質量管理體系建設項目報告

質量管理體系建設項目報告《工程項目組織與設計》項目組項目經理：項目成員：第一部分工作描述及組織結構設計1.團隊分工序號姓名職務負責工作1楊海斌項目經理項目描述、團隊分工、項目管理組織設計、項目協(xié)調工作2汪挺項目成員擬定項目重大里程碑計劃、分解項目任務結構3張馨媛項目成員確定工作先后關系、估計執(zhí)行時間、編制甘特圖和網絡計劃圖、確定關鍵路徑4冒宇婷陳蕓項目成員進行費用分解和分析、制定人力資源使用計劃5蔣昕潔項目成員分析項目實施過程中的風險和應對措施6王書一何紹良項目成員分析項目實施過程中的信息、沖突、溝通等問題并提出解決方案報告人：第一部分工作描述及組織結構設計2.項目背景分析某研究所在進行科研立項申請和項目實施時，上級機關明確要求加強質量管理。所領導班子審時度勢，于2015年6月20日做出決定，啟動質量管理體系建設，用1年時間，扎扎實實打牢基礎，提高管理水平，并通過GB/T19001--2008認證，更好地為科研生產服務。該項目預算為200萬元。第一部分工作描述及組織結構設計3.項目描述項目名稱質量管理體系建設項目項目目標項目總工期52周，2015年6月20日開始，2016年6月20日結束，項目預算為200萬元。交付物完成質量管理體系建設，并通過GB/T19001--2008認證工作描述項目以及工作信息的錄入、項目網絡計劃的繪制、項目時間計劃的安排、甘特圖計劃的制定、項目執(zhí)行信息的錄入和分析、各種計劃報表的輸出所需資源估計人力、財力、物力的需求預計項目經理審核意見：按要求保質保量完成任務簽名：日期：年月第一部分工作描述及組織結構設計4.項目管理組織結構假設該研究所的主要職能部門有人力資源處、財務處、軍政處、研發(fā)部、采購部、質檢部等。由于質量管理體系建設項目需要研究所各部門的通力合作，為此，研究所領導決定采用項目管理的模式進行管理，委托一位項目經理全權負責該項目的開發(fā)，同時成立質量管理體系建設項目辦公室。該組織結構的特點和項目辦直接歸所長領導，以保證項目的開發(fā)成功，也說明了研究所領導對該項目艱澀的重視程度。項目辦通過橫向的職能機構協(xié)調利用企業(yè)現有資源，各職能部門在項目辦的協(xié)調下相互協(xié)作，使得在項目的建設中各職能部門的作用井井有條。由于矩陣式組織結構形式的特點是將按職能劃分的縱向部門與按照項目劃分的橫向部門結合起來，以構成類似矩陣的管理系統(tǒng)，這與本項目的特點是吻合的，所以為保證項目的順利實施，研究所可以采取強矩陣式組織形式，如下圖所示。第一部分工作描述及組織結構設計4.項目管理組織結構第二部分項目里程碑、工作分解及責任分配報告人：1.項目里程碑項目的里程碑是項目實施過程中，對項目實施進度有重要影響的關鍵事件。它對進度狀態(tài)檢查有重要意義。根據本項目特點，我們確定了里程碑事件。里程碑計劃圖如下：121086432時間任務名稱序號獲得證書4119試運行結束3體系建設階段結束2項目準備階段結束176512015.6.202015.12.202016.4.202016.5.20第二部分項目里程碑、工作分解及責任分配報告人：2.項目工作分解為保證項目結構的完整性，讓相關方了解項目過程，將目標分解到單元便于、人力資源計劃安排、責任分配、費用預算和檢查、控制。以項目范圍和目標為主導，由上而下，由粗到細進行分解。形成樹型結構，直到具體明確。子項目一般要有一定的整體性和獨立性。第二部分項目里程碑、工作分解及責任分配2.責任分配矩陣參與項目各方的責任一般通過責任分析矩陣的形式進行表達，這種表達形式的優(yōu)點是直觀地將項目責任方的責任和權利完整地表達了出來，便于項目各方進行有效的協(xié)調，每項工作都有負責、有協(xié)作。責任分配的依據是項目組織機構及工作分解結構。編號任務名稱項目經理設計組開發(fā)組財務組采購組質檢組市場組110需求分析PFCXXXC120方案設計PFCXXCC121系統(tǒng)設計FCXXCC122功能設計FCXXCC130開發(fā)131項目信息錄入模塊CCFXXCC132項目網絡計劃繪制模塊CCFXXCC133時間計劃安排模塊CCFXXCC134項目甘特圖模塊CCFXXCC135執(zhí)行信息錄入模塊CCFXXCC136報表輸出模塊CCFXXCC140測試141分模塊測試CCFXXXX142集成測試CCFXXXX150試運行151初試運行FCCCCCC152系統(tǒng)完善CCFX

X

CC160驗收PFCXCCC170項目管理FXXXXXX圖例：P-批準

F-負責C-參與第三部分網絡計劃及甘特圖報告人：1.網絡計劃圖第三部分網絡計劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網絡計劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網絡計劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網絡計劃及甘特圖2.甘特圖第四部分人力資源及費用計劃分析1.人力資源需求分析報告人：項目管理辦公室內人員安排（人）

項目經理培訓組訪談組分析評估組認證管理組合計管理人員112228工作人員

235515合計1357723人力資源需求計劃任務編號任務名稱資源名稱工期（日）數量（人）工作量（工時）1任命管理者代表，組建項目團隊

2

2標準培訓培訓組731683組織原有體系調研訪談組752804高層訪談訪談組1455605組織體系現狀分析分析評估組773926質量職能分配項目經理31247體系架構設計分析評估組572808制訂體系文件編制計劃項目經理51409體系文件編制分析評估組217117610文件審核確認項目經理715611全員宣傳貫徹培訓組1203288012內部評審項目經理20116013管理者評審項目經理1018014質量體系試運行項目經理1501120015質量體系改進運行項目經理30124016文檔審核認證管理組10756017外部審核認證管理組807448018獲得證書認證管理組5728019認證后的監(jiān)督項目經理3071680第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析費用估計目標投資額項目內部人力費認證費咨詢費其他費用總費用預留2000000800000400000400000300000900000100000注：預留費用于意外開支和通過認證后運行完善階段開支第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析組名工作量占比費用項目經理228017.10%5.13培訓組304822.86%6.86訪談組8406.30%1.89分析評估組184813.86%4.16認證管理組532039.89%11.97合計13336100.00%30.00第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析項目費用分解表項目費用分解表明細費用（萬元）合計（萬元）項目組內部人工費

10080咨詢費

4040認證費

4040其他費用項目經理7.1830培訓組6.29訪談組1.73分析評估組4.07認證管理組11.71預留費

1010第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析一、項目內部工作人員

100萬二、咨詢費：40萬三、認證費40萬四、各部門其他費用：（一）項目經理：1.文件審批確認：文件培訓3萬2.內部評審：1萬3.管理評審：1萬4.試運行：取證費等1萬5.其他：1.18萬第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析（二）培訓組主要費用構成：1.標準培訓階段：參加人員：公司總負責人、各級管理人員、程序文件編寫人員、項目管理辦公室全體成員（以質量處人員為主）培訓內容：貫標培訓培訓人員：咨詢公司老師（培訓費包括在總價中）費用：固定費用2萬2.全員宣貫：1萬3.其他：3.29萬第四部分人力資源及費用計劃分析2.費用計劃分析（三）訪談組主要費用構成：1.高層訪談：參加人員：訪談組人員、公司各階層工作人員調研內容：根據認證標準中的內容和要求，調研形式：查閱公司業(yè)務文件、采訪公司各部門人員費用:調研差旅費1萬2.其他：0.73萬第五部分項目風險分析和管理報告人：本項目的交付物為質量管理體系的建成以及成功通過GB/T19001--2008認證，風險的分析和規(guī)避直接影響到項目實施的成敗，本項目采用問詢法（頭腦風暴法），主要從以下幾方面分析：1、技術風險：相關文件的錯誤理解、描述上的紕漏2、費用風險：項目總費用的有效控制、各項費用分配的合理性、前期準備費用與慶典接待費用的有效控制3、時間風險：各階段工時的控制、各項活動順序的安排、總體進度的控制、外協(xié)進度的控制（采購延遲、出錯）外審和內審的差別（試運行失敗）4、人員風險：人員能力風險、人員工作安排、人才流失、溝通風險（內外關系、上下級）宣傳風險5、管理風險：核心技術信息泄露、決策失誤、過程控制不嚴、合同管理不當1.風險分析第五部分項目風險分析和管理在以上我們所識別出的風險中，根據相關材料，經項目組成員研究，對五種潛在風險的發(fā)生概率和影響程度進行評價，并針對各種風險提出了應對措施，評估結果和措施如下表所示：2.風險評估與控制第五部分項目風險分析和管理

風險識別風險評估風險應對措施序號來源內容后果可能性嚴重性風險度對策預防責任人1技術相關文件的錯誤理解、描述上的紕漏影響認證的進度中中大及時糾正確保各層人員的理解和各類大小文件的正確性

2費用項目各項費用分配不合理經費不足導致項目延期或擱置中大大預防為主制定費用計劃時需預留一定費用、嚴格控制項目成本

3時間某項活動進度控制不當影響后序活動的進行大大大提高工作效率每項活動留有彈性工作時間

采購延遲、出錯、利益相關方協(xié)助出現問題項目延期中大大及時協(xié)調、預防為主注重溝通

試運行失敗項目延期中大大預防為主試運行留有充分的時間

4人員人員能力不足、安排不當項目進度和質量受影響，資源浪費大中大預防為主合理配備和考察人才

人才流失、員工觀念不良工作效率低下、工期延遲或失敗中大大預防為主、加強培訓采用積極的激勵制度、加強員工培訓

5管理決策失誤、過程控制不嚴項目延期或失敗中大大預防為主加強管理，不斷地反饋

信息泄露、合同管理不當項目失敗中大大預防為主與外部相關機制的合同制定詳細完整，確保本項目的利益

第五部分項目風險分析和管理項目組已對可能出現的風險進行了識別和分析，但是仍須在風險事件發(fā)生時跟蹤識別風險，并識別剩余風險和新出現的風險，修改風險管理計劃，保證風險計劃的實施，并實現項目風險管理的良性循環(huán)過程。風險監(jiān)控的目的：監(jiān)事風險的狀況、檢查對策是否有效、不斷識別新的風險并制定對策本項目可采用的風險監(jiān)控方法：風險審計和偏差分析1、風險審計：專人檢查監(jiān)督機制的正常運行、定期審核風險2、偏差分析：實際活動時間和成本與原計劃作比較、實際達到指標與目標指標比較3.風險監(jiān)控第六部分項目溝通管理報告人：本項目中，我們認為：對于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。本項目成功的三個主要因素分別為：研究所員工的積極參與，明確的需求表達，研究所管理層的大力支持。而這三要素全部都依賴于良好的溝通技巧。

溝通管理的目標是及時并適當地創(chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理質量體系建設項目項目的信息，標準的項目溝通包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾共四個過程。

項目溝通管理的主體是項目中對項目的發(fā)展和結果產生影響的人（即項目干系人）以及各種項目信息。項目干系人：領導層（所長）管理層（項目經理）項目小組成員全體員工認證機構培訓講師質量專家等第六部分項目溝通管理1.溝通計劃編制在項目溝通過程當中，項目經理責無旁貸地成為信息傳輸的中心和中轉站，需要項目管理者具有優(yōu)秀的領導能力、良好的溝通能力和人際交往能力以及處理和解決問題的能力。溝通計劃具體地說應明確一下內容：工作匯報方式（方式/時間）文件保存方式（讀寫權限/位置）聯(lián)系方式統(tǒng)一項目文件格式“溝通計劃”維護人第六部分項目溝通管理1.溝通計劃編制1.1工作匯報方式項目組每周對項目經理通過EMAIL發(fā)送周報，項目經理與部門經理溝通后完成項目周報。每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議，項目經理對領導層通過EMAIL發(fā)送項目雙周報告。每月進行一次領導層參與的項目報告會議，主要由項目經理負責匯報項目在進度、成本、質量等方面的情況，對關鍵的事項得到高層的支持和批準。緊急匯報通過電話或緊急會議及時溝通。第六部分項目溝通管理1.溝通計劃編制1.2文件保存方式首先在研究所服務器里劃分專門的存儲空間保存信息，信息讀寫分為不同的權限。明確劃分重要信件儲存區(qū)域、會議記錄儲存區(qū)域、工作報告儲存區(qū)域、質量體系文件儲存區(qū)域、輔助文檔等的存放位置，及相應的讀寫權力。1.3聯(lián)系方式研究所提供了內部電話和集成在郵件系統(tǒng)中的黃頁，可以很方便地找到項目相關人員的郵件和電話，并在特殊人員做上了標注。第六部分項目溝通管理1.溝通計劃編制1.4項目文件方式制訂本項目統(tǒng)一的文件模板，并提供編寫指南。按照系統(tǒng)要求，為項目管理中的各種任務制定了相關的模板，基本沿用了本所原有的標準化格式,在使用時大家都采用統(tǒng)一的格式。按照研究所規(guī)定的文件命名方式來命名電子文檔。作為項目的必要過程資產，各類電子文檔都被要求按照一定的格式命名，標準格式為日期_作者ID_主題。第六部分項目溝通管理2.信息傳遞2.1宣傳教育，組織培訓對領導層、管理層和全體員工進行教育和培訓，同時鼓勵各個部門和每個員工在質量管理體系實施中不斷提出改進建議。另外，對內審員的培訓還應該參加國家專門機構組織的培訓班,取得內審員證書。建立質量管理體系,必須全員統(tǒng)一思想認識,認真學習理解體系的標準。2.2建立溝通反饋機制溝通是雙向的，為了保證信息被接收者接收到，所有的溝通方式，必須有回饋機制。凡是電子郵件進行溝通方式，接收者在收到后要做回應，簡單回復“已收到、OK”等，電話溝通方式，接收者收到信息，也要回應信息已經接收到。為了保證接收者的正確理解，要求接收者進行理解后進行細化并進行回復表達，這種表達卻是在確認自己理解了的同時去轉敘或者執(zhí)行的結果，而不是復述。

第六部分項目溝通管理3.項目實施情況報告3.1定期報告某一特定的時間內將所完成的工作量向上級匯報。主要涉及項目成員周進展報告和項目雙周報，前者由項目組成員上報項目經理，后者是對前者的總結，由項目經理上報于所長。項目報告的