財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理課件

財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集到一起。范圍：各種載體的檔案，紙質(zhì)文件，照片、光盤等。各種種類的檔案，普通的行政單位產(chǎn)生的檔案、科技檔案等。注意對(duì)零散及撤銷機(jī)構(gòu)的檔案的收集。2財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)1一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集到一起。范圍：各種載體的檔案，紙質(zhì)文件，照片、光盤等。各種種類的檔案，普通的行政單位產(chǎn)生的檔案、科技檔案等。注意對(duì)零散及撤銷機(jī)構(gòu)的檔案的收集。2一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集33單位之間收集、歸檔工作的分工上級(jí)業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件由隸屬下級(jí)單位歸檔上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位召開的專業(yè)會(huì)議文件，由各隸屬下級(jí)單位歸檔聯(lián)合機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件，由主辦單位歸檔4單位之間收集、歸檔工作的分工上級(jí)業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件由隸屬下級(jí)歸檔規(guī)程檔案移交的手續(xù)：第一，清點(diǎn)第二，填寫交接文據(jù)（具體見參考表格）第三，移交5歸檔規(guī)程檔案移交的手續(xù)：5歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁數(shù)保管期限備注Xx年度xx（部門）移交案卷目錄移交案卷目錄備考表本檔共頁。共有案卷卷，其中永久卷，長期卷，短期卷。移交部門：移交人：接收部門：接收人：年月日6歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁數(shù)保管期限備注Xx年度xx（部門二、整理整理方法：1、以“件”為單位的整理方法2、以“卷”為單位的整理方法整理要求：按文件的形成規(guī)律進(jìn)行分類、組合、排列、編目、裝訂入盒、入庫上架等。（文件整理的步驟）7二、整理整理方法：7以卷為單位的整理方法立卷是指文書部門將辦理完畢的、具有一定參考利用價(jià)值的文件，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。因此，立卷的要求是：1、立卷的對(duì)象——辦理完畢的文件2、立卷文件的標(biāo)準(zhǔn)——具有參考利用價(jià)值的。3、立卷的結(jié)果——案卷，卷內(nèi)文件彼此之間有一定的聯(lián)系。8以卷為單位的整理方法立卷是指文書部門將辦理完99以卷為單位的整理方法和步驟第一步，將不同載體的檔案分別歸類。第二步，將所有當(dāng)年歸檔的案卷劃分保管期限。（分析卷內(nèi)文件內(nèi)容參照保管期限表設(shè)置永久、定期）第三，把相同保管期限的文件，按組織機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行下一層分類10以卷為單位的整理方法和步驟第一步，將不同載體的檔案分別歸類。第二步案卷的排列按組織機(jī)構(gòu)分類的案卷：綜合部門_專門部門；從主要部門到次要部門；從行政管理部門到業(yè)務(wù)部門的次序排列按問題特征進(jìn)行排列的案卷從重要問題到一般問題；從主要問題到次要問題11第二步案卷的排列按組織機(jī)構(gòu)分類的案卷：11卷內(nèi)文件排列12卷內(nèi)文件排列12排序后文件13排序后文件13分組織機(jī)構(gòu)將文件按照處理部門或承辦部門分開立卷。滿足的條件：1、單位內(nèi)部部門設(shè)置穩(wěn)定。2、部門職能區(qū)分清楚，職能界限分明。3、各部門每年都能夠產(chǎn)生相當(dāng)數(shù)量的文件。14分組織機(jī)構(gòu)14分類法的組合運(yùn)用年度——組織機(jī)構(gòu)分類法首先區(qū)分年度，然后在每一個(gè)年度之下再分組織機(jī)構(gòu)。如：年度內(nèi)部機(jī)構(gòu)1998年辦公室計(jì)劃處生產(chǎn)處……1999年辦公室計(jì)劃處生產(chǎn)處……15分類法的組合運(yùn)用年度——組織機(jī)構(gòu)分類法年度內(nèi)部機(jī)構(gòu)1998區(qū)分問題按照文件內(nèi)容所反映的問題將所有文件區(qū)分若干類別。所謂問題，可以是事件、案件、人物、任務(wù)、問題和同性質(zhì)的工作。問題分類法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡單、變化較大或機(jī)構(gòu)分工不確切、文件數(shù)量少的單位。行政事務(wù)公安保衛(wèi)法紀(jì)監(jiān)察審計(jì)工作醫(yī)療衛(wèi)生16區(qū)分問題16年度——問題分類法年度問題1998年綜合類計(jì)劃類生產(chǎn)類……1999年綜合類計(jì)劃類生產(chǎn)類……17年度——問題分類法年度問題1998年綜合類1999年綜合類第三:按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號(hào)通常是一個(gè)年度編一個(gè)流水號(hào)如果一個(gè)單位一年立卷數(shù)量不多，可采取幾年合編一個(gè)流水號(hào)18第三:按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號(hào)通常是一個(gè)年度編一個(gè)第四，編制目錄卷內(nèi)文件目錄附于案卷卷首，介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分。卷內(nèi)文件目錄填好后，除一份放置卷首外，還要復(fù)印多份，注明目錄號(hào)、案卷號(hào)和案卷標(biāo)題，按照安排排列次序匯編成冊(cè)，以備便知其它文件級(jí)目錄時(shí)作為檢索工具。19第四，編制目錄19卷內(nèi)文件目錄20卷內(nèi)文件目錄20第五，填寫封面和備考表1、填寫案卷封面全宗名稱類目名稱案卷題名起止時(shí)間件頁數(shù)量保管期限歸檔號(hào)檔號(hào)21第五，填寫封面和備考表全宗名稱類目名稱案卷題名起止時(shí)間件頁數(shù)《案卷封面》樣式22《案卷封面》樣式22填寫案卷封面23填寫案卷封面23填寫完成的案卷封面24填寫完成的案卷封面24立卷改革前后案卷封面對(duì)比25立卷改革前后案卷封面對(duì)比25案卷脊背26案卷脊背26立卷改革前后案卷脊背27立卷改革前后案卷脊背27案卷脊背和底邊28案卷脊背和底邊282、填寫備考表說明本卷文件的缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀、漏號(hào)、重號(hào)等，與某些文件的其它文件卷號(hào)，卷內(nèi)文件變動(dòng)情況。有關(guān)人員需要簽名、標(biāo)注時(shí)間。備考表置于卷尾。292、填寫備考表29圖示30圖示30案卷裝訂注意事項(xiàng)：1、去除金屬物。2、整理文件：對(duì)破損文件修補(bǔ)；理順和對(duì)齊紙張；將小簽條、小便條等不規(guī)則材料粘帖在符合規(guī)格要求的白紙上。3、按照《文書檔案案卷格式》要求使用硬卷皮或軟卷皮。采用三孔一線式裝訂。31案卷裝訂31上夾32上夾32上卷皮33上卷皮33作三孔標(biāo)記34作三孔標(biāo)記34打孔35打孔35打孔36打孔36打孔37打孔37穿線繩38穿線繩38穿線繩39穿線繩39系線繩40系線繩40一、辦公室類（一）秘書工作屬類1-1辦公室例會(huì)記錄1-2……1-10本局關(guān)于秘書工作的通知（二）信訪工作屬類1-11市政府、市經(jīng)委關(guān)于信訪工作的規(guī)定1-12……1-20各公司出離心信訪工作的回報(bào)材料二、干部處類（一）綜合屬類2-1本局關(guān)于干部工作的通知、規(guī)定2-20本局關(guān)于干部檔案清理的有關(guān)材料（二）干部管理調(diào)配工作屬類2-21本局關(guān)于組織機(jī)構(gòu)、定員編制問題的方案、請(qǐng)示、批復(fù)2-22……示例41一、辦公室類示例41安徽省林業(yè)廳檔案立卷類目一、黨群工作類⑴本廳黨組會(huì)議記錄、廳長辦公會(huì)議記錄永久⑵本廳黨組工作計(jì)劃、總結(jié)等方面文件材料永久⑶本廳黨組、機(jī)關(guān)黨委換屆及成員任免有關(guān)文件材料永久⑷ 本廳黨員年報(bào)、黨員花名冊(cè)永久⑸本廳黨組行文永久⑹本廳黨組對(duì)科級(jí)干部成員的任免文件材料長期⑺工會(huì)的有關(guān)文件長期⑻機(jī)關(guān)黨委年度性的聯(lián)歡會(huì)類的文件材料短期二、行政管理類⑴本廳有關(guān)林地、林權(quán)、森林法規(guī)等文件材料永久⑵本廳編制的機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編永久⑶相關(guān)業(yè)務(wù)往來的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等文件材料長期立卷類目示例第1頁42安徽省林業(yè)廳檔案立卷類目立卷類目第1頁42三、組織人事類⑴本廳關(guān)于人事工作的決定、規(guī)定、工作條例、

組織簡則、機(jī)構(gòu)設(shè)置及撤并、名稱更改、人員編

制、啟用印章等文件材料長期⑵職工名冊(cè)、干部年報(bào)永久⑶本廳勞模、先進(jìn)工作者獎(jiǎng)勵(lì)文件材料①全國以及省級(jí)以上的永久②省級(jí)以下的長期⑷本廳有關(guān)干部、職工的教育、培訓(xùn)材料長期⑸本廳人員在對(duì)外活動(dòng)中形成的文件材料①請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、協(xié)定、合同永久②重要往來文電長期③具體事務(wù)性文件短期第2頁43三、組織人事類第2頁43村級(jí)檔案立卷類目、歸檔范圍及保管期限表一、文書檔案黨群類1、本村黨支部年度工作計(jì)劃、總結(jié)；

支部改選、支部任免、分工的請(qǐng)示、批復(fù)、通知；黨員名冊(cè)；

本支部組織發(fā)展、黨員

評(píng)處、獎(jiǎng)懲的請(qǐng)示、批復(fù)、通知；

黨組織關(guān)系介紹信；支部

會(huì)、支部大會(huì)記錄。

（永久）2、本村團(tuán)支部、婦代會(huì)、民兵連、計(jì)協(xié)、老協(xié)等年度工作

計(jì)劃、總結(jié)、成員名冊(cè)；換屆選舉、任免通知。

（永久）3、“群防群治”，綜合治理責(zé)任書，統(tǒng)計(jì)表等。

（10年）4、上級(jí)黨委、群團(tuán)機(jī)關(guān)制發(fā)的有關(guān)黨群工作的方針、政策性

的文件材料。

（10年）5、黨費(fèi)收繳清單。

（10年）安徽省宣城市宣州區(qū)例第1頁44村級(jí)檔案行政類6、本村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，村委會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)，目標(biāo)

責(zé)任書。

（永久）7、村委會(huì)、村民大會(huì)、村民代表大會(huì)、議事會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要。（永久）8、村委會(huì)、村民小組的設(shè)立、撤消、合并的村民會(huì)議（村民代表

會(huì)議）討論的會(huì)議記錄、請(qǐng)示、批復(fù)。

（永久）9、村委會(huì)干部分工，村組干部名冊(cè)，村組干部獎(jiǎng)懲的決定、通知

（永久）10、本村民主選舉、民主決策、民主管理、民主監(jiān)督等規(guī)章制度;

村規(guī)民約、村民的自治章程、崗位職責(zé)、會(huì)議、學(xué)習(xí)、財(cái)務(wù)管理、

計(jì)等制度。

（10年）11、本村農(nóng)經(jīng)生產(chǎn)、計(jì)劃生育、人口變動(dòng)、土地變動(dòng)年報(bào)表。

（永久）12、本村民政救濟(jì)、救災(zāi)款物發(fā)放、移民補(bǔ)償、養(yǎng)老保險(xiǎn)名冊(cè)。

（永久）13、本村計(jì)劃生育安排，超生處罰、照顧生第二孩的申報(bào)、審批材料。（永久）14、辦理戶口、身份證、婚姻登記材料，人口遷移證存根。

（永久）15、反映村史、村貌、區(qū)劃變動(dòng)等歷史沿革材料。

（永久）16、各類抽樣調(diào)查、普查材料。

（永久）17、各類政府制發(fā)的有關(guān)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的方針、政策性文件。

有關(guān)文化、體育、衛(wèi)生、通信、環(huán)保等相關(guān)材料。

（10年）第2頁45行政類第2頁45民主自治類18、村委會(huì)換屆選舉、屆中罷免、補(bǔ)選的實(shí)施方案，村民選舉

委員會(huì)組成，選民登記名冊(cè)，選舉公告，選舉工作報(bào)告、總結(jié)

報(bào)告、工作記錄。

（永久）19、選民、候選人公布名單、選票。

（10年）20、村民代表會(huì)議的選舉工作會(huì)議、代表名單及各代表的基本

情況、村民代表會(huì)議記錄。

（永久）21、村務(wù)公開監(jiān)督小組和理財(cái)小組的選舉產(chǎn)生，村務(wù)公開報(bào)告、

報(bào)表、項(xiàng)目審查、意見反饋和處理材料，村干部述職書面材料及

村民代表會(huì)議民主評(píng)議和測評(píng)結(jié)果、村民小組組務(wù)公開、村小校務(wù)

公開、廠（場）務(wù)公開原始材料、群眾意見反饋及處理材料。

（10年）第3頁46民主自治類第3頁46經(jīng)濟(jì)類22、本村經(jīng)濟(jì)（包括農(nóng)、林、牧、漁、水、多種經(jīng)營等）發(fā)展計(jì)劃

、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（永久）23、建房、修建民橋民路征地、補(bǔ)償、補(bǔ)助，退耕還林、還草補(bǔ)助，

農(nóng)田基建，出讓、承包林場、牧場、茶場、果園等的合同、協(xié)議、

會(huì)議記錄、紀(jì)要。

（永久）24、村組田塊畝分清冊(cè)，土地聯(lián)辦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營合同、協(xié)議、名冊(cè)。

（永久）25、村辦、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村、村組聯(lián)辦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營合同、協(xié)議、名冊(cè)。

（永久）26、村辦企業(yè)成立、撤消、合并、終止、停轉(zhuǎn)、更名、更換法人

的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。

（永久）27、國家投入的扶貧、農(nóng)業(yè)綜合開展、以工代賑資金使用的報(bào)告、

表冊(cè)。

（永久）28、本村關(guān)于農(nóng)稅征收、糧油定購、集體提留、收益分配、使用

的規(guī)定、意見、表冊(cè)。

（永久）29、村組干部的誤工補(bǔ)貼、各類報(bào)銷情況等文件材料。

（永久）30、村財(cái)務(wù)管理、審計(jì)等規(guī)章制度，文件、信息和其他材料。

（10年）第4頁47經(jīng)濟(jì)類第4頁47二、會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告類1、村會(huì)計(jì)、專業(yè)會(huì)計(jì)的各類財(cái)務(wù)報(bào)告年報(bào)。

（永久）2、村會(huì)計(jì)、專業(yè)會(huì)計(jì)的各類財(cái)務(wù)報(bào)告中的季報(bào)、月報(bào)。

（10年）帳簿類3、村會(huì)計(jì)、專業(yè)會(huì)計(jì)的現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳。

（永久）4、村會(huì)計(jì)、專業(yè)會(huì)計(jì)的總帳、分類帳、明細(xì)帳。

（10年）憑證類

5、原始憑證、記帳憑證。

（10年）其他類6、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

（10年）三、科技檔案1、本村基建的規(guī)劃、工程預(yù)決算書、建筑物的設(shè)計(jì)圖紙、

竣工圖紙、施工合同、實(shí)驗(yàn)記錄及改建、擴(kuò)建中形成的文件材料。（永久）2、本村購置設(shè)備的合同、圖紙、說明書、合格證及裝箱單。

（永久）3、本村產(chǎn)品定型鑒定、合格證書、使用說明書、包裝等材料。

（永久）4、本村關(guān)于科研方面的材料。

（永久）第5頁48二、會(huì)計(jì)檔案第5頁48四、聲像檔案1、縣級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)知名人士視察本村工作的照片。

（永久）2、本村村委會(huì)換屆選舉、村民大會(huì)、村務(wù)公開等重要活動(dòng)形成的照片。永久）3、反映本村發(fā)生的重大自然災(zāi)害、重大事故形成的照片。

（永久）4、反映本村村史、村貌、區(qū)劃變動(dòng)形成的照片。

（永久）5、本村榮獲的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、錦旗拍成的照片。

（永久）6、本村重要活動(dòng)、重大事件、慶功授獎(jiǎng)等方面形成的錄音、錄象帶。第6頁49四、聲像檔案第6頁49圖示50圖示50三、保管采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施維護(hù)檔案的安全，延長檔案壽命的專業(yè)性工作。內(nèi)容：裝具、庫房、管理等工作51三、保管采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施維護(hù)檔案的安全，延庫房52庫房52三、統(tǒng)計(jì)用表冊(cè)、數(shù)字等形式、放映檔案數(shù)量和工作情況的方法。53三、統(tǒng)計(jì)用表冊(cè)、數(shù)字等形式、放映檔案數(shù)量和工作情況的方法。5檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案基本情況的登記：1、檔案接收、移出登記；2、檔案數(shù)量登記3、檔案鑒定登記4、檔案統(tǒng)計(jì)登記54檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案基本情況的登記：541、檔案接收、移出登記C:\Users\xoyo\Desktop\檔案收進(jìn)移出實(shí)存登記?。ㄉ险n用）.doc551、檔案接收、移出登記C:\Users\xoyo\Deskt2、檔案數(shù)量登記C:\Users\xoyo\Desktop\檔案登記表(上課用).doc562、檔案數(shù)量登記C:\Users\xoyo\Desktop\3、檔案鑒定登記（銷毀表）序號(hào)案卷或文件題目年份目錄號(hào)卷號(hào)或者文號(hào)卷內(nèi)文件頁數(shù)或件數(shù)原期限銷毀原因備注573、檔案鑒定登記（銷毀表）序號(hào)案卷或文件題目年份目錄號(hào)卷號(hào)或3、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)C:\Users\xoyo\Desktop\檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)模板(上課用).doc583、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)C:\Users\xoyo\Desktop\四、利用利用方式有：開設(shè)閱覽室、檔案外借、電話查詢、舉辦陳列展覽等。59四、利用利用方式有：開設(shè)閱覽室、檔案外借、電話查詢、舉辦陳列檔案利用的方式借閱檔案室提供閱覽室借出珍貴的檔案原件、易破損的檔案、照片、影片、錄像帶等一般不外借函查和電話查詢網(wǎng)絡(luò)查詢60檔案利用的方式借閱檔案室提供閱覽室60開展檔案利用的主要方式檔案資料的編研制檔案資料的專題信息服務(wù)（編制成刊物）檔案工作人員參與單位工作或科研、設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)等61開展檔案利用的主要方式檔案資料的編研制61匯報(bào)結(jié)束謝謝大家!請(qǐng)各位批評(píng)指正匯報(bào)結(jié)束謝謝大家!請(qǐng)各位批評(píng)指正62財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集到一起。范圍：各種載體的檔案，紙質(zhì)文件，照片、光盤等。各種種類的檔案，普通的行政單位產(chǎn)生的檔案、科技檔案等。注意對(duì)零散及撤銷機(jī)構(gòu)的檔案的收集。2財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)檔案管理財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)4紙質(zhì)63一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集到一起。范圍：各種載體的檔案，紙質(zhì)文件，照片、光盤等。各種種類的檔案，普通的行政單位產(chǎn)生的檔案、科技檔案等。注意對(duì)零散及撤銷機(jī)構(gòu)的檔案的收集。64一、收集要求：辦完一件收集一件，注意內(nèi)容上有聯(lián)系的文件要收集653單位之間收集、歸檔工作的分工上級(jí)業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件由隸屬下級(jí)單位歸檔上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位召開的專業(yè)會(huì)議文件，由各隸屬下級(jí)單位歸檔聯(lián)合機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件，由主辦單位歸檔66單位之間收集、歸檔工作的分工上級(jí)業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件由隸屬下級(jí)歸檔規(guī)程檔案移交的手續(xù)：第一，清點(diǎn)第二，填寫交接文據(jù)（具體見參考表格）第三，移交67歸檔規(guī)程檔案移交的手續(xù)：5歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁數(shù)保管期限備注Xx年度xx（部門）移交案卷目錄移交案卷目錄備考表本檔共頁。共有案卷卷，其中永久卷，長期卷，短期卷。移交部門：移交人：接收部門：接收人：年月日68歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁數(shù)保管期限備注Xx年度xx（部門二、整理整理方法：1、以“件”為單位的整理方法2、以“卷”為單位的整理方法整理要求：按文件的形成規(guī)律進(jìn)行分類、組合、排列、編目、裝訂入盒、入庫上架等。（文件整理的步驟）69二、整理整理方法：7以卷為單位的整理方法立卷是指文書部門將辦理完畢的、具有一定參考利用價(jià)值的文件，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。因此，立卷的要求是：1、立卷的對(duì)象——辦理完畢的文件2、立卷文件的標(biāo)準(zhǔn)——具有參考利用價(jià)值的。3、立卷的結(jié)果——案卷，卷內(nèi)文件彼此之間有一定的聯(lián)系。70以卷為單位的整理方法立卷是指文書部門將辦理完719以卷為單位的整理方法和步驟第一步，將不同載體的檔案分別歸類。第二步，將所有當(dāng)年歸檔的案卷劃分保管期限。（分析卷內(nèi)文件內(nèi)容參照保管期限表設(shè)置永久、定期）第三，把相同保管期限的文件，按組織機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行下一層分類72以卷為單位的整理方法和步驟第一步，將不同載體的檔案分別歸類。第二步案卷的排列按組織機(jī)構(gòu)分類的案卷：綜合部門_專門部門；從主要部門到次要部門；從行政管理部門到業(yè)務(wù)部門的次序排列按問題特征進(jìn)行排列的案卷從重要問題到一般問題；從主要問題到次要問題73第二步案卷的排列按組織機(jī)構(gòu)分類的案卷：11卷內(nèi)文件排列74卷內(nèi)文件排列12排序后文件75排序后文件13分組織機(jī)構(gòu)將文件按照處理部門或承辦部門分開立卷。滿足的條件：1、單位內(nèi)部部門設(shè)置穩(wěn)定。2、部門職能區(qū)分清楚，職能界限分明。3、各部門每年都能夠產(chǎn)生相當(dāng)數(shù)量的文件。76分組織機(jī)構(gòu)14分類法的組合運(yùn)用年度——組織機(jī)構(gòu)分類法首先區(qū)分年度，然后在每一個(gè)年度之下再分組織機(jī)構(gòu)。如：年度內(nèi)部機(jī)構(gòu)1998年辦公室計(jì)劃處生產(chǎn)處……1999年辦公室計(jì)劃處生產(chǎn)處……77分類法的組合運(yùn)用年度——組織機(jī)構(gòu)分類法年度內(nèi)部機(jī)構(gòu)1998區(qū)分問題按照文件內(nèi)容所反映的問題將所有文件區(qū)分若干類別。所謂問題，可以是事件、案件、人物、任務(wù)、問題和同性質(zhì)的工作。問題分類法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡單、變化較大或機(jī)構(gòu)分工不確切、文件數(shù)量少的單位。行政事務(wù)公安保衛(wèi)法紀(jì)監(jiān)察審計(jì)工作醫(yī)療衛(wèi)生78區(qū)分問題16年度——問題分類法年度問題1998年綜合類計(jì)劃類生產(chǎn)類……1999年綜合類計(jì)劃類生產(chǎn)類……79年度——問題分類法年度問題1998年綜合類1999年綜合類第三:按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號(hào)通常是一個(gè)年度編一個(gè)流水號(hào)如果一個(gè)單位一年立卷數(shù)量不多，可采取幾年合編一個(gè)流水號(hào)80第三:按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號(hào)通常是一個(gè)年度編一個(gè)第四，編制目錄卷內(nèi)文件目錄附于案卷卷首，介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分。卷內(nèi)文件目錄填好后，除一份放置卷首外，還要復(fù)印多份，注明目錄號(hào)、案卷號(hào)和案卷標(biāo)題，按照安排排列次序匯編成冊(cè)，以備便知其它文件級(jí)目錄時(shí)作為檢索工具。81第四，編制目錄19卷內(nèi)文件目錄82卷內(nèi)文件目錄20第五，填寫封面和備考表1、填寫案卷封面全宗名稱類目名稱案卷題名起止時(shí)間件頁數(shù)量保管期限歸檔號(hào)檔號(hào)83第五，填寫封面和備考表全宗名稱類目名稱案卷題名起止時(shí)間件頁數(shù)《案卷封面》樣式84《案卷封面》樣式22填寫案卷封面85填寫案卷封面23填寫完成的案卷封面86填寫完成的案卷封面24立卷改革前后案卷封面對(duì)比87立卷改革前后案卷封面對(duì)比25案卷脊背88案卷脊背26立卷改革前后案卷脊背89立卷改革前后案卷脊背27案卷脊背和底邊90案卷脊背和底邊282、填寫備考表說明本卷文件的缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀、漏號(hào)、重號(hào)等，與某些文件的其它文件卷號(hào)，卷內(nèi)文件變動(dòng)情況。有關(guān)人員需要簽名、標(biāo)注時(shí)間。備考表置于卷尾。912、填寫備考表29圖示92圖示30案卷裝訂注意事項(xiàng)：1、去除金屬物。2、整理文件：對(duì)破損文件修補(bǔ)；理順和對(duì)齊紙張；將小簽條、小便條等不規(guī)則材料粘帖在符合規(guī)格要求的白紙上。3、按照《文書檔案案卷格式》要求使用硬卷皮或軟卷皮。采用三孔一線式裝訂。93案卷裝訂31上夾94上夾32上卷皮95上卷皮33作三孔標(biāo)記96作三孔標(biāo)記34打孔97打孔35打孔98打孔36打孔99打孔37穿線繩100穿線繩38穿線繩101穿線繩39系線繩102系線繩40一、辦公室類（一）秘書工作屬類1-1辦公室例會(huì)記錄1-2……1-10本局關(guān)于秘書工作的通知（二）信訪工作屬類1-11市政府、市經(jīng)委關(guān)于信訪工作的規(guī)定1-12……1-20各公司出離心信訪工作的回報(bào)材料二、干部處類（一）綜合屬類2-1本局關(guān)于干部工作的通知、規(guī)定2-20本局關(guān)于干部檔案清理的有關(guān)材料（二）干部管理調(diào)配工作屬類2-21本局關(guān)于組織機(jī)構(gòu)、定員編制問題的方案、請(qǐng)示、批復(fù)2-22……示例103一、辦公室類示例41安徽省林業(yè)廳檔案立卷類目一、黨群工作類⑴本廳黨組會(huì)議記錄、廳長辦公會(huì)議記錄永久⑵本廳黨組工作計(jì)劃、總結(jié)等方面文件材料永久⑶本廳黨組、機(jī)關(guān)黨委換屆及成員任免有關(guān)文件材料永久⑷ 本廳黨員年報(bào)、黨員花名冊(cè)永久⑸本廳黨組行文永久⑹本廳黨組對(duì)科級(jí)干部成員的任免文件材料長期⑺工會(huì)的有關(guān)文件長期⑻機(jī)關(guān)黨委年度性的聯(lián)歡會(huì)類的文件材料短期二、行政管理類⑴本廳有關(guān)林地、林權(quán)、森林法規(guī)等文件材料永久⑵本廳編制的機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編永久⑶相關(guān)業(yè)務(wù)往來的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等文件材料長期立卷類目示例第1頁104安徽省林業(yè)廳檔案立卷類目立卷類目第1頁42三、組織人事類⑴本廳關(guān)于人事工作的決定、規(guī)定、工作條例、

組織簡則、機(jī)構(gòu)設(shè)置及撤并、名稱更改、人員編

制、啟用印章等文件材料長期⑵職工名冊(cè)、干部年報(bào)永久⑶本廳勞模、先進(jìn)工作者獎(jiǎng)勵(lì)文件材料①全國以及省級(jí)以上的永久②省級(jí)以下的長期⑷本廳有關(guān)干部、職工的教育、培訓(xùn)材料長期⑸本廳人員在對(duì)外活動(dòng)中形成的文件材料①請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、協(xié)定、合同永久②重要往來文電長期③具體事務(wù)性文件短期第2頁105三、組織人事類第2頁43村級(jí)檔案立卷類目、歸檔范圍及保管期限表一、文書檔案黨群類1、本村黨支部年度工作計(jì)劃、總結(jié)；

支部改選、支部任免、分工的請(qǐng)示、批復(fù)、通知；黨員名冊(cè)；

本支部組織發(fā)展、黨員

評(píng)處、獎(jiǎng)懲的請(qǐng)示、批復(fù)、通知；

黨組織關(guān)系介紹信；支部

會(huì)、支部大會(huì)記錄。

（永久）2、本村團(tuán)支部、婦代會(huì)、民兵連、計(jì)協(xié)、老協(xié)等年度工作

計(jì)劃、總結(jié)、成員名冊(cè)；換屆選舉、任免通知。

（永久）3、“群防群治”，綜合治理責(zé)任書，統(tǒng)計(jì)表等。

（10年）4、上級(jí)黨委、群團(tuán)機(jī)關(guān)制發(fā)的有關(guān)黨群工作的方針、政策性

的文件材料。

（10年）5、黨費(fèi)收繳清單。

（10年）安徽省宣城市宣州區(qū)例第1頁106村級(jí)檔案行政類6、本村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，村委會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)，目標(biāo)

責(zé)任書。

（永久）7、村委會(huì)、村民大會(huì)、村民代表大會(huì)、議事會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要。（永久）8、村委會(huì)、村民小組的設(shè)立、撤消、合并的村民會(huì)議（村民代表

會(huì)議）討論的會(huì)議記錄、請(qǐng)示、批復(fù)。

（永久）9、村委會(huì)干部分工，村組干部名冊(cè)，村組干部獎(jiǎng)懲的決定、通知

（永久）10、本村民主選舉、民主決策、民主管理、民主監(jiān)督等規(guī)章制度;

村規(guī)民約、村民的自治章程、崗位職責(zé)、會(huì)議、學(xué)習(xí)、財(cái)務(wù)管理、

計(jì)等制度。

（10年）11、本村農(nóng)經(jīng)生產(chǎn)、計(jì)劃生育、人口變動(dòng)、土地變動(dòng)年報(bào)表。

（永久）12、本村民政救濟(jì)、救災(zāi)款物發(fā)放、移民補(bǔ)償、養(yǎng)老保險(xiǎn)名冊(cè)。

（永久）13、本村計(jì)劃生育安排，超生處罰、照顧生第二孩的申報(bào)、審批材料。（永久）14、辦理戶口、身份證、婚姻登記材料，人口遷移證存根。

（永久）15、反映村史、村貌、區(qū)劃變動(dòng)等歷史沿革材料。

（永久）16、各類抽樣調(diào)查、普查材料。

（永久）17、各類政府制發(fā)的有關(guān)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的方針、政策性文件。

有關(guān)文化、體育、衛(wèi)生、通信、環(huán)保等相關(guān)材料。

（10年）第2頁107行政類第2頁45民主自治類18、村委會(huì)換屆選舉、屆中罷免、補(bǔ)選的實(shí)施方案，村民選舉

委員會(huì)組成，選民登記名冊(cè)，選舉公告，選舉工作報(bào)告、總結(jié)

報(bào)告、工作記錄。

（永久）19、選民、候選人公布名單、選票。

（10年）20、村民代表會(huì)議的選舉工作會(huì)議、代表名單及各代表的基本

情況、村民代表會(huì)議記錄。

（永久）21、村務(wù)公開監(jiān)督小組和理財(cái)小組的選舉產(chǎn)生，村務(wù)公開報(bào)告、

報(bào)表、項(xiàng)目審查、意見反饋和處理材料，村干部述職書面材料及

村民代表會(huì)議民主評(píng)議和測評(píng)結(jié)果、村民小組組務(wù)公開、村小校務(wù)

公開、廠（場）務(wù)公開原始材料、群眾意見反饋及處理材料。

（10年）第3頁108民主自治類第3頁46經(jīng)濟(jì)類22、本村經(jīng)濟(jì)（包括農(nóng)、林、牧、漁、水、多種經(jīng)營等）發(fā)展計(jì)劃

、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（永久）23、建房、修建民橋民路征地、補(bǔ)償、補(bǔ)助，退耕還林、還草補(bǔ)助，

農(nóng)田基建，出讓、承包林場、牧場、茶場、果園等的合同、協(xié)議、

會(huì)議記錄、紀(jì)要。

（永久）24、村組田塊畝分清冊(cè)，土地聯(lián)辦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營合同、協(xié)議、名冊(cè)。

（永久）25、村辦、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村、村組聯(lián)辦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營合同、協(xié)議、名冊(cè)。

（永久）26、村辦企業(yè)成立、撤消、合并、終止、停轉(zhuǎn)、更名、更換法人

的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。

（永久）27、國家投入的扶貧、農(nóng)業(yè)綜合開展、以工代賑資金使用的報(bào)告、

表冊(cè)。

（永久）28、本村關(guān)于農(nóng)稅征收、糧油定購、集體提留、收益分配、使用

的規(guī)定、意見、表冊(cè)。

（永久）29、村組干部的誤工補(bǔ)貼、各類報(bào)銷情況等文件材料。

（永久）30、村財(cái)務(wù)管理、審計(jì)等規(guī)章制度，文件、信息和其他材料。

（10年）第4頁109經(jīng)濟(jì)類第4頁47二、會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告類1、村會(huì)計(jì)、專業(yè)會(huì)計(jì)的各類財(cái)務(wù)報(bào)告年報(bào)。

（永久）2、村會(huì)計(jì)