公司檔案室管理規(guī)定3篇

公司檔案室管理規(guī)定3篇名目第1篇地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定第2篇x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定第3篇w公司檔案室管理規(guī)定

【第1篇】w公司檔案室管理規(guī)定

公司的檔案事關(guān)眾多員工的隱私,需要進行嚴格的管理。下面是我給大家?guī)淼年P(guān)于公司檔案室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀。

公司檔案管理方法

第一章總則

第一條為了加強11公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際狀況,特制定本方法。

其次條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必需按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。

第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。

第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

其次章

歸檔范圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。

第六條上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。

題詞、照片和有特別保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

(三)代上級機關(guān)草擬并被采納為文件的定稿和印本。

(四)其他文件材料。

第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

(二)公司的懇求與上級機關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的懇求與本公司的批復(fù)文件;

(三)公司及各部門的工作方案、總結(jié)、報告;

(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,照實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);

(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;

(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、大事的剪報、聲像材料,榮譽嘉獎證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;

(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;

(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、方案、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;

(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:

(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

第三章

立卷歸檔要求

第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。

第十條各單位必需嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。

第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。

詳細應(yīng)做到下述幾點:

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件:項目建議書、可行性討論報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件,有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。

(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進行排列,密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列挨次依次編寫頁號或件號。

裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(五)永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件名目,對文件材料的題名不要隨便更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清晰,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件名目放在卷目。

(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件名目表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

第四章

檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。

長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

第五章

檔案的鑒定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。

第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參與,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀看法。

第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可銷毀。

第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。

其次十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

其次十一條借閱檔案必需嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。

其次十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特別狀況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。

其次十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)準時歸還,借用時間一般不得超過十天。

其次十四條借閱人對檔案要妥當(dāng)保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行懲罰。

其次十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第七章

罰則

其次十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)覺,限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批判。

其次十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露隱秘,按《公司保密工作條例)進行處理。

對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視詳細狀況,對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報批判。

其次十八條公司各單位凡違反本制度第六章其次十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

其次十九條公司各單位凡違反本制度第六章其次十六條,遺失檔案的,應(yīng)馬上報告。

因遺失檔案,泄露隱秘的,按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章

附則

第三十條本方法由總公司辦公室負責(zé)解釋。

第三十一條各子公司應(yīng)依據(jù)本方法,結(jié)合本單位的實際狀況,制定詳細實施細則。

第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本方法不全都的,以本方法為準。

公司檔案管理制度匯編

一、檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求:

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必需齊全、完整、精確?????、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必需精確?????地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必需層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必需為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必需優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不堅固的書寫材料。

書寫工整、圖像、字跡清楚。

二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

三、歸檔時間:

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的其次年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。

周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件規(guī)律歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間全都。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

【第2篇】地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:

一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理員,其它人員不得隨便進出檔案室。

二、檔案室存檔范圍公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,依據(jù)各部門歸檔資料分類存放如下:

1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證書、相片、光盤等。a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;a3:公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。a4:總經(jīng)理辦公室檔案a5:人力資源部檔案

2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同b1:公司重要證照b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,依據(jù)時間、部門進行分類保存

3、c列為工程前期部檔案(按項目分類)c1-c5:g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊

4、d列工程前期資料

5、e列為工程項目檔案

6、f列為工程項目檔案

7、g列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)

8、h列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)

9、i列為預(yù)算部檔案

10、j列為預(yù)算部檔案

11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案k1-k3:物資部各類招投標(biāo)文件k4-k5:物管技術(shù)部盤點表

12、l列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

13、m列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

14、n列為財務(wù)部檔案n1:財務(wù)部歷年財務(wù)報表n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務(wù)商定書、稅務(wù)局與外經(jīng)委等單位來函、其它資料n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關(guān)資料、審計報告、評估報告、驗資報告等n4:銀行資料n5:增加注冊資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料

四、檔案存放要求檔案文件依據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件名目,并做好存放時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必需在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。

五、檔案室的清理要求檔案室必需定期打掃與清潔。檔案柜及全部保存文檔資料存放超過一年后,檔案管理員必需定期清掃與整理,避開灰塵與污損。

六、其它規(guī)定按檔案管理方法執(zhí)行。

【第3篇】x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:

一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人

公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理員,其它人員不得隨便進出檔案室。

二、檔案室存檔范圍

公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放

檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,依據(jù)各部門歸檔資料分類存放如下:

1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證書、相片、光盤等。

a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;

a3:公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。

a4:總經(jīng)理辦公室檔案

a5:人力資源部檔案

2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同

b1:公司重要證照

b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,