時(shí)間管理與統(tǒng)籌安排

工作的統(tǒng)籌安排技巧時(shí)間管理2007年6月20日1案例分析人物：小張及其同事、客戶地點(diǎn)：某軟件公司，我們稱為A公司（小張的雇主/工作場(chǎng)所）事件：小張的一天某個(gè)星期一的上班途中，小張突然記起明天就是媽媽的生日了，應(yīng)該送媽媽一份禮物。打開錢包發(fā)現(xiàn)沒帶多少錢，便在寫字樓下的銀行提了款。照例，電梯口又是擠滿了趕著上班的人。A公司每周一上午9點(diǎn)例會(huì)，時(shí)針指向9的那一刻，小張沖進(jìn)了位于15層的會(huì)議室。一般來說，課內(nèi)例會(huì)時(shí)間安排15分鐘，主要議題是匯報(bào)每個(gè)員工上周工作情況以及本周計(jì)劃；如遇特別重大/緊急問題，需要員工提前做好準(zhǔn)備和計(jì)劃，在例會(huì)上信息共享、分析、討論之后，再?zèng)Q定解決方案。由于小張沒來得及先到自己座位上取需要在會(huì)上討論的資料，此時(shí)，只得是一邊平息緊張情緒，一邊飛快地在腦海中搜索匯報(bào)“信息”。馬上輪到小張發(fā)言了，還好，總算想到了一些情況：上周曾去拜訪了三家公司…本周需要“出現(xiàn)場(chǎng)”解決新安裝軟件運(yùn)行問題的有四家公司…剛想松口氣，突然想起10天之前課長(zhǎng)安排的給B公司寫的《新產(chǎn)品導(dǎo)入書》的事情還沒說呢。這份導(dǎo)入書的內(nèi)容需要技術(shù)課補(bǔ)充一些數(shù)據(jù)，可是，到現(xiàn)在小張還沒拿到任何相關(guān)數(shù)據(jù)呢！小張趕緊給課長(zhǎng)就《導(dǎo)入書》的事情作了匯報(bào)，表示自己會(huì)抓緊時(shí)間盡快完成。2案例分析到此時(shí)，小張心里稍覺安定。不對(duì)，事情好像還沒有完…；想起來了，上周三，公司大客戶中的C公司的負(fù)責(zé)人曾在小張外出訪客戶時(shí)就產(chǎn)品問題打過“投訴電話”，為此還要求給他的報(bào)價(jià)降兩個(gè)百分點(diǎn)。于是就這一重大事件，小張又繼續(xù)地“匯報(bào)”“解釋”…。9點(diǎn)15分的時(shí)候，會(huì)議結(jié)束。自知問題嚴(yán)重的小張神色緊張地回到了位于寫字樓14層的座位上。不假思索，抓起電話就撥通了C公司負(fù)責(zé)人的號(hào)碼,接線的秘書小姐說負(fù)責(zé)人正在開會(huì)，不便接聽，而且不太清楚會(huì)議什么時(shí)候能結(jié)束。小張很是郁悶，想著今天無論如何得找到C公司的負(fù)責(zé)人解釋解釋，腦子里想著C公司的事情，不覺之間，又過了5分鐘。9點(diǎn)20分，小張猛然警覺：還沒拿到技術(shù)課數(shù)據(jù)呢！于是從座位上一躍而起，沖進(jìn)電梯間來到了16層的技術(shù)課。不巧的是，掌握著新產(chǎn)品數(shù)據(jù)的小王外出學(xué)習(xí)，午后返回。9點(diǎn)35分小張?jiān)诜祷刈约鹤煌局杏直粫?huì)計(jì)部門的D抓住，因?yàn)樾埖牟盥觅M(fèi)報(bào)銷有問題，需要重新填寫單據(jù)。由于心事沉重，情緒不安，小張一連寫了5遍才得以離開。10點(diǎn)整，小張總算回到自己的座位上，邊從抽屜里拿出記事本邊確認(rèn)今天的日程安排并啟動(dòng)電腦。檢查收件箱的時(shí)候發(fā)現(xiàn)有15封新郵件，其中有一封來自C公司的負(fù)責(zé)人，言辭激烈：“…我公司現(xiàn)在正在討論是否要將與貴公司的貿(mào)易額減半…”等內(nèi)容著實(shí)令小張看后臉色發(fā)白，馬上又給C公司的負(fù)責(zé)人打了電話，對(duì)方依然不在。C公司是A公司手頭的50多家客戶中營(yíng)業(yè)額占前五位的公司，是非常重要的客戶。小張認(rèn)為自己應(yīng)該直接和C公司的負(fù)責(zé)人見面并道歉，于是跟周圍的同事嘟囔了一句“今天忙死了，真夠嗆…”，就飛奔出辦公室跑向C公司。3案例討論小張身邊發(fā)生的事情似曾相識(shí)？小張究竟遇到了什么問題？如果把小張換作是你，你會(huì)怎么安排接下來的工作呢？

請(qǐng)大家思考…4企業(yè)員工的時(shí)間統(tǒng)計(jì)情況有關(guān)專家對(duì)一些企業(yè)做過“員工工作時(shí)間內(nèi)的活動(dòng)跟蹤調(diào)查，在保密的情況下，把他們的工作情況記錄下來，然后進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，得出一些驚人的結(jié)論…有效利用時(shí)間-在做為公司創(chuàng)造效益的事情

20%

20%不知道在干什么-在等待、扯皮、或者發(fā)呆

30%

80%忙而無效-不知道方向、目的，忙忙叨叨在無謂的事情上30%負(fù)效益的事情-內(nèi)耗、重大失誤、幫倒忙20%5調(diào)查顯示…我們似乎永遠(yuǎn)掙扎在掂量工作和生活的孰輕孰重的兩難之間職場(chǎng)中管理層的人員渡過私人時(shí)間的狀態(tài)…無心安靜享用午餐每?jī)芍苣┍氐眉影嗝總€(gè)周末必得加班ABC6什么是時(shí)間時(shí)間的定義：從過去，通過現(xiàn)在，直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣的事件過程所形成的軌跡時(shí)間的特征絕對(duì)公平性不可再生性不可逆轉(zhuǎn)性不可替代性不能停滯性不可伸縮性7時(shí)間管理理論發(fā)展的幾個(gè)階段-1三“代”說備忘錄以便箋/核對(duì)為特征目標(biāo)/計(jì)劃日歷/登記簿強(qiáng)調(diào)效率計(jì)劃排序控制記下要辦的事情隨身攜帶各種便條辦完劃掉責(zé)任感明確價(jià)值觀目標(biāo)甄別優(yōu)先重點(diǎn)制定長(zhǎng)期中期短期目標(biāo)計(jì)劃時(shí)間表承諾期限使用各種手冊(cè)四“代”說取三“代”之精華而去其不足，基礎(chǔ)為“重要性”模式更加順應(yīng)潮流又有所超越的《要事第一》8時(shí)間管理理論發(fā)展的幾個(gè)階段-2I.公雞型II.倉鼠型III.北極熊型IV.狼群型V.熊貓型記錄時(shí)間和事件當(dāng)日事當(dāng)日畢被各種時(shí)間所控制在追求社會(huì)公益的前提下追求自己的人生價(jià)值工作=享受消費(fèi)=創(chuàng)造倡導(dǎo)在創(chuàng)造團(tuán)體利益的同時(shí)，一定要追求個(gè)人利益，實(shí)現(xiàn)團(tuán)體/個(gè)人利益的均衡團(tuán)隊(duì)精神追求集體利益忽視個(gè)體幸福有計(jì)劃/追求效率缺乏目的性更加忙碌強(qiáng)調(diào)自我價(jià)值觀/目標(biāo)追求自身利益最大化缺乏團(tuán)隊(duì)觀念五“代”說…9緊急不緊急重要重大項(xiàng)目/合同/客戶的談判緊急問題的處理重要會(huì)議或工作接待重要人物(救火/危機(jī)處理收拾殘局）

第一象限-I企業(yè)目標(biāo)、戰(zhàn)略、理念、價(jià)值觀計(jì)劃、安排、準(zhǔn)備、預(yù)警學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、年會(huì)、familyday宴請(qǐng)外地來京的客戶（平衡/自制/自律/有遠(yuǎn)見/少有危機(jī)）II-第二象限不重要

第三象限-III突發(fā)情況無謂的電話/郵件/信函報(bào)告、會(huì)議、應(yīng)酬（不重視目標(biāo)／計(jì)劃／短視／忙于救火／怪罪他人）IV-第四象限各種閑雜瑣事無聊的電話/郵件/信函突然的造訪上網(wǎng)/發(fā)呆/閑聊（全無責(zé)任感…）時(shí)間的四個(gè)象限的界限和關(guān)系I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急有關(guān)時(shí)間管理的一些原理和方法-210有關(guān)時(shí)間管理的一些原理和方法-4ABC分析法（優(yōu)先原則）確定先做什么，接著做什么，再做什么？首先完成重要/必要的工作按照工作的輕重緩急來完成任務(wù)每次只專注于一項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)更高效率的完成任務(wù)在現(xiàn)有條件下實(shí)現(xiàn)所確定的目標(biāo)（合理配置資源）授權(quán)他人協(xié)助你完成（他人能夠勝任）的工作納期結(jié)束之前（比如：一個(gè)工作日）完成最重要的事情Ａ價(jià)值相對(duì)較低但所占份額最大的常規(guī)／文書檔案／往來信函等可以部分授權(quán)他人協(xié)助完成的也很重要的工作只能由專人／團(tuán)隊(duì)（不能授權(quán)他人）完成的最重要工作ＢＣ11有關(guān)時(shí)間管理的一些原理和方法–4續(xù)時(shí)間利用的價(jià)值分析工作的價(jià)值實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間非常重要的A類工作重要的B類工作次重要的C類工作A類占65%B類占20%C類占15%C類工作花費(fèi)65%的時(shí)間B類工作花費(fèi)20%A類只用了15%12優(yōu)先原則我們?nèi)蝿?wù)是將重要的事情放在首要的位置上有關(guān)時(shí)間管理的一些原理和方法-513緊急不緊急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急Ａ類工作馬上做Ｂ類工作馬上做或安排日程或者授權(quán)他人去做Ｃ類工作授權(quán)出去或者不做學(xué)習(xí)運(yùn)用時(shí)間管理的原理和方法14目標(biāo)-計(jì)劃-優(yōu)先原則目標(biāo)是衡量一個(gè)人的行為尺度目標(biāo)使我們明確為什么做事目標(biāo)使我們集中精力于重中之重如果沒有目標(biāo)，即使時(shí)間計(jì)劃和工作方法再完美也是無濟(jì)于事如果我們不在事情開始之前確定行為的終極目標(biāo)那么我們的行為只能是混沌一片只有給自己設(shè)定好了目標(biāo)， 才能在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦有了目標(biāo)，即使壓力再大，也會(huì)遵照正確的方法， 整合自己擁有的資源充分發(fā)揮自己的能力，完成工作目標(biāo)15笛卡爾的原理：所有大一些的目標(biāo)、措施等等，都可以被分割成若干部分第一步設(shè)定目標(biāo)——我的目標(biāo)是？第二步仔細(xì)想想——我現(xiàn)在最應(yīng)該做什么？第三步將第二步內(nèi)容按照優(yōu)先原則進(jìn)行排列——要事第一第四步經(jīng)過一段時(shí)間的訓(xùn)練第一步-第二步-第三步要點(diǎn)書面目標(biāo)/項(xiàng)目將整個(gè)工作分割成若干部分根據(jù)優(yōu)先原則、按照時(shí)間先后順序，將各部分進(jìn)行排序完成各部分工作，對(duì)成果進(jìn)行檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)的細(xì)分16計(jì)劃把目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，確定具體行動(dòng)步驟和完成期限計(jì)劃就是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而做好準(zhǔn)備計(jì)劃就是為了贏得時(shí)間一定要做書面計(jì)劃書面計(jì)劃可以減輕記憶的壓力文字可以產(chǎn)生自我激勵(lì)的效應(yīng)書面計(jì)劃可以更少分散我們的注意力，督促盡早完成工作各項(xiàng)任務(wù)一目了然提升成就感更好地預(yù)測(cè)自己的有效時(shí)間更自信的抗拒干擾17給媽媽買生日禮物到銀行取錢周一的例行會(huì)議員工的例行報(bào)告Ｂ公司的“新產(chǎn)品導(dǎo)入計(jì)劃書”需要收集的數(shù)據(jù)信息、資料財(cái)務(wù)小王要小張重新填寫差旅報(bào)銷單Ｃ公司的投訴及降價(jià)要求需要給重要客戶打的電話急于找的人不在各種各樣待閱讀／處置的郵件、信息急于電話聯(lián)絡(luò)“支持系統(tǒng)”的同時(shí)，卻無法找到關(guān)鍵人員突然想起來的拜訪或者（還有）不請(qǐng)自來的造訪……回過頭來看看小張到底遇到了些什么？18緊急不緊急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要緊急II、重要不緊急III、不重要緊急IV、不重要不緊急如果你是小張——案例討論回答三請(qǐng)把小張的工作重新分配一下……19誰偷走了我們的時(shí)間來自上司的干擾……來自同事的干擾友邦的援助…來自下屬的干擾隨時(shí)地指導(dǎo)…來自朋友的干擾不請(qǐng)自來…來自自己的干擾工作安排/溝通/電話…職場(chǎng)人士的時(shí)間黑洞20如何抵御干擾學(xué)會(huì)判斷是哪些因素對(duì)我們產(chǎn)生了干擾是否經(jīng)常有人打擾/中斷你的工作是否清楚別人打擾你的目的目標(biāo)、程序、制度是否分明緊急、突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)目標(biāo)清晰職責(zé)明確抓住重點(diǎn)確定/優(yōu)化工作流程-PDCA-報(bào)聯(lián)相拉動(dòng)部門之間的配合學(xué)習(xí)如何排除來自各方的干擾21時(shí)間管理的關(guān)鍵如何選擇、支配