論信息系統(tǒng)項目的成本管理

論信息系統(tǒng)項目的成本管理摘要本文以我參與的某市醫(yī)保局“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務項目為例討論了項目的成本管理。2018年7月，我參加了某市醫(yī)保局發(fā)起的“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務項目的建設(shè)工作，擔任承建方項目經(jīng)理。該項目依托互聯(lián)網(wǎng)將醫(yī)保經(jīng)辦服務延伸至參保個人、參保單位以及定點醫(yī)藥機構(gòu)，并且做實了市級統(tǒng)籌，做到同城同待遇同服務。項目于2019年12月通過了業(yè)主方的驗收，上線運行后,贏得了用戶的一致好評，獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的成本管理,主要從以下幾個方面進行了闡述:規(guī)劃成本管理、成本估算、制定預算、控制成本。通過運用了信息系統(tǒng)項目成本管理的一般理論知識及其指導方法，有效提高了成本管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。正文某市“智慧醫(yī)保”軟件開發(fā)服務項目是在政府加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)?！卑l(fā)展、促進醫(yī)保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下于2018年7月由市醫(yī)療保障局啟動的，我公司中標該項目，中標金額580萬元。本人在該項目中擔任項目經(jīng)理，負責項目的全面管理。項目歷時18個月于2019年12月通過客戶方的驗收。該項目依托互聯(lián)網(wǎng)將醫(yī)保經(jīng)辦服務由原來的窗口服務為主的模式，通過網(wǎng)站、手機、電話以及自助機等方式延伸至參保個人、參保單位以及定點醫(yī)藥機構(gòu)，全面推進了醫(yī)保服務的深度和廣度。同時，做實市級統(tǒng)籌，以信息化推進業(yè)務標準，以信息化推進管理統(tǒng)一，做到同城同待遇同服務。項目建設(shè)規(guī)模覆蓋市、區(qū)、縣各級醫(yī)保經(jīng)辦部門的經(jīng)辦管理服務，涵蓋全市二百多萬參保人群7*24小時的參保服務、權(quán)益記錄、就醫(yī)結(jié)算、移動支付、政策咨詢等便民惠民服務，涵蓋全市幾萬家參保單位每年幾千萬次醫(yī)保經(jīng)辦業(yè)務，涵蓋一千多家定點醫(yī)藥機構(gòu)全年近億次的醫(yī)保實時結(jié)算業(yè)務。由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)時間緊、涉及的干系人多、參與的項目成員多等特點，為了保證項目圓滿完成，我組建了強矩陣的項目組織結(jié)構(gòu)，包括業(yè)務組、架構(gòu)組、開發(fā)組、測試組及服務支持組。通過有效的項目管理，特別是有力的成本管理，帶領(lǐng)項目團隊全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項目的成功。本文將圍繞該項目的成本管理進行重點討論。項目成本管理就是要確保在批準的預算內(nèi)完成項目。該項目是公司重點關(guān)注的項目，能否降低產(chǎn)品成本，提高經(jīng)濟效益是公司高層關(guān)注的重中之重。項目成本績效也是項目組成員年終考核的重要指標。所以在項目之初我就將成本管理作為管理工作中的重點之一。做好成本管理，需要從以下這些過程入手：1）規(guī)劃成本管理：為規(guī)劃、管理、花費和控制項目成本而制定政策、程序和文檔的過程；2）估算成本：對完成項目活動所需資金進行近似估算的過程；3）制定預算：匯總所有單個活動或工作包的估算成本，建立一個經(jīng)批準的成本基準的過程；4）控制成本：監(jiān)控項目狀態(tài)，以更新項目成本，是管理成本基準變更的過程。下面談談我是如何在這個項目中運用這些過程來管理項目成本的。一、編制成本管理計劃我們項目組與公司各部門協(xié)助人員對項目進行了多次討論研究，依據(jù)項目章程、項目管理計劃等制定了成本管理計劃，包括成本的計量單位、精度、成本管理的基本流程、成本估算的方法、預算編制的原則、成本控制的方法和流程，以及成本績效報告的格式和匯報頻率等。并組織了相關(guān)專家進行評審，對成本管理計劃存在的各種問題進一步修正。二、成本估算我們依據(jù)成本管理計劃，結(jié)合之前已經(jīng)完成的項目范圍說明書、項目工作分解結(jié)構(gòu)、歷史數(shù)據(jù)等正式展開了成本估算的活動。首先，我們識別并分析了成本構(gòu)成的科目；其次，對每個科目的成本大小進行了估算；第三，分析成本構(gòu)成的合理性，對估算的成本進行再次的優(yōu)化調(diào)整。對不同科目成本估算的方法是不同的，舉例來說：對于項目中傳統(tǒng)業(yè)務部分如醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)的參保登記、費用征繳、手工報銷等業(yè)務，我通過類似項目比較，采用了類比估算法來進行成本的估算。對于網(wǎng)上醫(yī)保實時結(jié)算這種公司缺乏相應經(jīng)驗的部分，我們采用了自下而上的估算方法，雖然這樣復雜耗時，成本高，但是勝在估算準確度更高。對于需要采購的醫(yī)?？ㄗx卡器等設(shè)備，我通過對長期合作的幾家家供應商進行了調(diào)查，使用資源單價法明確了設(shè)備單價。對于項目如日常支出的間接成本，我委托財務人員進行估算。就這樣，最終完成了項目的成本估算。三、成本預算制定成本預算是將項目的成本估算分配到項目的各項具體工作上，以確定項目各項工作和活動的成本定額，制定項目成本控制標準，規(guī)定項目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項項目管理工作。由于成本估算工作做得比較細，評估依據(jù)也比較充分，預算順利通過了評審和領(lǐng)導的批準。之后我們根據(jù)項目進度計劃、采購計劃和項目資源日歷，并采用資金限制平衡等工具和技術(shù)對預算進行了分攤，逐項分攤到工作包中，并制定了工作包成本控制標準，在此基礎(chǔ)上再次將預算分攤到每個項目活動中，確定每一項預算的支出時間，最終形成項目時間點對應的項目累計支出，即成本基準，并描繪出了成本基準的“S曲線”為日后的成本控制提供依據(jù)。我們所進行的成本預算即是對成本估算的細化，又是為成本控制提供依據(jù)。當然，在項目的執(zhí)行過程中，我們根據(jù)項目的實際情況，對成本基準的“S曲線”也進行了修正。四、控制成本在本項目中我們遵循下面的步驟進行成本控制工作：第一步，定期評估成本績效；第二步，根據(jù)評估結(jié)果確定成本控制措施；第三步，跟蹤成本控制措施的實施效果；第四步，調(diào)整和優(yōu)化成本控制措施。上述過程持續(xù)不斷地循環(huán)進行。在項目的執(zhí)行過程中，我們一般一個月進行一次成本績效評估，采用項目績效報告等形式跟蹤項目進度和費用情況。報告績效時，我們采用掙值技術(shù)，將PV（計劃值）、AC（實際值）和EV（掙值）繪制成“S曲線”，并根據(jù)PV、AC和EV及其它相關(guān)信息進行項目偏差分析和趨勢分析，根據(jù)偏差情況及時采取相應的成本控制措施。本項目我們采用過的成本控制措施有加班、調(diào)整人力資源、實施技能培訓和選用更高效的技術(shù)等。項目中期檢查時，發(fā)現(xiàn)成本超支現(xiàn)象嚴重，同時工作效率也出現(xiàn)降低的現(xiàn)象。經(jīng)查原因有二：一是由于該項目從正式啟動到上線工期較緊，項目組長期加班,大量增加了成本，也引起了項目團隊成員的抵觸情緒；二是由于部分新進員工能力不足，經(jīng)常需要技術(shù)高手幫助解決技術(shù)問題，所以增加了人力資源，工作效率卻降低了。解決方案如下：調(diào)整了一名新進員工，臨時借調(diào)了一名技術(shù)能力比較高的程序員；另外鑒于進度已經(jīng)提前，我向公司高層申請了一部分的項目經(jīng)費作為績效獎勵，大家自行、自愿安排加班，不再強制加班。通過運用了信息系統(tǒng)項目管理的一般理論知識及其指導方法，“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務項目于2019年12月10日全部上線并順利通過了用戶驗收。截止目前，系統(tǒng)運行狀況良好，得到用戶的一致好評。整個項目做下來，關(guān)于成本管理方面,我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗:一是要有一套行之有效的流程來進行成本管理;二是要選用性價比最高的人力資源，要進行人員技能培訓，這樣才能提高工作效率，從而降低成本；三是費用估算要科學和合理，估算依據(jù)要完整和可信，要充分考慮了風險；四是要采用合適的監(jiān)控手段和工具，監(jiān)控要到位，發(fā)現(xiàn)偏差時及時糾偏，盡快解決。然而，雖然本項目取得了不錯的成績，但也