高級(jí)文秘職業(yè)化訓(xùn)練

高級(jí)文秘職業(yè)化訓(xùn)練目錄一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象;1、企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（1）

項(xiàng)目?jī)?nèi)容1、日程管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排；日程表的制作；預(yù)定計(jì)劃的變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理3、會(huì)議及活動(dòng)的管理開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動(dòng)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的管理。企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（2）項(xiàng)目?jī)?nèi)容4、照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購(gòu)買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費(fèi)、交際費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。6、突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動(dòng)問題決裂和紛爭(zhēng)時(shí)的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（3）項(xiàng)目?jī)?nèi)容7、接待、應(yīng)酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會(huì)客室的安排，電話的接聽、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理8、溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng)9、文件的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理；企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（4）項(xiàng)目?jī)?nèi)容10、信息的搜集整理文獻(xiàn)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集、整理、分析；上司有關(guān)的名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索；11、決策支持工作信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作主要工作如下：接聽電話、上傳下達(dá)；使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈；使用各類辦公用具(傳真、復(fù)印、電腦)；使用互聯(lián)網(wǎng)；管理檔案、文件等；接待；其它事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作；2、文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；管理上司工作日程；組織、召集相關(guān)的會(huì)議；更多課程、更詳細(xì)課函就在資訊一百收集相關(guān)信息資料等；扣：八三八一三六五四六電：零七五五三三零四八一八二公司內(nèi)、外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理；語(yǔ)言要求高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作如下：管理上司的工作時(shí)間；主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)；信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；語(yǔ)言要求一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象;二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；1、秘書的定義l．廣義的概念；“秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。”這里的廣義，包括了公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)--領(lǐng)導(dǎo)集體；

2．狹義的概念?！懊貢且环N職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。”這里著重排除了私人秘書。

我們定義為“秘書是領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手”行政文秘側(cè)重于商業(yè)環(huán)境中的公務(wù)活動(dòng)（商務(wù)秘書）

2、秘書的角色定位領(lǐng)導(dǎo)者替身決策支持

事務(wù)執(zhí)行者服務(wù)人員

協(xié)調(diào)人

參謀

領(lǐng)導(dǎo)2、常見的角色錯(cuò)位1、主觀態(tài)度上的問題——服從和服務(wù)意識(shí)淡薄——沒有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳——保密意識(shí)差，導(dǎo)致泄密事件——向上錯(cuò)位，擅作主張2、客觀能力上的問題——專業(yè)技能水平差——各類知識(shí)較淺薄——概念、判斷、概括能力差3、行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì)

正直--堅(jiān)持既定政策和原則實(shí)事求是熱情—對(duì)人、對(duì)事積極、樂觀

敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)

守信--不失約、不違約、不食言、不泄密忠誠(chéng)—忠于上級(jí)忠于事業(yè)有序--利落，有條不齋高效--追求效率和效益 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)細(xì)心--盡可能的考慮事情周到、細(xì)心悟性—領(lǐng)悟上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法自信—積極向上勤奮—不斷學(xué)習(xí)提高能力承受壓力一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時(shí)間管理技巧;五、行政文秘的會(huì)議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務(wù)禮儀與職業(yè)形象;美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的25％，其余75％決定于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組1995年調(diào)查結(jié)果顯示，在500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占82％。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手

沒有良好的溝通技巧就沒有良好的工作結(jié)果一、溝通的重要性二、什么是溝通？為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并達(dá)成共同認(rèn)識(shí)的過程。

實(shí)質(zhì)：

如何理解別人讓別人理解你的過程

注意：溝通不一定是直來(lái)直去明明白白效果比有道理重要三、溝通的特性

1、目的性2、方向性3、互動(dòng)性傳送者接受者信息反饋四、溝通的種類及形式幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)面對(duì)面快速直接好控制有誤差時(shí)間性差電話快速方便省時(shí)不準(zhǔn)確難控制書面準(zhǔn)確易保存速度慢身體語(yǔ)言生動(dòng)準(zhǔn)確難把握互聯(lián)網(wǎng)快速、直接、方便、省時(shí)、準(zhǔn)確不生動(dòng)依賴性大解讀身體語(yǔ)言的含義身體語(yǔ)言行為含義

距離距離的遠(yuǎn)近代表關(guān)系的親疏姿勢(shì)雙臂環(huán)抱表示防御，開會(huì)時(shí)獨(dú)坐一隅意味著傲慢或不感興趣。眼神盯著看意味著不禮貌，但也可能表示興趣，尋求支持

表情微笑表示友善禮貌，皺眉表示懷疑和不滿意。

手式柔和的手勢(shì)表示友好、商量，強(qiáng)硬的手勢(shì)則意味著敵對(duì)、否認(rèn)

聲音演說時(shí)抑揚(yáng)頓挫表明熱情，突然停頓是為了造成懸念，吸引注意力。

六、溝通的方法說聽問看七、了解對(duì)方的溝通風(fēng)格

支配型和藹型表現(xiàn)型分析型理性、紀(jì)律、任務(wù)傾向內(nèi)向被動(dòng)合作、緩慢、跟從非命令、避免風(fēng)險(xiǎn)

主動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)、迅速、敢冒險(xiǎn)、命令外向感性、散漫、人際傾向友善、開放、不拘禮節(jié)不同風(fēng)格的優(yōu)缺點(diǎn)風(fēng)格優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)支配型獨(dú)立、坦誠(chéng)果決、實(shí)際效率、行動(dòng)專橫跋扈冷酷無(wú)情分析型一絲不茍、按部就班循序漸進(jìn)、有條不紊謹(jǐn)慎小心、推理力強(qiáng)吹毛求疵、不知變通雞蛋里挑骨頭和藹型態(tài)度合作、支持別人忠誠(chéng)信賴、有耐心配合別人、居中協(xié)調(diào)一味順從、缺乏主見有求必應(yīng)、委曲求全表現(xiàn)型熱情洋溢、活力四射熱誠(chéng)率直、幽默風(fēng)趣求新求變、說服力強(qiáng)好高騖遠(yuǎn)、不切實(shí)際耐心不夠、經(jīng)常轉(zhuǎn)移注意力虎頭蛇尾工作方式...

嚴(yán)肅認(rèn)真有條不紊有計(jì)劃有步驟合乎邏輯完美主義傾向寡言的緘默的面部表情少喜歡個(gè)人單干語(yǔ)言準(zhǔn)確,注意細(xì)節(jié)語(yǔ)調(diào)單一遵守時(shí)間理性不沖動(dòng)分析型內(nèi)向被動(dòng)主動(dòng)外向分析型果斷,獨(dú)立,有能力,熱情,精力旺盛,表情少，不外露.以事為中心有時(shí)過于直率，而顯得咄咄逼人目光接觸,目的性強(qiáng),說話快且有說服力,語(yǔ)言直接,計(jì)劃性強(qiáng)，強(qiáng)調(diào)效率.

工作方式...

支配型內(nèi)向被動(dòng)主動(dòng)外向支配型工作方式...

和藹型合作友好贊同耐心輕松面部表情和藹可親頻繁的目光接觸說話慢條斯理聲音輕柔,抑揚(yáng)頓挫辦公室里有家人照片內(nèi)向被動(dòng)主動(dòng)外向和藹型工作方式...

外向,直率友好熱情的令人信服的合群的活潑的情緒波動(dòng)大有說服力的語(yǔ)言面部表情豐富，動(dòng)作多，快速的動(dòng)作和手勢(shì)節(jié)奏快幅度大喜好與人打交道并愿意與人合作

熱情感染

富有情趣

表現(xiàn)型內(nèi)向被動(dòng)主動(dòng)外向表現(xiàn)型八、

溝通的方向向上溝通的原則：a、服從、尊重上級(jí)是基礎(chǔ)b、迎合上級(jí)是方法

c、理解、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖是出發(fā)點(diǎn)

d、及時(shí)匯報(bào)(回報(bào))八、

溝通的方向與上司溝通的方法：1、事前聽明白、看清楚上級(jí)意圖（個(gè)性、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格）2、事中要時(shí)時(shí)匯報(bào)3、事后及時(shí)總結(jié)與上司溝通的態(tài)度：

1、尊重但不能吹棒2、請(qǐng)示但不能依賴3、主動(dòng)但不能越權(quán)八、

溝通的方向2、與同級(jí)人員的溝通a、平時(shí)要注意建立信任關(guān)系b、站在對(duì)方的立場(chǎng)c、把握時(shí)機(jī)和方式

d、掌握原則性與靈活性

八、

溝通的方向3、與下級(jí)人