文件控制培訓(xùn)課件

1文件控制內(nèi)容培訓(xùn)培訓(xùn)主導(dǎo)部門:體系課培訓(xùn)員:吳建成培訓(xùn)時(shí)間:2015年12月培訓(xùn)地點(diǎn):會議室1文件控制內(nèi)容培訓(xùn)培訓(xùn)時(shí)間:2015年12月2什么是文件

文件是一個(gè)具有符號的一組相關(guān)聯(lián)元素的有序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內(nèi)容。系統(tǒng)和用戶都可以將具有一定獨(dú)立功能的程序模塊、一組數(shù)據(jù)或一組文字命名為一個(gè)文件。文件控制指引2什么是文件文件控制指引3文件控制指引什么是文件

一個(gè)完整的文件應(yīng)該包括公司名稱、文件名稱、文件編號、版本號/修訂狀態(tài)、正文、頁碼/頁數(shù)、編制、審核、批準(zhǔn)、日期等內(nèi)容

3文件控制指引什么是文件4制定文件控制程序的目的規(guī)定體系文件及相關(guān)文件控制的程序（包括外來文件和法律法規(guī)），以確保這些文件在生產(chǎn)及服務(wù)中的有效性和正確性。

文件控制指引4制定文件控制程序的目的文件控制指引5文件的適用性:

適用于江蘇晉倫塑料科技有限公司內(nèi)與管理體系有關(guān)的所有文件和資料的控制

文件控制指引5文件的適用性:文件控制指引6文件的分類及定義

手冊(一級文件):描述公司質(zhì)量/環(huán)境方針、質(zhì)量/環(huán)境目標(biāo)、部門職責(zé)、體系結(jié)構(gòu)、程序及質(zhì)量/環(huán)境控制的文件

文件控制指引6文件的分類及定義文件控制指引7文件控制指引文件的分類及定義

程序(二級文件):規(guī)定各職能單位為實(shí)施質(zhì)量/環(huán)境管理體系要素需采取的活動的文件7文件控制指引文件的分類及定義8文件控制指引文件的分類及定義

圖紙、工作文件（三級文件）：程序文件支持性文件，詳細(xì)描述用于指導(dǎo)作業(yè)的要求及步驟的文件8文件控制指引文件的分類及定義9

文件控制指引文件的分類及定義

表單(四級文件):表格和記錄9文件控制指引文件的分類及定義10受控文件：蓋有紅色“受控”章或要求編號的質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)文件以及直接使用于生產(chǎn)、檢查相關(guān)區(qū)域的指導(dǎo)性文件，檢測、生產(chǎn)設(shè)備使用的軟件等，受控文件必須經(jīng)過審批并發(fā)行，一般都有紅色“受控”印章標(biāo)識，此類文件必需作發(fā)放回收記錄文件控制指引10受控文件：文件控制指引11非受控文件：只用于參考，限于參考使用。不能直接用于生產(chǎn)的質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)文件將其他作業(yè)指導(dǎo)文件，也就是只限于部門內(nèi)部方便使用的文件，如部門內(nèi)部的員工考核制度等。此類文件無任何受控標(biāo)識，此類文件不必做發(fā)放回收記錄文件控制指引11非受控文件：文件控制指引12外來文件:包括標(biāo)準(zhǔn)文件、法律法規(guī)、客戶文件、客戶圖紙，以“外來受控文件”章標(biāo)識文件控制指引12外來文件:文件控制指引13文件的分類管理體系文件共分為9類。它包括以下內(nèi)容：管理手冊、程序文件、工作規(guī)范、管理記錄、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件、設(shè)計(jì)文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制指引13文件的分類文件控制指引14文件的編寫文件控制指引14文件的編寫文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫

公司的質(zhì)量環(huán)境管理者代表：張振文文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫文件控制指引16文件的編寫

程序文件、工作規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書及相對應(yīng)的管理記錄表單由承擔(dān)相應(yīng)管理職能的各單位負(fù)責(zé)編寫文件控制指引16文件的編寫文件控制指引17文件的編寫

設(shè)計(jì)文件、規(guī)格書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由研發(fā)課負(fù)責(zé)編寫

文件控制指引17文件的編寫文件控制指引18文件控制指引文件的編寫

外來文件由營業(yè)負(fù)責(zé)收集、整理并轉(zhuǎn)交相關(guān)單位；技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)等外來文件由研發(fā)課負(fù)責(zé)收集、整理。18文件控制指引文件的編寫19文件控制指引文件的審核和批準(zhǔn)19文件控制指引文件的審核和批準(zhǔn)20文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核

為了預(yù)防文件不適宜使用,文件評審時(shí),編制單位人員組織關(guān)聯(lián)部門以及審核、批準(zhǔn)人進(jìn)行評審會簽，并對結(jié)果負(fù)全責(zé)，以確保文件是充分與適宜的。20文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核21文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核各級文件應(yīng)按以下權(quán)限進(jìn)行：★管理手冊、程序文件由總經(jīng)理審核，董事長批準(zhǔn)；★工作規(guī)范由單位主管/總經(jīng)理審核，董事長批準(zhǔn)；★作業(yè)指導(dǎo)書及相應(yīng)的記錄表格由所屬部門編寫負(fù)責(zé)人部門部長批準(zhǔn)（但是我們公司均是由董事長批準(zhǔn)）；★設(shè)計(jì)文件、規(guī)格書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由研發(fā)部負(fù)責(zé)編寫，研發(fā)中心主任審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)（但是我們公司均是由董事長批準(zhǔn)）。21文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核各級文件應(yīng)按以下權(quán)限進(jìn)行：22文件控制指引文件的發(fā)放

發(fā)放文件加蓋紅色“受控”、填寫文件發(fā)放編號、分發(fā)日期后發(fā)放，原件存放于公共盤中22文件控制指引文件的發(fā)放23文件控制指引文件的發(fā)放范圍管理手冊、程序文件的發(fā)放范圍為各單位主管；其它文件由發(fā)放部門根據(jù)需要確定發(fā)放范圍23文件控制指引文件的發(fā)放范圍24文件控制指引文件的歸檔及銷毀經(jīng)批準(zhǔn)后的文件正本一律交發(fā)放部門保存歸檔；當(dāng)更改文件再重新發(fā)放時(shí)，應(yīng)按原發(fā)放范圍收回原文件，并在每頁上加蓋“作廢”章，收回的作廢文件除發(fā)放部門留存一份原件作為備查外，其余統(tǒng)一進(jìn)行銷毀24文件控制指引文件的歸檔及銷毀25文件控制指引文件的更改1、填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審核人、批準(zhǔn)人審核批準(zhǔn)后交文控予以實(shí)施；2、修改版本，改版后版本號應(yīng)改寫，如原A，改版后應(yīng)改為B，修改狀態(tài)同時(shí)全為0。記錄表格更改只作版本號更改，無修訂狀態(tài)要求（我們公司不存在修改狀態(tài)，即不改版本號的情況）。25文件控制指引文件的更改26文件控制指引文件的評審評審以后不需更改的文件可繼續(xù)使用，需要更改的文件應(yīng)按文件更改的要求實(shí)施更改，并再次得到批準(zhǔn)、發(fā)放，有關(guān)評審的過程應(yīng)作好相應(yīng)的記錄，以備查考。26文件控制指引文件的評審27文件控制指引外來文件的控制收到外來文件（體系和技術(shù)類）時(shí)應(yīng)登記、編號、存檔及發(fā)放于相關(guān)單位。體系人員人員也應(yīng)經(jīng)常查詢有關(guān)最新的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，以便及時(shí)得到更新27文件控制指引外來文件的控制28文件控制指引電子文檔的管理所有受控文件由編制部門負(fù)責(zé)做成電子文檔，經(jīng)部長審核后交總經(jīng)辦/技術(shù)部門保存；顧客提供的電子文檔，由接收部門審核后輸出一份打印件，交總經(jīng)辦/技術(shù)部門存檔供復(fù)印分發(fā)用。電子文檔也同時(shí)交相應(yīng)部門保存28文件控制指引電子文檔的管理29文件控制指引電子文檔的管理電子文檔文件名由“文件名稱+文件編號+版次”組成。如有一個(gè)文件：編號“文件與記錄控制程序_G-PH-A01(L)”，名稱“文件控制程序”。29文件控制指引電子文檔的管理30文件控制指引電子文檔的管理電子文檔文件也應(yīng)要做到及時(shí)更新！

30文件控制指引電子文檔的管理31文件控制指引文件破損/丟失處理

當(dāng)有文件破損/丟失時(shí)，須及時(shí)通知發(fā)放部門，同時(shí)填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請單》向發(fā)放部門申請補(bǔ)發(fā)，經(jīng)發(fā)放單位經(jīng)理同意后補(bǔ)發(fā).文件是公司的機(jī)密,丟失文件屬重等級嚴(yán)重問題，丟失文件的部門部長和文控員依《部門文員管理制度》進(jìn)行處罰外,還必需負(fù)相應(yīng)責(zé)任。31文件控制指引文件破損/丟失處理32文件控制指引文件與記錄控制程序32文件控制指引文件與記錄控制程序33文件控制指引結(jié)束~

謝謝大家！33文件控制指引結(jié)束~演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！35文件控制內(nèi)容培訓(xùn)培訓(xùn)主導(dǎo)部門:體系課培訓(xùn)員:吳建成培訓(xùn)時(shí)間:2015年12月培訓(xùn)地點(diǎn):會議室1文件控制內(nèi)容培訓(xùn)培訓(xùn)時(shí)間:2015年12月36什么是文件

文件是一個(gè)具有符號的一組相關(guān)聯(lián)元素的有序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內(nèi)容。系統(tǒng)和用戶都可以將具有一定獨(dú)立功能的程序模塊、一組數(shù)據(jù)或一組文字命名為一個(gè)文件。文件控制指引2什么是文件文件控制指引37文件控制指引什么是文件

一個(gè)完整的文件應(yīng)該包括公司名稱、文件名稱、文件編號、版本號/修訂狀態(tài)、正文、頁碼/頁數(shù)、編制、審核、批準(zhǔn)、日期等內(nèi)容

3文件控制指引什么是文件38制定文件控制程序的目的規(guī)定體系文件及相關(guān)文件控制的程序（包括外來文件和法律法規(guī)），以確保這些文件在生產(chǎn)及服務(wù)中的有效性和正確性。

文件控制指引4制定文件控制程序的目的文件控制指引39文件的適用性:

適用于江蘇晉倫塑料科技有限公司內(nèi)與管理體系有關(guān)的所有文件和資料的控制

文件控制指引5文件的適用性:文件控制指引40文件的分類及定義

手冊(一級文件):描述公司質(zhì)量/環(huán)境方針、質(zhì)量/環(huán)境目標(biāo)、部門職責(zé)、體系結(jié)構(gòu)、程序及質(zhì)量/環(huán)境控制的文件

文件控制指引6文件的分類及定義文件控制指引41文件控制指引文件的分類及定義

程序(二級文件):規(guī)定各職能單位為實(shí)施質(zhì)量/環(huán)境管理體系要素需采取的活動的文件7文件控制指引文件的分類及定義42文件控制指引文件的分類及定義

圖紙、工作文件（三級文件）：程序文件支持性文件，詳細(xì)描述用于指導(dǎo)作業(yè)的要求及步驟的文件8文件控制指引文件的分類及定義43

文件控制指引文件的分類及定義

表單(四級文件):表格和記錄9文件控制指引文件的分類及定義44受控文件：蓋有紅色“受控”章或要求編號的質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)文件以及直接使用于生產(chǎn)、檢查相關(guān)區(qū)域的指導(dǎo)性文件，檢測、生產(chǎn)設(shè)備使用的軟件等，受控文件必須經(jīng)過審批并發(fā)行，一般都有紅色“受控”印章標(biāo)識，此類文件必需作發(fā)放回收記錄文件控制指引10受控文件：文件控制指引45非受控文件：只用于參考，限于參考使用。不能直接用于生產(chǎn)的質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)文件將其他作業(yè)指導(dǎo)文件，也就是只限于部門內(nèi)部方便使用的文件，如部門內(nèi)部的員工考核制度等。此類文件無任何受控標(biāo)識，此類文件不必做發(fā)放回收記錄文件控制指引11非受控文件：文件控制指引46外來文件:包括標(biāo)準(zhǔn)文件、法律法規(guī)、客戶文件、客戶圖紙，以“外來受控文件”章標(biāo)識文件控制指引12外來文件:文件控制指引47文件的分類管理體系文件共分為9類。它包括以下內(nèi)容：管理手冊、程序文件、工作規(guī)范、管理記錄、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件、設(shè)計(jì)文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制指引13文件的分類文件控制指引48文件的編寫文件控制指引14文件的編寫文件控制指引49管理手冊由管理者代表編寫

公司的質(zhì)量環(huán)境管理者代表：張振文文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫文件控制指引50文件的編寫

程序文件、工作規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書及相對應(yīng)的管理記錄表單由承擔(dān)相應(yīng)管理職能的各單位負(fù)責(zé)編寫文件控制指引16文件的編寫文件控制指引51文件的編寫

設(shè)計(jì)文件、規(guī)格書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由研發(fā)課負(fù)責(zé)編寫

文件控制指引17文件的編寫文件控制指引52文件控制指引文件的編寫

外來文件由營業(yè)負(fù)責(zé)收集、整理并轉(zhuǎn)交相關(guān)單位；技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)等外來文件由研發(fā)課負(fù)責(zé)收集、整理。18文件控制指引文件的編寫53文件控制指引文件的審核和批準(zhǔn)19文件控制指引文件的審核和批準(zhǔn)54文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核

為了預(yù)防文件不適宜使用,文件評審時(shí),編制單位人員組織關(guān)聯(lián)部門以及審核、批準(zhǔn)人進(jìn)行評審會簽，并對結(jié)果負(fù)全責(zé)，以確保文件是充分與適宜的。20文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核55文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核各級文件應(yīng)按以下權(quán)限進(jìn)行：★管理手冊、程序文件由總經(jīng)理審核，董事長批準(zhǔn)；★工作規(guī)范由單位主管/總經(jīng)理審核，董事長批準(zhǔn)；★作業(yè)指導(dǎo)書及相應(yīng)的記錄表格由所屬部門編寫負(fù)責(zé)人部門部長批準(zhǔn)（但是我們公司均是由董事長批準(zhǔn)）；★設(shè)計(jì)文件、規(guī)格書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由研發(fā)部負(fù)責(zé)編寫，研發(fā)中心主任審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)（但是我們公司均是由董事長批準(zhǔn)）。21文件控制指引文件的批準(zhǔn)及審核各級文件應(yīng)按以下權(quán)限進(jìn)行：56文件控制指引文件的發(fā)放

發(fā)放文件加蓋紅色“受控”、填寫文件發(fā)放編號、分發(fā)日期后發(fā)放，原件存放于公共盤中22文件控制指引文件的發(fā)放57文件控制指引文件的發(fā)放范圍管理手冊、程序文件的發(fā)放范圍為各單位主管；其它文件由發(fā)放部門根據(jù)需要確定發(fā)放范圍23文件控制指引文件的發(fā)放范圍58文件控制指引文件的歸檔及銷毀經(jīng)批準(zhǔn)后的文件正本一律交發(fā)放部門保存歸檔；當(dāng)更改文件再重新發(fā)放時(shí)，應(yīng)按原發(fā)放范圍收回原文件，并在每頁上加蓋“作廢”章，收回的作廢文件除發(fā)放部門留存一份原件作為備查外，其余統(tǒng)一進(jìn)行銷毀24文件控制指引文件的歸檔及銷毀59文件控制指引文件的更改1、填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審核人、批準(zhǔn)人審核批準(zhǔn)后交文控予以實(shí)施；2、修改版本，改版后版本號應(yīng)改寫，如原A，改版后應(yīng)改為B，修改狀態(tài)同時(shí)全為0。記錄表格更改只作版本號更改，無修訂狀態(tài)要求（我們公司不存在修改狀態(tài)，即不改版本號的情況）。25文件控制指引文件的更改60文件控制指引文件的評審評審以后不需更改的文件可繼續(xù)使用，需要更改的文件應(yīng)按文件更改的要求實(shí)施更改，并再次得到批準(zhǔn)、發(fā)放，有關(guān)評審的過程應(yīng)作好相應(yīng)的記錄，以備查考。26文件控制指引文件的評審61文件控制指引外來文件的控制收到外來文件（體系和技術(shù)類）時(shí)應(yīng)登記、編號、存檔及發(fā)放于相關(guān)單位。體系人員