財務(wù)與會計數(shù)據(jù)處理-以Excel為工具第1章-Excel應(yīng)用基礎(chǔ)課件

【學(xué)習(xí)目標】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪些功能？能幫助管理者做什么？如何做？掌握應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)）的過程以及建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握Excel公式和函數(shù)的概念和使用；掌握應(yīng)用Excel進行簡單的數(shù)據(jù)處理（排序、分類匯總等）和數(shù)據(jù)分析的方法；掌握應(yīng)用Excel對數(shù)據(jù)進行圖形分析的方法。【學(xué)習(xí)目標】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪1第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識一、Excel是什么Excel是微軟公司（MicrosoftCorp）開發(fā)的用于數(shù)據(jù)表處理和圖表處理的應(yīng)用軟件，是一種辦公用的工具軟件，是MicroOffice的套件之一。Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力，以及應(yīng)用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當前財務(wù)、會計、審計等管理人員應(yīng)掌握的必不可少的工具之一。與大型財務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財務(wù)管理和會計審計數(shù)據(jù)處理。第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識一、Excel是什么2二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理的步驟運用excel進行業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）處理要按照一定的步驟進行。1．明確要處理的業(yè)務(wù)和達到的目標，即首先要明確運用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中哪些問題，實現(xiàn)的目標要求。2．依據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)的理論確定解決該問題應(yīng)該采用的方法（計算公式或模型），以及該方法如何在Excel中實現(xiàn)，即明確模型的具體形式。二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)3二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理的步驟（續(xù)）3．利用Excel工具建立起已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應(yīng)用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學(xué)公式、模型的約束條件等幾個部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個工作簿的同一個工作表內(nèi)，也可以存放在同一個工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學(xué)公式是用數(shù)學(xué)語言表示的對問題進行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數(shù)學(xué)公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學(xué)公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。4．利用Excel工具自動完成模型求解。因為通過數(shù)學(xué)公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動或在用戶的控制下按公式進行計算，并更新計算結(jié)果。5．把模型的計算結(jié)果用適當?shù)男问奖硎境鰜恚瑢τ嬎憬Y(jié)果進行分析、評價，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)4（二）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理舉例【例1-1】某公司準備發(fā)行面值為500萬元的5年期債券，票面利率為9%，按年付息，到期一次還本，發(fā)行費用率為4%，公司的所得稅稅率為25%。分別計算平價、溢價（發(fā)行價格為600萬元）發(fā)行該債券的資本成本。（二）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理舉例5根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標，以及該業(yè)務(wù)本身的計算公式或計量模型。該業(yè)務(wù)屬于企業(yè)長期債券籌資決策內(nèi)容，籌資的資本成本是重要考慮的因素。根據(jù)債券籌資相關(guān)理論，發(fā)行債券的成本主要指債券利息和籌資費用。按照一次還本，分期付息的方式，長期債券資本成本（不考慮資金的時間價值）的計算公式為：

根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標，以及該業(yè)務(wù)本身6圖1-1長期債券資本成本的excel模型

圖1-1長期債券資本成本的excel模型71．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖1-1所示，分別在單元格C2、C3、C4、C5、C6中輸入債券價格、債券面值、債券票面利率、債券籌資費用率和所得稅稅率（即模型的原始數(shù)據(jù)）。2.在計算債券成本數(shù)據(jù)的單元格中輸入公式，可直接在C7單元格中輸入公式“=C3*C4*(1-C6)/（C2*(1-C5)）”，也可在公式輸入欄輸入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5))”，如圖1.1所示，即可計算出該項債券籌資的平價、溢價發(fā)行的資本成本分別為7.03%和5.86%。Excel作為一種電子表格數(shù)據(jù)處理工具，還提供了非常豐富的函數(shù)（如統(tǒng)計函數(shù)、財務(wù)函數(shù)等）將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的數(shù)學(xué)公式、數(shù)據(jù)處理模型進行了預(yù)先定義，可以幫助管理者簡化業(yè)務(wù)建模和數(shù)據(jù)處理過程。1．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如8【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.75%，假設(shè)年利率保持不變，每年年末將利息轉(zhuǎn)存本金（復(fù)利計算），求第5年年末該女士可以從銀行取回多少錢？

復(fù)利計算公式如下：

【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.79圖1-2用計算公式或函數(shù)建模

對例1-2用Excel單元格中輸入計算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函數(shù)調(diào)用方式建立Excel模型（C6）,如圖1-2所示，計算的結(jié)果一致圖1-2用計算公式或函數(shù)建模對例1-2用Excel單元格中10三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪問工具欄（四）工作表編輯區(qū)活動單元格（五）工作表標簽行號（六）名稱框列標狀態(tài)欄視圖按鈕滾動條（七）單元格標題欄圖1-3Excel2010主窗口界面三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪11四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿（二）保存工作簿（三）恢復(fù)工作簿文件四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿12五、Excel工作表（一）插入新工作表（二）重命名工作表（三）刪除工作表（四）移動和復(fù)制工作表五、Excel工作表（一）插入新工作表13六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇（二）單元格或區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)（三）單元格或區(qū)域的插入與刪除六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇14第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成Excel的公式是以“=”號為引導(dǎo)，通過運算符按照一定的順序組合進行數(shù)據(jù)運算處理的等式。簡單的公式有加減乘除等計算，復(fù)雜的公式則可能會包含函數(shù)以及各種引用等內(nèi)容。使用公式是為了有目的計算結(jié)果，或依據(jù)計算結(jié)果改變其所作用單元格的條件格式、設(shè)置規(guī)劃模型等。要熟練地使用公式，就要對Excel中公式的基本結(jié)構(gòu)進行了解。Excel公式的組成要素有等號“=”、運算符號、常量、單元格引用、函數(shù)和名稱等。以等號開頭輸入Excel單元格中的以下內(nèi)容，都可看作公式：“=5+2”是包含常量運算的公式；“=A3*$B$5”是包含單元格引用的公式；“=(語文成績+數(shù)學(xué)成績)÷2”是包含名稱的公式；“=SUM(D:D)”是包含函數(shù)的公式。第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成15二、公式的輸入、編輯與刪除單元格的數(shù)據(jù)類型被事先設(shè)置為“文本”，當以“=”號作為開始在單元格輸入時，Excel將自動變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)，以"+"、“-”號作為開始輸入時，系統(tǒng)會自動在其前面加上等號變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)。在輸入公式狀態(tài)下，鼠標選中其他單元格區(qū)域時，被選區(qū)域?qū)⒆鳛橐米詣虞斎氲焦街小０聪翬nter鍵或者Ctrl+Shift+Enter組合鍵，可以結(jié)束普通公式和數(shù)組公式輸入或編輯狀態(tài)。如果需要對已有公式進行修改，可以通過以下3種方式進入單元格編輯狀態(tài)。第一種方式，選中公式所在單元格，并按下〈F2〉鍵；第二種方式，雙擊公式所在單元格(可能光標位置不會處于公式起始位置)；第三種方式，選中公式所在單元格，單擊列標上方的編輯欄。選中公式所在單元格，按Delete鍵即可清除單元格中的全部內(nèi)容，或者進入單元格編輯狀態(tài)后，將光標放置在某個位置并使用Delete鍵或Backspace鍵刪除光標后面或前面的公式部分內(nèi)容。當需要刪除多單元格數(shù)組公式時，必須選中其所在的全部單元格再按Delete鍵。二、公式的輸入、編輯與刪除16三、公式的復(fù)制與填充當需要使用相同的計算方法時，可以像一般單元格內(nèi)容一樣，通過“復(fù)制”（快捷鍵：Ctrl+C）和“粘貼”(快捷鍵：Ctrl+V)的方法進行操作，而不必逐個單元格編輯公式。此外，可以根據(jù)表格的具體情況使用不同的操作方法復(fù)制與填充公式，提高效率。包含單元格引用的公式進行復(fù)制與填充時，由于單元格引用方式的不同，公式的運算內(nèi)容和返回結(jié)果可能會發(fā)生很大變化。因此，在了解公式復(fù)制與填充的操作方法后，還需要對單元格引用的方式有充分的理解認識，才能利用Excel為工具，更好的為財務(wù)會計數(shù)據(jù)處理服務(wù)。三、公式的復(fù)制與填充17四、單元格引用與名稱單元格是工作表的最小組成元素，以左上角第一個單元格為原點，向下向右分別為行、列坐標的正方向，由此構(gòu)成單元格在工作表上所處位置的坐標集合。在公式中使用坐標方式表示單元格在工作表中的“地址”實現(xiàn)對存儲于單元格中的數(shù)據(jù)的調(diào)用，這種方法成為單元格引用。四、單元格引用與名稱18（一）單元格引用在公式中的引用具有以下關(guān)系：如果單元格A1包含公式“B1”，那么B1就是A1的引用單元格，A1就是B1的從屬單元格。從屬單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系稱為單元格引用的相對性，可分為3種不同的引用方式，即相對引用、絕對引用和混合引用。（一）單元格引用19【例1-4】如圖1-15對A列與B列求和。在C3單元格輸入計算公式“=$A$2+$B$2”，在D3單元格輸入計算公式“=$A$2+B2”，在E3單元格輸入計算公式“=A2+B2”；并把C3至E3單元格的公式內(nèi)容向下復(fù)制到同列其他單元格中，計算結(jié)果會如何變化？【例1-4】如圖1-15對A列與B列求和。在C3單元格輸入計20（二）名稱的使用在Excel中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱可以隨創(chuàng)建列表、設(shè)置打印區(qū)域等操作自動產(chǎn)生。作為一種特殊的公式，名稱也是以“=”號開始，可以由常量數(shù)據(jù)、常量數(shù)組、單元格引用、函數(shù)與公式等元素組成，并且每個名稱都具有一個唯一的標識，可以方便在其他名稱或公式中調(diào)用。與一般的公式所不同的是，普通公式存在于單元格中，名稱保存在工作簿中，并在程序運行時存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標識(即名稱的命名)進行調(diào)用。合理地使用名稱，可以方便編寫公式，有增強公式的可讀性、方便于公式的統(tǒng)一修改、可代替需重復(fù)使用公式以簡化公式、可代替單元格區(qū)域存儲常量數(shù)據(jù)等優(yōu)點。（二）名稱的使用21五、公式中的運算符公式中需要使用運算符號，Excel運算符號主要包括四種：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。算術(shù)運算符：主要用于加、減、乘、除、百分比以及乘冪等常規(guī)的算術(shù)運算。比較運算符：用于比較數(shù)據(jù)的大小，包括對文本或數(shù)值的比較，返回值為“TRUE”或“FALSE”。文本運算符：主要用于將文本字符或字符串進行連接和合并。引用運算符：這是Excel特有的運算符，主要用于在工作表中進行單元格的引用。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進行公式運算，當公式中使用多個運算符時，Excel將根據(jù)各個運算符的優(yōu)先級進行運算，對于同一級次的運算符，則按從左向右的順序運算。具體的優(yōu)先順序如表1-2所示。五、公式中的運算符22表1-2公式中運算符與優(yōu)先級列表類別運算符運算功能優(yōu)先級引用：區(qū)域運算符，用于引用單元格區(qū)域。1引用，聯(lián)合運算符，將多個引用合并。2引用空格交叉運算符，用于引用兩個單元格區(qū)域的重疊部分。3算數(shù)()括號4算數(shù)-負號5算數(shù)%百分號6算數(shù)^乘方7算數(shù)*和/乘除8算數(shù)+和-加減9文本&文本連接，將兩個文本連接起來合并成一個文本。10邏輯=、<、>、<=、>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11表1-2公式中運算符與優(yōu)先級列表類別運算符運算功能優(yōu)先級引23六、Excel的數(shù)據(jù)類型在介紹Excel公式后，還需要對Excel的數(shù)據(jù)類型做一個簡單的了解。在單元格中可以輸入和保存的數(shù)據(jù)包括4種基本類型：數(shù)值、日期、文本和公式。除此以外，還有邏輯值、錯誤值等一些特殊的數(shù)值類型。六、Excel的數(shù)據(jù)類型24七、公式使用中的常見錯誤在使用公式計算的過程中，常常會出現(xiàn)一些無法顯示正確值的情況，依據(jù)錯誤情況的不同，Excel返回的錯誤信息也不相同。表1-3為Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明。表1-3Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明#####輸入到單元格的數(shù)值太長，在單元格中顯示不下，可以通過調(diào)整單元格大小來修正。#VALUE!使用了錯誤的參數(shù)和運算對象類型。#DIV/0!公式被0除時。#NAME？公式中產(chǎn)生不能識別的文本，產(chǎn)生的錯誤值。#N/A函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯誤值。#REF!單元格引用無效。#NUM!公式或函數(shù)中的某個數(shù)字有問題。#NULL!試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時產(chǎn)生的錯誤值。七、公式使用中的常見錯誤表1-3Excel函數(shù)與公式使用中25第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成為了方便用戶使用，Excel提供了大量的函數(shù)。Excel函數(shù)是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。Excel函數(shù)的概念與數(shù)學(xué)中函數(shù)的概念類似，它是一些預(yù)定義的公式，這些公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進行計算，因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。以下為一個Excel函數(shù)的基本語法結(jié)構(gòu)：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3,…參數(shù)N)函數(shù)只有唯一的函數(shù)名且不區(qū)分大小寫，函數(shù)名表達函數(shù)的含義，由一個字符串來表示。每個函數(shù)都有特定的功能和用途。函數(shù)名后面是用圓括號括起來的參數(shù)，多個參數(shù)之間要用半角的逗號分隔，函數(shù)參數(shù)具有固定的位置。函數(shù)的參數(shù)可分為：可選參數(shù)與必須參數(shù)。在Excel函數(shù)語法中，可選參數(shù)一般用一對方括號“[]”包含起來。當函數(shù)有多個可選參數(shù)時，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語法為:OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])其中height、width參數(shù)都為可選參數(shù)，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個參數(shù)，則第4個參數(shù)會識別為height而不是width參數(shù)。第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成26二、函數(shù)的分類在數(shù)據(jù)處理過程中，某些簡單的計算可以通過自行設(shè)計公式來完成，但如果要對多個單元格進行復(fù)雜操作，則需要使用Excel函數(shù)，以使數(shù)據(jù)的處理過程高效、簡單，降低出錯的概率。另外，類似RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機值的功能也是自編公式無法完成的。在Excel函數(shù)中，依據(jù)來源的不同，函數(shù)可分為以下四個種類。二、函數(shù)的分類27三、函數(shù)的輸入和編輯如果對要使用的函數(shù)非常熟悉，可以在單元格中直接輸入函數(shù)公式，然后單擊編輯欄中“=”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的函數(shù)公式自動進行計算，并把計算結(jié)果顯示到該單元格中。除了直接輸入函數(shù)公式外，還可以使用Excel提供的【插入函數(shù)】的工具完成函數(shù)的輸入和使用。（一）使用“自動求和”按鈕插入函數(shù)（二）使用函數(shù)庫插入已知類別的函數(shù)（三）使用“插入函數(shù)”向?qū)阉骱瘮?shù)（四）使用“公式記憶式鍵入”手工輸入函數(shù)（五）靈活使用“函數(shù)屏幕提示”工具三、函數(shù)的輸入和編輯28第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)有效性工具通常用來限制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍，防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性是數(shù)據(jù)處理與分析的前提要求。（一）數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置與使用要對某個單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，可以按以下步驟操作。1.選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，如圖1-23性別列。2.單擊功能區(qū)中【數(shù)據(jù)】選項卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框，如圖1-23所示。3.【設(shè)置】選項卡中的驗證條件【允許】下拉菜單中選擇“序列”，【來源】輸入“男，女”，表示允許選擇區(qū)域中輸入文本男或女，用半角逗號分隔。4.點擊確定后，有效性設(shè)置完成，效果如圖1-22右側(cè)所示。第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性29圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性30（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則在【數(shù)據(jù)有效性】對話框的【設(shè)置】選項卡中，內(nèi)置了8種數(shù)據(jù)有效性允許的條件可以對數(shù)據(jù)錄入進行有效地管理和控制。這8中數(shù)據(jù)有效性允許的條件為：任何值、整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度和自定義。如圖1-24所示。

其中，“任何值”為默認選項，即允許在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)而不受限制。其他條件則只允許輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的值。較為不易理解的是“序列”、“文本長度”和“自定義”這三種條件。“序列”條件要求在單元格區(qū)域中必須輸入某一特定序列中的一個內(nèi)容項。序列的內(nèi)容可以是單元格引用、公式，也可以手動輸入?！拔谋鹃L度”條件，主要用于限制輸入數(shù)據(jù)的字符個數(shù)。例如要求輸入某會計一級科目編碼必須為4位。“自定義”條件則主要是指通過函數(shù)與公式來實現(xiàn)較為復(fù)雜的條件。圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則

圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件31二、數(shù)據(jù)的排序在日常的數(shù)據(jù)處理工作中，經(jīng)常需要對大量的數(shù)據(jù)按某種要求進行排序，如按應(yīng)發(fā)工資數(shù)額從小到大排序。我們可以利用Excel提供的排序工具進行處理。排序是對數(shù)據(jù)的順序進行重新排列，其中決定數(shù)據(jù)順序關(guān)系的數(shù)據(jù)列被稱為關(guān)鍵字。在Excel中，可以按字母、數(shù)字或日期等順序來進行數(shù)據(jù)排序。排序關(guān)鍵字是Excel對數(shù)據(jù)進行排序的依據(jù)，在排序之后，主要關(guān)鍵字所在的數(shù)據(jù)列是有順序的，而其余數(shù)據(jù)列不一定有序。（一）排序的規(guī)則（二）排序的操作步驟二、數(shù)據(jù)的排序32三、數(shù)據(jù)篩選財務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數(shù)據(jù)當中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，這時就需要利用Excel提供的篩選功能來實現(xiàn)。篩選功能可以把數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)篩選方法有自動篩選和高級篩選。（一）自動篩選（二）高級篩選三、數(shù)據(jù)篩選33四、數(shù)據(jù)分類匯總在對數(shù)據(jù)進行分析時，常常需要將相同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來，這就是數(shù)據(jù)的分類與匯總。分類匯總是一種在數(shù)據(jù)表中快捷地匯總數(shù)據(jù)的方法，通過分級顯示和分類匯總，可以從大量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息。使用Excel工具對數(shù)據(jù)進行分類匯總時，必須確定以下內(nèi)容：首先，要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是一個數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫，且數(shù)據(jù)表各列必須有列標題；其次，必須在數(shù)據(jù)表中對要進行分類匯總的列進行排序，這個排序的列標就是分類關(guān)鍵字，在進行分類匯總時，只能指定排序后的列標為匯總關(guān)鍵字。四、數(shù)據(jù)分類匯總34五、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件或0LAP（聯(lián)機分析處理）多維數(shù)據(jù)集中的特殊字段中總結(jié)信息的分析工具。它是一種交互式報表，可以快速分類匯總、比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計結(jié)果，同時還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點，可方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。一張數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標移動字段位置，即可變換出各種類型的報表。同時，數(shù)據(jù)透視表也是解決函數(shù)公式速度瓶頸的手段之一。因此，該工具是最常用、功能最全的Excel數(shù)據(jù)分析工具之一。數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計算平均數(shù)或標準差、建立列聯(lián)表、計算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系，從而將紛繁復(fù)雜的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的信息，以供研究和決策所用。總之，合理運用數(shù)據(jù)透視表進行計算與分析，能使許多復(fù)雜的問題簡單化并且極大地提高工作效率。五、數(shù)據(jù)透視表35【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，請對各城市不同專業(yè)類型的薪資待遇分類匯總并進行比較分析，用數(shù)據(jù)透視表來完成。假設(shè)表1-4的工作表已經(jīng)建立，數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入。城市專業(yè)類型薪資待遇深圳平面設(shè)計7200深圳UI設(shè)計師8600深圳Java程序員9000深圳Android程序員10800深圳PHP程序員10800廣州平面設(shè)計7100廣州UI設(shè)計師7000廣州Java程序員7400廣州Android程序員9200廣州PHP程序員8600北京平面設(shè)計8200北京UI設(shè)計師7800北京Java程序員12600北京Android程序員15000北京PHP程序員10200南寧平面設(shè)計3700南寧UI設(shè)計師5300南寧Java程序員5900南寧Android程序員7300南寧PHP程序員5500柳州平面設(shè)計3900柳州UI設(shè)計師3500柳州Java程序員4200柳州Android程序員4500柳州PHP程序員4000北海平面設(shè)計2800北海UI設(shè)計師2700北海Android程序員

北海Java程序員3500北海PHP程序員3500表1-4各城市程序員專業(yè)類型與薪資待遇（一）數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟1.打開“各城市程序員專業(yè)類型與薪資”工作表，單擊數(shù)據(jù)列表區(qū)域中任意一個單元格，在【插入】選項卡中單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標，彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖1-30。2.保持“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框內(nèi)默認的選項不變，單擊【確定】按鈕后即可創(chuàng)建一張空的數(shù)據(jù)透視表。3.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框中按照需要分別勾選“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠標左鍵將其拖曳至表格所需位置即可【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，36（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域從結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)透視表至少包含3個部分，如圖1-31所示。1.行區(qū)域：此標志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的行字段。2.列區(qū)域:此標志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的列字段。3.數(shù)值區(qū)域：此標志區(qū)城中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的顯示匯總的數(shù)據(jù)。圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域37第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標準的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（一）柱形圖柱形圖也稱直方圖，是Excel默認的圖表類型，也是我們經(jīng)常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時期數(shù)據(jù)的變化或描述各分類項之間的差異。一般把分類項在水平軸上標出，而把數(shù)據(jù)的大小在垂直軸上標出，這樣可以強調(diào)數(shù)據(jù)是隨分類項（如時間）而變化的。如圖1-32所示。（二）條形圖條形圖使用水平的橫條或者立體的水平橫條的長度來表示數(shù)據(jù)值的大小。條形圖強調(diào)各個數(shù)據(jù)項之間的差別情況。一般分類項在垂直軸上標出，而數(shù)據(jù)的大小在水平軸上標出。這樣可以突出數(shù)據(jù)的比較，而淡化時間的變化。例如，某公司在不同地區(qū)的銷售情況，分類軸上標出地區(qū)名稱，而銷售額為數(shù)值，在水平軸上標出。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型38第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標準的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（三）折線圖折線圖以等間隔顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢，是用直線段將各數(shù)據(jù)點連接起來而組成的圖形。一般分類軸（X軸）用來代表時間的變化，并間隔相同，而數(shù)值軸（Y軸）代表各時刻數(shù)據(jù)的大小。如圖1-34所示。（四）餅圖餅圖是把一個圓面劃分為若干扇形面，每個扇面代表一項數(shù)據(jù)值，一般只顯示一組數(shù)據(jù)系列，用于表示數(shù)據(jù)系列中的每項占該數(shù)據(jù)系列的總和的比例值，如可以描述企業(yè)利潤總額中主營業(yè)務(wù)利潤的比重，應(yīng)收賬款中處于不同階段的數(shù)額構(gòu)成等。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型39第五節(jié)Excel圖表處理二、圖表的組成認識圖表的各個組成部分，對于正確選擇圖表元素和設(shè)置圖表對象格式來說是非常重要的。Excel圖表由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、標題、數(shù)據(jù)系列、圖例和網(wǎng)格線等基本組成部分構(gòu)成。第五節(jié)Excel圖表處理二、圖表的組成40（一）圖表區(qū)圖表區(qū)是指圖表的全部范圍，Excel默認的圖表區(qū)是由白色填充區(qū)域和50%灰色細實線邊框組成的。選中圖表區(qū)時，將顯示圖表對象邊框，用于調(diào)整圖表大小的8個控制點。圖表區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置圖表區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項目改變圖表的外觀。2.改變圖表區(qū)的大小即調(diào)整圖表的大小及長寬比例。3.設(shè)置圖表的位置是否隨單元格變化，以及選擇是否打印圖表。4.選中圖表區(qū)后，可以設(shè)置圖表中文字的字體、大小和顏色。（二）繪圖區(qū)繪圖區(qū)是指圖表區(qū)內(nèi)的圖形表示的區(qū)域，即以兩個坐標軸為邊的長方形區(qū)域。選中繪圖區(qū)時將顯示繪圖區(qū)邊框，用于調(diào)整繪圖區(qū)大小的8個控制點。繪圖區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置繪圖區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項目改變繪圖區(qū)的外觀。2.通過拖放控制點，可以改變繪圖區(qū)的大小，以適合圖表的整體效果。（三）標題標題包括圖表標題和坐標軸標題。圖表標題是顯示在繪圖區(qū)上方的類文本框，坐標軸標題是顯示在坐標軸外側(cè)的類文本框。圖表標題只有一個，而坐標軸標題最多允許4個。Excel默認的標題是無邊框的黑色文字。圖表標題的作用是對圖表主要內(nèi)容的說明。坐標軸標題的作用是對對應(yīng)坐標軸的內(nèi)容進行標示。（四）數(shù)據(jù)系列和數(shù)據(jù)點數(shù)據(jù)系列是由數(shù)據(jù)點構(gòu)成的，每個數(shù)據(jù)點對應(yīng)于工作表中的某個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)系列對應(yīng)于工作表中一行或者一列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)系列在繪圖區(qū)中表現(xiàn)為彩色的點、線、面等圖形。數(shù)據(jù)系列具有以下功能。（五）坐標軸坐標軸按位置不同可分為主坐標軸和次坐標軸兩類。Excel默認顯示的是繪圖區(qū)左邊的主要縱坐標軸和下邊的主要橫坐標軸。坐標軸按引用數(shù)據(jù)不同可分為數(shù)值軸、分類軸、時間軸和序列軸4種。坐標軸具有以下功能。（六）圖例圖例由圖例項和圖例項標示組成，在默認設(shè)置中，包含圖例的無邊框矩形區(qū)域顯示在繪圖區(qū)右側(cè)。（七）數(shù)據(jù)表(模擬運算表)數(shù)據(jù)表顯示圖表中所有數(shù)據(jù)系列的源數(shù)據(jù)，對于設(shè)置了顯示數(shù)據(jù)表的圖表，數(shù)據(jù)表將固定顯示在繪圖區(qū)的下方。如果圖表中已經(jīng)顯示了數(shù)據(jù)表，則一般不再同時顯示圖例。數(shù)據(jù)表具有以下功能。（一）圖表區(qū)41三、創(chuàng)建圖表Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表二種圖表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數(shù)據(jù)所在的工作表中，而圖表工作表是把圖表繪制在一個獨立的工作表。無論哪種圖表，其和原始數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)是緊密相關(guān)的，原始數(shù)據(jù)的變化都可以立即反映到圖表上。數(shù)據(jù)是圖表的基礎(chǔ)，若要創(chuàng)建圖表，首先需在工作表中為圖表準備數(shù)據(jù)。（一）建立嵌入式圖表操作過程如下：1.打開“部門匯總工資數(shù)據(jù)表”，選中目標數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【插入】選項卡中【圖表】組中的相應(yīng)圖表類型（折線圖）按鈕，創(chuàng)建所選圖表類型的圖表。2.選中圖表，單擊【設(shè)計】選項卡的【選擇數(shù)據(jù)】按鈕，打開【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，再單擊對話框右側(cè)【水平（分類）軸標簽】下的【編輯】按鈕，打開【軸坐標】對話框，選擇軸標簽區(qū)域為單元格，最后單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框，為橫坐標設(shè)置文字標簽，如圖1-38所示。3.選中圖表，單擊【設(shè)計】選項卡中【圖表布局】的下拉按鈕，在下拉列表中單擊【布局】圖標按鈕，即可將新的布局應(yīng)用到所選的圖表中。三、創(chuàng)建圖表42（二）將圖表繪制在一張獨立的工作表圖表工作表法是將圖表繪制在一張獨立的工作表中，操作過程如下：選中圖表，單擊【設(shè)計】選項卡中【圖表樣式】的下拉按鈕，可打開圖表樣式庫，單擊【樣式】圖標按鈕，將圖標樣式應(yīng)用到所選的圖表中。一般情況下，圖表是以對象方式嵌入在工作表中的，移動圖表有以下3種操作方法。1.使用鼠標拖放可以在工作表中移動圖表。2.使用【剪切】和【粘貼】命令可以在不同工作表之間移動圖表。3.將圖表移動到圖表工作表中先選中圖表，單擊【設(shè)計】選項卡中的【移動圖表】按鈕，打開【移動圖表】對話框，選擇【新工作表】選項按鈕，單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對話框，新建名為“Chart1”的圖表工作表，并將圖表移動到Chart1中。（二）將圖表繪制在一張獨立的工作表43【本章小結(jié)】本章是讀者了解Excel的基礎(chǔ)，按照Excel是什么、有哪些功能、能幫助管理者做什么、如何做的思路進行介紹。本章第一節(jié)重點講述了應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）的過程與建模的概念，以及Excel的工作簿、工作表、單元格等幾個主要的概念和使用方法。第二節(jié)和第三節(jié)重點講述了Excel公式和函數(shù)的概念、結(jié)構(gòu)和使用方法，這是后續(xù)章節(jié)在應(yīng)用Excel進行數(shù)據(jù)處理和建模過程中經(jīng)常使用的。第四節(jié)介紹了應(yīng)用Excel的數(shù)據(jù)處理和分析工具進行簡單的排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總和使用數(shù)據(jù)透視表進行數(shù)據(jù)分析的方法。第五節(jié)介紹了Excel圖表的類型和圖表的組成，以及對數(shù)據(jù)進行圖形分析的方法。Excel提供了數(shù)據(jù)表分析和圖表分析二種分析方式，圖表方式以直觀、易理解的形式成為數(shù)據(jù)表分析的一個很好的補充?！颈菊滦〗Y(jié)】本章是讀者了解Excel的基礎(chǔ)，按照Excel是44【關(guān)鍵名詞】工作簿、工作表、單元格、單元格地址、名稱管理器、絕對引用、相對引用、公式、Excel數(shù)據(jù)類型、函數(shù)、內(nèi)置函數(shù)、自定義函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表【思考題】1、什么是Excel建模？建模重要解決的問題是什么？2、Excel的函數(shù)和公式有何區(qū)別與聯(lián)系？3、Excel的內(nèi)置函數(shù)有哪些類型？4、什么是單元格的絕對引用，什么是單元格的相對引用，它們有何區(qū)別？5、Excel有哪些數(shù)據(jù)類型，當運算錯誤時會返回哪些錯誤值？6、什么是Excel數(shù)據(jù)表分析？什么是Excel圖表分析？它們之間有何聯(lián)系？【關(guān)鍵名詞】45【學(xué)習(xí)目標】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪些功能？能幫助管理者做什么？如何做？掌握應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)）的過程以及建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握Excel公式和函數(shù)的概念和使用；掌握應(yīng)用Excel進行簡單的數(shù)據(jù)處理（排序、分類匯總等）和數(shù)據(jù)分析的方法；掌握應(yīng)用Excel對數(shù)據(jù)進行圖形分析的方法?！緦W(xué)習(xí)目標】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪46第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識一、Excel是什么Excel是微軟公司（MicrosoftCorp）開發(fā)的用于數(shù)據(jù)表處理和圖表處理的應(yīng)用軟件，是一種辦公用的工具軟件，是MicroOffice的套件之一。Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力，以及應(yīng)用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當前財務(wù)、會計、審計等管理人員應(yīng)掌握的必不可少的工具之一。與大型財務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財務(wù)管理和會計審計數(shù)據(jù)處理。第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識一、Excel是什么47二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理的步驟運用excel進行業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）處理要按照一定的步驟進行。1．明確要處理的業(yè)務(wù)和達到的目標，即首先要明確運用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中哪些問題，實現(xiàn)的目標要求。2．依據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)的理論確定解決該問題應(yīng)該采用的方法（計算公式或模型），以及該方法如何在Excel中實現(xiàn)，即明確模型的具體形式。二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)48二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理的步驟（續(xù)）3．利用Excel工具建立起已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應(yīng)用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學(xué)公式、模型的約束條件等幾個部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個工作簿的同一個工作表內(nèi)，也可以存放在同一個工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學(xué)公式是用數(shù)學(xué)語言表示的對問題進行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數(shù)學(xué)公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學(xué)公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。4．利用Excel工具自動完成模型求解。因為通過數(shù)學(xué)公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動或在用戶的控制下按公式進行計算，并更新計算結(jié)果。5．把模型的計算結(jié)果用適當?shù)男问奖硎境鰜?，對計算結(jié)果進行分析、評價，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。二、應(yīng)用Excel進行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進行業(yè)49（二）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理舉例【例1-1】某公司準備發(fā)行面值為500萬元的5年期債券，票面利率為9%，按年付息，到期一次還本，發(fā)行費用率為4%，公司的所得稅稅率為25%。分別計算平價、溢價（發(fā)行價格為600萬元）發(fā)行該債券的資本成本。（二）運用Excel進行業(yè)務(wù)處理舉例50根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標，以及該業(yè)務(wù)本身的計算公式或計量模型。該業(yè)務(wù)屬于企業(yè)長期債券籌資決策內(nèi)容，籌資的資本成本是重要考慮的因素。根據(jù)債券籌資相關(guān)理論，發(fā)行債券的成本主要指債券利息和籌資費用。按照一次還本，分期付息的方式，長期債券資本成本（不考慮資金的時間價值）的計算公式為：

根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標，以及該業(yè)務(wù)本身51圖1-1長期債券資本成本的excel模型

圖1-1長期債券資本成本的excel模型521．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖1-1所示，分別在單元格C2、C3、C4、C5、C6中輸入債券價格、債券面值、債券票面利率、債券籌資費用率和所得稅稅率（即模型的原始數(shù)據(jù)）。2.在計算債券成本數(shù)據(jù)的單元格中輸入公式，可直接在C7單元格中輸入公式“=C3*C4*(1-C6)/（C2*(1-C5)）”，也可在公式輸入欄輸入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5))”，如圖1.1所示，即可計算出該項債券籌資的平價、溢價發(fā)行的資本成本分別為7.03%和5.86%。Excel作為一種電子表格數(shù)據(jù)處理工具，還提供了非常豐富的函數(shù)（如統(tǒng)計函數(shù)、財務(wù)函數(shù)等）將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的數(shù)學(xué)公式、數(shù)據(jù)處理模型進行了預(yù)先定義，可以幫助管理者簡化業(yè)務(wù)建模和數(shù)據(jù)處理過程。1．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如53【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.75%，假設(shè)年利率保持不變，每年年末將利息轉(zhuǎn)存本金（復(fù)利計算），求第5年年末該女士可以從銀行取回多少錢？

復(fù)利計算公式如下：

【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.754圖1-2用計算公式或函數(shù)建模

對例1-2用Excel單元格中輸入計算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函數(shù)調(diào)用方式建立Excel模型（C6）,如圖1-2所示，計算的結(jié)果一致圖1-2用計算公式或函數(shù)建模對例1-2用Excel單元格中55三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪問工具欄（四）工作表編輯區(qū)活動單元格（五）工作表標簽行號（六）名稱框列標狀態(tài)欄視圖按鈕滾動條（七）單元格標題欄圖1-3Excel2010主窗口界面三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪56四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿（二）保存工作簿（三）恢復(fù)工作簿文件四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿57五、Excel工作表（一）插入新工作表（二）重命名工作表（三）刪除工作表（四）移動和復(fù)制工作表五、Excel工作表（一）插入新工作表58六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇（二）單元格或區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)（三）單元格或區(qū)域的插入與刪除六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇59第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成Excel的公式是以“=”號為引導(dǎo)，通過運算符按照一定的順序組合進行數(shù)據(jù)運算處理的等式。簡單的公式有加減乘除等計算，復(fù)雜的公式則可能會包含函數(shù)以及各種引用等內(nèi)容。使用公式是為了有目的計算結(jié)果，或依據(jù)計算結(jié)果改變其所作用單元格的條件格式、設(shè)置規(guī)劃模型等。要熟練地使用公式，就要對Excel中公式的基本結(jié)構(gòu)進行了解。Excel公式的組成要素有等號“=”、運算符號、常量、單元格引用、函數(shù)和名稱等。以等號開頭輸入Excel單元格中的以下內(nèi)容，都可看作公式：“=5+2”是包含常量運算的公式；“=A3*$B$5”是包含單元格引用的公式；“=(語文成績+數(shù)學(xué)成績)÷2”是包含名稱的公式；“=SUM(D:D)”是包含函數(shù)的公式。第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成60二、公式的輸入、編輯與刪除單元格的數(shù)據(jù)類型被事先設(shè)置為“文本”，當以“=”號作為開始在單元格輸入時，Excel將自動變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)，以"+"、“-”號作為開始輸入時，系統(tǒng)會自動在其前面加上等號變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)。在輸入公式狀態(tài)下，鼠標選中其他單元格區(qū)域時，被選區(qū)域?qū)⒆鳛橐米詣虞斎氲焦街?。按下Enter鍵或者Ctrl+Shift+Enter組合鍵，可以結(jié)束普通公式和數(shù)組公式輸入或編輯狀態(tài)。如果需要對已有公式進行修改，可以通過以下3種方式進入單元格編輯狀態(tài)。第一種方式，選中公式所在單元格，并按下〈F2〉鍵；第二種方式，雙擊公式所在單元格(可能光標位置不會處于公式起始位置)；第三種方式，選中公式所在單元格，單擊列標上方的編輯欄。選中公式所在單元格，按Delete鍵即可清除單元格中的全部內(nèi)容，或者進入單元格編輯狀態(tài)后，將光標放置在某個位置并使用Delete鍵或Backspace鍵刪除光標后面或前面的公式部分內(nèi)容。當需要刪除多單元格數(shù)組公式時，必須選中其所在的全部單元格再按Delete鍵。二、公式的輸入、編輯與刪除61三、公式的復(fù)制與填充當需要使用相同的計算方法時，可以像一般單元格內(nèi)容一樣，通過“復(fù)制”（快捷鍵：Ctrl+C）和“粘貼”(快捷鍵：Ctrl+V)的方法進行操作，而不必逐個單元格編輯公式。此外，可以根據(jù)表格的具體情況使用不同的操作方法復(fù)制與填充公式，提高效率。包含單元格引用的公式進行復(fù)制與填充時，由于單元格引用方式的不同，公式的運算內(nèi)容和返回結(jié)果可能會發(fā)生很大變化。因此，在了解公式復(fù)制與填充的操作方法后，還需要對單元格引用的方式有充分的理解認識，才能利用Excel為工具，更好的為財務(wù)會計數(shù)據(jù)處理服務(wù)。三、公式的復(fù)制與填充62四、單元格引用與名稱單元格是工作表的最小組成元素，以左上角第一個單元格為原點，向下向右分別為行、列坐標的正方向，由此構(gòu)成單元格在工作表上所處位置的坐標集合。在公式中使用坐標方式表示單元格在工作表中的“地址”實現(xiàn)對存儲于單元格中的數(shù)據(jù)的調(diào)用，這種方法成為單元格引用。四、單元格引用與名稱63（一）單元格引用在公式中的引用具有以下關(guān)系：如果單元格A1包含公式“B1”，那么B1就是A1的引用單元格，A1就是B1的從屬單元格。從屬單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系稱為單元格引用的相對性，可分為3種不同的引用方式，即相對引用、絕對引用和混合引用。（一）單元格引用64【例1-4】如圖1-15對A列與B列求和。在C3單元格輸入計算公式“=$A$2+$B$2”，在D3單元格輸入計算公式“=$A$2+B2”，在E3單元格輸入計算公式“=A2+B2”；并把C3至E3單元格的公式內(nèi)容向下復(fù)制到同列其他單元格中，計算結(jié)果會如何變化？【例1-4】如圖1-15對A列與B列求和。在C3單元格輸入計65（二）名稱的使用在Excel中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱可以隨創(chuàng)建列表、設(shè)置打印區(qū)域等操作自動產(chǎn)生。作為一種特殊的公式，名稱也是以“=”號開始，可以由常量數(shù)據(jù)、常量數(shù)組、單元格引用、函數(shù)與公式等元素組成，并且每個名稱都具有一個唯一的標識，可以方便在其他名稱或公式中調(diào)用。與一般的公式所不同的是，普通公式存在于單元格中，名稱保存在工作簿中，并在程序運行時存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標識(即名稱的命名)進行調(diào)用。合理地使用名稱，可以方便編寫公式，有增強公式的可讀性、方便于公式的統(tǒng)一修改、可代替需重復(fù)使用公式以簡化公式、可代替單元格區(qū)域存儲常量數(shù)據(jù)等優(yōu)點。（二）名稱的使用66五、公式中的運算符公式中需要使用運算符號，Excel運算符號主要包括四種：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。算術(shù)運算符：主要用于加、減、乘、除、百分比以及乘冪等常規(guī)的算術(shù)運算。比較運算符：用于比較數(shù)據(jù)的大小，包括對文本或數(shù)值的比較，返回值為“TRUE”或“FALSE”。文本運算符：主要用于將文本字符或字符串進行連接和合并。引用運算符：這是Excel特有的運算符，主要用于在工作表中進行單元格的引用。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進行公式運算，當公式中使用多個運算符時，Excel將根據(jù)各個運算符的優(yōu)先級進行運算，對于同一級次的運算符，則按從左向右的順序運算。具體的優(yōu)先順序如表1-2所示。五、公式中的運算符67表1-2公式中運算符與優(yōu)先級列表類別運算符運算功能優(yōu)先級引用：區(qū)域運算符，用于引用單元格區(qū)域。1引用，聯(lián)合運算符，將多個引用合并。2引用空格交叉運算符，用于引用兩個單元格區(qū)域的重疊部分。3算數(shù)()括號4算數(shù)-負號5算數(shù)%百分號6算數(shù)^乘方7算數(shù)*和/乘除8算數(shù)+和-加減9文本&文本連接，將兩個文本連接起來合并成一個文本。10邏輯=、<、>、<=、>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11表1-2公式中運算符與優(yōu)先級列表類別運算符運算功能優(yōu)先級引68六、Excel的數(shù)據(jù)類型在介紹Excel公式后，還需要對Excel的數(shù)據(jù)類型做一個簡單的了解。在單元格中可以輸入和保存的數(shù)據(jù)包括4種基本類型：數(shù)值、日期、文本和公式。除此以外，還有邏輯值、錯誤值等一些特殊的數(shù)值類型。六、Excel的數(shù)據(jù)類型69七、公式使用中的常見錯誤在使用公式計算的過程中，常常會出現(xiàn)一些無法顯示正確值的情況，依據(jù)錯誤情況的不同，Excel返回的錯誤信息也不相同。表1-3為Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明。表1-3Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明#####輸入到單元格的數(shù)值太長，在單元格中顯示不下，可以通過調(diào)整單元格大小來修正。#VALUE!使用了錯誤的參數(shù)和運算對象類型。#DIV/0!公式被0除時。#NAME？公式中產(chǎn)生不能識別的文本，產(chǎn)生的錯誤值。#N/A函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯誤值。#REF!單元格引用無效。#NUM!公式或函數(shù)中的某個數(shù)字有問題。#NULL!試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時產(chǎn)生的錯誤值。七、公式使用中的常見錯誤表1-3Excel函數(shù)與公式使用中70第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成為了方便用戶使用，Excel提供了大量的函數(shù)。Excel函數(shù)是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。Excel函數(shù)的概念與數(shù)學(xué)中函數(shù)的概念類似，它是一些預(yù)定義的公式，這些公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進行計算，因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。以下為一個Excel函數(shù)的基本語法結(jié)構(gòu)：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3,…參數(shù)N)函數(shù)只有唯一的函數(shù)名且不區(qū)分大小寫，函數(shù)名表達函數(shù)的含義，由一個字符串來表示。每個函數(shù)都有特定的功能和用途。函數(shù)名后面是用圓括號括起來的參數(shù)，多個參數(shù)之間要用半角的逗號分隔，函數(shù)參數(shù)具有固定的位置。函數(shù)的參數(shù)可分為：可選參數(shù)與必須參數(shù)。在Excel函數(shù)語法中，可選參數(shù)一般用一對方括號“[]”包含起來。當函數(shù)有多個可選參數(shù)時，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語法為:OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])其中height、width參數(shù)都為可選參數(shù)，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個參數(shù)，則第4個參數(shù)會識別為height而不是width參數(shù)。第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成71二、函數(shù)的分類在數(shù)據(jù)處理過程中，某些簡單的計算可以通過自行設(shè)計公式來完成，但如果要對多個單元格進行復(fù)雜操作，則需要使用Excel函數(shù)，以使數(shù)據(jù)的處理過程高效、簡單，降低出錯的概率。另外，類似RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機值的功能也是自編公式無法完成的。在Excel函數(shù)中，依據(jù)來源的不同，函數(shù)可分為以下四個種類。二、函數(shù)的分類72三、函數(shù)的輸入和編輯如果對要使用的函數(shù)非常熟悉，可以在單元格中直接輸入函數(shù)公式，然后單擊編輯欄中“=”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的函數(shù)公式自動進行計算，并把計算結(jié)果顯示到該單元格中。除了直接輸入函數(shù)公式外，還可以使用Excel提供的【插入函數(shù)】的工具完成函數(shù)的輸入和使用。（一）使用“自動求和”按鈕插入函數(shù)（二）使用函數(shù)庫插入已知類別的函數(shù)（三）使用“插入函數(shù)”向?qū)阉骱瘮?shù)（四）使用“公式記憶式鍵入”手工輸入函數(shù)（五）靈活使用“函數(shù)屏幕提示”工具三、函數(shù)的輸入和編輯73第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)有效性工具通常用來限制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍，防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性是數(shù)據(jù)處理與分析的前提要求。（一）數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置與使用要對某個單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，可以按以下步驟操作。1.選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，如圖1-23性別列。2.單擊功能區(qū)中【數(shù)據(jù)】選項卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框，如圖1-23所示。3.【設(shè)置】選項卡中的驗證條件【允許】下拉菜單中選擇“序列”，【來源】輸入“男，女”，表示允許選擇區(qū)域中輸入文本男或女，用半角逗號分隔。4.點擊確定后，有效性設(shè)置完成，效果如圖1-22右側(cè)所示。第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性74圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性75（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則在【數(shù)據(jù)有效性】對話框的【設(shè)置】選項卡中，內(nèi)置了8種數(shù)據(jù)有效性允許的條件可以對數(shù)據(jù)錄入進行有效地管理和控制。這8中數(shù)據(jù)有效性允許的條件為：任何值、整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度和自定義。如圖1-24所示。

其中，“任何值”為默認選項，即允許在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)而不受限制。其他條件則只允許輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的值。較為不易理解的是“序列”、“文本長度”和“自定義”這三種條件。“序列”條件要求在單元格區(qū)域中必須輸入某一特定序列中的一個內(nèi)容項。序列的內(nèi)容可以是單元格引用、公式，也可以手動輸入?！拔谋鹃L度”條件，主要用于限制輸入數(shù)據(jù)的字符個數(shù)。例如要求輸入某會計一級科目編碼必須為4位?！白远x”條件則主要是指通過函數(shù)與公式來實現(xiàn)較為復(fù)雜的條件。圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則

圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件76二、數(shù)據(jù)的排序在日常的數(shù)據(jù)處理工作中，經(jīng)常需要對大量的數(shù)據(jù)按某種要求進行排序，如按應(yīng)發(fā)工資數(shù)額從小到大排序。我們可以利用Excel提供的排序工具進行處理。排序是對數(shù)據(jù)的順序進行重新排列，其中決定數(shù)據(jù)順序關(guān)系的數(shù)據(jù)列被稱為關(guān)鍵字。在Excel中，可以按字母、數(shù)字或日期等順序來進行數(shù)據(jù)排序。排序關(guān)鍵字是Excel對數(shù)據(jù)進行排序的依據(jù)，在排序之后，主要關(guān)鍵字所在的數(shù)據(jù)列是有順序的，而其余數(shù)據(jù)列不一定有序。（一）排序的規(guī)則（二）排序的操作步驟二、數(shù)據(jù)的排序77三、數(shù)據(jù)篩選財務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數(shù)據(jù)當中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，這時就需要利用Excel提供的篩選功能來實現(xiàn)。篩選功能可以把數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)篩選方法有自動篩選和高級篩選。（一）自動篩選（二）高級篩選三、數(shù)據(jù)篩選78四、數(shù)據(jù)分類匯總在對數(shù)據(jù)進行分析時，常常需要將相同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來，這就是數(shù)據(jù)的分類與匯總。分類匯總是一種在數(shù)據(jù)表中快捷地匯總數(shù)據(jù)的方法，通過分級顯示和分類匯總，可以從大量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息。使用Excel工具對數(shù)據(jù)進行分類匯總時，必須確定以下內(nèi)容：首先，要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是一個數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫，且數(shù)據(jù)表各列必須有列標題；其次，必須在數(shù)據(jù)表中對要進行分類匯總的列進行排序，這個排序的列標就是分類關(guān)鍵字，在進行分類匯總時，只能指定排序后的列標為匯總關(guān)鍵字。四、數(shù)據(jù)分類匯總79五、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件或0LAP（聯(lián)機分析處理）多維數(shù)據(jù)集中的特殊字段中總結(jié)信息的分析工具。它是一種交互式報表，可以快速分類匯總、比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計結(jié)果，同時還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點，可方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。一張數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標移動字段位置，即可變換出各種類型的報表。同時，數(shù)據(jù)透視表也是解決函數(shù)公式速度瓶頸的手段之一。因此，該工具是最常用、功能最全的Excel數(shù)據(jù)分析工具之一。數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計算平均數(shù)或標準差、建立列聯(lián)表、計算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系，從而將紛繁復(fù)雜的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的信息，以供研究和決策所用?？傊?，合理運用數(shù)據(jù)透視表進行計算與分析，能使許多復(fù)雜的問題簡單化并且極大地提高工作效率。五、數(shù)據(jù)透視表80【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，請對各城市不同專業(yè)類型的薪資待遇分類匯總并進行比較分析，用數(shù)據(jù)透視表來完成。假設(shè)表1-4的工作表已經(jīng)建立，數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入。城市專業(yè)類型薪資待遇深圳平面設(shè)計7200深圳UI設(shè)計師8600深圳Java程序員9000深圳Android程序員10800深圳PHP程序員10800廣州平面設(shè)計7100廣州UI設(shè)計師7000廣州Java程序員7400廣州Android程序員9200廣州PHP程序員8600北京平面設(shè)計8200北京UI設(shè)計師7800北京Java程序員12600北京Android程序員15000北京PHP程序員10200南寧平面設(shè)計3700南寧UI設(shè)計師5300南寧Java程序員5900南寧Android程序員7300南寧PHP程序員5500柳州平面設(shè)計3900柳州UI設(shè)計師3500柳州Java程序員4200柳州Android程序員4500柳州PHP程序員4000北海平面設(shè)計2800北海UI設(shè)計師2700北海Android程序員

北海Java程序員3500北海PHP程序員3500表1-4各城市程序員專業(yè)類型與薪資待遇（一）數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟1.打開“各城市程序員專業(yè)類型與薪資”工作表，單擊數(shù)據(jù)列表區(qū)域中任意一個單元格，在【插入】選項卡中單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標，彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖1-30。2.保持“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框內(nèi)默認的選項不變，單擊【確定】按鈕后即可創(chuàng)建一張空的數(shù)據(jù)透視表。3.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框中按照需要分別勾選“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠標左鍵將其拖曳至表格所需位置即可【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，81（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域從結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)透視表至少包含3個部分，如圖1-31所示。1.行區(qū)域：此標志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的行字段。2.列區(qū)域:此標志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的列字段。3.數(shù)值區(qū)域：此標志區(qū)城中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的顯示匯總的數(shù)據(jù)。圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域82第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標準的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（一）柱形圖柱形圖也稱直方圖，是Excel默認的圖表類型，也是我們經(jīng)常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時期數(shù)據(jù)的變化或描述各分類項之間的差異。一般把分類項在水平軸上標出，而把數(shù)據(jù)的大小在垂直軸上標出，這樣可以強調(diào)數(shù)據(jù)是隨分類項（如時間）而變化的。如圖1-32所示。（二）條形圖條形圖使用水平的橫條或者立體的水平橫條的長度來表示數(shù)據(jù)值的大小。條形圖強調(diào)各個數(shù)據(jù)項之間的差別情況。一般分類項在垂直軸上標出，而數(shù)據(jù)的大小在水平軸上標出。這樣可以突出數(shù)據(jù)的比較，而淡化時間的變化。例如，某公司在不同地區(qū)的銷售情況，分類軸上標出地區(qū)名稱，而銷售額為數(shù)值，在水平軸上標出。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型83第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標準的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（三）折線圖折線圖以等間隔顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢，是用直線段將各數(shù)據(jù)點連接起來而組成的圖形。一般分類軸（X軸）用來代表時間的變化，并間隔相同，而數(shù)值軸（Y軸）代表各時刻數(shù)據(jù)的大小。如圖1-34所示。（四）餅圖餅圖是把一個圓面劃分為若干扇形面，每個扇面代表一項數(shù)據(jù)值，一般只顯示一組數(shù)據(jù)系列，用于表示數(shù)據(jù)系列中的每項占該數(shù)據(jù)系列的總和的比例值，如可以描述企業(yè)利潤