文書與檔案管理電子教案

文書與檔案管理

電子教案

潘春勝主編

第一章緒論［教學(xué)目的、要求］

通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生們熟悉文書與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，明確文書檔案人員的基本素質(zhì)與技能要求；掌握文書與檔案，文書工作與檔案管理的含義及相互關(guān)系。［教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)］

文書工作與檔案管理的基本含義及相互關(guān)系，工作要求。

［知識(shí)結(jié)構(gòu)圖］總論文書與管理文書工作與檔案管理組織機(jī)構(gòu)與人員素質(zhì)第一節(jié)文書與檔案［教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)］1.文書與檔案的含義2.文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別

一、文書與檔案的含義（一）文書的含義文書是國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，為了一定的目的而形成的具有一定格式，用以處理各種事務(wù)，溝通各種關(guān)系而形成的所有文字材料的總稱。

從文書的含義中可使學(xué)生了解以下四點(diǎn)：1.

文書是一種書面材料2.

文書具有一定的格式3.

文書具有實(shí)用性4．文書的主體主要是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人。

文書的含義，用示意圖表示為：文書行為主體一定格式文字材料檔案是機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來(lái)的對(duì)日后工作有一定查考利用價(jià)值的文字、圖表、照片、聲像及其他各種方式和載體的記錄材料。（二）檔案的含義從檔案的含義中，可使學(xué)生了解以下四點(diǎn)：1．檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的2．檔案是保存起來(lái)的有查考利用價(jià)值的記錄材料3．檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4．檔案是人們的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄

檔案的含義，用示意圖表示為：檔案機(jī)關(guān)組織、個(gè)人查考、利用、價(jià)值記錄材料表現(xiàn)形式：文字、圖表、聲像、照片二、、文文書書與與檔檔案案的的相相互互關(guān)關(guān)系系聯(lián)系區(qū)別1．功用相同2．物質(zhì)載體相同3．內(nèi)容和格式相同4．二者互為條件1．性質(zhì)不同2．形式不同3．效用不同（一一））文文書書與與檔檔案案的的聯(lián)聯(lián)系系1．．二二者者的的功功用用相相同同。。文文書書是是現(xiàn)現(xiàn)實(shí)實(shí)活活動(dòng)動(dòng)的的記記錄錄，，用用于于處處理理各各種種事事務(wù)務(wù)，，溝溝通通各各種種關(guān)關(guān)系系；；檔檔案案是是保保存存起起來(lái)來(lái)的的歷歷史史活活動(dòng)動(dòng)記記錄錄，，用用于于日日后后工工作作的的查查考考和和利利用用。。2．．二二者者的的物物質(zhì)質(zhì)載載體體相相同同。。歷歷史史上上文文書書與與檔檔案案的的主主要要載載體體是是龜龜甲甲、、獸獸骨骨、、羊羊皮皮、、竹竹木木、、絹絹帛帛、、紙紙張張等等，，現(xiàn)現(xiàn)代代發(fā)發(fā)展展到到膠膠片片、、磁磁帶帶、、磁磁盤盤、、光光盤盤等等，，由由于于二二者者載載體體相相同同，，記記錄錄在在載載體體上上的的方方法法也也相相同同。。如如印印刷刷、、曬曬制制、、攝攝影影、、錄錄音音、、錄錄像像等等。。3．二二者的的內(nèi)容容和格格式相相同。。檔案案直接接來(lái)源源于文文書，，檔案案是由由文書書轉(zhuǎn)化化而來(lái)來(lái)的，，人們們常說(shuō)說(shuō)，““今天天”的的檔案案就是是“昨昨天””的文文書，，“今今天””的文文書可可能就就是““明天天”的的檔案案，這這句話話概括括了檔檔案與與文書書之間間的密密切關(guān)關(guān)系，，因此此說(shuō)，，兩者者的內(nèi)內(nèi)容與與格式式完全全相同同。4．二者者互為為條件件。文文書與與檔案案是密密不可可分的的有機(jī)機(jī)整體體。文文書是是檔案案的前前身，，檔案案是文文書的的延續(xù)續(xù)。沒(méi)沒(méi)有文文書也也就沒(méi)沒(méi)有檔檔案。。在某某些情情況下下，文文書也也要通通過(guò)查查考檔檔案后后才能能形成成和制制發(fā)，，檔案案為文文書的的形成成提供供了依依據(jù)和和參考考。（二））文書書與檔檔案的的區(qū)別別1．二二者的的性質(zhì)質(zhì)不同同。文文書是是具有有現(xiàn)行行效用用的信信息，，在處處理公公務(wù)方方面具具有針針對(duì)性性、指指導(dǎo)性性和執(zhí)執(zhí)行性性；檔檔案是是機(jī)關(guān)關(guān)組織織和個(gè)個(gè)人在在社會(huì)會(huì)活動(dòng)動(dòng)中積積累、、保存存起來(lái)來(lái)的信信息，，具有有原始始記錄錄性。。在日日后工工作查查考、、科研研方面面具有有憑據(jù)據(jù)性、、參考考性和和借鑒鑒性，，并向向全社社會(huì)提提供利利用，，發(fā)揮揮著實(shí)實(shí)際效效益。。2．二者者的形形式不不同。。文書書是在在處理理現(xiàn)行行事務(wù)務(wù)中不不斷產(chǎn)產(chǎn)生的的，檔檔案是是為了了今后后應(yīng)用用，將將處理理現(xiàn)行行事務(wù)務(wù)的有有關(guān)材材料按按一定定的規(guī)規(guī)律組組成和和保存存起來(lái)來(lái)。文文書是是一份份一份份的，，其表表現(xiàn)形形式為為單份份的、、零散散的；；檔案案是將將一份份一份份的文文書按按一定定方式式組合合起來(lái)來(lái)的，，是多多份的的，整整體的的。3．二二者的的效用用不同同。文文書是是進(jìn)行行公務(wù)務(wù)活動(dòng)動(dòng)，處處理現(xiàn)現(xiàn)實(shí)事事務(wù)的的重要要工具具，通通用文文書是是具有有法定定的權(quán)權(quán)威和和行政政約束束力。。因之之，文文書具具有現(xiàn)現(xiàn)實(shí)效效用；；檔案案，作作為真真實(shí)的的歷史史記錄錄，具具有憑憑證和和參考考價(jià)值值，可可以提提供利利用，，發(fā)揮揮其歷歷史效效用。。第二節(jié)節(jié)文文書書工作作與檔檔案管管理［教學(xué)學(xué)重點(diǎn)點(diǎn)與難難點(diǎn)］］1﹒文書工工作與與檔案案管理理的含含義2﹒文書書工作作與檔檔案管管理的的聯(lián)系系和區(qū)區(qū)別一、文文書工工作與與檔案案管理理的含含義(一)文書工工作的的含義義文書工工作是是指文文書工工作人人員運(yùn)運(yùn)用科科學(xué)的的原則則、程程序和和方法法完成成文書書的收收發(fā)、、文書書的撰撰寫、、文書書的制制發(fā)、、文書書的處處理和和文書書的管管理等等一系系列工工作。。文書書工作作在機(jī)機(jī)關(guān)工工作活活動(dòng)中中是一一項(xiàng)最最主要要、最最大量量的日日常工工作，，它通通過(guò)文文書的的制發(fā)發(fā)、處處理與與管理理等一一系列列相互互銜接接的程程序和和環(huán)節(jié)節(jié)，構(gòu)構(gòu)成機(jī)機(jī)關(guān)信信息運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)與與處理理的流流程。。文書工工作含含義用用示意意圖表表示為為：文書工作文書工作人員科學(xué)的原則、程序、方法文書的制作、處理、管理（二））檔案案管理理的含含義檔案管管理也也稱檔檔案工工作，，它是是指用用科學(xué)學(xué)的原原則、、方法法和組組織制制度管管理檔檔案，，為黨黨和國(guó)國(guó)家提提供各各種服服務(wù)的的工作作。它它的工工作內(nèi)內(nèi)容主主要有有檔案案的收收集、、整理理、鑒鑒定、、保管管、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、、提供供、利利用等等工作作，這這就是是通常常所說(shuō)說(shuō)的檔檔案工工作的的六環(huán)環(huán)節(jié)。。檔案管管理的的含義義用示示意圖圖表示示為檔案管理檔案管理人員科學(xué)的原則、方法、組織制度管理檔案、提供服務(wù)二、文書工工作與與檔案案管理理的相相互關(guān)關(guān)系聯(lián)系區(qū)別1．工作對(duì)象相同2．工作環(huán)節(jié)相同3．二者互為條件1．工作任務(wù)不同2．工作內(nèi)容不同3．服務(wù)對(duì)象不同(一)文書書工作作與檔檔案管管理的的聯(lián)系系1．二者者的工工作對(duì)對(duì)象相相同。。文書書工作作與檔檔案管管理工工作的的對(duì)象象都是是文字字材料料（檔檔案工工作還還有其其他材材料））。文文書工工作是是形成成和處處理文文字材材料，，是對(duì)對(duì)文字字材料料的前前期處處理，，并實(shí)實(shí)現(xiàn)其其現(xiàn)行行效用用；檔檔案工工作是是有規(guī)規(guī)律的的保存存了文文字材材料，，是對(duì)對(duì)文字字材料料進(jìn)行行了后后期處處理，，并實(shí)實(shí)現(xiàn)其其備考考利用用價(jià)值值。檔檔案是是由文文書轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化而而來(lái)的的。2．二者者的主主要工工作環(huán)環(huán)節(jié)相相同。。文書書的整整理與與歸檔檔是文文書工工作的的最后后一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)，但但同時(shí)時(shí)又是是檔案案工作作的第第一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)———收集集。歸歸檔和和收集集是文文書工工作與與檔案案工作作的臨臨界線線和交交叉點(diǎn)點(diǎn)。它它們從從不同同的角角度履履行了了同一一道手手續(xù)。。歸檔檔文書書的整整理工工作是是檔案案工作作的基基礎(chǔ)工工作，，因此此，必必須符符合檔檔案管管理的的要求求，它它既是是文書書工作作的任任務(wù)，，也是是檔案案工作作的任任務(wù)。。3．二者者互為為條件件。文文書工工作是是檔案案管理理的前前處理理階段段，是是檔案案管理理的基基礎(chǔ)，，檔案案管理理是文文書工工作的的延續(xù)續(xù)和深深入，，是文文書工工作的的歸結(jié)結(jié)。沒(méi)沒(méi)有文文書工工作，，就沒(méi)沒(méi)有檔檔案管管理工工作。。在某某些情情況下下，文文書工工作又又需利利用檔檔案材材料，，否則則，將將不能能更好好地開開展文文書工工作。。(二)文書書工作作與檔檔案管管理的的區(qū)別別1．二者者的工工作任任務(wù)不不同。。文書書工作作的主主要任任務(wù)是是高質(zhì)質(zhì)量地地形成成文書書，及及時(shí)準(zhǔn)準(zhǔn)確地地處理理往來(lái)來(lái)文書書，有有條理理地、、安全全地運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)文文書，，完整整妥善善地保保管文文書，，正確確地發(fā)發(fā)揮文文書的的作用用；溝溝通對(duì)對(duì)內(nèi)外外的聯(lián)聯(lián)系，，有效效地推推進(jìn)機(jī)機(jī)關(guān)工工作，，為機(jī)機(jī)關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)工工作服服務(wù)。。檔案案管理理的主主要任任務(wù)是是堅(jiān)持持集中中、統(tǒng)統(tǒng)一和和科學(xué)學(xué)地管管理檔檔案，，大力力開發(fā)發(fā)檔案案信息息資源源，逐逐步實(shí)實(shí)現(xiàn)檔檔案管管理的的現(xiàn)代代化，，更好好地提提供檔檔案利利用，，為社社會(huì)主主義現(xiàn)現(xiàn)代化化建設(shè)設(shè)服務(wù)務(wù)。2．二二者的的工作作內(nèi)容容不同同。文文書工工作的的內(nèi)容容主要要是文文書的的形成成，文文書的的處理理及文文書的的整理理與歸歸檔；；檔案案管理理的內(nèi)內(nèi)容主主要是是收集集、整整理、、鑒定定、保保管、、統(tǒng)計(jì)計(jì)和提提供利利用等等。3．二者者的服服務(wù)對(duì)對(duì)象不不同。。文書書工作作主要要是為為機(jī)關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)工作作服務(wù)務(wù)；檔檔案管管理是是為全全社會(huì)會(huì)提供供服務(wù)務(wù)，檔檔案提提供利利用的的對(duì)象象越廣廣泛，，其價(jià)價(jià)值效效用也也就越越大。。第三節(jié)節(jié)文文書工工作和和檔案案管理理的組組織結(jié)結(jié)構(gòu)［教學(xué)學(xué)重點(diǎn)點(diǎn)與難難點(diǎn)］］檔案工工作組組織機(jī)機(jī)構(gòu)一、文文書工工作機(jī)機(jī)構(gòu)（一））對(duì)較較大的的機(jī)關(guān)關(guān)來(lái)說(shuō)說(shuō)，由由于他他們的的文書書處理理工作作任務(wù)務(wù)比較較繁重重，則則設(shè)立立專門門的文文書部部門，，如““文書書處””、““文書書科””等，，歸機(jī)機(jī)關(guān)辦辦公室室領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。同同時(shí)可可采取取分散散的形形式，，一些些文書書處理理工作作由各各業(yè)務(wù)務(wù)部門門辦理理，到到年終終將整整理好好的文文件送送回文文書部部門進(jìn)進(jìn)行歸歸檔。。（二））對(duì)較較小的的機(jī)關(guān)關(guān)或基基層單單位來(lái)來(lái)說(shuō)，，由于于職能能范圍圍較小小，內(nèi)內(nèi)部機(jī)機(jī)構(gòu)單單純，，文書書處理理工作作任務(wù)務(wù)比較較少，，就沒(méi)沒(méi)有必必要設(shè)設(shè)置專專門的的文書書工作作部門門，可可采取取集中中的形形式，，一般般是在在辦公公室設(shè)設(shè)立一一兩個(gè)個(gè)專職職或兼兼職的的文書書工作作人員員。這這樣既既可以以節(jié)省省人力力、物物力，，又便便于簡(jiǎn)簡(jiǎn)化手手續(xù)，，提高高效率率。二、檔檔案工工作機(jī)機(jī)構(gòu)（一））檔案案室檔案室室是各各種機(jī)機(jī)關(guān)、、團(tuán)體體、企企事業(yè)業(yè)單位位等統(tǒng)統(tǒng)一保保存和和管理理本機(jī)機(jī)關(guān)檔檔案的的內(nèi)部部組織織機(jī)構(gòu)構(gòu)。它它屬于于管理理研究究和咨咨詢性性質(zhì)的的專業(yè)業(yè)機(jī)構(gòu)構(gòu)，同同時(shí)也也是具具有機(jī)機(jī)要性性質(zhì)的的部門門。（二二））檔檔案案館館檔案案館館是是黨黨和和國(guó)國(guó)家家永永久久保保管管檔檔案案材材料料的的基基地地，，是是國(guó)國(guó)家家法法定定的的專專門門保保管管檔檔案案的的機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)。。它它與與機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)的的檔檔案案室室不不同同，，是是面面向向社社會(huì)會(huì)的的事事業(yè)業(yè)單單位位，，是是開開放放型型的的組組織織機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)，，是是提提供供檔檔案案信信息息為為社社會(huì)會(huì)服服務(wù)務(wù)的的中中心心，，是是科科學(xué)學(xué)文文化化事事業(yè)業(yè)的的重重要要組組成成部部分分。。（三三））檔檔案案事事業(yè)業(yè)管管理理機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)檔案案管管理理事事業(yè)業(yè)機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)主主要要是是指指各各級(jí)級(jí)檔檔案案局局、、處處等等，，是是黨黨和和國(guó)國(guó)家家指指導(dǎo)導(dǎo)、、管管理理檔檔案案工工作作的的部部門門。。在在我我國(guó)國(guó)，，黨黨、、政政檔檔案案工工作作實(shí)實(shí)行行統(tǒng)統(tǒng)一一管管理理。。因因此此，，檔檔案案事事業(yè)業(yè)管管理理機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)既既是是黨黨的的機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)，，又又是是國(guó)國(guó)家家的的機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)。。檔案案工工作作組組織織機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)如如圖圖1—1所示示中共省委、省人民政府中共中央、國(guó)務(wù)院中共縣委、縣人民政府國(guó)家檔案局省檔案局縣檔案局(科)中央檔案館省檔案館縣檔案館中央機(jī)關(guān)檔案室省直機(jī)關(guān)檔案室縣屬機(jī)關(guān)檔案室第四四節(jié)節(jié)文書書工工作作與與檔檔案案管管理理人人員員的的素素質(zhì)質(zhì)要要求求［教教學(xué)學(xué)重重點(diǎn)點(diǎn)與與難難點(diǎn)點(diǎn)］］文書書與與檔檔案案管管理理人人員員的的素素質(zhì)質(zhì)要要求求一、、文文書書工工作作人人員員與與檔檔案案管管理理人人員員文書書工工作作人人員員，，我我們們通通常常把把從從事事文文書書工工作作的的人人員員，，都都稱稱呼呼為為““文文書書””。。一一般般說(shuō)說(shuō)來(lái)來(lái)，，凡凡在在機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)單單位位從從事事文文秘秘工工作作的的人人員員都都可可以以看看作作是是文文書書工工作作人人員員。。檔案案管管理理人人員員，，主主要要是是從從事事檔檔案案管管理理工工作作的的人人員員。。這這些些人人員員包包括括機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)檔檔案案室室、、各各類類檔檔案案館館以以及及檔檔案案管管理理事事業(yè)業(yè)機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)的的工工作作人人員員。。文書書工工作作人人員員和和檔檔案案管管理理人人員員是是文文書書工工作作和和檔檔案案管管理理的的主主體體，，沒(méi)沒(méi)有有這這些些人人員員的的辛辛勤勤勞勞動(dòng)動(dòng)，，文文書書工工作作和和檔檔案案管管理理就就是是一一句句空空話話。。他他們們具具有有不不可可替替代代的的重重要要作作二、、文文書書