會(huì)計(jì)電算化總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理培訓(xùn)教材

會(huì)計(jì)電算化

AccountingComputerized

——南昌商學(xué)院總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理2要求掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的憑證處理和記賬的方法。完成實(shí)訓(xùn)所要求的內(nèi)容。教學(xué)目的與要求3

3.1總賬系統(tǒng)的任務(wù)

總賬系統(tǒng)的任務(wù)就是利用建立的會(huì)計(jì)科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬、結(jié)賬以及對(duì)賬工作，輸出各種總分類賬、日記賬、明細(xì)賬和有關(guān)輔助賬。4基本功能結(jié)構(gòu)53.2日常業(yè)務(wù)處理

在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過(guò)輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報(bào)表等。

63.2.1填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實(shí)際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。

填制憑證過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證在所難免。為更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改或刪除的功能。

71.增加憑證

記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。8輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項(xiàng)操作對(duì)于錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。

憑證類別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類別代碼或名稱。采用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類別連續(xù)進(jìn)行編號(hào)。采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期。注意9

在“附單據(jù)數(shù)”處可以按Enter鍵通過(guò)，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。

憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)均不能修改。

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輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成后，接下來(lái)輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

11正文中不不同行的的摘要可可以相同同也可以以不同，，但不能能為空。。每行摘摘要將隨隨相應(yīng)的的會(huì)計(jì)科科目在明明細(xì)賬、、日記賬賬中出現(xiàn)現(xiàn)。新增增分錄完完成后，，按回車車鍵，系系統(tǒng)將摘摘要自動(dòng)動(dòng)復(fù)制到到下一分分錄行。。會(huì)計(jì)科目目通過(guò)科科目編碼碼或科目目助記碼碼輸入。?？颇烤幋a碼必須是是末級(jí)的的科目編編碼。金額不能能為“零”，紅字以以“－”號(hào)表示。。注意12憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證））例：2009年1月1日，出納納用票號(hào)號(hào)為100001的現(xiàn)金支支票，從從工行提提取現(xiàn)金金5000元備用。。單據(jù)2張現(xiàn)金支票，票號(hào)100001將光標(biāo)移至銀行存款科目這一行13憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——外幣科目目）12314憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——數(shù)量科目目）123415憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證））1、收到客客戶宏加加公司原原欠款30000元，銀行行轉(zhuǎn)帳支支票,轉(zhuǎn)帳支票票結(jié)算,票號(hào)100003，單據(jù)2張。2、從天源源公司采采購(gòu)商品品，金額額50000元，款項(xiàng)項(xiàng)未付，，單據(jù)3張，稅率率17%。3、職工孫孫偉翔借借支差旅旅費(fèi)1000元，以現(xiàn)現(xiàn)金支付付。單據(jù)據(jù)1張4、以現(xiàn)金金購(gòu)買財(cái)財(cái)務(wù)部辦辦公用品品500元。單據(jù)據(jù)1張5、為在建建工程1號(hào)樓花費(fèi)費(fèi)1000元，以庫(kù)庫(kù)存現(xiàn)金金支付.16憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——供應(yīng)商往往來(lái)）123417憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——部門核算算）123418憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——個(gè)人往來(lái)來(lái)）123419憑證管理理——填制憑證證（增加加憑證——項(xiàng)目核算算）2009年1月3日，一批批專用材材料工程程物資50000元入庫(kù)，，該工程程物資屬屬于為修修建1號(hào)樓的物物資。附附單據(jù)1張20輸入輔助助核算信信息當(dāng)輸入具具有輔助助核算的的科目時(shí)時(shí)，要求求輸入相相應(yīng)的輔輔助信息息。當(dāng)選擇支支票控制制，即該該結(jié)算方方式被設(shè)設(shè)為支票票管理時(shí)時(shí)，銀行行賬輔助助信息不不能為空空，而且且該方式式的票號(hào)號(hào)應(yīng)在支支票登記記簿中有有記錄。。輸入的結(jié)結(jié)算方式式、票號(hào)號(hào)和發(fā)生生日期將將在進(jìn)行行銀行對(duì)對(duì)賬時(shí)使使用。21當(dāng)輸入一一個(gè)不存存在的個(gè)個(gè)人姓名名時(shí)，應(yīng)應(yīng)先編輯輯該人姓姓名及其其他資料料。在錄錄入個(gè)人人信息時(shí)時(shí)，若不不輸入““部門名名稱”只只輸“個(gè)個(gè)人名稱稱”時(shí)，，系統(tǒng)將將根據(jù)所所輸入個(gè)個(gè)人名稱稱自動(dòng)輸輸入其所所屬的部部門。其他輔助助核算科科目可以以參照錄錄入。注意22憑證管理理——填制憑證證（常用用憑證-生成常用用憑證））必填項(xiàng)憑證摘要增加具體分錄23憑證管理理——填制憑證證（常用用憑證-調(diào)用常用用憑證））進(jìn)入填制憑證窗口將憑證補(bǔ)充完整即可，若不需保存則點(diǎn)“放棄”245.查詢憑證證在制單過(guò)過(guò)程中，，我們可可以通過(guò)過(guò)“查詢”功能對(duì)憑憑證進(jìn)行行查看，，以便隨隨時(shí)了解解經(jīng)濟(jì)業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生生的情況況，保證證填制憑憑證的正正確性。。在“填制制憑證””窗口中中，單擊擊“查看看”菜單單中的選選項(xiàng)可以以查看到到當(dāng)前科科目最新新余額、、外部系系統(tǒng)制單單信息、、聯(lián)查明明細(xì)賬及及查找分分單等。。注意25憑證管理理——查詢憑證證篩選條件框，什么都不選，默認(rèn)全部憑證雙擊可查看26審核憑證證審核憑證證是指由由具有審審核權(quán)限限的操作作員按照照會(huì)計(jì)制制度規(guī)定定，對(duì)制制單人填填制的記記賬憑證證進(jìn)行合合法性檢檢查。其其目的是是防止錯(cuò)錯(cuò)誤及舞舞弊。憑證審核核時(shí)，可可直接根根據(jù)原始始憑證，，對(duì)屏幕幕上顯示示的記賬賬憑證進(jìn)進(jìn)行審核核，對(duì)正正確的記記賬憑證證，發(fā)出出簽字指指令，計(jì)計(jì)算機(jī)在在憑證上上填入審審核人名名字。27在確認(rèn)一一批憑證證無(wú)錯(cuò)誤誤時(shí)可以以在“審審核”菜菜單中的的“成批批審核憑憑證”功功能，以以便加快快審核簽簽字速度度，但請(qǐng)請(qǐng)慎用。。作廢憑證證不能被被審核，，也不能能被標(biāo)錯(cuò)錯(cuò)。審核人和和制單人人不能是是同一個(gè)個(gè)人，憑憑證一經(jīng)經(jīng)審核，，不能被被修改、、刪除，，只有取取消審核核簽字后后才可操操作，已已標(biāo)錯(cuò)的的憑證不不能被審審核，需需先取消消標(biāo)錯(cuò)后后才能審審核。執(zhí)行審核核后，系系統(tǒng)將自自動(dòng)翻頁(yè)頁(yè)，或單單擊“首首張”、、“上張張“、““下張””、“末末張”按按鈕翻頁(yè)頁(yè)或按““查詢””按鈕重重新輸入入條件查查找其他他待審核核憑證。。注意28憑證管理理——審核憑證證（以“WR王瑞”的身份重重新注冊(cè)冊(cè)）不設(shè)任何篩選條件，默認(rèn)全部憑證，直接確認(rèn)審核完直直接跳入入下一張張，繼續(xù)點(diǎn)“審核”檢查是否都已經(jīng)審核29例題（25）資料：以王瑞的的身份登登錄注冊(cè)冊(cè)，審核核1月份填制制的憑證證。30出納簽字字出納簽字字是指由由出納人人員通過(guò)過(guò)“出納簽字字”功能對(duì)制制單員填填制的帶帶有現(xiàn)金金和銀行行科目的的憑證進(jìn)進(jìn)行檢查查核對(duì)，，主要核核對(duì)出納納憑證的的出納科科目的金金額是否否正確，，如果憑憑證正確確則在憑憑證上進(jìn)進(jìn)行出納納簽字，，經(jīng)審查查如果認(rèn)認(rèn)為該張張憑證有有錯(cuò)誤或或有異議議，則不不予進(jìn)行行出納簽簽字，應(yīng)應(yīng)交給填填制人員員修改后后再核對(duì)對(duì)。出納簽字字方法和和審核一一樣，不不再演示示31出納需先先重新注注冊(cè)才能能對(duì)憑證證進(jìn)行簽簽字。已簽字憑憑證仍有有錯(cuò)誤，，則需單單擊“取取消”按按鈕，取取消簽字字，再由由制單人人修改。。出納簽字字時(shí)，可可以單擊擊“簽字字”菜單單下的““成批出出納簽字字”選項(xiàng)項(xiàng)；取消消簽字時(shí)時(shí)，則可可以單擊擊“簽字字”菜單單下的““成批取取消簽字字”完成成相應(yīng)的的操作。。憑證一經(jīng)經(jīng)簽字，，不能被被修改、、刪除，，只有被被取消簽簽字后才才可以進(jìn)進(jìn)行修改改或刪除除，取消消簽字只只能由出出納本人人進(jìn)行操操作。只有涉及及“現(xiàn)金金”及““銀行存存款”科科目的憑憑證才需需出納簽簽字，也也就是說(shuō)說(shuō)只有收收付款憑憑證才需需出納簽簽字注意32憑證管理理——出納簽字字(以ZL張麗的身身份登陸陸)授權(quán)的結(jié)果什么都不選，默認(rèn)全部符合條件的憑證，直接點(diǎn)“確認(rèn)”33記賬記賬是以以會(huì)計(jì)憑憑證為依依據(jù)，將將經(jīng)濟(jì)業(yè)業(yè)務(wù)全面面、系統(tǒng)統(tǒng)、連續(xù)續(xù)地記錄錄到具有有賬戶基基本結(jié)構(gòu)構(gòu)的賬簿簿中去的的一種方方法。在手工方方式下，，記賬是是由會(huì)計(jì)計(jì)人員根根據(jù)已審審核的記記賬憑證證及所附附有的原原始憑證證逐筆或或匯總后后登記有有關(guān)的總總賬和明明細(xì)賬。。在電算化化方式下下，記賬賬是由有有記賬權(quán)權(quán)限的操操作員發(fā)發(fā)出記賬賬指令，，由計(jì)算算機(jī)按照照預(yù)先設(shè)設(shè)計(jì)的記記賬程序序自動(dòng)進(jìn)進(jìn)行合法法性檢查查、科目目匯總、、登記賬賬簿等。。341.記賬記賬憑證證經(jīng)審核核及出納納簽字后后，即可可以進(jìn)行行登記總總賬、明明細(xì)賬、、日記賬賬及往來(lái)來(lái)賬等操操作。本本系統(tǒng)記記賬采用用向?qū)Х椒绞?，使使記賬過(guò)過(guò)程更加加明確，，記賬工工作由計(jì)計(jì)算機(jī)自自動(dòng)進(jìn)行行數(shù)據(jù)處處理，不不用人工工干預(yù)。。記賬范圍圍可輸入入數(shù)字、、“－”和“，”。第一次記記賬時(shí)，，若期初初余額試試算不平平衡，不不能記賬賬。上月未結(jié)結(jié)賬，本本月不能能記賬。。35未審核憑憑證不能能記賬，，記賬范范圍應(yīng)小小于等于于已審核核范圍。。作廢憑證證不需審審核可直直接記賬賬。在設(shè)置過(guò)過(guò)程中，，如果發(fā)發(fā)現(xiàn)某一一步設(shè)置置錯(cuò)誤，，可單擊擊“上一步”返回后進(jìn)進(jìn)行修改改。如果果不想再再繼續(xù)記記賬，可可單擊“取消”，取消本本次記賬賬工作。。記賬過(guò)程程一旦斷斷電或其其它原因因造成中中斷后，，系統(tǒng)將將自動(dòng)調(diào)調(diào)用“恢復(fù)記賬賬前狀態(tài)態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)據(jù)，然后后再重新新記賬。。在記賬過(guò)過(guò)程中，，不得中中斷退出出。注意36憑證管理理——憑證記賬賬（記賬賬）37例題（26）資料:由賬套主主管將1月份所填填制的記記賬憑證證記賬。。38修改憑證輸入憑證時(shí)時(shí)，盡管系系統(tǒng)提供了了多種控制制錯(cuò)誤的手手段，但錯(cuò)錯(cuò)誤操作是是在所難免免的，記賬賬憑證的錯(cuò)錯(cuò)誤，必然然影響系統(tǒng)統(tǒng)的核算結(jié)結(jié)果。為更更正錯(cuò)誤，，可以通過(guò)過(guò)系統(tǒng)提供供的修改功功能對(duì)錯(cuò)誤誤憑證進(jìn)行行修改。39修改憑證記賬填制憑證審核憑證出納簽字“填制憑證”中直接修改憑證編號(hào)和類別不能改數(shù)字部分：delete，紅字用“-”輸入，方向反了用“空格鍵“刪分”，“插分”取消審核，取消簽字后修改反記賬后修改：“對(duì)賬”狀態(tài)“ctrl+H”，只有賬套主管能反記賬填制紅字沖銷憑證，或藍(lán)字補(bǔ)充憑證注意沖銷憑證的做法無(wú)痕跡修改有痕跡修改40對(duì)錯(cuò)誤憑證證進(jìn)行修改改，可分為為“無(wú)痕跡跡”修改及及“有痕跡跡”修改兩兩種。下列兩種狀狀態(tài)下的錯(cuò)錯(cuò)誤憑證可可實(shí)現(xiàn)無(wú)痕跡修改：1、對(duì)已經(jīng)輸輸入但未審審核的記賬賬憑證進(jìn)行行直接修改改；2、已通過(guò)審審核但還未未記賬的憑憑證不能直直接修改，，可以先取取消審核再再修改。41“有痕跡”修改即通過(guò)過(guò)保留錯(cuò)誤誤憑證和更更正憑證的的方式留下下修改痕跡跡。如果已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有有錯(cuò)，是不不能再修改改的，對(duì)此此類錯(cuò)誤的的修改要求求留下審計(jì)計(jì)線索。此此時(shí)，可以以采用沖銷法或補(bǔ)充登記法法進(jìn)行修改。。42沖銷憑證如果需要沖沖銷某張已已記賬的憑憑證，可以以采用“制制單”中的的“沖銷憑憑證”命令令制作紅字字沖銷憑證證。制作紅字沖沖銷憑證將將錯(cuò)誤憑證證沖銷后，，需要再編編制正確的的藍(lán)字憑證證進(jìn)行補(bǔ)充充。通過(guò)紅字沖沖銷法增加加的憑證，，應(yīng)視同正正常憑證進(jìn)進(jìn)行保存和和管理。沖銷憑證必必須是已記記賬憑證43憑證管理——填制憑證（（沖銷憑證證）要填制一張張紅字憑證證，因此仍仍在“填制憑證”菜單中操作作生成一張新的紅字憑證，與自己填制的憑證一樣，需要審核、出納簽字并記賬442.取消記賬如果由于某某種原因，，事后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)本月已記記賬的憑證證有錯(cuò)誤且且必須在本本月進(jìn)行修修改，利用用“恢復(fù)記賬前前狀態(tài)”功能，將本本月已記賬賬的憑證恢恢復(fù)到未記記賬狀態(tài)，，進(jìn)行修改改、審核后后再進(jìn)行記記賬。如果選擇的的是恢復(fù)至至本月月初初，需要輸輸入會(huì)計(jì)主主管的口令令，系統(tǒng)才才開始進(jìn)行行恢復(fù)工作作。對(duì)于已結(jié)賬賬的月份，，不能恢復(fù)復(fù)記賬前狀狀態(tài)。如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢恢復(fù)記賬前前狀態(tài)功能能。45憑證管理——憑證記賬（（激活“恢復(fù)記賬前前”狀態(tài)）在“期末-對(duì)賬”狀態(tài)下按“CTRL+H”鍵按CTRL+H鍵確定后退出出“對(duì)賬”，在“憑證”下找到“恢復(fù)記賬前前狀態(tài)”按鈕46憑證管理——憑證記賬（（取消記賬賬）147憑證管理——填制憑證（（修改憑證證）取消審核只只能由原審審核人取消消，仍然在在“審核”菜單中取消消審核，步步驟與“審核”一樣。取消出納簽簽字只能由由出納取消消，在“憑證-出納簽字”里取消，步步驟同“簽字”一樣。已經(jīng)取消審審核和簽字字的憑證可可以完成無(wú)無(wú)痕跡修改改，在“填制憑證”里完成。修修改后的憑憑證再次審審核和出納納簽字后，，方可記賬賬。48若已采用制制單序時(shí)控控制，則在在修改制單單日期時(shí)，，不能在上上一張憑證證的制單日日期之前。。若已選擇不不允許修改改或作廢他他人填制的的憑證權(quán)限限控制，則則不能修改改或作廢他他人填制的的憑證。如果涉及銀銀行科目的的分錄已錄錄入支票信信息，并對(duì)對(duì)該支票做做過(guò)報(bào)銷處處理，修改改操作將不不影響“支票登記簿簿”中的內(nèi)容。。外部系統(tǒng)傳傳遞來(lái)的憑憑證不能在在總賬系統(tǒng)統(tǒng)中修改，，只能在生生成該憑證證的系統(tǒng)中中進(jìn)行修改改。注意49例題（26）資料:將付款憑證證0002號(hào)金額修改改成為580504.作廢及刪除除憑證日常操作過(guò)過(guò)程，若遇遇到非法憑憑證需要作作廢時(shí)，可可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這這些憑證作作廢。作廢憑證后后整理憑證證即可刪除除該憑證。。51憑證管理——填制憑證（（刪除憑證證——作廢憑證））作廢付款憑憑證0002號(hào)盡可能模糊糊篩選52作廢憑證不不能修改，，不能審核核。作廢憑證仍仍保留憑證證內(nèi)容及編編號(hào)，只顯顯示“作廢”字樣在記賬時(shí)，，已作廢的的憑證參與與記賬，但但不對(duì)作廢廢憑證作數(shù)數(shù)據(jù)處理。。賬簿查詢?cè)儠r(shí)，找不不到作廢憑憑證的數(shù)據(jù)據(jù)。只能對(duì)未記記賬的憑證證作憑證整整理。已記記賬憑證作作憑證整理理，應(yīng)先取取消記賬，，再作憑證證整理。注意53憑證管理——填制憑證（（刪除憑證證——整理憑證））雙擊原來(lái)的付0003號(hào)變成0002號(hào)謝謝12月-2202:38:4602:3802:3812月-2212月-2202:3802:3802:38:4612月月-2212月月-2202:38:462022/12/312:38:469、靜夜四無(wú)鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。02:38:4602:38:4602:3812/31/20222:38:46AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2202:38:4602:38Dec-2231-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。02:38:4602:38:4602:38Saturday,December31,202213、乍見翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問(wèn)年。。。12月-2212月-2202:38:4602:38:46December31,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國(guó)見見青山。。。31十十二月20222:38:46上上午02:38:4612月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月222:38上午午12月-2202:38December31,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/312:38:4602:38:4631December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時(shí)時(shí)，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。2:38:46上午午2:38上午午02:38:4612月-229、沒有失失敗，只只有暫時(shí)時(shí)停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。02:38:4602:38:4602:3812/31/20222:38:46AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2202:38:4602:38Dec-2231-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對(duì)對(duì)圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無(wú)無(wú)限限完完美美。。。。02:38:4602:38:4602:38Saturday,December31,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2202:38:4602:38:46December31,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。31十二月月20222:38:46上午02:38:4612月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月222:38上上午午12月月-2202:38December31,202216、少年十五五二十時(shí)，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/3