電子文件歸檔與管理規(guī)范培訓(xùn)內(nèi)容

電子文件歸檔與管理規(guī)范培訓(xùn)檔案館2010.5主要內(nèi)容：一、電子文件的定義二、電子文件的基本特征三、電子文件的作用四、電子文件的種類五、電子文件的收集和積累要求六、電子文件的登記要求七、電子文件的登記八、電子文件歸移交前的鑒定九、電子文件的利用十、如何檔案信息網(wǎng)上查閱一、電子文件的定義：指在計(jì)算機(jī)中生成的，以數(shù)碼形式和一定的格式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備識(shí)別、閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（也就是存儲(chǔ)于電子存儲(chǔ)載體上的文件）還可以包括聲音、影像等多種形式。但是，除了檔案范疇內(nèi)的電子文件外，還有其他電子信息，如電子圖書、電子雜志、電子消息等，設(shè)置計(jì)算機(jī)病毒、亂碼等，像這樣一些電子文件就不屬于檔案意義上的電子文件范疇。與紙質(zhì)文件相比，電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)有依賴性，內(nèi)容容易修改，對(duì)信息的存儲(chǔ)量大，易于快速遠(yuǎn)距離傳播信息，共享性強(qiáng)，但是安全性差。所以在收集、歸檔時(shí)應(yīng)嚴(yán)格檢查，以防重要內(nèi)容不全或丟失。二、電子文件的基本特征：

三、電子文件的作用：（1）使用電子文件可以改變辦公方式和提高辦公效率。（2）使用電子文件有利于文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。（3）電子文件能集成多元化信息。（4）電子文件可被快速檢索、全文檢索和遠(yuǎn)程檢索。（5）電子文件可實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。（6）有助于組建綜合信息系統(tǒng)。四、文件的種類對(duì)于電子文件可以從不同的角度進(jìn)行分類。主要有五種：按存儲(chǔ)載體分類、按文件內(nèi)容進(jìn)行分類、按文件產(chǎn)生的環(huán)境分類、按文件的屬性分類、按文件的生成方式分類。下面我們主要說(shuō)一下以后我們經(jīng)常用的幾類：

(a)按存儲(chǔ)載體分類：可分為磁盤文件、磁材文件、光盤文件。磁盤文件又可分為軟盤文件和硬盤文件。(b)按文件的屬性分類：可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件、壓縮文件等。（一）收集的內(nèi)容有哪些？各單位在辦理項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，須再交一套電子檔案，主要包括兩部分：工程開工前的原址、原貌、原重要紀(jì)念物的照片和錄像；工程開工、竣工儀式形成的各種照片、錄像；工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗(yàn)收的照片、錄像；地基以及基礎(chǔ)錄像；管道及設(shè)備安裝工程的管溝類型。期間召開的各項(xiàng)會(huì)議的文本內(nèi)容和錄音、錄像。所有圖紙還要掃描為電子版移交，圖紙上必須蓋有竣工章。五、電子文件的收集和積累的基本要求（二）收集的基本要求有哪些？(a)移交的電子文件不能被隨意改動(dòng)。(b)對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件、用視頻或多媒體設(shè)備獲得的電子文件、用超媒體鏈接技術(shù)制作的電子文件、用音頻設(shè)備獲得的聲音文件收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、處理工具、軟件和硬件環(huán)境等。(c)對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)連同專用軟件一并收集。

六、電子文件的登記要求（1）電子文件的規(guī)范性規(guī)范性是指電子文件在其生成、處理過程中應(yīng)當(dāng)遵守的程序規(guī)則、格式和必須加具的標(biāo)識(shí)。這主要通過建立和執(zhí)行嚴(yán)格的登記制度來(lái)保障，登記的內(nèi)容包括四個(gè)方面：各類責(zé)任者，如電子文件的起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等；各類操作者，如打字員、發(fā)文人、收文人、存儲(chǔ)管理人等；各類責(zé)任憑證信息，如批示、簽名、印章、代碼等；電子文件傳遞時(shí)的其他標(biāo)識(shí)。（2）電子文件的真實(shí)性（3）電子文件的完整性（4）電子文件的有效性（5）電子文件的安全性七、電子文件的登記要逐份登記《電子文件登記、檢驗(yàn)表》和電子文件說(shuō)明標(biāo)簽，并將打印成電子表格，與電子文件一起保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)移交檔案館。電子文件登記、檢驗(yàn)表文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號(hào)通訊地址電話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)等）是指電腦主機(jī)里面的CPU,內(nèi)存,顯卡等硬件的配置軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)多指操作系統(tǒng)，比如windows、linux、unix等等數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)文字處理工具瀏覽器壓縮或解密軟件文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符圖形、音頻視頻文件格式文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：□一件一盤□多件一盤□一件多盤□多件多盤電子文件的檢驗(yàn)檢驗(yàn)項(xiàng)目載體外觀檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：病毒檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：真實(shí)性檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：完整性檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：有效性檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn)移交人員簽字：檢驗(yàn)人員簽字：制表審核填表人簽名年月日單位領(lǐng)導(dǎo)審核意見：年月日檔案館審核人簽名年月日標(biāo)簽的制作（存放位置）：題名一煉鋼板坯連軋機(jī)引錠桿存放裝置保管期限長(zhǎng)期（光盤內(nèi)容如果是基建就是永久，設(shè)備是長(zhǎng)期）編制單位一煉鋼（誰(shuí)刻制的就是誰(shuí)）存入日期20100506密級(jí)秘密檔案號(hào)1.1（由檔案館提供）備注歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一同歸檔。移交的電子文件如果不符合規(guī)范，檔案館沒有驗(yàn)收通過，將退回原單位重新收集、刻錄，該項(xiàng)目不予驗(yàn)收通過。

電子文件在移交時(shí)要填寫交接清單

科技檔案（電子文件）移交目錄檔案號(hào)圖號(hào)名稱份數(shù)/張數(shù)編制單位編制年月密級(jí)保管期限備注移交人：接收人：九、電子文件的利用

封存的載體一般不外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位和個(gè)人不能擅自復(fù)制電子文件；使用拷貝件提供利用；遵守保密制度，保密措施可靠；不超越規(guī)定的查閱權(quán)限十、如何在檔案信息網(wǎng)上查閱檔案

請(qǐng)按以下步驟進(jìn)入：

酒鋼內(nèi)網(wǎng)→酒鋼檔案信息網(wǎng)（在酒鋼內(nèi)網(wǎng)上《酒鋼黨建》一行最右側(cè)）→檔案查詢→用戶名（）密碼（）

→點(diǎn)擊左邊檔案庫(kù)即可進(jìn)行查詢結(jié)束！希望大家多提意見！檔案館梁榆紅TEL：6717843注：文本框可根據(jù)需求改變顏色、移動(dòng)位置；文字可編輯POWERPOINT模板適用于簡(jiǎn)約清新及相關(guān)類別演示1234點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本目錄點(diǎn)擊添加標(biāo)題點(diǎn)擊添加標(biāo)題點(diǎn)擊添加標(biāo)題點(diǎn)擊添加標(biāo)題點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加標(biāo)題點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會(huì)議基調(diào)年會(huì)