成都公司行政公文寫(xiě)作培訓(xùn)課件1

成都基地行政公文寫(xiě)作成都基地行政公文寫(xiě)作1商務(wù)公文寫(xiě)作步驟決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風(fēng)格選擇文章的層次結(jié)構(gòu)列出文章大綱撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改

商務(wù)公文寫(xiě)作1—寫(xiě)作步驟制定正確的行動(dòng)目標(biāo)商務(wù)公文決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風(fēng)格選擇文章的層次結(jié)2步驟一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)被動(dòng)目標(biāo)：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)發(fā)出人的意志主動(dòng)目標(biāo)：公文對(duì)象的實(shí)際行動(dòng)正確的行文目的：將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)我希望對(duì)方讀完這篇東西后做些什么？【案例】在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書(shū)組織全公司的秘書(shū)開(kāi)會(huì)，要求秘書(shū)確定時(shí)間和地點(diǎn)后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書(shū)。--------分析主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)步驟一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)被動(dòng)目標(biāo)：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)3步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對(duì)方嗎？2、目標(biāo)讀者地位比你低嗎？3、是好消息嗎？正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)（特別了解10分，比較了解7、8分，不了解甚至很不了解1－3分）（下屬10分，平級(jí)5分，上級(jí)1分）（好消息10分，壞消息1分）三個(gè)問(wèn)題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書(shū)應(yīng)該越正式。正式程度的三種表現(xiàn)：形式、稱謂、語(yǔ)氣步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對(duì)方嗎？正式程度的4步驟三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格目標(biāo)讀者和你是否同一立場(chǎng)？你的讀者認(rèn)識(shí)你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？立場(chǎng)資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？關(guān)于游說(shuō)矩陣：同一立場(chǎng)資源充足立場(chǎng)不同資源充足立場(chǎng)不同資源不足立場(chǎng)一致資源不足步驟三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格目標(biāo)讀者和你是否同一立場(chǎng)？立場(chǎng)資源5步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過(guò)和時(shí)間順序。突出事情的發(fā)展脈絡(luò)；渾然貫通，連成一體；程序安裝說(shuō)明，事故調(diào)查報(bào)告，工程報(bào)告。（一）：連貫式便于讀者查找信息；天鵝下蛋式；報(bào)告、總結(jié)、建議書(shū)。層次之間是并列關(guān)系。（二）：并列式提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。結(jié)果（批復(fù)、指示、命令）；提出問(wèn)題，分析問(wèn)題（情況簡(jiǎn)報(bào)）；提出問(wèn)題，解決問(wèn)題（公告，通知）；完整結(jié)構(gòu)（指導(dǎo)性通報(bào)，決議）。（三）：分析問(wèn)題式步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過(guò)6步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的

磨刀不誤砍柴功“七分想，三分寫(xiě)”確定合理的思維秩序利用大綱有序地組織撰寫(xiě)者思路，可以有以下兩種方法：列出大綱提綱法圍繞文章主旨按邏輯順序時(shí)間順序羅列輻射法頭腦風(fēng)暴隨性聯(lián)想窮盡所有想法步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的磨刀不誤砍柴功7步驟六、撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改撰寫(xiě)初稿的注意事項(xiàng)

拋磚引玉一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”增加親和力有效的反饋行文簡(jiǎn)潔認(rèn)真校對(duì)關(guān)于增加親和力：增加對(duì)讀者的關(guān)注程度。盡量少提及撰寫(xiě)者自身，而應(yīng)該更多的提到目標(biāo)讀者。關(guān)于有效的反饋：多進(jìn)行正面反饋。要有意識(shí)地肯定對(duì)方，目標(biāo)讀者做得好的地方。關(guān)于行文簡(jiǎn)潔：不要羅嗦冗長(zhǎng)?！昂?jiǎn)潔不簡(jiǎn)單”。將大篇幅分成小段，增強(qiáng)可讀性。將大篇幅的說(shuō)明性內(nèi)容改成附件。關(guān)于校對(duì)：干凈整潔沒(méi)有差錯(cuò)的文稿，體現(xiàn)細(xì)致作風(fēng)。認(rèn)真審查校對(duì)，盡量不要出現(xiàn)格式和文字錯(cuò)誤。步驟六、撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改撰寫(xiě)初稿的注意事項(xiàng)8

商務(wù)公文寫(xiě)作2—寫(xiě)作技巧商務(wù)公文寫(xiě)作技巧努力做到“讀者為尊”保持積極正面的有效反饋增加文章可信度力求行文簡(jiǎn)潔關(guān)于“情感指數(shù)”增加商務(wù)文書(shū)的緊迫性商務(wù)公文寫(xiě)作2—寫(xiě)作技巧商務(wù)公文努力做到“讀者為尊”保9情感指數(shù)涵義對(duì)讀者的關(guān)注程度計(jì)算文中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)——文中提到撰稿人自己的次數(shù)技巧一、增加情感指數(shù)增加文書(shū)親和力“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實(shí)地反映出商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者是否站在目標(biāo)讀者的立場(chǎng)上來(lái)從事這項(xiàng)工作。正值：以讀者為中心負(fù)值：以撰稿人自我意愿為中心，難以引起共鳴。情感指數(shù)涵義計(jì)算技巧一、增加情感指數(shù)增加文書(shū)親和力“溝通是被10技巧一、提升情感指數(shù)提升文書(shū)親和力使人感覺(jué)親切03增加讀者的姓名02、增加第三人稱專(zhuān)有名詞01、增加第二人稱代詞

增加情感指數(shù)的方法

在商務(wù)文書(shū)中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。例如：“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等祈使句的使用04增加對(duì)讀者的暗指技巧一、提升情感指數(shù)提升文書(shū)親和力使人感覺(jué)親切03增11技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強(qiáng)調(diào)商務(wù)文書(shū)撰寫(xiě)者應(yīng)該要站在目標(biāo)讀者的角度和立場(chǎng)來(lái)看待分析問(wèn)題。

一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2010圓滿完成了39萬(wàn)輛的整車(chē)銷(xiāo)售任務(wù)?！?；

“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2010年完成了我們39萬(wàn)輛的整車(chē)銷(xiāo)售任務(wù)”?！白钕忍峒白x者而非自己”的原則與情感指數(shù)是計(jì)算在商務(wù)文書(shū)中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫(xiě)者自己的次數(shù)多不同，這個(gè)原則主要是強(qiáng)調(diào)應(yīng)該在表述的時(shí)候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！揪毩?xí)】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開(kāi)?！卑凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，嘗試對(duì)該文進(jìn)行改寫(xiě)。技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強(qiáng)調(diào)商務(wù)文書(shū)撰12技巧三、進(jìn)行有效反饋在商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬(wàn)不能聽(tīng)之任之而沒(méi)有反饋。正面反饋修正性反饋所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的一種認(rèn)可。

在文書(shū)中撰寫(xiě)者應(yīng)該有意識(shí)地多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問(wèn)題及其建議的同時(shí)，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺(jué)。技巧三、進(jìn)行有效反饋在商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作中，一定要注意就目標(biāo)讀者13技巧四、增加商務(wù)文書(shū)的時(shí)間緊迫性增加時(shí)間緊迫性的作用：

激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)采取我們所希望的行動(dòng)。增加緊迫性的方法：在文書(shū)中加入體現(xiàn)時(shí)間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。時(shí)間的規(guī)范性主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，時(shí)間的精確性其次，在會(huì)議記錄或者電報(bào)等商務(wù)文書(shū)中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：①商務(wù)文書(shū)中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫(xiě)為03年，也不要稱之為民國(guó)92年；②在商務(wù)文書(shū)落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③盡量不要用農(nóng)歷；④注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。技巧四、增加商務(wù)文書(shū)的時(shí)間緊迫性增加時(shí)間緊迫性的作用：增加緊14技巧五、增加商務(wù)文書(shū)的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書(shū)在目標(biāo)讀者那里看起來(lái)非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程中做到言之有物，將撰寫(xiě)者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來(lái)?！拔覀?cè)谂Φ膼?ài)護(hù)環(huán)境”

“我們通過(guò)回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛(ài)護(hù)環(huán)境”?！揪毩?xí)】：

請(qǐng)對(duì)以下的內(nèi)容進(jìn)行修改以增加其可信度：“每個(gè)員工的績(jī)效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長(zhǎng)來(lái)計(jì)算，公司將會(huì)用幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行綜合評(píng)分，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展”。技巧五、增加商務(wù)文書(shū)的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書(shū)15技巧六、力求行文簡(jiǎn)潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)間來(lái)閱讀并分析商務(wù)文書(shū)；因此，商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡(jiǎn)單，不要羅嗦冗長(zhǎng)。要做到行文簡(jiǎn)潔可以采用以下的方式：1.采用電報(bào)文體就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫(xiě)者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商務(wù)文書(shū)中實(shí)在有太多需要說(shuō)明的內(nèi)容，那么為了達(dá)到行文簡(jiǎn)潔的目的，則可以將冗長(zhǎng)的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開(kāi)。3.詞句力求簡(jiǎn)單精煉盡量選用簡(jiǎn)單的詞，避免采用比較晦澀的詞。“一式一文主旨明確”，4.多用主動(dòng)語(yǔ)式在中文的語(yǔ)言環(huán)境中，主動(dòng)語(yǔ)式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語(yǔ)式。5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語(yǔ)“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書(shū)中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。技巧六、力求行文簡(jiǎn)潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)16商務(wù)公文寫(xiě)作3—規(guī)范化寫(xiě)作商務(wù)公文規(guī)范化寫(xiě)作結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計(jì)量單位的使用規(guī)范詞語(yǔ)的使用規(guī)范數(shù)字使用的規(guī)范化標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范商務(wù)公文寫(xiě)作3—規(guī)范化寫(xiě)作商務(wù)公文結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計(jì)量17一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運(yùn)用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問(wèn)題：1、“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的賬款已經(jīng)過(guò)期了”3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”4、“本公司大專(zhuān)文化程度的員工由過(guò)去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去的29%上升到53%”。

【解答】1、分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個(gè)句子可以改為：“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。

2、分析：僅僅提到“賬款過(guò)期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒(méi)有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過(guò)期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過(guò)期40天了”。

3、分析：很明顯這個(gè)句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。

4、分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類(lèi)文化程度不同的員工比重之和在增長(zhǎng)之后卻達(dá)到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專(zhuān)文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】【解答】18對(duì)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商務(wù)文書(shū)中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：一、數(shù)字使用的規(guī)范化真實(shí)準(zhǔn)確各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等統(tǒng)計(jì)口徑一致規(guī)范化原則列舉數(shù)字有可比性注意倍數(shù)關(guān)系漢字與數(shù)字的適用場(chǎng)合年代與日期百分?jǐn)?shù)和小數(shù)表示數(shù)值范圍應(yīng)分別表示數(shù)值單位對(duì)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商19二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化

結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來(lái)表示。

所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書(shū)中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：與此同時(shí)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來(lái)極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編20三、計(jì)量單位的使用規(guī)范三、計(jì)量單位的使用規(guī)范21四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范【案例】

1、常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”“經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；“通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。請(qǐng)對(duì)如上四個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用有誤的句子進(jìn)行修改。四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范【案例】22四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開(kāi)頭；換而言之，點(diǎn)號(hào)應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書(shū)名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開(kāi)頭；標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；

引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。23四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置23等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專(zhuān)有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專(zhuān)有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范【練習(xí)】請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國(guó)法于不顧，公然收取賄賂；（3）長(zhǎng)江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。________________________________________________________________________________________等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范【練習(xí)】24商務(wù)公文常用文體通知、通告、通報(bào)工作計(jì)劃、工作總結(jié)請(qǐng)示函、會(huì)議紀(jì)要商務(wù)公文寫(xiě)作7—常用文體寫(xiě)作商務(wù)公文通知、通告、通報(bào)工作計(jì)劃、工作總結(jié)請(qǐng)示函、會(huì)議紀(jì)要25一、概念:

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。二、種類(lèi)：

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知；

2、指示性通知：上級(jí)對(duì)下級(jí)

3、事務(wù)性通知；上下級(jí)平級(jí)

4、任免、聘用通知。

5、會(huì)議通知通知被譽(yù)為公文中的“老黃牛”。是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位使用最多的公文。一、通知、通告與通報(bào)—通知一、概念:二、種類(lèi)：通知被譽(yù)為公文中的“老黃牛”。是各級(jí)黨政26人事任免類(lèi)通知會(huì)議通知正文一般包括會(huì)議名稱、召開(kāi)會(huì)議的原因與目的、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、與會(huì)人員、與會(huì)者需準(zhǔn)備的材料、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)辦法、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系方式等，有的通知還附上會(huì)議日程安排和與會(huì)的有關(guān)證件。任免通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般在寫(xiě)完任免決定的依據(jù)之后，寫(xiě)上任免人員的姓名及職務(wù)。一、通知、通告與通報(bào)—通知人事任免類(lèi)通知會(huì)議通知正文一般包括會(huì)議名稱、召開(kāi)會(huì)議的原因與27一、通知、通告與通報(bào)—通知通知的寫(xiě)作特點(diǎn)1．使用范圍的廣泛性。通知不受發(fā)文單位級(jí)別、性質(zhì)的限制。無(wú)論國(guó)家大事或是單位內(nèi)部的具體事務(wù)，都可以通知的形式發(fā)布；無(wú)論是國(guó)家最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還是基層行政單位，都可使用通知。2．行文方向?yàn)橄滦形?。?duì)受文對(duì)象一般會(huì)提出需要知曉、執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，具有指揮、指導(dǎo)作用。3．明顯的時(shí)效性。通知事項(xiàng)一般要求立即辦理、執(zhí)行或知曉，不容拖延。有的通知如會(huì)議通知等，只在特定的一段時(shí)間里有效。一、通知、通告與通報(bào)—通知通知的寫(xiě)作特點(diǎn)1．使用范圍的廣泛性28一、通知、通告與通報(bào)—通告通告的特點(diǎn)

內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性法定約束性作者廣泛性通告是指在一定范圍內(nèi)向有關(guān)單位和群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。

種類(lèi)：

政務(wù)性通告

:事項(xiàng)性通告----約束力大

周知性通告----不具很大的權(quán)威性和約束力

緊急通告我市精神病院有一病人逃脫，敬請(qǐng)廣大市民小心！該病人特征：喜愛(ài)拿一假手機(jī)看信息！口頭禪：神經(jīng)??！

二00六年一月二日通告（大學(xué)宿舍墻壁上貼著）

1、不要在宿舍樓下燒烤！

2、不要往宿舍樓下潑水！

3、如潑水，先看樓下有無(wú)燒烤！

二00六年一月二日一、通知、通告與通報(bào)—通告通告的特點(diǎn)通告是指在一定范圍內(nèi)向29一、通知、通告與通報(bào)—通告【格式內(nèi)容】

1、標(biāo)題的寫(xiě)法有三種：

①"通告"

②"關(guān)于XXX的通告"。

③"XXX關(guān)于XXX的通告"。

2、原由。

3、通告事項(xiàng)。

4、結(jié)語(yǔ)。用"特此通告"表達(dá)。一、通知、通告與通報(bào)—通告【格式內(nèi)容】30一、通知、通告與通報(bào)—通報(bào)表彰性通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、介紹事跡

二、宣布表彰決定

三、號(hào)召學(xué)習(xí)

××

××××年×月×日批評(píng)性通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、列舉錯(cuò)誤事實(shí)

二、分析錯(cuò)誤性質(zhì)

三、宣布處理決定

四、提出希望和要求

××

××××年×月×日情況通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、通報(bào)的緣由

二、通報(bào)的事項(xiàng)

三、希望和要求××

××××年×月×日

三種通報(bào)的基本結(jié)構(gòu)一、通知、通告與通報(bào)—通報(bào)表彰性通報(bào)寫(xiě)作示例

31二、請(qǐng)示概念：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文種。

適用范圍向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)分類(lèi)批準(zhǔn)性請(qǐng)示呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示

二、請(qǐng)示概念：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文32二、請(qǐng)示請(qǐng)示寫(xiě)作原則請(qǐng)示事項(xiàng)明確、具體、可行

一文一事

不得多頭請(qǐng)示

不得越級(jí)請(qǐng)示不要多頭請(qǐng)示不要越級(jí)請(qǐng)示不要事后請(qǐng)示不要事事請(qǐng)示不要向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人請(qǐng)示不要一文多事不要請(qǐng)示、報(bào)告混用七不原則二、請(qǐng)示請(qǐng)示請(qǐng)示事項(xiàng)明確、具體、可行一文一事不得不得不33請(qǐng)示VS報(bào)告區(qū)別行文時(shí)間：事前VS事后事中eg.事前請(qǐng)示，事后報(bào)告行文內(nèi)容：一文一事VS一文一事或數(shù)事行文重心：說(shuō)理為主VS敘事為主結(jié)尾方式：祈使語(yǔ)氣VS平實(shí)語(yǔ)言行文目的：要求批復(fù)VS不必批復(fù)處理方式：批件VS閱件二、請(qǐng)示請(qǐng)示VS報(bào)告二、請(qǐng)示34二、請(qǐng)示二、請(qǐng)示35練習(xí)二、請(qǐng)示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，現(xiàn)有的學(xué)生宿舍已經(jīng)無(wú)法容納，現(xiàn)在住校生基本上是一鋪二人住宿，嚴(yán)重影響了學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書(shū)館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門(mén)給予適當(dāng)支持。

特此請(qǐng)示，請(qǐng)回復(fù)。

××市××工業(yè)學(xué)校

二〇〇二年十月二十日（章）

指出如下請(qǐng)示所存在的問(wèn)題并嘗試進(jìn)行修改（5分鐘）練習(xí)二、請(qǐng)示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告指出如下請(qǐng)示36二、請(qǐng)示一、在標(biāo)題方面

請(qǐng)示與報(bào)告不能混用，當(dāng)刪去“報(bào)告”二字。二、在主送機(jī)關(guān)方面

請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，應(yīng)保留“市教育局”，刪去“市人民政府”。三、在請(qǐng)示事項(xiàng)方面第一，“我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓”，應(yīng)講明樓高、建筑面積是多少，可容納多少人。同時(shí)，用“決定”一詞也不妥，可改為“準(zhǔn)備”或“擬”第二，應(yīng)補(bǔ)充說(shuō)明建造學(xué)生宿舍樓所需的經(jīng)費(fèi)。第三，應(yīng)明確寫(xiě)明需要市教委下?lián)芙o學(xué)校的經(jīng)費(fèi)數(shù)目。第四，請(qǐng)示不能一文多事，故關(guān)于圖書(shū)館的內(nèi)容應(yīng)刪去。五、在結(jié)束語(yǔ)方面

不能使用“請(qǐng)回復(fù)”，應(yīng)改為“請(qǐng)批復(fù)?！?/p>

二、請(qǐng)示一、在標(biāo)題方面

請(qǐng)示與報(bào)告不能混用，當(dāng)刪去“37三、函函屬事務(wù)性平行文;函適用于：

1.不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；

2.向不相隸屬的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。特點(diǎn)適用性廣事務(wù)性強(qiáng)

寫(xiě)作注意事項(xiàng)

1.行文規(guī)范。一定要按公文規(guī)范寫(xiě)函。2.要一函一事。切忌一函多事。3.直陳其事、言簡(jiǎn)意明。函不能像個(gè)人書(shū)信那樣問(wèn)候、寒暄，搞感情投資，而要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直陳其事，力戒套話、空話。4.用語(yǔ)得體。函是平行文，用語(yǔ)要表現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重，如稱對(duì)方為“貴”，與對(duì)方商洽事宜，要用商量口吻，語(yǔ)言要符合行文關(guān)系，親切自然得體。三、函函屬事務(wù)性平行文;函適用于：特點(diǎn)適用性廣事務(wù)性強(qiáng)38三、函

1.函根據(jù)功用，大致有六類(lèi)：

（1）商洽函，用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問(wèn)題的函；

（2）詢問(wèn)函，向受函者提出詢問(wèn)，并要求對(duì)方予以答復(fù)的函；（3）答復(fù)函，答復(fù)來(lái)函詢問(wèn)和被上級(jí)機(jī)關(guān)的公文辦理部門(mén)用來(lái)答復(fù)“請(qǐng)示”的函；

（4）請(qǐng)批函，請(qǐng)求不相隸屬的有關(guān)機(jī)關(guān)或主管部門(mén)批準(zhǔn)事項(xiàng)的函；

（5）審批函，機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門(mén)審批不相隸屬單位有關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函；（6）知照函，告知受函者有關(guān)情況的函。

2.根據(jù)行文程序，可分為致函和復(fù)函。

致函，也叫去函或發(fā)函，主要指詢問(wèn)函、請(qǐng)批函、知照函；

復(fù)函，有答復(fù)函、審批函；商洽函既可為去函，又可為復(fù)函。三、函1.函根據(jù)功用，大致有六類(lèi)：39××五交公司關(guān)于商品運(yùn)輸被損索賠的函

××市航運(yùn)局：

我公司向×省××彩電生產(chǎn)廠家購(gòu)進(jìn)一批彩電。廠家銷(xiāo)售科將該批彩電交由貴局承運(yùn)（承運(yùn)號(hào)碼10037號(hào)）。該批彩電于3月15日運(yùn)出，3月20日抵達(dá)×市航運(yùn)碼頭。在碼頭提貨時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)部分彩電的包裝破損，即會(huì)同有關(guān)人員當(dāng)場(chǎng)拆包檢驗(yàn)，50臺(tái)彩電被摔壞10臺(tái)。經(jīng)核實(shí)誠(chéng)為貴局運(yùn)輸途中所致。為挽回?fù)p失，希貴局按有關(guān)規(guī)定賠償該批商品的損失，計(jì)人民幣××××元。

特此函達(dá)，即請(qǐng)查照。附件：1××市航運(yùn)碼頭管理處證明2××彩電廠銷(xiāo)售科發(fā)貨記錄單3××市××檢驗(yàn)所檢驗(yàn)報(bào)告二○○一年三月二十五日主送單位正文日期緣由事項(xiàng)結(jié)語(yǔ)標(biāo)題三、函××五交公司關(guān)于商品運(yùn)輸被損索賠的函主送單位正文日期緣由40四、會(huì)議紀(jì)要

1.了解會(huì)議紀(jì)要的使用、特點(diǎn)和類(lèi)型

2.掌握會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法和注意事項(xiàng)

3.能正確區(qū)分會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別

4.學(xué)會(huì)行政和專(zhuān)題兩種會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作能力要求吉利控股集團(tuán)楊健總裁一行視察成都基地工作指導(dǎo)會(huì)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：3601Ad1105023時(shí)間：2011.5.119:30-11:00地點(diǎn)：第一會(huì)議室主持：潘巨林副總裁參會(huì)：楊健、余瑾、張才林、費(fèi)少忠、周一平、王斌、李仲民、戴慶、黃飛、謝菊建、高江川、羅嗣周、李順應(yīng)、趙剛、姚尚國(guó)、羅錦康、馬景泉、張有武、羅甫兵、張立平記錄：譚燕一、楊健總裁講話精神（一）、關(guān)于NL-1產(chǎn)品現(xiàn)階段生產(chǎn)準(zhǔn)備情況：四、會(huì)議紀(jì)要1.了解會(huì)議紀(jì)要的使用、特點(diǎn)和類(lèi)型能力要求41會(huì)議紀(jì)要適用于：

記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)

它既可上呈，也可下發(fā)，還可平行，甚至被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，是一種具有告知性和指導(dǎo)性的會(huì)議公文。

會(huì)議紀(jì)要特點(diǎn)概要性紀(jì)實(shí)性約束性稱謂特殊性第三人稱寫(xiě)法。以“會(huì)議”為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等。四、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要適用于：會(huì)議紀(jì)要概要性紀(jì)實(shí)性約束性稱謂第三人稱寫(xiě)法。42專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要：各種交流會(huì)、座談會(huì)、研討會(huì)的紀(jì)要。辦公會(huì)議紀(jì)要，是指記載和傳達(dá)機(jī)關(guān)、單位行政辦公會(huì)議的紀(jì)要。分類(lèi)四、會(huì)議紀(jì)要掌握會(huì)議全部情況抓住要點(diǎn)突出主題文字簡(jiǎn)潔明快掌握會(huì)議精神和會(huì)議目的，作好記錄并收集所有文件材料圍繞會(huì)議主題，抓住要點(diǎn)、突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要地反映會(huì)議的主要情況和精神。概述為主，盡可能簡(jiǎn)短、通俗，在結(jié)構(gòu)層次安排上，條理清楚。注意事項(xiàng)專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要：各種交流會(huì)、座談會(huì)、研討會(huì)的紀(jì)要。辦公會(huì)議紀(jì)43四、會(huì)議紀(jì)要

聯(lián)系：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄都屬會(huì)議文書(shū)。區(qū)別：1）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)和依據(jù)來(lái)表現(xiàn)會(huì)議的主要內(nèi)容，它只表現(xiàn)會(huì)議概貌和重點(diǎn)。會(huì)議記錄則是會(huì)議全過(guò)程的如實(shí)記錄，它反映會(huì)議的原始面貌。2）會(huì)議記錄只作為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部存查使用的文書(shū)，不對(duì)外公布。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t在一定范圍內(nèi)公布傳達(dá)，作為法定行政公文使用。3）會(huì)議紀(jì)要報(bào)送上級(jí)時(shí)，會(huì)議主辦單位還需另擬一份報(bào)送報(bào)告與會(huì)議紀(jì)要一并報(bào)上。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的聯(lián)系與區(qū)別四、會(huì)議紀(jì)要聯(lián)系：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄都屬會(huì)議文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要44EndingEnding45ThankYouThankYou46成都基地行政公文寫(xiě)作成都基地行政公文寫(xiě)作47商務(wù)公文寫(xiě)作步驟決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風(fēng)格選擇文章的層次結(jié)構(gòu)列出文章大綱撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改

商務(wù)公文寫(xiě)作1—寫(xiě)作步驟制定正確的行動(dòng)目標(biāo)商務(wù)公文決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風(fēng)格選擇文章的層次結(jié)48步驟一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)被動(dòng)目標(biāo)：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)發(fā)出人的意志主動(dòng)目標(biāo)：公文對(duì)象的實(shí)際行動(dòng)正確的行文目的：將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)我希望對(duì)方讀完這篇東西后做些什么？【案例】在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書(shū)組織全公司的秘書(shū)開(kāi)會(huì)，要求秘書(shū)確定時(shí)間和地點(diǎn)后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書(shū)。--------分析主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)步驟一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)被動(dòng)目標(biāo)：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)49步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對(duì)方嗎？2、目標(biāo)讀者地位比你低嗎？3、是好消息嗎？正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)（特別了解10分，比較了解7、8分，不了解甚至很不了解1－3分）（下屬10分，平級(jí)5分，上級(jí)1分）（好消息10分，壞消息1分）三個(gè)問(wèn)題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書(shū)應(yīng)該越正式。正式程度的三種表現(xiàn)：形式、稱謂、語(yǔ)氣步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對(duì)方嗎？正式程度的50步驟三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格目標(biāo)讀者和你是否同一立場(chǎng)？你的讀者認(rèn)識(shí)你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？立場(chǎng)資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？關(guān)于游說(shuō)矩陣：同一立場(chǎng)資源充足立場(chǎng)不同資源充足立場(chǎng)不同資源不足立場(chǎng)一致資源不足步驟三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格目標(biāo)讀者和你是否同一立場(chǎng)？立場(chǎng)資源51步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過(guò)和時(shí)間順序。突出事情的發(fā)展脈絡(luò)；渾然貫通，連成一體；程序安裝說(shuō)明，事故調(diào)查報(bào)告，工程報(bào)告。（一）：連貫式便于讀者查找信息；天鵝下蛋式；報(bào)告、總結(jié)、建議書(shū)。層次之間是并列關(guān)系。（二）：并列式提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。結(jié)果（批復(fù)、指示、命令）；提出問(wèn)題，分析問(wèn)題（情況簡(jiǎn)報(bào)）；提出問(wèn)題，解決問(wèn)題（公告，通知）；完整結(jié)構(gòu)（指導(dǎo)性通報(bào)，決議）。（三）：分析問(wèn)題式步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過(guò)52步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的

磨刀不誤砍柴功“七分想，三分寫(xiě)”確定合理的思維秩序利用大綱有序地組織撰寫(xiě)者思路，可以有以下兩種方法：列出大綱提綱法圍繞文章主旨按邏輯順序時(shí)間順序羅列輻射法頭腦風(fēng)暴隨性聯(lián)想窮盡所有想法步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的磨刀不誤砍柴功53步驟六、撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改撰寫(xiě)初稿的注意事項(xiàng)

拋磚引玉一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”增加親和力有效的反饋行文簡(jiǎn)潔認(rèn)真校對(duì)關(guān)于增加親和力：增加對(duì)讀者的關(guān)注程度。盡量少提及撰寫(xiě)者自身，而應(yīng)該更多的提到目標(biāo)讀者。關(guān)于有效的反饋：多進(jìn)行正面反饋。要有意識(shí)地肯定對(duì)方，目標(biāo)讀者做得好的地方。關(guān)于行文簡(jiǎn)潔：不要羅嗦冗長(zhǎng)?！昂?jiǎn)潔不簡(jiǎn)單”。將大篇幅分成小段，增強(qiáng)可讀性。將大篇幅的說(shuō)明性內(nèi)容改成附件。關(guān)于校對(duì)：干凈整潔沒(méi)有差錯(cuò)的文稿，體現(xiàn)細(xì)致作風(fēng)。認(rèn)真審查校對(duì)，盡量不要出現(xiàn)格式和文字錯(cuò)誤。步驟六、撰寫(xiě)初稿與綜合校對(duì)修改撰寫(xiě)初稿的注意事項(xiàng)54

商務(wù)公文寫(xiě)作2—寫(xiě)作技巧商務(wù)公文寫(xiě)作技巧努力做到“讀者為尊”保持積極正面的有效反饋增加文章可信度力求行文簡(jiǎn)潔關(guān)于“情感指數(shù)”增加商務(wù)文書(shū)的緊迫性商務(wù)公文寫(xiě)作2—寫(xiě)作技巧商務(wù)公文努力做到“讀者為尊”保55情感指數(shù)涵義對(duì)讀者的關(guān)注程度計(jì)算文中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)——文中提到撰稿人自己的次數(shù)技巧一、增加情感指數(shù)增加文書(shū)親和力“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實(shí)地反映出商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者是否站在目標(biāo)讀者的立場(chǎng)上來(lái)從事這項(xiàng)工作。正值：以讀者為中心負(fù)值：以撰稿人自我意愿為中心，難以引起共鳴。情感指數(shù)涵義計(jì)算技巧一、增加情感指數(shù)增加文書(shū)親和力“溝通是被56技巧一、提升情感指數(shù)提升文書(shū)親和力使人感覺(jué)親切03增加讀者的姓名02、增加第三人稱專(zhuān)有名詞01、增加第二人稱代詞

增加情感指數(shù)的方法

在商務(wù)文書(shū)中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。例如：“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等祈使句的使用04增加對(duì)讀者的暗指技巧一、提升情感指數(shù)提升文書(shū)親和力使人感覺(jué)親切03增57技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強(qiáng)調(diào)商務(wù)文書(shū)撰寫(xiě)者應(yīng)該要站在目標(biāo)讀者的角度和立場(chǎng)來(lái)看待分析問(wèn)題。

一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2010圓滿完成了39萬(wàn)輛的整車(chē)銷(xiāo)售任務(wù)?！保?/p>

“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2010年完成了我們39萬(wàn)輛的整車(chē)銷(xiāo)售任務(wù)”?！白钕忍峒白x者而非自己”的原則與情感指數(shù)是計(jì)算在商務(wù)文書(shū)中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫(xiě)者自己的次數(shù)多不同，這個(gè)原則主要是強(qiáng)調(diào)應(yīng)該在表述的時(shí)候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！揪毩?xí)】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開(kāi)。……”按照“最先提及讀者而非自己”的原則，嘗試對(duì)該文進(jìn)行改寫(xiě)。技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強(qiáng)調(diào)商務(wù)文書(shū)撰58技巧三、進(jìn)行有效反饋在商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬(wàn)不能聽(tīng)之任之而沒(méi)有反饋。正面反饋修正性反饋所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的一種認(rèn)可。

在文書(shū)中撰寫(xiě)者應(yīng)該有意識(shí)地多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問(wèn)題及其建議的同時(shí)，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺(jué)。技巧三、進(jìn)行有效反饋在商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作中，一定要注意就目標(biāo)讀者59技巧四、增加商務(wù)文書(shū)的時(shí)間緊迫性增加時(shí)間緊迫性的作用：

激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)采取我們所希望的行動(dòng)。增加緊迫性的方法：在文書(shū)中加入體現(xiàn)時(shí)間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。時(shí)間的規(guī)范性主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，時(shí)間的精確性其次，在會(huì)議記錄或者電報(bào)等商務(wù)文書(shū)中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：①商務(wù)文書(shū)中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫(xiě)為03年，也不要稱之為民國(guó)92年；②在商務(wù)文書(shū)落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③盡量不要用農(nóng)歷；④注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。技巧四、增加商務(wù)文書(shū)的時(shí)間緊迫性增加時(shí)間緊迫性的作用：增加緊60技巧五、增加商務(wù)文書(shū)的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書(shū)在目標(biāo)讀者那里看起來(lái)非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程中做到言之有物，將撰寫(xiě)者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來(lái)?！拔覀?cè)谂Φ膼?ài)護(hù)環(huán)境”

“我們通過(guò)回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛(ài)護(hù)環(huán)境”。【練習(xí)】：

請(qǐng)對(duì)以下的內(nèi)容進(jìn)行修改以增加其可信度：“每個(gè)員工的績(jī)效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長(zhǎng)來(lái)計(jì)算，公司將會(huì)用幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行綜合評(píng)分，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展”。技巧五、增加商務(wù)文書(shū)的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書(shū)61技巧六、力求行文簡(jiǎn)潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)間來(lái)閱讀并分析商務(wù)文書(shū)；因此，商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡(jiǎn)單，不要羅嗦冗長(zhǎng)。要做到行文簡(jiǎn)潔可以采用以下的方式：1.采用電報(bào)文體就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫(xiě)者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商務(wù)文書(shū)中實(shí)在有太多需要說(shuō)明的內(nèi)容，那么為了達(dá)到行文簡(jiǎn)潔的目的，則可以將冗長(zhǎng)的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開(kāi)。3.詞句力求簡(jiǎn)單精煉盡量選用簡(jiǎn)單的詞，避免采用比較晦澀的詞?！耙皇揭晃闹髦济鞔_”，4.多用主動(dòng)語(yǔ)式在中文的語(yǔ)言環(huán)境中，主動(dòng)語(yǔ)式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語(yǔ)式。5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語(yǔ)“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書(shū)中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。技巧六、力求行文簡(jiǎn)潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)62商務(wù)公文寫(xiě)作3—規(guī)范化寫(xiě)作商務(wù)公文規(guī)范化寫(xiě)作結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計(jì)量單位的使用規(guī)范詞語(yǔ)的使用規(guī)范數(shù)字使用的規(guī)范化標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范商務(wù)公文寫(xiě)作3—規(guī)范化寫(xiě)作商務(wù)公文結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計(jì)量63一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運(yùn)用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問(wèn)題：1、“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的賬款已經(jīng)過(guò)期了”3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”4、“本公司大專(zhuān)文化程度的員工由過(guò)去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去的29%上升到53%”。

【解答】1、分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個(gè)句子可以改為：“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。

2、分析：僅僅提到“賬款過(guò)期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒(méi)有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過(guò)期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過(guò)期40天了”。

3、分析：很明顯這個(gè)句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。

4、分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類(lèi)文化程度不同的員工比重之和在增長(zhǎng)之后卻達(dá)到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專(zhuān)文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】【解答】64對(duì)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商務(wù)文書(shū)中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：一、數(shù)字使用的規(guī)范化真實(shí)準(zhǔn)確各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等統(tǒng)計(jì)口徑一致規(guī)范化原則列舉數(shù)字有可比性注意倍數(shù)關(guān)系漢字與數(shù)字的適用場(chǎng)合年代與日期百分?jǐn)?shù)和小數(shù)表示數(shù)值范圍應(yīng)分別表示數(shù)值單位對(duì)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商65二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化

結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來(lái)表示。

所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書(shū)中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：與此同時(shí)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書(shū)的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來(lái)極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編66三、計(jì)量單位的使用規(guī)范三、計(jì)量單位的使用規(guī)范67四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范【案例】

1、常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”“經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；“通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。請(qǐng)對(duì)如上四個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用有誤的句子進(jìn)行修改。四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范【案例】68四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開(kāi)頭；換而言之，點(diǎn)號(hào)應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書(shū)名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開(kāi)頭；標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；

引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。69四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置23等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專(zhuān)有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專(zhuān)有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范【練習(xí)】請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國(guó)法于不顧，公然收取賄賂；（3）長(zhǎng)江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。________________________________________________________________________________________等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范【練習(xí)】70商務(wù)公文常用文體通知、通告、通報(bào)工作計(jì)劃、工作總結(jié)請(qǐng)示函、會(huì)議紀(jì)要商務(wù)公文寫(xiě)作7—常用文體寫(xiě)作商務(wù)公文通知、通告、通報(bào)工作計(jì)劃、工作總結(jié)請(qǐng)示函、會(huì)議紀(jì)要71一、概念:

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。二、種類(lèi)：

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知；

2、指示性通知：上級(jí)對(duì)下級(jí)

3、事務(wù)性通知；上下級(jí)平級(jí)

4、任免、聘用通知。

5、會(huì)議通知通知被譽(yù)為公文中的“老黃牛”。是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位使用最多的公文。一、通知、通告與通報(bào)—通知一、概念:二、種類(lèi)：通知被譽(yù)為公文中的“老黃牛”。是各級(jí)黨政72人事任免類(lèi)通知會(huì)議通知正文一般包括會(huì)議名稱、召開(kāi)會(huì)議的原因與目的、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、與會(huì)人員、與會(huì)者需準(zhǔn)備的材料、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)辦法、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系方式等，有的通知還附上會(huì)議日程安排和與會(huì)的有關(guān)證件。任免通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般在寫(xiě)完任免決定的依據(jù)之后，寫(xiě)上任免人員的姓名及職務(wù)。一、通知、通告與通報(bào)—通知人事任免類(lèi)通知會(huì)議通知正文一般包括會(huì)議名稱、召開(kāi)會(huì)議的原因與73一、通知、通告與通報(bào)—通知通知的寫(xiě)作特點(diǎn)1．使用范圍的廣泛性。通知不受發(fā)文單位級(jí)別、性質(zhì)的限制。無(wú)論國(guó)家大事或是單位內(nèi)部的具體事務(wù)，都可以通知的形式發(fā)布；無(wú)論是國(guó)家最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還是基層行政單位，都可使用通知。2．行文方向?yàn)橄滦形摹?duì)受文對(duì)象一般會(huì)提出需要知曉、執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，具有指揮、指導(dǎo)作用。3．明顯的時(shí)效性。通知事項(xiàng)一般要求立即辦理、執(zhí)行或知曉，不容拖延。有的通知如會(huì)議通知等，只在特定的一段時(shí)間里有效。一、通知、通告與通報(bào)—通知通知的寫(xiě)作特點(diǎn)1．使用范圍的廣泛性74一、通知、通告與通報(bào)—通告通告的特點(diǎn)

內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性法定約束性作者廣泛性通告是指在一定范圍內(nèi)向有關(guān)單位和群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。

種類(lèi)：

政務(wù)性通告

:事項(xiàng)性通告----約束力大

周知性通告----不具很大的權(quán)威性和約束力

緊急通告我市精神病院有一病人逃脫，敬請(qǐng)廣大市民小心！該病人特征：喜愛(ài)拿一假手機(jī)看信息！口頭禪：神經(jīng)??！

二00六年一月二日通告（大學(xué)宿舍墻壁上貼著）

1、不要在宿舍樓下燒烤！

2、不要往宿舍樓下潑水！

3、如潑水，先看樓下有無(wú)燒烤！

二00六年一月二日一、通知、通告與通報(bào)—通告通告的特點(diǎn)通告是指在一定范圍內(nèi)向75一、通知、通告與通報(bào)—通告【格式內(nèi)容】

1、標(biāo)題的寫(xiě)法有三種：

①"通告"

②"關(guān)于XXX的通告"。

③"XXX關(guān)于XXX的通告"。

2、原由。

3、通告事項(xiàng)。

4、結(jié)語(yǔ)。用"特此通告"表達(dá)。一、通知、通告與通報(bào)—通告【格式內(nèi)容】76一、通知、通告與通報(bào)—通報(bào)表彰性通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、介紹事跡

二、宣布表彰決定

三、號(hào)召學(xué)習(xí)

××

××××年×月×日批評(píng)性通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、列舉錯(cuò)誤事實(shí)

二、分析錯(cuò)誤性質(zhì)

三、宣布處理決定

四、提出希望和要求

××

××××年×月×日情況通報(bào)寫(xiě)作示例

××關(guān)于××的通報(bào)

一、通報(bào)的緣由

二、通報(bào)的事項(xiàng)

三、希望和要求××

××××年×月×日

三種通報(bào)的基本結(jié)構(gòu)一、通知、通告與通報(bào)—通報(bào)表彰性通報(bào)寫(xiě)作示例

77二、請(qǐng)示概念：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文種。

適用范圍向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)分類(lèi)批準(zhǔn)性請(qǐng)示呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示

二、請(qǐng)示概念：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文78二、請(qǐng)示請(qǐng)示寫(xiě)作原則請(qǐng)示事項(xiàng)明確、具體、可行

一文一事

不得多頭請(qǐng)示

不得越級(jí)請(qǐng)示不要多頭請(qǐng)示不要越級(jí)請(qǐng)示不要事后請(qǐng)示不要事事請(qǐng)示不要向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人請(qǐng)示不要一文多事不要請(qǐng)示、報(bào)告混用七不原則二、請(qǐng)示請(qǐng)示請(qǐng)示事項(xiàng)明確、具體、可行一文一事不得不得不79請(qǐng)示VS報(bào)告區(qū)別行文時(shí)間：事前VS事后事中eg.事前請(qǐng)示，事后報(bào)告行文內(nèi)容：一文一事VS一文一事或數(shù)事行文重心：說(shuō)理為主VS敘事為主結(jié)尾方式：祈使語(yǔ)氣VS平實(shí)語(yǔ)言行文目的：要求批復(fù)VS不必批復(fù)處理方式：批件VS閱件二、請(qǐng)示請(qǐng)示VS報(bào)告二、請(qǐng)示80二、請(qǐng)示二、請(qǐng)示81練習(xí)二、請(qǐng)示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，現(xiàn)有的學(xué)生宿舍已經(jīng)無(wú)法容納，現(xiàn)在住校生基本上是一鋪二人住宿，嚴(yán)重影響了學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書(shū)館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門(mén)給予適當(dāng)支持。

特此請(qǐng)示，請(qǐng)回復(fù)。

××市××工業(yè)學(xué)校

二〇〇二年十月二十日（章）

指出如下請(qǐng)示所存在的問(wèn)題并嘗試進(jìn)行修改（5分鐘）練習(xí)二、請(qǐng)示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告指出如下請(qǐng)示82二、請(qǐng)示一、在標(biāo)題方面

請(qǐng)示與報(bào)告不能混用，當(dāng)刪去“報(bào)告”二字。二、在主送機(jī)關(guān)方面

請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，應(yīng)保留“市教育局”，刪去“市人民政府”。三、在請(qǐng)示事項(xiàng)方面第一，“我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓”，應(yīng)講明樓高、建筑面積是多少，可容納多少人。同時(shí)，用“決定”一詞也不妥，可改為“準(zhǔn)備”或“擬