財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理-以Excel為工具第1章-Excel應(yīng)用基礎(chǔ)課件

【學(xué)習(xí)目標(biāo)】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪些功能？能幫助管理者做什么？如何做？掌握應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)）的過程以及建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握Excel公式和函數(shù)的概念和使用；掌握應(yīng)用Excel進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理（排序、分類匯總等）和數(shù)據(jù)分析的方法；掌握應(yīng)用Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形分析的方法?！緦W(xué)習(xí)目標(biāo)】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪1第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel是什么Excel是微軟公司（MicrosoftCorp）開發(fā)的用于數(shù)據(jù)表處理和圖表處理的應(yīng)用軟件，是一種辦公用的工具軟件，是MicroOffice的套件之一。Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力，以及應(yīng)用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當(dāng)前財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)等管理人員應(yīng)掌握的必不可少的工具之一。與大型財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)審計(jì)數(shù)據(jù)處理。第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel是什么2二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟運(yùn)用excel進(jìn)行業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）處理要按照一定的步驟進(jìn)行。1．明確要處理的業(yè)務(wù)和達(dá)到的目標(biāo)，即首先要明確運(yùn)用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中哪些問題，實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)要求。2．依據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)的理論確定解決該問題應(yīng)該采用的方法（計(jì)算公式或模型），以及該方法如何在Excel中實(shí)現(xiàn)，即明確模型的具體形式。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)3二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟（續(xù)）3．利用Excel工具建立起已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應(yīng)用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學(xué)公式、模型的約束條件等幾個(gè)部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進(jìn)行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫(kù)獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個(gè)工作簿的同一個(gè)工作表內(nèi)，也可以存放在同一個(gè)工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學(xué)公式是用數(shù)學(xué)語(yǔ)言表示的對(duì)問題進(jìn)行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數(shù)學(xué)公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學(xué)公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。4．利用Excel工具自動(dòng)完成模型求解。因?yàn)橥ㄟ^數(shù)學(xué)公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動(dòng)態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動(dòng)或在用戶的控制下按公式進(jìn)行計(jì)算，并更新計(jì)算結(jié)果。5．把模型的計(jì)算結(jié)果用適當(dāng)?shù)男问奖硎境鰜?，?duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)4（二）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舉例【例1-1】某公司準(zhǔn)備發(fā)行面值為500萬元的5年期債券，票面利率為9%，按年付息，到期一次還本，發(fā)行費(fèi)用率為4%，公司的所得稅稅率為25%。分別計(jì)算平價(jià)、溢價(jià)（發(fā)行價(jià)格為600萬元）發(fā)行該債券的資本成本。（二）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舉例5根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標(biāo)，以及該業(yè)務(wù)本身的計(jì)算公式或計(jì)量模型。該業(yè)務(wù)屬于企業(yè)長(zhǎng)期債券籌資決策內(nèi)容，籌資的資本成本是重要考慮的因素。根據(jù)債券籌資相關(guān)理論，發(fā)行債券的成本主要指?jìng)⒑突I資費(fèi)用。按照一次還本，分期付息的方式，長(zhǎng)期債券資本成本（不考慮資金的時(shí)間價(jià)值）的計(jì)算公式為：

根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標(biāo)，以及該業(yè)務(wù)本身6圖1-1長(zhǎng)期債券資本成本的excel模型

圖1-1長(zhǎng)期債券資本成本的excel模型71．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖1-1所示，分別在單元格C2、C3、C4、C5、C6中輸入債券價(jià)格、債券面值、債券票面利率、債券籌資費(fèi)用率和所得稅稅率（即模型的原始數(shù)據(jù)）。2.在計(jì)算債券成本數(shù)據(jù)的單元格中輸入公式，可直接在C7單元格中輸入公式“=C3*C4*(1-C6)/（C2*(1-C5)）”，也可在公式輸入欄輸入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5))”，如圖1.1所示，即可計(jì)算出該項(xiàng)債券籌資的平價(jià)、溢價(jià)發(fā)行的資本成本分別為7.03%和5.86%。Excel作為一種電子表格數(shù)據(jù)處理工具，還提供了非常豐富的函數(shù)（如統(tǒng)計(jì)函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等）將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的數(shù)學(xué)公式、數(shù)據(jù)處理模型進(jìn)行了預(yù)先定義，可以幫助管理者簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)建模和數(shù)據(jù)處理過程。1．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如8【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.75%，假設(shè)年利率保持不變，每年年末將利息轉(zhuǎn)存本金（復(fù)利計(jì)算），求第5年年末該女士可以從銀行取回多少錢？

復(fù)利計(jì)算公式如下：

【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.79圖1-2用計(jì)算公式或函數(shù)建模

對(duì)例1-2用Excel單元格中輸入計(jì)算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函數(shù)調(diào)用方式建立Excel模型（C6）,如圖1-2所示，計(jì)算的結(jié)果一致圖1-2用計(jì)算公式或函數(shù)建模對(duì)例1-2用Excel單元格中10三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪問工具欄（四）工作表編輯區(qū)活動(dòng)單元格（五）工作表標(biāo)簽行號(hào)（六）名稱框列標(biāo)狀態(tài)欄視圖按鈕滾動(dòng)條（七）單元格標(biāo)題欄圖1-3Excel2010主窗口界面三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪11四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿（二）保存工作簿（三）恢復(fù)工作簿文件四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿12五、Excel工作表（一）插入新工作表（二）重命名工作表（三）刪除工作表（四）移動(dòng)和復(fù)制工作表五、Excel工作表（一）插入新工作表13六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇（二）單元格或區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)（三）單元格或區(qū)域的插入與刪除六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇14第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成Excel的公式是以“=”號(hào)為引導(dǎo)，通過運(yùn)算符按照一定的順序組合進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算處理的等式。簡(jiǎn)單的公式有加減乘除等計(jì)算，復(fù)雜的公式則可能會(huì)包含函數(shù)以及各種引用等內(nèi)容。使用公式是為了有目的計(jì)算結(jié)果，或依據(jù)計(jì)算結(jié)果改變其所作用單元格的條件格式、設(shè)置規(guī)劃模型等。要熟練地使用公式，就要對(duì)Excel中公式的基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行了解。Excel公式的組成要素有等號(hào)“=”、運(yùn)算符號(hào)、常量、單元格引用、函數(shù)和名稱等。以等號(hào)開頭輸入Excel單元格中的以下內(nèi)容，都可看作公式：“=5+2”是包含常量運(yùn)算的公式；“=A3*$B$5”是包含單元格引用的公式；“=(語(yǔ)文成績(jī)+數(shù)學(xué)成績(jī))÷2”是包含名稱的公式；“=SUM(D:D)”是包含函數(shù)的公式。第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成15二、公式的輸入、編輯與刪除單元格的數(shù)據(jù)類型被事先設(shè)置為“文本”，當(dāng)以“=”號(hào)作為開始在單元格輸入時(shí)，Excel將自動(dòng)變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)，以"+"、“-”號(hào)作為開始輸入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在其前面加上等號(hào)變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)。在輸入公式狀態(tài)下，鼠標(biāo)選中其他單元格區(qū)域時(shí)，被選區(qū)域?qū)⒆鳛橐米詣?dòng)輸入到公式中。按下Enter鍵或者Ctrl+Shift+Enter組合鍵，可以結(jié)束普通公式和數(shù)組公式輸入或編輯狀態(tài)。如果需要對(duì)已有公式進(jìn)行修改，可以通過以下3種方式進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)。第一種方式，選中公式所在單元格，并按下〈F2〉鍵；第二種方式，雙擊公式所在單元格(可能光標(biāo)位置不會(huì)處于公式起始位置)；第三種方式，選中公式所在單元格，單擊列標(biāo)上方的編輯欄。選中公式所在單元格，按Delete鍵即可清除單元格中的全部?jī)?nèi)容，或者進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)后，將光標(biāo)放置在某個(gè)位置并使用Delete鍵或Backspace鍵刪除光標(biāo)后面或前面的公式部分內(nèi)容。當(dāng)需要?jiǎng)h除多單元格數(shù)組公式時(shí)，必須選中其所在的全部單元格再按Delete鍵。二、公式的輸入、編輯與刪除16三、公式的復(fù)制與填充當(dāng)需要使用相同的計(jì)算方法時(shí)，可以像一般單元格內(nèi)容一樣，通過“復(fù)制”（快捷鍵：Ctrl+C）和“粘貼”(快捷鍵：Ctrl+V)的方法進(jìn)行操作，而不必逐個(gè)單元格編輯公式。此外，可以根據(jù)表格的具體情況使用不同的操作方法復(fù)制與填充公式，提高效率。包含單元格引用的公式進(jìn)行復(fù)制與填充時(shí)，由于單元格引用方式的不同，公式的運(yùn)算內(nèi)容和返回結(jié)果可能會(huì)發(fā)生很大變化。因此，在了解公式復(fù)制與填充的操作方法后，還需要對(duì)單元格引用的方式有充分的理解認(rèn)識(shí)，才能利用Excel為工具，更好的為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理服務(wù)。三、公式的復(fù)制與填充17四、單元格引用與名稱單元格是工作表的最小組成元素，以左上角第一個(gè)單元格為原點(diǎn)，向下向右分別為行、列坐標(biāo)的正方向，由此構(gòu)成單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集合。在公式中使用坐標(biāo)方式表示單元格在工作表中的“地址”實(shí)現(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)于單元格中的數(shù)據(jù)的調(diào)用，這種方法成為單元格引用。四、單元格引用與名稱18（一）單元格引用在公式中的引用具有以下關(guān)系：如果單元格A1包含公式“B1”，那么B1就是A1的引用單元格，A1就是B1的從屬單元格。從屬單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系稱為單元格引用的相對(duì)性，可分為3種不同的引用方式，即相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用。（一）單元格引用19【例1-4】如圖1-15對(duì)A列與B列求和。在C3單元格輸入計(jì)算公式“=$A$2+$B$2”，在D3單元格輸入計(jì)算公式“=$A$2+B2”，在E3單元格輸入計(jì)算公式“=A2+B2”；并把C3至E3單元格的公式內(nèi)容向下復(fù)制到同列其他單元格中，計(jì)算結(jié)果會(huì)如何變化？【例1-4】如圖1-15對(duì)A列與B列求和。在C3單元格輸入計(jì)20（二）名稱的使用在Excel中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱可以隨創(chuàng)建列表、設(shè)置打印區(qū)域等操作自動(dòng)產(chǎn)生。作為一種特殊的公式，名稱也是以“=”號(hào)開始，可以由常量數(shù)據(jù)、常量數(shù)組、單元格引用、函數(shù)與公式等元素組成，并且每個(gè)名稱都具有一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)，可以方便在其他名稱或公式中調(diào)用。與一般的公式所不同的是，普通公式存在于單元格中，名稱保存在工作簿中，并在程序運(yùn)行時(shí)存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標(biāo)識(shí)(即名稱的命名)進(jìn)行調(diào)用。合理地使用名稱，可以方便編寫公式，有增強(qiáng)公式的可讀性、方便于公式的統(tǒng)一修改、可代替需重復(fù)使用公式以簡(jiǎn)化公式、可代替單元格區(qū)域存儲(chǔ)常量數(shù)據(jù)等優(yōu)點(diǎn)。（二）名稱的使用21五、公式中的運(yùn)算符公式中需要使用運(yùn)算符號(hào)，Excel運(yùn)算符號(hào)主要包括四種：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。算術(shù)運(yùn)算符：主要用于加、減、乘、除、百分比以及乘冪等常規(guī)的算術(shù)運(yùn)算。比較運(yùn)算符：用于比較數(shù)據(jù)的大小，包括對(duì)文本或數(shù)值的比較，返回值為“TRUE”或“FALSE”。文本運(yùn)算符：主要用于將文本字符或字符串進(jìn)行連接和合并。引用運(yùn)算符：這是Excel特有的運(yùn)算符，主要用于在工作表中進(jìn)行單元格的引用。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進(jìn)行公式運(yùn)算，當(dāng)公式中使用多個(gè)運(yùn)算符時(shí)，Excel將根據(jù)各個(gè)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行運(yùn)算，對(duì)于同一級(jí)次的運(yùn)算符，則按從左向右的順序運(yùn)算。具體的優(yōu)先順序如表1-2所示。五、公式中的運(yùn)算符22表1-2公式中運(yùn)算符與優(yōu)先級(jí)列表類別運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)引用：區(qū)域運(yùn)算符，用于引用單元格區(qū)域。1引用，聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并。2引用空格交叉運(yùn)算符，用于引用兩個(gè)單元格區(qū)域的重疊部分。3算數(shù)()括號(hào)4算數(shù)-負(fù)號(hào)5算數(shù)%百分號(hào)6算數(shù)^乘方7算數(shù)*和/乘除8算數(shù)+和-加減9文本&文本連接，將兩個(gè)文本連接起來合并成一個(gè)文本。10邏輯=、<、>、<=、>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11表1-2公式中運(yùn)算符與優(yōu)先級(jí)列表類別運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)引23六、Excel的數(shù)據(jù)類型在介紹Excel公式后，還需要對(duì)Excel的數(shù)據(jù)類型做一個(gè)簡(jiǎn)單的了解。在單元格中可以輸入和保存的數(shù)據(jù)包括4種基本類型：數(shù)值、日期、文本和公式。除此以外，還有邏輯值、錯(cuò)誤值等一些特殊的數(shù)值類型。六、Excel的數(shù)據(jù)類型24七、公式使用中的常見錯(cuò)誤在使用公式計(jì)算的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些無法顯示正確值的情況，依據(jù)錯(cuò)誤情況的不同，Excel返回的錯(cuò)誤信息也不相同。表1-3為Excel函數(shù)與公式使用中常見錯(cuò)誤值及其說明。表1-3Excel函數(shù)與公式使用中常見錯(cuò)誤值及其說明#####輸入到單元格的數(shù)值太長(zhǎng)，在單元格中顯示不下，可以通過調(diào)整單元格大小來修正。#VALUE!使用了錯(cuò)誤的參數(shù)和運(yùn)算對(duì)象類型。#DIV/0!公式被0除時(shí)。#NAME？公式中產(chǎn)生不能識(shí)別的文本，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。#N/A函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。#REF!單元格引用無效。#NUM!公式或函數(shù)中的某個(gè)數(shù)字有問題。#NULL!試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。七、公式使用中的常見錯(cuò)誤表1-3Excel函數(shù)與公式使用中25第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成為了方便用戶使用，Excel提供了大量的函數(shù)。Excel函數(shù)是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計(jì)算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。Excel函數(shù)的概念與數(shù)學(xué)中函數(shù)的概念類似，它是一些預(yù)定義的公式，這些公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算，因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。以下為一個(gè)Excel函數(shù)的基本語(yǔ)法結(jié)構(gòu)：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3,…參數(shù)N)函數(shù)只有唯一的函數(shù)名且不區(qū)分大小寫，函數(shù)名表達(dá)函數(shù)的含義，由一個(gè)字符串來表示。每個(gè)函數(shù)都有特定的功能和用途。函數(shù)名后面是用圓括號(hào)括起來的參數(shù)，多個(gè)參數(shù)之間要用半角的逗號(hào)分隔，函數(shù)參數(shù)具有固定的位置。函數(shù)的參數(shù)可分為：可選參數(shù)與必須參數(shù)。在Excel函數(shù)語(yǔ)法中，可選參數(shù)一般用一對(duì)方括號(hào)“[]”包含起來。當(dāng)函數(shù)有多個(gè)可選參數(shù)時(shí)，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語(yǔ)法為:OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])其中height、width參數(shù)都為可選參數(shù)，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個(gè)參數(shù)，則第4個(gè)參數(shù)會(huì)識(shí)別為height而不是width參數(shù)。第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成26二、函數(shù)的分類在數(shù)據(jù)處理過程中，某些簡(jiǎn)單的計(jì)算可以通過自行設(shè)計(jì)公式來完成，但如果要對(duì)多個(gè)單元格進(jìn)行復(fù)雜操作，則需要使用Excel函數(shù)，以使數(shù)據(jù)的處理過程高效、簡(jiǎn)單，降低出錯(cuò)的概率。另外，類似RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機(jī)值的功能也是自編公式無法完成的。在Excel函數(shù)中，依據(jù)來源的不同，函數(shù)可分為以下四個(gè)種類。二、函數(shù)的分類27三、函數(shù)的輸入和編輯如果對(duì)要使用的函數(shù)非常熟悉，可以在單元格中直接輸入函數(shù)公式，然后單擊編輯欄中“=”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的函數(shù)公式自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算，并把計(jì)算結(jié)果顯示到該單元格中。除了直接輸入函數(shù)公式外，還可以使用Excel提供的【插入函數(shù)】的工具完成函數(shù)的輸入和使用。（一）使用“自動(dòng)求和”按鈕插入函數(shù)（二）使用函數(shù)庫(kù)插入已知類別的函數(shù)（三）使用“插入函數(shù)”向?qū)阉骱瘮?shù)（四）使用“公式記憶式鍵入”手工輸入函數(shù)（五）靈活使用“函數(shù)屏幕提示”工具三、函數(shù)的輸入和編輯28第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)有效性工具通常用來限制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍，防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性是數(shù)據(jù)處理與分析的前提要求。（一）數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置與使用要對(duì)某個(gè)單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，可以按以下步驟操作。1.選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，如圖1-23性別列。2.單擊功能區(qū)中【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框，如圖1-23所示。3.【設(shè)置】選項(xiàng)卡中的驗(yàn)證條件【允許】下拉菜單中選擇“序列”，【來源】輸入“男，女”，表示允許選擇區(qū)域中輸入文本男或女，用半角逗號(hào)分隔。4.點(diǎn)擊確定后，有效性設(shè)置完成，效果如圖1-22右側(cè)所示。第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性29圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性30（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則在【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框的【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，內(nèi)置了8種數(shù)據(jù)有效性允許的條件可以對(duì)數(shù)據(jù)錄入進(jìn)行有效地管理和控制。這8中數(shù)據(jù)有效性允許的條件為：任何值、整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時(shí)間、文本長(zhǎng)度和自定義。如圖1-24所示。

其中，“任何值”為默認(rèn)選項(xiàng)，即允許在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)而不受限制。其他條件則只允許輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的值。較為不易理解的是“序列”、“文本長(zhǎng)度”和“自定義”這三種條件。“序列”條件要求在單元格區(qū)域中必須輸入某一特定序列中的一個(gè)內(nèi)容項(xiàng)。序列的內(nèi)容可以是單元格引用、公式，也可以手動(dòng)輸入?！拔谋鹃L(zhǎng)度”條件，主要用于限制輸入數(shù)據(jù)的字符個(gè)數(shù)。例如要求輸入某會(huì)計(jì)一級(jí)科目編碼必須為4位。“自定義”條件則主要是指通過函數(shù)與公式來實(shí)現(xiàn)較為復(fù)雜的條件。圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則

圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件31二、數(shù)據(jù)的排序在日常的數(shù)據(jù)處理工作中，經(jīng)常需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)按某種要求進(jìn)行排序，如按應(yīng)發(fā)工資數(shù)額從小到大排序。我們可以利用Excel提供的排序工具進(jìn)行處理。排序是對(duì)數(shù)據(jù)的順序進(jìn)行重新排列，其中決定數(shù)據(jù)順序關(guān)系的數(shù)據(jù)列被稱為關(guān)鍵字。在Excel中，可以按字母、數(shù)字或日期等順序來進(jìn)行數(shù)據(jù)排序。排序關(guān)鍵字是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的依據(jù)，在排序之后，主要關(guān)鍵字所在的數(shù)據(jù)列是有順序的，而其余數(shù)據(jù)列不一定有序。（一）排序的規(guī)則（二）排序的操作步驟二、數(shù)據(jù)的排序32三、數(shù)據(jù)篩選財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數(shù)據(jù)當(dāng)中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，這時(shí)就需要利用Excel提供的篩選功能來實(shí)現(xiàn)。篩選功能可以把數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫(kù)中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)篩選方法有自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。（一）自動(dòng)篩選（二）高級(jí)篩選三、數(shù)據(jù)篩選33四、數(shù)據(jù)分類匯總在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，常常需要將相同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來，這就是數(shù)據(jù)的分類與匯總。分類匯總是一種在數(shù)據(jù)表中快捷地匯總數(shù)據(jù)的方法，通過分級(jí)顯示和分類匯總，可以從大量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息。使用Excel工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時(shí)，必須確定以下內(nèi)容：首先，要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是一個(gè)數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫(kù)，且數(shù)據(jù)表各列必須有列標(biāo)題；其次，必須在數(shù)據(jù)表中對(duì)要進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序，這個(gè)排序的列標(biāo)就是分類關(guān)鍵字，在進(jìn)行分類匯總時(shí)，只能指定排序后的列標(biāo)為匯總關(guān)鍵字。四、數(shù)據(jù)分類匯總34五、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)文件或0LAP（聯(lián)機(jī)分析處理）多維數(shù)據(jù)集中的特殊字段中總結(jié)信息的分析工具。它是一種交互式報(bào)表，可以快速分類匯總、比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時(shí)選擇其中頁(yè)、行和列中的不同元素，以達(dá)到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計(jì)結(jié)果，同時(shí)還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機(jī)地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點(diǎn)，可方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。一張數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標(biāo)移動(dòng)字段位置，即可變換出各種類型的報(bào)表。同時(shí)，數(shù)據(jù)透視表也是解決函數(shù)公式速度瓶頸的手段之一。因此，該工具是最常用、功能最全的Excel數(shù)據(jù)分析工具之一。數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計(jì)算平均數(shù)或標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計(jì)算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對(duì)數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系，從而將紛繁復(fù)雜的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，以供研究和決策所用?？傊?，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行計(jì)算與分析，能使許多復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化并且極大地提高工作效率。五、數(shù)據(jù)透視表35【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，請(qǐng)對(duì)各城市不同專業(yè)類型的薪資待遇分類匯總并進(jìn)行比較分析，用數(shù)據(jù)透視表來完成。假設(shè)表1-4的工作表已經(jīng)建立，數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入。城市專業(yè)類型薪資待遇深圳平面設(shè)計(jì)7200深圳UI設(shè)計(jì)師8600深圳Java程序員9000深圳Android程序員10800深圳PHP程序員10800廣州平面設(shè)計(jì)7100廣州UI設(shè)計(jì)師7000廣州Java程序員7400廣州Android程序員9200廣州PHP程序員8600北京平面設(shè)計(jì)8200北京UI設(shè)計(jì)師7800北京Java程序員12600北京Android程序員15000北京PHP程序員10200南寧平面設(shè)計(jì)3700南寧UI設(shè)計(jì)師5300南寧Java程序員5900南寧Android程序員7300南寧PHP程序員5500柳州平面設(shè)計(jì)3900柳州UI設(shè)計(jì)師3500柳州Java程序員4200柳州Android程序員4500柳州PHP程序員4000北海平面設(shè)計(jì)2800北海UI設(shè)計(jì)師2700北海Android程序員

北海Java程序員3500北海PHP程序員3500表1-4各城市程序員專業(yè)類型與薪資待遇（一）數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟1.打開“各城市程序員專業(yè)類型與薪資”工作表，單擊數(shù)據(jù)列表區(qū)域中任意一個(gè)單元格，在【插入】選項(xiàng)卡中單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標(biāo)，彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，如圖1-30。2.保持“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框內(nèi)默認(rèn)的選項(xiàng)不變，單擊【確定】按鈕后即可創(chuàng)建一張空的數(shù)據(jù)透視表。3.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對(duì)話框中按照需要分別勾選“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠標(biāo)左鍵將其拖曳至表格所需位置即可【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，36（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域從結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)透視表至少包含3個(gè)部分，如圖1-31所示。1.行區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的行字段。2.列區(qū)域:此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的列字段。3.數(shù)值區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)城中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的顯示匯總的數(shù)據(jù)。圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域37第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（一）柱形圖柱形圖也稱直方圖，是Excel默認(rèn)的圖表類型，也是我們經(jīng)常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時(shí)期數(shù)據(jù)的變化或描述各分類項(xiàng)之間的差異。一般把分類項(xiàng)在水平軸上標(biāo)出，而把數(shù)據(jù)的大小在垂直軸上標(biāo)出，這樣可以強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)是隨分類項(xiàng)（如時(shí)間）而變化的。如圖1-32所示。（二）條形圖條形圖使用水平的橫條或者立體的水平橫條的長(zhǎng)度來表示數(shù)據(jù)值的大小。條形圖強(qiáng)調(diào)各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差別情況。一般分類項(xiàng)在垂直軸上標(biāo)出，而數(shù)據(jù)的大小在水平軸上標(biāo)出。這樣可以突出數(shù)據(jù)的比較，而淡化時(shí)間的變化。例如，某公司在不同地區(qū)的銷售情況，分類軸上標(biāo)出地區(qū)名稱，而銷售額為數(shù)值，在水平軸上標(biāo)出。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型38第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（三）折線圖折線圖以等間隔顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，是用直線段將各數(shù)據(jù)點(diǎn)連接起來而組成的圖形。一般分類軸（X軸）用來代表時(shí)間的變化，并間隔相同，而數(shù)值軸（Y軸）代表各時(shí)刻數(shù)據(jù)的大小。如圖1-34所示。（四）餅圖餅圖是把一個(gè)圓面劃分為若干扇形面，每個(gè)扇面代表一項(xiàng)數(shù)據(jù)值，一般只顯示一組數(shù)據(jù)系列，用于表示數(shù)據(jù)系列中的每項(xiàng)占該數(shù)據(jù)系列的總和的比例值，如可以描述企業(yè)利潤(rùn)總額中主營(yíng)業(yè)務(wù)利潤(rùn)的比重，應(yīng)收賬款中處于不同階段的數(shù)額構(gòu)成等。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型39第五節(jié)Excel圖表處理二、圖表的組成認(rèn)識(shí)圖表的各個(gè)組成部分，對(duì)于正確選擇圖表元素和設(shè)置圖表對(duì)象格式來說是非常重要的。Excel圖表由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、標(biāo)題、數(shù)據(jù)系列、圖例和網(wǎng)格線等基本組成部分構(gòu)成。第五節(jié)Excel圖表處理二、圖表的組成40（一）圖表區(qū)圖表區(qū)是指圖表的全部范圍，Excel默認(rèn)的圖表區(qū)是由白色填充區(qū)域和50%灰色細(xì)實(shí)線邊框組成的。選中圖表區(qū)時(shí)，將顯示圖表對(duì)象邊框，用于調(diào)整圖表大小的8個(gè)控制點(diǎn)。圖表區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置圖表區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項(xiàng)目改變圖表的外觀。2.改變圖表區(qū)的大小即調(diào)整圖表的大小及長(zhǎng)寬比例。3.設(shè)置圖表的位置是否隨單元格變化，以及選擇是否打印圖表。4.選中圖表區(qū)后，可以設(shè)置圖表中文字的字體、大小和顏色。（二）繪圖區(qū)繪圖區(qū)是指圖表區(qū)內(nèi)的圖形表示的區(qū)域，即以兩個(gè)坐標(biāo)軸為邊的長(zhǎng)方形區(qū)域。選中繪圖區(qū)時(shí)將顯示繪圖區(qū)邊框，用于調(diào)整繪圖區(qū)大小的8個(gè)控制點(diǎn)。繪圖區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置繪圖區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項(xiàng)目改變繪圖區(qū)的外觀。2.通過拖放控制點(diǎn)，可以改變繪圖區(qū)的大小，以適合圖表的整體效果。（三）標(biāo)題標(biāo)題包括圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題。圖表標(biāo)題是顯示在繪圖區(qū)上方的類文本框，坐標(biāo)軸標(biāo)題是顯示在坐標(biāo)軸外側(cè)的類文本框。圖表標(biāo)題只有一個(gè)，而坐標(biāo)軸標(biāo)題最多允許4個(gè)。Excel默認(rèn)的標(biāo)題是無邊框的黑色文字。圖表標(biāo)題的作用是對(duì)圖表主要內(nèi)容的說明。坐標(biāo)軸標(biāo)題的作用是對(duì)對(duì)應(yīng)坐標(biāo)軸的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)示。（四）數(shù)據(jù)系列和數(shù)據(jù)點(diǎn)數(shù)據(jù)系列是由數(shù)據(jù)點(diǎn)構(gòu)成的，每個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)對(duì)應(yīng)于工作表中的某個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)系列對(duì)應(yīng)于工作表中一行或者一列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)系列在繪圖區(qū)中表現(xiàn)為彩色的點(diǎn)、線、面等圖形。數(shù)據(jù)系列具有以下功能。（五）坐標(biāo)軸坐標(biāo)軸按位置不同可分為主坐標(biāo)軸和次坐標(biāo)軸兩類。Excel默認(rèn)顯示的是繪圖區(qū)左邊的主要縱坐標(biāo)軸和下邊的主要橫坐標(biāo)軸。坐標(biāo)軸按引用數(shù)據(jù)不同可分為數(shù)值軸、分類軸、時(shí)間軸和序列軸4種。坐標(biāo)軸具有以下功能。（六）圖例圖例由圖例項(xiàng)和圖例項(xiàng)標(biāo)示組成，在默認(rèn)設(shè)置中，包含圖例的無邊框矩形區(qū)域顯示在繪圖區(qū)右側(cè)。（七）數(shù)據(jù)表(模擬運(yùn)算表)數(shù)據(jù)表顯示圖表中所有數(shù)據(jù)系列的源數(shù)據(jù)，對(duì)于設(shè)置了顯示數(shù)據(jù)表的圖表，數(shù)據(jù)表將固定顯示在繪圖區(qū)的下方。如果圖表中已經(jīng)顯示了數(shù)據(jù)表，則一般不再同時(shí)顯示圖例。數(shù)據(jù)表具有以下功能。（一）圖表區(qū)41三、創(chuàng)建圖表Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表二種圖表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數(shù)據(jù)所在的工作表中，而圖表工作表是把圖表繪制在一個(gè)獨(dú)立的工作表。無論哪種圖表，其和原始數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)是緊密相關(guān)的，原始數(shù)據(jù)的變化都可以立即反映到圖表上。數(shù)據(jù)是圖表的基礎(chǔ)，若要?jiǎng)?chuàng)建圖表，首先需在工作表中為圖表準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。（一）建立嵌入式圖表操作過程如下：1.打開“部門匯總工資數(shù)據(jù)表”，選中目標(biāo)數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【插入】選項(xiàng)卡中【圖表】組中的相應(yīng)圖表類型（折線圖）按鈕，創(chuàng)建所選圖表類型的圖表。2.選中圖表，單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡的【選擇數(shù)據(jù)】按鈕，打開【選擇數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，再單擊對(duì)話框右側(cè)【水平（分類）軸標(biāo)簽】下的【編輯】按鈕，打開【軸坐標(biāo)】對(duì)話框，選擇軸標(biāo)簽區(qū)域?yàn)閱卧?，最后單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框，為橫坐標(biāo)設(shè)置文字標(biāo)簽，如圖1-38所示。3.選中圖表，單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡中【圖表布局】的下拉按鈕，在下拉列表中單擊【布局】圖標(biāo)按鈕，即可將新的布局應(yīng)用到所選的圖表中。三、創(chuàng)建圖表42（二）將圖表繪制在一張獨(dú)立的工作表圖表工作表法是將圖表繪制在一張獨(dú)立的工作表中，操作過程如下：選中圖表，單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡中【圖表樣式】的下拉按鈕，可打開圖表樣式庫(kù)，單擊【樣式】圖標(biāo)按鈕，將圖標(biāo)樣式應(yīng)用到所選的圖表中。一般情況下，圖表是以對(duì)象方式嵌入在工作表中的，移動(dòng)圖表有以下3種操作方法。1.使用鼠標(biāo)拖放可以在工作表中移動(dòng)圖表。2.使用【剪切】和【粘貼】命令可以在不同工作表之間移動(dòng)圖表。3.將圖表移動(dòng)到圖表工作表中先選中圖表，單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡中的【移動(dòng)圖表】按鈕，打開【移動(dòng)圖表】對(duì)話框，選擇【新工作表】選項(xiàng)按鈕，單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框，新建名為“Chart1”的圖表工作表，并將圖表移動(dòng)到Chart1中。（二）將圖表繪制在一張獨(dú)立的工作表43【本章小結(jié)】本章是讀者了解Excel的基礎(chǔ)，按照Excel是什么、有哪些功能、能幫助管理者做什么、如何做的思路進(jìn)行介紹。本章第一節(jié)重點(diǎn)講述了應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）的過程與建模的概念，以及Excel的工作簿、工作表、單元格等幾個(gè)主要的概念和使用方法。第二節(jié)和第三節(jié)重點(diǎn)講述了Excel公式和函數(shù)的概念、結(jié)構(gòu)和使用方法，這是后續(xù)章節(jié)在應(yīng)用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和建模過程中經(jīng)常使用的。第四節(jié)介紹了應(yīng)用Excel的數(shù)據(jù)處理和分析工具進(jìn)行簡(jiǎn)單的排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總和使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的方法。第五節(jié)介紹了Excel圖表的類型和圖表的組成，以及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形分析的方法。Excel提供了數(shù)據(jù)表分析和圖表分析二種分析方式，圖表方式以直觀、易理解的形式成為數(shù)據(jù)表分析的一個(gè)很好的補(bǔ)充?！颈菊滦〗Y(jié)】本章是讀者了解Excel的基礎(chǔ)，按照Excel是44【關(guān)鍵名詞】工作簿、工作表、單元格、單元格地址、名稱管理器、絕對(duì)引用、相對(duì)引用、公式、Excel數(shù)據(jù)類型、函數(shù)、內(nèi)置函數(shù)、自定義函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表【思考題】1、什么是Excel建模？建模重要解決的問題是什么？2、Excel的函數(shù)和公式有何區(qū)別與聯(lián)系？3、Excel的內(nèi)置函數(shù)有哪些類型？4、什么是單元格的絕對(duì)引用，什么是單元格的相對(duì)引用，它們有何區(qū)別？5、Excel有哪些數(shù)據(jù)類型，當(dāng)運(yùn)算錯(cuò)誤時(shí)會(huì)返回哪些錯(cuò)誤值？6、什么是Excel數(shù)據(jù)表分析？什么是Excel圖表分析？它們之間有何聯(lián)系？【關(guān)鍵名詞】45【學(xué)習(xí)目標(biāo)】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪些功能？能幫助管理者做什么？如何做？掌握應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)）的過程以及建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握Excel公式和函數(shù)的概念和使用；掌握應(yīng)用Excel進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理（排序、分類匯總等）和數(shù)據(jù)分析的方法；掌握應(yīng)用Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形分析的方法?！緦W(xué)習(xí)目標(biāo)】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪46第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel是什么Excel是微軟公司（MicrosoftCorp）開發(fā)的用于數(shù)據(jù)表處理和圖表處理的應(yīng)用軟件，是一種辦公用的工具軟件，是MicroOffice的套件之一。Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力，以及應(yīng)用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當(dāng)前財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)等管理人員應(yīng)掌握的必不可少的工具之一。與大型財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)審計(jì)數(shù)據(jù)處理。第一節(jié)Excel基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel是什么47二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟運(yùn)用excel進(jìn)行業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）處理要按照一定的步驟進(jìn)行。1．明確要處理的業(yè)務(wù)和達(dá)到的目標(biāo)，即首先要明確運(yùn)用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中哪些問題，實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)要求。2．依據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)的理論確定解決該問題應(yīng)該采用的方法（計(jì)算公式或模型），以及該方法如何在Excel中實(shí)現(xiàn)，即明確模型的具體形式。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)48二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟（續(xù)）3．利用Excel工具建立起已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應(yīng)用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學(xué)公式、模型的約束條件等幾個(gè)部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進(jìn)行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫(kù)獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個(gè)工作簿的同一個(gè)工作表內(nèi)，也可以存放在同一個(gè)工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學(xué)公式是用數(shù)學(xué)語(yǔ)言表示的對(duì)問題進(jìn)行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數(shù)學(xué)公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學(xué)公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。4．利用Excel工具自動(dòng)完成模型求解。因?yàn)橥ㄟ^數(shù)學(xué)公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動(dòng)態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動(dòng)或在用戶的控制下按公式進(jìn)行計(jì)算，并更新計(jì)算結(jié)果。5．把模型的計(jì)算結(jié)果用適當(dāng)?shù)男问奖硎境鰜?，?duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)49（二）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舉例【例1-1】某公司準(zhǔn)備發(fā)行面值為500萬元的5年期債券，票面利率為9%，按年付息，到期一次還本，發(fā)行費(fèi)用率為4%，公司的所得稅稅率為25%。分別計(jì)算平價(jià)、溢價(jià)（發(fā)行價(jià)格為600萬元）發(fā)行該債券的資本成本。（二）運(yùn)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舉例50根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標(biāo)，以及該業(yè)務(wù)本身的計(jì)算公式或計(jì)量模型。該業(yè)務(wù)屬于企業(yè)長(zhǎng)期債券籌資決策內(nèi)容，籌資的資本成本是重要考慮的因素。根據(jù)債券籌資相關(guān)理論，發(fā)行債券的成本主要指?jìng)⒑突I資費(fèi)用。按照一次還本，分期付息的方式，長(zhǎng)期債券資本成本（不考慮資金的時(shí)間價(jià)值）的計(jì)算公式為：

根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標(biāo)，以及該業(yè)務(wù)本身51圖1-1長(zhǎng)期債券資本成本的excel模型

圖1-1長(zhǎng)期債券資本成本的excel模型521．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖1-1所示，分別在單元格C2、C3、C4、C5、C6中輸入債券價(jià)格、債券面值、債券票面利率、債券籌資費(fèi)用率和所得稅稅率（即模型的原始數(shù)據(jù)）。2.在計(jì)算債券成本數(shù)據(jù)的單元格中輸入公式，可直接在C7單元格中輸入公式“=C3*C4*(1-C6)/（C2*(1-C5)）”，也可在公式輸入欄輸入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5))”，如圖1.1所示，即可計(jì)算出該項(xiàng)債券籌資的平價(jià)、溢價(jià)發(fā)行的資本成本分別為7.03%和5.86%。Excel作為一種電子表格數(shù)據(jù)處理工具，還提供了非常豐富的函數(shù)（如統(tǒng)計(jì)函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等）將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的數(shù)學(xué)公式、數(shù)據(jù)處理模型進(jìn)行了預(yù)先定義，可以幫助管理者簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)建模和數(shù)據(jù)處理過程。1．建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如53【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.75%，假設(shè)年利率保持不變，每年年末將利息轉(zhuǎn)存本金（復(fù)利計(jì)算），求第5年年末該女士可以從銀行取回多少錢？

復(fù)利計(jì)算公式如下：

【例1-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.754圖1-2用計(jì)算公式或函數(shù)建模

對(duì)例1-2用Excel單元格中輸入計(jì)算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函數(shù)調(diào)用方式建立Excel模型（C6）,如圖1-2所示，計(jì)算的結(jié)果一致圖1-2用計(jì)算公式或函數(shù)建模對(duì)例1-2用Excel單元格中55三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪問工具欄（四）工作表編輯區(qū)活動(dòng)單元格（五）工作表標(biāo)簽行號(hào)（六）名稱框列標(biāo)狀態(tài)欄視圖按鈕滾動(dòng)條（七）單元格標(biāo)題欄圖1-3Excel2010主窗口界面三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪56四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿（二）保存工作簿（三）恢復(fù)工作簿文件四、Excel工作簿（一）創(chuàng)建工作簿57五、Excel工作表（一）插入新工作表（二）重命名工作表（三）刪除工作表（四）移動(dòng)和復(fù)制工作表五、Excel工作表（一）插入新工作表58六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇（二）單元格或區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)（三）單元格或區(qū)域的插入與刪除六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇59第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成Excel的公式是以“=”號(hào)為引導(dǎo)，通過運(yùn)算符按照一定的順序組合進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算處理的等式。簡(jiǎn)單的公式有加減乘除等計(jì)算，復(fù)雜的公式則可能會(huì)包含函數(shù)以及各種引用等內(nèi)容。使用公式是為了有目的計(jì)算結(jié)果，或依據(jù)計(jì)算結(jié)果改變其所作用單元格的條件格式、設(shè)置規(guī)劃模型等。要熟練地使用公式，就要對(duì)Excel中公式的基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行了解。Excel公式的組成要素有等號(hào)“=”、運(yùn)算符號(hào)、常量、單元格引用、函數(shù)和名稱等。以等號(hào)開頭輸入Excel單元格中的以下內(nèi)容，都可看作公式：“=5+2”是包含常量運(yùn)算的公式；“=A3*$B$5”是包含單元格引用的公式；“=(語(yǔ)文成績(jī)+數(shù)學(xué)成績(jī))÷2”是包含名稱的公式；“=SUM(D:D)”是包含函數(shù)的公式。第二節(jié)Excel公式一、公式的含義與組成60二、公式的輸入、編輯與刪除單元格的數(shù)據(jù)類型被事先設(shè)置為“文本”，當(dāng)以“=”號(hào)作為開始在單元格輸入時(shí)，Excel將自動(dòng)變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)，以"+"、“-”號(hào)作為開始輸入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在其前面加上等號(hào)變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)。在輸入公式狀態(tài)下，鼠標(biāo)選中其他單元格區(qū)域時(shí)，被選區(qū)域?qū)⒆鳛橐米詣?dòng)輸入到公式中。按下Enter鍵或者Ctrl+Shift+Enter組合鍵，可以結(jié)束普通公式和數(shù)組公式輸入或編輯狀態(tài)。如果需要對(duì)已有公式進(jìn)行修改，可以通過以下3種方式進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)。第一種方式，選中公式所在單元格，并按下〈F2〉鍵；第二種方式，雙擊公式所在單元格(可能光標(biāo)位置不會(huì)處于公式起始位置)；第三種方式，選中公式所在單元格，單擊列標(biāo)上方的編輯欄。選中公式所在單元格，按Delete鍵即可清除單元格中的全部?jī)?nèi)容，或者進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)后，將光標(biāo)放置在某個(gè)位置并使用Delete鍵或Backspace鍵刪除光標(biāo)后面或前面的公式部分內(nèi)容。當(dāng)需要?jiǎng)h除多單元格數(shù)組公式時(shí)，必須選中其所在的全部單元格再按Delete鍵。二、公式的輸入、編輯與刪除61三、公式的復(fù)制與填充當(dāng)需要使用相同的計(jì)算方法時(shí)，可以像一般單元格內(nèi)容一樣，通過“復(fù)制”（快捷鍵：Ctrl+C）和“粘貼”(快捷鍵：Ctrl+V)的方法進(jìn)行操作，而不必逐個(gè)單元格編輯公式。此外，可以根據(jù)表格的具體情況使用不同的操作方法復(fù)制與填充公式，提高效率。包含單元格引用的公式進(jìn)行復(fù)制與填充時(shí)，由于單元格引用方式的不同，公式的運(yùn)算內(nèi)容和返回結(jié)果可能會(huì)發(fā)生很大變化。因此，在了解公式復(fù)制與填充的操作方法后，還需要對(duì)單元格引用的方式有充分的理解認(rèn)識(shí)，才能利用Excel為工具，更好的為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理服務(wù)。三、公式的復(fù)制與填充62四、單元格引用與名稱單元格是工作表的最小組成元素，以左上角第一個(gè)單元格為原點(diǎn)，向下向右分別為行、列坐標(biāo)的正方向，由此構(gòu)成單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集合。在公式中使用坐標(biāo)方式表示單元格在工作表中的“地址”實(shí)現(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)于單元格中的數(shù)據(jù)的調(diào)用，這種方法成為單元格引用。四、單元格引用與名稱63（一）單元格引用在公式中的引用具有以下關(guān)系：如果單元格A1包含公式“B1”，那么B1就是A1的引用單元格，A1就是B1的從屬單元格。從屬單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系稱為單元格引用的相對(duì)性，可分為3種不同的引用方式，即相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用。（一）單元格引用64【例1-4】如圖1-15對(duì)A列與B列求和。在C3單元格輸入計(jì)算公式“=$A$2+$B$2”，在D3單元格輸入計(jì)算公式“=$A$2+B2”，在E3單元格輸入計(jì)算公式“=A2+B2”；并把C3至E3單元格的公式內(nèi)容向下復(fù)制到同列其他單元格中，計(jì)算結(jié)果會(huì)如何變化？【例1-4】如圖1-15對(duì)A列與B列求和。在C3單元格輸入計(jì)65（二）名稱的使用在Excel中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱可以隨創(chuàng)建列表、設(shè)置打印區(qū)域等操作自動(dòng)產(chǎn)生。作為一種特殊的公式，名稱也是以“=”號(hào)開始，可以由常量數(shù)據(jù)、常量數(shù)組、單元格引用、函數(shù)與公式等元素組成，并且每個(gè)名稱都具有一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)，可以方便在其他名稱或公式中調(diào)用。與一般的公式所不同的是，普通公式存在于單元格中，名稱保存在工作簿中，并在程序運(yùn)行時(shí)存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標(biāo)識(shí)(即名稱的命名)進(jìn)行調(diào)用。合理地使用名稱，可以方便編寫公式，有增強(qiáng)公式的可讀性、方便于公式的統(tǒng)一修改、可代替需重復(fù)使用公式以簡(jiǎn)化公式、可代替單元格區(qū)域存儲(chǔ)常量數(shù)據(jù)等優(yōu)點(diǎn)。（二）名稱的使用66五、公式中的運(yùn)算符公式中需要使用運(yùn)算符號(hào)，Excel運(yùn)算符號(hào)主要包括四種：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。算術(shù)運(yùn)算符：主要用于加、減、乘、除、百分比以及乘冪等常規(guī)的算術(shù)運(yùn)算。比較運(yùn)算符：用于比較數(shù)據(jù)的大小，包括對(duì)文本或數(shù)值的比較，返回值為“TRUE”或“FALSE”。文本運(yùn)算符：主要用于將文本字符或字符串進(jìn)行連接和合并。引用運(yùn)算符：這是Excel特有的運(yùn)算符，主要用于在工作表中進(jìn)行單元格的引用。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進(jìn)行公式運(yùn)算，當(dāng)公式中使用多個(gè)運(yùn)算符時(shí)，Excel將根據(jù)各個(gè)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行運(yùn)算，對(duì)于同一級(jí)次的運(yùn)算符，則按從左向右的順序運(yùn)算。具體的優(yōu)先順序如表1-2所示。五、公式中的運(yùn)算符67表1-2公式中運(yùn)算符與優(yōu)先級(jí)列表類別運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)引用：區(qū)域運(yùn)算符，用于引用單元格區(qū)域。1引用，聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并。2引用空格交叉運(yùn)算符，用于引用兩個(gè)單元格區(qū)域的重疊部分。3算數(shù)()括號(hào)4算數(shù)-負(fù)號(hào)5算數(shù)%百分號(hào)6算數(shù)^乘方7算數(shù)*和/乘除8算數(shù)+和-加減9文本&文本連接，將兩個(gè)文本連接起來合并成一個(gè)文本。10邏輯=、<、>、<=、>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11表1-2公式中運(yùn)算符與優(yōu)先級(jí)列表類別運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)引68六、Excel的數(shù)據(jù)類型在介紹Excel公式后，還需要對(duì)Excel的數(shù)據(jù)類型做一個(gè)簡(jiǎn)單的了解。在單元格中可以輸入和保存的數(shù)據(jù)包括4種基本類型：數(shù)值、日期、文本和公式。除此以外，還有邏輯值、錯(cuò)誤值等一些特殊的數(shù)值類型。六、Excel的數(shù)據(jù)類型69七、公式使用中的常見錯(cuò)誤在使用公式計(jì)算的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些無法顯示正確值的情況，依據(jù)錯(cuò)誤情況的不同，Excel返回的錯(cuò)誤信息也不相同。表1-3為Excel函數(shù)與公式使用中常見錯(cuò)誤值及其說明。表1-3Excel函數(shù)與公式使用中常見錯(cuò)誤值及其說明#####輸入到單元格的數(shù)值太長(zhǎng)，在單元格中顯示不下，可以通過調(diào)整單元格大小來修正。#VALUE!使用了錯(cuò)誤的參數(shù)和運(yùn)算對(duì)象類型。#DIV/0!公式被0除時(shí)。#NAME？公式中產(chǎn)生不能識(shí)別的文本，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。#N/A函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。#REF!單元格引用無效。#NUM!公式或函數(shù)中的某個(gè)數(shù)字有問題。#NULL!試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。七、公式使用中的常見錯(cuò)誤表1-3Excel函數(shù)與公式使用中70第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成為了方便用戶使用，Excel提供了大量的函數(shù)。Excel函數(shù)是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計(jì)算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。Excel函數(shù)的概念與數(shù)學(xué)中函數(shù)的概念類似，它是一些預(yù)定義的公式，這些公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算，因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。以下為一個(gè)Excel函數(shù)的基本語(yǔ)法結(jié)構(gòu)：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3,…參數(shù)N)函數(shù)只有唯一的函數(shù)名且不區(qū)分大小寫，函數(shù)名表達(dá)函數(shù)的含義，由一個(gè)字符串來表示。每個(gè)函數(shù)都有特定的功能和用途。函數(shù)名后面是用圓括號(hào)括起來的參數(shù)，多個(gè)參數(shù)之間要用半角的逗號(hào)分隔，函數(shù)參數(shù)具有固定的位置。函數(shù)的參數(shù)可分為：可選參數(shù)與必須參數(shù)。在Excel函數(shù)語(yǔ)法中，可選參數(shù)一般用一對(duì)方括號(hào)“[]”包含起來。當(dāng)函數(shù)有多個(gè)可選參數(shù)時(shí)，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語(yǔ)法為:OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])其中height、width參數(shù)都為可選參數(shù)，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個(gè)參數(shù)，則第4個(gè)參數(shù)會(huì)識(shí)別為height而不是width參數(shù)。第三節(jié)Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成71二、函數(shù)的分類在數(shù)據(jù)處理過程中，某些簡(jiǎn)單的計(jì)算可以通過自行設(shè)計(jì)公式來完成，但如果要對(duì)多個(gè)單元格進(jìn)行復(fù)雜操作，則需要使用Excel函數(shù)，以使數(shù)據(jù)的處理過程高效、簡(jiǎn)單，降低出錯(cuò)的概率。另外，類似RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機(jī)值的功能也是自編公式無法完成的。在Excel函數(shù)中，依據(jù)來源的不同，函數(shù)可分為以下四個(gè)種類。二、函數(shù)的分類72三、函數(shù)的輸入和編輯如果對(duì)要使用的函數(shù)非常熟悉，可以在單元格中直接輸入函數(shù)公式，然后單擊編輯欄中“=”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的函數(shù)公式自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算，并把計(jì)算結(jié)果顯示到該單元格中。除了直接輸入函數(shù)公式外，還可以使用Excel提供的【插入函數(shù)】的工具完成函數(shù)的輸入和使用。（一）使用“自動(dòng)求和”按鈕插入函數(shù)（二）使用函數(shù)庫(kù)插入已知類別的函數(shù)（三）使用“插入函數(shù)”向?qū)阉骱瘮?shù)（四）使用“公式記憶式鍵入”手工輸入函數(shù)（五）靈活使用“函數(shù)屏幕提示”工具三、函數(shù)的輸入和編輯73第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)有效性工具通常用來限制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍，防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性是數(shù)據(jù)處理與分析的前提要求。（一）數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置與使用要對(duì)某個(gè)單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，可以按以下步驟操作。1.選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，如圖1-23性別列。2.單擊功能區(qū)中【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框，如圖1-23所示。3.【設(shè)置】選項(xiàng)卡中的驗(yàn)證條件【允許】下拉菜單中選擇“序列”，【來源】輸入“男，女”，表示允許選擇區(qū)域中輸入文本男或女，用半角逗號(hào)分隔。4.點(diǎn)擊確定后，有效性設(shè)置完成，效果如圖1-22右側(cè)所示。第四節(jié)Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性74圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性圖1-23設(shè)置數(shù)據(jù)有效性75（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則在【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框的【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，內(nèi)置了8種數(shù)據(jù)有效性允許的條件可以對(duì)數(shù)據(jù)錄入進(jìn)行有效地管理和控制。這8中數(shù)據(jù)有效性允許的條件為：任何值、整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時(shí)間、文本長(zhǎng)度和自定義。如圖1-24所示。

其中，“任何值”為默認(rèn)選項(xiàng)，即允許在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)而不受限制。其他條件則只允許輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的值。較為不易理解的是“序列”、“文本長(zhǎng)度”和“自定義”這三種條件?！靶蛄小睏l件要求在單元格區(qū)域中必須輸入某一特定序列中的一個(gè)內(nèi)容項(xiàng)。序列的內(nèi)容可以是單元格引用、公式，也可以手動(dòng)輸入。“文本長(zhǎng)度”條件，主要用于限制輸入數(shù)據(jù)的字符個(gè)數(shù)。例如要求輸入某會(huì)計(jì)一級(jí)科目編碼必須為4位?！白远x”條件則主要是指通過函數(shù)與公式來實(shí)現(xiàn)較為復(fù)雜的條件。圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則

圖1-24數(shù)據(jù)有效性允許的條件76二、數(shù)據(jù)的排序在日常的數(shù)據(jù)處理工作中，經(jīng)常需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)按某種要求進(jìn)行排序，如按應(yīng)發(fā)工資數(shù)額從小到大排序。我們可以利用Excel提供的排序工具進(jìn)行處理。排序是對(duì)數(shù)據(jù)的順序進(jìn)行重新排列，其中決定數(shù)據(jù)順序關(guān)系的數(shù)據(jù)列被稱為關(guān)鍵字。在Excel中，可以按字母、數(shù)字或日期等順序來進(jìn)行數(shù)據(jù)排序。排序關(guān)鍵字是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的依據(jù)，在排序之后，主要關(guān)鍵字所在的數(shù)據(jù)列是有順序的，而其余數(shù)據(jù)列不一定有序。（一）排序的規(guī)則（二）排序的操作步驟二、數(shù)據(jù)的排序77三、數(shù)據(jù)篩選財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數(shù)據(jù)當(dāng)中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，這時(shí)就需要利用Excel提供的篩選功能來實(shí)現(xiàn)。篩選功能可以把數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫(kù)中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)篩選方法有自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。（一）自動(dòng)篩選（二）高級(jí)篩選三、數(shù)據(jù)篩選78四、數(shù)據(jù)分類匯總在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，常常需要將相同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來，這就是數(shù)據(jù)的分類與匯總。分類匯總是一種在數(shù)據(jù)表中快捷地匯總數(shù)據(jù)的方法，通過分級(jí)顯示和分類匯總，可以從大量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息。使用Excel工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時(shí)，必須確定以下內(nèi)容：首先，要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是一個(gè)數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫(kù)，且數(shù)據(jù)表各列必須有列標(biāo)題；其次，必須在數(shù)據(jù)表中對(duì)要進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序，這個(gè)排序的列標(biāo)就是分類關(guān)鍵字，在進(jìn)行分類匯總時(shí)，只能指定排序后的列標(biāo)為匯總關(guān)鍵字。四、數(shù)據(jù)分類匯總79五、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)文件或0LAP（聯(lián)機(jī)分析處理）多維數(shù)據(jù)集中的特殊字段中總結(jié)信息的分析工具。它是一種交互式報(bào)表，可以快速分類匯總、比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時(shí)選擇其中頁(yè)、行和列中的不同元素，以達(dá)到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計(jì)結(jié)果，同時(shí)還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機(jī)地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點(diǎn)，可方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。一張數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標(biāo)移動(dòng)字段位置，即可變換出各種類型的報(bào)表。同時(shí)，數(shù)據(jù)透視表也是解決函數(shù)公式速度瓶頸的手段之一。因此，該工具是最常用、功能最全的Excel數(shù)據(jù)分析工具之一。數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計(jì)算平均數(shù)或標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計(jì)算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對(duì)數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系，從而將紛繁復(fù)雜的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，以供研究和決策所用。總之，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行計(jì)算與分析，能使許多復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化并且極大地提高工作效率。五、數(shù)據(jù)透視表80【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，請(qǐng)對(duì)各城市不同專業(yè)類型的薪資待遇分類匯總并進(jìn)行比較分析，用數(shù)據(jù)透視表來完成。假設(shè)表1-4的工作表已經(jīng)建立，數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入。城市專業(yè)類型薪資待遇深圳平面設(shè)計(jì)7200深圳UI設(shè)計(jì)師8600深圳Java程序員9000深圳Android程序員10800深圳PHP程序員10800廣州平面設(shè)計(jì)7100廣州UI設(shè)計(jì)師7000廣州Java程序員7400廣州Android程序員9200廣州PHP程序員8600北京平面設(shè)計(jì)8200北京UI設(shè)計(jì)師7800北京Java程序員12600北京Android程序員15000北京PHP程序員10200南寧平面設(shè)計(jì)3700南寧UI設(shè)計(jì)師5300南寧Java程序員5900南寧Android程序員7300南寧PHP程序員5500柳州平面設(shè)計(jì)3900柳州UI設(shè)計(jì)師3500柳州Java程序員4200柳州Android程序員4500柳州PHP程序員4000北海平面設(shè)計(jì)2800北海UI設(shè)計(jì)師2700北海Android程序員

北海Java程序員3500北海PHP程序員3500表1-4各城市程序員專業(yè)類型與薪資待遇（一）數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟1.打開“各城市程序員專業(yè)類型與薪資”工作表，單擊數(shù)據(jù)列表區(qū)域中任意一個(gè)單元格，在【插入】選項(xiàng)卡中單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標(biāo)，彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，如圖1-30。2.保持“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框內(nèi)默認(rèn)的選項(xiàng)不變，單擊【確定】按鈕后即可創(chuàng)建一張空的數(shù)據(jù)透視表。3.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對(duì)話框中按照需要分別勾選“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠標(biāo)左鍵將其拖曳至表格所需位置即可【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，81（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域從結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)透視表至少包含3個(gè)部分，如圖1-31所示。1.行區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的行字段。2.列區(qū)域:此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的列字段。3.數(shù)值區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)城中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的顯示匯總的數(shù)據(jù)。圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域圖1-31數(shù)據(jù)透視表區(qū)域82第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（一）柱形圖柱形圖也稱直方圖，是Excel默認(rèn)的圖表類型，也是我們經(jīng)常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時(shí)期數(shù)據(jù)的變化或描述各分類項(xiàng)之間的差異。一般把分類項(xiàng)在水平軸上標(biāo)出，而把數(shù)據(jù)的大小在垂直軸上標(biāo)出，這樣可以強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)是隨分類項(xiàng)（如時(shí)間）而變化的。如圖1-32所示。（二）條形圖條形圖使用水平的橫條或者立體的水平橫條的長(zhǎng)度來表示數(shù)據(jù)值的大小。條形圖強(qiáng)調(diào)各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差別情況。一般分類項(xiàng)在垂直軸上標(biāo)出，而數(shù)據(jù)的大小在水平軸上標(biāo)出。這樣可以突出數(shù)據(jù)的比較，而淡化時(shí)間的變化。例如，某公司在不同地區(qū)的銷售情況，分類軸上標(biāo)出地區(qū)名稱，而銷售額為數(shù)值，在水平軸上標(biāo)出。第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型83第五節(jié)Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式—子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（三）折線圖折線圖以等間隔顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，是用直線段將各數(shù)據(jù)點(diǎn)連接起來而組成的圖形。一般分類軸（X軸）用來代表時(shí)間的變化，并間隔相同，而數(shù)值軸（Y軸）代表各時(shí)刻數(shù)據(jù)的大小。如圖1-34所示。（四）餅圖餅圖是把一個(gè)圓面劃分為若干扇形面，每個(gè)扇面代表一項(xiàng)數(shù)據(jù)值，一般只顯示一組數(shù)據(jù)系列，用于表示數(shù)據(jù)系列中的每項(xiàng)占該數(shù)據(jù)系列的總和的比例值，如可以描述企業(yè)利潤(rùn)