辦公自動化及

第四章辦公自動化及

Office2003的應用教學重點:1．Word2003的綜合排版。2．Excel中對數(shù)據(jù)的分析處理。3．如何使用PowerPoint2003制作演示文稿。教學要求1.辦公自動化概述。一般了解2.Office中文版的安裝與啟動。 掌握應用3.Word的文字處理與格式編排。 掌握應用4.Word的綜合排版。 掌握應用5.Excel2003。 掌握應用6.PowerPoint2003。 熟悉理解 第四章辦公自動化及Office2003的應用4.1辦公自動化概述及Office2003介紹4.2Word2003文字編輯4.3Word2003的綜合排版4.4Word2003的表格操作4.5Word2003圖片藝術字及圖形的操作4.6Excel電子表格4.7PowerPoint20034.8Office整合應用教學目標：通過對Word2003的講解，使學生能夠熟練掌握Word2003的操作，能夠完成利用Word2003完成對文檔的編輯，排版。教學安排：理論學時：6學時實驗學時：6學時教學內(nèi)容理論學時實驗學時4.2Word2003文字編輯1.0學時1學時4.3Word2003的綜合排版1.0學時1學時4.4Word2003的表格操作1.0學時1學時4.5Word2003圖片藝術字及圖形的操作1.0學時1學時Word2003教學內(nèi)容：理論教學內(nèi)容：4.2Word2003文字編輯4.2.1文檔的輸入4.2.2文檔的保存及保護4.2.3字符格式的編排4.2.4段落格式的編排4.2.7查找與替換4.2.8特殊文字編排4.3Word2003的綜合排版4.3.2頁眉與頁腳的設置4.3.3插入頁碼4.3.4分欄排版4.3.5項目符號與編號4.3.6頁面設置與打印4.4Word2003的表格操作4.4.1創(chuàng)建表格4.4.2內(nèi)容的輸入4.4.3編輯表格4.4.4表格中數(shù)據(jù)的排序與計算4.5Word2003圖片藝術字及圖形的操作4.5.1圖片的插入4.5.2藝術字的插入4.5.3自選圖形實驗教學內(nèi)容詳見實習指導書4.1辦公自動化概述及Office2003介紹辦公自動化(簡稱為OA--OfficeAutomation)，是一個不斷成長的概念，是利用先進的科學技術(主要是計算機技術)，使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設備中，由辦公室人員與設備共同構成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)；其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術資源與信息資源，提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，以取得更好的效果。因此，我們?nèi)粘９ぷ鲗W習的所有內(nèi)容都可以歸入OA的處理范圍。OA承載了很多內(nèi)容，廣義上講，對于提高我們?nèi)粘９ぷ鲗W習的軟硬件系統(tǒng)，包括電話，打印機，傳真機，復印機以及辦公自動化軟件都屬于辦公自動化系統(tǒng)。狹義上講，辦公自動化系統(tǒng)就是輔助管理，提高效率以及管理手段的系統(tǒng)在我國，常用的辦公自動化系統(tǒng)軟件有微軟公司出品的MicrosoftOffice軟件以及金山公司出品的WPS軟件4.2Word2003的文字編輯4.2.1文檔的輸入4.2.2文檔的保存及保護4.2.3字符格式的編排4.2.4段落格式的編排4.2.5應用樣式與模版4.2.6批注與修訂4.2.7查找與替換4.2.8特殊文字編排4.2.1文檔的輸入1.普通文本的輸入啟動Word時隱含建立一個名稱為“文檔1”的空白文檔，在編輯區(qū)中我們會看到一個垂直閃爍的光標。這個光標就是插入點，輸入的字符總是放在插入點的位置上。輸入的過程中，當文字碰到右邊界時，插入電會自動折回倒下一行行首，一個自然段輸入完成后按一下回車鍵，即一個段落。如果需要顯示段落標記（回車換行符）可以選擇【視圖】菜單中的【顯示段落標記】命令。2.特殊符符號的輸入入在輸入文檔檔的過程當當中常會遇遇到一些特特殊的符號號，若使用用鍵盤無法法顯示，我我們可以點點擊【插入入】菜單，，選擇【符符號】/【【特殊符號號】命令來來選擇相應應的符號。。如圖4.1所示。。。同時我們還還要注意一一些快捷鍵鍵的使用：：組合鍵Ctrl＋Space：中英文文切換。組合鍵Ctrl＋Shift：中文文輸入發(fā)之之間的切換換。組合鍵Shift＋＋Space：全/半腳之間間的切換3.日期的的輸入在Word中可以直直接插入系系統(tǒng)的當前前日期和時時間，操作作步驟如下下：①選擇插入入點即將光光標定為在在要插入的的位置。②單擊【插插入】菜單單，選擇【【日期和時時間】命令令，彈出如如圖4.2所示對話話框。③在彈出的的對話框中中，先選擇擇語言為中中國，然后后在“可用用格式”列列表中選擇擇需要的格格式，單擊確定按按鈕。④若要插入入當前時間間。選中““自動更新新”選項。。4.2.2文檔的保保存及保護護1.文檔的的保存在文檔的編編輯當中我我們要特別別注意邊編編輯邊保存存，以免遇遇到停電或或死機等現(xiàn)現(xiàn)象使我們們的工作付付諸流水。。保存文檔檔有以下幾幾種情況：：A．新文檔檔和換名文文檔的保存存B．舊文檔檔的保存C．定時保保存4.2.2文檔的保保存及保護護2.文檔的的保護保護文檔主主要時為了了防止他人人未經(jīng)允許許打開或修修改文檔。。為文檔假假設密碼步步驟如下：：首先點擊擊【工具】】菜單，選選擇【選項項】命令，，在彈出的的選項卡中中選中“安安全性”標標簽，在這這里面可以以設置打開開文件以及及修改文件件的密碼，，密碼以““*”顯示示。若忘記記密碼則無無法進行操操作。在這這例還可以以設置其他他隱私選項項。如圖4.5所示示。4.2.3字符格式式的編排1.文本的的選定就像對文件件或文件夾夾要進行復復制、剪切切等操作之之前要先選選中文件夾夾一樣，對對文本進行行編排之前前也要先選選中要編排排的對象。。從要選中中文本的起起始點按下下鼠標左鍵鍵拖動至文文本終點即即可選中，，選中的文文本將以黑黑底白字的的這種反白白形式出現(xiàn)現(xiàn)。在Word中有幾種種常用的選選定文本的的方法，首首先將鼠標標移到文檔檔左側的空空白處：點擊一下，，選定一行行文字。點擊兩下，，選定一段段文字。點擊三下，，選中整篇篇文檔。4.2.3字符格式式的編排2.視圖在講解字符符格式編排排之前，我我們先來看看一下在Word中中的幾種視視圖顯示方方式：A．普通視視圖：是輸輸入、編輯輯文本的標標準視圖，，重點是文文字，簡化化了頁面的的版面。B．Web版式視圖圖：在創(chuàng)建建網(wǎng)頁或瀏瀏覽的文檔檔不用自然然紙張時，，使用Web版式視視圖C．頁面視視圖：精確確的顯示文文本、圖形形及其他元元素在最終終的打印文文檔中的情情形。D．大綱視視圖：在大大綱試圖中中能夠很清清晰的看到到文檔的結結構。E．閱讀版版式：Word2003新增增功能，目目的是為了了便于文檔檔的閱讀和和評論。要使用這五五種視圖當當中的一種種可以點擊擊【視圖】】菜單，選選擇相應的的視圖，也也可以點擊擊編輯區(qū)左左下角的按按鈕來選擇擇視圖。如如圖4.6所示。4.2.3字符格式式的編排3.字符格格式的編排排A．設置字字體、顏色色、字形和和大小1)使用格格式欄中的的按鈕設置置，參看圖圖4.7。。2)使用菜菜單設置。。單擊【格式式】菜單，，選擇【字字體】菜單單項，系統(tǒng)統(tǒng)會彈出字字體對話框框，參看圖圖4.8。。在對話框框中選擇““字體”標標簽，在字字體標簽中中單擊“中中文字體””或“英文文字體”下下拉按鈕，，打開下拉拉式列表框框，再選擇擇其中的某某種字體，，然后單擊擊“確定””按鈕B．突出顯顯示文字4.2.4段落格式式的編排1．段落對對齊方式段落的對齊齊方式分為為“水平對對齊”和““垂直對齊齊”兩種。。段落的“水水平對齊””方式又分分為5種：：左對齊：使所選段段落所有行行以頁面左左側為基準準對齊。右對齊：使所選段段落所有行行以頁面右右側為基準準對齊。居中：使所選段段落所有行行以頁面中中心為基準準對齊。兩端對齊：使所選段段落除最后后一行外，，其他行的的左右兩兩端分分別以文檔檔的左右邊邊界向兩兩端靠齊。。分散對齊：使所選段段落所有行行的左右兩兩端分別以以文檔的左左右邊界向向兩端靠齊齊，均勻分分布。4.2.4段落格式式的編排2．段落的的縮進段落的縮進進方式分為為四種：左縮進：段落左側側與頁面左左邊的距離離。右縮進：段落右側側與頁面右右側的距離離。首行縮進：段落的第第一行由左左縮進位置置起向內(nèi)縮縮進的距離離。懸掛縮進：段落除第第一行以外外的行由左左縮進位置置起向內(nèi)縮縮進的距離離。我們可以通通過如圖4.9所示示的段落對對話框精確確的設置所所選段落的的縮進方式式和距離。。在“特殊殊格式”下下拉列表框框中選擇““首行縮進進”和“懸懸掛縮進””。另外我我們還可以以通過標尺尺來設置縮縮進4.2.4段落格式式的編排3．段落間間距與行間間距（參看看圖4.9）“段落”對對話框不僅僅可以設置置所選段落落與上一段段之間的距距離（段前前間距）以以及該段與與下一段落落之間的距距離（段后后間距），，而且還能能讓用戶控控制行距(兩行之間間的間距)。共有六六個選項供供用戶選擇擇：◆單倍行距距◆◆1．5倍行行距◆2倍行距距◆◆最小值值：◆固定值◆◆多倍倍行距：4.2.5應用樣式式與模版樣式與模板板是Word中非常常重要的內(nèi)內(nèi)容，熟練練掌握使用用這兩個工工具可以簡簡化對格式式的操作，，提高排版版的質(zhì)量和和速度。什么是樣式式？樣式就是應應用于文檔檔中的文本本、表格和列表的一一套格式特特征，它能能迅速改變變文檔的外外觀。當應應用樣式時時，可以在在一個簡單單的任務中中應用一組組格式什么是模板板？模板是一種種預先設定定好的特殊殊文檔，能能夠提供多多個不同的的樣式。對對于某些格格式相同的的文檔的排排版、錄入入等工作，，模板是不不可缺少的的工具。在在Word中模板文文件的擴展展名為：““.dot”。Word為許許多常用的的文檔類型型提供了模模板，有信信函、傳真真、網(wǎng)頁等等。4.2.6批注與修修訂什么是批注注？批注是作者者或?qū)忛喺哒邽槲臋n添添加的注釋釋性信息。。我們在日日常的學習習工作生活活中閱讀書書報時，常常常會在書書報上做一一些記號注注釋等，或或用彩色筆筆、或用便便簽紙。在在Word當中“批批注”就取取代了上述述的工具。。什么時修訂訂？修訂是顯示示文檔中所所做的諸如如刪除、插插入或其他他編輯修改改的位置標標記。修訂訂的好處是是作者可以以很直觀的的查看到審審閱者的修修改意見，，并根據(jù)需需要選擇接接受或拒絕絕修改意見見。4.2.6批注與修修訂1．插入文文字批注選擇要插入入批注的文文字然后點點擊【插入入】菜單，，選擇【批批注】命令令，或點擊擊工具欄上上的【插入入批注】按按鈕。審閱閱窗口就會會出現(xiàn)在窗窗口底部，，我們就可可以鍵入批批注內(nèi)容。。加批注的的文字使用用一對紅色色的括號括括起來的，，批注內(nèi)容容顯示在空空白的頁面面邊上4.2.6批注與修修訂2．修訂當審閱者對對文章進行行修改后，，作者就需需要知道，，他在什么么位置，什什么時間做做了什么樣樣的修改。。從而決定定要不要接接受修改。。我們進行如如下操作來來跟蹤編輯輯過程中的的修改。點點擊審閱工工具欄上的的修訂按鈕鈕，然后對對文檔進行行修改，那那么，Word就會會記錄下所所做的修改改。4.2.7查找與替替換1．查找利用查找功功能可以方方便迅速的的在文檔中中找到指定定的字符串串。點擊【【編輯】菜菜單，選擇擇【查找】】命令4.2.7查找與替替換點擊查找對對話框的““高級”按按鈕，會有有更多的查查找功能的的選項：區(qū)分大小寫寫：選中這這一項可以以確保使用用查找功能能找到的字字母與鍵入入的字母大大小寫情況況一致。全字匹配：：它把搜索索字符作為為一個完整整的詞，加加入搜索的的字符有可可能作為其其他單詞的的一部分而而被找到，，此選項就就非常重要要。使用通配符符：通過插插入星號來來表示不確確定的查找找內(nèi)容。如如：輸入““計*”就就會找到所所有以“計計”開頭的的字符串，，“計算””、“計算算機”、““計算中心心”等。格式：如果果查找的內(nèi)內(nèi)容帶有格格式，那么么用戶除了了在“查找找內(nèi)容”框框中輸入文文字以外，，還要設定定格式。比比如：我們們要查找字字體是黑體體，字符顏顏色是紅色色并帶有下下劃線的詞詞“計算機機”，則用用戶就要在在“查找內(nèi)內(nèi)容”框中中輸入“計計算機”；；點擊“格格式”按鈕鈕，選擇““字體”命命令來設置置2．替換“替換”是是在“查找找”的基礎礎上進行的的，可以將將“查找””和“替換換”同時進進行。點擊擊【編輯】】菜單，選選擇【替換換】命令。?？梢栽诓檎艺覂?nèi)容中輸輸入要查找找的文本如如“星星””，然后在在“替換為為”文本框框中輸入要要替換的文文本如“月月亮”，最最后根據(jù)情情況選擇一一次替換還還是全部替替換?！案吒呒墶敝械牡膬?nèi)容與““查找”對對話框中的的類似。4.2.8特殊文字字編排1.文字豎豎排版2.給中文文加拼音3.首字下下沉4.3Word2003的綜合排排版4.3.1邊框和底底紋4.3.2頁眉與頁頁腳的設置置4.3.3插入頁頁碼4.3.4分欄排版版4.3.5項目符號號與編號4.3.6頁面設置置與打印4.3.7Word2003高級功功能4.3.1邊框和底底紋邊框、底紋紋能增加對對文檔不同同部分的興興趣和注意意程度。可以把邊框框加到頁面面、文本、、表格和表格的單元格、圖形對象象、圖片和和Web框框架中?？梢詾闉槎温浜臀奈谋咎砑拥椎准y1．添加文文字邊框可以為一段段文字添加加邊框使其其更突出，，以區(qū)別于于其他文字字。點擊【格式式】菜單，，選擇【邊邊框和底紋紋】按鈕，，彈出如圖圖4.21所示的對對話框，選選擇“邊框框”標簽。。2．給頁面面添加邊框框要添加頁面面邊框，點點擊【格式式】菜單，，選擇【頁頁面與邊框框】命令。。在彈出的的對話框中中選擇“頁頁面邊框””標簽3．給文字字添加底紋紋添加底紋只只可以對文文字添加，，不能對段段落或整篇篇文檔添加加。打開““邊框和底底紋”對話話框后，選選擇“底紋紋”標簽。。在相應的的選項中選選擇底紋的的顏色，樣樣式以及應應用的范圍圍。最后在在預覽區(qū)可可以看見效效果。4.3.2頁眉與頁頁腳的設置置頁眉和頁腳腳是文檔中中每個頁面面頁邊距的頂部和底底部區(qū)域。。在頁眉和和頁腳中含含有在頁的的頂部和底底部重復出出現(xiàn)的信息息?？梢栽谠陧撁己晚擁撃_中插入入文本或圖圖形，例如如，頁碼、、日期、公公司徽標、、文檔標題題、文件名名或作者名名等，這些些信息通常常打印在文文檔中每頁頁的頂部或或底部。通通過單擊【【視圖】菜菜單中的【【頁眉和頁頁腳】，可可以在頁眉眉和頁腳區(qū)區(qū)域中進行行處理。注注意：只有有在頁面視視圖下才可可以看到頁頁眉與頁腳腳，在其他他視圖下無無法看到。4.3.2頁眉與頁頁腳的設置置1．創(chuàng)建頁頁眉與頁腳腳要創(chuàng)建頁眉眉與頁腳，，可以點擊擊【視圖】】菜單，選選擇【頁眉眉與頁腳】】，Word頁面會會自動出現(xiàn)現(xiàn)如下情況況，如圖4.25所所示?！绊擁撁寂c頁腳腳”工具欄欄也會同時時出現(xiàn)。2．修改頁頁眉線通常情況下下，在頁眉眉底部會出出現(xiàn)一條頁頁眉線，若若想更改頁頁眉線，可可以先打開開頁眉與頁頁腳，然后后打開【格格式】菜單單中的【邊邊框和底紋紋】對話框框。在“邊邊框”標簽簽中，“應應用范圍””選擇段落落。選擇““無”型，，則去除頁頁眉線，在在“線形””列表框中中可以選擇擇線形。4.3.3插入頁頁碼在Word2003中提供了了專門插入入頁碼的命命令。點擊擊【插入】】菜單，選選擇【頁碼碼】命令，，打開“頁頁碼對話框框”如圖4.27所所示。在““位置”和和“對齊齊方式”中中可以分別別設置頁碼碼的位置和和對齊方式式。點擊““格式”按按鈕，彈出出如圖4.28所示示的對話框框，在這里里可以設置置頁碼的格格式。4.3.4分欄排版版分欄排版就就是將文字字分成幾欄欄排列，常常見于報紙紙、雜志的的排版。選選擇需要分分欄排版的的文字，若若不選擇文文字，則系系統(tǒng)默認對對整篇文檔檔進行分欄欄排版。然然后點擊【【格式】菜菜單，選擇擇【分欄排排版】命令令，彈出如如圖4.29所示對對話框。在在對話框中中可以分別別設置欄數(shù)數(shù)，每一欄欄的寬度，，欄和欄的的間距。還還可以在欄欄與欄之間間加上分隔隔線。若要要撤銷分欄欄，選擇一一欄即可。。分欄排版版只有在頁頁面視圖下下才能夠顯顯示出來。。注意，在在對一段文文字進行分分欄排版的的時候，先先選中這段段文字，在在選擇這段段文字時，，它后面的的那個段落落標記選擇擇與否會影影響到分欄欄的效果。。選上該段段落標記，，則在分欄欄排版時，，文字會先先排滿第一一欄才開始始排第二欄欄，以此類類推。若不不選則該段段落標記，，則會在各各欄平均排排列文字。。4.3.4分欄排版版4.3.5項目符號號與編號對于一些并并排的內(nèi)容容相關的文文字，比如如一個操作作的操作步步驟，一個個問答題的的幾個要點點，用戶可可以使用任任何喜歡的的方式對編編號和項目目符號列表表進行格式式化操作。。首先選中中要添加項項目符號或或編號的文文字，然后后點擊【格格式】菜單單，選擇【【項目符號號】和編號號命令。彈彈出如圖4.31所所示對話框框。在這隔隔對話框中中，有四個個選項卡，，其中三隔隔對應于三三類常用的的列表：項項目符號、、編號和多多級符號。。選擇適合合的項目符符號或編號號即可。4.3.5項目符號號與編號4.3.6頁面設置置與打印用戶除了對對文字和段段落進行設設置以外，，有時還需需要對頁面面進行設置置，比如：：紙張的大大小，頁邊邊距的大小小，頁眉頁頁腳的位置置等，這時時就是對頁頁面的設置置。1．頁面設設置2．打印文文檔用戶將文檔檔排好版后后就可以打打印了。在在打印前可可以先看一一下打印的的效果，點點擊工具欄欄上的“打打印預覽””按鈕就可可以看到打打印效果的的示意圖。。如果滿意意就可以點點擊工具欄欄上的打印印按鈕直接接打印。若若要進行詳詳細設置，，點【文件件】菜單，，選擇【打打印】命令令進行詳細細的設置。4.3.7Word2003高級功功能1．拼寫和和語法檢查查2．字數(shù)統(tǒng)統(tǒng)計表格的制作作與編排創(chuàng)建表編輯表表數(shù)據(jù)計算與與排序表格格式化化Word2003應用菜單命令表格的制作與編排創(chuàng)建表表的建立表格數(shù)據(jù)的的建立直接輸入來自磁盤文文件來自粘貼板板插入/刪除除單元格插入/刪除除當前行或或列組合/拆分分單元格組合/拆分分表格表格的制作與編排方法“表格”菜菜單中的命命令定位編輯表表數(shù)據(jù)的增、、刪、改操操作表格的制作與編排編輯表格數(shù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)計算與與排序表格/公式式或排序命命令定位同文檔編輯輯套用“簡明明1”格式的效果果表格的制作與編排表格格式化化表格/表格格自動套用用格式圖形基礎繪制圖形圖片操作圖文混排技技巧繪圖和圖形處理技技術Word2003應用圖形的表示示方式在Word中圖形的的類型在Word中圖形的的處理方式式圖形基礎繪圖和圖形處理技技術點陣圖是由一個一一個的像素素點組成，，圖中的每每一個像素素點，計算機都必須須分配一定定長度的存存儲空間來來存儲它的的顏色信息息。用畫圖程序制制作的圖形形和掃描儀儀掃描后得得到的圖形形都屬于點點陣圖。矢量圖是由一套繪繪圖規(guī)則所所決定的。。矢量圖文文件記錄的的是這套規(guī)則和描述述圖中每一一