《現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)》第六章現(xiàn)代會(huì)議接待服務(wù)

現(xiàn)代會(huì)議接待服務(wù)

【定向目標(biāo)】了解接站、返程工作的重要性

理解會(huì)議報(bào)到工作流程掌握會(huì)議報(bào)到登記表與簽到表的制作能夠處理送別會(huì)議代表的相關(guān)事宜第六章第一節(jié)會(huì)議報(bào)到服務(wù)一、會(huì)議接待概述（一）會(huì)議接待的含義與內(nèi)容（二）會(huì)議接待的程序（三）會(huì)議接待的方針二、會(huì)議接站1．通過會(huì)議回執(zhí)或電話聯(lián)系，掌握與會(huì)者詳細(xì)信息，包括姓名、性別、職務(wù)及所在單位等，詳細(xì)準(zhǔn)確記錄抵達(dá)具體時(shí)間、地點(diǎn)，不遺漏、不記錯(cuò)、不張冠李戴。2．根據(jù)與會(huì)者信息，確定接站的規(guī)格。3．做好接站工具準(zhǔn)備。4．掌握抵達(dá)情況5．介紹賓主雙方介紹賓主雙方時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：1.被介紹人的姓名、職務(wù)、職稱要說得十分準(zhǔn)確清楚。2.注意介紹時(shí)要講究介紹順序，應(yīng)該本著“讓尊者優(yōu)先了解對(duì)方情況”的原則來定。3.介紹時(shí)要有禮貌地用手掌示意，而不要用手指指來指去。第一節(jié)會(huì)議報(bào)到服務(wù)

三、會(huì)議報(bào)到

（一）會(huì)議報(bào)到地點(diǎn)的要求（二）查驗(yàn)證件（三）填寫會(huì)議登記表（四）接收與會(huì)者所帶資料（五）分發(fā)會(huì)議資料

1．會(huì)前分發(fā)2．會(huì)中分發(fā)

（六）預(yù)收費(fèi)用（七）安排與會(huì)者住宿會(huì)議報(bào)到的方式：1.與會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介紹信親自報(bào)到。2.本單位與會(huì)人員代為報(bào)到，一個(gè)單位參加同一會(huì)議人員較多時(shí)，可以采用這種方式，由一人代勞。3.秘書人員代勞。4.電話報(bào)到。

第二節(jié)會(huì)議入場(chǎng)服務(wù)一、會(huì)議簽到（一）會(huì)議簽到的作用（二）會(huì)議簽到的方式1．簿式簽到2．表式簽到

3．電子簽到機(jī)簽到4．會(huì)議秘書人員代為簽到5．簽到卡簽到6．名片簽到7．座次表簽到（三）會(huì)議簽到表的格式1．標(biāo)題2．正文

（四）會(huì)議簽到的要求1．認(rèn)真準(zhǔn)備2．有序組織3．及時(shí)統(tǒng)計(jì)第二節(jié)會(huì)議入場(chǎng)服務(wù)

二、會(huì)議引導(dǎo)

（一）小型會(huì)議的引導(dǎo)工作（二）大型會(huì)議的引導(dǎo)工作（三）負(fù)責(zé)會(huì)議引導(dǎo)的禮儀工作簽到工作要求做到：有序組織，要事先安排好簽到處，安排會(huì)務(wù)人員等候。準(zhǔn)確無誤，既不允許人數(shù)不符，也不允許出現(xiàn)“大約”、“左右”一類的模糊數(shù)字。第三節(jié)

安排與會(huì)者返離工作

一、返程票的安排（一）了解與會(huì)者返程要求（二）及時(shí)與與會(huì)者協(xié)商（三）聯(lián)系票務(wù)部門，及時(shí)訂票，用會(huì)議預(yù)付款支付票價(jià)（四）將已訂票務(wù)送交與會(huì)者手中，收取票務(wù)費(fèi)，同時(shí)與其商量離開具體時(shí)間（五）編制與會(huì)人員離開時(shí)間表，安排送別車輛、人員幫助購(gòu)買返程票和送站工作是給與會(huì)者留下的最后印象。這是非常繁瑣的事情，特別是回程票的預(yù)定，一定要熟悉每位與會(huì)者的回程要求，細(xì)心安排，如有困難，應(yīng)及時(shí)與返程人員溝通，保證與會(huì)者滿意離開。第三節(jié)

安排與會(huì)者反離工作

二、結(jié)清會(huì)務(wù)費(fèi)用（一）結(jié)算費(fèi)用（二）檢查房間會(huì)議費(fèi)用的承擔(dān)大致有三種情況：

⒈會(huì)議所有費(fèi)用都由主辦方承擔(dān)。⒉主辦方擔(dān)負(fù)會(huì)務(wù)費(fèi)，其他費(fèi)用由與會(huì)者自理。⒊所有費(fèi)用都由與會(huì)者擔(dān)負(fù)，承辦方只負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織和服務(wù)。三、告別送行第六章小結(jié)從與會(huì)者報(bào)到至與會(huì)者離開，會(huì)議的承辦者要做好一條龍服務(wù)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)不周到，