最實用的日語商務(wù)郵件規(guī)范和技巧

最實用的商務(wù)日語郵件規(guī)范和技巧

一、格式

郵件的格式?jīng)]有書信那么麻煩，主要就以下幾點

·收件人的名字：寫清對方稱謂，外部客戶一定要加「様」

·開頭問候：?先日はありがとうございました。

?はじめまして。

?いつも○○をご利用くださり、ありがとうございます。

?初めてメールをお送りさせていただきます。

?突然のメール、失禮いたします。

?ご無沙汰しております。

?お忙しいところ、恐れ入ります。

·自報家門：自我介紹

·正文概要提示：推薦正文前放一個起頭

?本日のお打ち合わせの結(jié)果について、ご報告申し上げます。

?先日のお禮を申し上げたく、ご連絡(luò)させていただきました。

?○○の件についてお詫び申し上げたく、メールをお送りさせていただきました。

·正文：字體：MSPgothic10或者12，我推薦10，這個字與字之間間隔較大，日本人用得比較多。

語法：對客戶用敬語，一般用です型。

格式：多空行，每行不超過35個字，多用標點，或用記號、劃線和顏色。

·結(jié)束問候：?お手間をかけますが、ご確認をよろしくお願いします。

?今後ともよろしくお願いいたします。

?ご協(xié)力のほど、よろしくお願いいたします。

?ご検討くださいますようお願いいたします。

?とり急ぎご連絡(luò)（ご報告）まで。

?以上、用件のみ申し上げます。

?何卒よろしくお願い申し上げます。

·簽名：姓名、職位、公司、地址、聯(lián)系方式。

具體可參考下圖：

二、需注意事項

※郵件名稱和發(fā)件人名稱

在這個垃圾郵件橫行的年代，如果諸君的郵件名稱與發(fā)件人名稱看起來很囧。即使你真的有重要的消息，即使你只是山寨的垃圾郵件，收件人也基本會將其判定為spam而按下X鍵，讓你的郵件再也見不到太陽。

為了避免這樣的悲劇發(fā)生，我們需要使用明確的郵件名稱和正統(tǒng)的顯示名稱。①郵件名：常被便當?shù)泥]件名往往是這樣的：

「お問い合わせ」

「こんにちは」

「はじめまして」

「ご連絡(luò)」

「ありがとうございます」

看上去煞有其事，其實是垃圾郵件的常見標題。

所以我們需要在主題中寫清郵件的大致內(nèi)容，比如「○○番號サンプルの送付について」「○○見積の件」「○○製品の本番進捗」「春節(jié)休みのお知らせ」。

盡量具體點，只要讓對方想起來還有這么回事就沒問題。②另外一個很容易被我們忽略的地方，“顯示發(fā)件人名”。

這是指我們給對方發(fā)信時，在對方電腦上顯示出的我們的名字。

可以在outlook的工具→電子郵件帳戶中，通過更改“我的名字”來實現(xiàn)。發(fā)給日本人最好用漢字。┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

※寫信和回信的時機

寫信的時機

與客戶開會完畢后馬上發(fā)郵件

「今日はありがとうございました」

然后跟郵件一起把會議記錄發(fā)給客戶。しっかり

隨時報告工作進度

細かい進捗報告をメールで入れる。

丁寧

被推薦去看某書

「本を読みましたよ」という感想メールとお禮を送る。

素直

看到客戶可能會感興趣的報道

「○○さんにいち早くお知らせしました」と転送する。

気が利く

回信的時機

商務(wù)中的時間是非常關(guān)鍵的，迅速地回復(fù)郵件是最理想的狀態(tài)。

但事實的情況是，很多時候，我們都會面臨需要對郵件進行優(yōu)先處理的選擇中。

我們可以用時間管理法來分析平野老師的例子。

※我們可以先學(xué)一下一下這張第4代時間管理方法，以此來決定我們回復(fù)郵件的先后。

也就是我們所謂的重要和緊急的問題。

※然后再來看一下我對這些郵件的分類。

怎么樣，這樣處理的先后就一目了然了吧。

ps：每個人的情況不同，結(jié)果不是固定的，我這個也只是一個參考。

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅

※貫徹高效郵件處理法

聽著挺虛的吧，說實話我最不要聽“提高效率”這種話了，要提高到什么程度，怎么提高？

沒有一個標準和執(zhí)行方法，通通都是空話。

所以我們來具體看看怎么高效法

①快捷輸入法：

這個操作很簡單，看下圖圖示：

用微軟自帶的IME，里面輸入讀音，按空格鍵直接出現(xiàn)一串，就像一般打單詞一樣的道理。

我用這個方法試了一下，實在是非常地便利。

用平野老師的計算方法，如果每天需要回復(fù)10封郵件的話，一年起碼可以節(jié)省10個鐘頭的工作時間。

以上就是表示輸入よろしく四個音后，按空格直接會跳出よろしくお願いします。

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅

※引用的美麗和哀愁我們收到郵件之后很習(xí)慣就會“全部回復(fù)”，而且關(guān)于一個主題的郵件，就更加不辭辛勞地一封一封地疊加上去，回來回去，尾巴拖得老長。這個習(xí)慣當然有好處，不然也不會被發(fā)揚得這么光大，但也并非十全十美，我們可以來看看都有哪些優(yōu)缺點呢？

優(yōu)點：不會漏掉重要的信息可以讓每一個收到郵件的人都能看到這個事情的來龍去脈，也可以為其中過程留下案底，到時候可以成為呈堂證供。

缺點：①郵件會變得又大又重，因為很多MM喜歡把自己的頭像搞到簽名上去，一來二去，飄無的文本也會被拖成200、300kb。

②太長了反而會意義不明。

因為引用文在正文的下面，那就很有可能造成收件人漏讀了下方引用文中的重要信息，容易誤事。

解決方法：我們可以將需要引用的重要信息提出來，逐一進行回復(fù)。

下面為平野先生提供的一個范例。

第一封為對方發(fā)給平野先生的，

第二封為平野先生推薦的對應(yīng)方法，即用符號【>】來標記重要的引文，而后回復(fù)。

第三封為我日常的回信方法，就是用不同顏色進行標注，來達到強調(diào)的作用。

收到的郵件如下：

平野先生推薦的回復(fù)方法，用符號【>】來標記重要的引文，而后回復(fù)：

我推薦的回復(fù)方法，用不同顏色進行標注，來達到強調(diào)的作用。：

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

┅┅┅┅┅┅┅┅郵件中會引起收件人不快的行為，以及規(guī)避方法我們可以先參考一下平野先生的調(diào)查結(jié)果——至今在接收郵件時使您感到不快的事例是…

仔細想想，如果自己收到含有上述問題的郵件的時間，那滋味確實不那么好受。

我們可以一個一個分析一下

①不便于閱讀

造成不便于閱讀的原因有很多，這里就說一個比較常見的段落不分，句式雜亂。

日本是典型的喜歡看圖畫的國家，他們的宗旨就是一目了然——數(shù)據(jù)必須要求圖表，提案必須分行標明。當然，郵件的格式也要清爽。那就要做到以下幾個基本點：

?內(nèi)容清晰：內(nèi)容整個一坨的，八成沒人會去仔細看，累人。

這里可以參考平野先生的例子：改善前，整就一坨

改善后，一目了然，把最重要的時間以及會議內(nèi)容分條列出來

看的人輕松，寫的人也不會忘了東西。

②措辭不當

語法方面，對客戶用大敬語，對同事です型，這個一般沒什么問題。

但表達方法上，我們需要使用一些日式思維：

比如“委婉”地指出對方的錯誤，“明確”地表達自己的意圖，“及時”地提出自己的建議等等。

下面假設(shè)了幾種情況的應(yīng)對，僅作參考。

?指出對方的錯誤

直接被人說“你錯了”，不管誰都不會舒服。

所以我們可以選擇避免直接說，而改為

“可能你沒有注意到”「気づかなかったようですが」

※同樣的，這樣的方法也用在催促之上

比如“先週のメールが屆かなかったようですが、もう一度ｘｘｘの件をご確認いただけますか”

給對方一個下臺的臺階。

?表示感謝

「ありがとうございます」是表達謝意最直接的一種方式，簡單又不容易出Bug，推薦。

若對方是需要頻繁聯(lián)系的人，我們還可以選擇多說一句話帶點幽默的話，以增進彼此間單薄的友情。

?提意見

提出反對意見、批評別人時，卻不提出自己的改善意見，這是商務(wù)郵件中的大忌。

※見以下列子：

發(fā)件人提出了問題點，但看到這樣一封來信，

收件人對方卻不知道發(fā)件人“為什么要提出這個問題”。

是指“這個報價被NG了”？還是指“只要有所改善，還是有下單的可能的”？

也就是意圖不明。

收件人不但會感到困惑，同時也會質(zhì)疑發(fā)件人的工作能力。對于發(fā)件人來說，后者更危險。

*改善例：提出建議，為收件人的下一步行動進行提示。

其實不僅僅是郵件，也不僅僅針對日本人。

為了提高工作的效率，問題的解決率，在日常的工作中，也需要這樣的工作方法。

不能只是說“我覺得不對”就OK了，還煩請說明“為什么覺得不對，問題點在○○處”“可能使用○○這樣方法更好?！?/p>

?道歉——誠意最重要

日文道歉郵件的寫法和句式都是比較固定的，格式不外乎以下：

○○様：

いつもお世話になっております。

○○會社の○○です。

この度は、○○○（犯了什么錯誤）

大変申し訳ございませんでした。（這個要說2遍）

今後このようなことがないように、○○（改善方法，如果是操作過失，直接說「今度は気をつけます」）

この度は、大変申し訳ございませんでした。

※值得注意的是，雖然「大変申し訳ございませんでした」要說2遍，但不能多說，一旦多說，反而會失去誠意。

?巧妙地拒絕上司的要求

拒絕的時候，如果說“不想做”，那就是個態(tài)度問題，所以只能說“不能做”。

這里推薦“負擔過重”「わたくしともには負擔が重過ぎます?！惯@個說法，來表示這個要求超過了自己的能力。

既表現(xiàn)了自身的謙遜態(tài)度，又可以逃過一劫。

類似還可以用

「とても力が及びません」

「私などが出る幕ではございません」等等。

?對別人無用的幫助或建議的回復(fù)

特地找來的東西被說成沒有用，任誰都不會感到舒服的。

所以這里要先感謝，再說“我會將其作為參考的”，比較不會出岔子。

?因人而異的措辭不當。

例①「ご連絡(luò)をお待ちしております」

雖然是商務(wù)日語郵件中的經(jīng)典問候，

但是有些人，平野先生的原句中是這么寫的「目上の人（もしくは、自分が目上であると勘違いしている人）」，

覺得他沒有必要為了你而主動聯(lián)系你，需要你直接來聯(lián)系，收到這句話心里會不舒服。

所以保險起見，給上司寫郵件的時候就別用這句了。

例②「頑張ってください！」「期待しているぞ！」

給別人施加額外的壓力。

部分日本人的神經(jīng)比較敏感，這樣一說，反而會給他壓力，搞得他們胃穿孔，不好。

所以基本上bussiness中也不用這句。

③正文內(nèi)容中需要注意的

在寫信的過程中，要注意以下這些毛病

?過于曖昧

典型用語：結(jié)構(gòu)です。

「結(jié)構(gòu)です」或者「いいです」這樣的詞語，都是日文中典型的曖昧詞語，在mail中盡量避免用這樣的回答方法。

可以改為

「是非、お送り下さい」

「あいにくですが、その資料は必要としていません」

而作為接收方，如果收到這樣的mail，也需要進行再確認。

?意圖不清

另外，除了YES和NO要明確之外，寫信者也必須明確地表達自己的意圖。

舉個例子：「先日の提案、とても殘念でした」

這是非常日本化的一個用法錯誤。

我們知道日語中這句話有兩種語義：

①提案被NG，沒有后話了；

②表示失望，意指對方還可以做得更好，就是要求對方重新提交提案。

這樣的句子就很容易造成誤解了。

?期限不明確

另外，在希望對方“快點確認后回復(fù)”的郵件中，

要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等沒有明確數(shù)據(jù)的副詞。

④慎用“已讀回執(zhí)”

“已讀確認”是發(fā)件人為了確認收件人是否打開過郵件而設(shè)置的一項功能。

但根據(jù)平野先生的調(diào)查，使用效果并不理想——

2%的發(fā)送者收不到已讀回執(zhí)；

20%的收信人拒絕在“已讀確認”框中按“確定”（我也是其中之一）。

而最大的問題，就是會造成收件人的不快。

我也曾經(jīng)收到客戶發(fā)過來的這一類的已讀確認，很復(fù)雜的感受。

首先感到自己不被信任，其次感覺自己被監(jiān)視，總之不是什么好的經(jīng)驗。

所以各位需要謹慎再謹慎地使用這個功能。

⑤CC與BCC的用法

作為平社員的我等，在發(fā)送郵件時，常常要C給很多人——

自己的上司、總監(jiān)，收件人的上司、同事、總監(jiān)，重要的時候甚至要C給老板。

所以在使用的時候，可要三思而后行。

CC——抄送。位于“收件人”一欄下方。

若你是被抄送人，你將可以看到收件人及其他被抄送人的郵箱；

當然，別的被抄送人也能看到你的信息。

BCC——暗抄。位于“收件人”一欄下方的下方。

若你是被暗抄人，你將可以看到收件人和被CC人的信息，但看不到其他被BCC的人信息。

當然，別人也看不到你的信息。

※但請注意，一旦你點擊“全部回復(fù)”后發(fā)送，你的信息便將被公布于眾。

而當初發(fā)件人BCC你的這種行為，也會被曝光，這就會牽涉到很復(fù)雜且微妙的公司關(guān)系了。

因此回信之前先看看自己是不是被BCC的。

⑥回信太慢

日本人常把人際交流比喻為“接發(fā)球”，我發(fā)你接，你發(fā)我接。

如果我發(fā)你不接，那一定是你對我有什么意見，反之亦然。

所以我們遵循2個原則——

①讓郵件往來結(jié)束在對方手里。也就是說，最后的一封感謝或者總結(jié)郵件必須是你自己發(fā)的。

②速度盡量要快。

所以說，收到日本醬的來信后，就算這個事情還未被列入議程還浮云著，

你也得給他回封信告訴他“我收到郵件了”，不然他會老以為你沒看到到時候又得抑郁癥~~

而且回這封確認信的速度一定要快，你見過接發(fā)球的時候一只球在空中徘徊很久的么~~

⑦錯字漏字亂碼

郵件總是要讓人讀懂的，所以這是必須要注意的

?錯別字，漏字

就像拿到一本新書一樣，如果看到了錯印漏印，我們腦中涌現(xiàn)出的第一個想法是什么？

對，就是“不細心”，雖然只有3個字，但可以延伸到無限大——未檢查、不重視、工作習(xí)慣差、隨便、無法信任——

我們知道日本醬的YY能力是很強的，所以一旦被他YY到“無法信任”的地步，這接下去的事就黃啦。

所以要特別注意錯字漏字，小錯誤可能會造成大問題。

日語中還比較容易出現(xiàn)的是輸入的時候送假名出現(xiàn)的錯誤。

比如：一週間お待ちしております。如果中間打斷掉，就容易變成

一週間御町しております。

這種情況也需要注意。

?不能有亂碼：一旦亂碼，立馬出局。

尤其是在中日這樣兩個語言環(huán)境的國家下，亂碼出現(xiàn)的頻率很高。

出現(xiàn)原因很多，包括使用的郵箱服務(wù)器的設(shè)定的不同，個人設(shè)定的不同，本身發(fā)送時的編碼設(shè)定的不同……

建議第一次發(fā)信還是用郵箱的缺省設(shè)置來發(fā)，因為那是最普遍最和諧的設(shè)定，而且編碼是自動選擇的。

第一次發(fā)出后主動確認是否正常接受。

若出現(xiàn)問題，以下是本人曾經(jīng)使用過的土法2枚：

①將內(nèi)容改為“文本”，這樣亂碼出現(xiàn)的頻率會降低；

②使用foxmail，在發(fā)送郵件之前全選→編輯→編碼中選擇自動選擇或者Unicode發(fā)送。

⑧忘記添加附件

別以為自己不會犯這種低級錯誤哦，自詡為完美主義癥候群的在下，有段時間也經(jīng)常犯這個錯誤哦。

噼里啪啦手指翻飛打了長長一篇，最后瀟灑地按下發(fā)送鍵，手指剛起來就反應(yīng)過來啊忘了加附件了，

急急忙忙再發(fā)一封道歉信……說不出有多郁悶。

其實這個毛病要改掉也很方便：

①若有附件，第一時間就添加。

②發(fā)送前再檢查一遍。

這樣不會讓客戶感覺你過于幼稚，頼りにならない。

⑨html形式的郵件

什么叫Html格式？——

對，就是「メールマガジン（メルマガ）」，通常我們所見的メルマガ，都是html格式的。

相當于是發(fā)了一個頁面到你的郵箱。

因為Html頁面格式在郵件中也不會被打亂，

而且作為一個網(wǎng)頁，不用擔心亂碼；

若收件人點擊，還可以增加點擊量；

系統(tǒng)群發(fā)的設(shè)置又很方便。

所以很受商業(yè)網(wǎng)站的青睞。（比如Facebook的中國山寨開心網(wǎng)，當年就是用鋪天蓋地的Html來起家的~~）。

但是這類郵件有個及其巨大的弊端，就是容易直接被郵件判定為spam，所以請不要隨便直接貼頁面給朋友。

還會發(fā)生以下這種讓收件人無法忍受的現(xiàn)象。

滿是紅叉——

如果真要看圖——

然后才能——

多麻煩，這樣收件人的舒適度當然是下下下。

所以Html貼頁面這種事盡量不要做。

當然如果你需要宣傳你的網(wǎng)站的話，這種做法也不是不能理解滴~~~

⑩敬語的使用方法

這個咱這兒就不細說了，各位可以再去重溫一下教科書。

然后可以到Y(jié)ahooJapan之類的地方去測試一下自己的敬語水平。（從底下的留言可以看出，相比于日本的部分90后，咱天朝人民的敬語水平還是不錯滴~~）

?附件格式無法打開

附件么不外乎word、excel、ppt、pdf、jpg之類的，這些發(fā)過去都沒啥問題。

這里要說的是當我們要發(fā)送文件夾的時候，該怎么辦？

各位第一時間想到的是什么方法？對吧，就是壓縮文件。

如果你發(fā)給中國人，那當然沒有問題。

但是諸君要知道，日本公司里很多都是不能自行安裝軟件的。

也就是說，你的收件人很有可能只有window自帶的zip解壓，天朝的rar.格式他們是打不開的……

所以最好的方法就是不要壓縮，一個一個貼給他。

實在要壓縮的時候，就壓成zip.格式。

另外，現(xiàn)在softbank有在推網(wǎng)絡(luò)硬盤x-drive（http://www.xdrive.jp/），有興趣的各位也可以去用著試試。

?機種依存字體

記得絕望曾經(jīng)討論過“普通”這個詞的意義，其實沒有個性是日本人的共性但又是他們極力避免的-_-|||

但換做在商業(yè)上，為了保險起見，各位還是不要用“只有你自己的電腦上才能顯示出的字體”了。

比如我現(xiàn)在公司里用的“微軟雅黑”，在家里因為沒有裝這個字體，顯示出來就坑坑洼洼非常地月球表面了。

日語也一樣，當然咱普通的天朝人民也不太會去裝日文的特殊字體，

但為了保險起見，建議使用最普通最大眾的“MSMincho、Gothic”這些微軟自帶的字體。

?收件人名稱相關(guān)

這是什么意思呢。

就是說，當你在outlook的聯(lián)系簿中創(chuàng)建一個新的聯(lián)系人的時候，不是需要輸入他的名字和郵箱地址么。

然后這個名字便會被顯示出來。

不但會顯示在他發(fā)給你的郵件中，也會顯示在你發(fā)給他的郵件中。

也就是說，如果你給你的上司命名為SB的話，

你發(fā)給他郵件的時候，他打開郵件顯示的他的名字也是SB……o(╯□╰)o

這個問題解決起來很方便，就是在創(chuàng)建聯(lián)系人的時候命名小心點。

?郵件的引用

我已經(jīng)在“上”里面講了很多了，這里就不做贅述。

?表情符號

然后我們說說表情符，這就是表情符，跟我們的旺旺跟MSN表情差不多。

平常聊天用挺新鮮的，但一旦到商業(yè)上，就會讓對方感到你不正規(guī)。

特別是日本這種崇尚簡單設(shè)計的國家，你覺得弄上去很有趣想增進一點感情的東西，

也許他們會覺得很沒品味，特不正規(guī)，非常地子供っぽい。

腦子里閃過BS你的念頭后，囧著說「中國人だからしかたがないなぁ~~」，就變成BS中國人了。

所以為了天朝的形象，咱也不能在商務(wù)郵件中使用表情符。

?簽名的用法

主要就是要寫清自己的所屬公司、聯(lián)系方式、姓名之類的。

格式主要有2類，一類是文本簽名，一類是Html簽名。

文本簽名：

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□

>┌╂◆株式會社○○○○?ジャパン

>━┿┛○○○○JAPANCO.,LTD.

>○○支社○○○○