同，比如單價項初始的工程量總是為零，而在合同執(zhí)行過程中，隨著實際完成工程量的逐步確認，相應的合同價格因而也隨之累加，到合同結算時將形成實時的合同價格。另外為了防止人為操作失誤而破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效性，除對不同人員按其工作性質(zhì)設置相應數(shù)據(jù)的查詢、添加、修改、刪除權限外，還設定合同一旦將其狀態(tài)從初始或未批準置為批準狀態(tài)，則只能通過規(guī)定的程序進行合同信息的變更處理，關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)非系統(tǒng)管理員通過后臺而不能修改。合同報價單是執(zhí)行項目合同的最基本信息，報價單項可以按不同層級進行匯總，并且通過TGPMS可以逐項定義相應的開始及結束時間。如合同報價單項具備一定的變化可能時，可以定義相應的預測工程量和單價，使合同及造價管理人員在預計合同變更額度方面心中有數(shù)。通過合同報價單可以建立與單價分析表的對應關系，單價分析表數(shù)據(jù)即可來自于投標報價文件，也可源于有關的行業(yè)或者專業(yè)甚至是企業(yè)定額，在據(jù)此進行成本分析時極為方便，相應工料機信息唾手可得，對積極投入系統(tǒng)應用的施工企業(yè)而言可謂是相得益彰，同時也為施工、監(jiān)理和業(yè)主單位在確認價格方面快速形成共識提供了便捷條件。2.4合同支付在合同項目進度款的支付過程中，由施工單位提出付款申請，并將報價單項支付信息錄入到TGPMS數(shù)據(jù)庫中，在其確認后有關完成工程量及產(chǎn)值數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)入到監(jiān)理單位審批欄目，監(jiān)理工程師根據(jù)現(xiàn)場驗收計量的情況進行審核調(diào)整，并按合同約定將相關的預付款、保留金支付或扣除數(shù)據(jù)填入審核表單中，經(jīng)其確認的數(shù)據(jù)再次自動轉(zhuǎn)入到業(yè)主項目部批準欄目，業(yè)主方面相關人員可以再度進行修改調(diào)整，最終確認的數(shù)據(jù)作為工程進度款支付的依據(jù)。在這個過程中，工程進度款數(shù)據(jù)內(nèi)容既可以包括合同原始報價單項，也可以是經(jīng)過審核確認的合同變更報價單項，相關信息由于在合同(報價單)、變更(報價單)的錄入過程中已進行過確認，因此各單位主要關心的只是工程量完成的情況，其他已有信息均通過系統(tǒng)自動完成調(diào)用，從而避免了操作過程的差錯情況，也為嚴格執(zhí)行合同、規(guī)范業(yè)務行為提供了技術保障。2.5其他合同管理業(yè)務在項目合同執(zhí)行過程中，還可根據(jù)業(yè)務工作需要形成報價單項計劃，記錄合同獎罰、索賠、保險等方面的信息，對于承包商投入的工料機等資源，也可進行詳細記載，并可隨時記錄合同相關公共設施運營故障的影響，為妥善處理合同索賠事務提供條件。在合同項目進入驗收階段，可按合同報價單逐項列出尾工清單，并記錄消除尾工的情況，使結算階段工作有根有據(jù)。3.合同管理中應用TGPMS實踐評價截止到2007年8月，在三峽工程建設過程中已簽署各類項目合同協(xié)議11658項，合同金額約1270億元，涉及承包單位2600余家，公司內(nèi)部管理部門60余個。小到幾千元的征地移民補償合同，大到幾十億元的主體工程施工合同，都一覽無余地納入到TGPMS合同管理子系統(tǒng)中，對于無合同的各類費用，也創(chuàng)造性地通過虛擬合同方式進行管理。TGPMS就像一條高速公路一樣，在這個信息時代為實現(xiàn)規(guī)范、高效的項目合同管理提供了可能和保障。3.1規(guī)范性為了做好三峽工程建設管理工作，三峽總公司一直致力于規(guī)范化的制度建設，形成了系列投資、計劃、統(tǒng)計、招標、合同及費用管理辦法和實施細則，從這些規(guī)章制度到TGPMS合同管理子系統(tǒng)之間，還需要制定業(yè)務操作規(guī)范及其編碼規(guī)范，方可實現(xiàn)整個管理系統(tǒng)的有機結合。業(yè)務操作規(guī)范由合同管理業(yè)務人員和TGPMS實施專業(yè)人員聯(lián)合完成，目前已經(jīng)形成了系列標準文件。規(guī)范性的實現(xiàn)使管理的科學化成為可能，在金沙江水電項目建設中，業(yè)務流程重組(BPR)工作能夠在很短的時間內(nèi)完成，除了建設管理隊伍人員的高素質(zhì)外，很大程度上得益于三峽總公司的規(guī)范化工作基礎。3.2完整性完整性體現(xiàn)在兩個方面，一個是業(yè)務處理的完整性，另一個是應用覆蓋面的完整性。以合同支付為例，從承包單位提出支付申請開始，到監(jiān)理、業(yè)主的審核審批過程，都通過TGPMS合同管理子系統(tǒng)實現(xiàn)，需要簽署的相關報表文件，都由TGPMS合同管理子系統(tǒng)生成，財務部門制作支付憑證時，也要引用相關數(shù)據(jù)，這樣一套完整的信息就儲存在系統(tǒng)中，彼此間的邏輯校驗關系得到了可靠保障。而在實施應用TGPMS之前，雖然一些部門進行過應急系統(tǒng)的實踐，但由于缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，信息孤島現(xiàn)象比較突出，各業(yè)務部門經(jīng)常要花費相當多的精力進行數(shù)據(jù)比較，運用TGPMS后這種情況已不復存在。3.3實時性過去受技術條件限制，統(tǒng)計數(shù)據(jù)滯后的情況時有發(fā)生，在應用TGPMS之后由于相關業(yè)務數(shù)據(jù)的生成與傳遞，都是通過在線方式完成，因此查詢和統(tǒng)計匯總工作的實時性成為可能，這對于強調(diào)資金時間價值的經(jīng)濟管理人員來說無疑提供了便利條件，掌握及時準確的第一手資料也為項目管理決策準備了可靠依據(jù)。如使用TGPMS可將每月項目資金流量測算結果與實際誤差，其數(shù)量級由千萬元降低到百萬元水平，提高了資金利用效率。同時，實時性的特點還使管理人員從大量繁瑣的業(yè)務數(shù)據(jù)核對工作中解放出來，僅提高工作效率一項，據(jù)測算約為15％～20％，為進一步改進業(yè)務工作質(zhì)量，降低人工費用創(chuàng)造了基礎。4.TGPMS應用建議三峽工程的建設為實現(xiàn)TGPMS本土化提供了豐富的需求來源，多年來的實踐證明，TGPMS的基本構架能夠滿足大多數(shù)項目管理的需求。應用TGPMS之后我們深切感受到它的好處，同時也欣喜地看到它經(jīng)歷了從C/S到B/S的變遷，然而科學的管理從來不會停止其前進的步伐，以下從應用角度對于項目合同管理工作中如何應用好TGPMS提出一些建議：4.1加強應用規(guī)劃中的分析工作項目管理是一項復雜的系統(tǒng)工程實踐活動，做好這項工作離不開合同管理和信息管理的支持，因此在項目管理規(guī)劃階段就應當做好合同管理和信息管理科學結合的策劃工作。而根據(jù)基本建設管理程序，前期工作側重于進行可行性研究論證和相關的報批報建，在TGPMS應用中要解決好可行性研究估算與初步設計概算的關系，從而妥善解決投資控制目標管理與合同管理的對應關系問題。此外，不同類型的合同其執(zhí)行策略會有明顯不同，管理者對信息數(shù)據(jù)的需求也會有很大差別，如何滿足各方面對系統(tǒng)的需求，合理設置數(shù)據(jù)繁簡關系，需要在應用規(guī)范中進行明確指導，以利于規(guī)范化目標的實現(xiàn)。4.2注重應用實踐中人的因素人是各種實踐活動的主體，其認知能力、業(yè)務水平都會對實踐結果產(chǎn)生深刻影響，TGPMS中最關鍵的因素就是人的因素。鑒于項目管理過程中人員流動性強的客觀事實，要持續(xù)不斷做好新員工、新用戶的管理知識和業(yè)務技能培訓工作，要從企業(yè)文化建設、人力資源管理等多方面入手，對不同管理層面的人員進行科學管理理念的教育，形成學習型團隊。應用實施支持團隊和用戶群體應當是密不可分的，要做好不同類型群體的職責定位工作，考慮在應用TGPMS管理平臺基礎上各個崗位新的需求。例如，數(shù)據(jù)的正確與否大多可以通過業(yè)務過程進行審核，但一些最基本的信息比如合同基本信息，其校核職責需要明確具體的崗位，否則容易出現(xiàn)信息不全不準的情況。4.3持續(xù)進行系統(tǒng)改進工作系統(tǒng)改進主要表現(xiàn)在兩個層次，一個是IT技術層面，例如用戶界面的友好性改進，如何使表單窗口更接近真實的文檔格式，使用戶感到親切自然，另一個則是在業(yè)務功能層次，例如對于一個合同，