時(shí)間管理法中的二八原則課件

淺談

八二法則與時(shí)間管理蔡文能1淺談

八二法則與時(shí)間管理蔡文能1Agenda沒(méi)時(shí)間我沒(méi)時(shí)間一瞬間來(lái)到夏天單身的地平線(xiàn)又轉(zhuǎn)了一圈晴天終於出現(xiàn)轉(zhuǎn)變..為何需要時(shí)間管理?八二法則與艾森豪法則及時(shí)間配置矩陣時(shí)間管理的問(wèn)題有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵時(shí)間管理案例:如果沒(méi)有E-Mail該有多閒設(shè)定SMART的目標(biāo)附錄–傳奇人物王品集團(tuán)的戴勝益2Agenda沒(méi)時(shí)間我沒(méi)時(shí)間一瞬間來(lái)到夏天單身的地平線(xiàn)又轉(zhuǎn)了一我沒(méi)有時(shí)間?成功與否不是能力問(wèn)題，而在『意願(yuàn)』是否堅(jiān)定沒(méi)有時(shí)間只是藉口，

沒(méi)有『意願(yuàn)』才是『失敗』的主因!「時(shí)間可以造就人格， 可以成就事業(yè)，也可以?xún)?chǔ)積功德」 --證嚴(yán)法師其實(shí)只要20%的時(shí)間就可以完成80%的事情3我沒(méi)有時(shí)間?成功與否不是能力問(wèn)題，而在『意願(yuàn)』是否堅(jiān)定沒(méi)有時(shí)為何需要時(shí)間管理?為何你我都不滿(mǎn)意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開(kāi)始不滿(mǎn)於現(xiàn)狀時(shí),表示你很想改變(change)…但是要用對(duì)“新的思考方式”。正確分配時(shí)間 i.e.,時(shí)間管理4為何需要時(shí)間管理?為何你我都不滿(mǎn)意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?什麼是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什麼事情不應(yīng)該做。二、時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。5什麼是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效「八二」法則--by社會(huì)學(xué)家柏雷多 (Pareto;巴烈圖)80%vs.20%(or90%vs.10%)義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家VilfredoPareto(柏雷多)發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認(rèn)義大利國(guó)家80%的土地(財(cái)富)由20%的人口所擁有!國(guó)家80%的人口被20%的人統(tǒng)治。80%的人輸給20%的人(賭博)。企業(yè)80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶(hù)!

(其它80%客戶(hù)是澳門(mén)來(lái)的)80%的人只使用軟體20%的功能。(Word,PPNT,…)通常我們80%的時(shí)間花在解決20%的問(wèn)題。什麼是八二法則？6「八二」法則--by社會(huì)學(xué)家柏雷多 (Pareto;80/20原理用在生活示意圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物780/20原理用在生活示意圖80%20%80%20%重我是學(xué)生,八二法則干我屁事前面的80分通常只要花20%的努力努力成果邊際效用遞減沒(méi)有人要你每科拿100分程式(習(xí)題)20%的時(shí)間可以完成80%儘快完成最關(guān)鍵的部份，讓事情看起來(lái)像做完80%一般。每科都先拿80分再說(shuō)!(20%的力氣)剩下的時(shí)間優(yōu)先分配於有興趣的或效用大的!8我是學(xué)生,八二法則干我屁事前面的80分通常只要花20%的努

1st急2nd重3輕4th緩請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序1?4?23時(shí)間管理矩陣低高緊急度高低重要性??要把時(shí)間用在對(duì)的地方!91st2nd34th請(qǐng)排出正確的「艾森豪」法則美國(guó)艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所佔(zhàn)用，而並未完全或儘可能的將時(shí)間與精力用在重要的事。「艾森豪」法則的啟示：留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情。

?1?緊急4重要不緊急不重要45%35%5%15%ButHow?說(shuō)的容易..降低右表中3和4的時(shí)間!錯(cuò)誤的時(shí)間分配10「艾森豪」法則美國(guó)艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但緊急的事不緊急的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先順序與時(shí)間分配時(shí)間管理矩陣35%50%12%3%留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情11緊急的事不緊急的事重要的事1st2nd不重要的事3r主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在A(yíng)ction2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”12主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在Plan12緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺員工產(chǎn)生肢體衝突有期限的任務(wù)突然停電顧客抱怨計(jì)畫(huà)之研擬公關(guān)之促進(jìn)技能之提升問(wèn)題之調(diào)查誤會(huì)之澄清不重要的事有些會(huì)議之出列席有些不速之客到訪(fǎng)有些臨時(shí)的邀約有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些無(wú)聊的電話(huà)有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作個(gè)人嗜好的沈迷無(wú)關(guān)緊要的信件各類(lèi)輕重緩急事情範(fàn)例13緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺計(jì)畫(huà)之研擬不重要時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多。時(shí)間是無(wú)法累積與增值的資源。所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間。14時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理。自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績(jī)效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率。把事情很快又很對(duì)地做完，叫做效能。Dothethingright!Dotherightthing!時(shí)間管理就是要學(xué)會(huì)如何運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃與長(zhǎng)期的計(jì)劃。15時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理。15你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？一、無(wú)法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來(lái)自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話(huà)說(shuō)，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動(dòng)，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時(shí)段做為你的緩衝時(shí)間，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，可以請(qǐng)他在你有空的時(shí)間再來(lái)。1/3缺乏說(shuō)“不”的勇氣。16你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？一、無(wú)法管理外在的要求主管最大的困你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？二、做事沒(méi)有方法我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺(jué)想到的方法做事，但事實(shí)上，這並不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點(diǎn)在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時(shí)間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？2/3儘快完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來(lái)像做完80%一般。17你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？二、做事沒(méi)有方法我們常運(yùn)用自己所熟你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？三、過(guò)度溝通而沒(méi)有想法如果真要開(kāi)會(huì)，要避免毫無(wú)結(jié)果的討論。當(dāng)我們遇到問(wèn)題時(shí)，第一個(gè)想到的是找人開(kāi)會(huì)，希望多一點(diǎn)人一起商量討論。但是「會(huì)議的核心目的在於做出決策，而非討論?！怪鞴軕?yīng)該事先分析問(wèn)題的可能原因、可能的解決方法，然後在會(huì)議上提出來(lái)讓大家討論，聽(tīng)聽(tīng)其他人有什麼想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當(dāng)下做出決策，開(kāi)完會(huì)後所有就能立即開(kāi)始工作。3/318你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？三、過(guò)度溝通而沒(méi)有想法如果真要開(kāi)會(huì)有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵從自我可掌控的部份開(kāi)始釐清不同性質(zhì)的工作排定ABCDE優(yōu)先順序留點(diǎn)時(shí)間給自己Seenext4slides19有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵從自我可掌控的部份開(kāi)始Seenext有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開(kāi)始主管在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，可以從自己可能掌握的部份開(kāi)始，包括與下屬的互動(dòng)時(shí)間、和完全屬於自己的時(shí)間。最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動(dòng)的方式。讓屬下遇到問(wèn)題時(shí)，能夠提出建議並採(cǎi)取雙方都同意的做法或是主動(dòng)採(cǎi)取行動(dòng)並向上報(bào)告。1/420有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開(kāi)始主管在進(jìn)行時(shí)有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、釐清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國(guó)密西根大學(xué)心理學(xué)和神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時(shí)，才能發(fā)揮最佳功能。

因此，最佳的工作方式就是將性質(zhì)類(lèi)似的工作集中在同一時(shí)段完成。你可以將工作分成兩大部份：需要高度專(zhuān)注力的工作，如撰寫(xiě)報(bào)告、擬定計(jì)畫(huà)等。相對(duì)而言不需要太多專(zhuān)注力的工作，像是開(kāi)會(huì)、處理文書(shū)作業(yè)、電話(huà)連繫等。2/421有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、釐清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國(guó)密西根大有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先順序可以?huà)?cǎi)取ABCDE模式：．A級(jí)工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。

．B級(jí)工作：很重要，但有較多緩衝的時(shí)間。

．C級(jí)工作：可以做的事，但是沒(méi)有很重要，要不 要做也沒(méi)有太大的影響。．委派（Delegate）緊急但不重要工作：

將緊急但不重要的工作分派給適當(dāng)?shù)娜藞?zhí)行。．刪除（Eliminate）沒(méi)有時(shí)間做的工作：

如果排不上時(shí)間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。3/422有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先順序可以?huà)?cǎi)取ABCDE有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無(wú)法做一切的事情，要學(xué)習(xí)何時(shí)該說(shuō)不。儘管工作再忙，都應(yīng)該留給自己一點(diǎn)時(shí)間，在不受打擾的狀況下，專(zhuān)心的思考一些問(wèn)題。4/4主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團(tuán)隊(duì)未來(lái)的發(fā)展或是新市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)等。23有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無(wú)法做一切預(yù)留Buffer(緩衝區(qū))並不是每件事情都那麼的急。如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉，相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的。所以應(yīng)該要有一個(gè)地方，緩衝區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們。24預(yù)留Buffer(緩衝區(qū))並不是每件事情都那麼的急。24學(xué)會(huì)拒絕拒絕要求四部曲傾聽(tīng)、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬鼓勵(lì)部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時(shí)支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老闆提醒他你目前處理中的工作，並請(qǐng)他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序。25學(xué)會(huì)拒絕拒絕要求四部曲25如果沒(méi)有E-Mail該有多閒1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看廣告信?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒(méi)有做分類(lèi)?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類(lèi)後集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?其實(shí)你應(yīng)該集中處理它!AndrewS.Grove（安德魯˙葛洛夫）為「Intel」主要?jiǎng)?chuàng)始人26如果沒(méi)有E-Mail該有多閒1.你一天花多少時(shí)間在看如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類(lèi)的動(dòng)作。(或設(shè)定自動(dòng)分類(lèi))除了真正急件以外，集中時(shí)段回信。養(yǎng)成習(xí)慣，一天只在三個(gè)時(shí)段看Email,例如:時(shí)段信箱回信備註08:30公事V13:00公事X急件才回17:20公事V21:45私人V27如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有今天必須做的事今天應(yīng)該做的事今天可以做的事

今日三件事28今天今天今天今日三件事28設(shè)定SMART的目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定要SMARTSpecific要明確Measurable要可量測(cè)Attainable/Achievable要可達(dá)成Realistic/Relevant要?jiǎng)?wù)實(shí)/要切題Timebound要有時(shí)限Acronym頭字語(yǔ)時(shí)間管理就是要有好的規(guī)劃。29設(shè)定SMART的目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定要SMARTAcronym養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始。用兵貴在速戰(zhàn)速?zèng)Q，時(shí)機(jī)稍縱即逝。可以早上做完的事，決不拖到下午完成。

可以一天做完的事，決不分成兩天完成。養(yǎng)成做備忘錄與思考的習(xí)慣。開(kāi)始工作之前，如果能花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什麼，就能節(jié)省四小時(shí)的時(shí)間浪費(fèi)。將性質(zhì)類(lèi)似的工作集中在同一時(shí)段完成。需要高度專(zhuān)注力的vs.不需要太多專(zhuān)注力的每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時(shí)。30養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始。30記住--拖延必須付出代價(jià)一直不去看牙醫(yī)---牙疼會(huì)愈來(lái)愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機(jī)械修理---故障後花費(fèi)更大。遲遲運(yùn)動(dòng)計(jì)畫(huà)---容易縮短生命。延遲答覆詢(xún)問(wèn)---將失掉顧問(wèn)。拖延開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品---將被對(duì)手超越。延誤重要的事情---將喪失豐富的人生。31記住--拖延必須付出代價(jià)一直不去看牙醫(yī)---牙疼會(huì)愈來(lái)如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情。完成事情的定義:完整的+相關(guān)的+善後的+記錄的文件通常完成一件完整事情就會(huì)有力氣再做第二件事情不要因?yàn)榛藭r(shí)間去度假而覺(jué)得內(nèi)疚，度假使你心情愉快所以會(huì)讓你更能有效的工作。莫非定律(Murphy'sLaw)Ifanythingcangowrong,itwill.會(huì)出錯(cuò)的事終歸要出錯(cuò)不要杞人憂(yōu)天!32如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情。32開(kāi)始工作之前，如果能花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什麼，就能節(jié)省四小時(shí)的時(shí)間浪費(fèi)。時(shí)間管理是一種工作習(xí)慣的養(yǎng)成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當(dāng)你有了良好的工作習(xí)慣，對(duì)你自己、對(duì)周遭的人都是好事一樁。Summary先做不想做但必須做的事。33開(kāi)始工作之前，如果能花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什麼，就能節(jié)好心情才有好效率王品集團(tuán)老闆戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂(lè)趣。他清楚知道如何分配工作與休閒時(shí)間，「如果把自己弄得很忙，就無(wú)法思考公司的未來(lái)和大方向」。

己經(jīng)遍覽全球八十多個(gè)國(guó)家的戴勝益說(shuō)，他不但增加自己的國(guó)際觀(guān)，也強(qiáng)制主管必須休假，「因?yàn)槊β灯?，?huì)降低服務(wù)品質(zhì)」。

註:戴勝益為三勝製帽(扁帽工廠(chǎng))老闆戴勝通的弟弟34好心情才有好效率王品集團(tuán)老闆戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌認(rèn)識(shí)王品戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團(tuán)，至2006年王品集團(tuán)旗下已擁有7個(gè)餐飲品牌、59家分店。2007年?duì)I收更超過(guò)新臺(tái)幣40億，各品牌分店數(shù)突破100家大關(guān)?！竿跗放_(tái)塑牛排」的主力產(chǎn)品是中國(guó)口味的精緻牛排餐；「西堤」牛排標(biāo)榜新都會(huì)時(shí)尚西式精緻套餐；美國(guó)「Porter

House」為牛排西餐；「陶板屋」訴求和風(fēng)創(chuàng)作料理；「原燒」為現(xiàn)代日式風(fēng)格燒肉店；「聚」為北海道昆布鍋套餐；「Ikki」賣(mài)的是懷石創(chuàng)作料理；「夏慕尼」則為新香榭鐵板燒套餐。2003年7月正式進(jìn)軍大陸市場(chǎng)。

35認(rèn)識(shí)王品戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團(tuán)，至2006年王品集團(tuán)旗戴勝益創(chuàng)立王品的因緣際會(huì)在39歲從扁帽工廠(chǎng)的副總出走，開(kāi)了BB樂(lè)園大賺後亂投資又賠光光..某次機(jī)會(huì)中品嘗到臺(tái)塑牛排，戴勝益發(fā)現(xiàn)，有些人像王永慶，並不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。而臺(tái)塑三娘自行改良過(guò)的中式全熟牛排，獲得許多老闆和消費(fèi)者喜愛(ài)，也就是在這種因緣際會(huì)下，讓戴勝益從中得到創(chuàng)業(yè)靈感──單一產(chǎn)品也能成為商機(jī)。

36戴勝益創(chuàng)立王品的因緣際會(huì)在39歲從扁帽工廠(chǎng)的副總出走，開(kāi)了B重賞之下必有勇夫

王品集團(tuán)戴勝益的海豚領(lǐng)導(dǎo)學(xué)

「捨得給」是他對(duì)待員工的方式?！附o得起」也讓他吸引了許多優(yōu)秀人才跳到這個(gè)愈來(lái)愈大、愈來(lái)愈深的池子裡。當(dāng)個(gè)餐廳店長(zhǎng)也能年薪千萬(wàn)？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有計(jì)算？這不是天方夜譚，而是戴勝益十幾年來(lái)的餐飲魔術(shù)。37重賞之下必有勇夫

王品集團(tuán)戴勝益的海豚領(lǐng)導(dǎo)學(xué)

「捨得給」當(dāng)個(gè)民國(guó)八十一年，王品集團(tuán)董事長(zhǎng)戴勝益因投資失敗後跑去香港海洋公園劇場(chǎng)高高的看臺(tái)上，凝神欣賞海豚跳火圈特技表演，看著幾隻海豚一次又一次跳躍過(guò)燃燒中的火圈，現(xiàn)場(chǎng)的觀(guān)眾發(fā)出讚嘆的驚呼，每次海豚跳過(guò)火圈，馴獸師立刻餵給海豚一條魚(yú)做為獎(jiǎng)勵(lì)。海豚領(lǐng)導(dǎo)學(xué)

?馴獸師的立即獎(jiǎng)勵(lì)，是海豚願(yuàn)意往火圈裡跳的最大誘因。這是『魚(yú)性』，『人性』也一樣！這是戴勝益從海豚跳火圈領(lǐng)悟到的「即時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)、立即分享」道理。38民國(guó)八十一年，王品集團(tuán)董事長(zhǎng)戴勝益因投資失敗後跑去香港海洋公時(shí)間管理四大關(guān)鍵謝謝捧場(chǎng)References天下雜誌群Cheers雜誌49期.tw/誰(shuí)偷走主管的時(shí)間？

─時(shí)間管理四大關(guān)鍵39時(shí)間管理四大關(guān)鍵謝謝捧場(chǎng)Referenceshttp://淺談

八二法則與時(shí)間管理蔡文能40淺談

八二法則與時(shí)間管理蔡文能1Agenda沒(méi)時(shí)間我沒(méi)時(shí)間一瞬間來(lái)到夏天單身的地平線(xiàn)又轉(zhuǎn)了一圈晴天終於出現(xiàn)轉(zhuǎn)變..為何需要時(shí)間管理?八二法則與艾森豪法則及時(shí)間配置矩陣時(shí)間管理的問(wèn)題有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵時(shí)間管理案例:如果沒(méi)有E-Mail該有多閒設(shè)定SMART的目標(biāo)附錄–傳奇人物王品集團(tuán)的戴勝益41Agenda沒(méi)時(shí)間我沒(méi)時(shí)間一瞬間來(lái)到夏天單身的地平線(xiàn)又轉(zhuǎn)了一我沒(méi)有時(shí)間?成功與否不是能力問(wèn)題，而在『意願(yuàn)』是否堅(jiān)定沒(méi)有時(shí)間只是藉口，

沒(méi)有『意願(yuàn)』才是『失敗』的主因!「時(shí)間可以造就人格， 可以成就事業(yè)，也可以?xún)?chǔ)積功德」 --證嚴(yán)法師其實(shí)只要20%的時(shí)間就可以完成80%的事情42我沒(méi)有時(shí)間?成功與否不是能力問(wèn)題，而在『意願(yuàn)』是否堅(jiān)定沒(méi)有時(shí)為何需要時(shí)間管理?為何你我都不滿(mǎn)意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開(kāi)始不滿(mǎn)於現(xiàn)狀時(shí),表示你很想改變(change)…但是要用對(duì)“新的思考方式”。正確分配時(shí)間 i.e.,時(shí)間管理43為何需要時(shí)間管理?為何你我都不滿(mǎn)意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀?什麼是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什麼事情不應(yīng)該做。二、時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。44什麼是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效「八二」法則--by社會(huì)學(xué)家柏雷多 (Pareto;巴烈圖)80%vs.20%(or90%vs.10%)義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家VilfredoPareto(柏雷多)發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認(rèn)義大利國(guó)家80%的土地(財(cái)富)由20%的人口所擁有!國(guó)家80%的人口被20%的人統(tǒng)治。80%的人輸給20%的人(賭博)。企業(yè)80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶(hù)!

(其它80%客戶(hù)是澳門(mén)來(lái)的)80%的人只使用軟體20%的功能。(Word,PPNT,…)通常我們80%的時(shí)間花在解決20%的問(wèn)題。什麼是八二法則？45「八二」法則--by社會(huì)學(xué)家柏雷多 (Pareto;80/20原理用在生活示意圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物4680/20原理用在生活示意圖80%20%80%20%重我是學(xué)生,八二法則干我屁事前面的80分通常只要花20%的努力努力成果邊際效用遞減沒(méi)有人要你每科拿100分程式(習(xí)題)20%的時(shí)間可以完成80%儘快完成最關(guān)鍵的部份，讓事情看起來(lái)像做完80%一般。每科都先拿80分再說(shuō)!(20%的力氣)剩下的時(shí)間優(yōu)先分配於有興趣的或效用大的!47我是學(xué)生,八二法則干我屁事前面的80分通常只要花20%的努

1st急2nd重3輕4th緩請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序1?4?23時(shí)間管理矩陣低高緊急度高低重要性??要把時(shí)間用在對(duì)的地方!481st2nd34th請(qǐng)排出正確的「艾森豪」法則美國(guó)艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所佔(zhàn)用，而並未完全或儘可能的將時(shí)間與精力用在重要的事?！赴馈狗▌t的啟示：留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情。

?1?緊急4重要不緊急不重要45%35%5%15%ButHow?說(shuō)的容易..降低右表中3和4的時(shí)間!錯(cuò)誤的時(shí)間分配49「艾森豪」法則美國(guó)艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但緊急的事不緊急的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先順序與時(shí)間分配時(shí)間管理矩陣35%50%12%3%留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情50緊急的事不緊急的事重要的事1st2nd不重要的事3r主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在A(yíng)ction2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”51主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在Plan12緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺員工產(chǎn)生肢體衝突有期限的任務(wù)突然停電顧客抱怨計(jì)畫(huà)之研擬公關(guān)之促進(jìn)技能之提升問(wèn)題之調(diào)查誤會(huì)之澄清不重要的事有些會(huì)議之出列席有些不速之客到訪(fǎng)有些臨時(shí)的邀約有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些無(wú)聊的電話(huà)有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作個(gè)人嗜好的沈迷無(wú)關(guān)緊要的信件各類(lèi)輕重緩急事情範(fàn)例52緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺計(jì)畫(huà)之研擬不重要時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多。時(shí)間是無(wú)法累積與增值的資源。所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間。53時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理。自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績(jī)效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率。把事情很快又很對(duì)地做完，叫做效能。Dothethingright!Dotherightthing!時(shí)間管理就是要學(xué)會(huì)如何運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃與長(zhǎng)期的計(jì)劃。54時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理。15你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？一、無(wú)法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來(lái)自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話(huà)說(shuō)，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動(dòng)，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時(shí)段做為你的緩衝時(shí)間，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，可以請(qǐng)他在你有空的時(shí)間再來(lái)。1/3缺乏說(shuō)“不”的勇氣。55你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？一、無(wú)法管理外在的要求主管最大的困你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？二、做事沒(méi)有方法我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺(jué)想到的方法做事，但事實(shí)上，這並不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點(diǎn)在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時(shí)間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？2/3儘快完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來(lái)像做完80%一般。56你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？二、做事沒(méi)有方法我們常運(yùn)用自己所熟你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？三、過(guò)度溝通而沒(méi)有想法如果真要開(kāi)會(huì)，要避免毫無(wú)結(jié)果的討論。當(dāng)我們遇到問(wèn)題時(shí)，第一個(gè)想到的是找人開(kāi)會(huì)，希望多一點(diǎn)人一起商量討論。但是「會(huì)議的核心目的在於做出決策，而非討論?！怪鞴軕?yīng)該事先分析問(wèn)題的可能原因、可能的解決方法，然後在會(huì)議上提出來(lái)讓大家討論，聽(tīng)聽(tīng)其他人有什麼想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當(dāng)下做出決策，開(kāi)完會(huì)後所有就能立即開(kāi)始工作。3/357你的時(shí)間管理出了什麼問(wèn)題？三、過(guò)度溝通而沒(méi)有想法如果真要開(kāi)會(huì)有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵從自我可掌控的部份開(kāi)始釐清不同性質(zhì)的工作排定ABCDE優(yōu)先順序留點(diǎn)時(shí)間給自己Seenext4slides58有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵從自我可掌控的部份開(kāi)始Seenext有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開(kāi)始主管在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，可以從自己可能掌握的部份開(kāi)始，包括與下屬的互動(dòng)時(shí)間、和完全屬於自己的時(shí)間。最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動(dòng)的方式。讓屬下遇到問(wèn)題時(shí)，能夠提出建議並採(cǎi)取雙方都同意的做法或是主動(dòng)採(cǎi)取行動(dòng)並向上報(bào)告。1/459有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開(kāi)始主管在進(jìn)行時(shí)有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、釐清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國(guó)密西根大學(xué)心理學(xué)和神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時(shí)，才能發(fā)揮最佳功能。

因此，最佳的工作方式就是將性質(zhì)類(lèi)似的工作集中在同一時(shí)段完成。你可以將工作分成兩大部份：需要高度專(zhuān)注力的工作，如撰寫(xiě)報(bào)告、擬定計(jì)畫(huà)等。相對(duì)而言不需要太多專(zhuān)注力的工作，像是開(kāi)會(huì)、處理文書(shū)作業(yè)、電話(huà)連繫等。2/460有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、釐清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國(guó)密西根大有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先順序可以?huà)?cǎi)取ABCDE模式：．A級(jí)工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。

．B級(jí)工作：很重要，但有較多緩衝的時(shí)間。

．C級(jí)工作：可以做的事，但是沒(méi)有很重要，要不 要做也沒(méi)有太大的影響。．委派（Delegate）緊急但不重要工作：

將緊急但不重要的工作分派給適當(dāng)?shù)娜藞?zhí)行。．刪除（Eliminate）沒(méi)有時(shí)間做的工作：

如果排不上時(shí)間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。3/461有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先順序可以?huà)?cǎi)取ABCDE有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無(wú)法做一切的事情，要學(xué)習(xí)何時(shí)該說(shuō)不。儘管工作再忙，都應(yīng)該留給自己一點(diǎn)時(shí)間，在不受打擾的狀況下，專(zhuān)心的思考一些問(wèn)題。4/4主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團(tuán)隊(duì)未來(lái)的發(fā)展或是新市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)等。62有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無(wú)法做一切預(yù)留Buffer(緩衝區(qū))並不是每件事情都那麼的急。如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉，相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的。所以應(yīng)該要有一個(gè)地方，緩衝區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們。63預(yù)留Buffer(緩衝區(qū))並不是每件事情都那麼的急。24學(xué)會(huì)拒絕拒絕要求四部曲傾聽(tīng)、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬鼓勵(lì)部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時(shí)支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老闆提醒他你目前處理中的工作，並請(qǐng)他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序。64學(xué)會(huì)拒絕拒絕要求四部曲25如果沒(méi)有E-Mail該有多閒1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看廣告信?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒(méi)有做分類(lèi)?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類(lèi)後集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?其實(shí)你應(yīng)該集中處理它!AndrewS.Grove（安德魯˙葛洛夫）為「Intel」主要?jiǎng)?chuàng)始人65如果沒(méi)有E-Mail該有多閒1.你一天花多少時(shí)間在看如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類(lèi)的動(dòng)作。(或設(shè)定自動(dòng)分類(lèi))除了真正急件以外，集中時(shí)段回信。養(yǎng)成習(xí)慣，一天只在三個(gè)時(shí)段看Email,例如:時(shí)段信箱回信備註08:30公事V13:00公事X急件才回17:20公事V21:45私人V66如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有今天必須做的事今天應(yīng)該做的事今天可以做的事

今日三件事67今天今天今天今日三件事28設(shè)定SMART的目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定要SMARTSpecific要明確Measurable要可量測(cè)Attainable/Achievable要可達(dá)成Realistic/Relevant要?jiǎng)?wù)實(shí)/要切題Timebound要有時(shí)限Acronym頭字語(yǔ)時(shí)間管理就是要有好的規(guī)劃。68設(shè)定SMART的目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定要SMARTAcronym養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始。用兵貴在速戰(zhàn)速?zèng)Q，時(shí)機(jī)稍縱即逝?？梢栽缟献鐾甑氖?，決不拖到下午完成。

可以一天做完的事，決不分成兩天完成。養(yǎng)成做備忘錄與思考的習(xí)慣。開(kāi)始工作之前，如果能花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什麼，就能節(jié)省四小時(shí)的時(shí)間浪費(fèi)。將性質(zhì)類(lèi)似的工作集中在同一時(shí)段完成。需要高度專(zhuān)注力的vs.不需要太多專(zhuān)注力的每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時(shí)。69養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始。30記住--拖延必須付出代價(jià)一直不去看牙醫(yī)---牙疼會(huì)愈來(lái)愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機(jī)械修理---故障後花費(fèi)更大。遲遲運(yùn)動(dòng)計(jì)畫(huà)---容易縮短生命。延遲答覆詢(xún)問(wèn)---將失掉顧問(wèn)。拖延開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品---將被對(duì)手超越。延誤重要的事情---將喪失豐富的人生。70記住--拖延必須付出代價(jià)一直不去看牙醫(yī)---牙疼會(huì)愈來(lái)如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情。完成事情的定義:完整的+相關(guān)的+善後的+記錄的文件通常完成一件完整事情就會(huì)有力氣再做第二件事情不要因?yàn)榛藭r(shí)間去度假而覺(jué)得內(nèi)疚，度假使你心情愉快所以會(huì)讓你更能有效的工作。莫非定律(Murphy'sLaw)Ifanythingcangowrong,itwill.會(huì)出錯(cuò)的事終歸要出