某大學(xué)后勤處檔案管理辦法

LOGOLOGO某大學(xué)后勤處檔案管理辦法 大學(xué)后勤處檔案管理方法第一章總則第一條為了加強(qiáng)后勤處檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在后勤處各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《平凡高等學(xué)校檔案管理方法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東EE大學(xué)檔案管理方法》，結(jié)合我處實(shí)際，制訂本方法。第二條后勤處在黨政管理、工程項(xiàng)目管理、招投標(biāo)管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實(shí)物檔案等不同載體的文件材料，均屬后勤處檔案。第三條后勤處檔案是全處職工各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。第四條后勤處檔案工作是辦好后勤各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)之一，也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。后勤處各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，切實(shí)把它納入部門管理工作職責(zé)之中。各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本方法，并應(yīng)擔(dān)當(dāng)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。第二章管理體制及職責(zé)第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存的原則。后勤處在計(jì)劃科設(shè)檔案室，集中存放各類檔案資料，后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管，計(jì)劃科專(兼)職檔案工作人員負(fù)責(zé)處理日常工作。第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門落實(shí)檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收其它工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作);負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核;負(fù)責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究打算檔案工作的重大事宜。第七條后勤處檔案室的基本任務(wù)：(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行狀況;(二)對(duì)后勤處檔案和有關(guān)資料進(jìn)行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。(三)執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密工作。(四)做好檔案利用工作，主動(dòng)為后勤處各項(xiàng)工作服務(wù)，為職工服務(wù)。(五)做好檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮檔案的信息源作用。(六)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案安全。(七)圍繞后勤處中心工作，完成后勤處交辦的任務(wù)。第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管后勤處的檔案工作，計(jì)劃科設(shè)專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)后勤處檔案的收集、整理，并依據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負(fù)責(zé)人及工作人員都有協(xié)作專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責(zé)。第三章檔案的形成和歸檔第九條對(duì)全處檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，特別載體檔案可實(shí)行分室管理。后勤處各項(xiàng)工作應(yīng)與檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東EE大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求，對(duì)形成的文件材料專心積累、整理，按時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。第十一條對(duì)于個(gè)人在從事黨政管理職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料，必需按規(guī)定歸檔，任何個(gè)人和部門不得據(jù)為已有。第十二條提倡個(gè)人向后勤處捐贈(zèng)在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料，后勤處檔案室應(yīng)做好此類檔案的接收和管理。第十三條歸檔范圍：依據(jù)《廣東EE大學(xué)后勤處目標(biāo)管理責(zé)任書》和我處檔案工作實(shí)際狀況，我處歸檔范圍分為八個(gè)方面：(一)基本建設(shè)、修理工程方面：主要有工程(或修理)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;如：可行性研究、規(guī)劃方案、立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)、施工圖紙、招投標(biāo)資料、水、電擴(kuò)容的方案、施工現(xiàn)場(chǎng)記錄、設(shè)計(jì)與施工修轉(zhuǎn)變更的請(qǐng)示和批復(fù)及施工變更通知書、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進(jìn)場(chǎng)支配、預(yù)(結(jié))算報(bào)告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報(bào)告等有關(guān)資料;(二)各部門房產(chǎn)方面：各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、修理狀況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);(三)大型設(shè)備方面：大型設(shè)備如：水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、修理記錄、水泵房、高壓電房的運(yùn)行記錄、值班記錄等等;(四)地下隱藏工程方面：校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱藏工程的設(shè)計(jì)、施工、平面布置圖、修理記錄及竣工資料。尤其重要的有：給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計(jì)、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進(jìn)度、預(yù)付款狀況及工程結(jié)算書、竣工圖紙、竣工報(bào)告等資料。地下管網(wǎng)工程的修理、檢測(cè)記錄、工程材料取樣試驗(yàn)、水質(zhì)化驗(yàn)及檢驗(yàn)報(bào)告等;(五)醫(yī)療、病例方面：主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護(hù)值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急狀況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報(bào)告等;(六)黨建與思政工作方面：主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價(jià)值的不同載體的文件材料。(七)財(cái)務(wù)管理方面：主要內(nèi)容包括財(cái)務(wù)管理工作中具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)賬薄、報(bào)表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。(八)綜合管理方面：主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)