時(shí)間管理培訓(xùn)教材(PPT頁(yè))

時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念和誤區(qū)

二、時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則

……目標(biāo)原則

……20/80原則

……四象限原則

……有序原則

……對(duì)象原則

三、時(shí)間管理的方法和技巧

……了解自己使用時(shí)間的方式和狀況

……做好工作計(jì)劃

……縮短別人干擾的時(shí)間

課程內(nèi)容四、制定SMART的工作目標(biāo)

五、時(shí)間管理系統(tǒng)……不要拖延

……第一次就把事情做好

……時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性培訓(xùn)的目標(biāo)1了解時(shí)間管理的意義2知道如何控制時(shí)間漏洞3提升價(jià)值鑒別能力4掌握提高時(shí)間效率的技能5掌握常見(jiàn)時(shí)間管理工具的使用方法第一部分時(shí)間管理的概念和誤區(qū)

一算算我們的時(shí)間

二時(shí)間的特點(diǎn)三時(shí)間的誤區(qū)四時(shí)間管理意義抱怨很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問(wèn)題。其實(shí)沒(méi)有所謂“時(shí)間太多”或“時(shí)間不夠”的情形存在。一天就是二十四小時(shí)，不多也不少。不管你是誰(shuí)，都是一樣的。所謂時(shí)間及少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已。時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺(jué)告訴他們值得去做的事情?！澳軌蜃觥焙汀氨緛?lái)可以做”基本上并沒(méi)有多大的差別存在。

1、算算我們的時(shí)間每天24小時(shí)，均分配;工作8小時(shí)、休息8小、其他8小時(shí)。2、算算用于提升、學(xué)習(xí)的時(shí)間是多少？3、真正做有意義事件的時(shí)間有多少？有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：睡覺(jué)：21年工作：14年個(gè)人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年開(kāi)會(huì)：3年打電話(huà)：2年找東西：1年其它：3年

一、下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？時(shí)間管理不是什么?時(shí)間本身不是問(wèn)題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間按管理的問(wèn)題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,令自己更富實(shí)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃一、時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。（2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。（3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴(lài)于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。（4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。時(shí)間的特性？2誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃

A、造成的原因：1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。3、時(shí)間管理的誤區(qū)1、目標(biāo)不明確2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類(lèi)的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則B、由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：

組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)

誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)

1、沒(méi)有明確的分工2、沒(méi)明確的授權(quán)3、沒(méi)有綜合協(xié)調(diào)4、沒(méi)有及時(shí)必要的溝通、反饋*“事必躬親，親力而為”產(chǎn)生的原因1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。*溝通不良產(chǎn)生的原因1、反饋不及時(shí)，或沒(méi)有反饋2、沒(méi)有跟進(jìn)3、反饋錯(cuò)誤4、局部利益，沒(méi)有全局觀念。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠

1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無(wú)端電話(huà)的打擾。4、無(wú)效的“會(huì)議”困擾。會(huì)議占甚至三分之一時(shí)間誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)四：整理整頓不足

主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*個(gè)人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢(mèng)*工作中閑聊時(shí)間定義：物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。”

3、時(shí)間管理意義1、什么是“時(shí)間管理”？“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“管理者的自我約束管理”。----所以時(shí)間管理又叫自我約束管理

2、時(shí)間浪費(fèi)（1）做事無(wú)目標(biāo)---白消耗時(shí)間。（2）做無(wú)效的事情——占用時(shí)間

（3）做錯(cuò)事------雙倍占用時(shí)間（4）無(wú)反饋-----浪費(fèi)別人的時(shí)間3、時(shí)間管理的意義：（1）在你的一生中，能為你創(chuàng)造價(jià)值的有效時(shí)間非常少。（2）而時(shí)間又是不可再生、不可儲(chǔ)存的資源（3）能夠用好你的時(shí)間，關(guān)系到你一生的事業(yè)成功和生活幸福！第二部分時(shí)間管理的五個(gè)步驟一第一步：堵住時(shí)間漏洞二第三步：區(qū)分輕重緩急三第五步：合理安排時(shí)間四第四步：制定周密的計(jì)劃五第六步：養(yǎng)成良好習(xí)慣第二步明確目標(biāo)

六時(shí)間管理第一步堵住時(shí)間漏洞●打擾（電話(huà)或沒(méi)有預(yù)約客人）●重要性次序無(wú)所調(diào)整●沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃●叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕●個(gè)人缺乏組織能力●缺乏自律●會(huì)議●資料不完整或有所延誤●文書(shū)工作及繁文縟節(jié)●分不清責(zé)任和權(quán)力時(shí)間大盜無(wú)價(jià)值的活動(dòng)看電視網(wǎng)上聊天玩游戲閑聊……不良的工作習(xí)慣無(wú)序放置文件或其他物品，導(dǎo)致經(jīng)常需要花時(shí)間找東西拖延------工作不專(zhuān)心導(dǎo)致的低效率--------工作無(wú)序……1、常見(jiàn)的時(shí)間漏洞問(wèn)題是：怎么辦？→建立目標(biāo)→每天作時(shí)間計(jì)劃→編排優(yōu)先次序，定下限期→運(yùn)用時(shí)間管理原則（找出最重要之事并先完成它）→改善技巧，排除打擾→憑借組織安排打電話(huà)→利用“QuietAnHour”（清凈一小時(shí)），學(xué)習(xí)說(shuō)“不”→一次性時(shí)間處理文件→跟隨會(huì)議議程，控制會(huì)議時(shí)間→請(qǐng)別人幫忙→克服人性弱點(diǎn)，走出時(shí)間陷阱2、堵住時(shí)間漏洞的措施不做無(wú)價(jià)值的事情學(xué)會(huì)拒絕讓你的文件和物品有序擺放制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程按計(jì)劃完成工作不拖延不分心不做沒(méi)有價(jià)值的事無(wú)價(jià)值有價(jià)值學(xué)會(huì)拒絕一起去喝茶？對(duì)不起，我沒(méi)空！讓你的文件和物品有序擺放宣傳資料…………制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程拜訪(fǎng)準(zhǔn)備清單出差準(zhǔn)備清單……按計(jì)劃完成工作不分心不拖延時(shí)間管理第二步堵住時(shí)間漏洞明確目標(biāo)時(shí)間管理是一種能力，一種決定什么事情重要的能力！如何制定目標(biāo)

一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）時(shí)間管理第三步明確目標(biāo)分清輕重緩急堵住時(shí)間漏洞Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu)1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於朝堂之上2.授權(quán)均衡緊急的事不緊急的事重要的事不重要的事正確的行事憂(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1st

急2nd重不重要的事3rd輕4th緩緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停產(chǎn)重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突客客抱怨停電計(jì)劃之延遲技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話(huà)有些不速之客到訪(fǎng)有些會(huì)議之出列席有些無(wú)所謂的請(qǐng)求有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“授權(quán)”工作價(jià)值矩陣M2高度重要低度緊迫M1高度重要高度緊迫M4低度重要低度緊迫M3高度緊迫低度重要重要性高緊迫性高工作價(jià)值矩陣事務(wù)分類(lèi)表M2防患未然；改進(jìn)產(chǎn)能；建立人際關(guān)系；發(fā)掘新機(jī)會(huì)；規(guī)劃、休閑；M1危機(jī)急迫的問(wèn)題；有期限壓力的計(jì)劃；M4繁瑣的工作；某些信件；某些電話(huà)；浪費(fèi)時(shí)間之事；有趣的活動(dòng)；M3不速之客；某些電話(huà)；某些信件與報(bào)告；某些會(huì)議；必要而不重要的問(wèn)題；受歡迎的活動(dòng)；重要性高緊迫性高工作矩陣結(jié)果M2有遠(yuǎn)見(jiàn)平衡從容有價(jià)值少有危機(jī)M1壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M4無(wú)責(zé)任感工作不保不能自食其力M3短視近利被動(dòng)響應(yīng)忙碌而無(wú)價(jià)值重要性高緊迫性高總結(jié)你的時(shí)間掌控（表一）關(guān)注重要的事時(shí)刻關(guān)注幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的工作任務(wù)時(shí)刻關(guān)注你的重要客戶(hù)多做對(duì)你未來(lái)發(fā)展有益的事用有限的時(shí)間做最有價(jià)值的事情，你的人生將更加輝煌！時(shí)間管理第四步堵住時(shí)間漏洞目標(biāo)明確區(qū)分輕重緩急制定周密計(jì)劃制定目標(biāo)計(jì)劃制定行動(dòng)計(jì)劃年度總計(jì)劃月計(jì)劃----周計(jì)劃日計(jì)劃目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)月計(jì)劃月計(jì)劃表格月計(jì)劃表的作用制定月計(jì)劃的方法月計(jì)劃表本月工作目標(biāo)：本周重點(diǎn)星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六周計(jì)劃

年

月

日至

日本周工作目標(biāo)：

上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日本周事項(xiàng)一覽表優(yōu)先順序事項(xiàng)截止時(shí)間是否完成日計(jì)劃表年月日星期本日工作目標(biāo)：今日完成的事項(xiàng)日程安排最重要的6件事時(shí)間事項(xiàng)是否完成其他事項(xiàng)日計(jì)劃表案例本日工作目標(biāo)：今日完成的事項(xiàng)日程安排最重要的6件事時(shí)間事項(xiàng)是否完成拜訪(fǎng)陳總2小時(shí)拜訪(fǎng)李經(jīng)理1.5小時(shí)打20個(gè)陌生電話(huà)1小時(shí)修訂銷(xiāo)售方案50分鐘整理客戶(hù)檔案40分鐘寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)告30分鐘其他事項(xiàng)………………如果不堵車(chē)，往返路程1小時(shí)左右拜訪(fǎng)1小時(shí)如果不堵車(chē)，往返路程40分鐘拜訪(fǎng)50分鐘一般來(lái)說(shuō)，打一個(gè)電話(huà)大約需要3分鐘如果抓緊干，50分鐘能完成。

年月日星期時(shí)間管理第五步堵住時(shí)間漏洞區(qū)分輕重緩急提高生產(chǎn)力制定周密計(jì)劃合理利用時(shí)間

80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客；

80%的電話(huà)是來(lái)自20%的朋友；

80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；

80%的財(cái)富集中在20%的人手中；……2.8定律告訴我們1、在我們每天工作、生活中只有20%的事情才是重要緊急，80%的事情是不重要，不緊急的。2、，利用80%的時(shí)間和