行政辦公管理規(guī)范化操作全案

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔行政辦公管理規(guī)范化操作全案周燦輝等編著目錄1．2行政辦公人員崗位職責(zé) 51．2．1行政總監(jiān) 51．2．2辦公室主任 51．2．3行政部經(jīng)理 61．2．4后勤部經(jīng)理 61．2．5接待主管 71．2．6行政主管 71．2．7安全主管 81．2．8保潔主管 92．3行政接待管理工具 92．3．1行政接待申請(qǐng)表 92．3．2貴賓接待信息表 102．3．3接待費(fèi)用預(yù)算表 112．3．4前臺(tái)來(lái)訪登記表 122．4行政接待管理模板 122．4．1行政接待管理制度 123．3會(huì)議組織與管理圖表 153．3．1會(huì)議申請(qǐng)表 153．3．2會(huì)議議程表 163．3．3會(huì)議簽到表 163．3．4會(huì)議記錄表 173．4會(huì)議組織與管理制度 173．4．1會(huì)議管理制度 174．3活動(dòng)策劃與組織管理工具 214．3．4活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃表 214．3．5員工活動(dòng)調(diào)查表 224．4活動(dòng)策劃與組織管理模板 234．4．1員工活動(dòng)管理制度 235．3員工出差管理工具 255．3．1出差申請(qǐng)表 255．3．2出差借款單 265．3．3出差報(bào)告表 275．3．4出差費(fèi)用報(bào)銷單 275．4員工出差管理模板 285．4．1員工出差管理制度 285．4．2出差費(fèi)用管理辦法 316．3行政公文管理工具 336．3．1發(fā)文稿紙 336．3．2發(fā)文登記表 346．3．3收文登記表 346．3．4收文處理單 346．3．5公文催辦單 356．3．6文件傳閱表 366．4行政公文管理模板 366．4．1行政公文管理制度 367．3合同檔案管理工具 407．3．1合同管理臺(tái)賬 407．3．2合同移交清單 407．3．3文件歸檔登記表 417．3．4歸檔文件目錄 417．3．5檔案借閱登記表 427．4合同檔案管理模板 427．4．1合同登記保管制度 427．4．2檔案管理制度 448．3印信與證照管理工具 478．3．1印章刻制申請(qǐng)表 478．3．2印章使用登記表 488．3．3介紹信登記表 488．3．4證照管理臺(tái)賬 498．3．5證照借用登記表 498．4印信與證照管理模板 498．4．1印章管理制度 499．3員工提案管理工具 529．3．1員工提案建議表 529．3．2員工提案評(píng)審表 539．3．3員工提案登記表 549．3．4年度提案總結(jié)表 559．4員工提案管理模板 559．4．1員工提案管理制度 5510．3公關(guān)與危機(jī)管理工具 5810．3．1公關(guān)活動(dòng)推進(jìn)表 5810．3．2發(fā)布會(huì)媒體跟蹤表 5910．3．3展會(huì)參展申請(qǐng)表 5910．3．4公關(guān)費(fèi)用差異表 6010．4公關(guān)與危機(jī)管理模板 6010．4．1公共關(guān)系管理制度 6011．3辦公用品與設(shè)備管理工具 6311．3．1辦公用品申購(gòu)表 6311．3．2辦公用品領(lǐng)用登記表 6411．3．3辦公用品庫(kù)存清單 6411．3．4辦公設(shè)備維修記錄表 6511．4辦公用品與設(shè)備管理模板 6511．4．1辦公用品管理制度 6512．3企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工具 6812．3．1知識(shí)產(chǎn)權(quán)匯總表 6812．3．2專利申請(qǐng)表 6912．3．3專利實(shí)施情況表 6912．3．4商標(biāo)情況登記表 6912．4企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理模板 7012．4．1知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度 7013．3信息管理與信息保密工具 7313．3．1信息接收登記表 7313．3．2信息分類記錄表 7313．3．3機(jī)密信息借閱申請(qǐng)表 7313．4信息管理與信息保密模板 7413．4．1企業(yè)信息管理制度 7414．3計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理工具 7714．3．1計(jì)算機(jī)硬件請(qǐng)購(gòu)單 7714．3．2計(jì)算機(jī)硬件報(bào)修表 7714．3．3計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)表 7814．4計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理模板 7814．4．1計(jì)算機(jī)管理制度 7815．3車輛管理工具 8115．3．1車輛信息登記卡 8115．3．2車輛使用申請(qǐng)單 8115．3．3車輛行駛記錄表 8215．3．4車輛維修申請(qǐng)單 8215．3．5車輛保養(yǎng)記錄表 8315．4車輛管理模板 8315．4．1車輛使用管理規(guī)定 8315．4．2車輛維修保養(yǎng)制度 8516．3安全管理工具 8716．3．1安全隱患排查表 8716．3．3消防設(shè)施一覽表 8816．3．4門衛(wèi)值班記錄表 8816．3．2安全演練記錄表 8916．4安全管理模板 8916．3．1門衛(wèi)值班管理制度 8917．3環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理工具 9117．3．1企業(yè)綠化規(guī)劃表 9117．3．2綠化養(yǎng)護(hù)檢查記錄表 9217．3．3衛(wèi)生檢查記錄表 9217．4環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理模板 9217．4．1綠化管理制度 9218．3食堂宿舍管理工具 9418．2．1食堂衛(wèi)生檢查表 9418．2．3員工宿舍登記表 9518．2．4宿舍物品登記表 9518．4食堂宿舍管理模板 9618．4．1食堂管理制度 961．2行政辦公人員崗位職責(zé)1．2．1行政總監(jiān)行政總監(jiān)崗位職責(zé)如表1-1所示。表1-1行政總監(jiān)崗位職責(zé)崗位名稱行政總監(jiān)直屬上級(jí)總經(jīng)理崗位概述全面統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)行政辦公管理流程，不斷完善行政管理體系，控制行政辦公費(fèi)用支出，提升行政辦公管理效率崗位職責(zé)1.根據(jù)企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃，擬定行政辦公管理發(fā)展規(guī)劃2.負(fù)責(zé)行政辦公、后勤規(guī)范化管理體系建設(shè)，提升管理效率3.負(fù)責(zé)行政辦公費(fèi)用預(yù)算的審核與監(jiān)督，控制費(fèi)用支出4.負(fù)責(zé)行政管理組織架構(gòu)設(shè)計(jì)，不斷優(yōu)化組織內(nèi)部各項(xiàng)資源的配置5.負(fù)責(zé)監(jiān)督行政辦公、后勤管理工作的運(yùn)行，并做出相應(yīng)的指示6.負(fù)責(zé)企業(yè)公關(guān)危機(jī)的管理，及時(shí)處理各類突發(fā)事件7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作1．2．2辦公室主任辦公室主任崗位職責(zé)如表1-2所示。表1-2辦公室主任崗位職責(zé)崗位名稱辦公室主任直屬上級(jí)行政總監(jiān)崗位概述協(xié)調(diào)企業(yè)高層與各部門、外部單位之間關(guān)系，做好高層領(lǐng)導(dǎo)日程安排、行政資源調(diào)度、行政公文處理以及總務(wù)后勤事務(wù)管理等工作崗位職責(zé)1.根據(jù)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的安排，負(fù)責(zé)企業(yè)日常行政事務(wù)管理工作2.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，具體負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)日程安排以及重要活動(dòng)安排等工作3.負(fù)責(zé)代表公司做好外部單位、政府以及其他社會(huì)團(tuán)體的接待工作4.負(fù)責(zé)公司各類行政辦公管理制度、規(guī)范的編制工作5.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，為其起草講稿、處理各類來(lái)往公文6.負(fù)責(zé)企業(yè)公關(guān)危機(jī)的管理，及時(shí)處理各類突發(fā)事件7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作1．2．3行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理崗位職責(zé)如表1-3所示。表1-3行政部經(jīng)理崗位職責(zé)崗位名稱行政部經(jīng)理直屬上級(jí)行政總監(jiān)崗位概述全面統(tǒng)籌規(guī)劃公司的行政辦公管理事務(wù)，通過(guò)對(duì)行政、后勤等事務(wù)的監(jiān)督管理，為企業(yè)正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供支持崗位職責(zé)1.根據(jù)企業(yè)年度工作計(jì)劃，確定行政工作重點(diǎn)及工作計(jì)劃2.負(fù)責(zé)編制行政費(fèi)用預(yù)算，合理控制企業(yè)行政費(fèi)用支出3.負(fù)責(zé)安排集中采購(gòu)辦公用品、辦公設(shè)備等，并指派專人進(jìn)行日常管理4.負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議、活動(dòng)的組織管理工作5.負(fù)責(zé)企業(yè)公關(guān)危機(jī)的管理，及時(shí)處理各類突發(fā)事件6.負(fù)責(zé)安排專人集中調(diào)度車輛，合理利用資源7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作1．2．4后勤部經(jīng)理后勤部經(jīng)理崗位職責(zé)如表1-4所示。表1-4后勤部經(jīng)理崗位職責(zé)崗位名稱后勤部經(jīng)理直屬上級(jí)行政總監(jiān)崗位概述全面負(fù)責(zé)公司后勤事務(wù)管理與規(guī)劃，在不斷提升后勤服務(wù)質(zhì)量的前提下，盡量控制管理費(fèi)用支出崗位職責(zé)1.根據(jù)企業(yè)年度工作計(jì)劃，確定后勤工作重點(diǎn)及工作計(jì)劃2.負(fù)責(zé)編制后勤費(fèi)用預(yù)算，合理控制后勤管理費(fèi)用支出3.負(fù)責(zé)合理規(guī)劃后勤服務(wù)設(shè)施，提升服務(wù)質(zhì)量4.負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境規(guī)劃，不斷美化、凈化企業(yè)環(huán)境5.負(fù)責(zé)監(jiān)督企業(yè)綠化、衛(wèi)生、安全等工作，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行6.負(fù)責(zé)監(jiān)督食堂宿舍日常管理工作，為企業(yè)員工提供良好的服務(wù)7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作1．2．5接待主管接待主任崗位職責(zé)如表1-5所示。表1-5接待主管崗位職責(zé)崗位名稱接待主管直屬上級(jí)行政部經(jīng)理崗位概述根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，全面負(fù)責(zé)安排來(lái)賓或訪客的接待工作崗位職責(zé)1.根據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)的指示，負(fù)責(zé)制定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃2.負(fù)責(zé)具體安排來(lái)賓接待、來(lái)賓參觀、來(lái)賓洽談等事宜3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見，安排來(lái)賓主陪以及其他陪同人員4.負(fù)責(zé)安排來(lái)賓就餐、住宿、旅行等相關(guān)事宜5.負(fù)責(zé)接待人員商務(wù)禮儀的培訓(xùn)工作，以提升企業(yè)形象6.負(fù)責(zé)參與企業(yè)公關(guān)危機(jī)處理，并提出可供參考意見7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作1．2．6行政主管行政主管崗位職責(zé)如表1-6所示。表1-6行政主管崗位職責(zé)崗位名稱行政主管直屬上級(jí)行政部經(jīng)理崗位概述在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，通過(guò)與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，及時(shí)處理各項(xiàng)行政事務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織策劃各類公務(wù)接待，體現(xiàn)本公司的良好形象2.負(fù)責(zé)辦公用品申請(qǐng)的審批以及辦公用品集中購(gòu)買3.負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議、活動(dòng)的組織，并指定專人進(jìn)行會(huì)議記錄4.負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度、維護(hù)與保養(yǎng)等管理工作5.負(fù)責(zé)對(duì)公司印信、公文等進(jìn)行統(tǒng)一管理，防止核心信息外泄6.負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公設(shè)備等進(jìn)行統(tǒng)一管理，做好辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)工作7.負(fù)責(zé)對(duì)各類突發(fā)事件進(jìn)行處理，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)8.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作1．2．7安全主管安全主管崗位職責(zé)如表1-7所示。表1-7安全主管崗位職責(zé)崗位名稱安全主管直屬上級(jí)后勤部經(jīng)理崗位概述在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司區(qū)域內(nèi)的安全管理工作，通過(guò)建設(shè)安全防護(hù)設(shè)施和組織安全巡查，確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司安全管理工作計(jì)劃，并落實(shí)計(jì)劃內(nèi)容2.負(fù)責(zé)建設(shè)與維護(hù)公司內(nèi)部的安全防護(hù)設(shè)施、設(shè)備，杜絕安全隱患3.負(fù)責(zé)組織保安員定時(shí)巡查，防止各類安全事件的發(fā)生4.負(fù)責(zé)制定保安員培訓(xùn)計(jì)劃，提升保安員的業(yè)務(wù)水平5.落實(shí)安全責(zé)任制，及時(shí)處理突發(fā)性安全事故，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)6.負(fù)責(zé)定期召開安全工作例會(huì)，檢討工作中的問(wèn)題和不足7.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作1．2．8保潔主管保潔主管崗位職責(zé)如表1-8所示。表1-8保潔主管崗位職責(zé)崗位名稱保潔主管直屬上級(jí)后勤部經(jīng)理崗位概述在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)公司區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生保潔管理工作，監(jiān)督保潔人員認(rèn)真工作，為公司員工營(yíng)造良好的工作環(huán)境崗位職責(zé)1.按照公司的建筑布局，為下屬保潔員設(shè)定專屬責(zé)任區(qū)2.負(fù)責(zé)制定各項(xiàng)保潔指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，確保公司衛(wèi)生狀況達(dá)標(biāo)3.負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)保潔人員進(jìn)行保潔作業(yè)4.負(fù)責(zé)定期檢查保潔設(shè)備，確保其能夠正常工作5.負(fù)責(zé)保潔工具、材料的發(fā)放、保管，合理控制保潔工具、材料的消耗6.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作2．3行政接待管理工具2．3．1行政接待申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期來(lái)訪單位聯(lián)系人來(lái)訪事由來(lái)訪日期主要來(lái)訪人員名單姓名職務(wù)性別備注接待人員主要接待領(lǐng)導(dǎo)參與接待人員接待服務(wù)人員備注主要日程日期時(shí)間活動(dòng)安排地點(diǎn)準(zhǔn)備事項(xiàng)1.車輛（車型）：2.歡迎條幅內(nèi)容：3.會(huì)議室準(zhǔn)備：4.用餐：5.住宿：部門經(jīng)理意見行政部經(jīng)理意見主管副總意見總經(jīng)理意見2．3．2貴賓接待信息表來(lái)訪貴賓信息英文姓名中文姓名國(guó)籍性別出生年月來(lái)訪時(shí)間單位職務(wù)隨行人員信息姓名職務(wù)備注來(lái)訪目的接待安排信息接待負(fù)責(zé)人接待規(guī)格下榻賓館航班信息接機(jī)人指定聯(lián)絡(luò)人陪同、翻譯人員經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支項(xiàng)目清單及金額行程安排用車安排總經(jīng)理意見簽字：日期：年月日董事長(zhǎng)意見簽字：日期：年月日2．3．3接待費(fèi)用預(yù)算表接待對(duì)象接待日期接待級(jí)別接待人數(shù)接待部門接待負(fù)責(zé)人接待費(fèi)用預(yù)算類別費(fèi)用預(yù)算明細(xì)合計(jì)金額備注住宿餐飲場(chǎng)地租賃現(xiàn)場(chǎng)參觀旅游觀光禮品其他合計(jì)金額制表：日期：部門負(fù)責(zé)人：日期：行政經(jīng)理：日期：財(cái)務(wù)經(jīng)理：日期：主管副總：日期：總經(jīng)理：日期：2．3．4前臺(tái)來(lái)訪登記表序號(hào)日期姓名單位來(lái)訪人數(shù)被訪對(duì)象來(lái)訪事由聯(lián)系電話備注123452．4行政接待管理模板2．4．1行政接待管理制度制度名稱××公司行政接待管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)和提高公司行政接待工作水平，規(guī)范各類行政接待活動(dòng)，充分展現(xiàn)公司良好企業(yè)形象，特制訂本制度。第二條本制度所稱行政接待，是指公司在日常工作中發(fā)生的、為開展各類經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的接待、會(huì)務(wù)、應(yīng)酬等活動(dòng)。第三條原則1.歸口接待，統(tǒng)一管理；2.厲行節(jié)約、確保安全；3.文明禮貌、熱情周到。第二章責(zé)任分工第四條行政部是接待工作的統(tǒng)一管理部門，主要有以下職責(zé)：1.制定和實(shí)施行政接待管理制度；2.編制公司接待費(fèi)用總額預(yù)算；3.受理各部門的接待申請(qǐng)；4.制定各類行政接待方案；5.負(fù)責(zé)接待前期準(zhǔn)備工作；6.負(fù)責(zé)來(lái)賓到訪接待的實(shí)施工作，包括迎接、正式接待、送行等。7.負(fù)責(zé)對(duì)接待工作的總結(jié)、匯報(bào)工作。第五條各業(yè)務(wù)部門是接待工作的歸口部門，主要有以下職責(zé)：1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)實(shí)際需要，適時(shí)提出接待申請(qǐng)；2.向行政部提供有關(guān)來(lái)賓的準(zhǔn)確信息；3.負(fù)責(zé)接待活動(dòng)中業(yè)務(wù)方面的溝通；4.協(xié)助行政部實(shí)施接待工作。第三章接待分類與規(guī)格第六條公司行政接待活動(dòng)分為以下幾種類型：1.公務(wù)接待；2.會(huì)議接待；3.視察與檢查接待；4.參觀接待；5.經(jīng)營(yíng)活動(dòng)接待；6.技術(shù)考察接待。第七條公司行政接待規(guī)格由高到低分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)。具體如表2-4所示：表2-4行政接待等級(jí)接待等級(jí)等級(jí)描述來(lái)賓接待負(fù)責(zé)人A級(jí)對(duì)公司有重要影響或與公司有重大關(guān)系的接待國(guó)家部委、省市級(jí)各主要部門領(lǐng)導(dǎo)董事長(zhǎng)B級(jí)與公司有密切關(guān)系、或有戰(zhàn)略合作意向且在行業(yè)內(nèi)知名的來(lái)賓或單位企業(yè)負(fù)責(zé)人、核心高管人員總經(jīng)理C級(jí)普通一級(jí)的接待，主要是一般客戶或業(yè)務(wù)有關(guān)人員來(lái)公司參觀企業(yè)副總、相關(guān)高管人員、社會(huì)名流主管副總D級(jí)主要是指一些臨時(shí)性的接待，因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)決定來(lái)公司參觀企業(yè)經(jīng)理級(jí)人員業(yè)務(wù)部門經(jīng)理或行政部經(jīng)理第八條行政部根據(jù)行政接待申請(qǐng)、公司領(lǐng)導(dǎo)指示、來(lái)賓與公司往來(lái)關(guān)系、影響等確定行政接待的等級(jí)。第四章行政接待程序第九條接待申請(qǐng)1.各歸口部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出行政接待申請(qǐng)，填寫《行政接待申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門經(jīng)理審批后提交至公司行政部；2.行政部經(jīng)理結(jié)合行政接待費(fèi)用預(yù)算情況，審核《行政接待申請(qǐng)表》，填寫行政部門意見，逐級(jí)報(bào)主管副總、總經(jīng)理審批。接待規(guī)格為A級(jí)的，還應(yīng)報(bào)董事長(zhǎng)審批。3.各歸口部門申請(qǐng)行政接待，有下列情形之一的，應(yīng)及時(shí)告知行政部，以便順利完成接待工作。（1）需要公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待陪同的；（2）需要預(yù)訂返程車船、飛機(jī)票的；（3）需要安排住宿、宴會(huì)的；（4）需要照相、攝像、禮品以及安排車輛的。第十條接待準(zhǔn)備1.行政部根據(jù)經(jīng)審批的接待申請(qǐng)和歸口部門提供的來(lái)賓信息，制定接待方案，編制接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算；2.行政部根據(jù)接待方案安排專人負(fù)責(zé)以下細(xì)節(jié)的準(zhǔn)備工作：（1）預(yù)訂酒店食宿；（2）接機(jī)、接站；（3）會(huì)議場(chǎng)所布置；（4）相關(guān)物資采購(gòu)。第十一條接待實(shí)施1.一般情況下，接待按照以下程序展開：（1）迎接來(lái)賓；（2）雙方業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的會(huì)晤及技術(shù)交流活動(dòng)；（3）介紹、參觀本公司的各項(xiàng)情況；（4）宴請(qǐng)來(lái)賓；（5）陪同外地來(lái)賓游覽本地名勝古跡。2.行政部可根據(jù)接待方案對(duì)接待程序進(jìn)行適度變更。第十二條接待完成1.接待活動(dòng)結(jié)束后，行政部應(yīng)妥當(dāng)安排送行；2.可準(zhǔn)備具有公司或地方特色的紀(jì)念品贈(zèng)送來(lái)賓。第十三條接待總結(jié)每次接待活動(dòng)結(jié)束后，行政部應(yīng)對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行全面認(rèn)真總結(jié)，總結(jié)報(bào)告報(bào)主管副總審核批示。第五章附則第十四條本制度由行政部制定、修訂和解釋。第十五條本制度報(bào)總經(jīng)理審批通過(guò)后實(shí)施。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期3．3會(huì)議組織與管理圖表3．3．1會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人會(huì)議主題與會(huì)人員會(huì)議準(zhǔn)備部門負(fù)責(zé)人意見行政部意見主管副總意見3．3．2會(huì)議議程表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持會(huì)議記錄與會(huì)人員會(huì)議議程序號(hào)時(shí)間議題發(fā)言人發(fā)言時(shí)間12345下次會(huì)議時(shí)間：地點(diǎn)：其他信息3．3．3會(huì)議簽到表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)與會(huì)人員簽到序號(hào)部門姓名簽字備注123453．3．4會(huì)議記錄表××?xí)h記錄會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人應(yīng)到人數(shù)實(shí)到人數(shù)缺席人員遲到人員主要議題發(fā)言內(nèi)容會(huì)議結(jié)論主持人簽字：日期：記錄人簽字：日期：3．4會(huì)議組織與管理制度3．4．1會(huì)議管理制度制度名稱××公司會(huì)議管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為進(jìn)一步規(guī)范公司各類會(huì)議內(nèi)容和程序，提高會(huì)議效率，健全決策機(jī)制，提升公司管理水平，特制訂本制度。第二條原則1.有效溝通，充分協(xié)調(diào)；2.注重質(zhì)量，提高效率；3.認(rèn)真準(zhǔn)備，講求實(shí)效；4.遵守紀(jì)律，準(zhǔn)時(shí)與會(huì)。第三條本制度適用于公司及各部門組織召開的各類會(huì)議。第二章會(huì)議類型第四條會(huì)議按類別、內(nèi)容的不同分別由相關(guān)部門召集和主持，行政部負(fù)責(zé)做好會(huì)議組織、服務(wù)及管理工作。第五條公司組織召開的各類會(huì)議包括但不局限于以下會(huì)議：1.總經(jīng)理辦公會(huì)主要對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展和管理中的重大事項(xiàng)進(jìn)行研究與決策。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)匯報(bào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)工作，協(xié)調(diào)解決各車間、部門提出的問(wèn)題，討論研究并提出下期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作計(jì)劃。3.各類專項(xiàng)會(huì)議研究公司近期成本管理、質(zhì)量管理、安全管理、預(yù)算管理等專項(xiàng)工作存在的突出問(wèn)題，提出解決辦法，明確相關(guān)部門責(zé)任，并責(zé)成各部門按照會(huì)議要求保質(zhì)保量完成任務(wù)。4.各部門管理例會(huì)了解本部門本期工作完成情況，總結(jié)存在問(wèn)題，確定改進(jìn)辦法，提出處理意見，制定下期工作計(jì)劃。5.總結(jié)計(jì)劃會(huì)議總結(jié)公司及各部門月度/季度/年度工作情況，評(píng)定全體人員工作績(jī)效，確定公司及各部門月度/季度/年度計(jì)劃，分析存在問(wèn)題，制定應(yīng)變措施和落實(shí)辦法第六條公司各類會(huì)議簡(jiǎn)要說(shuō)明如表3-2：表3-2公司各類會(huì)議說(shuō)明會(huì)議類別主持人主辦部門與會(huì)人員周期總經(jīng)理辦公會(huì)總經(jīng)理行政部各副總經(jīng)理及其他高

每半月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)生產(chǎn)副總生產(chǎn)部各部門經(jīng)理每月專項(xiàng)會(huì)議主管副總各歸口部門各部門經(jīng)理每月部門管理例會(huì)部門經(jīng)理各部門各部門所屬人員每月總結(jié)計(jì)劃會(huì)議總經(jīng)理行政部全體員工每月/季/年第三章會(huì)議組織第七條涉及公司多個(gè)部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，由會(huì)議歸口部門主辦，行政部協(xié)辦。第八條會(huì)議主辦部門主要負(fù)責(zé)以下工作：1.確定會(huì)議目標(biāo)和主題；2.制定會(huì)議方案和議題；3.確定會(huì)議主持人及與會(huì)人員；4.準(zhǔn)備會(huì)議議題相關(guān)資料、文件；5.控制會(huì)議進(jìn)程，維持會(huì)議秩序。第九條行政部主要負(fù)責(zé)以下工作：1.擬定和發(fā)布會(huì)議通知；2.會(huì)場(chǎng)安排和布置；3.會(huì)議用品準(zhǔn)備；4.進(jìn)行會(huì)議記錄；5.會(huì)議照相、錄像；6.撰寫和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。第十條會(huì)議通知1.召開會(huì)議需提前通知，一般會(huì)議應(yīng)提前2個(gè)工作日以電話、短信或Email方式通知，大型會(huì)議需至少提前5個(gè)工作日下發(fā)正式書面通知。2.一般情況下，會(huì)議通知由行政部擬定和發(fā)布，但部門內(nèi)部會(huì)議除外。3.會(huì)議通知應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容：（1）會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；（2）參會(huì)人員；（3）會(huì)議主題和內(nèi)容；（4）參會(huì)要求和準(zhǔn)備。第十一條重大會(huì)議會(huì)期較長(zhǎng)的，行政部應(yīng)準(zhǔn)備茶水飲料，并指定專人提供會(huì)議服務(wù)。第條公司會(huì)議室由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一日常管理，包括但不限于會(huì)議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施管理、會(huì)議服務(wù)等。第十二條行政部應(yīng)在會(huì)議開始前30分鐘，做好會(huì)場(chǎng)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，會(huì)議結(jié)束后30分鐘，完成會(huì)議室清潔工作。第十三條行政部進(jìn)行會(huì)議室管理時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.會(huì)前、會(huì)后均應(yīng)檢查各種試聽設(shè)備及用品；2.清點(diǎn)與會(huì)人員借用的物品，確保所借物品的歸還；3.會(huì)后及時(shí)清理會(huì)議室，使會(huì)議室恢復(fù)到備用狀態(tài)；4.整理并回收所有剩余的、與會(huì)議有關(guān)的文件資料。第四章會(huì)議紀(jì)律管理第十四條會(huì)議開始前必須由本人簽到，如不能到會(huì)應(yīng)提前向會(huì)議主持人履行請(qǐng)假手續(xù)。第十五條杜絕遲到、早退，中間確有急事需離開會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。第十六條會(huì)議期間應(yīng)將移動(dòng)通訊工具關(guān)閉或置于振動(dòng)位置，如遇緊急事情應(yīng)到會(huì)場(chǎng)外接聽。第十七條與會(huì)人員應(yīng)注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不可隨便打斷他人發(fā)言，不可對(duì)他人進(jìn)行人身攻擊。第十八條發(fā)言人員會(huì)前要做充分準(zhǔn)備，要做到發(fā)言思路清晰、條理清楚、重點(diǎn)突出、表述明白。第十九條與會(huì)人員應(yīng)聽從主持人的安排，減少與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論。第二十條與會(huì)人員應(yīng)妥善保管會(huì)議材料，不得泄露會(huì)議機(jī)密。第四章會(huì)議資料管理第二十一條會(huì)議記錄1.會(huì)議期間由會(huì)議主辦部門或行政部安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄。2.會(huì)議記錄應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：（1）會(huì)議概況會(huì)議名稱、地點(diǎn)、時(shí)間、主持人、列席和出席情況、記錄人簽名等。（2）會(huì)議內(nèi)容會(huì)議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議事項(xiàng)、表決方式和結(jié)果等。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，確保會(huì)議記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。第二十二條會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要由行政部在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行編寫，概括反映會(huì)議精神和會(huì)議成果。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：（1）會(huì)議概況會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及成果等。（2）會(huì)議精神闡發(fā)具體闡述會(huì)議討論的問(wèn)題、意見、結(jié)論和決定，以及對(duì)今后工作所提的要求，將會(huì)議的主要精神和成果全面、具體、詳盡地反映出來(lái)。3.行政部根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)及內(nèi)容等情況確定是否編寫會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要報(bào)總經(jīng)理審核、簽發(fā)后方可印發(fā)。第二十三條各類會(huì)議資料由行政部按季度分次存檔，部門內(nèi)部會(huì)議資料由各歸口部門自行存檔。第二十四條公司重大會(huì)議等會(huì)議資料存檔實(shí)行一會(huì)一存。存檔內(nèi)容包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要等。第七章附則第二十五條對(duì)會(huì)議決議和決定事項(xiàng)，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按照會(huì)議要求的時(shí)間完成，相關(guān)部門和人員予以支持、配合。第二十六條行政部對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行分類整理，按照會(huì)議要求的時(shí)間對(duì)有關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門進(jìn)行逐項(xiàng)督辦，并定期向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第二十七條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定和修改。第二十八條本制度報(bào)總經(jīng)理審批后自20××年××月××日起執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期4．3活動(dòng)策劃與組織管理工具4．3．4活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃表階段序號(hào)任務(wù)工作內(nèi)容與要求負(fù)責(zé)人完成時(shí)間備注前期準(zhǔn)備123活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)456后期工作7894．3．5員工活動(dòng)調(diào)查表各位同事好：為豐富公司員工的業(yè)余文化活動(dòng)，推進(jìn)公司精神風(fēng)貌建設(shè)，行政部開展本次調(diào)查。請(qǐng)您根據(jù)自己實(shí)際情況在對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)前劃勾，并提出寶貴意見。感謝您的支持和配合！1.您參加過(guò)公司組織的員工活動(dòng)嗎？□經(jīng)?！跻话恪鹾苌佟鯖](méi)有2.您參加員工活動(dòng)的主要原因是什么？□工作休閑平衡□活動(dòng)有意義□符合自己的興趣、愛好□同事都參加2.您認(rèn)為員工活動(dòng)的重要作用是什么？□建立和諧關(guān)系□提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)□增強(qiáng)同事間交流□公司核心價(jià)值觀交流分享3.您認(rèn)為公司應(yīng)多長(zhǎng)時(shí)間組織一次員工活動(dòng)？□每月□每季度□每半年□不定期4.您認(rèn)為公司應(yīng)在什么時(shí)間段組織員工活動(dòng)？□周末□節(jié)假日□工作時(shí)間□無(wú)所謂5.您認(rèn)為員工活動(dòng)的規(guī)模以多少為宜？□全體員工□以部門為單位□興趣相近的同事□無(wú)所謂6.您喜歡參加哪種類型的員工活動(dòng)？□體育□文藝□旅游□拓展訓(xùn)練□無(wú)所謂7.如果公司組織體育方面的活動(dòng)，您希望會(huì)是哪些活動(dòng)？□運(yùn)動(dòng)會(huì)□登山比賽□球類比賽□棋牌賽□無(wú)所謂8.如果公司組織文藝方面的活動(dòng)，您希望會(huì)是哪些活動(dòng)？□演講比賽□知識(shí)競(jìng)賽□書畫攝影展□觀看節(jié)目演出□無(wú)所謂9.如果公司組織員工旅游活動(dòng)，你希望去哪些地方？□天然景觀□人文景觀□無(wú)所謂10.您怎樣看待公司組織的大部分員工活動(dòng)？□很喜歡□會(huì)積極參加□視活動(dòng)內(nèi)容而定□視時(shí)間安排而定□無(wú)所謂11.關(guān)于員工活動(dòng)的費(fèi)用問(wèn)題，您認(rèn)為怎樣做比較合理？□公司全部承擔(dān)□如果合理自己可以承擔(dān)一部分□自己不會(huì)承擔(dān)12.請(qǐng)您對(duì)行政部開展員工活動(dòng)提供一些參考建議（包括時(shí)間安排、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)形式、組織等各個(gè)方面）：4．4活動(dòng)策劃與組織管理模板4．4．1員工活動(dòng)管理制度制度名稱××公司員工活動(dòng)管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為豐富員工生活，保持員工身心健康，加強(qiáng)公司精神文明建設(shè)，規(guī)范公司員工活動(dòng)的策劃、組織與實(shí)施，特制定本制度。第二條本制度所稱員工活動(dòng)，是公司組織實(shí)施的體育活動(dòng)、娛樂(lè)活動(dòng)、旅游活動(dòng)、體檢活動(dòng)、聚餐活動(dòng)、公司年會(huì)等各項(xiàng)活動(dòng)的統(tǒng)稱。第三條原則1.積極上進(jìn)；2.內(nèi)容豐富；3.覆蓋廣泛；4.安全第一。第二章責(zé)任分工第四條行政部負(fù)責(zé)公司活動(dòng)的組織實(shí)施，主要有以下職責(zé)：1.制定公司全年活動(dòng)計(jì)劃；2.活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制和報(bào)批；3.員工活動(dòng)的策劃、組織、執(zhí)行與總結(jié)；第五條行政副總負(fù)責(zé)公司活動(dòng)的指導(dǎo)及監(jiān)控。第六條總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司活動(dòng)計(jì)劃、方案的審批。第七條各部門可根據(jù)自身情況自行開展部門活動(dòng)，部門活動(dòng)的組織和實(shí)施，包括經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、活動(dòng)策劃和費(fèi)用報(bào)銷等，均由各部門負(fù)責(zé)。第八條活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的審批權(quán)限：1.活動(dòng)預(yù)算在××元以內(nèi)的，由部門經(jīng)理審批；2.活動(dòng)預(yù)算在××元~××元的，由行政副總審批；3.活動(dòng)預(yù)算超過(guò)××元的，由總經(jīng)理審批。第三章活動(dòng)計(jì)劃與方案制定第九條行政部每年12月份對(duì)全體員工開展一次員工活動(dòng)意向調(diào)查，并分析總結(jié)調(diào)查結(jié)果。第十條行政部根據(jù)員工活動(dòng)調(diào)查結(jié)果，制定下一年度的員工活動(dòng)計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，逐級(jí)報(bào)行政副總、總經(jīng)理審批通過(guò)后方可實(shí)施。第十一條行政部組織員工活動(dòng)，應(yīng)提前2周編制具體的活動(dòng)方案，但常規(guī)性的活動(dòng)（如員工生日宴會(huì)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)聚餐等），活動(dòng)內(nèi)容不變且金額在的××元以內(nèi)的，可不必編制活動(dòng)方案。第十二條活動(dòng)方案應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：1.活動(dòng)目的和方式；2活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)；3活動(dòng)參與人員、組織人員；4.活動(dòng)設(shè)施、物品等采購(gòu)需求；5.活動(dòng)進(jìn)程安排及責(zé)任分工；6.開展活動(dòng)所需經(jīng)費(fèi)的預(yù)算；7.活動(dòng)注意事項(xiàng)及要求。第十三條員工活動(dòng)方案經(jīng)行政部經(jīng)理簽字后逐級(jí)報(bào)行政副總、總經(jīng)理審批通過(guò)后方可執(zhí)行。第四章活動(dòng)組織與開展第十四條行政部根據(jù)具體的活動(dòng)方案召集相關(guān)部門及人員，進(jìn)行活動(dòng)分工，確定活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)情況及活動(dòng)人員安排等。第十五條行政部應(yīng)提前1周做好以下活動(dòng)準(zhǔn)備工作：1.活動(dòng)前期的宣傳工作；2.活動(dòng)所需物品的采購(gòu)工作；3.組織人員責(zé)任分工準(zhǔn)備；4.以書面形式通知各部門。第十六條公司為參加旅游活動(dòng)或比賽活動(dòng)的所有員工統(tǒng)一購(gòu)買意外傷害保險(xiǎn)。第十七條凡外出活動(dòng)，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)清點(diǎn)人數(shù)，尤其是轉(zhuǎn)換活動(dòng)場(chǎng)地、上下車時(shí)及時(shí)清點(diǎn)，確保所有員工統(tǒng)一行動(dòng)。第十八條公司活動(dòng)以集體組織形式進(jìn)行，因特殊情況需要分組時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)分組活動(dòng)的安全注意事項(xiàng)、關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)、集合地點(diǎn)等，并確立分組負(fù)責(zé)人。第十九條行政部應(yīng)做好活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，以及時(shí)應(yīng)對(duì)并妥善處理活動(dòng)過(guò)程中的突發(fā)事件。第五章附則第二十條行政部應(yīng)在每次活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做好活動(dòng)的總結(jié)工作，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)活動(dòng)情況，找出存在的缺點(diǎn)與不足，并填寫活動(dòng)評(píng)估記錄及活動(dòng)總結(jié)報(bào)告。第二十一條行政部應(yīng)將每次活動(dòng)的所有資料進(jìn)行整理、存檔，妥善保管。第二十二條本制度由行政部制定、修訂，報(bào)總經(jīng)理審批通過(guò)后生效。第二十三條本制度解釋權(quán)歸行政部所有。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期5．3員工出差管理工具5．3．1出差申請(qǐng)表姓名部門出差事由出差日期年月日至年月日出差目的地訂票信息□飛機(jī)□火車□輪船出發(fā)時(shí)間月日時(shí)返回時(shí)間月日時(shí)費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目金額備注交通費(fèi)住宿費(fèi)通訊費(fèi)其他合計(jì)預(yù)計(jì)借款金額元部門經(jīng)理審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批備注1.凡境外出差，或出差時(shí)間持續(xù)一周以上的，須總經(jīng)理批準(zhǔn)；2.出差期間不得隨意變更出差事項(xiàng)及路線，情況特殊的，須報(bào)直接上級(jí)批準(zhǔn)；3.本表作為出差期間的考勤依據(jù)，出差前應(yīng)將其副本交至行政部作為考勤備案。5．3．2出差借款單資金性質(zhì)：年月日編號(hào)：借款人部門付款憑證聯(lián)出差事由出發(fā)日期返回日期借款金額人民幣（大寫）￥領(lǐng)導(dǎo)批示財(cái)務(wù)主管意見付款記錄年月日以第號(hào)支票或現(xiàn)金支出憑單付給：出納簽字借款人簽字編號(hào)姓名報(bào)銷憑證聯(lián)金額日期用途核銷金額交回金額尚欠金額會(huì)計(jì)出納領(lǐng)款人編號(hào)姓名報(bào)銷回執(zhí)聯(lián)金額日期用途核銷金額交回金額尚欠金額出納領(lǐng)款人備注：1.付款憑證聯(lián)用于員工出差借款時(shí)財(cái)務(wù)做賬；2.報(bào)銷憑證聯(lián)用于員工出差報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)做賬；3.報(bào)銷回執(zhí)聯(lián)在員工報(bào)銷后交給員工個(gè)人，作為沖銷借款憑證。5．3．3出差報(bào)告表出差人員部門出差時(shí)間年月日至年月日出差地點(diǎn)出差事由出差經(jīng)過(guò)出差總結(jié)附件報(bào)告人簽字：日期：部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：主管副總簽字：日期：5．3．4出差費(fèi)用報(bào)銷單申請(qǐng)日期：年月日申請(qǐng)人部門出差事由出差起止時(shí)間自年月日時(shí)起至年月日時(shí)止共天時(shí)，附單據(jù)張序號(hào)項(xiàng)目單據(jù)張數(shù)金額備注1城際交通費(fèi)用2市內(nèi)交通費(fèi)用3住宿費(fèi)用4餐費(fèi)5其他合計(jì)---報(bào)銷總額人民幣（大寫）￥預(yù)借金額￥補(bǔ)領(lǐng)金額￥退還金額￥主管副總：部門經(jīng)理：財(cái)務(wù)主管：出納：領(lǐng)款人：5．4員工出差管理模板5．4．1員工出差管理制度制度名稱××公司員工出差管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條目的為規(guī)范公司員工出差管理，嚴(yán)格控制企業(yè)管理費(fèi)用開支，確保員工出差有章可循，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工。第三條定義員工出差，是指公司員工因公赴外地（公司所在地××市以外的地區(qū)）執(zhí)行與其工作有關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)、考察、展覽、開會(huì)等，且單次持續(xù)時(shí)間在1日以上的，視為出差。第四條原則1.遵循先申請(qǐng)?jiān)瓌t，獲批后方可出差；2.按照高效、經(jīng)濟(jì)、安全原則選擇交通工具；3.所有出差須提交書面出差報(bào)告。第二章出差申請(qǐng)及審批第五條員工出差應(yīng)提前一周《出差申請(qǐng)表》，經(jīng)具有審批權(quán)限的人員批準(zhǔn)同意后，將其復(fù)印件發(fā)送至公司前臺(tái)處，以便進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、預(yù)訂酒店及機(jī)票等。第六條員工出差有關(guān)審批權(quán)限如下所示：1.各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)所屬員工出差、出差費(fèi)用的審批；2.總經(jīng)理負(fù)責(zé)各部門經(jīng)理出差、出差費(fèi)用的審批；3.員工出差國(guó)外或港澳臺(tái)地區(qū)，一律由集團(tuán)公司總裁審批。第七條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)出差借款申請(qǐng)的審核、差旅費(fèi)報(bào)銷的審核。第八條未事先申請(qǐng)或雖申請(qǐng)但未經(jīng)核準(zhǔn)的出差，其費(fèi)用不得報(bào)支，其出勤考核按公司有關(guān)政策辦理。第九條出差人員憑《出差申請(qǐng)表》向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)辦理差旅費(fèi)預(yù)借手續(xù)。第三章出差費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)第十條員工出差期間的出差費(fèi)用，主要包括以下費(fèi)用：1.交通工具費(fèi)包括乘坐飛機(jī)、輪船、火車、出租車等的長(zhǎng)短途交通費(fèi)用。2.住宿費(fèi)在出差地因過(guò)夜住宿發(fā)生的費(fèi)用。3.出差津貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的包含膳食補(bǔ)助在內(nèi)的出差津貼。4.其它費(fèi)用出差期間發(fā)生的與公務(wù)有關(guān)的其他費(fèi)用。第十一條出差費(fèi)用除出差津貼直接以現(xiàn)金方式支付給出差人員外，其他費(fèi)用須憑正式發(fā)票報(bào)銷。第十二條交通住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差人員級(jí)別及地區(qū)的不同，具體的交通住宿標(biāo)準(zhǔn)如表5-2所示：表5-2出差交通住宿標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別交通標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）飛機(jī)火車輪船一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)總經(jīng)理級(jí)別商務(wù)艙軟臥一等艙××××××部門經(jīng)理經(jīng)濟(jì)艙軟臥二等艙××××××普通員工經(jīng)濟(jì)艙硬臥三等艙××××××備注◆一類地區(qū)是指北京、天津、上海、重慶、廣州、成都、深圳、廈門、珠海；◆二類地區(qū)是指鄭州、濟(jì)南、石家莊、合肥、太原、西安、長(zhǎng)春、哈爾濱；◆三類地區(qū)是指除一類、二類城市之外的其他地區(qū)。第十三條出差津貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地所在國(guó)家及地區(qū)的不同，具體的出差津貼標(biāo)注如表5-3所示：表5-3出差津貼標(biāo)準(zhǔn)出

地區(qū)境內(nèi)境外大陸地區(qū)港澳臺(tái)地區(qū)德國(guó)美國(guó)韓國(guó)其他地區(qū)日出差津貼（元）××××××××××××備注出差津貼按照出差期間的工作日天數(shù)計(jì)算，不是一整天的，遵循以下計(jì)算規(guī)則：◆6小時(shí)以內(nèi)的，不計(jì)算當(dāng)日出差津貼；◆6小時(shí)至12小時(shí)的，按日出差津貼的50%計(jì)算；◆12小時(shí)以上的，按照日出差津貼的100%計(jì)算。第四章出差報(bào)告及費(fèi)用報(bào)銷第十四條出差結(jié)束后，出差人員應(yīng)以書面形式提交出差報(bào)告，對(duì)當(dāng)次出差的情況進(jìn)行總結(jié)、匯報(bào)。第十五條出差報(bào)告采取上行匯報(bào)制度，即出差人員在申請(qǐng)出差時(shí)的授權(quán)審批人為出差報(bào)告的聽取人。第十六條出差報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明出差目的、客戶名稱、出差結(jié)果、跟進(jìn)事項(xiàng)等內(nèi)容，報(bào)告聽取人應(yīng)對(duì)報(bào)告進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)有關(guān)問(wèn)題提出處理意見或安排相應(yīng)的跟進(jìn)措施。第十七條出差結(jié)束后，出差人員應(yīng)填寫《出差費(fèi)用報(bào)銷單》，附相關(guān)憑證及已核準(zhǔn)的《出差申請(qǐng)表》，按照財(cái)務(wù)報(bào)銷程序辦理報(bào)銷手續(xù)。第十八條出差期間因業(yè)務(wù)需要而花費(fèi)的業(yè)務(wù)公關(guān)費(fèi)用，須另外填寫報(bào)銷申請(qǐng)，不能并入出差費(fèi)用申請(qǐng)。第十九條原則上，出差人員應(yīng)在返回公司后一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，逾期1月未報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部不再辦理報(bào)銷手續(xù)，一切費(fèi)用自理。第二十條住宿費(fèi)用審核以實(shí)際過(guò)夜天數(shù)和限額標(biāo)準(zhǔn)確定，并附與出差時(shí)間、出差地點(diǎn)一致的正式報(bào)銷憑證，超過(guò)限額標(biāo)準(zhǔn)的部分由出差人員自負(fù)。第二十一條所有報(bào)銷單據(jù)由出差人員粘貼整齊，粘附于《出差費(fèi)用報(bào)銷單》的背面，保證原始單據(jù)整潔、清楚，報(bào)銷單據(jù)項(xiàng)目齊全。第二十二條出差人員在一人以上的，應(yīng)由其中一人負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)辦理借款、報(bào)銷手續(xù)，減少財(cái)務(wù)對(duì)報(bào)銷費(fèi)用的重復(fù)審核工作。第二十三條出差人員辦理完報(bào)銷費(fèi)用后，由財(cái)務(wù)部核算出差津貼的具體數(shù)額，并于次月匯入員工的工資賬戶中，出差津貼與員工當(dāng)月的工資收入合并計(jì)稅。第五章附則第二十四條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定、解釋及修改。第二十五條本制度經(jīng)總經(jīng)理審批通過(guò)后生效。第二十六條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期5．4．2出差費(fèi)用管理辦法制度名稱××公司出差費(fèi)用管理辦法受控狀態(tài)編號(hào)第一條目的為了加強(qiáng)公司出差費(fèi)用的管理工作，統(tǒng)一各部門出差人員報(bào)銷程序，以合理、節(jié)約為原則，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條出差費(fèi)用1.城際交通費(fèi)；2.住宿費(fèi)；3.出差地市內(nèi)交通費(fèi)；4.出差補(bǔ)貼費(fèi)。第三條出差申請(qǐng)員工出差前必須填寫《出差申請(qǐng)表》，注明出差地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)間、出差目的，出差計(jì)劃經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)其出差費(fèi)用不予報(bào)銷。第四條出差借款1.出差前借款遵循“前賬不清，后賬不借”原則，對(duì)于沒(méi)有還清前次出差借款的，財(cái)務(wù)有權(quán)不予借款；2.出差借款須憑審批后的《出差申請(qǐng)表》，到財(cái)務(wù)部辦理借款預(yù)借差旅費(fèi)，借款金額不得超過(guò)《出差申請(qǐng)表》總金額的××%。第五條出差人員在出差時(shí)取得有關(guān)原始單據(jù)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.發(fā)票必須為國(guó)家稅務(wù)部門或財(cái)政部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票；2.發(fā)票項(xiàng)目必須填寫齊全，內(nèi)容不得有任何涂改；3.發(fā)票抬頭為公司全稱，即××有限責(zé)任公司；4.發(fā)票大小金額相符。第六條出差報(bào)銷程序1.出差人員應(yīng)于出差返回后××個(gè)工作日內(nèi)履行報(bào)銷手續(xù)；2.出差人員申請(qǐng)報(bào)銷應(yīng)首先填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并將在出差時(shí)取得的原始單據(jù)粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》后面，報(bào)具有審批權(quán)限的人員審批后方可報(bào)銷；3.具體報(bào)銷程序如圖5-3所示：1.出差人員填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并粘貼原始單據(jù)2.部門經(jīng)理審核《費(fèi)用報(bào)銷單》及原始單據(jù)并簽字1.出差人員填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并粘貼原始單據(jù)2.部門經(jīng)理審核《費(fèi)用報(bào)銷單》及原始單據(jù)并簽字3.財(cái)務(wù)部對(duì)《費(fèi)用報(bào)銷單》及原始單據(jù)進(jìn)行復(fù)核4.總經(jīng)理審批《費(fèi)用報(bào)銷單》及原始單據(jù)并簽字5.出納辦理出差費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)圖5-3出差費(fèi)用報(bào)銷程序第七條出差人員在申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，應(yīng)著重檢查以下原始單據(jù)信息，確保其與《費(fèi)用報(bào)銷單》上的填寫信息相一致：1.各次車、船、飛機(jī)票別、車次、席別、出發(fā)及到達(dá)地點(diǎn)、日期、金額等項(xiàng)目；2.住宿費(fèi)單據(jù)金額；3.市內(nèi)交通費(fèi)單據(jù)單價(jià)、張數(shù)及金額；4.郵電費(fèi)、行李費(fèi)、運(yùn)輸搬運(yùn)費(fèi)、資料費(fèi)、文具費(fèi)、會(huì)議交通費(fèi)和其他等項(xiàng)目第八條粘貼原始單據(jù)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.使用固體膠棒或液體膠粘貼原始單據(jù)，禁止使用訂書機(jī)將原始單據(jù)裝訂。2.粘貼時(shí)應(yīng)干凈整潔，不得折卷，不得超出《費(fèi)用報(bào)銷單》封面的邊沿線；3.原始單據(jù)的大小寫金額不得疊壓、不得遮蓋；4.原始單據(jù)張數(shù)較多或較小時(shí)先將單據(jù)粘貼在空白粘貼單上，然后將空白粘貼單附在《費(fèi)用報(bào)銷單》封面之后。第九條出差人員丟失車、船票原始單據(jù)的，應(yīng)附有經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的個(gè)人書面情況檢查報(bào)告書方可報(bào)銷，丟失住宿費(fèi)原始單據(jù)的，應(yīng)附有取得原住宿單位補(bǔ)開的住宿費(fèi)單據(jù)或住宿費(fèi)收費(fèi)證明書。第十條因公外派參加會(huì)議、學(xué)習(xí)、進(jìn)修、培訓(xùn)，由主辦單位統(tǒng)一安排食宿的，不再報(bào)銷各項(xiàng)補(bǔ)助；統(tǒng)一安排住宿，不安排伙食的，據(jù)實(shí)報(bào)銷住宿費(fèi)。第十一條本辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定和解釋，未盡事宜遵循公司有關(guān)政策規(guī)定。第十二條本辦法自20××年××月××日起執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期6．3行政公文管理工具6．3．1發(fā)文稿紙發(fā)文字號(hào)：密級(jí)：緩急：簽發(fā)：會(huì)簽：主送：抄送：擬稿單位：擬稿：核稿單位：核稿：打字：校對(duì)：印發(fā)：份數(shù)：份附件：主題詞：標(biāo)題：注：公文正文附后6．3．2發(fā)文登記表序號(hào)日期發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)標(biāo)題發(fā)往單位份數(shù)備注123456．3．3收文登記表序號(hào)收文日期來(lái)文單位來(lái)文字號(hào)標(biāo)題附件收件人辦復(fù)情況歸檔備注123456．3．4收文處理單編號(hào)：來(lái)文單位來(lái)文字號(hào)：[]號(hào)收文日期：年月日標(biāo)題擬辦意見：領(lǐng)導(dǎo)批示：傳閱簽名：辦理情況：經(jīng)辦人：歸檔情況歸檔分類：保管期限：6．3．5公文催辦單文號(hào)催辦人交辦單位承辦單位公文標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)批示完成時(shí)限年月日至年月日催辦內(nèi)容與進(jìn)度要求催辦日期第一次第二次第三次承辦部門反饋責(zé)任人：年月日歸檔日期歸檔人6．3．6文件傳閱表文件標(biāo)題發(fā)文編號(hào)發(fā)文時(shí)間傳閱批示傳閱情況閱文時(shí)間有無(wú)復(fù)印簽字備注6．4行政公文管理模板6．4．1行政公文管理制度制度名稱××公司行政公文管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為規(guī)范公司公文管理，推進(jìn)公司各部門、各單位公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、所屬子公司及分公司公文處理工作。第三條定義公文是公司實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，包括決定、意見、通知、通告、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、紀(jì)要等文件。第四條原則1.實(shí)事求是；2.準(zhǔn)確規(guī)范；3.精簡(jiǎn)高效；4.安全保密。第五條公文適用范圍1.傳達(dá)貫徹公司的方針政策；2.公布公司規(guī)章制度；3.指導(dǎo)、布置和商洽工作；4.請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題；5.報(bào)告和交流情況。第二章管理責(zé)任第六條公司行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司各部門、所屬子公司及分公司的公文管理工作，并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。第七條行政部專設(shè)行政秘書負(fù)責(zé)公文處理工作，包括公文擬制、辦理、管理等一系列工作。第八條各部門負(fù)責(zé)本部門文件的編寫起草工作。第九條總經(jīng)理或具有審批權(quán)限的有關(guān)人員負(fù)責(zé)公文的簽批。第三章格式規(guī)范第十條公文格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。第十一條版面格式1.頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。2.字體和字號(hào)如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。3.行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。4.文字顏色如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。第十二條用紙幅面公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。第十三條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第四章行文規(guī)則第十四條公文行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。第十五條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。第十六條向上級(jí)單位行文，原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送其他相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。第十七條向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十八條向下級(jí)單位行文，原則上主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。第十九條涉及多個(gè)部門、單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門、單位之間未協(xié)商一致的，不得行文。第二十條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文時(shí)，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文時(shí)，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。第五章公文擬制與審核第二十一條公文起草1.涉及公司全局性、綜合性的文件，由行政部起草；2.專業(yè)性、業(yè)務(wù)性文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門起草；3.主管副總負(fù)責(zé)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作；4.公文涉及其他部門或單位職權(quán)范圍事項(xiàng)的，起草時(shí)應(yīng)征求相關(guān)部門或單位意見。第二十二條公文審核1.公司行政部負(fù)責(zé)公文的審核工作；2.公文審核重點(diǎn)包括但不局限于以下幾方面：（1）行文理由是否充分；（2）行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（3）內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司方針政策；（4）內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；（5）涉及有關(guān)部門或單位職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；（6）文種是否正確，格式是否規(guī)范；（7）人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；（8）文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否符合規(guī)定。第二十三條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。第二十四條公文簽批1.以總公司名義發(fā)文的公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)。2.以子公司、分公司名義發(fā)文的公文由公司負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。3.簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。第六章收文發(fā)文辦理第二十五條發(fā)文辦理1.發(fā)文辦理主要程序復(fù)核→登記→印制→核發(fā)。2.發(fā)文辦理注意事項(xiàng)（1）行政部對(duì)已經(jīng)簽批的公文進(jìn)行審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等方面復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審；（2）對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)登記；（3）公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效，印制完畢后，對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。第二十六條收文辦理1.收文辦理主要程序簽收→登記→初審→承辦→傳閱→催辦→答復(fù)。2.收文辦理注意事項(xiàng)（1）初審主要由行政部負(fù)責(zé)，經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)及時(shí)退回來(lái)文部門或單位并說(shuō)明理由；（2）對(duì)于批辦性的公文，行政部應(yīng)提出擬辦意見報(bào)總經(jīng)理批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門；對(duì)于閱知性的公文，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或批示；（3）承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢；（4）公文催辦工作由行政部負(fù)責(zé)，屬于緊急公文或重要公文的，行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)催辦。第七章附則第二十七條公文被撤銷的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。第二十八條本公司的電子公文處理工作，可以參照本制度執(zhí)行。第二十九條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第三十條本制度自20××年××月××日起施行，之前發(fā)布的《××公司行政公文管理制度》停止執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期7．3合同檔案管理工具7．3．1合同管理臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同性質(zhì)合同名稱簽訂日期合同期限合同標(biāo)的合同金額合同對(duì)方對(duì)方聯(lián)系人聯(lián)系電話123457．3．2合同移交清單序號(hào)合同名稱份數(shù)經(jīng)辦人備注12345移交部門負(fù)責(zé)人：年月日移交人：年月日檔案部門負(fù)責(zé)人：年月日接收人：年月日7．3．3文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)提交部門提交方式歸檔編號(hào)歸檔位置樓保密等級(jí)層歸檔時(shí)間室保管期限柜送交人欄接收人格7．3．4歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注7．3．5檔案借閱登記表日期檔號(hào)題名用途方式借閱部門/單位借閱人簽字外借查閱7．4合同檔案管理模板7．4．1合同登記保管制度制度名稱合同登記保管制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司合同的登記和保管工作，確保公司所有合同檔案的保密性、完整性和安全性，提升合同規(guī)范化管理，特制定本制度。第二條定義1.合同登記本制度所稱合同登記，是指公司利用信息化手段，定期登記合同的訂立、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等情況，以實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。2.合同保管本制度所稱合同保管，是指合同管理過(guò)程中形成的各種文件、文書、單據(jù)、憑證和其他相關(guān)材料等合同檔案的保管。第三條適用范圍本制度適用于公司及子公司所有經(jīng)濟(jì)合同的登記和保管，勞動(dòng)合同的管理暫不適用本制度。第二章合同登記第四條各合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同登記管理工作，并設(shè)立合同登記員，專門負(fù)責(zé)本部門所有合同的統(tǒng)計(jì)、分類、付款申請(qǐng)等合同管理工作。第五條合同登記員須使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式對(duì)合同訂立和履行情況進(jìn)行詳細(xì)登記。第六條合同登記應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：1.登記編號(hào)；2.合同名稱、合同編號(hào)；3.合同對(duì)方名稱及聯(lián)系方式；4.合同承辦部門及承辦人；5.合同金額、首付款比例；6.合同履行情況；7.合同結(jié)算情況；8.備注。第七條合同登記編號(hào)按照“部門-簽訂時(shí)間-序列號(hào)”（如：銷售部-20××-01號(hào)）填寫，所有合同應(yīng)在訂立時(shí)開始登記，并根據(jù)履行情況及時(shí)更新，確保合同登記內(nèi)容最近、最新。第八條合同登記員應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部匯報(bào)合同登記情況，由財(cái)務(wù)部匯總公司所有合同的登記，實(shí)時(shí)掌握合同的付款、預(yù)付款、欠款、收款等情況，以便及時(shí)執(zhí)行合同結(jié)算業(yè)務(wù)。第九條合同履行完成后，合同登記員應(yīng)在合同登記備注欄內(nèi)注明合同已履行完成字樣，并將履行完成的合同及相關(guān)資料移交行政部。第三章合同保管第十條合同履行完成后，合同承辦部門應(yīng)將合同資料移交給行政部統(tǒng)一歸檔保管。第十一條合同資料移交過(guò)程中，應(yīng)附有移交資料清單一式兩份，由移交人和接收人簽字確認(rèn)后，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。第十二條行政部設(shè)立合同管理員，專門負(fù)責(zé)公司所有合同檔案的管理。第十三條合同檔案一般包括以下內(nèi)容：1.有關(guān)合同的項(xiàng)目計(jì)劃書、可行性研究報(bào)告及有關(guān)批復(fù)文件；2.有關(guān)合同招標(biāo)、投標(biāo)及中標(biāo)通知書等文件資料；3.合同對(duì)方有關(guān)證照的復(fù)印件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表身份證明文件、授權(quán)委托書（原件）、代理人身份證等其他有關(guān)文件；4.合同談判會(huì)議紀(jì)要；5.簽字蓋章的正式合同書；6.合同變更、解除協(xié)議書；7.合同履約過(guò)程中的催款函、催貨函、違約通知書及往來(lái)函件；8.合同糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書；9.其他相關(guān)材料。第十四條合同管理員應(yīng)對(duì)合同檔案以組織、部門、合同種類及文件序號(hào)為索引進(jìn)行編號(hào)、整理，統(tǒng)一保存。第十五條合同管理員按照公司檔案管理有關(guān)規(guī)定管理合同的外借。各部門如需借用或復(fù)印合同資料的，須填制合同資料借用單，注明借用用途、歸還時(shí)間等內(nèi)容，由本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可借用。第十六條公司合同檔案信息屬于公司商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄露。第十七條合同檔案應(yīng)至少保存×年，不得隨意擱置、銷毀、遺失。第十八條違反本制度規(guī)定的，公司將對(duì)有關(guān)人員給予紀(jì)律處分，并視情節(jié)嚴(yán)重程度依法追究其法律責(zé)任。第四章附則第十九條本制度解釋權(quán)歸行政部。第二十條本制度自公布之日起實(shí)施。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期7．4．2檔案管理制度制度名稱××公司檔案管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，根據(jù)國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等有關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條定義本制度所稱檔案，是指公司從事研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。第三條責(zé)任分工1.行政部是公司檔案的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃及管理工作；2.行政部設(shè)立檔案室，具體負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；3.各部門在行政部檔案員的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累、整理及歸檔工作。第二章文件收集與整理第四條各部門負(fù)責(zé)本部門各類文件的積累、收集與整理工作，部門文員對(duì)本部門歸檔文件的完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。第五條各部門文件形成者，應(yīng)在文件處理完畢后×日內(nèi)將應(yīng)歸檔文件原稿送交至部門文員處，并對(duì)文件的形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。第六條由兩個(gè)以上部門共同承辦的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集和整理，其他部門予以協(xié)助和配合。第三章文件歸檔范圍與日期第七條公司設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)予歸檔。第八條公司資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料應(yīng)予歸檔。第九條公司向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本公司辦理的文件材料應(yīng)予歸檔。第十條行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本公司做出的決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等文件材料，本公司與其他組織和個(gè)人形成的合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料應(yīng)予歸檔。第十一條有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士檢查、視察、調(diào)研本公司工作時(shí)形成的文件、工作匯報(bào)、錄音錄像等文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔。第十二條公司經(jīng)營(yíng)、管理方面文件材料應(yīng)予歸檔，主要包括以下內(nèi)容：1.公司中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要，重要的經(jīng)營(yíng)決策文件材料；2.公司年度計(jì)劃、任務(wù)目標(biāo)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料；3.公司半年、季度、月份等計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料；4.公司、所屬和控股公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任書、業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)文件材料；5.項(xiàng)目前期立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、協(xié)議、合同、申請(qǐng)、審批、檢查、竣工驗(yàn)收等文件材料；6.企業(yè)管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案、制度、規(guī)定、辦法等文件材料。第十三條公司各類工作會(huì)議、專題會(huì)議方面的文件材料應(yīng)予歸檔，主要包括以下內(nèi)容：1.會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要；2.討論通過(guò)的文件材料；3.參加人員名單；4.討論未通過(guò)的文件材料。第十四條公司文件歸檔期為每年的4月、7月、11月和次年1月，在歸檔期內(nèi)，各部門文員應(yīng)將原始文件資料收集整理后，移交至檔案室統(tǒng)一歸檔。第十五條移交文件資料時(shí)，應(yīng)填制《文件移交清單》，交接雙方根據(jù)移交清單進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后簽字確認(rèn)文件移交。第十六條檔案員對(duì)所收集的文件資料進(jìn)行分類歸檔，及時(shí)登記，并做好查閱目錄。第四章檔案保管與利用第十七條公司所有檔案均統(tǒng)一存放于檔案室，重要檔案應(yīng)異地備份。第十八條檔案員對(duì)擬入庫(kù)檔案進(jìn)行去污、消毒，對(duì)于易損的制成材料和字跡，采取復(fù)制手段加以保護(hù)。第十九條各類檔案的包括應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。第二十條檔案室應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵等防護(hù)功能。第二十一條檔案員應(yīng)定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。第二十二條檔案室提供檔案查閱、外借、制發(fā)檔案證明和復(fù)制本等檔案利用服務(wù)，員工可按照公司規(guī)定申請(qǐng)檔案利用服務(wù)。第二十三條檔案員應(yīng)對(duì)室藏檔案材料進(jìn)行定期檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。第二十四條對(duì)保管期限已滿的檔案由檔案員編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。第二十五條對(duì)未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值的檔案，保管期限已滿的，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止方可銷毀。第五章附則第二十六條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定和解釋。第二十七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期8．3印信與證照管理工具8．3．1印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)部門經(jīng)辦人印章類型□公章□法人章□財(cái)務(wù)專用章□合同專用章□部門印章□其它：章面材料□銅□鋼□塑橡□牛角□有機(jī)玻璃□其它：申請(qǐng)刻制原因□部門新成立□更換名稱□原章遺失□原章磨損□其它：審批程序部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見：簽字：日期：8．3．2印章使用登記表用印日期印章類型用印事由份數(shù)用印人批準(zhǔn)人備注注：印章類型：1.公章；2.法人章；3.總經(jīng)理名章；4.合同專用章.8．3．3介紹信登記表編號(hào)發(fā)放日期事由前往單位有效期限領(lǐng)取人發(fā)放人備注8．3．4證照管理臺(tái)賬序號(hào)證照名稱發(fā)證日期頒發(fā)單位有效期限年檢時(shí)間備注8．3．5證照借用登記表日期借用事由證照名稱借用原件借用部門經(jīng)辦人是否8．4印信與證照管理模板8．4．1印章管理制度制度名稱××公司印章管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條目的為規(guī)范、健全公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，杜絕違規(guī)行為，加強(qiáng)印章管理，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及各部門公務(wù)用印章。第三條責(zé)任部門行政部是公司印章的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)受理各部門提交的印章刻制申請(qǐng)，辦理公司各類印章的刻制、銷毀事宜，并監(jiān)督其他部門的用印管理。第二章印章種類及使用范圍第四條公司印章分為以下四類：1.綜合類印章公章、法人章、合同專用章、總經(jīng)理名章。2.財(cái)務(wù)類印章財(cái)務(wù)專用章，發(fā)票專用章，會(huì)計(jì)通用章。3.部門印章指刻有部門名稱的印章，如行政部門章、人力資源部門章。4.個(gè)人印章指刻有員工姓名的印章。第五條公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，各類主要印章使用范圍見表8-2。表8-2主要印章使用范圍印章名稱適用范圍公章1.公司章程、協(xié)議2.公司對(duì)外簽發(fā)的文件，以及與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件3.以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料4.公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告5.與員工訂立勞動(dòng)合同6.員工社保關(guān)系的辦理、轉(zhuǎn)移等材料合同專用章1.對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議2.各類經(jīng)濟(jì)合同3.其他需加蓋合同章的文件財(cái)務(wù)專用章或法人章1.辦理銀行結(jié)算、票據(jù)結(jié)算及其他有關(guān)金融結(jié)算業(yè)務(wù)2.對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告總經(jīng)理名章財(cái)務(wù)報(bào)表、人事任免等各類文件部門章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對(duì)外第三章印章刻制與保管第六條印章刻制申請(qǐng)公司各類印章的刻制均應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)單》，經(jīng)具有審批權(quán)限人員的審批后方可刻制。第七條印章刻制審批權(quán)限1.各部門因工作需要申請(qǐng)刻章的，由部門經(jīng)理、主管副總逐級(jí)審批；2.刻制公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章和法人章，須經(jīng)總經(jīng)理審批。第八條行政部根據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的《印章刻制申請(qǐng)單》，到公安機(jī)關(guān)制定的專業(yè)刻制企業(yè)進(jìn)行刻制。刻制印章須到公安機(jī)關(guān)辦理備案手續(xù)的，行政部還應(yīng)辦理印章刻制備案手續(xù)。第九條印章刻制完成后，行政部應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時(shí)間、使用范圍、保管部門等內(nèi)容。第十條印章保管責(zé)任1.綜合類印章由行政部保管；2.財(cái)務(wù)類印章由財(cái)務(wù)部門保管；3.部門印章由各部門經(jīng)理指定專人保管；4.個(gè)人印章由員工個(gè)人保管。第十一條印章必須存放于牢固的抽屜或文件柜內(nèi)并加鎖，公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章應(yīng)存放于保險(xiǎn)箱內(nèi)。第十二條印章保管人員因故臨時(shí)請(qǐng)假時(shí)，應(yīng)臨時(shí)更換印章保管人，并做好印章交接記錄。第十三條因工作需要更換印章保管人員的，應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)，并報(bào)行政部備案。第四章印章使用與停用第十四條印章使用應(yīng)首先填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后方可用章。第十五條印章使用審批1.公章、法人章、合同專用章的使用，須經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的專人簽字批準(zhǔn)；2.財(cái)務(wù)專用章、法人章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用；3.部門印章的使用，須經(jīng)各部門經(jīng)理的批準(zhǔn)使用。第十六條使用印章，應(yīng)由印章保管人員根據(jù)審批規(guī)定的使用范圍在《印章使用登記表》進(jìn)行登記，然后方可用印。第十七條印章保管人員應(yīng)親自用印，不得委托他人代為蓋章。第十八條用印時(shí)，應(yīng)對(duì)擬蓋章文件材料內(nèi)容與《印章使用申請(qǐng)單》進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后方可蓋章。第十九條原則上，所有公務(wù)印章不允許外帶。因工作需要確需外帶的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二十條不得在空白文件上加蓋公司印章。第二十一條公司所有印章由行政部和印章保管人員進(jìn)行定期盤點(diǎn)，并做好盤點(diǎn)記錄。第二十二條因印章內(nèi)容變更或業(yè)務(wù)需要停止使用的印章，由保管人員提交書面印章停用說(shuō)明，經(jīng)具有審批權(quán)限人員審批后交行政部備案。第二十三條停用的印章于行政部封存三年后予以銷毀，印章銷毀須履行審批程序，且所有銷毀廢舊印章均應(yīng)保存印模，以備日后查考。第二十四條印章如有遺失，印章保管人員應(yīng)立即報(bào)告行政部，由行政部到相關(guān)政府部門辦理報(bào)失備案手續(xù)及依法公告作廢手續(xù)。第五章附則第二十五條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定、解釋及修改。第二十六條本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后生效，自發(fā)布之日起執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期9．3員工提案管理工具9．3．1員工提案建議表編號(hào)：提案者提案時(shí)間職位部門提案名稱針對(duì)問(wèn)題建議方案措施（必要時(shí)可另附上相關(guān)材料、文件、圖片等附件）提案者簽字：日期：部門負(fù)責(zé)人意見行政部受理意見□受理提案將于年月日前提交提案評(píng)審小組評(píng)審，并依據(jù)公司提案管理制度進(jìn)行評(píng)審及獎(jiǎng)勵(lì)。□不予受理理由：您為公司發(fā)展貢獻(xiàn)了智慧，非常感謝您的參與！經(jīng)辦人簽字：日期：9．3．2員工提案評(píng)審表提案主題提案者提案時(shí)間評(píng)審小組成員評(píng)審項(xiàng)目評(píng)價(jià)要素權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分1創(chuàng)新性2可行性3經(jīng)濟(jì)性4效益性5……得分合計(jì)評(píng)審小組意見評(píng)審結(jié)果□采納建議實(shí)施時(shí)間：年月日□不予采納理由：評(píng)審小組組長(zhǎng)：日期：備注提案人對(duì)評(píng)審結(jié)果有異議的，應(yīng)在評(píng)審結(jié)果作出后一個(gè)月內(nèi)向行政部提出申訴，超過(guò)時(shí)限則不再受理。9．3．3員工提案登記表序號(hào)日期提案者所屬部門提案名稱提案編號(hào)受理結(jié)果備注受理不予受理123459．3．4年度提案總結(jié)表20××年度提案總結(jié)表年月日提案提交與采納情況提案分類提交總數(shù)受理數(shù)采納數(shù)備注生產(chǎn)類提案技術(shù)類提案管理類提案其他提案合計(jì)提案實(shí)施與獎(jiǎng)勵(lì)情況提案編號(hào)提案人提案名稱獎(jiǎng)勵(lì)金額提案狀態(tài)實(shí)施責(zé)任人未實(shí)施正在實(shí)施實(shí)施完成復(fù)核：審核：編制：9．4員工提案管理模板9．4．1員工提案管理制度制度名稱××公司員工提案管理制度受控狀態(tài)編號(hào)第一章總則第一條為推動(dòng)員工參與企業(yè)管理，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)員工的問(wèn)題意識(shí)、改善意識(shí)，鼓勵(lì)員工提出合理化建議，特制定本制度。第二條提案范圍凡對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的改善意見、合理化建議、構(gòu)想等均可納入提案范圍。第二章提案內(nèi)容與管理責(zé)任第三條公司提案可分為以下四個(gè)方面內(nèi)容：1.對(duì)公司生產(chǎn)流程、技術(shù)工藝、操作方法等業(yè)務(wù)改進(jìn)建議；2.對(duì)公司能源節(jié)約、作業(yè)安全、廢料利用等EHS方面的建議；3.對(duì)公司采購(gòu)、營(yíng)銷、行政人事等管理方面的改進(jìn)建議；4.對(duì)公司精神文明建設(shè)、文化建設(shè)方面的改進(jìn)建議。第四條行政部作為公司員工提案管理機(jī)構(gòu)，具有以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)提案的組織宣傳工作，在公司內(nèi)部營(yíng)造良好的提案氛圍；2.定期收集員工提案信息，并進(jìn)行整理、匯總；3.組織實(shí)施提案分析和評(píng)價(jià)活動(dòng)；4.監(jiān)督已采用提案的執(zhí)行，并對(duì)提案實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤；5.組織實(shí)施提案總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)；6.負(fù)責(zé)提案相關(guān)資料的整理和歸檔。第五條提案評(píng)審小組負(fù)責(zé)對(duì)員工提案進(jìn)行評(píng)價(jià)、討論和審議，對(duì)員工提案內(nèi)容的價(jià)值及可行性等進(jìn)行評(píng)議、審查。第三章提案申報(bào)與受理第六條員工提案應(yīng)以書面形式提出，詳細(xì)列出提案事由、原有缺失、改進(jìn)方案、預(yù)期效果等內(nèi)容，若另有作業(yè)分解、樣本、說(shuō)明書等材料的，應(yīng)以附件形式一并提交至行政部。第七條員工提案內(nèi)容屬于業(yè)務(wù)改進(jìn)建議的，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，并填寫審核意見后，方可送至行政部。第八條行政部對(duì)員工提案進(jìn)行初步審核后，應(yīng)及時(shí)作出受理或不予受理的決定。對(duì)于受理的提案，組織實(shí)施提案評(píng)審工作，對(duì)于不予受理的提案，向提案者說(shuō)明不予受理理由。第九條提案符合以下情形之一的，行政部可不予受理：1.提案內(nèi)容與公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理無(wú)關(guān)的；2.提案與已經(jīng)提過(guò)或被采用的提案相同或相似的；3.提案無(wú)具體改進(jìn)、改革措施的；4.提案屬于個(gè)人利益訴求。第四章提案評(píng)審與獎(jiǎng)勵(lì)第十條提案評(píng)審小組從實(shí)用性、創(chuàng)造性、可行性、實(shí)施成本、預(yù)期效益等方面對(duì)員工提案進(jìn)行評(píng)審，確定是否采納提案。第十一條經(jīng)提案評(píng)審小組采納的提案，應(yīng)在×個(gè)工作日內(nèi)將提案詳細(xì)資料及評(píng)審意見一同上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實(shí)施。第十二條準(zhǔn)予實(shí)施的提案，由行政部協(xié)調(diào)并監(jiān)督各相關(guān)部門認(rèn)真落實(shí)提案內(nèi)容。第十三條提案獎(jiǎng)勵(lì)1.鼓勵(lì)獎(jiǎng)凡提出提案并由行政部受理的，無(wú)論最終采納與否，提案者均可獲得鼓勵(lì)獎(jiǎng)品（價(jià)值約為××元的）