檔案管理學(xué)之檔案的檢索工作課件

刑事偵查系齊家福教授文書與檔案管理刑事偵查系文書與檔案管理1教學(xué)目標：1、了解檔案檢索工作的內(nèi)容和意義。2、了解檔案著錄的內(nèi)容，檔案主題標引和分類標引，掌握檔案著錄的項目、符號、著錄格式和檔案標引。3、了解檔案檢索工具的種類，掌握分類卡片、主題卡片、分類目錄、文件目錄、文號目錄、全宗指南的編制方法。教學(xué)重點：檔案著錄的內(nèi)容。教學(xué)難點：檔案著錄的規(guī)則和方法。第七章檔案的檢索工作教學(xué)目標：第七章檔案的檢索工作2第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索工作的內(nèi)容檔案的檢索工作包括兩個方面：一是檔案信息的系統(tǒng)存儲。

編制檢索工具二是檔案的查找。

利用檢索工具這兩個過程是密切聯(lián)系的，存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索工作的內(nèi)容檔案的檢索工作包3（一）存儲階段的主要內(nèi)容1、著錄標引著錄標引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來。對每件（卷）檔案著錄標引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標識。2、組織檢索工具

組織檢索工具就是將著錄標引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具的過程。各種檢索工具共同組成檢索工具體系，它是著錄標引的結(jié)果，也是查找利用的基礎(chǔ)。（一）存儲階段的主要內(nèi)容4（二）查找階段的主要內(nèi)容1、確定查找內(nèi)容確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標識。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標識，形成各種可以查找的檢索表達式。例如：著者=司法廳*主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，且“主題”字段內(nèi)含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。AND著者=司法廳+主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，或者“主題”字段內(nèi)含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。OR（二）查找階段的主要內(nèi)容5著者=司法廳-主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，且“主題”字段內(nèi)不能含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。NOT2、查找操作

檔案工作人員根據(jù)檢索標識或檢索表達式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。二、檔案檢索工作的意義（略）（一）檔案檢索工作是連結(jié)檔案基礎(chǔ)工作和利用工作的橋梁，在整個檔案業(yè)務(wù)工作中占有重要地位收集、整理、統(tǒng)計、保管，都是利用工作的基礎(chǔ)和前提。檢索工作，將檔案的某些特征標識出來，存儲在相應(yīng)的檢索工具中，然后通過檢索，最終實現(xiàn)檔案為利用者服務(wù)的目的。著者=司法廳-主題=爭先創(chuàng)優(yōu)二、檔案檢索工作的意義（略）（一6檔案能否及時、準確地提供給利用者，在很大程度上取決于檢索工作。

（二）檔案檢索工作是提高檔案館（室）工作水平的重要手段檔案檢索工作，首先要編制各種各樣的檢索工具，在編制檢索工具的過程中，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題，如檔案收集不齊全、保管期限劃分不正確、統(tǒng)計數(shù)字不準確等問題，然后及時采取措施加以改進。同時，還可以深入開發(fā)檔案信息資源，發(fā)現(xiàn)檔案的某些潛在價值，促進檔案管理的科學(xué)化。（三）檔案檢索工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個獨立環(huán)節(jié)檔案能否及時、準確地提供給利用者，在很大程度上取決于檢索工作7檔案檢索是檔案部門的一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。檔案檢索過程主要是大量地存儲檔案線索，有計劃地建立檔案檢索體系，為查找檔案材料提供手段，為利用工作打下基礎(chǔ)，所以它既屬于利用工作的范疇，又具有基礎(chǔ)工作的性質(zhì)。檢索工作的內(nèi)容和獨特作用，是其他環(huán)節(jié)所不能包括和替代的。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案檢索工作已由原來的主要以手工檢索為主逐漸向以電子計算機檢索為主的方向發(fā)展?，F(xiàn)在通常是手工檢索和電子計算機檢索兩條腿走路。檔案檢索是檔案部門的一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。檔案檢索過程主要是8第二節(jié)檔案檢索語言（略）一、檔案檢索語言及其作用（一）檔案檢索語言的含義檢索語言也稱標識語言或標識系統(tǒng)。是根據(jù)檢索的需要而編制的專用的人工語言，是表示檔案文獻內(nèi)容信息及其相互關(guān)系的概念標識系統(tǒng)。檔案檢索語言是檔案信息存儲和檔案信息檢索過程的統(tǒng)一。在存儲信息時，標引人員首先要用檢索語言標引檔案的主題內(nèi)容，形成各種檢索標識并納入檔案信息檢索系統(tǒng)中。在檔案檢索時，根據(jù)使用者的要求形成提問標識，從檢索工具中找到該提問標識所標引的檔案文獻?？梢哉f，檔案檢索語言是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分，直接影響著檔案檢索質(zhì)量的高低。第二節(jié)檔案9（二）檔案檢索語言的基本特點一是單義性。檢索語言的單義性是指一種檢索語言只能代表某一種特定含義，不能為其他語言所替代，從而達到一詞一義的目的。檔案檢索語言對一詞多義和一義多詞的現(xiàn)象嚴加控制，否則，將造成檢索語言的不匹配，無法實現(xiàn)檢索。

二是專業(yè)性。檔案檢索語言的詞匯及其編排都要符合檔案的特點，以便于檔案的標引與檔案的查找利用。（三）檔案檢索語言的作用1、標識檔案的主題內(nèi)容

檔案的主題內(nèi)容是通過各種各樣的檔案檢索語言標識出來的，往往一個案卷可以用多種標識語言從不同的側(cè)面揭示其主題內(nèi)容，從而為多方位的檢索提供便利。（二）檔案檢索語言的基本特點10

2、作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)在檔案標引和檢索過程中，都需要對檔案內(nèi)容和利用者提問的內(nèi)容進行主題分析，并將其主題概念轉(zhuǎn)換為檢索標識，檢索語言作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)，能使檢索標識更加明確、更加規(guī)范，達到實現(xiàn)檢索的目的。

3、揭示檢索標識之間的邏輯關(guān)系每一種檢索語言都以其特定的體系或方法揭示檢索標識之間的邏輯關(guān)系，從而使檢索語言形成一套概念體系，方便擴檢和縮檢。

4、對檢索標識進行系統(tǒng)化排列

每一部檢索語言都對其包容的全部檢索標識進行有規(guī)律的系統(tǒng)排列。2、作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)11二、檔案檢索語言的類型（一）館藏法

館藏法是以全宗為單位，按照一個全宗內(nèi)檔案的自然形成規(guī)律編制的人工檢索語言。它以檔號為檢索詞匯，以檔號表為檢索詞典。館藏法檢索語言的基本規(guī)則是：首先，保持檢索標識的單義性。即一個檔案館內(nèi)不能有相同的全宗號，一個全宗內(nèi)不能有相同的案卷號，一個案卷內(nèi)不能有相同的頁（張）號。其次，檢索標識應(yīng)具有基本的邏輯聯(lián)系。即全宗與全宗之間、案卷與案卷之間、文件與文件之間的排列應(yīng)盡量體現(xiàn)它們之間的主要聯(lián)系。用館藏法編制的目錄系統(tǒng)稱為館藏目錄。館藏目錄包括全宗目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。二、檔案檢索語言的類型12（二）分類法

分類法是以反映檔案內(nèi)容職能特性的類目為基礎(chǔ)，并用分類號進行檢索的一種檔案檢索語言。它的檢索詞匯是分類號，檢索詞典是《中國檔案分類法》。《中國檔案分類法》由19個大類組成，每一類的類目名稱以分類號為代碼，類目之間的關(guān)系主要有從屬關(guān)系和并列關(guān)系。分類表的每一個類目都配有符號，稱為類號，類號的作用是表征檔案的內(nèi)容和固定各個類目在分類體系中的排列次序，采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼編制，如“E91——邊界、領(lǐng)土”、“NK11——電子材料”等。（二）分類法13檔案工作人員根據(jù)《中國檔案分類法》中的分類體系，以案卷或文件為單位賦予檔案相應(yīng)的分類號，然后將分類標引的條目組成分類目錄?！吨袊鴻n案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。（三）主題法

主題法是以主題詞進行檢索的一種檔案檢索語言。它的檢索詞匯是主題詞。檢索詞典是《中國檔案主題詞表》?！吨袊鴻n案主題詞表》出版于1995年11月。它是由反映檔案內(nèi)容的規(guī)范詞目組成的，詞目按照漢語拼音結(jié)合漢字字形排列?！吨袊鴻n案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。

檔案工作人員根據(jù)《中國檔案分類法》中的分類體系，以案卷或文件14主表由全部詞目排列組成。詞目通常由漢語拼音、款目主題詞、范疇號、注釋、詞間關(guān)系等項目組成，并指明主題詞在《范疇索引》中的范疇分類號及主題詞的范圍、觀點和含義等。范疇索引是將主表中的全部主題詞按照既定的類目分類排列而形成的一種索引，借助范疇索引可滿足按類查詞和族性檢索的要求。檔案工作人員在審讀檔案、了解和判斷檔案中心內(nèi)容和其他因素的基礎(chǔ)上，判定主題類型和主題結(jié)構(gòu)，提煉選定出一個或若干個表達檔案主題的自然語言主題概念，然后把提煉選定的主題概念轉(zhuǎn)化成檔案主題詞表中的主題詞。主表由全部詞目排列組成。詞目通常由漢語拼音、款目主題詞、范疇15主表主題詞款目如下例：Renmindaibiaodahui……………漢語拼音款目主題詞……人民代表大會[BB]……范疇號D人代大會……代項F地方各級人民代表大會……分項全國人民代表大會S國家權(quán)力機關(guān)………………屬項會議*Z國家機構(gòu)*……族項C人民代表大會制………………參項主表主題詞款目如下例：16

第三節(jié)檔案著錄標引一、檔案著錄標引的含義及作用（一）檔案著錄的含義及作用檔案著錄是指在編制檔案檢索目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案的內(nèi)容特征是指對檔案主題的揭示，包括檔案的分類號、主題詞、摘要等。形式特征包括檔案的題名、責(zé)任者、形成時間、地點、檔號、文種、載體等。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目。條目是編制檔案目錄的基礎(chǔ)。許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。第三節(jié)檔案著錄標引17

檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進行的，通過對檔案內(nèi)容和形式特征的選擇記錄，來揭示檔案的主題內(nèi)容、物質(zhì)形態(tài)、科研價值，并指明其出處和存放地點。利用者通過對著錄事項的查閱，可以了解檔案材料的大概內(nèi)容，從而查找自己所需的檔案。檔案工作者也可以根據(jù)條目上著錄的事項，熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案的具體存放位置，準確存取，以滿足利用者的需要。

檔案著錄是編制檔案檢索工具的基礎(chǔ)和前提，著錄工作的質(zhì)量直接影響著檢索工具的質(zhì)量。檢索工具質(zhì)量的高低，取決于著錄內(nèi)容的完整與準確程度。檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進行的，通過對檔案內(nèi)容和形18（二）檔案標引工作的含義及作用檔案標引工作，是指對文件或案卷進行主題分析，將分析結(jié)果用一定的檢索標識記錄下來，作為存儲和檢索的依據(jù)的處理過程。標引工作的核心就是對文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標識。賦予分類號標識的過程，稱為分類標引。賦予主題詞標識的過程，稱為主題標引。檔案標引工作，對于利用者和檔案人員來說都是查找檔案的依據(jù)。利用者查閱檔案，只能通過檢索標識去判斷自己所需要的檔案材料，如果標引人員給出的檢索標識不完全，專指性低，這份文件或案卷就有可能漏檢。如果檢索標識錯誤，不僅檢不到所需檔案，還會檢出無關(guān)的檔案材料。檔案工作人員可以通過檢索標識提供的信息，向外報道檔案內(nèi)容，同時又依據(jù)檢索標識提供的線索，查找出檔案材料，供利用者使用。（二）檔案標引工作的含義及作用19二、檔案著錄規(guī)則

為了實現(xiàn)著錄工作的規(guī)范化，1986年1月1日，國家標準《檔案著錄規(guī)則》開始實施，作為全國檔案著錄工作的依據(jù)，1999年重新修訂為國家行業(yè)標準，主要內(nèi)容如下：（一）著錄項目檔案的著錄項目是指用來揭示檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案的著錄項目共有七項：（1）題名與責(zé)任說明項。該項包括正題名、并列題名*、副題名及說明題名文字*、文件編號*、責(zé)任者、附件*6個單元。（2）稿本與文種項。該項包括稿本*、文種*2個單元。二、檔案著錄規(guī)則20（3）密級與保管期限項。該項包括密級*、保管期限*2個單元。（4）時間項。（5）載體形態(tài)項。該項包括載體類型*、數(shù)量及單位*、規(guī)格*3個單元。（6）附注與提要項。該項包括附注*、提要*2個單元。（7）排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號*、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞6個單元。（3）密級與保管期限項。該項包括密級*、保管期限*2個單元。211、題名和責(zé)任者說明項題名，又稱標題、題目，是表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。責(zé)任者，也稱作者，是指對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責(zé)任的團體或個人。題名和責(zé)任者項共有六個單元，分別是正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責(zé)任者和附件。（1）正題名正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄。單份文件沒有題名，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。單份文件的題名不能揭示內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號。單份文件的題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”號表示。1、題名和責(zé)任者說明項22（2）并列題名*并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名，必要時并列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“=”號。一般用于外交文件和少數(shù)民族文件中，著錄時照原文著錄。（3）副題名及說明題名文字*副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，其前加“：”號。正題名能夠反映檔案內(nèi)容時，副題名不必著錄。如“第五次黨委擴大會議文件：關(guān)于迎接評估工作”。說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時說明題名文字照原文著錄，其前加“：”號。如“國家機關(guān)公文格式：中華人民共和國國家標準”、“：根據(jù)錄音整理，未經(jīng)本人審閱”。（2）并列題名*23（4）文件編號

*文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號，包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。文件編號除年度用“[]”號外，其余照原文字符號抄錄，其前加“：”號。如“：中發(fā)[1980]16號”、“：GB/T13968-92”。聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號，中間用“；”號隔開。（5）責(zé)任者

責(zé)任者只有一個時，照原文著錄，其前加“/”號。責(zé)任者有多個時，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的，必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示，第一個責(zé)任者之前加“/”號，責(zé)任者之間以“；”號相隔，如“/國家計委；國家檔案局”。（4）文件編號*24多個責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須著錄時，可將職責(zé)或身份置于最末一個責(zé)任者后的“（）”號中，責(zé)任者之間以“，”號相隔。如“周杰倫，趙薇，林心如（主演）”同一責(zé)任者有多個職責(zé)或身份又必須著錄時，可將多個職責(zé)或身份置于責(zé)任者后的“（）”號中，職責(zé)或身份之間以“，”號相隔。如“/徐昌霖（編劇，導(dǎo)演）；上官云珠（主演）；陳歌辛（作曲）”。機關(guān)團體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱，如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱“中共中央”，而不能簡稱為“中央”。歷代政權(quán)機關(guān)團體責(zé)任者，著錄時其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”號。如“/（清）內(nèi)閣”、“/（民國）外交部”。多個責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須著錄時，可將職責(zé)或身份置于25個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé)，并加“（）”號，如“/陳毅（外交部長）”。文件所署個人責(zé)任者有多種職務(wù)時，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)，如“/毛澤東（中共中央主席）”、“/毛澤東（國家主席）”、“/毛澤東（中央軍委主席）”。清代及其以前的個人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，并加“（）”號，如“/（清）李鴻章”。少數(shù)民族個人責(zé)任者應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國責(zé)任者姓名前應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名，必要時著錄姓氏原文和名的縮寫，國名、姓氏原文和名的縮寫均加“（）”號，如“/（美）愛因斯坦（Einstein,A．）”。文件所署責(zé)任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應(yīng)將真實姓名附后，并加“（）”號，如“/茅盾（沈雁冰）”。個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它26未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號，考證無結(jié)果時以三個“囗”代之。文件責(zé)任者不完整時，應(yīng)照原文著錄，將考證出的完整責(zé)任者附后，并加“[]”號，如“/周[周恩來]”。文件責(zé)任者有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實責(zé)任者附后，并加“[]”號，如“/王國央[王國英]”?？甲C出的責(zé)任者根據(jù)不足時，在其后加“？”，一并著錄于“[]”號內(nèi)，如“/[張治中？]”。未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，27（6）附件*附件是指文件正文后的附加材料，只著錄附件題名，其前冠以“+”號。文件正文有多個附件時，各附件題名前均冠以“+”號。如附件題名過長，也可簡略，其節(jié)略內(nèi)容用“…”號表示，自擬附件題名加“[]”號。若附件題名具有獨立檢索意義時，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項中加以說明。如“．—正件中共吉林省委《關(guān)于當(dāng)前工業(yè)生產(chǎn)中幾個問題的指示》已另著條目”。（6）附件*282、稿本與文種項（1）稿本*是指檔案文件的文稿、文本和版本。稿本項依實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“．—”號。（2）文種*是指文件種類的名稱。文種項依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，其前加“：”號。2、稿本與文種項293、密級與保管期限項（1）密級*是指文件保密程度的等級，依《文獻保密等級代碼》（GB7156-1987）劃分為公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機密、絕密6個級別。密級一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級，公開級、國內(nèi)級可不著錄。密級前加“．—”號。（2）保管期限*是指根據(jù)檔案價值確定的檔案應(yīng)該保存的時間，一般分為永久、長期、短期三種。保管期限一般按案卷組成時所定保管期限著錄，其前加“：”號，若已更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。3、密級與保管期限項304、時間項時間項視不同著錄對象，分為文件形成時間、卷內(nèi)文件起止時間等，其前均加“．—”號。一般公私文書為發(fā)文時間，決議、決定、命令、規(guī)范、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間，條約、合同、協(xié)議為簽署時間，技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過時間，獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時間，科研試驗報告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計時間，原始試驗記錄、測定檢驗數(shù)據(jù)為記錄時間等。時間項一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。如“．—20090824”。4、時間項31歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷，應(yīng)照原文著錄，同時將換算好的公元紀年附后，并加“（）”號。如“．—清乾隆10年9月26日（17451021）”。沒有形成時間的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式特征等考證出形成時間后著錄，并加“[]”號。如“．—[19520110]”。文件時間不完整或部分時間字跡不清時，仍著錄原時間，原時間中缺少或字跡不清部分以“囗”補之，再將考證出的時間附后，并加“[]”號。如“．—19囗囗囗204[193囗1204]”。文件時間記載有誤或有疑義時，仍照原文著錄，再將考證出的時間附后，并加“[]”。如“．—19500105[19510105]”。文件形成時間考證不出時，著錄為“．—囗囗囗囗囗囗囗囗”，亦可著錄文件上的收文時間、審核時間、印發(fā)時間等其它時間，但應(yīng)在附注項中說明。歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷，應(yīng)照原文著錄，同時將換算好的公元32若考證出的時間根據(jù)不足時，在其后加“？”號，一并著錄于“[]”號內(nèi)。以一組文件、一卷、一組案卷為對象著錄一個條目時，著錄其中最早和最遲形成的文件的時間，其間用“-”號連接。起止時間的表示，無論是本年度或跨年度，著錄時均不能省略年度。如“．—19890107-19891015”。5、載體形態(tài)項載體形態(tài)項著錄檔案的載體類型標識及檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。（1）載體類型*檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實著錄，其前加“．—”號。若考證出的時間根據(jù)不足時，在其后加“？”號，一并著錄于“[33（2）數(shù)量及單位*數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如“頁”、“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。著錄時其前加“：”號。如“．—15頁”、“．—唱片：3張”。（3）規(guī)格*規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號等，著錄時其前加“：”號。如“．—縮微平片：2張：105mm×148mm”、“．—錄像磁帶：5盒：3/4英寸”。（2）數(shù)量及單位*346、附注與提要項（1）附注項*附注項著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內(nèi)容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。每一條附注均以“．—”號分隔。如每一條附注都分段著錄時，可省略該標識符。各著錄項目中需要注明的事項：A題名附注：注明同一文件的不同題名或其他稱謂。如對《新民主主義的政治與新民主主義的文化》一文，在附注項中注明“．—現(xiàn)名《新民主主義論》”。B責(zé)任者附注：注明考證出責(zé)任者的依據(jù)和責(zé)任者項未著錄責(zé)任者的數(shù)目或名稱。如“．—責(zé)任者筆跡考證”、“．—參加本課題人員還有邊海、李檬、劉學(xué)軍”。6、附注與提要項35C時間附注：注明考證出時間的依據(jù)。若著錄為非文件形成時間時，應(yīng)注明為何種時間。如“．—時間為收文時間”。D載體形態(tài)附注：注明載體形態(tài)的破損、殘缺、變質(zhì)及字跡退變等情況。如“．—中間缺3頁”。著錄項目以外需要證明的事項：E被著錄文件有不同稿本者應(yīng)予注明。如“．—另有滿文本”。F被著錄文件另有其它載體形式者應(yīng)予注明。如“．—同內(nèi)容紙質(zhì)鉛印教材2本“。G被著錄文件的來源為捐贈、購買、交換、復(fù)制、寄存等情況時應(yīng)予注明。如“．—此件復(fù)制于中央檔案館”。H被著錄文件經(jīng)考證為贗品者應(yīng)予注明。C時間附注：注明考證出時間的依據(jù)。若著錄為非文件形成時間時，36I被著錄文件關(guān)系密切的相關(guān)文件應(yīng)予注明。J除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其它事項。如科研課題的獲獎情況、音像檔案的播放時間等。如“．—19881011獲天津市科技二等獎”、“．—播放時間238＇32＂”。

（2）提要項*提要項是對文件和檔案內(nèi)容的簡介，應(yīng)反映其主要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)等）。一般不超過200字。7、排檢與編號項排檢與編號項是目錄排檢和檔案館、室業(yè)務(wù)注記項。（1）分類號分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定著錄。I被著錄文件關(guān)系密切的相關(guān)文件應(yīng)予注明。37（2）檔案館代碼*檔案館代碼依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。檔案館代碼在建立目錄中心或報道交流時必須著錄。（3）檔號檔號是檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號中各號之間以“-”相隔。如“5-6-7-8”（4）電子文檔號電子文檔號是檔案館、室管理電子文件的一組符號代碼。（5）縮微號縮微號是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號。（2）檔案館代碼*38（6）主題詞或關(guān)鍵詞主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。主題詞按照《檔案主題標引規(guī)則》和《中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進行標引。關(guān)鍵詞是在標引和檢索中取自文件題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。主題詞或關(guān)鍵詞各詞之間空一個漢字位置，一個詞或詞組不得分作兩行書寫。（6）主題詞或關(guān)鍵詞39（二）標識符號

標識符號是用以區(qū)別不同的著錄項目和著錄含義的標志，用在著錄項目之前。檔案著錄標識符號分為著錄項目標識符和著錄內(nèi)容標識符兩種。1、著錄項目標識符

著錄項目標識符是在每個著錄項目之前冠以一定的標識符號，用以識別所代表的項目。主要有以下幾種：“．—”置于下列各著錄項目之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項?！?”置于并列題名之前。“：”置于下列各著錄單元之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。（二）標識符號40“/”置于第一責(zé)任者之前?！?；”置于多個文件編號之間、多個責(zé)任者之間?！埃庇糜谙嗤氊?zé)、身份省略時的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間?！?”置于每一個附件之前。著錄項目標識符中，“．—”占兩格，并在回行時不分開，其余符號各占一格。不需著錄的項目，連同標識符號一起省略，需要重復(fù)著錄的項目，需重復(fù)添加該項目的標識符?！?”置于第一責(zé)任者之前。41

“[]”置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責(zé)任者省略時的“等”字。“（）”置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機構(gòu)名稱、責(zé)任者真實姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國責(zé)任者國別及姓名原文、中國責(zé)任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷轉(zhuǎn)換后的公元紀年?！埃俊庇糜诓荒艽_定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用?！?”用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間。“…”用于節(jié)略內(nèi)容。“囗”用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“囗”號。“[]”置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號中42（三）著錄格式著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式?！稒n案著錄規(guī)則》規(guī)定，一般使用段落符號式條目格式，實際工作需要時也可以使用表格式條目格式。段落符號式是指將著錄項目分為若干段落，每個項目之間用符號區(qū)分開來的著錄格式，這種格式每一著錄項目的字數(shù)不受限制，并與《文獻著錄總則》的規(guī)定相一致。表格式是指將著錄項目名稱及填寫位置印制成表格的條目格式，這種格式直觀，易于掌握，但每一著錄項目的字數(shù)受表格大小的限制。（三）著錄格式43分類號檔案館代號檔號

電子文檔號

縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責(zé)任者+附件．—稿本：文種．—密級：保管期限．—時間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注提要主題詞或關(guān)鍵詞段落符號式條目格式：分類號44GE5·752-53-107-841101046-94

轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家教委關(guān)于改革高等學(xué)校畢業(yè)生分配制度報告的通知：京政發(fā)[1989]56號/北京市人民政府+國務(wù)院通知+國家教委…報告+[市計委、市高教局、市人事局實施意見]．—副本：通知．—內(nèi)部：永久．—19890702．—8頁：260mm×184mm．—教委報告不全，市計委、市高教局、市人事局實施意見全無國家教委報告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進行改革的意見。國務(wù)院通知要求各地區(qū)各部門制定改革措施。北京市有關(guān)單位提出了實施意見。

畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度GE5·7545實際工作需要使用表格式條目時，其著錄項目應(yīng)與段落符號式相同。無論著錄對象為單份文件、單個案卷還是一組文件或一組案卷，均按此格式依次著錄。著錄條目的形式為卡片式時，卡片尺寸一般為12．5CMx7.5CM，著錄時卡片四周均應(yīng)留1CM空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。實際工作需要使用表格式條目時，其著錄項目應(yīng)與段落符號式相同。46（四）著錄用文字、著錄信息源著錄用文字必須規(guī)范化。漢字應(yīng)使用規(guī)范化的簡化漢字。外文與少數(shù)民族文字應(yīng)依照其文字規(guī)則書寫。文件編號項、時間項、載體形態(tài)項、排檢與編號項中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。圖形及符號應(yīng)照錄，無法照錄的可改為其它形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號。檔案的著錄信息來源于被著錄的檔案。單份或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾。一個或一組案卷著錄時主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。被著錄檔案本身信息不足時，參考其它有關(guān)的檔案資料。（四）著錄用文字、著錄信息源47（五）著錄詳簡級次凡標有“*”者為選擇著錄項目或單元（小項）。也就是說，正題名、責(zé)任者、時間、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞為主要著錄項目，其余為選擇著錄項目。只著錄主要著錄項目的為簡要級次。除主要著錄項目外，還著錄選擇著錄項目的為詳細級次。（五）著錄詳簡級次48檔案標引是指通過對檔案文件或案卷的內(nèi)容進行分析，將內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言，即將分析的結(jié)果賦予檢索標識的過程。檔案標引是檔案著錄的核心內(nèi)容。檔案標引的步驟主要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個方面，無論是主題標引還是分類標引都離不開這兩個步驟。兩種標引在主題分析方面，方法基本相同。在概念轉(zhuǎn)換方面，二者的區(qū)別較大。（一）主題分析

主題分析是通過對檔案的內(nèi)容特征進行分析，準確提煉和選定主題概念的過程。主題分析包括兩個步驟：三、檔案標引的步驟和方法檔案標引是指通過對檔案文件或案卷的內(nèi)容491、通過審讀檔案，了解和判斷檔案所反映的中心內(nèi)容和其他主題因素一般可通過文件或案卷的題名獲得。當(dāng)檔案無題名或題名不能全面、正確地反映檔案主題時應(yīng)瀏覽全文，重點是閱讀全文的開頭、結(jié)束語、段落標題，必要時閱讀批語、摘要、簡介、目次、圖表、備考表等內(nèi)容。2、通過審讀檔案，確定檔案或案卷的主題類型和主題結(jié)構(gòu)檔案的主題類型可以分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達一個問題。如《關(guān)于工資問題的若干規(guī)定》。多主題是指一件（卷）檔案表述兩個以上的問題，如《關(guān)于教學(xué)管理和學(xué)生管理問題的若干意見》，即表達了教學(xué)管理和學(xué)生管理兩個主題，需分別給予標引。1、通過審讀檔案，了解和判斷檔案所反映的中心內(nèi)容和其他主題因50主題因素分為五種：（1）主體因素是指反映文件或案卷中所論述的主題的關(guān)鍵性概念，作為對該文件或案卷的檢索入口。如《河北司法官職業(yè)學(xué)院關(guān)于組建學(xué)術(shù)委員會的通知》中，“學(xué)術(shù)委員會”為主體因素。（2）通用因素是指某些通用的詞匯或概念，這些詞匯本身不具有專業(yè)屬性，但它與主體因素相結(jié)合，可以加強主題的專指性。如《人才培養(yǎng)工作水平評估的重要意義》中，“意義”為通用因素。（3）位置因素是指文件或案卷所論述對象的空間和地理位置的概念，包括國家、地區(qū)、機構(gòu)等方面的主題詞。如《人民銀行調(diào)整儲蓄利率的公告》中，“人民銀行”為位置因素。（4）時間因素是指文件或案卷所論述對象存在的時間概念，包括朝代、年度等方面的主題詞。如《河北司法警官職業(yè)學(xué)院2006年工作總結(jié)》中，“2006年”為時間因素。（5）文種因素是指文件的名稱概念。如《河北省教育廳關(guān)于加強高職高專教育教學(xué)工作的若干意見》中，“意見”為文種因素。主題因素分為五種：51在標引過程中將主題劃分為5種主題因素的主要目的在于確定標引的內(nèi)容。在檔案標引中，主體因素是最重要的，必須標出，時間因素一般也需要標出，位置因素作為文件作者時一般不標，作為論述對象時需要標出。如《××市教育局關(guān)于中小學(xué)教育問題的指示》，××市教育局作為作者不予標出；《關(guān)于××市中小學(xué)教育問題的調(diào)查報告》，××市作為論述對象應(yīng)予以標出。通用因素和文種因素可酌情標引。檔案管理學(xué)之檔案的檢索工作52（二）概念轉(zhuǎn)換

概念轉(zhuǎn)換是指在確定了主題類型和主題結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，選定主題詞或分類號的過程，也就是將主題概念轉(zhuǎn)換成檢索語言給出檢索標識的過程。

1、分類標引的概念轉(zhuǎn)換分類標引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類表，將相應(yīng)類目的分類號作為檢索標識賦予被標引檔案文件。分類標引必須符合專指性的要求，應(yīng)根據(jù)文件或案卷的內(nèi)容給出最合適的分類號，既不能給上位類號，也不能給下位類號；當(dāng)分類表上無恰當(dāng)?shù)姆诸愄枙r，才能給上位類號或與檔案內(nèi)容最密切的相關(guān)的類號，必要時，也可以增設(shè)新類目。賦予被標引文件分類號時，應(yīng)遵循一致性的原則。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標引的分類號均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當(dāng)類目可歸的檔案，無論歸入上位類或歸入與其密切相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。

（二）概念轉(zhuǎn)換532、主題標引的概念轉(zhuǎn)換主題標引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)主題分析的結(jié)果查找檔案主題詞表，將相應(yīng)的主題詞賦予被標引文件。標引詞應(yīng)選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對應(yīng)的、專指的主題詞，書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形相一致。當(dāng)詞表中沒有與檔案主題概念直接相對應(yīng)的專指主題詞時，應(yīng)選用兩個或兩個以上的主題詞進行組配標引。組配應(yīng)是概念組配，而不是字面組配，包括兩種類型：一是交叉組配，即同級詞組配。交叉組配是指用兩個或兩個以上的具有概念交叉關(guān)系的同級主題詞組配表達其相應(yīng)的下位概念。例如《關(guān)于組建鋼鐵聯(lián)合企業(yè)的通知》，用“鋼鐵企業(yè)”和“聯(lián)合企業(yè)”兩個具有交叉概念的主題詞組配標引，來表達“鋼鐵聯(lián)合企業(yè)”這一專指概念。2、主題標引的概念轉(zhuǎn)換54二是方面組配，即限定組配。指由一個表示事物的主題詞，與另一個或幾個表示事物某個屬性或某個方面的主題詞組配表達相應(yīng)的下位概念。例如《高考制度改革方案》，用“高考”和“規(guī)章”限定“教育改革”，從而表達了“高考制度改革”這一專指概念。組配規(guī)則：（1）優(yōu)先考慮交叉組配，然后考慮方面組配。（2）應(yīng)選用與檔案主題關(guān)系鼓密切、最臨近的主題詞進行組配，不能越級組配，即不能用其上位或下位主題詞組配。（3）組配結(jié)果所表達的概念應(yīng)清楚明確，只能表達一個主題詞概念。二是方面組配，即限定組配。指由一個表示事物的主題詞，與另一個55（4）為避免多主題虛假組配造成誤檢，可以用加聯(lián)系符號的方法區(qū)分每個問題。其做法是：在主題詞后用數(shù)字1、2、3.……表示分組符號，數(shù)字相同的主題詞是一組相關(guān)聯(lián)的組配概念。數(shù)字中“0”，稱作共同聯(lián)號，表示該主題詞可以和該檔案中標引的任何一個主題詞進行組配。例如《關(guān)于安陽縣棉花播種與玉米田間管理的情況報告》，標引為“棉花1”、“播種1”、“玉米2”、“田間管理2”、“安陽縣0”。

（5）當(dāng)某一主題概念在詞表中有組代主題詞時，應(yīng)選用規(guī)定的組代主題詞，不應(yīng)另選其他主題詞進行組配標引。（4）為避免多主題虛假組配造成誤檢，可以用加聯(lián)系符號的方法區(qū)56當(dāng)某一主題概念在詞表中查不到專指的主題詞，也無法通過組配標引來表達該主題概念時，可以采用靠詞標引?？吭~標引有兩種，一種是用上位概念主題詞進行靠詞標引。應(yīng)依據(jù)詞族索引選用最直接的上位概念主題詞進行標引，不應(yīng)使用越級上位主題詞標引。另一種是用近義詞進行靠詞標引。應(yīng)依據(jù)范疇索引選用與主題概念含義最相近的主題詞進行標引。

關(guān)鍵詞標引又稱為增詞標引。關(guān)鍵詞是主題詞表以外的、未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言詞。關(guān)鍵詞標引通常在以下幾種情況下使用：（1）某些概念組配，其結(jié)果出現(xiàn)多義時。（2）某些概念雖然可以采用靠詞標引，但當(dāng)這些概念的被標引頻率較高時。當(dāng)某一主題概念在詞表中查不到專指的主題詞，也無法通過組配標引57（3）詞表中明顯漏選的詞，包括詞表中未收錄的地名、人名、機構(gòu)名、產(chǎn)品名等專有名稱。（4）表達新生事物的詞使用關(guān)鍵詞標引時，應(yīng)盡可能選自其他詞表或較權(quán)威的參考書、工具書，選用的關(guān)鍵詞應(yīng)達到詞形簡練、概念明確、實用性強的要求。使用關(guān)鍵詞標引后，應(yīng)有所記錄，并反饋到所用檔案主題詞表的管理部門。由于關(guān)鍵詞是主題詞表以外的、未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言詞，因此，使用時應(yīng)嚴格控制。使用主題詞標引時，對于一個標引對象，標引用詞一般是2～10個。（3）詞表中明顯漏選的詞，包括詞表中未收錄的地名、人名、機構(gòu)58

第四節(jié)檔案檢索工具一、檔案檢索工具的作用（一）對檔案的信息內(nèi)容進行存儲

即將檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征著錄下來，全面地揭示一份文件或一個案卷的信息，并將這些特征按照一定的順序組織排列，從而形成包括各種檔案信息內(nèi)容的檢索工具。（二）為利用者和管理者查找檔案提供線索

檔案檢索工具是利用檔案的工具。利用者可借助檢索工具迅速準確地獲取所需檔案；管理者可借助檢索工具了解館藏概況，并可依據(jù)檢索工具查找檔案提供給利用者使用。同時，檔案檢索工具也是檔案工作人員提供咨詢、開展編研活動的手段，它也是檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)。

可見，檔案檢索工具既是存儲結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查找活動的必要條件。檔案檢索工具質(zhì)量的高低，直接影響著檔案的檢索效率。第四節(jié)檔59二、檔案檢索工具的種類（略）（一）按檢索工具的體例，分為目錄、索引、指南1、目錄是將所著錄的條目按照一定的次序編排而成的檢索工具。如分類目錄、主題目錄、專題目錄等。2、索引是將檔案的某一部分特征及其出處著錄出來，并按照一定次序編排的檢索工具。如人名索引、地名索引、文號索引等。目錄和索引之間沒有嚴格的界限，一般來說，目錄著錄的條目內(nèi)容比較全面，而索引著錄的條目內(nèi)容比較簡單，一般只著錄排檢項及其出處兩個項目。3、指南是以文章的形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。如全宗指南、專題指南、檔案館指南。

二、檔案檢索工具的種類（略）60（二）按檢索工具的載體形式，可分為書本式、卡片式、縮微式和機讀式檢索工具

1、書本式檢索工具是將著錄條目連續(xù)排列并裝訂成冊的檢索工具。其主要優(yōu)點是體積小，便于管理；可以印刷出版，便于各檔案館（室）之間進行情報交流和館外查詢；編排緊湊，便于閱讀；手工檢索掃描速度快；成本較低。其主要缺點是缺乏靈活性，編制時需要一定時期的積累材料，編制完成后不便于增減條目和調(diào)整條目之間的順序。

2、卡片式檢索工具是將檔案著錄的條目寫在卡片上，每一條目形成一張卡片，然后將卡片按一定的順序排列而形成的檢索工具。這種檢索工具最大的優(yōu)點就是具有較大的靈活性，便于條目的增減和條目順序的調(diào)整。由于每一條目獨立存在，復(fù)印后可編制不同的檢索工具；由于卡片紙質(zhì)較好，比較耐翻檢。其主要缺點是卡片數(shù)量多、體積大、不便管理；不便于傳遞和交流，一般只能館內(nèi)使用；手工檢索時逐張翻檢，掃描速度較慢；成本較高。

（二）按檢索工具的載體形式，可分為書本式、卡片式、縮微式和機613、縮微式檢索工具是以膠片為載體的以縮微攝影方式制作的檢索工具。這種檢索工具用于手工檢索時使用縮微閱讀器放大閱讀，也可用于計算機檢索。其主要優(yōu)點是密集存儲、節(jié)約空間；體積小，便于攜帶和交流；便于拷貝復(fù)制；耐久性好，便于長期保存和使用?？s微式檢索工具是在書本式或卡片式檢索工具的基礎(chǔ)上形成的，而且需要具備一定的拍攝和閱讀條件才能制作和使用。

4、機讀式檢索工具是以磁性材料為載體供計算機識別的檢索工具。它將檔案的內(nèi)容和形式特征以特定的編碼形式和特定的結(jié)構(gòu)記錄存儲在計算機的磁鼓、磁盤、磁帶上，使用時可以用熒光屏顯示，也可以打印成文字目錄。其主要優(yōu)點是存儲密度高；檢索掃描速度快；可進行多途徑檢索。這種檢索工具在制作時費時費力，工作量較大，費用也較高。

3、縮微式檢索工具62（三）按檢索工具的功能劃分，可分為館藏性、查找性、介紹性檢索工具

1、館藏性檢索工具是反映檔案實體整理體系及其排列順序的檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、存放地點索引等。其主要功能是固定和反映檔案整理順序，檔案管理人員可借助它了解館藏情況，并按照檔案整理順序查找檔案。其缺點是，目錄組織方式受檔案整理順序的限制，檢索途徑單一；檢索范圍一般不能超出全宗范圍，檢索深度不夠。

2、查找性檢索工具是指專門為查找而編制的檢索工具。它不受檔案實體排列順序的限制，將檔案的某一內(nèi)容或某個形式特征標識出來，將它們按一定的順序排列，以某一內(nèi)容或某一形式為檢索途徑（三）按檢索工具的功能劃分，可分為館藏性、查找性、介紹性檢索63而形成的檢索工具。如分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、地名索引、文號索引等。其優(yōu)點是可以打破檔案實體排列的順序，打破全宗、案卷的界限進行檢索，可以從不同的角度標識檔案，提供多種檢索途徑，可以選擇任意的檢索深度。3、介紹性檢索工具是介紹和報道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具，如專題指南、全宗指南、檔案館指南等。其主要功能是，全面概括地介紹檔案的情況，客觀評述檔案價值，發(fā)揮宣傳報道作用，向利用者提供一定的檔案線索。但是由于它并不系統(tǒng)地記錄檔案的檢索標識和建立排檢項，因此一般不能直接用于查找。

而形成的檢索工具。如分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、64三、常用檢索工具的編制方法（一）案卷目錄

案卷目錄是以案卷為單位，揭示一個全宗內(nèi)某一部分檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。案卷目錄是固定案卷位置、統(tǒng)計案卷數(shù)量、監(jiān)督和保護檔案的基本工具。它既是查找檔案最基本的工具，又是編制其他檢索工具所必須參考使用的工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號（案卷號）、案卷題名、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。（在第四章已經(jīng)學(xué)過）。三、常用檢索工具的編制方法65（二）卷內(nèi)文件目錄匯集

卷內(nèi)文件目錄匯集又稱為“全引目錄”或“案卷文件目錄”。它是將全宗內(nèi)所有案卷內(nèi)的或某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯集而成的檢索工具。就是將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊

。一般先列出案卷的案卷號、標題、起止日期，然后列出卷內(nèi)文件的作者、文號、標題、成文日期、所在頁碼等。卷內(nèi)文件目錄匯集編制起來也比較簡單，只要將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄打印或復(fù)印裝訂成冊即可。（二）卷內(nèi)文件目錄匯集66（三）分類目錄

分類目錄又稱為分類卡片目錄。它是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄在卡片上，然后打破全宗界限和全宗分類系統(tǒng)，按照邏輯體例分類排列的一種綜合性的檢索工具。1、分類目錄的優(yōu)點（1）由于分類目錄打破了全宗的界限，這就使一個檔案館內(nèi)、不同全宗的有關(guān)同一問題的檔案信息集中到了一起、滿足了利用者按照某一問題進行檢索的需要，也便于利用者系統(tǒng)全面地了解某一問題，符合利用者的利用習(xí)慣。（2）分類卡片目錄在使用和管理的過程中具有較大的靈活性，可以根據(jù)實際工作的需要，隨時增補和調(diào)整，也可以派生出多種新的檢索工具。（三）分類目錄67

2、分類目錄的缺點首先是檢索層次繁瑣，檢索者一般是在借助分類大綱的基礎(chǔ)上，判定檢索題目的歸屬，然后按類目體系一級一級地檢索，逐層縮小范圍，最后才能找到所需的文件信息。其次是檢索者、利用者、標引者以及分類人員的判定標準難以統(tǒng)一，這將影響到檢索的效率和質(zhì)量。3、分類卡片的編制方法分類卡片的編制分為以下三個步驟：

（1）填卡分類卡片目錄的編制，應(yīng)該按照《中國檔案分類法》和《檔案著錄規(guī)則》等有關(guān)規(guī)定進行，填卡時，基本上以文件或案卷為單位填制，即一文一卡或一卷一卡。當(dāng)一份文件涉及幾個問題時，可以按其涉及的問題分別填制幾張卡片。2、分類目錄的缺點68（2）排列卡片排列時應(yīng)按分類號的順序逐級集中卡片，具體說，就是先按字母順序排，同一字母的卡片集中排放在一起，然后再逐級按阿拉伯?dāng)?shù)字的大小排列，類目排列順序應(yīng)與分類表相一致。在同一類目內(nèi)卡片的排列順序可有多種方法，如按年度、按時間、按責(zé)任者、按地區(qū)等，但在一個檔案館（室）內(nèi)應(yīng)保持一致。當(dāng)一份文件填制幾張分類卡片時，應(yīng)將每張卡片分別排在各類目中相應(yīng)的位置，也就是說，這份檔案在分類目錄中占有幾個位置，以保證從多個角度檢索檔案的需要。如MA23：GE41（MA23為農(nóng)業(yè)教育、GE41為技術(shù)學(xué)校，組配后表示農(nóng)業(yè)技術(shù)學(xué)校），排列時除排在MA23類之中外，還應(yīng)填制一張卡片排在GE41類中。（2）排列卡片69（3）安放導(dǎo)卡分類卡片排列完畢之后，需要在類與類之間安放導(dǎo)卡。導(dǎo)卡也稱指引卡，是一種上端帶有耳狀突出處的卡片，使用時在突出處標明各類目的分類號和類目名稱，便于迅速準確地查到所需檔案卡片。

（四）全宗文件卡片目錄（略）全宗文件卡片目錄是將一個全宗內(nèi)的永久或長期保存的檔案的內(nèi)容或形式特征著錄在卡片上，然后將這些卡片按照邏輯體系分類條目進行排列而組成的一種檢索工具。這種檢索工具，打破了全宗內(nèi)原有的檔案分類體系，不受全國統(tǒng)一分類體系的限制，可根據(jù)全宗的實際情況設(shè)置分類方案，是機關(guān)檔案室常用的一種形式。檔案館對一些重要的全宗，也常編制全宗文件卡片。（3）安放導(dǎo)卡70（五）專題目錄（略）專題目錄一般都采用卡片的形式，所以又稱為專題卡片目錄。它是系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)關(guān)于某一專題檔案的內(nèi)容和成分的一種檢索工具。這種檢索工具的主要優(yōu)點，是可以根據(jù)館藏情況和實際工作的需要，自行設(shè)計專題，不受全宗的限制，不受全國統(tǒng)一分類體系和卡片格式的限制，是一種比較靈活的檢索工具。它有利于人們按照專題系統(tǒng)地查找材料。

編制專題卡片，大體有以下三個步驟：1、準備工作準備工作主要包括選題、制訂計劃、選材三個方面。（五）專題目錄（略）71（1）選題是指選定專題。所選題目直接影響到專題卡片的利用價值，所以選題時應(yīng)仔細推敲，特別慎重。一般來說，所選題目應(yīng)與黨和國家的方針政策緊密相關(guān)，能夠滿足利用者的某些方面的迫切需要，同時要結(jié)合本館（室）所藏有關(guān)該專題的檔案材料情況。（2）制定計劃是為了保證編制工作的順利進行，在編制一些較大的專題時，往往要制定計劃，對專題的名稱、專題的含義（如時間界限、地域界限等）、題目的分類、工作的步驟和方法、人員的分工、財物的支配等給予必要的說明和解釋。（1）選題是指選定專題。所選題目直接影響到專題卡片的利用價值72（3）選材是指在確定題目和擬定計劃之后，根據(jù)檔案材料在專題中所占的地位和所起的作用的不同，對檔案材料的取舍。在選取材料時，應(yīng)力求做到既不遺漏有用的材料，又不要把無價值或價值不大的材料選入。2、填制卡片

就是將選擇好的材料填入卡片，可以一文一卡、一卷一卡、多文（卷）一卡，視文件內(nèi)容而定，內(nèi)容相同或相近的文件可填在一張卡片上。專題卡片的項目一般有：專題名稱、類、全宗名稱（文件內(nèi)容涉及的）、時間和地點（地區(qū)）、檔號、檔案內(nèi)容與成分簡介、檔案館名稱、填卡人姓名和填卡日期等?？ㄆ母袷饺缦卤?。（3）選材是指在確定題目和擬定計劃之后，根據(jù)檔案材料在專題中73專題名稱：發(fā)生事件時間：類：屬類：地點：全宗名稱：文件內(nèi)容與成分簡介：全宗號：目錄號：案卷號：頁號：專題卡片（一）×××檔案館填卡人年月日專題名稱：發(fā)生事件時間：類：屬類：地點74專題卡片（二）專題名稱：發(fā)生事件時間：類：屬類：地點：全宗名稱：全宗號：文件內(nèi)容與成分簡介目錄號案卷號頁號×××檔案館填卡人年月日專題卡片（二）專題名稱：發(fā)生時間：類：753、卡片的排列卡片填制完畢后，應(yīng)對卡片進行科學(xué)地分類和系統(tǒng)地排列?？ㄆ姆诸惡团帕幸话闶歉鶕?jù)原先所編計劃中的分類方案，并結(jié)合所選材料和卡片的實際情況進行修改、補充后排列。

（六）主題目錄（略）主題目錄是用規(guī)范化的詞或詞組揭示文件或案卷的主題內(nèi)容，并按主題字順組織起來的一種檢索工具。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。主題目錄大多采用卡片形式，一般以一份文件為單位將標題式標識串作為排檢項，按標識串首字的字順加以排列。所謂“標題式標識串”是把反映該份文件主題不同因素的主題詞組配成的一條標識，如關(guān)于干部任免的通知，可將干部——任免——通知3個主題詞連在一起作為該份文件的標題式標識串填寫一張卡片。如果該文件有兩個主題，就需要分別填寫兩張卡片。3、卡片的排列76（七）人名索引（略）人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到記載某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎勵、處分等對涉及該專題的人名編制索引。人名索引一般采用卡片形式，人名卡片一般按姓氏筆劃、四角號碼、漢語拼音字母順序等方法排列，并在人名卡片的不同筆劃或不同音之間設(shè)置導(dǎo)卡。（七）人名索引（略）77（八）文號索引（略）

文號索引是按檔案的文號進行檢索檔案的一種檢索工具。它通常采用表格的形式，將檔案的文號和檔號對應(yīng)起來，以滿足從文號角度查找的要求。這種檢索工具對于發(fā)文較多的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、專業(yè)主管機關(guān)和有關(guān)的全宗比較適用。文號索引一般將同一年度、同一發(fā)文機關(guān)的文件編一張表，然后將所有的表裝訂成冊，便成為一套文號索引。文號索引格式多樣，較常見的有號碼對應(yīng)式和位置對應(yīng)式兩種。號碼對應(yīng)式文號索引，是將文號——列出，然后在與該文號對應(yīng)的空格中填寫該文件的檔號，如表7-5所示。（八）文號索引（略）78位置對應(yīng)式文號索引，是用一定的格式確定每一發(fā)文號在表格中的位置，然后在該位置上直接填寫該份文件的檔號，如表7—6所示。

（九）全宗指南（略）

全宗指南是以文章敘述的形式介紹和揭示檔案館（室）所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容、成分及其意義的一種工具。其作用在于介紹和報道某一全宗的情況，為利用者提供立檔單位和有關(guān)檔案的線索，便于檔案工作人員掌握全宗情況，提高檔案管理水平。全宗指南主要由“立檔單位和全宗的歷史概況”以及“全宗檔案的內(nèi)容和成分”兩部分組成。位置對應(yīng)式文號索引，是用一定的格式確定每一發(fā)文號在表格中的位79“立檔單位和全宗的歷史概況”是簡要地介紹立檔單位和全宗的歷史情況，包括立檔單位成立的歷史背景、成立的時間、地點、機關(guān)性質(zhì)、任務(wù)、隸屬關(guān)系、所轄區(qū)域、組織機構(gòu)設(shè)置及其職能變化、工作發(fā)展和文件處理情況?！叭跈n案的內(nèi)容和成分”主要介紹這個全宗內(nèi)檔案材料的起止日期、案卷數(shù)量、種類、主要內(nèi)容、完整程度、整理、鑒定、保管、利用以及檢索工具的種類等，這是編寫全宗指南的關(guān)鍵，也是全宗指南的主體。對檔案內(nèi)容和成分的介紹，可以按檔案內(nèi)容來介紹，也可以按立檔單位的組織機構(gòu)來介紹。在具體介紹時，可以根據(jù)不同情況，確定不同的詳簡程度。如簡要介紹、詳細介紹、重點與全面相結(jié)合地介紹等?！傲n單位和全宗的歷史概況”是簡要地介紹立檔單位和全宗的歷史80（十）專題指南（略）

專題指南又稱為專題介紹，它是按照一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館（室）中所保存的有關(guān)該題目檔案的一種參考材料。它綜合敘述和介紹檔案的內(nèi)容和成分，并向外印發(fā)，起到宣傳的作用，同時也可以對有關(guān)檔案進行檢索。專題指南的基本結(jié)構(gòu)由以下幾部分組成：（1）序言。對該題目的含義、意義、選材范圍、檔案價值以及編寫方法作概要說明。（2）檔案內(nèi)容介紹。這是主體部分。以專題目錄為基礎(chǔ)編寫的指南，可按專題目錄中劃分的類別分別介紹。介紹時可采用簡要介紹、詳細介紹和重點與全面介紹相結(jié)合等方法，可介紹檔案的來源、內(nèi)容、起止時間、價值等方面的情況。（3）附錄?？蓪ｎ}指南材料來源的全宗名單、人名、地名索引等加以編排，以便利用者使用。（十）專題指南（略）81（十一）檔案館指南（略）

檔案館指南又稱為檔案館介紹。這是用書本形式全面概要地敘述和介紹檔案館所存全部檔案情況的一種工具書。檔案館指南的結(jié)構(gòu)分為兩部分：1、檔案館情況介紹簡要介紹檔案館的沿革、內(nèi)部機構(gòu)和館藏檔案的來源、數(shù)量、整理、保管、利用等情況；2、館內(nèi)檔案情況介紹這是主體部分，要求對館藏檔案按全宗進行介紹。其內(nèi)容包括：全宗名稱、有關(guān)全宗的參考材料、立檔單位歷史介紹、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的簡要介紹。（十一）檔案館指南（略）82

（十二）聯(lián)合目錄（略）聯(lián)合目錄是將若干檔案館或其他單位收藏的檔案目錄匯總起來所形成的一種檢索工具。聯(lián)合目錄的作用是把分散在各處的檔案，從目錄上聯(lián)成一體，為利用者提供更豐富的檔案材料，也有利于開展館際間的情報交流。它可以免去利用者分別查閱各個館藏目錄的麻煩，擴大取得檔案材料的范圍。編制聯(lián)合目錄是一項科學(xué)性較強的工作，它要求有統(tǒng)一的目錄格式和具體的編制規(guī)則，館際之間要密切協(xié)作，以免因填寫方法和格式不統(tǒng)一而浪費人力物力，影響聯(lián)合目錄的建立。編制聯(lián)合目錄有三種形式：一是以一個館為基礎(chǔ)，其他館校對補充。二是各館分別編制，由一個館匯總校對補充。三是由專門力量集中校對匯總。（十二）聯(lián)合目錄（略）83（十三）檔案開放目錄（略）檔案開放目錄是檔案館為了向社會開放檔案而專門編制的、用于檢索已經(jīng)開放的檔案的檢索工具。檔案開放目錄的種類很多，有多少種檔案檢索工具，就可以有多少種開放目錄。在其編制上，有的必須在檔案進行重新鑒定并決定開放后再進行編制，也有的是對原有的檢索工具進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整而形成的。（十三）檔案開放目錄（略）84（十四）歸檔文件目錄歸檔文件目錄，是以全宗為單位編制的所有歸檔文件的名冊。主要包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注例1例2（十四）歸檔文件目錄85思考與練習(xí)1、什么是檔案著錄？2、檔案著錄項目有哪些？3、簡述檔案標識符號。3、檔案著錄的主要項目有哪些？4、什么是檔案標引？其步驟有哪些？5、列舉檔案檢索工具的種類（不少于5種）。思考與練習(xí)86THEEND

THEEND87演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！88刑事偵查系齊家福教授文書與檔案管理刑事偵查系文書與檔案管理89教學(xué)目標：1、了解檔案檢索工作的內(nèi)容和意義。2、了解檔案著錄的內(nèi)容，檔案主題標引和分類標引，掌握檔案著錄的項目、符號、著錄格式和檔案標引。3、了解檔案檢索工具的種類，掌握分類卡片、主題卡片、分類目錄、文件目錄、文號目錄、全宗指南的編制方法。教學(xué)重點：檔案著錄的內(nèi)容。教學(xué)難點：檔案著錄的規(guī)則和方法。第七章檔案的檢索工作教學(xué)目標：第七章檔案的檢索工作90第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索工作的內(nèi)容檔案的檢索工作包括兩個方面：一是檔案信息的系統(tǒng)存儲。

編制檢索工具二是檔案的查找。

利用檢索工具這兩個過程是密切聯(lián)系的，存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索工作的內(nèi)容檔案的檢索工作包91（一）存儲階段的主要內(nèi)容1、著錄標引著錄標引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來。對每件（卷）檔案著錄標引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標識。2、組織檢索工具

組織檢索工具就是將著錄標引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具的過程。各種檢索工具共同組成檢索工具體系，它是著錄標引的結(jié)果，也是查找利用的基礎(chǔ)。（一）存儲階段的主要內(nèi)容92（二）查找階段的主要內(nèi)容1、確定查找內(nèi)容確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標識。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標識，形成各種可以查找的檢索表達式。例如：著者=司法廳*主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，且“主題”字段內(nèi)含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。AND著者=司法廳+主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，或者“主題”字段內(nèi)含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。OR（二）查找階段的主要內(nèi)容93著者=司法廳-主題=爭先創(chuàng)優(yōu)表示檢索內(nèi)容要求滿足：“著者”字段內(nèi)含有“司法廳”，且“主題”字段內(nèi)不能含有“爭先創(chuàng)優(yōu)”。NOT2、查找操作

檔案工作人員根據(jù)檢索標識或檢索表達式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。二、檔案檢索工作的意義（略）（一）檔案檢索工作是連結(jié)檔案基礎(chǔ)工作和利用工作的橋梁，在整個檔案業(yè)務(wù)工作中占有重要地位收集、整理、統(tǒng)計、保管，都是利用工作的基礎(chǔ)和前提。檢索工作，將檔案的某些特征標識出來，存儲在相應(yīng)的檢索工具中，然后通過檢索，最終實現(xiàn)檔案為利用者服務(wù)的目的。著者=司法廳-主題=爭先創(chuàng)優(yōu)二、檔案檢索工作的意義（略）（一94檔案能否及時、準確地提供給利用者，在很大程度上取決于檢索工作。

（二）檔案檢索工作是提高檔案館（室）工作水平的重要手段檔案檢索工作，首先要編制各種各樣的檢索工具，在編制檢索工具的過程中，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題，如檔案收集不齊全、保管期限劃分不正確、統(tǒng)計數(shù)字不準確等問題，然后及時采取措施加以改進。同時，還可以深入開發(fā)檔案信息資源，發(fā)現(xiàn)檔案的某些潛在價值，促進檔案管理的科學(xué)化。（三）檔案檢索工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個獨立環(huán)節(jié)檔案能否及時、準確地提供給利用者，在很大程度上取決于檢索工作95檔案檢索是檔案部門的一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。檔案檢索過程主要是大量地存儲檔案線索，有計劃地建立檔案檢索體系，為查找檔案材料提供手段，為利用工作打下基礎(chǔ)，所以它既屬于利用工作的范疇，又具有基礎(chǔ)工作的性質(zhì)。檢索工作的內(nèi)容和獨特作用，是其他環(huán)節(jié)所不能包括和替代的。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案檢索工作已由原來的主要以手工檢索為主逐漸向以電子計算機檢索為主的方向發(fā)展?，F(xiàn)在通常是手工檢索和電子計算機檢索兩條腿走路。檔案檢索是檔案部門的一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。檔案檢索過程主要是96第二節(jié)檔案檢索語言（略）一、檔案檢索語言及其作用（一）檔案檢索語言的含義檢索語言也稱標識語言或標識系統(tǒng)。是根據(jù)檢索的需要而編制的專用的人工語言，是表示檔案文獻內(nèi)容信息及其相互關(guān)系的概念標識系統(tǒng)。檔案檢索語言是檔案信息存儲和檔案信息檢索過程的統(tǒng)一。在存儲信息時，標引人員首先要用檢索語言標引檔案的主題內(nèi)容，形成各種檢索標識并納入檔案信息檢索系統(tǒng)中。在檔案檢索時，根據(jù)使用者的要求形成提問標識，從檢索工具中找到該提問標識所標引的檔案文獻?？梢哉f，檔案檢索語言是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分，直接影響著檔案檢索質(zhì)量的高低。第二節(jié)檔案97（二）檔案檢索語言的基本特點一是單義性。檢索語言的單義性是指一種檢索語言只能代表某一種特定含義，不能為其他語言所替代，從而達到一詞一義的目的。檔案檢索語言對一詞多義和一義多詞的現(xiàn)象嚴加控制，否則，將造成檢索語言的不匹配，無法實現(xiàn)檢索。

二是專業(yè)性。檔案檢索語言的詞匯及其編排都要符合檔案的特點，以便于檔案的標引與檔案的查找利用。（三）檔案檢索語言的作用1、標識檔案的主題內(nèi)容

檔案的主題內(nèi)容是通過各種各樣的檔案檢索語言標識出來的，往往一個案卷可以用多種標識語言從不同的側(cè)面揭示其主題內(nèi)容，從而為多方位的檢索提供便利。（二）檔案檢索語言的基本特點98

2、作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)在檔案標引和檢索過程中，都需要對檔案內(nèi)容和利用者提問的內(nèi)容進行主題分析，并將其主題概念轉(zhuǎn)換為檢索標識，檢索語言作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)，能使檢索標識更加明確、更加規(guī)范，達到實現(xiàn)檢索的目的。

3、揭示檢索標識之間的邏輯關(guān)系每一種檢索語言都以其特定的體系或方法揭示檢索標識之間的邏輯關(guān)系，從而使檢索語言形成一套概念體系，方便擴檢和縮檢。

4、對檢索標識進行系統(tǒng)化排列

每一部檢索語言都對其包容的全部檢索標識進行有規(guī)律的系統(tǒng)排列。2、作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)99二、檔案檢索語言的類型（一）館藏法

館藏法是以全宗為單位，按照一個全宗內(nèi)檔案的自然形成規(guī)律編制的人工檢索語言。它以檔號為檢索詞匯，以檔號表為檢索詞典。館藏法檢索語言的基本規(guī)則是：首先，保持檢索標識的單義性。即一個檔案館內(nèi)不能有相同的全宗號，一個全宗內(nèi)不能有相同的案卷號，一個案卷內(nèi)不能有相同的頁（張）號。其次，檢索標識應(yīng)具有基本的邏輯聯(lián)系。即全宗與全宗之間、案卷與案卷之間、文件與文件之間的排列應(yīng)盡量體現(xiàn)它們之間的主要聯(lián)系。用館藏法編制的目錄系統(tǒng)稱為館藏目錄。館藏目錄包括全宗目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。二、檔案檢索語言的類型100（二）分類法

分類法是以反映檔案內(nèi)容職能特性的類目為基礎(chǔ)，并用分類號進行檢索的一種檔案檢索語言。它的檢索詞匯是分類號，檢索詞典是《中國檔案分類法》?！吨袊鴻n案分類法》由19個大類組成，每一類的類目名稱以分類號為代碼，類目之間的關(guān)系主要有從屬關(guān)系和并列關(guān)系。分類表的每一個類目都配有符號，稱為類號，類號的作用是表征檔案的內(nèi)容和固定各個類目在分類體系中的排列次序，采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼編制，如“E91——邊界、領(lǐng)土”、“NK11——電子材料”等。（二）分類法101檔案工作人員根據(jù)《中國檔案分類法》中的分類體系，以案卷或文件為單位賦予檔案相應(yīng)的分類號，然后將分類標引的條目組成分類目錄?！吨袊鴻n案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。（三）主題法

主題法是以主題詞進行檢索的一種檔案檢索語言。它的檢索詞匯是主題詞。檢索詞典是《中國檔案主題詞表》?！吨袊鴻n案主題詞表》出版于1995年11月。它是由反映檔案內(nèi)容的規(guī)范詞目組成的，詞目按照漢語拼音結(jié)合漢字字形排列?！吨袊鴻n案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。

檔案工作人員根據(jù)《中國檔案分類法》中的分類體系，以案卷或文件102主表由全部詞目排列組成。詞目通常由漢語拼音、款目主題詞、范疇號、注釋、詞間關(guān)系等項目組成，并指明主題詞在《范疇索引》中的范疇分類號及主題詞的范圍、觀點和含義等。范疇索引是將主表中的全部主題詞按照既定的類目分類排列而形成的一種索引，借助范疇索引可滿足按類查詞和族性檢索的要求。檔案工作人員在審讀檔案、了解和判斷檔案中心內(nèi)容和其他因素的基礎(chǔ)上，判定主題類型和主題結(jié)構(gòu)，提煉選定出一個或若干個表達檔案主題的自然語言主題概念，然后把提煉選定的主題概念轉(zhuǎn)化成檔案主題詞表中的主題詞。主表由全部詞目排列組成。詞目通常由漢語拼音、款目主題詞、范疇103主表主題詞款目如下例：Renmindaibiaodahui……………漢語拼音款目主題詞……人民代表大會[BB]……范疇號D人代大會……代項F地方各級人民代表大會……分項全國人民代表大會S國家權(quán)力機關(guān)………………屬項會議*Z國家機構(gòu)*……族項C人民代表大會制………………參項主表主題詞款目如下例：104

第三節(jié)檔案著錄標引一、檔案著錄標引的含義及作用（一）檔案著錄的含義及作用檔案著錄是指在編制檔案檢索目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案的內(nèi)容特征是指對檔案主題的揭示，包括檔案的分類號、主題詞、摘要等。形式特征包括檔案的題名、責(zé)任者、形成時間、地點、檔號、文種、載體等。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目。條目是編制檔案目