展覽業(yè)務(wù)的操作流程展會操作流程成都展臺設(shè)計和誠佳業(yè)展示

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成都展示制作成都展臺設(shè)計展覽業(yè)務(wù)的操作流程一個展覽項目的操作流程

一．接洽階段

獲得參展客戶信息

上門探望客戶

取得客戶參展相關(guān)資料

明確設(shè)計圖交付日期

二．設(shè)計階段

和設(shè)計師溝通并即時同客戶進行展位設(shè)計的溝通

向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價

探討客戶反饋看法并再次修改

交付最終定稿之設(shè)計圖及工程報價

三．簽約階段

同客戶確定工程價格

明確同客戶的相互協(xié)作要求

簽定合同

四．制作階段

依據(jù)部門工作單完成制作及打算工作

支配客戶到工廠實地察看制作及打算狀況

完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五．現(xiàn)場施工階段

現(xiàn)場展位搭建

處理現(xiàn)場追加、變更項目

協(xié)作客戶展品進場

客戶驗收

六．展會期間及撤場階段

支配展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)

協(xié)作客戶展品離場

現(xiàn)場拆除

七．后續(xù)跟蹤服務(wù)

展會的后續(xù)總結(jié)報告

為客戶供應(yīng)行業(yè)會展信息和分析

邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例

一．項目接洽階段

1．獲得參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。

上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會接著參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是須要特殊布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責(zé)人姓名登在上面）。會刊資料可以協(xié)作現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以便利查閱）。

展會專設(shè)網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有特地的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣揚和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。

行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟識其行業(yè)的展會和廠商，有些特地的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣揚方面的負責(zé)人信息。

正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖——假如在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得全部展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。

2．上門探望客戶:會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶須要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進行邀稿競標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶須要通過其他機會再進入。很多時候，的確要參展的特裝客戶是須要展覽服務(wù)的，可以進行登門探望的。

通過對客戶的交談，具體了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開拓洽談區(qū)，須要媒介設(shè)備等。有些客戶會供應(yīng)他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過溝通，業(yè)務(wù)人員須要得知其以往的展臺狀況，特殊是為什么會放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿足的。

有些客戶通常邀請很多家比稿，但最終選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難辨別。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最終自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種狀況希望可以通過和客戶溝通能夠提前得以發(fā)覺。

3．取得客戶參展相關(guān)資料：假如得到客戶的認可，同意為其展覽供應(yīng)策劃設(shè)計，通常須要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。

通常不管是何種狀況，客戶都會供應(yīng)設(shè)計本身須要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶會給一個也許的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考?？蛻粢话銜x擇其風(fēng)格和價格都比較接近的展臺圖

參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方案是否能夠達到入圍中標(biāo)，應(yīng)當(dāng)盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色調(diào)要求、設(shè)計重點、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。

4．明確設(shè)計圖交付日期，制定工作支配：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設(shè)計師進行支配。對于大的項目，應(yīng)當(dāng)制定一份工作時間明細表，有須要可以提交給客戶。

二．設(shè)計階段

1．向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時和客戶進行展位設(shè)計的相關(guān)溝通溝通

為形成設(shè)計部的統(tǒng)一支配，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)把和客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負責(zé)人

在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的改變。假如有必要，應(yīng)當(dāng)把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙方可以有干脆的聯(lián)系。

對于須要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師支配去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)留意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避開設(shè)計采納的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施工。

2．向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價

展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的報價有一個比較細分的依次，既是為了便利具體列項也有助和讓客戶明白并樂于接受，往往依據(jù)設(shè)計圖從天到地或者從外到里按依次排列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形態(tài)及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份具體的工單，便于把握施工成本核算及施工的精確性。

展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報價中凡代場館收費的項目肯定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。

有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè)計說明，但有些要求比較簡潔，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較留意形象宣揚，盡管沒有明確要求設(shè)計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)當(dāng)提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色調(diào)說明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，假如能夠支配設(shè)計師一起同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說圖，說明該方案的賣點和最大的和眾不同。

3．探討客戶反饋看法并進行再次修改

客戶假如是多家比稿的話，就會有一番篩選。假如要求我們接著修改，那么應(yīng)細致了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對展覽生疏的要說出個一二來。應(yīng)細致同其溝通。假如客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)當(dāng)綜合具體狀況。

4．交付最終定稿之設(shè)計圖及工程報價

三．簽約階段

1．同客戶確定工程價格

在報價確定價格時，肯定要保證全部的材料和特殊要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將造成不好影響。

2．明確同客戶的相互協(xié)作要求

展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較驚慌，只有2-3天的支配，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品須要布置，有時涉及到須要提前申報的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責(zé)的范圍。

3．簽定合同

四．制作階段

1．依據(jù)部門工作單完成制作及打算工作

依據(jù)具體項目的須要，支配AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分依據(jù)設(shè)計圖的要求和客戶的制定進行制作。留意在制作過程中假如有變動，應(yīng)剛好同設(shè)計師聯(lián)系，有須要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會客戶。

2．支配客戶到工廠實地察看制作及打算狀況

一般客戶確認最終的效果圖后就只是等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特殊留意的項目會在制作中進行監(jiān)督，我們應(yīng)做好支配其到公司或工廠間參觀的打算。

3．完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)

有些項目應(yīng)當(dāng)是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，假如該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣和客戶確認，并向主辦方供應(yīng)必要的材料，如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特殊的審批。

五．現(xiàn)場施工階段

1．現(xiàn)場展位搭建

現(xiàn)場施工的好壞確定了項目設(shè)計是否得到了實現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的展覽公司只留意設(shè)計不留意搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務(wù)中常常有客戶更換供應(yīng)商的緣由。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展品，此時最好具體負責(zé)該項目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到現(xiàn)場陪伴，有必要，設(shè)計師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時溝通。盡管實際的效果不能立刻體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到這樣的服務(wù)。假如業(yè)務(wù)人員的確有緣由不能在現(xiàn)場，應(yīng)當(dāng)把負責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。

2．處理現(xiàn)場追加、變更項目

現(xiàn)場中常常會有一些設(shè)計中本身沒有預(yù)料到的狀況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一些要求。假如是由于公司本身的緣由造成的，應(yīng)即時進行更改，假如是客戶額外提出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補充到總項目款項中。

3．協(xié)作客戶展品進場

實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再支配展品入場的，現(xiàn)場的工作人員肯定要留意為客戶服務(wù)，協(xié)作其展品進場。

4．客戶驗收

全部的搭建工作完成后，要進行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能支配我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應(yīng)留意有些時候自己展臺搭建完成的較早，全部工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）

六．展會期間及撤場階段

1．支配展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)

在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會須要對展臺進行維護和臨時配置東西。業(yè)務(wù)負責(zé)人員和一二個工人應(yīng)在現(xiàn)場進行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟識的，能夠有須要的時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工作人員應(yīng)當(dāng)有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最干脆的聯(lián)系方法。

增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、支配客戶間見面等。

2．協(xié)作客戶展品離場和現(xiàn)場拆除

展覽結(jié)束后，應(yīng)首先協(xié)作客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，假如客戶對有些材料須要再次運用的，應(yīng)幫助其大包運輸；假如是須要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。

3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費用

完成工程后，應(yīng)即時進行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請、通訊押金等費用。

七.后續(xù)跟蹤服務(wù)

作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要緣由。很多公司認為展會有些要間隔半年一年