會計檔案管理規(guī)定

第一章總則第一條制定目的和內容：為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結合本公司實際及內部管理需要，制定本制度。第二條本制度適用的范圍，為會計檔案管理部門。第三條本制度由公司財務負責人行使監(jiān)察權力。第二章會計檔案管理要求第一條會計檔案由以下部分組成：（一）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（二）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬和其它輔助賬簿；（三）會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附注和會計情況說明書；（四）會計事務所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務報表及稅務資料;（五）其它會計資料：銀行對賬單、發(fā)票或收據存根聯(lián)、各種經濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關學習會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。第二條會計檔案的管理公司會計人員為負責本公司的會計檔案工作，負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設置專門的會計檔案室，指定專人保管。第三條會計檔案的整理會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。一、會計憑證的整理（一）每月中旬之前應將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊。（二）每本憑證要求折疊整齊，憑證編號連續(xù)，附件齊全，每本憑證訂牢不松。（三）每本憑證應加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內容必須填寫齊全，蓋章清晰。（四）裝訂好的憑證應套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內容。二、會計賬簿的整理（一）在會計年度終了后的次年2個月內，應對各種賬冊進行整理、裝訂。整理賬簿時應檢查所有賬頁是否已并入相應賬戶內，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先后排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的余額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規(guī)定寫明〃空頁”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末余額是否按規(guī)定結轉下年并在摘要欄注明〃結轉下年度”字樣賬頁流水編號是否連續(xù)不斷。（二）賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應集中在一本賬冊內，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。（三）電腦賬應在每個會計年度終了2個月后分類打印裝訂成冊，并加蓋名章。三、會計報表的整理、裝訂（一）在辦完年終決算的第二個月應對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數有否短缺，名章是否蓋全。（二）各種月度報表應按月裝訂成冊，年度決算報表應單獨裝訂成冊。（三）分冊制作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋安裝訂人員的騎縫名章。四、其他會計資料的整理平時應做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據其他會計資料的不同類型，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，并及時歸檔。第四條會計檔案的移交與保管公司的當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，并嚴格執(zhí)行安全保密制度。第五條會計檔案保存要求:一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。二做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。第六條會計檔案的保管年限第七條會計檔案的查閱由于工作需要調閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定：一、公司內部人員需調閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負責人簽字后，再由會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可調閱；其中，機密級以上檔案經會計總監(jiān)或總經理簽字同意后，方可調閱。二審計、財稅部門因審計和查賬事項需調閱會計檔案時，應出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫〃會計檔案查閱申請單”，申請單經公司會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可查閱淇中，機密級以上檔案的調閱，須經會計總監(jiān)批準。三、公安、檢察、法院、工商等部門因對理相關案件需調閱會計檔案時，應出具正式公文或介紹信，經公司法務部門審核認可后填寫“會計檔案查閱申請單”，經會計檔案管理負責人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復印，但不得將檔案帶走。四、夕卜單位人員調閱檔案，需由會計部門人員陪同，查閱完畢，應立即歸還檔案室。向夕卜單位提供利用時，須經本單位主管領導及會計負責人簽字批準，會計檔案原則上不得借出。五、查閱檔案時，嚴禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應由查閱人在檔案封底備查欄內注明日期和原因。第八條會計檔案的鑒定和銷毀一、會計檔案的鑒定。每年年初應由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進行一次綜合鑒定。對債權債務未結清的檔案應抽出重新裝訂，直到債權債務了結后再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂。二、會計檔案的銷毀。經鑒定后需要銷毀的會計檔案應由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經會計檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。三、撤消、合并時，會計檔案應隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和稽核部門應派專人到現場監(jiān)督整個銷毀過程。第三章會計電算化要求內容會計檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內容是所有的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。第一條書面會計檔案管理一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。三、機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。四、任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。第二條會計電算化具體要求一、現金收付業(yè)務和銀行收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清，做到日清月結?，F金帳頁和銀行賬頁經出納審核無誤后,出納和主管會計簽字蓋章，裝訂成冊，年終將現金和銀行日記賬按照順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。二、轉賬憑證的輸入和保管，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，妥為保管。四、科目匯總表、賬簿打印時間。（一）現金、銀行日記賬每月打印一次。（二）銀行余額調整表每月打印一次。（三）總分類賬和各種明細分類賬每年打印一次。（四）會計報表、計算表、分析表，按要求和時間打印。第三條電算化數據備份管理一、必須經常進行會計核算數據的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成數據丟失;發(fā)生會計數據丟失時，必須及時用備份數據進行恢復。二、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數據文件。三、憑證及總分類賬、明