時間管理與統(tǒng)籌安排

工作的統(tǒng)籌安排技巧時間管理2007年6月20日1案例分析人物：小張及其同事、客戶地點：某軟件公司，我們稱為A公司（小張的雇主/工作場所）事件：小張的一天某個星期一的上班途中，小張突然記起明天就是媽媽的生日了，應該送媽媽一份禮物。打開錢包發(fā)現(xiàn)沒帶多少錢，便在寫字樓下的銀行提了款。照例，電梯口又是擠滿了趕著上班的人。A公司每周一上午9點例會，時針指向9的那一刻，小張沖進了位于15層的會議室。一般來說，課內(nèi)例會時間安排15分鐘，主要議題是匯報每個員工上周工作情況以及本周計劃；如遇特別重大/緊急問題，需要員工提前做好準備和計劃，在例會上信息共享、分析、討論之后，再決定解決方案。由于小張沒來得及先到自己座位上取需要在會上討論的資料，此時，只得是一邊平息緊張情緒，一邊飛快地在腦海中搜索匯報“信息”。馬上輪到小張發(fā)言了，還好，總算想到了一些情況：上周曾去拜訪了三家公司…本周需要“出現(xiàn)場”解決新安裝軟件運行問題的有四家公司…剛想松口氣，突然想起10天之前課長安排的給B公司寫的《新產(chǎn)品導入書》的事情還沒說呢。這份導入書的內(nèi)容需要技術(shù)課補充一些數(shù)據(jù)，可是，到現(xiàn)在小張還沒拿到任何相關數(shù)據(jù)呢！小張趕緊給課長就《導入書》的事情作了匯報，表示自己會抓緊時間盡快完成。2案例分析到此時，小張心里稍覺安定。不對，事情好像還沒有完…；想起來了，上周三，公司大客戶中的C公司的負責人曾在小張外出訪客戶時就產(chǎn)品問題打過“投訴電話”，為此還要求給他的報價降兩個百分點。于是就這一重大事件，小張又繼續(xù)地“匯報”“解釋”…。9點15分的時候，會議結(jié)束。自知問題嚴重的小張神色緊張地回到了位于寫字樓14層的座位上。不假思索，抓起電話就撥通了C公司負責人的號碼,接線的秘書小姐說負責人正在開會，不便接聽，而且不太清楚會議什么時候能結(jié)束。小張很是郁悶，想著今天無論如何得找到C公司的負責人解釋解釋，腦子里想著C公司的事情，不覺之間，又過了5分鐘。9點20分，小張猛然警覺：還沒拿到技術(shù)課數(shù)據(jù)呢！于是從座位上一躍而起，沖進電梯間來到了16層的技術(shù)課。不巧的是，掌握著新產(chǎn)品數(shù)據(jù)的小王外出學習，午后返回。9點35分小張在返回自己座位途中又被會計部門的D抓住，因為小張的差旅費報銷有問題，需要重新填寫單據(jù)。由于心事沉重，情緒不安，小張一連寫了5遍才得以離開。10點整，小張總算回到自己的座位上，邊從抽屜里拿出記事本邊確認今天的日程安排并啟動電腦。檢查收件箱的時候發(fā)現(xiàn)有15封新郵件，其中有一封來自C公司的負責人，言辭激烈：“…我公司現(xiàn)在正在討論是否要將與貴公司的貿(mào)易額減半…”等內(nèi)容著實令小張看后臉色發(fā)白，馬上又給C公司的負責人打了電話，對方依然不在。C公司是A公司手頭的50多家客戶中營業(yè)額占前五位的公司，是非常重要的客戶。小張認為自己應該直接和C公司的負責人見面并道歉，于是跟周圍的同事嘟囔了一句“今天忙死了，真夠嗆…”，就飛奔出辦公室跑向C公司。3案例討論小張身邊發(fā)生的事情似曾相識？小張究竟遇到了什么問題？如果把小張換作是你，你會怎么安排接下來的工作呢？

請大家思考…4企業(yè)員工的時間統(tǒng)計情況有關專家對一些企業(yè)做過“員工工作時間內(nèi)的活動跟蹤調(diào)查，在保密的情況下，把他們的工作情況記錄下來，然后進行分析和統(tǒng)計，得出一些驚人的結(jié)論…有效利用時間-在做為公司創(chuàng)造效益的事情

20%

20%不知道在干什么-在等待、扯皮、或者發(fā)呆

30%

80%忙而無效-不知道方向、目的，忙忙叨叨在無謂的事情上30%負效益的事情-內(nèi)耗、重大失誤、幫倒忙20%5調(diào)查顯示…我們似乎永遠掙扎在掂量工作和生活的孰輕孰重的兩難之間職場中管理層的人員渡過私人時間的狀態(tài)…無心安靜享用午餐每兩周末必得加班每個周末必得加班ABC6什么是時間時間的定義：從過去，通過現(xiàn)在，直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣的事件過程所形成的軌跡時間的特征絕對公平性不可再生性不可逆轉(zhuǎn)性不可替代性不能停滯性不可伸縮性7時間管理理論發(fā)展的幾個階段-1三“代”說備忘錄以便箋/核對為特征目標/計劃日歷/登記簿強調(diào)效率計劃排序控制記下要辦的事情隨身攜帶各種便條辦完劃掉責任感明確價值觀目標甄別優(yōu)先重點制定長期中期短期目標計劃時間表承諾期限使用各種手冊四“代”說取三“代”之精華而去其不足，基礎為“重要性”模式更加順應潮流又有所超越的《要事第一》8時間管理理論發(fā)展的幾個階段-2I.公雞型II.倉鼠型III.北極熊型IV.狼群型V.熊貓型記錄時間和事件當日事當日畢被各種時間所控制在追求社會公益的前提下追求自己的人生價值工作=享受消費=創(chuàng)造倡導在創(chuàng)造團體利益的同時，一定要追求個人利益，實現(xiàn)團體/個人利益的均衡團隊精神追求集體利益忽視個體幸福有計劃/追求效率缺乏目的性更加忙碌強調(diào)自我價值觀/目標追求自身利益最大化缺乏團隊觀念五“代”說…9緊急不緊急重要重大項目/合同/客戶的談判緊急問題的處理重要會議或工作接待重要人物(救火/危機處理收拾殘局）

第一象限-I企業(yè)目標、戰(zhàn)略、理念、價值觀計劃、安排、準備、預警學習、培訓、年會、familyday宴請外地來京的客戶（平衡/自制/自律/有遠見/少有危機）II-第二象限不重要

第三象限-III突發(fā)情況無謂的電話/郵件/信函報告、會議、應酬（不重視目標／計劃／短視／忙于救火／怪罪他人）IV-第四象限各種閑雜瑣事無聊的電話/郵件/信函突然的造訪上網(wǎng)/發(fā)呆/閑聊（全無責任感…）時間的四個象限的界限和關系I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急有關時間管理的一些原理和方法-210有關時間管理的一些原理和方法-4ABC分析法（優(yōu)先原則）確定先做什么，接著做什么，再做什么？首先完成重要/必要的工作按照工作的輕重緩急來完成任務每次只專注于一項工作在規(guī)定的時間之內(nèi)更高效率的完成任務在現(xiàn)有條件下實現(xiàn)所確定的目標（合理配置資源）授權(quán)他人協(xié)助你完成（他人能夠勝任）的工作納期結(jié)束之前（比如：一個工作日）完成最重要的事情Ａ價值相對較低但所占份額最大的常規(guī)／文書檔案／往來信函等可以部分授權(quán)他人協(xié)助完成的也很重要的工作只能由專人／團隊（不能授權(quán)他人）完成的最重要工作ＢＣ11有關時間管理的一些原理和方法–4續(xù)時間利用的價值分析工作的價值實際花費的時間非常重要的A類工作重要的B類工作次重要的C類工作A類占65%B類占20%C類占15%C類工作花費65%的時間B類工作花費20%A類只用了15%12優(yōu)先原則我們?nèi)蝿帐菍⒅匾氖虑榉旁谑滓奈恢蒙嫌嘘P時間管理的一些原理和方法-513緊急不緊急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急Ａ類工作馬上做Ｂ類工作馬上做或安排日程或者授權(quán)他人去做Ｃ類工作授權(quán)出去或者不做學習運用時間管理的原理和方法14目標-計劃-優(yōu)先原則目標是衡量一個人的行為尺度目標使我們明確為什么做事目標使我們集中精力于重中之重如果沒有目標，即使時間計劃和工作方法再完美也是無濟于事如果我們不在事情開始之前確定行為的終極目標那么我們的行為只能是混沌一片只有給自己設定好了目標， 才能在繁雜的事務中保持清醒的頭腦有了目標，即使壓力再大，也會遵照正確的方法， 整合自己擁有的資源充分發(fā)揮自己的能力，完成工作目標15笛卡爾的原理：所有大一些的目標、措施等等，都可以被分割成若干部分第一步設定目標——我的目標是？第二步仔細想想——我現(xiàn)在最應該做什么？第三步將第二步內(nèi)容按照優(yōu)先原則進行排列——要事第一第四步經(jīng)過一段時間的訓練第一步-第二步-第三步要點書面目標/項目將整個工作分割成若干部分根據(jù)優(yōu)先原則、按照時間先后順序，將各部分進行排序完成各部分工作，對成果進行檢驗目標的細分16計劃把目標進行詳細規(guī)劃，確定具體行動步驟和完成期限計劃就是為了實現(xiàn)目標而做好準備計劃就是為了贏得時間一定要做書面計劃書面計劃可以減輕記憶的壓力文字可以產(chǎn)生自我激勵的效應書面計劃可以更少分散我們的注意力，督促盡早完成工作各項任務一目了然提升成就感更好地預測自己的有效時間更自信的抗拒干擾17給媽媽買生日禮物到銀行取錢周一的例行會議員工的例行報告Ｂ公司的“新產(chǎn)品導入計劃書”需要收集的數(shù)據(jù)信息、資料財務小王要小張重新填寫差旅報銷單Ｃ公司的投訴及降價要求需要給重要客戶打的電話急于找的人不在各種各樣待閱讀／處置的郵件、信息急于電話聯(lián)絡“支持系統(tǒng)”的同時，卻無法找到關鍵人員突然想起來的拜訪或者（還有）不請自來的造訪……回過頭來看看小張到底遇到了些什么？18緊急不緊急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急如果你是小張——案例討論回答三請把小張的工作重新分配一下……19誰偷走了我們的時間來自上司的干擾……來自同事的干擾友邦的援助…來自下屬的干擾隨時地指導…來自朋友的干擾不請自來…來自自己的干擾工作安排/溝通/電話…職場人士的時間黑洞20如何抵御干擾學會判斷是哪些因素對我們產(chǎn)生了干擾是否經(jīng)常有人打擾/中斷你的工作是否清楚別人打擾你的目的目標、程序、制度是否分明緊急、突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)目標清晰職責明確抓住重點確定/優(yōu)化工作流程-PDCA-報聯(lián)相拉動部門之間的配合學習如何排除來自各方的干擾21時間管理的關鍵如何選擇、支配