《現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)》第三章現(xiàn)代會(huì)議組織工作

現(xiàn)代會(huì)議組織工作

【定向目標(biāo)】了解會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中工作、會(huì)議結(jié)束的具體工作內(nèi)容掌握會(huì)議材料準(zhǔn)備及各項(xiàng)要求掌握輔助會(huì)議主持及會(huì)中各項(xiàng)服務(wù)的技巧第三章第一節(jié)會(huì)議策劃

一、會(huì)議策劃概述（一）會(huì)議策劃的含義與意義（二）會(huì)議策劃的前期工作1.收集信息2.確定會(huì)議策劃者二、會(huì)議策劃的內(nèi)容（一）“Why”--“為什么”開會(huì)，會(huì)議目標(biāo)是什么（二）“Who”--“誰”來參加會(huì)議，主辦者希望哪些人來參加（三）“What”--“什么”類型的會(huì)議（四）“When”--“什么時(shí)候”舉行會(huì)議（五）“Where”—在“什么地方”開會(huì)1．大小是否合適。2．交通是否便利。3．環(huán)境是否適宜。4．設(shè)備設(shè)施是否齊全適用。第一節(jié)會(huì)議策劃

二、會(huì)議策劃的內(nèi)容（六）“How”--會(huì)議將“怎么”進(jìn)行在策劃會(huì)議議程時(shí)要注意以下三點(diǎn)：

（1）會(huì)議議程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)環(huán)環(huán)相扣，緊密相連，所以晝?cè)诎才抛h程時(shí)要認(rèn)真檢查、核對(duì)有無與會(huì)議主題或議題無關(guān)的內(nèi)容。（2）在議題多的時(shí)候，要注意先主后次，將重要的議題安排在議程的前面，以保證與會(huì)者有的時(shí)間和清醒的頭腦來研究主要議題。（3）最好將會(huì)議議程提前通知與會(huì)者。分發(fā)給與會(huì)者的議程應(yīng)條理清楚，一目了然，以便與會(huì)者會(huì)議的議程，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。

（七）“Budget”--會(huì)議預(yù)算的策劃

1．顯性成本。2．隱性成本。（八）“Others”--會(huì)務(wù)工作的策劃第一節(jié)會(huì)議策劃

三、制定會(huì)議籌備進(jìn)程時(shí)間表

（一）預(yù)訂客房與會(huì)議室（二）確定會(huì)務(wù)組（三）召開會(huì)務(wù)組動(dòng)員會(huì)（四）會(huì)議參加人員情況的了解：在會(huì)前4-15天左右進(jìn)行（五）確定就餐的酒店：酒店初選（會(huì)前4-8天）；酒店確定（會(huì)前2-5天）（六）預(yù)約攝影師：會(huì)前2-7天（七）會(huì)前禮品、資料、記錄本、礦泉水與物品準(zhǔn)備：會(huì)前1-10天（八）會(huì)前會(huì)議日程表和會(huì)議須知的準(zhǔn)備：會(huì)前1-2天（九）會(huì)議條幅、參會(huì)證、指引牌、人名牌、會(huì)議接待處、會(huì)議通知等準(zhǔn)備：會(huì)前2-5天

第一節(jié)會(huì)議策劃

三、制定會(huì)議籌備進(jìn)程時(shí)間表

（十）會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)與擺設(shè)。設(shè)計(jì)：會(huì)前5-7天；擺設(shè)：會(huì)前1天。（十一）會(huì)務(wù)組現(xiàn)場(chǎng)設(shè)辦公室（十二）接站（十三）早到客人的安排：提前1天或更多（十四）攝影錄像：會(huì)議開始時(shí)起（十五）票務(wù)：會(huì)議結(jié)束前1天（十七）送站：隨時(shí)（十八）總結(jié)報(bào)告：會(huì)議結(jié)束后3日內(nèi)第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備

一、擬定會(huì)議計(jì)劃（一）確定會(huì)議基本要素（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)（三）制定會(huì)議預(yù)算1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（6）視聽設(shè)備費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（7）演出費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（4）餐飲費(fèi)用（9）預(yù)計(jì)外支出（5）旅游費(fèi)用2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理（4）精打細(xì)算（2）總量控制（5）留有余地（3）確保重點(diǎn)3.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌集（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（4）社會(huì)贊助（2）主辦者分擔(dān)（5）轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備二、擬訂會(huì)議議程、日程、程序（一）含義1.會(huì)議議程2.會(huì)議日程3.會(huì)議程序（二）會(huì)議議程的制作1.會(huì)議議程制作要點(diǎn)3.會(huì)議議程中的會(huì)議生活安排2.會(huì)議議程表設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)三、制作并發(fā)送會(huì)議通知（一）會(huì)議通知的使用（二）會(huì)議通知的內(nèi)容（三）會(huì)議通知的發(fā)送四、準(zhǔn)備會(huì)議材料1.會(huì)議指導(dǎo)文件4.會(huì)議參考文件2.會(huì)議主題文件5.會(huì)議管理文件3.會(huì)議程序文件（一）會(huì)議文件準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿2.起草會(huì)議報(bào)告3.準(zhǔn)備會(huì)議文件的要求（二）會(huì)議物品與設(shè)施的準(zhǔn)備1.會(huì)議用品和設(shè)施的種類2.準(zhǔn)備會(huì)議用品與設(shè)施的要求（1）制定計(jì)劃（2）落實(shí)專人負(fù)責(zé)（3）實(shí)用節(jié)約為本第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備五、制發(fā)會(huì)議證件（一）會(huì)議證件概述1.會(huì)議證件的概念2.會(huì)議證件的作用3.會(huì)議證件的種類（二）會(huì)議證件上的內(nèi)容（三）證件的樣式與制作1.佩戴在與會(huì)者身上的證件2.臺(tái)簽式的姓名卡片（“桌簽”）3.坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（四）會(huì)議證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)（五）布置會(huì)場(chǎng)第三節(jié)會(huì)中工作

一、會(huì)議開始（一）會(huì)議開始前再次確認(rèn)會(huì)議準(zhǔn)備工作（二）會(huì)議簽到與會(huì)議資料發(fā)放

1.會(huì)議簽到2.會(huì)議資料發(fā)放（三）對(duì)缺席、遲到人員做出說明（四）安排會(huì)議記錄，指定會(huì)議記錄人員會(huì)議開始前就必須指定專門的會(huì)議記錄人員。擔(dān)任會(huì)議記錄的人員應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

1.善于傾聽。仔細(xì)傾聽發(fā)言者的發(fā)言，而且能準(zhǔn)確重述所聽到的內(nèi)容。2.能同時(shí)記錄幾項(xiàng)發(fā)言而不發(fā)生失誤。3.有良好的組織、辨析能力。為了記錄準(zhǔn)確，記錄人員可能要隨時(shí)請(qǐng)主持人讓發(fā)言者總結(jié)他的觀點(diǎn)，或者讓發(fā)言者確認(rèn)自己為他總結(jié)的觀點(diǎn)。并需要及時(shí)指出表達(dá)含混的發(fā)言，請(qǐng)主持人讓發(fā)言者給予解釋。這樣做同時(shí)很好地理清了會(huì)議的層次。因此，顯示了會(huì)議記錄的極端重要性。甚至有研究者認(rèn)為，從對(duì)會(huì)議的控制而言，它的重要性僅次于主席。進(jìn)而認(rèn)為，可由具備擔(dān)任主席潛力的與會(huì)者負(fù)責(zé)工作，以培養(yǎng)其領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的能力。4.有一定的速記經(jīng)驗(yàn)。會(huì)議記錄員的記錄一定要能跟得上會(huì)議進(jìn)行的速度。尤其當(dāng)討論非常熱烈，大家插話都很多的時(shí)候，這樣的速記經(jīng)驗(yàn)就顯得相當(dāng)必要。有時(shí)候會(huì)議主席指定了另外的參會(huì)者擔(dān)任會(huì)議記錄員，也有研究者推崇與會(huì)者輪流擔(dān)任這個(gè)工作。這種情況極富挑戰(zhàn)性，因?yàn)榧纫约喊l(fā)言還要同時(shí)關(guān)注、記錄他人發(fā)言，要辦到準(zhǔn)確無誤非常困難。這時(shí)，秘書更應(yīng)該做好相應(yīng)的輔助工作。第三節(jié)會(huì)中工作一、會(huì)議開始（五）輔助營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛1．準(zhǔn)時(shí)開始2．明確議程3．介紹與會(huì)者，明確各自責(zé)任4．說明會(huì)議的時(shí)間安排5．約定會(huì)議規(guī)則二、會(huì)議進(jìn)行（一）會(huì)議記錄

（二）輔助會(huì)議主持1．確保會(huì)議始終圍繞議題進(jìn)行2．確保會(huì)議與會(huì)者都受到重視3．維護(hù)主持人的權(quán)威第四節(jié)會(huì)議結(jié)束一、核對(duì)會(huì)議議程實(shí)況（一）總結(jié)會(huì)議議程的進(jìn)行情況（五）通知下一次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)（二）確認(rèn)成果，評(píng)價(jià)會(huì)議（六）向與會(huì)者表示感謝（三）對(duì)沒有完成的議程作出說明（七）提前結(jié)束會(huì)議（四）延長(zhǎng)會(huì)議要征得與會(huì)者同意二、組織與會(huì)者離會(huì)1.及時(shí)和與會(huì)者結(jié)清會(huì)議費(fèi)用2.提醒與會(huì)者歸還借用的物品，不要遺忘自己的物品3.為與會(huì)者提前發(fā)放預(yù)訂的機(jī)票、車票4.安排足夠的車輛送站5.安排好暫留與會(huì)者的食宿三、整理會(huì)議文件（一）審核會(huì)議記錄（二）形成會(huì)議決議（簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要）（三）寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況（四）收全會(huì)議材料，匯編會(huì)議文件，并分類、立卷、歸檔第四節(jié)會(huì)議結(jié)束四、會(huì)場(chǎng)善后工作（一）清理會(huì)場(chǎng)（二）歸還所借物品（三）結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用五、會(huì)議評(píng)估（一）會(huì)議評(píng)估概述1.評(píng)估的概念2.會(huì)議評(píng)估的意義3.會(huì)議評(píng)估的實(shí)施者（二）會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（三）會(huì)議評(píng)估的常用方法1.定量評(píng)估和定性評(píng)估2.問卷調(diào)查評(píng)估

3.資料的收集與處理

4.資料的分析（四）會(huì)議評(píng)估報(bào)告第三章小結(jié)本章按照時(shí)間順序分三個(gè)部分介紹了