14 信息交流與協(xié)商程序

Q/HKG05020-2017前言為確保內(nèi)部及與顧客和其他相關(guān)方在質(zhì)量、職業(yè)健康安全、食品安全、能源管理體系與環(huán)境管理體系有效性方面信息交流暢通，特制定本程序。本制度由股份有限公司品質(zhì)部提出并負(fù)責(zé)起草。本制度主要起草人：本制度審核人：本制度批準(zhǔn)人：本制度于2016年首次發(fā)布。本制度所代替制度的歷次發(fā)布情況為：——Q/HKG14-2016信息交流與協(xié)商程序1范圍本程序規(guī)定了公司管理體系內(nèi)外信息交流、溝通與協(xié)商方式和要求。本程序適用于公司各部門(mén)及活動(dòng)相關(guān)的各方。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件?？蛻?hù)信息反饋管理制度3職責(zé)3.1公司市場(chǎng)部負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布與管理；3.2公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)內(nèi)外信息交流的宣傳工作；3.3業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與顧客的信息交流、溝通與協(xié)商；3.4采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供方的信息交流、溝通與協(xié)商；3.5其他各職能部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)內(nèi)外信息的交流、溝通與協(xié)商。4工作內(nèi)容4.1流程圖信息信息來(lái)源收集信息分析處理傳遞利用或處理反饋及溝通論證4.2總則4.2.1信息交流、溝通與協(xié)商的途徑主要有：會(huì)議、例會(huì)、口頭或書(shū)面?zhèn)鬟_(dá)、文件、報(bào)告、作業(yè)指導(dǎo)文件、技術(shù)交底、電子媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電話、電子屏幕、電子郵件、廣告、布告、標(biāo)語(yǔ)、板報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。4.2.2信息可分為內(nèi)部信息和外部信息。4.2.3信息必須清楚、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、可靠，重要信息必須予以記錄。4.3內(nèi)部信息交流、溝通與協(xié)商4.3.1內(nèi)部交流、溝通與協(xié)商的信息主要有：4.3.1.1方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案的完成情況和效果；4.3.1.2法律法規(guī)和其他要求及遵守情況；4.3.1.3環(huán)境因素及重要環(huán)境因素；4.3.1.4危險(xiǎn)源及重大風(fēng)險(xiǎn)；4.3.1.5食品安全關(guān)鍵控制點(diǎn)；4.3.1.6監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果；4.3.1.7內(nèi)部外部審核、管理評(píng)審的結(jié)果；4.3.1.8管理者代表、職責(zé)與權(quán)限；4.3.1.9不合格、潛在不合格、糾正和預(yù)防措施；4.3.1.10應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)情況；4.3.1.11培訓(xùn)；4.3.1.12員工的建議、抱怨等；4.3.1.13工程項(xiàng)目、質(zhì)量管理策劃等；4.3.1.14部門(mén)之間的人員和相互關(guān)系等。4.3.2內(nèi)部信息交流、溝通與協(xié)商的實(shí)施4.3.2.1公司的管理方針、目標(biāo)，由總經(jīng)辦和人力資源部以培訓(xùn)、文件、電子屏幕、板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)、宣傳欄等形式向全體員工傳達(dá)。4.3.2.2各部門(mén)負(fù)責(zé)按照職責(zé)分工傳遞目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部外部審核、管理評(píng)審等管理體系運(yùn)行中的有關(guān)信息，以及業(yè)績(jī)、不合格、潛在不合格、糾正和預(yù)防措施信息。4.3.2.3法律法規(guī)及其他要求的信息交流、溝通、傳遞由部門(mén)到總經(jīng)辦，再由總經(jīng)辦到部門(mén)和崗位。4.3.2.4技術(shù)部項(xiàng)目組通過(guò)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工藝標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全環(huán)保交底、處理方案等向相關(guān)管理人員和操作人員傳達(dá)危險(xiǎn)源及重大風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境因素及重要環(huán)境因素、糾正措施和預(yù)防措施等。4.3.2.5根據(jù)需要，公司定期或不定期組織召開(kāi)各種會(huì)議，就生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況及管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行交流、溝通，形成會(huì)議紀(jì)要，并通過(guò)中層管理人員向有關(guān)員工傳達(dá)、溝通。4.3.2.6部門(mén)人員按職責(zé)分工收集并傳遞相關(guān)的日常工作信息。4.3.2.7員工的建議及抱怨等信息由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)收集、處理、反饋。4.3.2.8異常緊急狀態(tài)下的信息交流與溝通，《安全生產(chǎn)管理制度》中的應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)流程。4.3.2.9其他內(nèi)部信息交流、溝通與處理，按職責(zé)分工，由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行。4.4外部信息的交流、溝通與協(xié)商4.4.1外部交流、溝通與協(xié)商的信息主要有：4.4.1.1來(lái)自顧客和相關(guān)方的信息，包括投訴和抱怨，以及交流、參觀、審核等事宜；4.4.1.2來(lái)自供方的信息，以及交流、參觀等事宜；4.4.1.3來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)和部門(mén)的信息；4.4.1.4法律法規(guī)和其他要求及其變更的信息；4.4.1.5管理體系要求向外部傳遞的信息，包括方針、質(zhì)量、職業(yè)健康安全及環(huán)保要求等；4.4.1.6認(rèn)證及監(jiān)督檢查信息；4.4.1.7監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果，特別是不合格品和事故的信息；4.4.1.8異常緊急情況時(shí)的信息等。4.4.2外部信息交流、溝通與協(xié)商的實(shí)施4.4.2.1公司總經(jīng)辦收到上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于質(zhì)量、食品安全、職業(yè)健康安全、能源與環(huán)境管理方面的文件，呈報(bào)總經(jīng)理批示后，做出相應(yīng)處理，并保持記錄。4.4.2.2部門(mén)在獲取到有關(guān)質(zhì)量、食品安全、職業(yè)健康安全、能源與環(huán)境管理方面的法律法規(guī)及其他要求時(shí)，按《法律法規(guī)獲取更新及評(píng)價(jià)管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4.2.3公司業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部收集到顧客或相關(guān)方的信息，包括投訴和抱怨，按《客戶(hù)信息反饋管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并保持相應(yīng)記錄。4.4.2.4與供方的信息交流、溝通，執(zhí)行《采購(gòu)程序》。4.4.2.5不合格和事故發(fā)生后與顧客、上級(jí)主管部門(mén)的信息交流、溝通和處理按《不符合、不合格和潛在不安全品控制程序》和《事故處理管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。4.4.2.6異常緊急情況出現(xiàn)時(shí)，發(fā)生部門(mén)可直接向政府主管部門(mén)、社會(huì)急救單位傳遞，并執(zhí)行《安全生產(chǎn)管理制度》中的應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)流程。4.4.2.7重要環(huán)境因素的外部交流4.4.2.7.1在編制施工組織設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)同時(shí)聯(lián)合安全環(huán)保部編制環(huán)境保護(hù)和文明施工的措施，報(bào)送建設(shè)、監(jiān)理單位核準(zhǔn)，進(jìn)行重要環(huán)境因素與建設(shè)、監(jiān)理單位的溝通。4.4.2.7.2技術(shù)項(xiàng)目組對(duì)工程項(xiàng)目施工時(shí)排放的噪聲，要與周?chē)?hù)、社區(qū)溝通，合理安排施工作業(yè)時(shí)間，采取相應(yīng)措施，取得諒解。4.4.2.8來(lái)自外部的交流、參觀、審核的管理要求；4.4.2.8.1來(lái)自監(jiān)管部門(mén)的交流、參觀、審核，由總經(jīng)辦報(bào)告常務(wù)副總，必要時(shí)報(bào)告總經(jīng)理，安排接待場(chǎng)所，并聯(lián)系對(duì)應(yīng)職能的主管副總和部門(mén)負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備和交流，如準(zhǔn)備文件和現(xiàn)場(chǎng)等。涉及餐飲、住宿、車(chē)輛等事宜由總經(jīng)辦安排，涉及整改反饋等由主管部門(mén)安排落實(shí)并反饋情況。4.4.2.8.2來(lái)自客戶(hù)的交流、參觀、審核，由業(yè)務(wù)部門(mén)先向總經(jīng)理申請(qǐng)，批準(zhǔn)后聯(lián)系總經(jīng)辦和涉及到的職能部門(mén)安排接待。業(yè)務(wù)人員應(yīng)盡量收集詳細(xì)的信息，明確是技術(shù)交流，還是參觀，或者審核；如果是審核，應(yīng)索取審核的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)反饋公司品質(zhì)部和生產(chǎn)部。由品質(zhì)部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、倉(cāng)庫(kù)分職責(zé)提前準(zhǔn)備文件資料、技術(shù)資料、生產(chǎn)和倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)，其他事項(xiàng)參照第一條實(shí)施。4.4.2.8.3來(lái)自認(rèn)證方的審核，由審核對(duì)接部門(mén)將審核計(jì)劃報(bào)常務(wù)副總審批，然后將審核計(jì)劃發(fā)放總經(jīng)辦及審核涉及到的部門(mén)落實(shí)準(zhǔn)備工作，其他事項(xiàng)參照第二條實(shí)施。4.4.2.9相關(guān)方要求提供信息時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按《保密管理制度》的規(guī)定，將質(zhì)量、食品安全、職業(yè)健康安全、能源與環(huán)境管