無紙化供應商培訓教材課件

800049564@b.前期溝通方式QQ：800049564電話打到共享具體崗位為供應商提供更多元化的更優(yōu)質的服務，提高供應商的滿意度給供應商帶來的價值：溝通方式改變點注：有些共享中心溝通方式聯(lián)系地址：福建省福州市金山桔園四路33號永共04無紙化結算準備工作04無紙化結算準備工作供應商無紙化結算的準備工作操作步驟：（一）、下載信息采集表；供應商登陸VSS系統(tǒng)——消息管理——公文接收，下載信息采集表EXCEL文件，如果下載不到，可通過關注QQ號800049564，找永輝QQ客服人員索要信息采集表；（二）、填寫信息采集表：因需要在系統(tǒng)中維護供應商信息，所有與永輝合作的供應商必須按照信息采集表的要求，將供應商信息補充完整，填寫要求如下：（1）同一個公司有不同供應商編碼的，需按供應商編碼分別填列；（2）納稅人名稱和納稅人識別號為必填項，且必須準確填寫，以免影響發(fā)票匹配和付款時間；（三）：發(fā)送信息采集表至共享中心：供應商將準確且完整的信息采集表通過郵件的形式發(fā)送至永輝財務共享中心客服郵箱：800049564@或直接郵寄至財務共享中心，郵寄地址：福建省福州市金山桔園四路33號永輝超市總部二樓共享中心

應付組（收）電話：準備工作一：發(fā)送新的信息采集表至共享中心填寫信息采集表，發(fā)送至共享中心供應商無紙化結算的準備工作操作步驟：準備工作一：發(fā)送新的信息準備工作二：具備VSS系統(tǒng)權限、發(fā)票管理系統(tǒng)權限、安裝抽取軟件、制作電子簽章一、VSS系統(tǒng)登錄登陸界面：登陸帳戶：供應商編碼；登陸密碼：初始密碼為888888，如果后期有更改，以更改后密碼為登陸密碼；注：還未開通VSS系統(tǒng)的供應商可以向采購申請開通準備工作二：具備VSS系統(tǒng)權限、發(fā)票管理系統(tǒng)權限、安裝抽取軟二、發(fā)票管理系統(tǒng)登陸：登陸界面：登陸帳戶：供應商編碼；登陸密碼：初始密碼為888888，供應商使用初始密碼登陸后，為了帳戶安全，應及時修改登陸密碼；注：還未開通發(fā)票管理系統(tǒng)的供應商可以向永輝財務共享中心客服部申請。二、發(fā)票管理系統(tǒng)登陸：登陸帳戶：供應商編碼；三、安裝發(fā)票抽取軟件：軟件下載地址：登陸發(fā)票管理系統(tǒng)——下載專區(qū)——點擊下載安裝方法：（一）在解壓開的的文件夾中雙擊，進入以下頁面：登錄用戶名：001密碼：123三、安裝發(fā)票抽取軟件：登錄用戶名：001供應商登陸抽取軟件系統(tǒng)后，應首先做好系統(tǒng)維護維護供應商注冊信息：登陸抽取軟件——系統(tǒng)維護——注冊信息——注冊驗證輸入供應商稅號，發(fā)送密碼（密碼可以自己設置，以后發(fā)票抽取和上傳都是這個密碼），然后點擊“確定”，若出現(xiàn)如下對話框，則表明注冊信息成功。供應商登陸抽取軟件系統(tǒng)后，應首先做好系統(tǒng)維護維護供應商注冊信維護供應商注冊信息：登陸抽取軟件——系統(tǒng)維護——網絡設置網絡設置說明：服務器網址：服務器網址，后期會給供應商是否為百旺開票系統(tǒng)：如果供應商使用的開票系統(tǒng)為百旺金賦的系統(tǒng)，則打√，如果不是為百旺金賦的系統(tǒng)，則不勾選；開票系統(tǒng)安裝目錄：即供應商稅控系統(tǒng)的安裝位置。設置好后，點擊保存即可。維護供應商注冊信息：登陸抽取軟件——系統(tǒng)維護——網絡設置網絡四、申請制作電子簽章注：供應商走線下申請方式，現(xiàn)場提交紙質資料。如果供應商沒有辦法在培訓現(xiàn)場提交簽章資料，可將資料郵寄到福建福州財務共享中心。郵寄地址：福建省福州市金山桔園四路33號永輝超市總部二樓共享中心電話應商需提交以下材料:（1）工商營業(yè)執(zhí)照（副本）復印件一份；（2）國稅稅務登記證復印件一份；（3）經辦人身份證復印件一份；（4）數(shù)字證書申請表（一式三份）包含公章印模收集頁一份；（5）所有紙質資料加蓋單位公章；（6）在提交辦理前，把”VSS電子簽章數(shù)字證書公章印模采集附頁“發(fā)送到kfzz@注意！電子簽章制作的重要性：無紙化上線后，若不做電子簽章，無紙化對賬無

法進行下去；電子簽章制作的及時性：由于電子簽章制章需要時間，因此為配合上線時

間，供應商應及時按規(guī)定提交材料，以免錯過對

賬確認時間；四、申請制作電子簽章注：供應商走線下申請方式，現(xiàn)場提交紙質資準備工作三：確定供應商的對賬日什么是對賬日：

供應商只能在對賬日才能進行對賬確認操作，在非對賬日只能查看單據(jù)，不能進行對賬操作，對賬日不受節(jié)假日、休息日影響。對賬日確定原則：

例如：供應商編碼為201188，只與安徽大區(qū)合作，則其對賬日為安徽地區(qū)的對賬日：即每月的5-6日、20-21日（2）如果供應商和多個大區(qū)有合作，則供應商可以選擇某一個大區(qū)的對賬日作為供應商對賬日，一旦選擇后，后期就不能更改；

例如：供應商編碼為201189，與北京大區(qū)、重慶大區(qū)、河南大區(qū)都有合作，則該供應商可以選擇北京大區(qū)、重慶大區(qū)、河南大區(qū)中的某一個大區(qū)的對賬日作為供應商編碼201189的對賬日，后期該供應商只能在該對賬日進行各大區(qū)的對賬。對賬日確定表：供應商需要填寫對賬日確定表，系統(tǒng)以對賬日確定表確定的對賬日進行維護，對賬日確認表可以在VSS下載，填寫完成后，需在7月25日前發(fā)送800049564@b.郵箱。（1）如果供應商只和一個大區(qū)合作，則對賬日以這個大區(qū)為準；準備工作三：確定供應商的對賬日什么是對賬日：例如：供應商編05供應商無紙化操作說明05供應商無紙化操作說明供應商永輝共享中心對賬日登錄VSS平臺對賬VSS10開始對賬信息單電子簽章VSS20按照對賬單進行開票金稅系統(tǒng)30進行發(fā)票匹配發(fā)票平臺40打印匹配通知單發(fā)票平臺50寄送匹配通知單和發(fā)票到共享中心人工60簽收包裹發(fā)票平臺70發(fā)票二次匹配完成票核發(fā)票平臺80根據(jù)賬期安排付款資金系統(tǒng)90結束無紙化供應商結算流程總框架供應商無紙化操作流程說明供應商永輝共享中心對賬日登錄VSS平臺對賬VSS10開始對賬VSS系統(tǒng)操作步驟：一、供應商網上對賬1、

供應商登錄供應商服務系統(tǒng)：

輸入供應商號、密碼及驗證碼點擊；供應商無紙化操作說明——對賬VSS系統(tǒng)操作步驟：供應商無紙化操作說明——對賬2、

在對賬日內，進入【結算管理】→【供應商網上對賬】：①“選擇賬套”并在“確認標志”處，選擇“供應商未對賬”，點擊“查詢”，可查看供應商在該賬套下的所有未確認的對賬單據(jù)以及跨賬套的通道費；(如下圖)對賬日要記住哦供應商無紙化操作說明——對賬2、在對賬日內，進入【結算管理】→【供應商網上對賬】：①“②根據(jù)紙質對賬單據(jù)，在需要對賬的單據(jù)前打勾，而扣項單以及退貨單是系統(tǒng)默認統(tǒng)一打勾。“對賬確認”后會提示總計金額。如果紙質單據(jù)與系統(tǒng)所有單據(jù)一致，也可直接點擊“全選”，選中所有未對賬的單據(jù)；選中的單據(jù)將以藍色底顯示（如下圖）；點擊“對賬確認”后，出現(xiàn)如下對話框：核對無誤后，點擊：“確定”供應商無紙化操作說明——對賬②根據(jù)紙質對賬單據(jù)，在需要對賬的單據(jù)前打勾，而扣項單以及退貨③系統(tǒng)如果出現(xiàn)“確認操作成功”的提示，表明此次勾選的單據(jù)已完成“供應商確認”的動作，點擊“確定”即可。供應商無紙化操作說明——對賬③系統(tǒng)如果出現(xiàn)“確認操作成功”的提示，表明此次勾選的單據(jù)已完④系統(tǒng)會提示是否打印對賬信息單，供應商可以選擇，也可以不選擇。若選擇“確定”，則出現(xiàn)此次對賬匯總單，如下圖供應商無紙化操作說明——對賬④系統(tǒng)會提示是否打印對賬信息單，供應商可以選擇，也可以不選擇⑤如果系統(tǒng)出現(xiàn)以下對話框，不影響此次對賬，供應商可以直接點擊“確定”。注：出現(xiàn)這個對話框，表明供應商還有未對賬金額為負數(shù)的單據(jù)，這種情況下會因為信控問題而影響供應商此次對賬的付款。供應商無紙化操作說明——對賬⑤如果系統(tǒng)出現(xiàn)以下對話框，不影響此次對賬，供應商可以直接點擊⑥以上操作后，供應商確認動作已經完成，供應商可以通過【結算管理】→【供應商網上對賬】查看對賬結果。供應商“選擇賬套”并在“確認標志”處，選擇“供應商已確認”，點擊“查詢”，可查看供應商已對賬的數(shù)據(jù)；(如下圖)注：當單據(jù)狀態(tài)變成“供應商已確認”后，永輝的財務系統(tǒng)會自動將供應商在VSS勾選的單據(jù)與財務系統(tǒng)的單據(jù)再次進行一一核對，核對無誤后，單據(jù)狀態(tài)變成“財務已確認”，生成DR開頭對賬信息單。從供應商已確認到財務確認只需要半天的時間，所以供應商做完供應商確認后，半天后再去查看單據(jù)是否已經財務確認。供應商無紙化操作說明——對賬⑥以上操作后，供應商確認動作已經完成，供應商可以通過【結算管⑥當系統(tǒng)完成財務確認后，供應商就可以根據(jù)生成的對賬信息單進行電子簽章，操作步驟如下：登陸VSS系統(tǒng)——結算管理——對賬單據(jù)查詢選擇對賬的公司、確認標志選擇“財務已確認”，并輸入對賬單號，點擊“查詢”，后跳出已財務確認的單據(jù)：供應商無紙化操作說明——對賬⑥當系統(tǒng)完成財務確認后，供應商就可以根據(jù)生成的對賬信息單進行⑦供應商點擊“打印對賬信息單”，出現(xiàn)對賬信息單界面，確認無誤后，點擊“進行簽章”。供應商無紙化操作說明——對賬注：進行電子簽章前，必須插入電子簽章的KEY。⑦供應商點擊“打印對賬信息單”，出現(xiàn)對賬信息單界面，確認無誤⑧點擊“進行簽章”后，系統(tǒng)會跳出網頁對話框，要求輸入電子簽章密碼，輸入密碼后，點擊“確定”供應商無紙化操作說明——對賬⑧點擊“進行簽章”后，系統(tǒng)會跳出網頁對話框，要求輸入電子簽章⑨簽章后，供應商需要進行簽章確認，才算完成簽章動作。供應商點擊左上角的“簽章確認”，跳出是否確認簽章的提示框，若確認，點擊“確定”出現(xiàn)“確認操作成功”對話框，表明本次電子簽章動作已經完成，供應商也完成了最終對賬確認供應商無紙化操作說明——對賬⑨簽章后，供應商需要進行簽章確認，才算完成簽章動作。供應商點⑨簽章完成后，供應商已完成了最終的對賬確認，不能再進行更改簽章或其他取消操作，只能進行對賬信息單下載，再次點擊“打印對賬信息單”，出現(xiàn)是否下載的提示框，供應商選擇“確定”就可以下載簽章后的對賬信息單進行保存。供應商無紙化操作說明——對賬⑨簽章完成后，供應商已完成了最終的對賬確認，不能再進行更改簽無紙化上線后，供應商在對賬時如果所對的單據(jù)既有8月1日以前的單據(jù)也有8月1日以后的單據(jù)，針對8月1日以前的單據(jù)仍然要寄紙質單據(jù)至共享中心對賬，8月1日以后的單據(jù)無需郵寄。否則會影響到供應商的無紙化對賬，所以供應商8月1日之前的單據(jù)必須處理清楚。非常重要無紙化上線后，供應商在對賬時如果所對的單據(jù)既有對賬異常情況處理：供應商在非對賬日進行對賬供應商在對賬日內可進行對賬勾單操作以及“對賬確認”，非對賬日期內，只能查看對賬數(shù)據(jù)，不能進行與對賬相關的其他操作，系統(tǒng)會提示如下圖1：供應商無紙化操作說明——對賬對賬異常情況處理：供應商在非對賬日進行對賬供應商在對賬日內可供應商存在未結清的非賬扣費用

供應商存在未結清的非賬扣費用，僅當供應商的所有非賬扣費用已經結清，方可進行新一輪對賬；如果供應商非賬扣費用未結清，當其登錄VSS系統(tǒng)時，無法操作“勾單”并無法點擊“對賬確認”。供應商無紙化操作說明——對賬供應商存在未結清的非賬扣費用供應商存在未結清的非未對賬金額為負數(shù)（扣項單、退貨單）不影響對賬，但影響付款供應商無紙化操作說明——對賬未對賬金額為負數(shù)（扣項單、退貨單）不影響對賬，但影響付款供應供應商被凍結情況下，也無法進行對賬操作，會出現(xiàn)如下對話框。注：供應商被凍結，可咨詢采購凍結原因，并做相應的處理。供應商無紙化操作說明——對賬供應商被凍結情況下，也無法進行對賬操作，會出現(xiàn)如下對話框。注此次對賬結果為負數(shù)的情況下，是無法進行對賬的，只有對賬結果為正數(shù)的情況下，供應商確認才能完成。因此供應商應當首選選擇正數(shù)比較大的賬套進行對賬。對賬結果為負數(shù)時，不能對賬供應商無紙化操作說明——對賬此次對賬結果為負數(shù)的情況下，是無法進行對賬的，電子簽章完成后，說明對賬環(huán)節(jié)已經結束，接下來供應商應當根據(jù)對賬信息單進行開票，以以下對賬信息單為例：供應商無紙化操作說明——票核注：供應商應當根據(jù)對賬信息單開具發(fā)票，例如供應根據(jù)該對賬信息單開17%和13%的發(fā)票，其中發(fā)票上17%稅率的發(fā)票價稅合計金額要與對賬信息單上要求開具17%稅率的金額一致，發(fā)票上13%稅率的發(fā)票價稅合計金額要與對賬信息單上要求開具13%稅率的金額一致。電子簽章完成后，說明對賬環(huán)節(jié)已經結束，接下來供應商應當根據(jù)對①供應商在金稅系統(tǒng)上根據(jù)對賬信息單進行開票時，一定要將“對賬信息單單號”填寫在發(fā)票“備注欄”上，這個非常重要，會影響到后期票核操作，只有在發(fā)票的備注欄上備注了對賬信息單號，發(fā)票管理系統(tǒng)才能根據(jù)對賬信息單號進行自動匹配。供應商無紙化操作說明——票核非常重要！注：如果供應商的發(fā)票對應多張對賬信息單，應將對賬信息單號分行填列，即在備注欄上一行對應一個對賬信息單號。①供應商在金稅系統(tǒng)上根據(jù)對賬信息單進行開票時，一定要將“對賬②供應商在金稅系統(tǒng)上開完票后，進入發(fā)票抽取軟件，進行發(fā)票抽?。洪_票日期：選擇發(fā)票上的開票日期，如供應商在7月16日才根據(jù)對賬信息單開發(fā)票，則日

期應選擇“2015年7月16日”到“2015年7月16日”；購方公司：此次開票開給永輝的哪家公司，購方公司就選哪家；發(fā)票類型：選擇“全部”數(shù)據(jù)篩選完畢后，點擊“發(fā)票抽取”后，會出現(xiàn)供應商在7月16日開給該家永輝超市的所有發(fā)票信息，然后點擊保存數(shù)據(jù)，保存成功后，進入發(fā)票數(shù)據(jù)上傳。供應商無紙化操作說明——票核②供應商在金稅系統(tǒng)上開完票后，進入發(fā)票抽取軟件，進行發(fā)票抽?、郯l(fā)票抽取完后，供應商可以上傳已抽取的發(fā)票數(shù)據(jù)到發(fā)票管理系統(tǒng)，具體操作步驟如下：進入“數(shù)據(jù)上傳”，選擇查詢條件后，點擊“數(shù)據(jù)查詢”，勾選要上傳至發(fā)票管理系統(tǒng)的發(fā)票，再點擊“數(shù)據(jù)上傳”例如：如供應商根據(jù)該張對賬信息單開了兩張發(fā)票：01523588、01523599，則供應商只需要勾選這兩張發(fā)票，點擊“數(shù)據(jù)上傳”。數(shù)據(jù)上傳成功后，供應商只需要在發(fā)票管理系統(tǒng)中查看，發(fā)票和對賬信息單是否匹配成功，如果匹配成功，可以直接打印匹配通知單。供應商無紙化操作說明——票核③發(fā)票抽取完后，供應商可以上傳已抽取的發(fā)票數(shù)據(jù)到發(fā)票管理系統(tǒng)④供應商登陸發(fā)票管理系統(tǒng)，填寫“用戶名”和“登陸密碼”登陸系統(tǒng)。供應商首次登陸系統(tǒng)，應該先將自己的信息維護完整：供應商無紙化操作說明——票核④供應商登陸發(fā)票管理系統(tǒng)，填寫“用戶名”和“登陸密碼”登陸系⑤供應商登陸發(fā)票管理系統(tǒng)，可以查看對賬信息單和發(fā)票的匹配狀態(tài)。進入“對賬單查詢”，輸入“對賬單號”和篩選條件后，點擊“查詢”，可以查看該對賬信息單的匹配狀態(tài)。如果匹配狀態(tài)是“一匹成功”，說明此次供應商開的發(fā)票和對賬信息單要求開的發(fā)票一致，供應商可以進入“待打印匹配通知單”模塊，進行打印匹配通知單。供應商無紙化操作說明——票核⑤供應商登陸發(fā)票管理系統(tǒng)，可以查看對賬信息單和發(fā)票的匹配狀態(tài)⑥一匹成功后，供應商進入“待打印匹配通知單”模塊，輸入匹配日期，或開票單號或對賬信息單號，點擊查詢，選擇此次匹配的對賬信息單，點擊“打印”。⑥一匹成功后，待辦事項會提醒供應商打印匹配通知單，供應商可以直接通過“待辦事項”中的“待打印匹配通知單”模塊進去匹配通知單打印界面。供應商無紙化操作說明——票核⑥一匹成功后，供應商進入“待打印匹配通知單”模塊，輸入匹配日⑦將匹配通知單打印出來，并將匹配通知單和發(fā)票一起郵寄到財務共享中心進行第二次匹配，可以在發(fā)票管理系統(tǒng)上的“我的發(fā)票”實時查看發(fā)票的動態(tài)。供應商無紙化操作說明——票核注：供應商將匹配通知單和發(fā)票寄到共享中心后，只需時時關注發(fā)票匹配狀態(tài)，如果共享二匹成功，說明供應商的發(fā)票沒有問題，可以等待付款單生成。⑦將匹配通知單打印出來，并將匹配通知單和發(fā)票一起郵寄到財務共一匹失敗的情況場景及解決方法（一）、全額開票的供應商、放棄開具紅票的供應商（需提供放棄證明）、因財務系統(tǒng)稅率未及時更新而導致匹配失敗的供應商，這時需要供應商在【匹配失敗處理】中點擊【申請強制匹配】，由共享財務端進行審核，審核通過供應商自行打印匹配通知單。供應商無紙化操作說明——票核注意：正常情況下，供應商不允許使用“申請強制匹配”功能，供應商若需要使用此功能，必須要先與共享中心客服組聯(lián)系后，并征得客服同意后，才可以使用“申請強制匹配”功能，否則申請強制匹配功能將被閑置，無人處理。一匹失敗的情況場景及解決方法供應商無紙化操作說明——票核注意（二）、發(fā)票的金額、稅率、抬頭信息開具錯誤，在【匹配失敗處理】中的【操作】欄點擊【申請作廢】，由財務端進行審批后供應商再重新開票進行匹配，如圖：供應商無紙化操作說明——票核（二）、發(fā)票的金額、稅率、抬頭信息開具錯誤，在【匹配失敗處理（三）、因為對賬信息單沒有蓋電子章導致無法正常的進入一匹成功的狀態(tài)下，供應商需進入VSS系統(tǒng)進行電子簽章的操作后；可以在【匹配失敗處理】點擊【確認匹配】，如圖一、圖二：圖一供應商無紙化操作說明——票核（三）、因為對賬信息單沒有蓋電子章導致無法正常的進入一匹成功⑧匹配通知單和發(fā)票寄到共享中心后，共享中心通過高速掃描儀掃描供應商的發(fā)票，進行系統(tǒng)自動票核，供應商仍然可以通過發(fā)票管理系統(tǒng)查詢到發(fā)票處理狀態(tài)。如果發(fā)票管理系統(tǒng)上的發(fā)票狀態(tài)為“二匹成功”，且VSS系統(tǒng)上發(fā)票狀態(tài)為“財務確認”，則表明發(fā)票票核已經成功，供應商只需要等待付款單生成。發(fā)票管理系統(tǒng)VSS系統(tǒng)供應商無紙化操作說明——票核⑧匹配通知單和發(fā)票寄到共享中心后，共享中心通過高速掃描儀掃描無紙化上線后，付款單生成規(guī)則：（1）無紙化供應商的付款單由系統(tǒng)自動生成；（2）付款單生成條件：供應商已對賬、已票核，且按照賬期生成；

賬期計算方法：以票核過賬日期為賬期的起算點，例如，供應商的付款賬期為：票到15天，供應商的發(fā)票1日寄到共享，共享在2日進行票核，票核日期為2日，則在滿足付款條件、信控的前提下，供應商的付款單生成和審核日期為17日；（3）供應商因為凍結原因無法生成付款單的，應當與采購聯(lián)系，了解被凍結原因，以便即使處理；（4）供應商因為信控原因而在當天不能生成付款單的，只要供應商后期滿足信控條件，系統(tǒng)會自動再次生成付款單；（5）考慮到供應商的付款單生成可能會受到信控的影響而無法生成，因此，建議供應商在對賬日內可以多對幾次賬，以便不會由于信控的原因導致供應商當天對的所有對賬信息單都不能生成付款單。供應商無紙化操作說明——付款無紙化上線后，付款單生成規(guī)則：供應商無紙化操作說明——付款3、供應商如何在VSS系統(tǒng)查詢付款狀態(tài)：供應商付款單生成前提條件：

供應商單據(jù)必須已對賬，且已提交發(fā)票，票核成功后（即在開票單列表處查詢到的單據(jù)狀態(tài)為“財務已確認”），且滿足信控的條件下，方可生成付款單；②查詢付款單狀態(tài)進入【結算管理】→【供應商付款單查詢】，選擇單據(jù)狀態(tài)“制單審核”，點擊“查詢”該模塊可查詢某個帳套對應生成的付款單（單據(jù)號即為付款單號）,制單及審核日期等，若查詢到單據(jù)狀態(tài)為“制單審核”，則說明該付款單已生成，且資金未付款；供應商無紙化操作說明——付款3、供應商如何在VSS系統(tǒng)查詢付款狀態(tài)：供應商無紙化操作說明③進入【結算管理】→【供應商付款單查詢】，選擇單據(jù)狀態(tài)“已付款確認”，點擊“查詢”該狀態(tài)查詢到單據(jù)為“已付款確認”，則說明付款單已付款，供應商無需再打電話詢問是否已付款。供應商無紙化操作說明——付款③進入【結算管理】→【供應商付款單查詢】，選擇單據(jù)狀態(tài)“已付06注意事項與問題解答06注意事項與問題解答無紙化結算需要電子簽章和發(fā)票管理系統(tǒng)同時使用；無紙化對賬將于8月1日上線；針對無紙化對賬，會給供應商三個月左右的免費試用期；將來如果在使用過程中對系統(tǒng)存在疑問，可以統(tǒng)一聯(lián)系到永輝共享客服中心；由于系統(tǒng)需要維護供應商的信息，無論是否為無紙化供應商，都需要填寫供應商信息采集表，信息采集表已上傳至VSS，請供應商將資料補充完整；供應商也需要填寫對賬日確定表，并于7月25日前發(fā)送至客服郵箱；

供應商需要及時申請制作電子簽章，否則會影響無紙化對賬，電子簽章的安裝手冊可以咨詢客服人員；注意事項無紙化結算需要電子簽章和發(fā)票管理系統(tǒng)同時使用；注意事項有開具非增值稅普票和生鮮預付款的供應商先留下來！有開具非增值稅普票和生鮮預付款的供應商先留下來！END總部：一切以服務門店為核心！

門店：實施精細化管理！END總部：一切以服務門店為核心！

門店：實施精細化管理！無紙化供應商培訓財務共享中心2015.07.22無紙化供應商培訓財務共享中心供應商新平臺推廣01020304目錄無紙化概述無紙化上線背景無紙化業(yè)務改變細節(jié)無紙化上線準備工作05供應商無紙化操作說明06注意事項與問題解答供應商新平臺推廣01020304目錄無紙化概述無紙化上線01無紙化上線背景01無紙化上線背景人工操作，效率低等待時間長丟單率高寄單不完整整單時間長溝通成本高快遞成本大我們的現(xiàn)狀人工操作，效率低等待時間長丟單率高寄單不完整整單時間長溝通成通過供應商對賬和結算流程的優(yōu)化，實現(xiàn)對賬無紙化，減少紙質單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)，減少供應商郵遞和人工成本；通過新平臺的電子簽章功能加強供應商對于賬單數(shù)據(jù)的認可效力，提高賬單數(shù)據(jù)確認過程的效率，避免賬單數(shù)據(jù)不一致導致的后續(xù)糾紛；通過對現(xiàn)有付款賬期流程的梳理，規(guī)范付款條款約定與執(zhí)行，增加供應商付款環(huán)節(jié)的透明度，提高供應商服務滿意度；通過建立共享客服中心，向供應商開放統(tǒng)一、高效的共享服務窗口；同時規(guī)范客服中心標準流程及操作規(guī)范，縮短服務響應時間，提升服務水平；。無紙化實現(xiàn)目標通過供應商對賬和結算流程的優(yōu)化，實現(xiàn)對賬無紙化，減少紙質單據(jù)02無紙化概述02無紙化概述對賬無紙化票核自動化付款自動化什么是無紙化你以為無紙化只是對賬無紙化嗎？？？

其實，無紙化是……對賬無紙化票核自動化付款自動化什么是無紙化你以為無紙化只是對供應商永輝共享中心對賬日登錄VSS平臺對賬VSS10開始電子簽章對賬單VSS20按照對賬單進行開票金稅系統(tǒng)30進行發(fā)票匹配發(fā)票平臺40打印匹配通知單發(fā)票平臺50寄送匹配通知單和發(fā)票到共享中心人工60簽收包裹發(fā)票平臺70發(fā)票二次匹配完成票核發(fā)票平臺80根據(jù)賬期安排付款資金系統(tǒng)90結束無紙化供應商結算流程總框架一、無紙化簡化結算流程供應商永輝共享中心對賬日登錄VSS平臺對賬VSS10開始電子有紙化供應商結算流程總框架供應商共享收發(fā)崗共享對賬組票核付款組開始提交信息采集表至共享郵箱結束登記供應商信息資料情況表核對對賬單據(jù)后郵寄共享登記單據(jù)接收情況上傳VSS公告欄移交對賬單據(jù)到對賬人員對賬確認下載對賬信息單并打印蓋章郵寄發(fā)票和對賬信息單接收發(fā)票和對賬信息單并在VSS公告欄發(fā)布共享資金組接收發(fā)票進行發(fā)票審核生成確認付款單至資金系統(tǒng)付款錄入并提交發(fā)票信息有紙化供應商結算流程總框架供應商共享收發(fā)崗共享對賬組票核付款透明的信息查詢：對賬、發(fā)票、付款

狀態(tài)時時查詢；透明的規(guī)則設置：系統(tǒng)自動化，無人

工干預，統(tǒng)一規(guī)則；快省透無紙化快速對賬：供應商進行確認后，系統(tǒng)自動完成

財務確認，無需寄單據(jù)等待財務確認快速票核：系統(tǒng)自動進行票單匹配，郵寄發(fā)

票至共享最多2天就能完成票核；快速付款：系統(tǒng)自動生成付款單，自動付款，

無需人工干預；省快遞費用：無需郵寄業(yè)務單據(jù)；省人工費用：無需本人至窗口辦理業(yè)務；省丟單費用：無紙化對賬，沒有丟單問題；省等待時間：對賬、票核、付款系統(tǒng)自動完成，

大大節(jié)省結算時間；無紙化特點優(yōu)勢透明的信息查詢：對賬、發(fā)票、付款快省透無紙化快速對賬：供應商支持支持發(fā)票管理系統(tǒng)電子簽章VSS系統(tǒng)無紙化實現(xiàn)方式支持支持發(fā)票管理系統(tǒng)電子簽章VSS系統(tǒng)無紙化實現(xiàn)方式電子簽章系統(tǒng)上線前后對比上線前浪費紙張、浪費時間每頁蓋章，工作量大，效率低，耗時長單據(jù)過多，存儲不便必須打印對賬單上線后節(jié)約紙張，節(jié)省時間簡化永輝財務的審核工作，提升結算效率附件減少，存儲方便不需打印對賬單保障電子信息真實、完整、安全1減少紙張流轉，減少打印成本2無需折疊與蓋章，節(jié)約時間3付款更準時順利，貨款無需久等4使用電子簽章優(yōu)勢上線前浪費紙張、浪費時間必須打印對賬單上線后節(jié)約紙張，節(jié)省時抽取發(fā)票信息、減少發(fā)票手工錄入工作；提升了發(fā)票信息準確率，避免后期的因發(fā)票錯誤退回，影響付款；隨時查詢發(fā)票的全生命周期狀態(tài)，掌握付款周期，如發(fā)票是否匹配通過，永輝是否收到發(fā)票，發(fā)票是否驗證通過；在線申請開服務發(fā)票（后期上線）高速掃描儀，發(fā)票到永輝即可完成票核；票核系統(tǒng)自動完成，大大節(jié)約付款等待時間；供應商發(fā)票統(tǒng)一管理、統(tǒng)一查詢，提高服務效率；永輝使用發(fā)票管理系統(tǒng)，實現(xiàn)以下功能：供應商使用發(fā)票管理系統(tǒng)，實現(xiàn)以下功能：發(fā)票管理系統(tǒng)高速掃描儀使用發(fā)票管理系統(tǒng)優(yōu)勢抽取發(fā)票信息、減少發(fā)票手工錄入工作；高速掃描儀，發(fā)票到永輝即03無紙化業(yè)務改變細節(jié)03無紙化業(yè)務改變細節(jié)在VSS上勾單確認后，需將所有的紙質單據(jù)寄送到共享中心進行財務確認；對賬日登陸VSS上勾單確認后，只需等2-3個小時，由系統(tǒng)自動做財務確認，無需寄紙質單據(jù)；給供應商帶來的價值：對賬加速，不需要郵寄紙質單據(jù)至共享等待財務人工確認，整個周期縮短到半天以內減少紙質原單的寄送，降低丟單率，同時節(jié)省每年的快遞費用以及人工送單的費用→有紙化供應商←→無紙化供應商←紙質單據(jù)郵寄改變點無紙化上線后，供應商在對賬時如果所對的單據(jù)既有8月份以前的單據(jù)也有8月份以后的單據(jù)，針對8月份以前的單據(jù)仍然要寄紙質單據(jù)至共享中心對賬，8月份以后的單據(jù)無需郵寄。否則會影響到供應商的無紙化對賬，所以供應商8月份之前的單據(jù)必須處理清楚。非常重要！在VSS上勾單確認后，需將所有的紙質單據(jù)寄送到共享中心進行財供應商只有對對賬信息單蓋完公章并寄至共享后，才完成對賬確認供應商只需要使用電子簽章在VSS進行簽章即可完成對賬確認，無需郵寄對賬信息單對賬確認一步到位：只需用電子簽章在VSS簽章即可，省去打印和寄單麻煩；供應商可以申請多個KEY，隨時隨地可以進行對賬確認，不受公章存放地點的影響；通過下載實現(xiàn)對賬信息單的保存和歸檔。給供應商帶來的價值：→有紙化供應商←→無紙化供應商←對賬確認改變點供應商只有對對賬信息單蓋完公章并寄至共享后，才完成對賬確認供供應商根據(jù)對賬信息單開完票后，需要手工錄入到VSS的開票單界面。系統(tǒng)會通過發(fā)票抽取軟件直接將發(fā)票信息抽取到發(fā)票管理系統(tǒng)中，不需供應商根據(jù)對賬信息單開票時，只需在發(fā)票備注欄填寫對賬信息單號，無需手工輸入發(fā)票錄入供應商在抽取發(fā)票時就能檢查發(fā)票是否符合永輝要求，減少退票的可能性；發(fā)票信息抽取可以幫助供應商快速錄入發(fā)票信息，減少手工錄入，降低出錯概率給供應商帶來的價值：→有紙化供應商←→無紙化供應商←無需手工錄入發(fā)票信息供應商根據(jù)對賬信息單開完票后，需要手工錄入到VSS的開票單界發(fā)票匹配由財務人工進行：效率低；出錯率高；供應商等待時間長；發(fā)票匹配由供應商在系統(tǒng)中完成：在供應商端就能確保供應商開具的發(fā)票與對賬信息單要求的信息一致；若因特殊原因不一致，可申請強制匹配；打印匹配通知單，表明匹配成功，只需郵寄匹配通知單和發(fā)票即可；有紙化供應商無紙化供應商→發(fā)票匹配←供應商減少因為票核問題而導致的反復溝通以及單據(jù)傳遞給供應商帶來的價值：發(fā)票匹配改變點發(fā)票匹配由財務人工進行：發(fā)票匹配由供應商在系統(tǒng)中完成：有紙化寄送蓋章的對賬信息單和發(fā)票到共享中心在發(fā)票管理系統(tǒng)中將快遞單號信息輸入到對應的匹配通知單上，寄送發(fā)票和匹配通知單到共享中心有紙化供應商無紙化供應商給供應商帶來的價值：供應商可以在發(fā)票管理系統(tǒng)中追蹤包裹狀態(tài)確認共享中心的簽收狀態(tài)節(jié)省供應商大量不可控費用追蹤快遞情況追蹤單據(jù)郵寄和費用情況丟單費快遞費人工成本費資金占用費……技術維護費每年1500∽3500不等有紙化供應商無紙化供應商費用不可控費用可控寄送蓋章的對賬信息單和發(fā)票到共享中心在發(fā)票管理系統(tǒng)中將快遞單發(fā)票票核財務人工票核系統(tǒng)自動票核無紙化有紙化單據(jù)狀態(tài)業(yè)務單據(jù)和發(fā)票狀態(tài)在VSS查看業(yè)務單據(jù)在VSS查看，發(fā)票狀態(tài)在發(fā)票管理系統(tǒng)查看有紙化無紙化新平臺將提供高速掃描發(fā)票以及發(fā)票校驗的功能，將大大提升發(fā)票票核的效率，從而加快整個結算支付流程對于發(fā)票狀態(tài)，供應商可以非常清晰查詢到給供應商帶來的價值：發(fā)票票核和單據(jù)狀態(tài)特點發(fā)票票核財務人工票核系統(tǒng)自動無紙化有紙化單據(jù)狀態(tài)業(yè)務單據(jù)和發(fā)對供應商的付款更加透明更加規(guī)范供應商可以隨時查詢到付款的進度給供應商帶來的價值：按與供應商簽訂的合同賬期，以票核過賬日期作為賬期的起算點，系統(tǒng)自動生成付款單，減少付款單等待時間無紙化→付款單←有紙化票核完成后，由財務人員憑對賬信息單手工生成付款單，速度慢，供應等待時間長。付款單業(yè)務改變點對供應商的付款更加透明更加規(guī)范給供應商帶來的價值：按與供應商上線前，供應商需要拿著開服務發(fā)票申請單到當?shù)刎攧仗幧暾堥_服務發(fā)票無紙化后，供應商只需要在發(fā)票管理系統(tǒng)上進行在線申請開服務發(fā)票即可，無需再到當?shù)刎攧仗幧暾?。無紙化有紙化→申請開服務發(fā)票←供應商不需要再到當?shù)刎攧仗幧暾堥_發(fā)票，省時省力；給供應商帶來的價值：注：該系統(tǒng)模塊還未開發(fā)完成，后期開發(fā)完成后，會另行通知供應商。上線前，供應商需要拿著開服務發(fā)票申請單到當?shù)刎攧仗幧暾堥_服務共享中心溝通方式聯(lián)系地址：福建省福州市金山桔園四路33號永

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