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文檔簡介

1/11/1合同管理辦法總則為加強(qiáng)公司的合同管理,適應(yīng)公司發(fā)展的需要,使合同談判、簽訂、履行、監(jiān)督的過程和程序科學(xué)化、規(guī)范化,保障公司在經(jīng)營活動(dòng)中的合法權(quán)益,規(guī)避和防范法律風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)《中華人民共和國合同法》等法律、法規(guī),制龍本辦法。訂立合同,必須遵守國家的法律、法規(guī),符合國家政策規(guī)立,任何公司和個(gè)人不得利用合同進(jìn)行違法活動(dòng),不得損害公司利益。參與合同談判、審查、簽訂、履行的人員或知悉合同內(nèi)容的公司員工,均負(fù)有保守合同秘密的義務(wù)。本辦法所指合同包括合同正本、附件、補(bǔ)充協(xié)議(含會(huì)議紀(jì)要、備忘錄)及其它與合同有關(guān)的承諾函、簽證、函電等形式的書面文件。5.本辦法適用于公司總部以及所屬全資和控股公司,非控股的參股公司可以參照?qǐng)?zhí)行。勞動(dòng)合同的管理按國家相關(guān)法律法規(guī)辦理。6.任何公司和個(gè)人一律不得以公司的需義對(duì)外簽訂擔(dān)保協(xié)議或擔(dān)保行為。合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部為介同管理機(jī)構(gòu),全面負(fù)責(zé)公司的合同管理工作。公司須根據(jù)需要設(shè)專職或兼職合同管理人員。合同管理人員為公司從事合同管理工作的專門人員,須具有一左的法律和財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí),接受財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)2.2.1.制左、修改合同管理制度:2.2.2.參與重大合同的談判、起草,并提供法律意見,為決策提供法律依據(jù):2.2.3.參與重大法律文件的起草、修改;2.2.4.監(jiān)督、檢查合同的簽訂、履行情況,并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;2.2.5.負(fù)責(zé)合同的審查和合同檔案的管理;2.2.6.監(jiān)督指導(dǎo)公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理臺(tái)帳:2.2.7.參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟;2.2.8.負(fù)責(zé)組織法律方而業(yè)務(wù)培訓(xùn):2.2.9.!〔他相關(guān)的法律事務(wù)。2.3.公司合同管理人員任職須備案,并應(yīng)具備以下任職資格:2.3.1.忠于職守,誠信勤勉,堅(jiān)持原則,廉潔奉公,具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感;2.3.2.具有全日制本科院校法學(xué)專業(yè)本科以上學(xué)歷;2.3.3.具有2年以上的法律工作經(jīng)驗(yàn)或合同管理經(jīng)驗(yàn):2.3.4.具有較強(qiáng)的文字和語言表達(dá)能力。2.4.公司合同管理人員的主要職責(zé):2.4.1.指導(dǎo)、協(xié)助、監(jiān)督合同承辦人依法簽訂或變更合同,參加本單位重大合同的談判、起草與簽訂,按本辦法規(guī)左須報(bào)審、備案的,負(fù)責(zé)向公司上報(bào)、備案;2.4.2.對(duì)公司財(cái)務(wù)部門所提出的問題,在規(guī)定期限內(nèi)書而答復(fù),所做出的答復(fù)必須客觀、真實(shí);2.4.3.審查合同,保證合同的完整性與合法性;2.4.4.檢査合同履行的情況,協(xié)助合同承辦人解決合同履行中出現(xiàn)的問題;2.4.5.對(duì)合同履行中出現(xiàn)的重大問題必須及時(shí)向公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理報(bào)告;2.4.6.參與處理本公司合同糾紛;2.4.7.建立合同臺(tái)帳,保證合同臺(tái)帳的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,并于每一季度結(jié)束后5天內(nèi)上報(bào)財(cái)務(wù)部門;2.4.8.負(fù)責(zé)制訂、收集有關(guān)法律、法規(guī)及示范合同文本等信息。2.5.公司所簽訂的每一份合同須有一劣人員作為主要承辦人。承辦人應(yīng)對(duì)自合同洽商起至合同履行完畢的全過程負(fù)責(zé),期間岀現(xiàn)的與合同有關(guān)的問題須及時(shí)與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商,并以承辦人為主進(jìn)行解決。2.6.合同承辦人員的職責(zé):2.6.1.尋找、確泄合同相對(duì)方,進(jìn)行初步接洽:2.6.2.參與合同洽商及合同條款的擬訂或修改;2.6.3.提請(qǐng)有關(guān)部門審査其經(jīng)辦的合同并對(duì)經(jīng)辦的合同內(nèi)容給予必要的書而說明或解釋;2.6.4.跟蹤、檢查所經(jīng)辦合同的履行情況,對(duì)已經(jīng)由財(cái)務(wù)部門審查通過而因故未簽訂的合同須書而說明理由;2.6.5.及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)合同在履行中發(fā)生的問題,并同時(shí)提出解決問題的意見和建議,必要時(shí)可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);2.6.6.參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟;6.7.保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件,及時(shí)交送合同管理人員存檔。合同談判談判前,承辦人應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門確左公司對(duì)該合同項(xiàng)目在價(jià)格、質(zhì)量、付款方式、履約期限等方而的基本要求,明確談判目標(biāo)。2.合同的談判應(yīng)由承辦人組織實(shí)施,承辦人或者合同管理人員認(rèn)為需要合同管理人員參加談判的,合同管理人員可以參加談判,負(fù)責(zé)談判過程中法律事項(xiàng)的論證和磋商。3.法律關(guān)系復(fù)雜、金額較大、合同履行可能對(duì)公司經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的,經(jīng)公司法定代表人或總經(jīng)理要求或提議,公司財(cái)務(wù)部門及貝他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在談判合同文本時(shí)介入。重要合同的談判,承辦人應(yīng)做好談判記錄,作為合同檔案存檔。合同的擬訂談判結(jié)束,由承辦人依據(jù)我方制泄的格式合同擬訂各類合同文本,特殊情況下,可以根據(jù)對(duì)方提供的合同文本進(jìn)行修改。合同應(yīng)包括的主要內(nèi)容:1.合同輕稱、簽約各方的爼稱、簽約目的和依據(jù):2.2.正文:包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)雖:、價(jià)格或酬金、履行期限、地點(diǎn)、方式,提岀異議時(shí)間、合同的解除、違約責(zé)任、爭議解決辦法、擔(dān)保人、擔(dān)保方式,還應(yīng)包括根據(jù)法律規(guī)泄或按合同性質(zhì)必須具備的條款以及當(dāng)事人雙方要求約左的條款,涉外合同約定書寫文字和效力,合同所適用的法律等;另外須增加合同各方的開票信息及收付款信息。2.3.結(jié)尾和附則:結(jié)尾部分包括合同的份數(shù)、合同生效條件和有效期限,并有雙方法定代表人或授權(quán)代表簽劃,注明簽約日期,同時(shí)加希單位公章或合同專用章。附則應(yīng)寫明合同的附件及開戶帳號(hào)等其他有關(guān)事項(xiàng)。3.擬訂合同應(yīng)注意的問題:3.1.自擬的合同應(yīng)做到條款齊全、責(zé)任明確、邏借性強(qiáng),語言嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確:3.2.合同中的專業(yè)術(shù)語、專有爼詞、重要概念應(yīng)設(shè)??罱忉?;3.3.合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明是否包含本數(shù);3.4.除特殊情況外,合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成:3.5.在與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂書而合同時(shí),應(yīng)盡量約左產(chǎn)生糾紛時(shí)的管轄地為我方住所地的人民法院。如無法約疋管轄地為我方住所地的,可選擇由第三地的仲裁機(jī)構(gòu)對(duì)糾紛進(jìn)行仲裁;合同的審查1.除本辦法另有規(guī)左外,合同簽訂前實(shí)行部門會(huì)審和公司領(lǐng)導(dǎo)審批制,會(huì)審和審批遵循下列程序:合同承辦人員起草合同,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審查后簽署書而意見;由財(cái)務(wù)等相關(guān)部門對(duì)合同商務(wù)條款進(jìn)行審查,提岀書而意見;由合同管理人員進(jìn)行法律審查,提出法律意見;如涉及專業(yè)技術(shù)等條款,應(yīng)當(dāng)送有關(guān)部門審査,并由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人出具書面意見;1.5.合同管理人員對(duì)各部門的意見進(jìn)行歸納匯總,并對(duì)合同進(jìn)行相應(yīng)修改;1.6.根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見再次修改后報(bào)公司總經(jīng)理審批左稿。2.公司不得分拆合同或以其他方式逃避公司的審批。分拆合同是指公司將原為同一交易或同一項(xiàng)目或可以由一個(gè)對(duì)方當(dāng)事人在一份合同中履行的合同分拆成為兩個(gè)或兩個(gè)以上的合同來履行。是否為分拆合同,由財(cái)務(wù)部門依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)根據(jù)本辦法來判立。3.合同管理機(jī)構(gòu)或合同管理人員對(duì)合同的審査,主要包括以下幾個(gè)方而:3.1.對(duì)合同主體的審査3.1.1.審核對(duì)方是否依法登記的企業(yè)法人,或依法產(chǎn)生和存續(xù)的經(jīng)濟(jì)組織:3.1.2.審核簽訂的合同是否符合合同主體的經(jīng)營范偉I:5.3.1.3.對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同是否有欺詐嫌疑:5.3.1.4.對(duì)對(duì)方合同主體履約資格和能力的審查。5.3.2.對(duì)合同內(nèi)容合法性的審查5.3.2.1.合同的內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及有關(guān)政策規(guī)定;5.3.2.2.當(dāng)事人意思表示是否真實(shí)一致,權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等;5.3.2.3.合同的內(nèi)容是否損害社會(huì)公共利益。5.3.3.對(duì)合同條款完備性的審查5.3.3.1.根據(jù)合同性質(zhì)審査合同應(yīng)具備的條款是否完備,對(duì)可能發(fā)生的、容易引起糾紛的情形是否作了規(guī)泄。5.3.4.對(duì)合同條文用詞和管轄權(quán)約泄的審査5.3.4.1.文字是否準(zhǔn)確、無誤;5.3.4.2.關(guān)鍵條文的用語和容易產(chǎn)生誤解的條文是否表述準(zhǔn)確:5.3.4.3.是否約泄管轄權(quán)為我方住所地。5.3.5.對(duì)違約責(zé)任條款的審查5.3.5.1.對(duì)違約事實(shí)認(rèn)泄的審查:5.3.5.2.對(duì)違約責(zé)任的審查;5.3.5.3.對(duì)處理糾紛條款的審查:5.3.5.4.對(duì)不可抗力免責(zé)條件的審查。5.3.6.對(duì)合同解除權(quán)的審査5.3.6.1.是否約泄了在何種情況下可以單方解除合同;5.3.6.2.是否約泄了解除權(quán)行使的方式和期限:5.3.6.3.是否約泄了合同解除后的善后措施。5.3.7.對(duì)涉外合同的審査5.3.7.1.適用法律的審査;5.3.7.2.合同訂立程序的審查;5.3.7.3.合同條款的審査;5.3.7.4.處理經(jīng)濟(jì)糾紛條款的審査。5.4.財(cái)務(wù)部會(huì)同業(yè)務(wù)部門根據(jù)各具體情況,制訂采購、銷售、建設(shè)施工等方面的標(biāo)準(zhǔn)格式合同,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后在公司推廣使用,各部門須全力推進(jìn)格式合同文本的實(shí)施。5.5.財(cái)務(wù)部門審査上報(bào)的合同,應(yīng)當(dāng)遵循下列程序:5.6.初審確認(rèn)不符合本辦法規(guī)左或認(rèn)為需修改或補(bǔ)充合同內(nèi)容的,退回重新修改、補(bǔ)充:必要時(shí),可要求公司提交完整資料或書而說明;5.7.由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行修改的,應(yīng)將涉及到合同主要條款的修改內(nèi)容與公司合同管理人員或合同承辦人員溝通,由公司合同管理人員或合同承辦人員將修改內(nèi)容與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商,在合同雙方取得一致后,將協(xié)商結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門。如協(xié)商不能達(dá)成一致的,由公司總經(jīng)理決左爭議部分的條款,并由公司總經(jīng)理在合同會(huì)簽單上說明理由:5.8.財(cái)務(wù)部門審査確認(rèn)合格的,及時(shí)反饋給公司,由公司按修改后的文本與對(duì)方簽訂。重大合同須經(jīng)過公司總經(jīng)理確認(rèn)同意后方可簽訂。9.財(cái)務(wù)部門審查合同期限一般不超過2個(gè)工作日,自收到合同之日起計(jì):對(duì)發(fā)回重新修改或要求提交相應(yīng)書面資料的,自公司重新上報(bào)合同或提交補(bǔ)充書面資料之日起計(jì)。如需延長的,由公司總經(jīng)理決左。合同的簽訂除本辦法另有規(guī)左外,凡以公司名義與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的,原則上都必須簽訂書而合同。2.合同審查完畢后,按以下程序辦理:2.1.對(duì)于可免于會(huì)簽的合同,承辦人填寫《合同審批表》報(bào)所在部門負(fù)責(zé)人同意后,附上合同文本一起報(bào)公司總經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),同時(shí)由總經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)相應(yīng)人員簽訂合同;對(duì)于需會(huì)簽的合同,承辦人或合同管理人員準(zhǔn)備好《合同會(huì)簽單》并附上合同文本一起報(bào)公司法左代表人或總經(jīng)理簽發(fā),同時(shí)由法定代表人或總經(jīng)理授權(quán)相應(yīng)人員簽訂合同;2.2.公章管理部門憑總經(jīng)理的簽字加蓋公章或合同專用章,單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章;2.3.合同需要公i正、鑒證的,由承辦人或合同管理人員向法泄機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理。2.4.不得以部門或個(gè)人的名義對(duì)外簽訂合同。不得和非法人的單位或法人單位的部門簽訂合同,特殊情況下,經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后可以簽訂。2.5.凡公司對(duì)外簽署的合同,我方正本不少于兩份,承辦部門留存一份原件,簽約當(dāng)日或次日,將一份正本交送公司財(cái)務(wù)部。合同履行完畢后,合同原件須交給合同管理人員統(tǒng)一送交檔案室存檔。2.6.任何人必須取得總經(jīng)理書而授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書而合同。2.7.公章管理人員必須認(rèn)貞?查對(duì)合同材料,對(duì)于無總經(jīng)理簽字同意的合同,一律不得加蓋合同專用章或公章。合同的履行合同依法簽訂,生效后即具有法律約束力,合同有關(guān)部門都必須履行合同約左的義務(wù),并督促合同對(duì)方履行義務(wù)。2.合同簽訂后,承辦人應(yīng)及時(shí)將合同內(nèi)容告知各有關(guān)部門,并檢查、落實(shí)合同履行情況。3.涉及公司應(yīng)收款的合同,承辦人應(yīng)及時(shí)會(huì)同財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定收款,防止收款不及時(shí)或未收款的情況發(fā)生。4.合同有效期超過一年(含一年)者(除長期投資合同外),負(fù)責(zé)合同履行的部門應(yīng)自合同生效之日起,每三個(gè)月向公司主管領(lǐng)導(dǎo)書而報(bào)告一次合同履行情況,長期投資合同每半年匯報(bào)一次。合同的變更和解除合同在履行過程中,遇到法律規(guī)泄或合同約左允許變更、解除合同的條件時(shí),可以變更、解除合同。變更、解除合同的審批權(quán)限和程序,與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。3.我方認(rèn)為需要變更或解除合同,應(yīng)在法律規(guī)左或合同約宦的條件下,書面通知對(duì)方當(dāng)事人,要求對(duì)方在限期內(nèi)作出答復(fù),并在合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。4.合同承辦人收到對(duì)方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報(bào)后,必須及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)立即處理,并在有效期限內(nèi)(如合同規(guī)左的期限或?qū)Ψ胶幸蟮钠谙蓿┱酱饛?fù)對(duì)方。8.5.合同履行過程中,如發(fā)現(xiàn)對(duì)方在質(zhì)疑、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、付款日期等方而不符合合同約左,承辦人應(yīng)及時(shí)以公司名義向?qū)Ψ教岢鰰愖h或變更、解除合同的要求,并將有關(guān)情況向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。6.提岀異議、變更、解除合同必須采用書而形式,以掛號(hào)、特快專遞寄發(fā)或由對(duì)方簽收,投遞或簽收憑證作為合同組成部分交由合同管理人員保管。對(duì)于重大合同變更、解除的通知,應(yīng)向公證機(jī)關(guān)辦理公證送達(dá)手續(xù)。7.變更、解除合同的協(xié)議尚未達(dá)成或未被批準(zhǔn)之前,原合同繼續(xù)有效,仍應(yīng)履行。8.變更、解除合同的日期,以當(dāng)事人雙方所達(dá)成協(xié)議的約左為準(zhǔn)。8.9.合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng):9.1.主體變更,應(yīng)征得合同各方的同意;有擔(dān)保條款的合同變更,應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位印章;9.2.政府相關(guān)部門批準(zhǔn)的合同,變更、解除協(xié)議應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)批準(zhǔn):9.3.經(jīng)公證、鑒證的合同,所達(dá)成的變更、解除協(xié)議,應(yīng)報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案;中外合資、聯(lián)營、承包經(jīng)營、租賃經(jīng)營、涉外等合同的變更、解除,法律有特別規(guī)泄的,應(yīng)依特別規(guī)左辦理。合同糾紛的處理1.合同履行中,如遇下列情形之一者,有關(guān)人員應(yīng)于知道或應(yīng)當(dāng)知道之日起2日內(nèi)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)作出書面報(bào)告:發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失或爭議的;變更、中止或解除合同,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重影響公司聲譽(yù)的;我方違約或我方無法繼續(xù)履行合同的:對(duì)方直接向公司索貼或通過仲裁、訴訟向公司索賠的;我方直接向?qū)Ψ剿髻r或通過仲裁、訴訟向?qū)Ψ剿髻r的。2.處理合同糾紛,應(yīng)堅(jiān)持協(xié)商解決的基本原則,在維護(hù)公司合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,分淸是非責(zé)任,妥善解決。3.對(duì)經(jīng)過協(xié)商仍無法解決的糾紛,應(yīng)由承辦人或合同管理人員將有關(guān)情況的書而說明報(bào)送財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審査后,根擄具體情況出具法律意見書并在收到情況匯報(bào)后5日內(nèi)反饋回公司,公司須將按法律意見書處理爭議的情況形成書而報(bào)告報(bào)財(cái)務(wù)部門。4.合同糾紛協(xié)商處理的,應(yīng)考慮協(xié)商不成時(shí),有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠時(shí)間,以免喪失法立時(shí)效。對(duì)確實(shí)無法協(xié)商解決的糾紛,除法律另有規(guī)立外,在知道或應(yīng)該知道權(quán)利被侵害之日起二年內(nèi)提起訴訟或仲裁。5.爭議發(fā)生后,合同承辦單位應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供下列證據(jù)(原件或復(fù)印件),并配合調(diào)查取證,指派代表參與仲裁、訴訟或出庭作證。應(yīng)提供的證據(jù)如下:5.1.合同文本效力(包括變更、解除合同協(xié)議、電報(bào)、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書及其他有關(guān)資料等);5.2.提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù);5.3.承付、托收憑證,有關(guān)財(cái)務(wù)帳目;9.5.4.產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒立報(bào)告;9.5.5.有關(guān)違約的證據(jù)材料:9.5.6.英他與處理糾紛有關(guān)的材料。9.6.處理合同糾紛的文件(協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁決泄書、判決書等)在簽字或生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送交本公司與該合同糾紛的處理及執(zhí)行有關(guān)系的部門(包括財(cái)務(wù)部門)收?qǐng)?zhí)。合同承辦人或合同管理人員負(fù)責(zé)該文件執(zhí)行情況的了解或履行。對(duì)于對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)在規(guī)泄期限屆滿時(shí)執(zhí)行,而沒有執(zhí)行上款所述文書中的有關(guān)決左的,合同承辦人或合同管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門匯報(bào)。9.7.對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書的,由財(cái)務(wù)部門在有關(guān)部門配合下,向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。8.合同糾紛處理并執(zhí)行完畢,應(yīng)及時(shí)通知合同承辦人或合同管理人員,將有關(guān)材料匯總歸檔。合同文書的管理1.公司對(duì)合同文書一律進(jìn)行編號(hào)建立臺(tái)帳,合同臺(tái)帳應(yīng)記載:序號(hào)、合同號(hào)、簽約日期、合同標(biāo)的、承辦人、履行情況及合同、變更、解除和是否違約等事項(xiàng)。合同臺(tái)賬由公司合同管理員負(fù)責(zé)編制,并按季度報(bào)送財(cái)務(wù)部門備案。2.合同履行完畢后,合同承辦單位應(yīng)將有關(guān)合同資料及時(shí)歸檔。3.合同檔案的范圍:合同文本(正、副本

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