第一章 應用寫作基礎知識

第一章應用寫作基礎知識寫作是人類生存中重的重要活動之一，人們的工作和生活離不開寫作，尤其是應用文寫作?？梢哉f自從出現(xiàn)文字，人類社會就出現(xiàn)了應用寫作。一、應用文的沿革和特點（一）沿革：我們這里所說的應用寫作的沿革就是指應用文的沿革，即應用文發(fā)生、發(fā)展、變遷的過程。“應用文”一詞，最早見于宋代張侃的《拙軒集跋陳后山再任教官謝啟》一文：“駢四儷六，特應用文耳?！闭教岢觥皯梦摹边@一名稱的，是清代學者劉熙載在《藝概》中指出：辭命體，推之即可為一切應用文字。應用文有上行，有平行，又下行。重其辭乃所以重其實也。但應用文實際應用的歷史卻更為悠久，只是在歷代的名稱不同罷了。早在殷周時期，可在甲骨上用于占卜的叫做“卜辭”；在《尚書》收錄的商周文書則稱為“誥”、“誓”、“命”；春秋時期用于外籍方面成為“辭”、“辭命”；后應用文不斷發(fā)展，秦漢時代的詔制奏表，魏晉的令、書、頌、箋，被稱為“文書”、“文案”等。唐宋以來的圖籍表冊、碑碣志銘、法律條例，都是應用文；“公文”一詞，出現(xiàn)在東漢末年。元明清時期應用文穩(wěn)定發(fā)展，趨于定型化。私人書信在這一時期得到較大發(fā)展，對應用文的研究值得一提的是劉熙載的《藝概?文論》“文件”一詞，大約在清末才出現(xiàn)，當時在外交文書總體到“尋常往來文件”、“交涉文件”等。辛亥革命以后，應用文從古體到今體發(fā)生了巨大的變革。1921年，我黨建立后即有自己的公文。1942年規(guī)范《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》，1951年頒布《公文處理暫行辦法》，后經(jīng)多次完善，于2000年8月24日確定《國家行政機關公文處理辦法》。其他文種隨社會需要應運而生。普遍應用于現(xiàn)代社會生活各個領域的應用文（公務文書、事務文書、禮儀文書、經(jīng)濟文書、司法文書等），它們在不同歷史時期管理社會事務及實現(xiàn)社會、政治、生活目標的活動中充當著必不可少的工具，發(fā)揮著極其重要的作用。（二）、應用文的定義1.1999年版上海辭書出版社出版的《辭海》作了如下解釋：應用文：指人們在日常生活、工作和學習中所應用的簡易通俗文字，一般有固定的款式。包括書信、公文、契約、單據(jù)等。這個定義雖然簡明，但把應用文歸結為“簡易通俗文字”似乎不盡完善。因為有些應用文并非“簡易通俗”。有的研究者把應用文概括為：應用文是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體、人民群眾在工作、學習和日常生活中，處理公私事務時所使用的、形式較為固定的、具有直接應用價值的文章。國務院2000年8月24日頒發(fā)的《國家行政機關公文處理辦法》中公文的定義為：行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在刑偵管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)法提示的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文在應用文中占有重要地位，所以研究者認為，“應用文”的含義依照公文的定義加以確定則比較完善。那么，應用文的定義應為：應用文是國家行政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及人民群眾在行政管理、社會交往與活動過程中形成的具有社會法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和經(jīng)行公務活動與社會活動的一種重要工具。（三）、應用文的作用因社會職能的不同，各類文章的作用也不盡相同，如文學作品具有認識、教育、審美等作用。應用文的功用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一、是宣傳指導：是宣傳貫徹黨和國家的路線、方針、政策及法規(guī)、規(guī)章，統(tǒng)一認識，協(xié)調行動，確保各項事業(yè)健康發(fā)展。二、是交流通報社會信息，總結實踐經(jīng)驗，傳播科技文化知識，指導和推動工作與生產(chǎn)。三、是加強思想溝通，營造和諧有序的工作、學習和生活環(huán)境。四、是貯存科技、文化、歷史資料，為未來的各項事業(yè)提供可資借鑒的信息。由此可知，應用文是人們相互交往、傳遞信息、表達思想、解決問題、指導實踐的工具。（四）、應用文的作者：應用文是應用寫作實踐活動的產(chǎn)品，是應用寫作四個基本要素（寫作主體即作者、寫作載體即文本、寫作客體即所反映的客觀事物、寫作受體即接受和作用的對象）之一，是應用寫作的載體。應用寫作的學習必須全面掌握這四要素，才能使之構成一個完整的、有機的系統(tǒng)，從而達到寫作的目的，體現(xiàn)出應用文的價值。本教材著重就寫作客體和寫作載體兩方面，較全面地闡述應用寫作主體應具備的條件準備及寫作載體所具有的內涵、特征和外在表現(xiàn)形式。應用寫作的主體——作者，包括群體作者、個人作者、法定作者和代言作者。群體作者指兩個及以上作者基于某種需要，共同研究寫作意義、進行調查研究，經(jīng)過商討共同完成寫作任務的一種作者類型。一些較為復雜的寫作任務經(jīng)常有幾個人合作完成，如調查報告。個人作者指從寫作意圖的確立到完成文章都代表個人、由個人獨立完成的作者類型。一些日常應用文和私務文書的作者都是個人作者，如個人計劃、個人總結、信函、日記等。法定作者指寫作主體是依法成立并具有法人資格的組織，主要指行政公文和專用文書中的一些文體的作者。法定作者必須是以法定的名義發(fā)出并能行使相應的權利和承擔義務的機關和法人代表。法定作者指公文的署名者，不一定是撰寫文稿者。代言作者指以撰稿者的身份參與寫作活動，與被代言人有兩種關系：一是被代言人指定代言人以助手身份參與寫作，成文署被代言人姓名，如秘書為領導寫發(fā)言稿；二是代言人以執(zhí)筆服務者的身份幫他人完成寫作任務，根據(jù)服務對象要求，記錄“作者”口述內容，如代寫書信、起訴狀等。應用寫作的受體——讀者，按身份可分為法定讀者、普通讀者和專業(yè)讀者；按接受狀態(tài)可分為指定姓讀者（如公文的讀者）和指向性讀者（如通告和公告的讀者）。寫作客體和寫作載體的具體要求在以后文種學習中會詳細涉及，這里不作具體介紹。教育家葉圣陶說過：“大學畢業(yè)生不一定會寫小說詩歌，但是一定要寫工作和生活中實用的文章，而且非寫得既通順又扎實不可?！睂τ谠谛４髮W生來說，掌握一些應用寫作知識，能撰寫生活、學習、工作中常用的一些應用文是十分必要的。二、應用寫作的特點要學好應用寫作，首先要掌握應用文的特點，這有利于按其特點把握思維方式、寫作目的、表述方式等，提高寫作水平。各類應用文有其自身特點，將在以后章節(jié)中闡述，這里只介紹其共同特點：（一）實用性如果從廣義說，所有文章都是現(xiàn)實的反映，有一定的現(xiàn)實性，自然也包括文學作品。但應用文的實用性更強烈、更直接。實用性是應用文的最主要的特征。應用寫作的實用性主要體現(xiàn)：從寫作目的看，應用寫作就是為了解決現(xiàn)實中的實際問題，實用性是應用寫作最重要、最根本的特點。人們重視應用寫作，社會需要應用寫作，都是因為它直接為社會生活服務，具有實際的使用價值。案例：尋物啟事：丟失物品則寫作此文，否則不懈。商業(yè)廣告：向公眾宣傳商品或服務，最終達到促進銷售?？梢哉f，失去了實用性，應用寫作就失去了自身存在的價值。具體體現(xiàn)為：寫作內容的實用、具體。應用寫作目的是反映并指導社會實踐，這就要求應用寫作必須從客觀實際出發(fā)，利用真實的材料，揭示事物的本質規(guī)律。它不允許夸張，更不允許虛構。商業(yè)廣告向公眾宣傳商品或服務必須真實，不允許存在欺騙消費者現(xiàn)象。只有這樣，才能達到寫作目的。表現(xiàn)形式實用。法定和慣用的表現(xiàn)形式。集中地體現(xiàn)在和具體工作、事務相聯(lián)系的事務性。（二）時效性體現(xiàn)在寫作的及時性。這一點與文學創(chuàng)作不同，文學創(chuàng)作可以“十年磨一劍”，而應用寫作要求在一定的時限內完成，延誤就失去寫作的意義，甚至貽誤工作，造成嚴重后果。體現(xiàn)在作用時間的有限性。應用寫作成果只在一定時間內產(chǎn)生直接效應，寫作目的實現(xiàn)以后，其直接效用就隨之消失。原有文本的作用發(fā)生轉化，成為一定時限內的檔案資料。應用寫作的目的是解決現(xiàn)實中存在的問題，使辦事的依據(jù)。一般要求在特定時間內處理特定的問題，時效性極強，行文不及時，將會喪失其實用價值。特別是在社會快速發(fā)展今天，應用寫作更應做到及時、準時和高效，這是進一步提高辦事效率不可或缺的的重要前提之一。（三）程式性應用寫作的程式性主要指文本形式和語體都有相對固定的要求，如有大體相同或近似的結構布局，有慣用的句式和規(guī)范化詞語等。應用寫作的這一特點也是由其實用性所決定的。應用文種類繁多，但無論哪一類應用文種的寫作，在其發(fā)生、發(fā)展過程中，都逐漸形成了程式化的特點。這些特點有的是在實踐中人們約定俗成的，如一些事務文書：便條、請假條、請柬等。有的則是國家統(tǒng)一規(guī)定、統(tǒng)一貫徹執(zhí)行的，如公文。程式性根本的目的在于便于寫作主體與受體的寫作、理解和處理。為了便于理解、便于處理、提高效率，每一文種無論在實際使用中內容如何不同，格式卻不能有所變化。寫作者切不可隨心所欲，標新立異，否則會造成混亂，不利于工作。隨著時代的發(fā)展，應用寫作的程式也會有所調整，但不會有太快、太大的變化。（四）簡明性簡明性是指應用文在內容表達和語言使用方面力求簡潔明確的特點。內容簡明，是指主旨要單一、觀點要鮮明、材料要典型；語言簡明，是指所用文字要準確簡潔、平易樸實。應用寫作的簡明性也是由實用性所決定的，因為應用寫作要及時地發(fā)揮直接效用，文章越簡明，受體就越容易把握，就不容易出理解及處理上的差錯，從而提高辦事效率。第二節(jié)應用寫作的主旨與材料一、應用寫作的主旨主旨、材料、結構和語言是應用文文本的構成要素。主旨在應用寫作中具有極為重要的意義，它決定著一個應用寫作文本的基本內容和表現(xiàn)形式。（一）主旨的含義應用寫作適合人類的社會生產(chǎn)活動及其生活緊密相連的。人們寫作應用文是為了解決實際生活和工作中遇到的問題。如：經(jīng)濟貿易要簽訂意向書或合同；丟失物品要寫尋物啟事或聲明；召開會議要寫會議通知。這些都表明應用文的寫作具有明確的目的性，或闡明作者的主張、觀點、意圖，或下達指示、傳達政策、通知事項，或傳遞信息、交流情況、總結經(jīng)驗。應用文中的這種目的性的成分就是主旨。主旨的叫法，歷來不一：有的把“主旨”稱為“主題”，有的稱為“主腦”，有的稱為“意旨”，但要點相同。“主題”主要指文學作品或其它藝術作品的中心思想或思想傾向?！爸髂X”一詞是明末清初李漁在《閑情偶記》中提出的：“古人作文一篇，定有一篇之主腦。主腦非他，即作者言之本意也?！鼻迦藙⑽踺d的《藝概經(jīng)義概》中也認同“主腦”說?！耙庵肌币辉~更多的見于古代文論，有時也稱為“意”或“旨”，“意”一般指思想內容，“旨”指作品中心意義。我們認為，應用文是人類社會有序生活、工作的一個部分，“旨”更能體現(xiàn)有序管理意義，（尤其行政事務公文），所以把應用文的基本思想、觀點稱之為“主旨”更合適。含義：應用文的主旨就是作者通過全篇內容表達出來的貫穿全文的寫作意圖、觀點和公務活動的行為意向。它是客觀的社會生活與主體的主觀思想和意圖相結合的產(chǎn)物，應該反映主體對客觀事物的認識，表達主體希望借助應用文這一實用工具，實現(xiàn)特定的社會功利目的的明確意圖。應用文主旨的類型：主旨的確立視內容多少而定，有的單一，有的復雜。從實際情況看，大致分為三個類型：意圖型：表明一種意圖、目的、意向。此種意向單一，一閱變知。如啟事、轉發(fā)類通知、請示、合同等。信息型：文中只對信息作出客觀說明，并不滲透作者的主觀態(tài)度和觀點，如簡報、情況通報、請柬、解說詞等。思想性：主旨帶有鮮明傾向性，主要體現(xiàn)對公務的處理有鮮明的觀點、意見、措施等。如公文中下行文均帶有思想性。三種類型有時在某一文種中都有不同程度的體現(xiàn)，彼此界限和對應性不是那么清楚。如通知，往往既帶有某種思想性，又包含某些信息，還滲透一定的意圖。（二）主旨的確立立旨是應用寫作的重要步驟，材料的選擇、結構的安排、語言的運用都有賴于主旨的確立。在具體的寫作中，應確保主旨的正確、集中、鮮明、深刻。主旨正確是撰寫應用文的基本要求。應用寫作的政治性、政策性很強，文中的基本觀點必須與黨和國家的政策法規(guī)保持一致，任何地區(qū)、部門或個人都不能違背政策法規(guī)、自行其是、另搞一套，破壞社會、國家的整體目標的實現(xiàn)。解決社會生活中的實際問題是應用寫作的目的。應用文的主旨應符合客觀實際，反映客觀事物的本質規(guī)律。因此，應用文主旨的確立就必須根據(jù)實際情況，尊重客觀規(guī)律，不能主觀臆斷，憑空想象，更不能隱瞞事實，歪曲事實。另外還要注意主旨的有可操作性?？刹僮餍允菓梦膶嵱眯缘幕疽?，應用文主旨的確立應充分考慮操作的可行性，注重實際效果，在符合政策法規(guī)、符合客觀實際的條件下，開動腦筋，審時度勢，從實踐的可行性出發(fā)，創(chuàng)造性地提出解決問題的方案，否則，應用寫作就失去它的功用和價值。主旨集中指一篇應用文最好表達一個主旨，重點突出。寫作要圍繞一個中心把問題說清說透，避免文中出現(xiàn)與中心聯(lián)系不緊密甚至無關的材料。在某些應用文中，主旨的單一性甚至已經(jīng)成為法定的規(guī)范，具有法定的約束力。如《國家行政機關公文處理辦法》明確規(guī)定請示只能表達一個主旨，必須遵守“一文一事”原則。有些文種雖然沒有這樣法定的規(guī)范，但同樣有單一、集中的要求。一篇應用文一般只表達一個思想，提出和解決一個問題，溝通或反映一種情況，一般不得表達兩個或更多的主旨。主旨鮮明指應用文的觀點必須明確。應用寫作的主旨應該直截了當，贊成什么，否定什么，態(tài)度必須鮮明。表述不可模棱兩可、含糊其辭，應清楚明白，以便利于理解執(zhí)行。主旨深刻指應用寫作要求解釋事物本質及其內部規(guī)律，提出有利于發(fā)展的、有創(chuàng)見性的見解、主張。如撰寫調查報告，要通過調查，獲取大量材料，通過分析，從中找出揭示事物本質規(guī)律的結論，提出創(chuàng)造性意見、建議、辦法，以指導實踐。應用寫作立旨是否正確、集中、明確、深刻，與寫作主體綜合素質有關，絕不僅僅是應用寫作文字功力的問題，因此，寫作主體需要全面提高綜合素質，才能立好應用寫作之“旨”。二、應用寫作的材料應用文的內容是由主旨和材料組成的，材料是為寫作而搜集、準備的具有一定價值和意義的資料。（一）材料的含義1.含義：應用文的材料是指作者為完成寫作，體現(xiàn)寫作意圖和目的，從現(xiàn)實生活和文獻資料中選取、使用的一系列事實根據(jù)和理論根據(jù)。平時有意識采擷和積累而未寫入文章中的材料，稱為原始素材；可以為寫作服務的相關政策、文書檔案、報刊圖書等，稱為文獻資料。2.與主旨的關系：應用文的材料和主旨是緊密相連的。如果說主旨是文章的靈魂，那么材料就是文章的血肉。主旨是寫作的靈魂，材料的統(tǒng)帥；材料是主旨賴以存在的依托，主旨依靠材料加以說明和支撐，主旨和材料必須統(tǒng)一。（二）材料的搜集占有材料的豐富和充分，有助于達到認識的深度和廣度。所以，搜集材料要“博”、“透”、“細”。搜集的材料從不同角度分為:直接材料和間接材料，歷史材料和現(xiàn)實材料，正面材料和反面材料，具體材料和概括材料，事實材料和理論材料等。材料的獲得可以是通過觀察和體驗、調查研究獲取，也可以是通過查閱資料獲得。（三）材料的選擇（結合書上案例分析）在搜集材料方面，我們提倡多多益善，“以十當一”，以多為佳；但在選擇使用上要求“以一當十”，以精為上。1.應用文寫作中，首先要圍繞主旨選擇材料。根據(jù)主旨的需要決定材料的數(shù)量、類別和詳略。材料反映出來的意義與主旨的意圖、目的必須一致，這是應用文寫作的基本要求。如果材料與主旨關系不緊密，就會跑題，可能“下筆千言，離題萬里”，這是選材時要特別注意的。2.應用文寫作中，要選擇真實準確材料。應用文的材料真實與文學作品不同，文學作品允許虛構內容，可以進行藝術加工，只要符合藝術真實即可。而應用文則不同，“真實”即必須符合客觀事物的原貌和實際情況，不能夸大或縮小，更不能杜撰；“準確”即確鑿無疑，無論記人記事，引用解釋，都要認真核對，做到準確無誤。要防止張冠李戴、添枝加葉、馬虎大意。應用文寫作中，要選擇典型材料。材料要具有廣泛的代表性和強大的說服力，我們稱其為典型材料。文中使用的事例、數(shù)據(jù)等材料不在多，而在精，要能“以一當十”。這就要求注意選用那些最具份量、最具代表性、最能說明問題、揭示事物本質的材料。只有典型的材料，才能提煉出深刻的主旨，否則，文章就會平淡無奇。應用文寫作中，要選擇新穎的材料。所謂新穎，一是指新近發(fā)生的，二是雖非新近發(fā)生卻是新近發(fā)現(xiàn)的，還可以是變換視角從老材料中挖掘出的新內涵，都可以歸為新穎。新穎的材料，具有新鮮性和感染力，增加文章的可讀性。第三節(jié)應用寫作的結構與語言一、應用寫作的結構“結構”一詞，原為建筑學術語，指建筑物的骨架或內部構造。后借用指文章的組織機構，又稱“謀篇布局”。（一）、結構的含義：結構是文章的內部構造，是文章內容的重要表現(xiàn)形式，是作者思路在文章中的具體體現(xiàn)。（二）、結構的體現(xiàn)：文章的結構布局體現(xiàn)在兩個方面：一是內在聯(lián)系，即材料和觀點、部分與整體之間的條理、脈絡；二是外部形式，即標題、開頭、主體、結尾、段落等外在要素的安排。寫作中，內容決定形式，形式又為內容服務，二者相輔相成，渾然一體。（三）、結構的構成：在寫作中，文章的組織結構，包括開頭和結尾、層次和段落、過渡和照應。應用文文本結構通常有標題、正文、落款組成。正文又常分為開頭、主體、結尾三大部分，各部分根據(jù)內容表達的需要劃分段落與層次，各部分之間有過渡與照應，從而形成一個嚴密、完整的結構體系。這里僅就應用文正文部分的結構內容作一介紹：開頭與結尾（1）開頭：應用寫作“起要平直”，即開頭要開門見山，不要轉彎抹角。歸納起來應用文寫作的開頭包括：★表明行文目的：開頭寫明某項活動或舉措的背景、意義，表明行文目的。文本起始處常使用“為了”、“為”等詞語。規(guī)章制度、合同、經(jīng)濟報告、計劃、通知等文種經(jīng)常使用這種方式。★援引行文依據(jù)：開頭援引有關法律法規(guī)、上級指示精神或有關單位來文，說明行文目的。起始處常用“根據(jù)”、“按照”等詞語。批復、函、通告等文種經(jīng)常使用這種方式?！锔攀龌厩闆r：概述式是應用寫作中較為常見的一種開頭方式，直接寫出基本情況、基本問題或工作的大致進程及結論，為正文的展開打下基礎。報告類（報告、調查報告、市場調查報告、可行性分析報告）總結等文種經(jīng)常使用這種方式?！飸脤懽鬟€可以以提出問題的方式作為開頭，進而展開思考，對問題進行解答。這種方式常見于調查報告、消息通訊等?！镉械奈姆N沒有單獨的開頭，如轉發(fā)、印發(fā)類通知。應用寫作中，開頭的寫作方式是靈活多樣的，不一定局限于以上某一種，可以是兩種甚至更多方式結合在一起開頭。應用寫作的開頭方式使用最多的還是這種復合式的開頭方式，既寫明寫作目的，又指出寫作根據(jù)，還可以對當前情況作簡要敘述，等等。（2）結尾：結尾是文章正文主干部分的自然延伸和歸結，它是對全文的收束，起強化主題、完成任務的目的。俗話說：編筐編簍，重在收口?？梢娮詈笠坏拦ば虻闹匾?。應用文章的結尾從形式看主要有固定結尾和自然結尾兩種。所謂固定結尾，是針對那些具有固定格式（包括法定格式和習慣格式）的應用文章，它必須按照格式規(guī)定寫作。如請示的結尾，必須作出請求上級對具體問題或實際困難予以批復的意思表示：“當否，請批示”。所謂自然結尾，則是根據(jù)主旨和內容表達的需要，自然作結，有話則長，無話則短，言盡意止。應用文結尾方式主要有以下幾種：（結合例文說明）★概括總結式：在前面展開論述的基礎上，概括總結全文的基本觀點，收篇點題，以加深讀者對文章主旨的理解。常用于篇幅較長、材料較多的文章，如重要的會議報告、典型先進事跡報告、綜合性經(jīng)濟調查等?！飶娬{要求式：為引起受文者重視，便于貫徹執(zhí)行，在結尾強調、要求。這種結尾方式多用于公文中的下行文，如批復、指示、會議紀要、通報、通告等，以向下級傳達精神、布置工作、提出執(zhí)行要求而結束全文，用語如“以上各點，希遵照辦理”、“望認真執(zhí)行”等?！锲硗埱笫剑哼@種結尾以向上級或相關部門提出有針對性的請求而結束全文。常用于上行公文，如請示、報告，也見于聯(lián)系、商洽工作的函件等。用語常見“請批復”、“當否，請指示”、“請予接洽”等?！锍h展望式這種結尾使用概括性的語言表達良好的祝愿或表示對今后工作的信心和努力方向，寫作語言具有一定鼓動性，以喚起讀者的熱情，達到行文目的。常用于工作總結、會議報告、講話稿、慰問信、倡議書等文種。★交待說明式：這種結尾方式常用來對與主題內容相關但性質不同的問題或事項作補充交待、說明，以保證行文的完整性。如公文類、制度類結尾交待施行日期、執(zhí)行范圍、傳達對象、與該文規(guī)定不符的原有規(guī)定如何處置等?！镉行梦母鶕?jù)主旨和內容的表達需要，將結尾融入主體，意盡而言止，自然收束，就不必有專門的結尾。（二）、段落與層次段落：段落也叫自然段，是構成文章的基本結構單位。其表現(xiàn)形式有兩種：★條款式和提行式。條款式即以數(shù)字符號標明條款項目，秩序清晰，內容一目了然。廣泛應用于法律、法規(guī)、制度、合同等文種?！锾嵝惺郊匆蕴嵝械姆绞斤@示的段落。無論哪種形式，都應保持相對的完整性，既不能在一個段落中意思表達不完全，也不能把一個相對完整的意思分割為若干段。層次：又稱意義段，它是應用文主旨的秩序體現(xiàn)，展示作者表達主旨的整個思想軌跡。文章層次間的結構形式有并列、總分、遞進等形式。任何一篇應用文的各個意義段，都只能是主旨統(tǒng)率下的有機體。由于主旨要求不同，意義段的表現(xiàn)形式也不同，它們在內涵上可能是并列的，可能是總分的，也可能是遞進的。當然，很多情況下是綜合使用。常見的層次表現(xiàn)形式包括自然段形式、小標題形式、條款形式三種。在內容單純、主旨明確、線索單一的情況下，應用文可采用一個自然段的形式寫作，稱為篇段合一式（是自然段形式的特殊表現(xiàn)形式），如命令、轉發(fā)類通知、批復等文種經(jīng)常使用。（三）、過渡與照應過渡：是承上啟下銜接文字的一種手段，它是上下文之間的聯(lián)系紐帶。文章中的過渡，有利于文章成為一個有機整體，有利于主旨表達及讀者的閱讀理解。應用文的過渡主要表現(xiàn)為詞語過渡、句子過渡和段落過渡三種形式。如可以標明使用“綜上所述”、“有鑒于此”、“在此基礎上”等短語，也可以使用“下面就這次調查的結果報告如下、”“造成這次事故的原因究竟是什么？”等句子進行過渡。在篇幅較長、意義重大且內容層次跨度較大的文章中，則常使用自然段進行過渡。照應：是通過前后呼應，相互關照，從而使應用文章形成緊湊嚴密的有機體。常見的照應有文題照應、首尾照應以及行文前后內容照應等。文題照應，即文章內容照應標題，常見的以小標題或段首領句點題，段首結句應題，都屬于文題照應。首尾照應即于結尾處對開頭的觀點作小結，或作進一步強調，文章內部聯(lián)系得到強化。行文前后呼應，即圍繞主旨，在行文中多次呼應，加強主題的效果，加深讀者印象。通過照應，既使觀點得到強調，又使文章顯得緊湊、連貫。二、應用寫作的語言（一）、應用寫作的語言特點語言是人類最重要的交際工具。應用文字寫作則是運用書面語言來反映現(xiàn)實、表達思想的一種信息存儲傳播活動。在長期的實踐和運作中，應用文寫作語言經(jīng)歷了從文言文到現(xiàn)代文的發(fā)展，經(jīng)歷了與外來語言的融合，形成了自身獨特的風格：整體呈現(xiàn)出準確、簡明、莊重、平實的特點。1.準確是應用寫作語言的第一要求。在詞語的選擇上，用涵義精確的詞語，恰如其分地反映客觀事物。具體寫作中，應仔細辨析詞義，精選中心詞，用準修飾語，尤其要注意同義詞、近義詞的細微差別，同時還應力避歧義，以免造成誤解，影響工作。如下行文中“以上各點，應嚴格遵照執(zhí)行”、“希認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“可參照執(zhí)行”、“供工作中參考”等句子，準確地表達了不同程度的貫徹落實要求。簡明即以最少的文字表達盡量多的內涵，做到文約而事豐，應用寫作以高效、迅速地傳遞信息、處理公私事務為己任，已取得社會效益和經(jīng)濟利益為目的，具有很強的時效性和實用性，其語言在準確的基礎上，還應簡潔暢達、精煉明快。如國家旅游局《關于進一步發(fā)展假日旅游的若干意見》中的一段話“由于供給不足以及對出現(xiàn)的新情況估計不夠，應對措施跟不上等原因，假日旅游也暴露出一些問題：民航、鐵路、公路運力相對不足，旅游出行受到制約；重點景區(qū)旅游者爆滿，景區(qū)、景點容量和配套設施嚴重不足；許多地方中低檔旅游住宿設施短缺，致使一些旅游者露宿街頭；一些地區(qū)程度不同地存在旅游質量不高、哄抬物價、欺客宰客等問題。”這段文字非常簡潔準確地概括出假日旅游“黃金周”出現(xiàn)的問題。莊重是指寫作中對客觀事物的表達要得體、謹慎、嚴肅。應用文的語言使用和行文關系、文種緊密結合在一起，講究莊嚴持重，適度得體，反對輕佻俏皮、隨情任意，講究刻意創(chuàng)造嚴肅的氣氛并在行文中精心維護這種氣氛，這與文藝作品追求的生動活潑有所不同。如在公文中，“你局來函收悉”一語，就不可以用“你們局發(fā)來的信件收到了，內容也知道了”這樣口語化、較隨意的句子表達，破壞公文的嚴肅氣氛。平實是指語言平直樸實。應用文的價值在于務實，閱讀對象較固定。越是準確、簡潔的語言，就越平實。應用寫作立足意思表達、闡釋作者思想觀點為基本宗旨，不以追求“語不驚人死不休”為語言目的，反對做作、浮夸，講究樸素平實，做到語言標準規(guī)范、通俗易懂，樸實明白，追求“繁簡適中，事辭相稱”。同時，由于應用寫作的種類繁多，寫作時，還應針對行文目的、寫作受體、所用文種以及使用場合等來確定選用什么詞匯、采用何種語氣、形成何種風格，以獲得最佳的實用效果。（二）、應用寫作的語匯特征1.固定使用事務性語匯。應用文大多用處理事務，這就逐步形成一系列用法較為固定的事務性專用詞語。這些詞語雖非法定，但已約定俗成，尤其是在公務文書中的使用，有助于文章表達的簡練。事務當事人稱謂、經(jīng)辦、引述、表態(tài)、請求等意思表示都有較固定的表達方式。如表稱謂：本、我、貴、你、該、其等表經(jīng)辦：經(jīng)、茲經(jīng)、業(yè)經(jīng)、未經(jīng)、擬、擬辦、擬定、審定、審議、審發(fā)、審批等表引述：接、近接、前接、悉等表呈遞：呈上、轉呈、送上、遞交等表結尾：