辦公自動化與Office2003的應(yīng)用教材

第四章辦公自動化及

Office2003的應(yīng)用教學(xué)重點:1．Word2003的綜合排版。2．Excel中對數(shù)據(jù)的分析處理。3．如何使用PowerPoint2003制作演示文稿。教學(xué)要求1.辦公自動化概述。一般了解2.Office中文版的安裝與啟動。 掌握應(yīng)用3.Word的文字處理與格式編排。 掌握應(yīng)用4.Word的綜合排版。 掌握應(yīng)用5.Excel2003。 掌握應(yīng)用6.PowerPoint2003。 熟悉理解 第四章辦公自動化及Office2003的應(yīng)用4.1辦公自動化概述及Office2003介紹4.2Word2003文字編輯4.3Word2003的綜合排版4.4Word2003的表格操作4.5Word2003圖片藝術(shù)字及圖形的操作4.6Excel電子表格4.7PowerPoint20034.8Office整合應(yīng)用教學(xué)目標(biāo)：通過對Word2003的講解，使學(xué)生能夠熟練掌握Word2003的操作，能夠完成利用Word2003完成對文檔的編輯，排版。教學(xué)安排：理論學(xué)時：6學(xué)時實驗學(xué)時：6學(xué)時教學(xué)內(nèi)容理論學(xué)時實驗學(xué)時4.2Word2003文字編輯1.0學(xué)時1學(xué)時4.3Word2003的綜合排版1.0學(xué)時1學(xué)時4.4Word2003的表格操作1.0學(xué)時1學(xué)時4.5Word2003圖片藝術(shù)字及圖形的操作1.0學(xué)時1學(xué)時Word2003教學(xué)內(nèi)容：理論教學(xué)內(nèi)容：4.2Word2003文字編輯4.2.1文檔的輸入4.2.2文檔的保存及保護(hù)4.2.3字符格式的編排4.2.4段落格式的編排4.2.7查找與替換4.2.8特殊文字編排4.3Word2003的綜合排版4.3.2頁眉與頁腳的設(shè)置4.3.3插入頁碼4.3.4分欄排版4.3.5項目符號與編號4.3.6頁面設(shè)置與打印4.4Word2003的表格操作4.4.1創(chuàng)建表格4.4.2內(nèi)容的輸入4.4.3編輯表格4.4.4表格中數(shù)據(jù)的排序與計算4.5Word2003圖片藝術(shù)字及圖形的操作4.5.1圖片的插入4.5.2藝術(shù)字的插入4.5.3自選圖形實驗教學(xué)內(nèi)容詳見實習(xí)指導(dǎo)書4.1辦公自動化概述及Office2003介紹辦公自動化(簡稱為OA--OfficeAutomation)，是一個不斷成長的概念，是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)(主要是計算機技術(shù))，使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)；其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，以取得更好的效果。因此，我們?nèi)粘９ぷ鲗W(xué)習(xí)的所有內(nèi)容都可以歸入OA的處理范圍。OA承載了很多內(nèi)容，廣義上講，對于提高我們?nèi)粘９ぷ鲗W(xué)習(xí)的軟硬件系統(tǒng)，包括電話，打印機，傳真機，復(fù)印機以及辦公自動化軟件都屬于辦公自動化系統(tǒng)。狹義上講，辦公自動化系統(tǒng)就是輔助管理，提高效率以及管理手段的系統(tǒng)在我國，常用的辦公自動化系統(tǒng)軟件有微軟公司出品的MicrosoftOffice軟件以及金山公司出品的WPS軟件4.2Word2003的文字編輯4.2.1文檔的輸入4.2.2文檔的保存及保護(hù)4.2.3字符格式的編排4.2.4段落格式的編排4.2.5應(yīng)用樣式與模版4.2.6批注與修訂4.2.7查找與替換4.2.8特殊文字編排4.2.1文檔的輸入1.普通文本的輸入啟動Word時隱含建立一個名稱為“文檔1”的空白文檔，在編輯區(qū)中我們會看到一個垂直閃爍的光標(biāo)。這個光標(biāo)就是插入點，輸入的字符總是放在插入點的位置上。輸入的過程中，當(dāng)文字碰到右邊界時，插入電會自動折回倒下一行行首，一個自然段輸入完成后按一下回車鍵，即一個段落。如果需要顯示段落標(biāo)記（回車換行符）可以選擇【視圖】菜單中的【顯示段落標(biāo)記】命令。2.特殊符號的輸入在輸入文檔的過程當(dāng)中常會遇到一些特殊的符號，若使用鍵盤無法顯示，我們可以點擊【插入】菜單，選擇【符號】/【特殊符號】命令來選擇相應(yīng)的符號。如圖4.1所示。。同時我們還要注意一些快捷鍵的使用：組合鍵Ctrl＋Space：中英文切換。組合鍵Ctrl＋Shift：中文輸入發(fā)之間的切換。組合鍵Shift＋Space：全/半腳之間的切換3.日期的輸入在Word中可以直接插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期和時間，操作步驟如下：①選擇插入點即將光標(biāo)定為在要插入的位置。②單擊【插入】菜單，選擇【日期和時間】命令，彈出如圖4.2所示對話框。③在彈出的對話框中，先選擇語言為中國，然后在“可用格式”列表中選擇需要的格式，單擊確定按鈕。④若要插入當(dāng)前時間。選中“自動更新”選項。4.2.2文檔的保存及保護(hù)

1.文檔的保存在文檔的編輯當(dāng)中我們要特別注意邊編輯邊保存，以免遇到停電或死機等現(xiàn)象使我們的工作付諸流水。保存文檔有以下幾種情況：A．新文檔和換名文檔的保存B．舊文檔的保存C．定時保存

4.2.2文檔的保存及保護(hù)2.文檔的保護(hù)保護(hù)文檔主要時為了防止他人未經(jīng)允許打開或修改文檔。為文檔假設(shè)密碼步驟如下：首先點擊【工具】菜單，選擇【選項】命令，在彈出的選項卡中選中“安全性”標(biāo)簽，在這里面可以設(shè)置打開文件以及修改文件的密碼，密碼以“*”顯示。若忘記密碼則無法進(jìn)行操作。在這例還可以設(shè)置其他隱私選項。如圖4.5所示。4.2.3字符格式的編排1.文本的選定就像對文件或文件夾要進(jìn)行復(fù)制、剪切等操作之前要先選中文件夾一樣，對文本進(jìn)行編排之前也要先選中要編排的對象。從要選中文本的起始點按下鼠標(biāo)左鍵拖動至文本終點即可選中，選中的文本將以黑底白字的這種反白形式出現(xiàn)。在Word中有幾種常用的選定文本的方法，首先將鼠標(biāo)移到文檔左側(cè)的空白處：點擊一下，選定一行文字。點擊兩下，選定一段文字。點擊三下，選中整篇文檔。4.2.3字符格式的編排2.視圖在講解字符格式編排之前，我們先來看一下在Word中的幾種視圖顯示方式：A．普通視圖：是輸入、編輯文本的標(biāo)準(zhǔn)視圖，重點是文字，簡化了頁面的版面。B．Web版式視圖：在創(chuàng)建網(wǎng)頁或瀏覽的文檔不用自然紙張時，使用Web版式視圖C．頁面視圖：精確的顯示文本、圖形及其他元素在最終的打印文檔中的情形。D．大綱視圖：在大綱試圖中能夠很清晰的看到文檔的結(jié)構(gòu)。E．閱讀版式：Word2003新增功能，目的是為了便于文檔的閱讀和評論。要使用這五種視圖當(dāng)中的一種可以點擊【視圖】菜單，選擇相應(yīng)的視圖，也可以點擊編輯區(qū)左下角的按鈕來選擇視圖。如圖4.6所示。4.2.3字符格式的編排3.字符格式的編排A．設(shè)置字體、顏色、字形和大小

1)使用格式欄中的按鈕設(shè)置，參看圖4.7。2)使用菜單設(shè)置。單擊【格式】菜單，選擇【字體】菜單項，系統(tǒng)會彈出字體對話框，參看圖4.8。在對話框中選擇“字體”標(biāo)簽，在字體標(biāo)簽中單擊“中文字體”或“英文字體”下拉按鈕，打開下拉式列表框，再選擇其中的某種字體，然后單擊“確定”按鈕B．突出顯示文字4.2.4段落格式的編排1．段落對齊方式段落的對齊方式分為“水平對齊”和“垂直對齊”兩種。段落的“水平對齊”方式又分為5種：左對齊：使所選段落所有行以頁面左側(cè)為基準(zhǔn)對齊。右對齊：使所選段落所有行以頁面右側(cè)為基準(zhǔn)對齊。居中：使所選段落所有行以頁面中心為基準(zhǔn)對齊。兩端對齊：使所選段落除最后一行外，其他行的左右兩端分別以文檔的左右邊界向兩端靠齊。分散對齊：使所選段落所有行的左右兩端分別以文檔的左右邊界向兩端靠齊，均勻分布。4.2.4段落格式的編排2．段落的縮進(jìn)段落的縮進(jìn)方式分為四種：左縮進(jìn)：段落左側(cè)與頁面左邊的距離。右縮進(jìn)：段落右側(cè)與頁面右側(cè)的距離。首行縮進(jìn)：段落的第一行由左縮進(jìn)位置起向內(nèi)縮進(jìn)的距離。懸掛縮進(jìn)：段落除第一行以外的行由左縮進(jìn)位置起向內(nèi)縮進(jìn)的距離。我們可以通過如圖4.9所示的段落對話框精確的設(shè)置所選段落的縮進(jìn)方式和距離。在“特殊格式”下拉列表框中選擇“首行縮進(jìn)”和“懸掛縮進(jìn)”。另外我們還可以通過標(biāo)尺來設(shè)置縮進(jìn)

4.2.4段落格式的編排3．段落間距與行間距（參看圖4.9）“段落”對話框不僅可以設(shè)置所選段落與上一段之間的距離（段前間距）以及該段與下一段落之間的距離（段后間距），而且還能讓用戶控制行距(兩行之間的間距)。共有六個選項供用戶選擇：◆單倍行距◆1．5倍行距◆2倍行距◆最小值：◆固定值◆多倍行距：4.2.5應(yīng)用樣式與模版

樣式與模板是Word中非常重要的內(nèi)容，熟練掌握使用這兩個工具可以簡化對格式的操作，提高排版的質(zhì)量和速度。什么是樣式？樣式就是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改變文檔的外觀。當(dāng)應(yīng)用樣式時，可以在一個簡單的任務(wù)中應(yīng)用一組格式

什么是模板？模板是一種預(yù)先設(shè)定好的特殊文檔，能夠提供多個不同的樣式。對于某些格式相同的文檔的排版、錄入等工作，模板是不可缺少的工具。在Word中模板文件的擴展名為：“.dot”。Word為許多常用的文檔類型提供了模板，有信函、傳真、網(wǎng)頁等。

4.2.6批注與修訂什么是批注？批注是作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋性信息。我們在日常的學(xué)習(xí)工作生活中閱讀書報時，常常會在書報上做一些記號注釋等，或用彩色筆、或用便簽紙。在Word當(dāng)中“批注”就取代了上述的工具。什么時修訂？修訂是顯示文檔中所做的諸如刪除、插入或其他編輯修改的位置標(biāo)記。修訂的好處是作者可以很直觀的查看到審閱者的修改意見，并根據(jù)需要選擇接受或拒絕修改意見。4.2.6批注與修訂1．插入文字批注選擇要插入批注的文字然后點擊【插入】菜單，選擇【批注】命令，或點擊工具欄上的【插入批注】按鈕。審閱窗口就會出現(xiàn)在窗口底部，我們就可以鍵入批注內(nèi)容。加批注的文字使用一對紅色的括號括起來的，批注內(nèi)容顯示在空白的頁面邊上

4.2.6批注與修訂2．修訂當(dāng)審閱者對文章進(jìn)行修改后，作者就需要知道，他在什么位置，什么時間做了什么樣的修改。從而決定要不要接受修改。我們進(jìn)行如下操作來跟蹤編輯過程中的修改。點擊審閱工具欄上的修訂按鈕，然后對文檔進(jìn)行修改，那么，Word就會記錄下所做的修改。4.2.7查找與替換1．查找利用查找功能可以方便迅速的在文檔中找到指定的字符串。點擊【編輯】菜單，選擇【查找】命令4.2.7查找與替換點擊查找對話框的“高級”按鈕，會有更多的查找功能的選項：區(qū)分大小寫：選中這一項可以確保使用查找功能找到的字母與鍵入的字母大小寫情況一致。全字匹配：它把搜索字符作為一個完整的詞，加入搜索的字符有可能作為其他單詞的一部分而被找到，此選項就非常重要。使用通配符：通過插入星號來表示不確定的查找內(nèi)容。如：輸入“計*”就會找到所有以“計”開頭的字符串，“計算”、“計算機”、“計算中心”等。格式：如果查找的內(nèi)容帶有格式，那么用戶除了在“查找內(nèi)容”框中輸入文字以外，還要設(shè)定格式。比如：我們要查找字體是黑體，字符顏色是紅色并帶有下劃線的詞“計算機”，則用戶就要在“查找內(nèi)容”框中輸入“計算機”；點擊“格式”按鈕，選擇“字體”命令來設(shè)置2．替換“替換”是在“查找”的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，可以將“查找”和“替換”同時進(jìn)行。點擊【編輯】菜單，選擇【替換】命令?？梢栽诓檎覂?nèi)容中輸入要查找的文本如“星星”，然后在“替換為”文本框中輸入要替換的文本如“月亮”，最后根據(jù)情況選擇一次替換還是全部替換?！案呒墶敝械膬?nèi)容與“查找”對話框中的類似。4.2.8特殊文字編排1.文字豎排版2.給中文加拼音3.首字下沉4.3Word2003的綜合排版4.3.1邊框和底紋4.3.2頁眉與頁腳的設(shè)置4.3.3插入頁碼4.3.4分欄排版4.3.5項目符號與編號4.3.6頁面設(shè)置與打印4.3.7Word2003高級功能4.3.1邊框和底紋邊框、底紋能增加對文檔不同部分的興趣和注意程度?？梢园堰吙蚣拥巾撁?、文本、表格和表格的單元格、圖形對象、圖片和Web框架中?？梢詾槎温浜臀谋咎砑拥准y1．添加文字邊框

可以為一段文字添加邊框使其更突出，以區(qū)別于其他文字。點擊【格式】菜單，選擇【邊框和底紋】按鈕，彈出如圖4.21所示的對話框，選擇“邊框”標(biāo)簽。

2．給頁面添加邊框要添加頁面邊框，點擊【格式】菜單，選擇【頁面與邊框】命令。在彈出的對話框中選擇“頁面邊框”標(biāo)簽

3．給文字添加底紋

添加底紋只可以對文字添加，不能對段落或整篇文檔添加。打開“邊框和底紋”對話框后，選擇“底紋”標(biāo)簽。在相應(yīng)的選項中選擇底紋的顏色，樣式以及應(yīng)用的范圍。最后在預(yù)覽區(qū)可以看見效果。4.3.2頁眉與頁腳的設(shè)置頁眉和頁腳是文檔中每個頁面頁邊距的頂部和底部區(qū)域。在頁眉和頁腳中含有在頁的頂部和底部重復(fù)出現(xiàn)的信息?？梢栽陧撁己晚撃_中插入文本或圖形，例如，頁碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者名等，這些信息通常打印在文檔中每頁的頂部或底部。通過單擊【視圖】菜單中的【頁眉和頁腳】，可以在頁眉和頁腳區(qū)域中進(jìn)行處理。注意：只有在頁面視圖下才可以看到頁眉與頁腳，在其他視圖下無法看到。4.3.2頁眉與頁腳的設(shè)置1．創(chuàng)建頁眉與頁腳要創(chuàng)建頁眉與頁腳，可以點擊【視圖】菜單，選擇【頁眉與頁腳】，Word頁面會自動出現(xiàn)如下情況，如圖4.25所示?！绊撁寂c頁腳”工具欄也會同時出現(xiàn)。2．修改頁眉線通常情況下，在頁眉底部會出現(xiàn)一條頁眉線，若想更改頁眉線，可以先打開頁眉與頁腳，然后打開【格式】菜單中的【邊框和底紋】對話框。在“邊框”標(biāo)簽中，“應(yīng)用范圍”選擇段落。選擇“無”型，則去除頁眉線，在“線形”列表框中可以選擇線形。4.3.3插入頁碼在Word2003中提供了專門插入頁碼的命令。點擊【插入】菜單，選擇【頁碼】命令，打開“頁碼對話框”如圖4.27所示。在“位置”和“對齊方式”中可以分別設(shè)置頁碼的位置和對齊方式。點擊“格式”按鈕，彈出如圖4.28所示的對話框，在這里可以設(shè)置頁碼的格式。4.3.4分欄排版

分欄排版就是將文字分成幾欄排列，常見于報紙、雜志的排版。選擇需要分欄排版的文字，若不選擇文字，則系統(tǒng)默認(rèn)對整篇文檔進(jìn)行分欄排版。然后點擊【格式】菜單，選擇【分欄排版】命令，彈出如圖4.29所示對話框。在對話框中可以分別設(shè)置欄數(shù)，每一欄的寬度，欄和欄的間距。還可以在欄與欄之間加上分隔線。若要撤銷分欄，選擇一欄即可。分欄排版只有在頁面視圖下才能夠顯示出來。注意，在對一段文字進(jìn)行分欄排版的時候，先選中這段文字，在選擇這段文字時，它后面的那個段落標(biāo)記選擇與否會影響到分欄的效果。選上該段落標(biāo)記，則在分欄排版時，文字會先排滿第一欄才開始排第二欄，以此類推。若不選則該段落標(biāo)記，則會在各欄平均排列文字。4.3.4分欄排版4.3.5項目符號與編號

對于一些并排的內(nèi)容相關(guān)的文字，比如一個操作的操作步驟，一個問答題的幾個要點，用戶可以使用任何喜歡的方式對編號和項目符號列表進(jìn)行格式化操作。首先選中要添加項目符號或編號的文字，然后點擊【格式】菜單，選擇【項目符號】和編號命令。彈出如圖4.31所示對話框。在這隔對話框中，有四個選項卡，其中三隔對應(yīng)于三類常用的列表：項目符號、編號和多級符號。選擇適合的項目符號或編號即可。4.3.5項目符號與編號4.3.6頁面設(shè)置與打印用戶除了對文字和段落進(jìn)行設(shè)置以外，有時還需要對頁面進(jìn)行設(shè)置，比如：紙張的大小，頁邊距的大小，頁眉頁腳的位置等，這時就是對頁面的設(shè)置。1．頁面設(shè)置2．打印文檔用戶將文檔排好版后就可以打印了。在打印前可以先看一下打印的效果，點擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕就可以看到打印效果的示意圖。如果滿意就可以點擊工具欄上的打印按鈕直接打印。若要進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，點【文件】菜單，選擇【打印】命令進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置。4.3.7Word2003高級功能1．拼寫和語法檢查2．字?jǐn)?shù)統(tǒng)計表格的制作與編排

創(chuàng)建表

編輯表

數(shù)據(jù)計算與排序

表格格式化Word2003應(yīng)用菜單命令表格的制作與編排創(chuàng)建表表的建立表格數(shù)據(jù)的建立

直接輸入

來自磁盤文件

來自粘貼板插入/刪除單元格插入/刪除當(dāng)前行或列組合/拆分單元格組合/拆分表格表格的制作與編排方法“表格”菜單中的命令定位編輯表數(shù)據(jù)的增、刪、改操作表格的制作與編排編輯表格數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)計算與排序表格/公式或排序命令定位同文檔編輯套用“簡明1”格式的效果表格的制作與編排表格格式化表格/表格自動套用格式

圖形基礎(chǔ)

繪制圖形圖片操作

圖文混排技巧繪圖和圖形處理技術(shù)Word2003應(yīng)用

圖形的表示方式

在Word中圖形的類型

在Word中圖形的處理方式圖形基礎(chǔ)繪圖和圖形處理技術(shù)

點陣圖是由一個一個的像素點組成，圖中的每一個像素點，計算機都必須分配一定長度的存儲空間來存儲它的顏色信息。用畫圖程序制作的圖形和掃描儀掃描后得到的圖形都屬于點陣圖。

矢量圖是由一套繪圖規(guī)則所決定的。矢量圖文件記錄的是這套規(guī)則和描述圖中每一個線條、圓弧、角度的形