采購管理建議書

惠州市惠陽區(qū)嘉駿預拌混凝土有限公司采購管理改進建議書擬訂:陳俊0NI7P采購管理建議凝練智慧創(chuàng)新應用前言2003年下半年以來，農產品及關鍵生產資料產品的價格不斷上漲，建筑原材料價格同樣呈急劇攀升態(tài)勢，地產、建筑相關企業(yè)遭受錘打之痛。作為商品混凝土生產商，嘉駿公司同樣無法回避不斷上漲的原材料價格使公司運作成本徒然增加的客觀事實。在這種情況下，怎樣應對原材料漲價？如何消除由漲價帶來的負面影響？已成為公司決策層亟待解決的新課題和當務之急。企業(yè)贏利能力的提升，從本質來可分為兩個方面：“開源”與“節(jié)流”。開源意味著創(chuàng)新，開發(fā)新的產品、使用新的工藝、開辟新的市場；節(jié)流意味著挖潛，有效的細化與控制企業(yè)各個環(huán)節(jié)的運作成本。根據(jù)我們對預拌混凝土行業(yè)過往的管理咨詢經驗，采購成本一般占產品成本的50%-70%，隨著供應鏈的發(fā)展和外包的深入，這一比重還將上升。同時，大量的統(tǒng)計結果表明，采購環(huán)節(jié)成本降低1%，企業(yè)利潤將增加5%-7.5%，采購環(huán)節(jié)管理成效的好壞，已成為企業(yè)減低成本，提高運營效益的關鍵因素。面臨“原材料成本上升、市場競爭加劇、利潤空間有限”的客觀現(xiàn)實，公司決策層尤其需要重視采購管理環(huán)節(jié)。前期咨詢以及與嘉駿公司各級管理人員的日常溝通中可以看出：公司目前的采購活動多停留在事務處理層面，主要集中在采購訂單的執(zhí)行、跟催與監(jiān)督、價格談判等方面，降低采購成本的手段主要是通過談判與競價使供應商降低價格來實現(xiàn)。本建議書的編制，其最終目的希望幫助公司不斷完善采購流程，逐步建立具有策略性、預見性和整體性的采購管理政策，真正實現(xiàn)成本控制與企業(yè)競爭優(yōu)勢的構建。改進建議經過客觀的分析與思考，結合嘉駿公司管理架構的實際情況，針對公司采購管理面臨的實際問題，顧問將從近期和中長期兩個方面提出改進建議。在近期內，公司亟待解決的問題應包括：采購管理建議■現(xiàn)有采購流程的完善■主要原材料代用選擇有效控制產品質量損失成本問題的意識與溝通中長期的采購管理改進，建立并完善的采購管理政策，其主要內容包括：策略采購的運用產品消耗定額的制訂長期伙伴關系的建立成本管理體系的建立具體措施現(xiàn)有采購流程的完善顧問認為：目前，公司現(xiàn)行采購流程中的問題主要集中反映在兩個方面，因生產計劃的波動程度較大，影響庫存需求的準確預測，容易造成物料短缺；用戶混凝土用量預測結果與庫存動態(tài)分析未有效銜接，物料采購的提前時間不夠，造成公司采購活動時常處于“救火”狀態(tài)。針對上述問題，顧問建議公司決策層有必要針對采購流程進行明確規(guī)劃，嚴格合同管理，強化合同對于生產組織的指引作用。同時，逐步建立生產預期管理機制，確保采購活動的提前時間，滿足實際生產對物料準備的要求?！霾少徆芾斫ㄗh為全面清晰界定公司采購管理流程，顧問建議公司決策層需要特別關注以上流程圖中虛線部分指引的管理活動，即物料需求的適度預測，最大程度體現(xiàn)采購活動的計劃性。2） 主要原材料代用選擇顧問建議：公司借鑒采用價值工程（VE）的原理，從產品設計源頭，即配合比設計階段就積極尋找主要原材料的可替代品或選擇材料的不同來源、不同供應商。同時，在主要原材料替代過程中絕不能影響產品的功能質量和用戶滿意程度。能否成功實現(xiàn)主要原材料的替代，能否拓寬主要原材料的供應商選擇，其關鍵需要妥善解決以下問題：■建立明確的供應商信息米集、分析流程；■明確替代材料的前期驗證要求；■逐步建立預備供應商管理機制。實現(xiàn)主要原材料供應商的多種選擇，首先需要拓寬供應商信息的收集渠道，充分利用網絡、行業(yè)信息、客戶溝通信息等方式，多層次多維度采集供應商信息，并將上述活動轉化成為公司內部相關部門的管理要求，改變目前供應商信息來源主要依靠公司決策層的現(xiàn)狀。■采購管理建議其次，主要原材料的科學替代，需要明確評價標準，進行嚴格的前期驗證。同時，針對不同的物料供應商，在質量、價格、服務和交付周期四個方面建立具體的評價要求，嘗試運用“層別法”進行完整評價，并且將原材料的前期驗證工作納入公司相關部門的日常操作。在嚴格執(zhí)行供應商合格評價活動（ISO9OOO文件要求）的同時，建立預備供應商選擇、評價記錄，使之與現(xiàn)有的《合格供應商清單》構成相輔相成有機聯(lián)系。3） 有效控制產品質量損失采購環(huán)節(jié)的種種努力需要在生產、質量管理過程中得以確保。嚴格執(zhí)行現(xiàn)有的質量管理文件要求的同時，在生產管理活動中，必須進一步有效控制因質量問題引起的成本損失。特別是生產操作環(huán)節(jié)，最大限度杜絕廢品、降級品的產生。顧問建議：借鑒質量目標的管理模式，明確質量成本管理要求，在公司范圍內建立量化的、可衡量的質量損失控制目標，并具體分解到相關部門，成為評價部門管理業(yè)績的依據(jù)之一。4） 成本問題的意識與溝通采購管理的改進、解決成本問題的最終成效，絕不僅僅是公司決策層高度關注的，更需要各級管理人員、員工的積極參與。顧問建議：公司決策層有必要利用公司例會、培訓、日常溝通等機會，使用必要的媒介（諸如：會議紀要、板報、內部刊物）等，不失時機地在公司內部進行成本問題的溝通，促進各級管理人員、員工對于公司面臨的原材料漲價、成本壓力等問題的清晰認識，將成本概念真正引入企業(yè)文化、管理定式和操作習慣。5） 策略采購的運用作為采購管理改進活動的中長期措施之一，策略采購就是針對公司主要原輔材料進行有效的需求、外部供應市場、競爭對手以及供應基礎分析，明確每種原輔材料的短期、中長期的采購目標、采購計劃和采購策略。其中包含的管理技術有：采用怎樣的采購技術；■采購管理建議■與供應商建立怎樣的關系；■如何培育具有競爭力的供應商群體；日常采購執(zhí)行與合同確立。實踐證明，策略采購實施不需要大的投資，關鍵在于重新審視現(xiàn)有采購管理政策，優(yōu)化采購流程，整合并發(fā)掘供應商資源，在采購活動、生產管理以及質量監(jiān)控之間建立良好的成本配合關系。6） 產品消耗定額的制訂制訂詳細、完整的產品消耗定額，明確公司運營各個環(huán)節(jié)的原輔助材料消耗的合理限度，建立材料成本的量化評價指標和目標。產品消耗定額的科學制訂和嚴格執(zhí)行，主要包括：工藝定額■生產定額供應定額產品消耗定額確定是一個嚴謹、細致的過程。定額的制定和執(zhí)行，可參考P-D-C-A循環(huán)的管理思路，建立可執(zhí)行的產品定額同時，明確監(jiān)控、評價定額執(zhí)行情況和結果的手段，配合適當?shù)募罘绞剑P注產品定額執(zhí)行結果的同時，強調起實施過程的管理。7） 長期伙伴關系的建立著重與供應商建立長期的伙伴關系是采購管理的一個重要方面。對于采購和供應雙方而言，都需要考慮成本和利潤、長期伙伴和短期買賣關系等問題。良好的供應商群體最終帶來低成本、高質量的產品和服務。特別需要說明的是：建立長期的、互利的伙伴關系，與供應行為的日常監(jiān)控并不矛盾。公司在著手完善供應商關系的同時，需要進一步明確供應商日常監(jiān)控的管理要求。在現(xiàn)有的ISO9000文件基礎上，細化供應商日常管理流程，其中包括：明確供貨行為的服務要求（周期、交付）；采購產品的質量監(jiān)控方式（驗證、質量承諾）；■采購管理建議供應商質量偏差的溝通和處理。成本管理體系的建立現(xiàn)代管理理論認為：相對客戶而言，企業(yè)本身只是一個成本中心。因此，成本管理是每一個企業(yè)永恒的話題。作為一項長期工作，成本管理是一個系統(tǒng)工程，成本問題一定是一個系統(tǒng)問題。建立成本管理體系，從成本系統(tǒng)上全面和充分地識別、確定和消除提高成本的內外部因素，從而有效控制和降低成本。原材料漲價，就屬提高成本的外部因素