某物業(yè)檔案管理規(guī)程

本文格式為Word版，下載可任意編輯——某物業(yè)檔案管理規(guī)程某物業(yè)檔案管理規(guī)程之相關(guān)制度和職責(zé)，F(xiàn)物業(yè)檔案管理規(guī)程1.0目確實(shí)?？蛻?hù)服務(wù)中心業(yè)主檔案和本部門(mén)的檔案得到有效操縱。2.0資料檔案2.1歸檔范圍文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來(lái)文件、各種合同等;2.2建...

F物業(yè)檔案管理規(guī)程

1.0目的

確保客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)主檔案和本部門(mén)的檔案得到有效操縱。

2.0資料檔案

2.1歸檔范圍

文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來(lái)文件、各種合同等;

2.2建立

2.2.1隨時(shí)收集各種辦理完畢的文件(含會(huì)議文件),資料按相關(guān)類(lèi)別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。

2.2.2組卷

每月3日前將上月相關(guān)資料歸檔,歸檔要留神感激,歸檔前要把資料舉行分類(lèi),可把材料按類(lèi)別分組裝入待辦卷宗,以便要?dú)w檔時(shí),全體材料都能唾手可得,制止盲目查找。

按年度、題目分類(lèi),查找急速便當(dāng),在檔案目次里領(lǐng)會(huì)的標(biāo)明并與檔案保存好,對(duì)每一份文件都要領(lǐng)會(huì)的注明其歸入的檔案類(lèi)目。

立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)編號(hào)一律在右上角。

2.2.3裝訂

案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要去除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料應(yīng)當(dāng)舉行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂線位過(guò)窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過(guò)大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以鑒別的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件,卷宗標(biāo)題要標(biāo)明,問(wèn)題或名稱(chēng),文字要簡(jiǎn)練,切當(dāng),用毛筆或鉛筆,字跡端正。

根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,舉行系列排列、編號(hào)、擬訂案宗標(biāo)題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目次。

2.3管理

2.3.1檔案管理人員要定時(shí)檢查專(zhuān)柜,核對(duì)件數(shù),防遺失,察覺(jué)奇怪或被盜、損失等處境,實(shí)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,合理處理,如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任;

2.3.2留神做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

2.3.3每年年初對(duì)上年度檔案材料的數(shù)量,保管等處境舉行確定檢查,察覺(jué)問(wèn)題實(shí)時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安好。

2.4更新

2.4.1需更新資料時(shí),須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行,做更新記錄;

2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動(dòng)時(shí),實(shí)時(shí)更新業(yè)主檔案。

2.5調(diào)閱

2.5.1因工作需要調(diào)閱有關(guān)文件資料須提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后面可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn);

2.5.2本部門(mén)檔案資料原那么上不外借,如有借啟程生時(shí),須經(jīng)部門(mén)主管書(shū)面批準(zhǔn);

2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料實(shí)時(shí)返還;

2.5.4未經(jīng)批準(zhǔn),調(diào)閱人不得對(duì)文件資料舉行摘抄或復(fù)印;

2.6銷(xiāo)毀

2.6.1對(duì)于已無(wú)作用的檔案要舉行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)舉行處理,銷(xiāo)毀檔案材料要經(jīng)過(guò)專(zhuān)心鑒定,確定銷(xiāo)毀的檔案材料務(wù)必登記,報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

3.6.2銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),務(wù)必指派專(zhuān)人舉行,防止失密。

4.0相關(guān)記錄:

《檔案調(diào)閱登記表》

檔案調(diào)閱登記表

調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人