管理信息系統(tǒng)案例分析

管理信息系統(tǒng)案例分析本案例分析針對規(guī)劃、分析、設計三個階段1a通過前面章節(jié)的學習，大家已經具備了管理信息系統(tǒng)在規(guī)劃、分析、設計幾個方面的根本知識與能力，下面通過一個實例的規(guī)劃、分析、設計三個階段的過程講解，使同學們更好地掌握管理信息系統(tǒng)開發(fā)的知識，提高系統(tǒng)開發(fā)的實踐能力。2a在管理信息系統(tǒng)的整個開發(fā)過程中，系統(tǒng)規(guī)劃、分析和系統(tǒng)設計是根底性的和難度較大的工作階段，所以，加強對系統(tǒng)規(guī)劃、分析、系統(tǒng)設計的舉例，對穩(wěn)固和深化所學的知識會有較大的收益。3a

結構化開發(fā)實例——百貨商場業(yè)務管理信息系統(tǒng)百貨商場業(yè)務管理是比較復雜的工作，它涉及到了商品的進貨、銷售、財務等各個方面。為了開發(fā)這個系統(tǒng)有以下幾個步驟：4a某百貨商場是一個商業(yè)銷售機構，該商店的主要業(yè)務是從批發(fā)商或產品制造商處進貨，然后，再向顧客銷售。按照有關規(guī)定，該百貨商店每月需向稅務機關交納一定的稅款。但該百貨商店的全部數據處理都由人工操作。由于經營的商品品種豐富，每天營業(yè)額很大，因此業(yè)務人員的工作量相當大。1開發(fā)前的準備工作--系統(tǒng)開發(fā)背景5a最近，因百貨商店大樓擴建后，營業(yè)面積有所增加，從而使商品的經營、銷售等數據處理的工作量大大增加，需要建立一個計算機管理信息系統(tǒng)，以減輕工作人員的勞動強度，提高業(yè)務管理水平，適應新的開展。6a1開發(fā)前的準備工作--進行系統(tǒng)調查組織結構調查

現行系統(tǒng)在商場經理的領導下，設有銷售科、采購科和財務科，如圖1所示?？偨浝礓N售科采購科財務科圖1商場組織結構圖7a1開發(fā)前準備工作--管理功能分析管理功能分析在這樣的一個商場中，各個部門負責的主要業(yè)務如下：銷售科——負責商品的銷售工作，包括與顧客之間的商品預訂工作。采購科——負責商品的采購，主要根據銷售科的意見反響向制造商和批發(fā)商發(fā)出商品訂貨消息。財務科——對商場的財務總賬進行統(tǒng)計，它涉及到銷售和采購兩個局部。8a〔1〕實現整個百貨商店業(yè)務信息流程的計算機管理?！?〕銷售子系統(tǒng)的訂貨單處理、缺貨處理全部由計算機完成，增加自動登記新顧客數據的功能；貨物售出后，自動建立售貨歷史記錄和修改庫存記錄?！?〕采購子系統(tǒng)的缺貨單匯總、缺貨貨物統(tǒng)計和編發(fā)訂貨單由計算機完成，核對訂貨單和修改庫存也用計算機進行。〔4〕會計子系統(tǒng)的全部數據匯總計算工作由計算機自動完成，報表的編制、打印也由計算機完成。2系統(tǒng)規(guī)劃-用戶需求分析9a2系統(tǒng)規(guī)劃-可行性分析經濟可行性分析也就是投資/效益或稱為本錢/效益分析，通過對信息系統(tǒng)工程所需要的總本錢和工程開發(fā)成功后所帶來的效益估計分析，我們不難得出百貨商場業(yè)務系統(tǒng)能提高信息管理的質量與速度，節(jié)省了人力，同時提高商場的效勞質量，改善與單位的交流方式，為管理者提供決策起到了很好的作用，為企業(yè)帶來良好的經營效益與社會效益。10a技術可行性分析根據商場現有的技術設備條件已較成熟，技術人員所具備的能力較完善，系統(tǒng)開發(fā)技術方面有保障。社會可行性分析通過調查分析，從組織內到組織外兩個層面來分析，企業(yè)已具備接受和使用管理信息系統(tǒng)的條件。11a(1)實現登記、整理數據，處理核對顧客訂貨單。(2)向經理提供各種業(yè)務統(tǒng)計報表。(3)提供各級查詢。(4)銷售、采購、會計各部門的業(yè)務數據處理實現自動化。2系統(tǒng)規(guī)劃-系統(tǒng)目標12a規(guī)劃方案〔1〕現行組織系統(tǒng)：可為組織目標提供信息支持；業(yè)務概況清晰〔2〕系統(tǒng)總體方案：數據、功能規(guī)劃已完成；采用自行開發(fā)方式；已構建完成方案及相關進度表〔3〕可行性分析：經濟、技術、社會可行性已分析完成〔4〕結論：可以立即開始進行13a3進行系統(tǒng)分析-業(yè)務流程分析3.1業(yè)務流程分析：針對整個商場的業(yè)務活動進行深入細致地調查之后發(fā)現，其主要業(yè)務流程:銷售人員接受顧客的訂貨單，并進行校驗，將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨單且倉庫有存貨，那么就給顧客開發(fā)貨票〔通知顧客到財務科交貨款〕，并修改因顧客購置而改變的庫存數據。如果是合格的訂貨單但是缺貨，那么先留底，然后向采購科發(fā)出缺貨單。當采購科購置到貨后，核對到貨通知和缺貨單，再給顧客開出發(fā)貨票，并修改庫存記錄。14a分析：弄清上述問題涉及到了哪些人員、部門，這些人員、部門中，哪兩個之間存在業(yè)務往來？人員/部門：顧客、銷售人員、采購員業(yè)務往來：顧客—銷售人員、銷售人員—采購員15a業(yè)務流程圖把上述各個“業(yè)務往來〞對應的業(yè)務流程圖綜合到一起，便得到財務管理業(yè)務流程所示。16a商場業(yè)務管理系統(tǒng)的頂層數據流程圖見圖3所示，該圖表示了商場業(yè)務管理系統(tǒng)與外部實體之間的信息輸入、輸出關系，即標定了系統(tǒng)與外界的邊界。顧客供貨商P商場業(yè)務管理系統(tǒng)訂單收據/發(fā)票貨款發(fā)貨票訂貨單供貨單支票圖3商場數據流程圖3進行系統(tǒng)分析-繪制數據流程圖17a繪制數據流程圖頂層數據流程圖的第一級分解如圖4，該圖實際上是把圖3中“商場業(yè)務管理系統(tǒng)〞框進行細化，根據現行系統(tǒng)業(yè)務流程圖所列的處理功能，初步分解為銷售處理、采購處理和會計處理三個子系統(tǒng)。在功能分解的同時，得到了相應的數據存儲〔如銷售記錄、應收款、貨物庫存、進貨帳、應付款帳〕和數據流〔訂單、發(fā)貨單、缺貨單、付款單等〕。18a繪制數據流程圖圖4系統(tǒng)數據流程圖一級分解19a繪制數據流程圖上述三個子系統(tǒng)的數據流程圖〔即二級分解〕分別如圖5、圖6、圖7所示。圖5是銷售處理功能，實際上是把“銷售處理〞進行細化。從圖中我們知道系統(tǒng)的外部環(huán)境是“顧客〞。首先，由顧客〔S1〕提出訂貨單〔F1〕。然后商店從貨名文件中得到貨名信息〔F5〕，從顧客文件中得到顧客信息〔F47〕。如果顧客是老主顧，那么商店對訂單〔F1〕，貨名信息〔F5〕，顧客信息〔F47〕進行編輯處理〔P1.1.1〕，從而生成編輯后的訂單〔F4〕。如果是新主顧，除了進行上述處理外，要生成新顧客信息〔F2〕，并將新顧客信息進登錄〔P1.1.2〕，然后登錄入顧客文件。圖7中的其它數據流和處理以及圖6、7，均可以自行隨著箭頭走一遍，以加深理解。20a圖5

二級數據流程(銷售處理)21a圖6二級數據流程(采購處理)22a圖9二級數據流程(會計處理)23a3.3數據輸入輸出分析：根據以上的數據庫流程圖，可以發(fā)現商場業(yè)務管理信息系統(tǒng)的各個內容為：〔1〕數據輸入顧客訂貨單〔顧客〕、供貨單〔供貨廠商〕、付款單〔供貨廠商〕、貨物〔供貨廠商〕。3進行系統(tǒng)分析-數據輸入輸出分析24a〔2〕數據存儲貨物文件、顧客數據文件、庫存記錄文件、待訂貨物文件、廠商名錄文件、訂貨單文件、應付款細帳、銷售歷史文件、應收款明細帳、收款明細帳、總帳文件、付款明細帳、暫存缺貨單文件、進貨帳目文件、貨物單價文件?！?〕數據輸出發(fā)貨單、進貨單等25a數據字典用于進一步定義和描述所有數據項，包括數據流字典〔如表1所示〕、數據存儲字典〔如表2所示〕、數據處理字典〔如表3所示〕三類。3進行系統(tǒng)分析-數據字典

26a表1數據流字典清單(局部)

27a表1為數據流字典清單，此處僅對F1作如下解釋，數據流F1〔見圖5〕是顧客S1提出的訂單，它的去向是編輯處理P1.1.1，在F1中包含如下信息：訂單標識、顧客細節(jié)〔如顧客姓名、顧客地址、、電傳等〕、貨物細節(jié)〔如貨物名稱、貨物產地、貨物數量等〕。28a表2數據存儲字典清單(局部)

29a表2為數據存儲字典清單，均以D表示。此處僅對D9進行解釋，其余類推。D9〔見圖5〕為應帳款明細帳，它是用來記銷售收入〔應收款〕的庫文件。通過P1.1.5〔建立收款明細帳〕的處理將數據流F9寫入D9〔應收款明細帳〕。D9包含如下信息：標識貨名、數量、顧客名、應收款、日期。從圖7中D9的輸出數據流為F43到P1.3.5〔編制報表處理〕，其內容包含標識、貨名、數量、顧客、應收款、日期。30a表3數據處理字典清單

31a表3為數據處理字典清單，它對數據流圖中的所有處理功能作出說明。此處僅以P1.1.1〔編輯訂單〕為例〔見圖5〕，商店根據訂單〔F1〕、顧客情況〔F47〕，判斷是新老主顧編輯成適宜的訂單〔F4〕，同時對于新主顧，從P1.1.1輸出新顧客數據〔F2〕，再登記新顧客數據處理〔P1.1.2〕。但凡圖5中方框都代表處理，以P為代表。在數據字典處理清單中〔見表5〕均有詳細說明，表5只是一局部。其余以此類推。32a系統(tǒng)分析報告〔1〕已完成各項詳細調查〔2〕系統(tǒng)功能分析、信息需求分析〔3〕系統(tǒng)查詢與決策需求〔4〕系統(tǒng)環(huán)境與目標分析〔5〕系統(tǒng)存在的問題：由于業(yè)務的更新，新系統(tǒng)的功能也會存在不斷完善的過程33a4進行系統(tǒng)設計-系統(tǒng)硬、軟件配置

4.1系統(tǒng)硬、軟件配置〔1〕系統(tǒng)處理方式商場業(yè)務管理信息系統(tǒng)采用分布式處理。采購、銷售、會計三個部門各配置假設干臺微機，這些微機聯(lián)成網絡，相互通信。采購、銷售、會計三個部門各自獨立地進行業(yè)務處理，各部門之間的數據通信由網絡完成。34a〔2〕系統(tǒng)硬件配置20臺微機〔包括主機、顯示器及磁盤驅動器〕。打印機20臺。適配器、電纜等其它網絡配件?！?〕軟件配置WinServer操作系統(tǒng)。SQLServer數據庫管理系統(tǒng)。其它應用軟件。35a

商場業(yè)務管理信息系統(tǒng)共分成銷售、采購、會計三個子系統(tǒng)，其功能模塊結構如圖7所示。4進行系統(tǒng)設計-系統(tǒng)功能結構圖

36a在圖7中，通過輸入功能模塊得到訂單、顧客細節(jié)、庫存細節(jié)信息，然后進行銷售處理。在銷售業(yè)務處理中，首先對訂單、顧客細節(jié)進行編輯，并反響出編輯后的訂單，然后對編輯過的訂單再進行檢驗核對并且加載分類標志。訂單、顧客細節(jié)、庫存細節(jié)經過編輯、檢驗核對后進行分類處理。根據訂單加載的分類標志，將訂單劃分為不可供處理〔反響出缺貨單〕和不合格訂單，對于可供貨的訂單，要根據貨名和數量修改庫存，根據顧客細節(jié)、貨名和數量建銷售記錄，并為顧客開發(fā)貨票。37a38a系統(tǒng)設計報告〔1〕系統(tǒng)設計目標是完成商場信息管理〔2〕數據庫文件名